Lieferantenhandbuch Supplier Handbook

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1 Lieferantenhandbuch Supplier Handbook Stand: 30. September 2014 Status: September 30, 2014

2 Inhalt Contents A. Vorwort/Einleitung 3 B. Allgemeines 4 Verhaltensweisen/Code of Conduct 4 Gesetzliche Bestimmungen 5 Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz 5 Qualitätsmanagementsystem des Lieferanten 5 Notfallmanagement 6 Eskalationsverfahren 7 REACH, Verordnung (EG) 8 GADSL (Global Automotive Declarable Substance List) 8 IMDS (International Material Data System) 8 Umwelt/Energie 9 Geheimhaltung und Vertraulichkeit 10 Produkthaftpflicht 10 C. Strategische Partnerschaft 11 Verfahren zur Lieferantenauswahl 11 Lieferantenbewertung und -entwicklung 11 Audit 12 Eigenverantwortung des Lieferanten 13 Null-Fehler Strategie 13 D. Qualitätsplanung 14 Herstellbarkeitsanalyse 14 Terminplanung und Koordination 14 Qualitätsziele 14 Prüfmerkmale 15 Prüfmittel und Prüfmethoden 15 FMEA 16 Prüfplan 16 E. Qualitätssicherung in der Serie 17 Prozessfähigkeit 17 Prozessbegleitende Prüfung 17 Endprüfung 17 Qualitätsaufzeichnung und Dokumentation 18 Behandlung fehlerhafter Produkte 18 Verpackung, Identifikation und Rückverfolgbarkeit 19 Gefahrguttransport 19 Requalifikationsprüfung 19 A. Foreword/Introduction 3 B. General 4 Behaviour and ethical principles/code of Conduct 4 Legal requirements 5 Employment safety and health protection 5 Quality management system of the supplier 5 Emergency management 6 Escalation procedure 7 REACH regulation (EC) 8 GADSL (Global Automotive Declarable Substance List) 8 IMDS (International Material Data System) 8 Environment/Energy 9 Confidentiality and secrecy 10 Product liability 10 C. Strategic partnership 11 Procedure for supplier selection 11 Supplier assessment and development 11 Audit 12 Self-responsibility of the supplier 13 Zero defect strategy 13 D. Quality planning 14 Producibility analysis 14 Scheduling and coordination 14 Quality goals 14 Inspection characteristics 15 Test equipment and test methods 15 FMEA 16 Test plan 16 E. Quality assurance in series production 17 Process capability 17 Process-accompanying tests 17 Final test 17 Quality records and documentation 18 Handling of faulty products 18 Packaging, identification, & traceability 19 Hazardous goods transport 19 Requalification test 19 2

3 A. Vorwort/Einleitung Foreword/Introduction Hornschuch und seine Mitarbeiter haben sich im Rahmen der konzernweiten Unternehmensleitlinien und im Code of Conduct der Hornschuch Group dazu verpflichtet, die grundlegenden Prinzipien in den Bereichen der Menschenrechte und der Arbeitsbedingungen, des Qualitäts- und Umweltmanagements, der Gesundheit und der Sicherheit, der Bekämpfung von Korruption und Bestechung sowie der Nachhaltigkeit Rechnung zu tragen, sie zu unterstützen und aktiv anzuwenden. Die Hornschuch Group erwartet von seinen Lieferanten hierbei nicht nur die volle Akzeptanz, sondern aktive Unterstützung, um diese Prinzipien entlang der gesamten Lieferkette aufrechtzuerhalten. Im vorliegenden Lieferantenhandbuch werden die wesentlichen qualitäts- und umweltrelevanten Anforderungen beschrieben, die die Hornschuch Group an ihre Lieferanten hat. Maßgebend sind hier die DIN- Normen ISO 9001, ISO/TS 16949, ISO und ISO Ziel dieses Handbuches ist es, eine langfristige und partnerschaftliche Zusammenarbeit mit unseren Lieferanten aufzubauen. Mit Lieferanten, die sich über Basisanforderungen wie technische Spezifikationen, Qualität, Kosten, Service, Technologie und Nachhaltigkeit hinaus engagieren und sich gemeinsam mit uns den Herausforderungen der Zukunft hinsichtlich der Auswirkungen unseres Tuns auf Umwelt und Gesellschaft stellen wollen. Within the scope of the group-wide company guidelines and in the Code of Conduct of the Hornschuch Group, Hornschuch and its employees have made a commitment to observing, supporting, and actively applying the basic principles in the areas of human rights and work conditions, quality and environmental management, health and safety, countering corruption and bribery, and sustainability. The Hornschuch Group not only expects complete acceptance of this from its suppliers, but active support, in order to maintain these principles throughout the entire supply chain. In this Supplier Handbook, the major quality and environmental requirements are described, which the Hornschuch Group places on its suppliers. DINstandards ISO 9001, ISO/TS 16949, ISO 14001, and ISO are authoritative here. The goal of this handbook is to establish a long-lasting and cooperative partnership with our suppliers. With suppliers that are committed beyond the basic requirements, such as technical specifications, quality, costs, service, technology, and sustainability, and want to face the challenges of the future together with us with regard to the effects of our actions on the environment and society. 3

