Prozessoptimierung KSP. KSP Consulting AG Arbeitspapier: Prozessoptimierung. Ziele: Kosten senken Qualität steigern Durchlaufzeit reduzieren...

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Oswalda Tiedeman
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1 Consulting AG Prozessoptimierung Ziele: Kosten senken Qualität steigern Durchlaufzeit reduzieren... Methode: Detaillierte Analyse des Ist-Zustands Identifikation der Verbesserungspotenziale Kosten-Nutzen-Analyse Priorisierung Umsetzung (Planung und Realisierung der Massnahmen) Nutzen: Die verfügt über tiefgreifendes und umfassendes Prozess-Know-how in allen Bankprozessen bis hin zur Detailebene der Programmiervorgaben. Sollprozesse müssen nicht entwickelt werden, da der aufgrund langjähriger Projekterfahrung dokumentierte Sollprozesse einschliesslich der externen Schnittstellen zur Verfügung stehen. Die jährlich erreichbaren Kostensenkungspotenziale entsprechen mindestens den einmaligen Projektkosten. Consulting AG Kantonsstrasse 102, CH-8807 Freienbach Telefon +41(0) , Telefax +41(0) , Copyright: Consulting AG, Freienbach. Alle Rechte vorbehalten. 1

verfügt über tiefgreifendes und umfassendes Prozess-Know-how in allen Bankprozessen bis hin zur Detailebene der Programmiervorgaben.

2 Consulting AG Gliederung 1. Fallstudie Detaillierte Analyse des Ist-Zustandes... 3 > Unterschiedliche Detaillierungsgrade für den jeweiligen Zweck... 3 > Analyse und Kalkulation der Prozesse mittels Prozessmatrix... 4 > Identifikation der Verbesserungspotenziale Umsetzung > Detailspezifikation, Planung und Realisierung der Massnahmen)... 6 > Nutzen der elektronischen Anbindung im dargestellten Beispiel Referenzen: Durchgeführte Projekte Prozessoptimierung... 8 Copyright: Consulting AG, Freienbach. Alle Rechte vorbehalten. 2

.. 4 > Identifikation der Verbesserungspotenziale... 5 1.2 Umsetzung > Detailspezifikation, Planung und Realisierung der Massnahmen).

3 Consulting AG 1. Fallstudie 1.1 Detaillierte Analyse des Ist-Zustandes > Unterschiedliche Detaillierungsgrade für den jeweiligen Zweck 1. Kalkulation *) Für die Kalkulation sind die Teilprozesse DV-System relevant. Handel Produkt: Kauf/Verkauf Wertpapier DV-System *) Back Office: Geschäftsabwicklung DV-System *) 2. Ressourcensteuerung (neartime) Order handeln Ausführung erfassen Fehlerbearbeitung aus Schlussnotenabstimmung Wertpapierabrechnung Disposition Lieferfreigabe Fehlerbearbeitung aus Regulierung Fallstudie: Optimierung Order handeln 3. Prozessoptimierung am Beispiel des Teilprozesses Order handeln Detaillierte Istaufnahme der Teilprozesse erforderlich ausgehend von der Orderübernahme über die einzelnen Schritte (Order handeln, Xetra, Broker, Makler,...) bis zur Entgegennahme der Ausführung(en) mit Kurs, Valuta, Uhrzeit,... Copyright: Consulting AG, Freienbach. Alle Rechte vorbehalten. 3

Ressourcensteuerung (neartime) Order handeln Ausführung erfassen Fehlerbearbeitung aus Schlussnotenabstimmung Wertpapierabrechnung Disposition Lieferfreigabe Fehlerbearbeitung aus Regulierung

4 Consulting AG 1.1 Detaillierte Analyse des Ist-Zustandes - Fortsetzung - > Analyse und Kalkulation der Prozesse mittels Prozessmatrix Das -Tool kann sowohl für die Analyse als auch zur Kalkulation der Prozesse genutzt werden. Je nach Zweck können die Teilprozesse in der grafischen Darstellung einer Prozessmatrix weiter detailliert werden. Copyright: Consulting AG, Freienbach. Alle Rechte vorbehalten. 4

mittels Prozessmatrix Das -Tool kann sowohl für die Analyse als auch zur Kalkulation der Prozesse

