Dokumenten-Daten-Handling & Managed Print Services

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1 Dokumenten-Daten-Handling & Managed Print Services Kostenkontrolle und erhöhte Produktivität mit Multiply und Xerox Gerald Bauernfeind 2010 Xerox Corporation. All rights reserved. Xerox and XEROX and Design are trademarks of Xerox Corporation. Seite 1

2 Agenda Probleme in Ihrer Office-Umgebung Das Serviceangebot für Sie Leistungen und Maßnahmen Ein bewährtes Konzept Fallbeispiele und Auszeichnungen Checkliste für Managed Print Services-Anbieter Seite 2

3 Probleme, die uns berichtet werden IT Ich brauche bessere Informationen zu unseren Geräten. Die Probleme beim Drucken kosten mich zu viel Zeit. Ich brauche mehr Zeit für meine wichtigen IT-Projekte. Buchhaltung Ich muss mich mit einem Haufen Rechnungen für Drucker herumschlagen. Wie lassen sich die Verbrauchsmaterialkosten in den Griff bekommen? Verwaltung Das Gerät braucht Toner. Wo muss ich anrufen? Hat jemand einen Servicetechniker bestellt? Warum gibt es hier so viele verschiedene Kartuschen für Verbrauchsmaterial? Finanzchef Welche breit angelegten Initiativen könnten unser Geschäftsergebnis verbessern? Seite 3

4 Probleme in Ihrer Office-Umgebung Kostenmanagement und -kontrolle Produktivität und Verfügbarkeit Umweltschutz und Nachhaltigkeit Sicherheit und Compliance Seite 4

5 Das Serviceangebot für Sie Gerätemanagement Zubehör/ Verbrauchsmaterial Reparaturservices/ Proaktive Überwachung Kostenmanagement und - kontrolle Umweltschutz und Nachhaltigkeit Sicherheit und Compliance Kostenmanagement und - kontrolle Umweltschutz und Nachhaltigkeit Kostenmanagement und - kontrolle Produktivität und Verfügbarkeit Eine zentrale Anlaufstelle Dashboard - Berichte Konsolidierte Rechnungen/ Auszüge Kostenmanagement und - kontrolle Produktivität und Verfügbarkeit Kostenmanagement und - kontrolle Sicherheit und Compliance Kostenmanagement und - kontrolle Produktivität und Verfügbarkeit Seite 5

6 Kostenmanagement und -kontrolle Unsere Leistungen: Optimierung des Anlagenbestands in Ihrer Bilanz Reduzierung der Ausgaben im Bereich Drucken Vereinfachung der Rechnungsstellung Unsere Maßnahmen: Standardisierung Ihrer Geräte, Serviceverträge, Supportleistungen und Abläufe Schaffung von Transparenz bei Kosten (TCO) und Preisen Rationalisierung des Rechnungswesens durch eine zentrale Anlaufstelle Fortlaufende Berichte zur Ergebnisverfolgung und -optimierung Seite 6

7 Umweltschutz und Nachhaltigkeit Unsere Leistungen: Reduzierung des Energie- und CO 2 -Verbrauchs und des Festmülls Bereitstellung umweltschonender Verbrauchsmaterialien Unsere Maßnahmen: Verringerung des Anteils von Altgeräten und nicht Energy-Starkompatiblen Geräten im Büro Nutzung energieeffizienter Geräte und neuer umweltfreundlicher Technologien wie Festtinte und EA-Toner Verbrauchsmaterialmanagement ohne Lagerbestände Förderung des Verantwortungsbewusstseins beim Papierverbrauch Seite 7