4 B. Allgemeines General Verhaltensweisen und ethische Grundsätze/Code of Conduct Die Hornschuch Group beabsichtigt ihre Geschäfte in allen Ländern, in denen sie vertreten ist, gerecht, fair und mit Anstand und Respekt abzuwickeln. Unsere Mitarbeiter werden keinesfalls, direkt oder indirekt, Bestechungsgelder oder ähnliche Zahlungen anbieten oder annehmen, die den Zweck haben, Geschäftsentscheidungen zu beeinflussen. Wir erwarten von unseren Lieferanten, dass sie Regeln und Verfahren implementiert haben, die sicherstellen, dass diese oder ähnliche korrupte Praktiken bei ihren Mitarbeitern ausgeschlossen werden können. Wir möchten in unserer Lieferantenbeziehung im guten Glauben handeln und erwarten von unseren Lieferanten ein ähnliches Vorgehen bei ihren Lieferanten. Wir sind gehalten, den Inhalten unseres Code of Conduct zu entsprechen. Folgende Auszüge und Prinzipien sind für die Hornschuch Group von zentraler Bedeutung: Gesetzestreues Verhalten Fairer Wettbewerb Menschenwürde (z. B. keine Kinderarbeit) Bekämpfung der Korruption Wirtschaftlicher Erfolg und Unternehmenswert Toleranz und Chancengleichheit (z. B. keine Diskriminierung) Es ist die Absicht der Hornschuch Group, in Form eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses gemeinsam mit seinen Lieferanten die Einhaltung der zentralen Grundsätze der Compliance Regeln zu erreichen. Sollten Verstöße gegen diese Compliance Regeln, gegen sonstige Richtlinien und Regelungen oder gegen gesetzliche Vorschriften festgestellt werden, muss die Hornschuch Group davon rasch und wahrheitsgetreu unterrichtet werden, damit diese zeitgerecht für die Öffentlichkeit, ihre Geschäftspartner, ihre Unternehmen und ihre Mitarbeiter wirksame Schutzmaßnahmen ergreifen kann. Behaviour and ethical principles/code of Conduct The intention of the Hornschuch Group is to conduct its business in all countries, in which it is represented, in a just, fair, proper, and respectful manner. Our employees will never, directly or indirectly, offer or accept bribes or similar payments for the purpose of influencing business decisions. We expect our suppliers to have implemented rules and procedures to ensure that these or similar corrupt practices by their employees can be prevented. We want to act in good faith in our supplier relationship and expect our suppliers to use the same procedure with their suppliers. We are compelled to follow our Code of Conduct. The following excerpts and principles are of central importance for the Hornschuch Group: Law-abiding behavior Fair competition Human dignity (e.g. no child labor) Combating corruption Economic success and company value Tolerance and equal opportunities (e.g. no discrimination) The intention of the Hornschuch Group is to achieve compliance with the central principles of the compliance rules together with its suppliers in the form of a continuous improvement process. If violations against these compliance rules, against other guidelines and provisions, or against legal regulations are determined, the Hornschuch Group must be quickly and truthfully informed of this so that it can take effective protective measures for the public, its business partners, its companies, and its employees in a timely manner. In case of noncompliance, the Hornschuch Group and its suppliers will find means and methods to remedy the noncompliance as quickly as possible. In case of lack of agreement or a lack of willingness to cooperate 4

5 B. Allgemeines A. Allgemeines Bei Bekanntwerden einer Nicht-Einhaltung werden die Hornschuch Group und ihre Lieferanten Mittel und Wege erschließen, um die Nicht-Einhaltung so schnell wie möglich zu beheben. Bei fehlendem Übereinkommen oder einem Mangel an Kooperationsbereitschaft und Verzögerungen bei der Einleitung von Lösungsmaßnahmen kann die Hornschuch Group die geschäftlichen Beziehungen beenden und als letztes Mittel die laufenden Verträge kündigen. Gesetzliche Bestimmungen Unsere Lieferanten verpflichten sich, alle gesetzlichen Bestimmungen sowie lokale Vorschriften und Normen anzuerkennen und einzuhalten. Die jeweils geltenden gesetzlichen Vorschriften und einschlägigen Normenwerke (VDA, DIN, etc.) gelten als Mindestanforderungen. Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz Um mögliche Gefahrenquellen frühzeitig zu erkennen, stellt der Lieferant sicher, dass alle Betriebsmittel, Einrichtungen oder anderweitige Stoffe fachlich nach landesspezifischen gesetzlichen Bestimmungen beurteilt, betreut und auf Verbesserungsmöglichkeiten geprüft sind. Qualitätsmanagementsystem des Lieferanten Lieferanten der Hornschuch Group tragen im Rahmen der mit Ihnen geschlossenen Qualitätsvereinbarungen Verantwortung für die Qualität ihrer gelieferten Produkte. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, muss im Unternehmen des Lieferanten ein In case of noncompliance, the Hornschuch Group and its suppliers will find means and methods to remedy the noncompliance as quickly as possible. In case of lack of agreement or a lack of willingness to cooperate and delays in the initiation of solution measures, the Hornschuch Group can terminate the business relationships and terminate the ongoing contracts as a last resort. Legal requirements Our suppliers are obligated to recognize and comply with all legal provisions, as well as local regulations and standards. The respective valid and legal provisions and pertinent body standards (VDA, DIN, etc.) are considered minimum requirements. Employment safety and health protection In order to recognize possible safety hazards in good time, the supplier will ensure that all manufacturing equipment, facilities, and other materials are properly assessed and maintained in accordance with countryspecific legal requirements and checked for possible improvements. Quality management system of the supplier Suppliers of the Hornschuch Group are responsible for the quality of the products delivered by them within the scope of the quality agreements concluded with them. In order to meet these requirements, the quality management system in the company of the supplier must be set out in writing, modern, and effective. 5