5 Consulting AG 1.1 Detaillierte Analyse des Ist-Zustandes - Fortsetzung - > Identifikation der Verbesserungspotenziale Beispiel: Teilprozess Order handeln weiter detaillieren Telefonische Orderaufgabe bei Makler Bewertung aus Sicht der Prozessoptimierung: Manueller Prozess. Order gegen den Makler disponieren Rückruf Makler Disponierte Order suchen Ausführung mit allen Informationen erfassen nein Order vollständig ausgeführt? ja Hohe Fehleranfälligkeit (Händlerfehler). Optimierungsansätze: 1. Elektronische Orderaufgabe an Makler 2. Elektronische Orderausführung durch Makler. Grobe Nutzen- und Kosteneinschätzung (Ex-ante-Bewertung). Entscheidung zur Projektfortsetzung und Durchführung der Detailspezifikation für die elektronische Anbindung und Abstimmung mit dem Makler. Geschäftsabwicklung im Back Office Copyright: Consulting AG, Freienbach. Alle Rechte vorbehalten. 5

Bewertung aus Sicht der Prozessoptimierung: Manueller Prozess.

6 Consulting AG 2. Umsetzung > Detailspezifikation, Planung und Realisierung der Massnahmen Beispiel: Detailspezifikation für die elektronische Anbindung und Abstimmung mit Makler. Definition der technischen Realisierung: Medium der Kommunikation (z.b. S.W.I.F.T.) Beschreibung der S.W.I.F.T.-Messages und der elektronischen Anbindung. Beschreibung des Prozesses in den einzelnen Schritten > Maskendesign mit Feldbeschreibung > Ausführungsmatching > Fehlerhandling für nicht gematchte Ausführungen >... Beschreibung der Erfassung der Order im System Notfallkonzept für technische Anbindung Kosten-Nutzen-Analyse/Entscheidung Projektfortsetzung Realisierung > Tests (Versuche) > Schulung (Mitarbeiterqualifikation) >... Ohne detailliertes Prozess-Know-how und praktisches Beurteilungsvermögen ist eine Prozessoptimierung nicht durchführbar. Produktivsetzung / Konsolidierung (Analyse der noch auftretenden Fehler, Finden von Lösungen, ggf. Kontrollziele definieren,...) Ex-post-Kontrolle Copyright: Consulting AG, Freienbach. Alle Rechte vorbehalten. 6

Beschreibung des Prozesses in den einzelnen Schritten > Maskendesign mit Feldbeschreibung > Ausführungsmatching > Fehlerhandling für nicht gematchte Ausführungen >.

7 Consulting AG 2. Umsetzung - Fortsetzung - > Nutzen der elektronischen Anbindung im dargestellten Beispiel Kostensenkung im Back Office > Aufwand = Konzept (einmalig) = Realisierung (Programmierung,...) ca EUR > Kosteneinsparung = durch Wegfall der Differenzenabstimmung (jedes Jahr) ca EUR Kapazitätspotenziale im Handel geschaffen, um künftig mehr Handelsgeschäfte durchführen zu können Dokumentation der schriftlich fixierten Ordnung im Intranet > Workflow für den gesamten Prozess (geregelter Standardablauf und Ausnahmen) > Arbeitsplatzbeschreibung (Generierung aus dem Workflow) Copyright: Consulting AG, Freienbach. Alle Rechte vorbehalten. 7

8 Consulting AG 3. Referenzen: Durchgeführte Projekte Prozessoptimierung Finanzdienstleister: Credit Suisse First Boston Deutsche Bank dwp-bank Lombardkasse Merck Finck & Co. Privatbankiers B. Metzler seel. & Sohn M.M. Warburg & Co. Projekt: > Prozesskostenrechnung > Optimierung der Abwicklungsprozesse im Back Office > Betriebsabrechnung und Prozessdatenbank für den Bereich der Wertpapierdienste > Optimierung Effektenkasse inkl. Tresor > Lagerstellen- und Umsatzabstimmung sowie Optimierung der Prozesse > Migration BSV und Clearstream Banking Frankfurt > Geschäftsabwicklung (Referenzierung Einzelgeschäftsebene) > Prozesskostenrechnung > Optimierung der Abwicklungsprozesse > Prozesskostenrechnung > Einführung Gesamtbankensystem > Ertragsorientierte Steuerung > Optimierung der Abwicklungsprozesse > Geschäftsprozessanalyse > Fonds- und Kundenkalkulation > Optimierung der Abwicklungsprozesse im Back Office > Optimierung Wertpapierverwaltung Gern nennen wir die Kontaktpersonen und/oder stellen einen persönlichen Kontakt her. Copyright: Consulting AG, Freienbach. Alle Rechte vorbehalten. 8

Projekt: > Prozesskostenrechnung > Optimierung der Abwicklungsprozesse im Back Office > Betriebsabrechnung und Prozessdatenbank für den Bereich der Wertpapierdienste > Optimierung Effektenkasse inkl.

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