8 Sicherheit und Compliance Unsere Leistungen: Schutz vor potenziellen Sicherheitsrisiken durch kontinuierliche Überwachung von Geräten und Netzwerkanschlüssen Schutz vor unbefugten Zugriffen auf Dokumente durch Absicherung des Zugangs zum Gerät Unsere Maßnahmen: Aktivierung der Benutzerauthentifizierung am Gerät Dokumentenschutz durch Einbettung verschlüsselter Daten Überwachung der Anlagen und Hinweis, wenn nicht autorisierte Geräte die Sicherheitsanforderungen nicht erfüllen. Umstellen / Hinzufügen / Ändern von Geräten und Bereitstellung eines Prüfprotokolls für eine sichere Dokumenteninfrastruktur. Bereitstellung von Sicherheitsmerkmalen am Gerät zum Schutz der Infrastruktur Maßnahmen zum Schutz Ihrer vertraulichen Daten Bereitstellung einer nach ISO zertifizierten Datenhosting-Einrichtung Seite 8

9 Produktivität und Verfügbarkeit Unsere Leistungen: Nahtlose Integration Ihrer Office-Umgebung und IT-Infrastruktur Proaktiver Support für Endanwender Optimierung der Geräteproduktivität durch Ausgabe von Echtzeit-Warnmeldungen Proaktive Auffüllung des Verbrauchsmaterialbestands ohne Anrufe und Sonderlieferungen Proaktive Reparaturdienstleistungen zur Entlastung des Servicedesks, Ihrer IT-Experten und Mitarbeiter von Supportaufgaben Eine zentrale Anlaufstelle und konsolidierte Abrechnung Wir sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter sich ums Geschäft kümmern können Unsere Maßnahmen: Proaktive Geräteüberwachung / Gerätemanagement zur Steigerung der Verfügbarkeit, Ausgabequalität und Anwenderproduktivität Mehrsprachige Servicecenter Standard-Serviceverträge (SLAs) Konsolidierte Berichte zur Nachverfolgung / Überwachung der Gerätekosten und betrieblichen Leistungsparameter Seite 9

10 Xerox Print Services Ein bewährtes Konzept Analysieren Konzipieren Implementieren Verwalten Professionelle Analyse der vorhandenen Druck-Infrastruktur Schätzung der Gesamtbetriebskosten (TCO) Ermittlung der Chancen zur Performanceverbesserung, Ablaufrationalisierung und Kostensenkung Konzeption einer auf Ihre Anforderungen abgestimmten Druck-Infrastruktur Umsetzung des vereinbarten Konzepts Mitarbeiter-Support während der Umstellung für schnelle Eingewöhnung und Resultate Remote-Überwachung und vollwertiger Servicedesk Proaktives Störfallmanagement und Auffüllen von Verbrauchsmaterial Abdeckung aller im Servicevertrag vereinbarten Bereiche wie Verbrauchsmaterial, Servicedesk, konsolidierte Rechnungsstellung und standardisierte Berichte Seite 10

11 Serviceerbringungsmodell Benchmark-Prozesse für die umfassende Betreuung Ihrer Druckumgebung Herausragende Ergebnisse durch standardisierte Praktiken und Abläufe Gemeinsame Servicecenter Anwendersupport, Schulung und fortlaufende Kommunikation während der Implementierung Experten, die Sie über aktuelle Trends und Tools für das Management Ihrer Druckumgebung informieren Konsolidierte Berichte für die Office-Umgebung Lokale, regionale und globale Erfahrung und Lieferfähigkeit Seite 11

12 Gartner Magic Quadrant for MPS, Worldwide Xerox is proud to be positioned as a leader in the 2011 Gartner Magic Quadrant for Managed Print Services. The Ability to Execute axis position for each MPS provider is based on its success in delivering results today as well as its preparation to deliver results in the future. On this axis, Gartner verifies an MPS provider's capability to deliver MPS based on direct feedback from extensive interviews with its clients and other provided customer references. Source: Gartner, Inc. Magic Quadrant for Managed Print Services, Worldwide By Ken Weilerstein et al, October, The Magic Quadrant graphic was published by Gartner, Inc. as part of a larger research note and should be evaluated in the context of the entire report. The Gartner report is available upon request from Xerox. The Gartner Magic Quadrant is copyrighted (25 October 2011 Gartner Report) by Gartner, Inc., and is reused with permission. The Magic Quadrant is a graphical representation of a marketplace at and for a specific time period. It depicts Gartner s analysis of how certain vendors measure against criteria for that marketplace, as defined by Gartner. Gartner does not endorse any vendor, product or service depicted in the Magic Quadrant, and does not advise technology users to select those vendors placed in the Leaders quadrant. The Magic Quadrant is intended solely as a research tool, and is not meant to be a specific guide to action. Gartner disclaims all warranties, express or implied, with respect to this research, including any warranties of merchantability or fitness for a particular purpose.