6 B. Allgemeines A. Allgemeines schriftlich fixiertes, modernes und wirkungsvolles Qualitätsmanagementsystem vorhanden sein. Für Lieferanten, deren Produkte in der Automobilindustrie zum Einsatz kommen, ist daher die Norm ISO/TS anzustreben, für alle anderen gilt die Norm ISO 9001 oder ein ähnliches Managementsystem. Weiterhin muss das Qualitätsmanagementsystem permanent angewandt bzw. weiterentwickelt und den aktuellen Gegebenheiten angepasst werden. Bei Nichtkonformität oder festgestellten Abweichungen bzw. bestehenden Verbesserungspotenzialen müssen Abstellmaßnahmen hieraus oder aus internen Audits zeitnah, wirksam und nachhaltig eingeleitet und bearbeitet werden. Dieses System muss im ganzen Unternehmen verankert sein, regelmäßig überprüft werden und auch an etwaige Unterlieferanten weitergegeben werden. Die Hornschuch Group kann vom Lieferanten dokumentierte Nachweise verlangen, die gewährleisten, dass der Lieferant sich eines Qualitätsmanagementsystems seitens seines Unterlieferanten versichert hat. Notfallmanagement Der Lieferant der Hornschuch Group hat einen Notfallplan zu erstellen, um seine Lieferfähigkeit bei folgenden Ereignissen zu gewährleisten: Unterbrechung der Energieversorgung Arbeitskräftemangel Ausfall von wichtigen Betriebsmitteln und Maschinen Kapazitätsengpässe bei steigendem Bedarf des Kunden Kapazitätsengpässe nach Reklamationen des Kunden Qualitäts- und Lieferprobleme seines Unterlieferanten Sonstige gravierende Ereignisse, die die Lieferfähigkeit einschränken oder gefährden könnten For suppliers, whose products are used in the automobile industry, the standard ISO/TS is relevant. For all others, the standard ISO 9001 or a similar management system is in effect. In addition, the quality management system must be constantly applied or further developed and adapted to the current conditions. In case of nonconformity or detected deviations or existing potential for improvement, remedy measures must be derived from this or from the internal audits in a timely, effective and sustainable manner, and processed. This system must be embedded in the entire company, regularly checked, and also forwarded to any sub-suppliers. The Hornschuch Group can demand documented proof from suppliers, which guarantees that the supplier has ensured that his sub-supplier has a quality management system. Emergency management The supplier of the Hornschuch Group must create an emergency plan in order to ensure his ability to deliver in case of the following events: Interruption of the energy supply Labor shortages Failure of important equipment and machines Capacity bottlenecks in case of increasing customer demand Capacity bottlenecks in case of customer complaints Quality and supply problems of his sub-supplier Other serious events, which could limit or endanger the ability to deliver If the ability to deliver still does not exist, the procurement of the Hornschuch Group must be informed in writing immediately. 6

7 B. Allgemeines A. Allgemeines Ist die Lieferfähigkeit trotzdem nicht gegeben, ist die Beschaffung der Hornschuch Group unverzüglich schriftlich zu informieren. Eskalationsverfahren Um mehrmalig auftretende Qualitätsprobleme zu beheben, tritt ein Eskalationsverfahren in Kraft, um das Erreichen zukünftiger Qualitätsziele sicherzustellen. Dabei wird der Lieferant in verschiedene Stufen eingeteilt, die je nach Umständen in Kraft treten: Stufe 0: Aufgrund von Qualitätsproblemen wird der Lieferant schriftlich über das Problem/ den Mangel informiert. Der Lieferant hat im Zuge seines Reklamationsmanagements mit Sofortmaßnahmen innerhalb von zwei Arbeitstagen zu reagieren, Abstellmaßnahmen einzuleiten und diese jeweils im 8-D-Report bzw. Aktionsplan zu dokumentieren. Stufe 1: Der Lieferant hat eine 100%-Prüfung auf das Fehlermerkmal durchzuführen, bis eine stabile Lieferqualität erreicht ist. Die 100%-Prüfung ist mindestens für die folgenden drei Lieferungen zu dokumentieren und die Lieferungen sind entsprechend zu kennzeichnen. Der Lieferant hat weiterhin seine Abstellmaßnahmen bei der Hornschuch Group in einem Problem-/Q-Gespräch vorzustellen. Stufe 2: Bei Nichterfüllung der Qualitätsforderungen in der Eskalationsstufe 1 wird der Aktionsplan vor Ort beim Lieferanten überprüft. Für die Umsetzung der daraus resultierenden Maßnahmen ist der Lieferant verantwortlich. Er muss den entsprechenden Status regelmäßig an die zuständige Stelle berichten. Escalation procedure In order to remedy repeated quality problems, an escalation procedure goes into force in order to ensure that future quality goals are met. Here, the supplier is classified according to various levels, which apply according to conditions: Level 0: In case of quality problems, the supplier is informed of the problem/defect in writing. The supplier has to react in the wake of his complaints management with emergency measures within two working days, to initiate remedy measures and to document each of those in the 8-D report or action plan. Level 1: The supplier must perform a 100%-test for the error characteristic, until a stable supply quality has been achieved. The 100%-test must be documented for at least the three subsequent deliveries and the deliveries must be marked accordingly. The supplier must also present his remedy measures to the Hornschuch Group in a problem/quality meeting. Level 2: In case of non-fulfilment of the quality requirements in escalation level 1, the action plan of the supplier is checked on-site. The supplier is responsible for the implementation of the resulting measures. He must regularly report the respective status to the responsible office. If necessary, an audit or a FMEA can be performed or requested. Ggf. kann ein Audit oder eine FMEA durchgeführt bzw. verlangt werden. 7

8 Stufe 3: Bei Nichterfüllung der Qualitätsanforderungen in der Eskalationsstufe 2 wird der Lieferant in die Eskalationsstufe 3 eingestuft. Dies bedeutet eine Sperrung des Lieferanten für Neuanfragen und Neuvergaben bis hin zum Lieferantenwechsel. In der Stufe drei wird das zugrundeliegende Problem durch ein Team der Hornschuch Group begutachtet. Sämtliche vereinbarten Maßnahmen müssen realisiert und unterstützt werden. Alle Fortschritte müssen der Hornschuch Group mitgeteilt werden. Level 3: In case of non-fulfilment of the quality requirements in escalation level 2, the supplier is classified as escalation level 3. This means the supplier is blocked for new inquiries and new awards, or possibly a change of suppliers. In level three, the underlying problem is assessed by a team of the Hornschuch Group. All agreed upon measures must be implemented and supported. All progress must be reported to the Hornschuch Group. REACH, Verordnung (EG) Der Lieferant ist verpflichtet, die Registrierung der zu liefernden chemischen Stoffe durchzuführen. Das zugehörige Sicherheitsdatenblatt ist der Hornschuch Group auf Deutsch und Englisch vorzulegen. GADSL (Global Automotive Declarable Substance List) Zur Verwendung bestimmter chemischer Reinstoffe für Autoteile wird die GADSL (einzusehen unter herangezogen. Stoffverbote und Deklarationspflichten sind hier aufgeführt. Enthält ein Produkt Stoffe dieser Art, hat der Lieferant Nachweispflicht gegenüber der Hornschuch Group. IMDS (International Material Data System) IMDS bedeutet Internationales Materialdatensystem und ist ein Gemeinschaftsprojekt der Firmen Audi, BMW, Daimler, Ford, Opel, Porsche, Volvo, VW und EDS. REACH regulation (EC) The supplier is obligated to register the chemical materials to be delivered. The related safety data sheet must be presented to the Hornschuch Group in German and English. GADSL (Global Automotive Declarable Substance List) For the use of certain chemical pure substances for automobile parts, the GADSL (can be viewed under www. gadsl.org) is applied. Forbidden substances and declaration obligations are listed here. If a product contains substances of this type, the supplier must provide proof to the Hornschuch Group. IMDS (International Material Data System) IMDS means International Material Data System and is a joint project of the companies Audi, BMW, Daimler, Ford, Opel, Porsche, Volvo, VW, and EDS. 8

9 B. Allgemeines A. Allgemeines Bei diesem System sind die Automobilhersteller für den gesamten Lebenslauf des Fahrzeuges verantwortlich (nach EU-Altautoverordnung, Gefahrstoff- Gesetzgebung). Das bedeutet weiterhin, dass der Automobilhersteller genaue Kenntnisse über die Schwermetalle im Fahrzeug haben bzw. garantieren muss, dass diese nicht mehr im Auto enthalten sind. Deshalb fordern die Hersteller genaue Auskünfte von ihren Lieferanten. Dies erfordert, dass die entsprechenden Informationen ebenfalls durch die Zulieferer der Hornschuch Group nach EU-Altautoverordnung und der Gefahrstoff- Gesetzgebung über IMDS jeder Bemusterung von Halbfabrikaten, Schäumen und Trägern beiliegen müssen. Umwelt/Energie Die Hornschuch Group fühlt sich dem Schutz der Umwelt verpflichtet. Daher bitten wir unsere Lieferanten, die notwendigen Ressourcen wie Wasser und Energie effizient zu nutzen und Umweltauswirkungen wie Abfall und Abwasser, Luft- und Lärmbelästigungen zu minimieren. Im Bedarfsfall werden darüber hinausgehende Anforderungen zur Einsicht quantitativer Bewertungen von Energieaufwand, Gesamtwasserverbrauch, Abfälle, etc. individuell festgelegt. With this system, the automobile manufacturers are responsible for the entire lifespan of the vehicle (in accordance with the EU End-of-Life Vehicle Directive, hazardous materials legislation). This also means that the automobile manufacturer must have precise knowledge regarding the heavy metals in the vehicle or guarantee that the automobile no longer contains these. For this reason, the manufacturers demand precise information from their suppliers. For this, the suppliers of the Hornschuch Group must include the respective information by means of IMDS with each sampling of semi-finished products, foams, and backers in accordance with the EU Endof-Life Vehicle Directive and the hazardous materials legislation. Environment/Energy The Hornschuch Group feels obligated to protect the environment. For that reason, we ask our suppliers to use the necessary resources like water and energy efficiently and to minimize environmental effects, such as waste and wastewater, air and noise pollution. If necessary, additional requirements can be individually stipulated for the inspection of quantitative assessments of energy expenditure, total water consumption, waste, etc. 9