13 Ihr Druckserviceanbieter sollte... mehr bieten als nur Kosteneinsparungen Umweltschutz und Nachhaltigkeit einbeziehen den Schutz von Daten und Informationen verbessern Erfahrung im Erzielen von Ergebnissen besitzen eine belastbare Infrastruktur mitbringen, um Ihr Unternehmen effektiv unterstützen zu können in der Lage sein, mit zuverlässigen Ressourcen und Verfahren Support für Geräte mehrerer Hersteller zu leisten über Erfahrungen mit Änderungsmanagement verfügen eine zentrale Anlaufstelle und konsolidierte Management-Berichte bereit stellen Seite 13

14 Seite 14 Monat Tag 2008 Vertrauliches Material von Xerox

15 Zusatzfolien Seite 15

16 Produktivität und Verfügbarkeit Probleme Druck- und Gerätemanagement ist auf mehrere Anbieter verteilt Zugang auf einen Drucker beschränkt; keine Ausweichmöglichkeit Verzögerung bei der Servicedesk-Beauftragung; keine Abhilfe möglich Uneinheitliche SLA-Berichterstattung Unterschiedliche Anlaufstellen und Vorgehensweisen für Geräte und Verbrauchsmaterial hemmen Mitarbeiterproduktivität Viele Reparatur-Serviceeinsätze Viele Bestellvorgänge für Verbrauchsmaterial Anwenderproduktivität wird beeinträchtigt, weil Daten und Kenntnisse (z. B. aktuelle Servicedesk- Informationen, Schulung u.a.) nicht rechtzeitig weitergegeben werden. Seite 17

17 From Raw Data to Dashboard Views with Detailed Analytics Executive Reviews EPS Reporting Ongoing Operatio ns We focus on deliverable value for the client spoken in their business terms and measured in metrics that align with their business goals Special Projects Page 18

18 Real-time, Actionable Operational Data Operational Performance Measurements Uptime, Utilization Volume, Billing Employee Productivity Incident Management Break/Fix/Resolution MACD Call Center Sustainability Job Accounting/Quotas Internal Bill Back Print Governance Asset Management Productivity Measured and reported consistent with advanced IT and business intelligence standards Page 19

19 Durch Webbefragungen werden Vermutungen überflüssig Ermitteln die Bedürfnisse und Anforderungen der Endbenutzer und Stakeholder hinsichtlich aller Aspekte der Dokumentausgabe. Können mithilfe spezieller Befragungstools wie Survey Monkey oder Zoomerang oder bei kleineren Kunden ganz einfach als -Umfrage durchgeführt werden

20 Einführung Xerox Device Agent Xerox Device Agent (XDA) ist Benutzerfreundlich Ein leistungsstarkes Tool zur Gräteüberwachung Unterstützt Geräte mehrerer Hersteller Wird vor Ort bei einem Kunden ausgeführt Integriert mit Xerox Services Manager (XSM) Ein Markenprodukt Windows -basierte Anwendungsoberfläche Dashboard für wichtige Geräteinformationen Einfache Installation Download der Installationsdatei von PSST

21 Einführung Xerox Device Agent Anwendung nach dem Verkauf Erfasst Zählerstände sowie den Verbrauchsmaterial- und Gerätestatus Kontinuierliche Überwachung Aktualisierung per Fernzugriff Erweiterte Integration in Backoffice- Systeme von Xerox Verbessert die Servicequalität