10 B. Allgemeines A. Allgemeines Geheimhaltung und Vertraulichkeit Wir verpflichten uns zur Verschwiegenheit gegenüber Dritten. Wechselseitig erhaltene Informationen, Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse jeglicher Art sind ausschließlich vertraulich zu behandeln. Diese sind weder im Gespräch noch durch digitale Speichermedien an Dritte oder nicht involvierte Parteien weiterzugeben. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt in gleichem Maße für alle Unterauftragnehmer. Produkthaftpflicht Während der Dauer der Geschäftsbeziehungen mit der Hornschuch Group hat der Lieferant eine Produkthaftpflichtversicherung zu unterhalten, die u. a. Regressansprüche aufgrund von Rückrufaktionen oder anderer Maßnahmen im Markt abdeckt. Es gelten hierzu die Allgemeinen Einkaufsbedingungen der Hornschuch Group. Confidentiality and secrecy We are obligated to confidentiality toward third parties. Mutually obtained information and business and company secrets of all kinds must only be treated confidentially. These may not be forwarded to third parties or non-involved parties through conversation or digital storage media. This confidentiality obligation is in effect equally for all subcontractors. Product liability For the duration of the business relationship with Hornschuch Group, the supplier must maintain product liability insurance, which covers claims for compensation due to recall actions or other measures in the market, among other things. For this, the general terms and conditions of purchase of the Hornschuch Group are in effect. 10

11 C. Strategische Partnerschaft Strategic Partnership Verfahren zur Lieferantenauswahl Neben technischen, wirtschaftlichen und logistischen Aspekten ist die Qualitätsfähigkeit und das Umweltmanagement des Lieferanten das wesentliche Auswahlkriterium. Zur Beurteilung der Qualitätsfähigkeit sowie des Umwelt- und Energiebewusstseins des Lieferanten muss eine Lieferantenselbstauskunft und bei Bedarf der Fragebogen zur Lieferantenentwicklung ausgefüllt und an die Hornschuch Group übergeben werden. Bei Lieferanten, die die Bedingungen gemäß dem Fragebogen zur Lieferantenentwicklung nicht erfüllen, kann vor Serienstart ein Systemaudit durch die Hornschuch Group durchgeführt werden. Lieferantenbewertung und -entwicklung Qualitätsfähigkeit, Umwelt- und Energiebewusstsein sind wesentliche Faktoren bei der Auswahl von Lieferanten der Hornschuch Group. Sollten diese die Anforderungen der Hornschuch Group nicht erfüllen oder der Lieferant anderweitig auffällig werden, behält sich die Hornschuch Group vor, ein Audit durchzuführen. Die strategischen Lieferanten der Hornschuch Group werden einmal jährlich durch die Abteilung Beschaffung einer umfassenden Lieferantenbewertung unterzogen. Das dabei zum Einsatz kommende Lieferantenbeurteilungssystem unterstützt die Entwicklung, Verbesserung und Überwachung von Leistungen des Lieferanten im Hinblick auf die im Rahmen einer allgemeinen Beschaffungsstrategie beschriebenen Zielgrößen (z. B. Umwelt und Qualität, Kosten Lieferservice und Technologie) mit dem Ziel, sowohl Material- als auch Prozesskosten zu senken. Procedure for supplier selection In addition to technical, economic, and logistic aspects, the quality capability and environmental management of the supplier is the major selection criterion. In order to assess the quality capability and the environmental and energy consciousness of the supplier, a supplier self-assessment and if necessary the questionnaire regarding supplier development must be completed and submitted to the Hornschuch Group. For suppliers who do not fulfil the requirements according to the questionnaire regarding supplier development, a system audit can be performed by the Hornschuch Group before the start of the series production. Supplier assessment and development Quality capability and environmental and energy consciousness are major factors in the selection of the suppliers of the Hornschuch Group. If they do not meet the requirements of the Hornschuch Group or the suppliers otherwise attract attention, the Hornschuch Group reserves the right to perform an audit. The strategic suppliers of the Hornschuch Group are submitted to a comprehensive supplier assessment once a year by the department of procurement. The supplier assessment system used for this supports the development, improvement, and monitoring of the performance of the supplier with regard to the goals described within the scope of the general procurement strategy (e.g. environment and quality, costs of the delivery service and technology) with 11

12 C. Strategische Partnerschaft A. Strategic Partnership Des Weiteren dient sie als Informationsmittel für den Qualifizierungsstand des Zulieferers für künftige Partnerschaften. Audit Bei notwendigen Begebenheiten (z. B. negativen Lieferantenbewertungen, aktuellen Reklamationen, Produktverlagerungen, etc.) werden Besuche beim Lieferanten vor Ort in Form eines Audits angestrebt. Das Audit wird durch die betreffende Hornschuch Group-Abteilung durchgeführt. Bei Nichtkonformität oder festgestellten Abweichungen bzw. Verbesserungspotenzialen müssen Abstellmaßnahmen mittels eines Maßnahmenplans bekannt gegeben und zeitnah, wirksam und nachhaltig eingeleitet und bearbeitet werden. Eine Überprüfung der Wirksamkeit und Nachhaltigkeit wird nach gegebenem Zeitraum angestrebt. Bei einer positiven Bewertung wird der Lieferant freigegeben. Bei einer negativen Bewertung wird der Lieferant unter Einschränkung freigegeben, gegebenenfalls gesperrt und ein weiteres Audit geplant oder der Lieferant wird gewechselt. Die Hornschuch Group ist generell berechtigt, beim Lieferanten festzustellen, ob die Anforderungen der Hornschuch Group, deren Kunden bzw. die Normen erfüllt werden. Diese Prüfung erfolgt ebenfalls durch ein Audit, das schriftlich angekündigt wird. Sollten Qualitätsmängel auf einen Unterlieferanten zurückzuführen sein bzw. es ein Kunde der Hornschuch Group fordern, so kann auch beim betreffenden Unterlieferanten ein Audit durchgeführt werden. Die Terminierung des Audits erfolgt in gemeinsamer Absprache. the objective of reducing the costs of both materials and processes. In addition, it serves as an information resource for the qualification status of the supplier for future partnerships. Audit In cases where it is necessary (e.g. negative supplier assessments, current complaints, product transfers, etc.), visits to the supplier on site in the form of an audit are striven for. The audit is performed by the respective Hornschuch Group department. In case of nonconformity or detected deviations or potential for improvement, remedy measures must be derived by means of an action plan in a timely, effective, and sustainable manner and processed. The effectiveness and sustainability will be checked after a given time. In case of a positive assessment, the supplier is authorized. In case of a negative assessment, the supplier is authorized with limitation, and blocked, if necessary, and another audit is planned, or the supplier is changed. The Hornschuch Group is generally authorized to determine whether the requirements of the Hornschuch Group, the requirements of the customers, or the standards are being fulfilled by the supplier. This is also checked by means of an audit, which will be announced in writing. If quality defects can be traced back to a sub-supplier, or if a customer of the Hornschuch Group requests, an audit of the respective sub-supplier can also be performed. The audit will be scheduled through mutual coordination. The results of the audit will be treated as absolutely confidential. Die Ergebnisse des Audits werden absolut vertraulich behandelt. 12

13 C. Strategische Partnerschaft A. Strategic Partnership Eigenverantwortung des Lieferanten Der Eigenverantwortung bei der Sicherstellung der Belieferung, um die ständige Lieferfähigkeit zu gewährleisten, soll höchste Priorität zugeschrieben werden. Um die Lieferfähigkeit sicherzustellen, soll der Lieferant alle erforderlichen Maßnahmen ergreifen und nachhaltig umsetzen. Null-Fehler-Strategie Es wird grundsätzlich eine Null-Fehler-Strategie verfolgt. Ziel ist es, dass die Fehlerfreiheit der Produkte nachweislich gegeben ist. Sollten sich Verstöße gegen diese Null-Fehler-Strategie absehen lassen, ist die Hornschuch Group unverzüglich darüber in Kenntnis zu setzen und geeignete Abstellungsmaßnahmen einzuleiten. Self-responsibility of the supplier The self-responsibility for ensuring delivery and constantly ensuring the ability to deliver should be given the highest priority. In order to ensure the ability to deliver, the supplier shall take all necessary measures and implement them in a sustainable manner. Zero defect strategy A zero defect strategy is fundamentally pursued. The goal is to demonstrate that the products are free of errors. If violations against this zero defect strategy can be foreseen, the Hornschuch Group must be immediately informed of this and suitable remedy measures must be initiated. 13

14 D. Qualitätsplanung Quality planning Herstellbarkeitsanalyse Wenn ein neues Produkt entwickelt wird oder ein bestehendes Produkt bzw. ein Prozess oder eine Menge verändert wird, ist die Herstellbarkeitsbewertung ein wichtiges Mittel, um feststellen zu können, ob die Anforderungen in der Serienfertigung realisierbar sind. Die Hauptmerkmale, auf die zu achten ist, sind Toleranzvorgaben, Terminierung und Kapazitäten. Vorschläge von Lieferanten zu notwendigen Ergänzungen oder Änderungen der technischen Unterlagen werden von der Hornschuch Group sorgfältig geprüft und im Sinne einer Verbesserung der Produktqualität und Prozesssicherheit umgesetzt. Producibility analysis If a new product is developed or an existing product or process or amount is changed, the producibility assessment is an important means for determining whether the requirements can be implemented in series production. The main characteristics that must be considered are tolerance specifications, scheduling, and capacities. Suggestions of suppliers regarding necessary supplements or changes to the technical documents will be carefully checked by the Hornschuch Group and implemented for the improvement of product quality and process reliability. Terminplanung und Koordination Zur Vereinfachung der Koordination der Qualitätsplanung wird ein Terminplan erstellt, der die ordnungsgemäße Durchführung gewährleistet. Terminänderungen werden dem Partner sofort mitgeteilt. Der Terminplan wird wechselseitig kontinuierlich überwacht und aktualisiert. Der Projektstand kann von den Partnern jederzeit abgefragt werden. Qualitätsziele Für bestimmte Merkmale oder Anforderungen müssen Qualitätsziele geplant und verfolgt werden, ggf. werden diese zwischen der Hornschuch Group und dem Lieferanten abgestimmt. Hierfür müssen alle internen und externen Qualitätsdaten erfasst, analysiert und mittels wirksamen Maßnahmen umgesetzt und bewertet werden. Scheduling and coordination To simplify the coordination of the quality planning, a schedule is created, which ensures proper implementation. The partner will be immediately informed of schedule changes. The schedule will be constantly monitored and updated mutually. The project status can be queried by the partners at any time. Quality goals For certain characteristics or requirements, quality goals must be planned and pursued, these may be coordinated between the Hornschuch Group and the supplier. For this, all internal and external quality data must be recorded, analyzed, and implemented by means of effective measures and evaluated. 14