22 XDA- und XSM-Architektur Xerox Account-Team Kundenseite Regeln zur Alarmerkennung Fernbefehle für Geräte Konfig. Ermittlung per Fernzugriff XDA-Fernkonfiguration Gerätebestand, Abrechnung, Service- Performance, Ausnahmebehandlung Xerox Device Agent Xerox Report Manager Flotte mit Geräten mehrerer Hersteller Mitarbeiter vor Ort / Mitarbeiter des Kunden / Servicetechniker Aktuelle Alarme Status der XDA-Anw. Ergebnisse der Fernbefehle Bestand + Geräteidentitäten Funktionen + Services Nutzungs- + sonstige Zähler Verbrauchsmaterial + Vorräte Gerätekonfiguration Lebenszyklus-Mgmt für die Geräte, Vorfall-Mgmt, SLA-Mgmt, Berechtigung zur Inanspruchnahme des Service Xerox Services Manager Übermittlung der Helpdesk-Tickets Xerox Server Farm gewährleistet Redundanz, Skalierbarkeit, Verfügbarkeit Xerox Services Portal IT-Abteilung / Endbenutzer Internet KEIN VPN erforderlich Benutzt HTTPS mit 128-Bit- SSL-Verschlüsselung Zentral gehostet (ISO konform) Xerox Hosted Suite-Administratoren 23

23 Kosten senken Schlüsselkomponenten

24 Bewertungsschritte

25 Prozessdokumentation Wartung (Beispiel) Schritte Verantwortlich Zeit Kosten Problem der IT-Abteilung melden Benutzer Technik überprüft das Gerät Stromversorgung, Papier, Netzwerk IT 15 Min. Technik führt Diagnosen durch IT 15 Min. Technik ruft bei der Support-Hotline des Verkäufers an IT 15 Min. Technik verpackt das Gerät (1) IT 15 Min. Das Gerät wird zur Reparaturwerkstatt gebracht (2) Admin. 90 Min. Umleitung der Benutzer auf andere Geräte während der Reparatur IT 15 Min. Abholen des reparierten Geräts Admin. 90 Min. Erneute Installation des Geräts IT 15 Min. Benachrichtigung der Benutzer, wieder auf dem ursprünglichen Gerät zu drucken IT 15 Min.

26 Konzept des XPPS-Angebots Was wir bereitstellen Wie Sie verkaufen Was Sie liefern Wie der Kunde profitiert Vorhandene Umsatzströme Xerox Hardware Bewerten Zentraler Ansprechpartner Kostenverwaltung und -kontrolle Reparatur und Verbrauchsmaterial für Xerox- Geräte Entwerfen Implementieren Automatische Bestellung von Verbrauchsmaterial und Zählerstandsablesungen Neue XPPS-Umsatzströme Reparatur und Verbrauchsmaterial für Geräte anderer Hersteller Verwalten Proaktiver, herstellerunabhängiger Service und Support Produktivität und Verfügbarkeit Managed Services Software-Tools Service-Desk der Ebene 1 Service-Desk der Ebene 2 Ermitteln, Überwachen und Konsolidieren von Geräten Verwalten vorhandener Geräte anderer Hersteller Optimieren von TCO und sonstigen Abläufen Nutzung von Xerox Hardware und Services zur Erzielung zusätzlicher Gewinne Berichte in Dashboard-Form Konsolidierte Rechnungen/ Abrechnung Änderungsmanagement Anlagenoptimierung Sicherheit und Konformität Nachhaltigkeit

27 XPPS-Tools und Technologie Büroumgebung des Kunden Xerox Device Agent/XDDC Erkennt Geräte, liest Zählerstände ab, erfasst den Gerätestatus Print Services Sales Tool Vertriebsmanagement und Aktivierung von Verträgen Asset DB Dokumentation, Bewertung und Optimierung Verkaufsautomatisierung Xerox / Partner Xerox Report Manager Erstellung standardmäßiger Berichte aus dem XSM-Data Warehouse Xerox Services Manager Umfassende Anlagen- und Vorfallverwaltung Xerox Services Portal Xerox Webportal, Kundeninformationen MPS Application Programming Interface (API) Serviceerbringung durch Xerox/Partner Externe Partner und ISVs

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