15 D. Qualitätsplanung A. Qualitätsplanung Prüfmerkmale Für die Planung und Festlegung von Prüfmerkmalen werden die zum Zeitpunkt gültigen und aktuellen Normen und Regelwerke herangezogen. Werden außerordentliche Prüfmerkmale festgelegt, bedarf dies der Schriftform. Es besteht seitens der Hornschuch Group eine Informationspflicht gegenüber dem Lieferanten. Prüfmittel und Prüfmethoden Für die Planung und Festlegung der Prüfmittel und der zugehörigen Prüfmethoden verpflichtet sich der Lieferant, eine geeignete Ausstattung zur Verfügung zu halten, damit die vereinbarten und festgelegten Merkmale geprüft werden können. Außerordentliche Vereinbarungen und Abstimmungen bedürfen der Schriftform. Weiter verpflichtet sich der Lieferant, ein wirkungsvolles Überwachungssystem für die eingesetzten und verwendeten Prüfmittel zu unterhalten. Inspection characteristics The currently valid and updated standards and regulations will be utilized for the planning and stipulation of inspection characteristics. If extraordinary inspection characteristics are stipulated, this must be in written form. The Hornschuch Group has an obligation to inform the supplier. Test equipment and test methods The supplier is obligated to provide suitable equipment for the planning and stipulation of the test equipment and the related test methods, so that the agreed-upon and stipulated characteristics can be tested. Extraordinary agreements and arrangements must be in written form. In addition, the supplier is obligated to maintain an effective monitoring system for the measuring equipment used. 15

16 D. Qualitätsplanung A. Qualitätsplanung FMEA (Failure Mode and Effects Analysis) Eine FMEA, also eine Analyse der Fehlermöglichkeiten und der Fehlerbeeinflussung, wird bei Entwicklung und Herstellung neuer Produkte, bei Änderung von Produkten und Prozessen und bei neuen Fertigungsverfahren durchgeführt. Folgende FMEA werden durchgeführt: 1. Design-FMEA, wird während der Entwicklung abgeschlossen. Eine Einsichtnahme ist auf Anfrage möglich. 2. Prozess-FMEA, wird vor Beschaffung der Anlagen und Betriebsmittel erstellt. Eine Einsichtnahme ist auf Anfrage möglich. FMEA (Failure Mode and Effects Analysis) An FMEA meaning an analysis of the failure possibilities and failure effects is performed during the development and manufacturing of new products, when changing products and processes, and with new manufacturing procedures. The following FMEAs are performed: 1. Design-FMEA, which is concluded during development. An inspection is possible upon request. 2. Process-FMEA, which is created before the procurement of facilities and operating equipment. An inspection is possible upon request. Prüfplan Die Qualitätsanforderungen und Prüfkriterien sind hier übersichtlich verankert. Weitere Merkmale, die in der FMEA als kritisch betrachtet werden, sind hier ebenfalls aufgeführt. Test plan The quality requirements and test criteria are clearly incorporated here. Additional characteristics, which are considered critical in the FMEA, are also listed here. 16

17 E. Qualitätssicherung in der Serie E. Quality assurance E. in series production Prozessfähigkeit Der Lieferant führt eine Prozessplanung für alle relevanten und vereinbarten Merkmale (z. B. Maschinen, Werkzeuge, Arbeitspläne, etc.) durch. Die Ergebnisse von Prüfungen der funktions- und prozesskritischen Merkmale werden dokumentiert. Werden zwischen den Partnern außerordentliche Merkmale vereinbart, unterliegen diese der statistischen Prozessregelung. Prozessbegleitende Prüfung Für wichtige Merkmale, beispielsweise für aus der FMEA oder den Funktionsvorgaben ermittelte Werte, sind Prüfpläne und Prüfanweisungen zu erstellen. Für die prozessbegleitenden Prüfungen sind, soweit möglich, statistische Methoden heranzuziehen und die einzelnen Merkmale soweit sinnvoll zu dokumentieren und auszuwerten. Endprüfung Durch eine geeignete Endprüfung soll die Fehlerfreiheit der an die Hornschuch Group auszuliefernden Produkte sichergestellt werden. Diese Prüfungen können entweder als Warenausgangsprüfung oder, bei Themen der Prozesssicherheit, als Audit-Prüfung erfolgen. Sollte eine Abnahme-Prüfung durch einen Hornschuch Group Kunden gefordert werden, kann nach vorheriger Absprache Zugang in angemessenem Umfang gewährt werden. Process capability The supplier performs process planning for all relevant and agreed-upon characteristics (e.g. machines, tools, work plans, etc.). The results of tests of function and process-critical characteristics will be documented. If extraordinary measures are agreed upon between the partners, these are subject to statistical process control. Process-accompanying tests For important characteristics, such as for values determined from the FMEA or the functional specifications, test plans and test instructions must be created. As much as possible, statistical methods must be used for process-accompanying tests and the individual characteristics must be documented and evaluated if reasonable. Final test A suitable final test shall ensure the correctness of the products to be delivered to the Hornschuch Group. These tests can either be conducted as an outgoing goods test or, for matters of process reliability, as an audit test. If an acceptance test is required by a customer of the Hornschuch Group, acceptable access can be granted following prior coordination. 17

18 E. Qualitätssicherung in der E. Serie A. Qualitätsplanung Qualitätsaufzeichnungen und Dokumentation Die Qualitätsaufzeichnungen enthalten Ergebnisse von Prüfungen und liefern so den Nachweis der Umsetzung von Vorgaben. Der Lieferant regelt die Lenkung aller Daten und Dokumente gemäß den Forderungen des Qualitätsmanagementsystems bzw. den gesetzlichen Normen oder Richtlinien und setzt diese wirksam um. Die Hornschuch Group behält sich eine Einsichtnahme in die Dokumentation vor. Bei Nichtkonformität oder festgestellten Abweichungen bzw. Verbesserungspotenzialen müssen Abstellmaßnahmen hieraus zeitnah, wirksam und nachhaltig eingeleitet und bearbeitet werden. Behandlung fehlerhafter Produkte Werden im Laufe der Prozesskette fehlerhafte Teile entdeckt, müssen diese sofort ausdrücklich als nicht konform gekennzeichnet und separat gelagert werden. Eine Ursachenerkennung und Behebung der Abweichung wird kurzfristig eingeleitet, um Abstellmaßnahmen hieraus zeitnah, wirksam und nachhaltig einzuleiten und zu bearbeiten. Quality records and documentation The quality records contain the results of tests and thus provide proof of the implementation of requirements. The supplier regulates the control of all data and documents in accordance with the requirements of the quality management system or the legal standards or guidelines and effectively implements these. The Hornschuch Group reserves the right to inspect the documentation. In case of nonconformity or detected deviations or potential for improvement, remedy measures must be derived in a timely, effective, and sustainable manner, and processed. Handling of faulty products If faulty parts are discovered during the course of the process chain, these must immediately be expressly marked as nonconforming and stored separately. A cause analysis and remedying of the deviation will be initiated quickly in order to derive remedy measures in a timely, effective, and sustainable manner, and processed. In exceptional cases, a special authorization for the delivery of the parts will be issued after checking the specifications and mutual coordination. In Ausnahmefällen wird nach Prüfung der Spezifikationen und wechselseitiger Absprache eine Sonderfreigabe zur Lieferung der Teile erteilt. 18

19 E. Qualitätssicherung in der E. Serie A. Qualitätsplanung Verpackung, Identifikation & Rückverfolgbarkeit Die Produkte müssen in geeigneten, vereinbarten und freigegebenen Behältnissen oder Transportmitteln angeliefert werden, um Qualitätsminderungen auszuschließen. Der Lieferant verpflichtet sich, die Identifikation während der gesamten Abwicklung von Transport und Lagerung durch eine optimale vereinbarte Kennzeichnung sowie die zugehörigen Warenbegleitdokumente zu gewährleisten. Weiter muss die Rückverfolgbarkeit der schadhaft gelieferten Produkte sichergestellt sein, indem Fehler eindeutig eingegrenzt werden können und zuordenbar sind. Gefahrguttransport Der Lieferant verpflichtet sich, alle gesetzlichen Regelungen und Gefahrgutvorschriften zu berücksichtigen, diese einzuhalten und für die geeignete Beförderung zu sorgen. Bei Nichteinhaltung oder Nichtkonformität haftet der Lieferant für entstandene Schäden. Requalifikationsprüfung Der Lieferant ist gehalten, in abgestimmten regelmäßigen Zyklen eine Merkmalsprüfung nachweislich durchzuführen. Packaging, identification & traceability The products must be delivered in suitable, agreedupon, and authorized containers or means of transportation in order to avoid reductions in quality. The supplier is obligated to ensure identification throughout the entire handling of transport and storage by means of an optimally agreed-upon marking and the related shipping documents. In addition, the traceability of damaged delivered products must be ensured by making sure that errors can be clearly localized and assigned. Hazardous goods transport The supplier is obligated to take into account all legal provisions and hazardous goods regulations, to comply with these, and to ensure suitable transportation. In case of noncompliance or nonconformity, the supplier is liable for the damages caused. Requalification test The supplier is required to demonstrably perform a characteristics test at regular, coordinated intervals. A suitable inspection will be permitted upon request. Eine Einsichtnahme wird auf Anfrage in angemessenem Umfang gewährt. 19

20 Konrad Hornschuch AG Salinenstraße Weißbach GERMANY Phone STOLZENAU Hornschuch Stolzenau GmbH Große Brinkstraße Stolzenau GERMANY Phone d-c-fix and skai are trademarks of Konrad Hornschuch AG kek-kaschierungen GmbH Birkenwaldstraße Herbolzheim GERMANY Telefon Telefax O Sullivan FILMS Inc Valley Avenue Winchester, Virginia USA Phone

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