Rechnergestützte Gefährdungsanalyse aber wie?

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1 Rechnergestützte Gefährdungsanalyse aber wie? vn Frank Kleinmann, Malte Emmerich Zielsetzung Apps, Datenbanken und Sftwarelösungen helfen mittlerweile in vielen Situatinen des Alltags, unser Leben bequemer und einfacher zu machen. Natürlich drängt sich dem Arbeitsschützer die Frage auf: Können die mdernen IT-Helfer auch mir das Arbeitsleben erleichtern? Die Antwrt: Ja, mithilfe/dank der rechnergestützten Gefährdungsanalyse. Der Markt bietet eine Vielzahl vn Prdukten, die Arbeitsschützer, Führungskräfte und Unternehmer digital unterstützen. 1 Was ist vr der Entscheidung zur Einführung einer ASM-Sftware zu beachten? Was sll dkumentiert werden? Unternehmen, die mithilfe einer IT-Lösung den Arbeits- und Gesundheitsschutz im Unternehmen dkumentieren wllen, müssen sich mit der Frage beschäftigen: Was sll alles dkumentiert werden? Aus Erfahrung lässt sich sagen: Je mehr ntwendige Funktinen mit einer Sftware abgedeckt werden, dest höher ist der Mehrwert für das Unternehmen. Deshalb ist zu überlegen, b mit der geplanten Anschaffung z. B. die Gefährdungsbeurteilung, der Gefahrstffkataster, der Umgang mit Gefahrstffen, die Betriebsanweisung (Gefahrstffe und Maschinen), die Unterweisung prüfpflichtige Anlagen der ntwendige bzw. angebtene arbeitsmedizinische Vruntersuchungen dkumentiert werden sllen. Daten, die einmal erfasst werden und dann weiteren Stabsstellen auf Knpfdruck zur Verfügung gestellt werden können, erhöhen zwangsläufig die Akzeptanz für das Prdukt. Exemplarisch ist hier die Thematik Gefahrstffe. Wird eine Gefahrstffdatenbank einfach 08/15 erstellt, erfüllt man die Vrgaben der Gefahrstffverrdnung. Hat man sich für ein System entschieden, bei Erschienen in Arbeitsschutz besser managen Organisatin und Integratin vn Sicherheit und

2 dem nch zusätzliche Parameter wie z. B. die Wassergefährdungsklasse, der Einsatzrt und die Einsatzmenge dkumentiert werden, kann die Stabsstelle Umweltschutz beim nächsten Behördenbesuch auf Knpfdruck alle umweltrelevanten Daten präsentieren. Greift die Sftware bei der Gefährdungsbeurteilung direkt auf die Gefahrstffdatenbank zu, kann man in dieser auch die ntwendige Betrachtung des Stffs tätigkeitsbezgen dkumentieren. Synergien schaffen Wie dieses Beispiel zeigt, können mit einmal durchdacht angelegten Daten enrme Synergien geschaffen werden, vrausgesetzt, die IT-Lösung ist entsprechend ausgewählt. Hier beginnt die vielfach beschriebene Qual der Wahl. Legen Sie für sich ein Pflichtenheft an, in dem Sie beschreiben, was Ihre Sftware leisten muss, und tragen Sie diese Aspekte dann Ihren Systemanbietern vr. Im nächsten Schritt lassen Sie sich Ihre Wunschsftware als Online-Präsentatin durch das Systemhaus präsentieren. Abschließend nutzen Sie im letzten Schritt eine vierwöchige Testvariante, um diese zu erprben. Weitere Nutzer einbinden Tipp: Binden Sie weitere Nutzer wie Führungskräfte und Stabsstellen, nachdem diese mit der Sftware vertraut sind, mit ein. Wenn Ihre Mitstreiter vn dem Mehrwert der Sftwarelösung überzeugt sind, kann diese eingesetzt werden. 2 Anfrderungen Sll der Arbeits- und Gesundheitsschutz zukünftig rechnerunterstützt dkumentiert werden, ist Grundlegendes zu beachten. Ihr Unternehmen existiert schn! Achten Sie als bei Ihrer Auswahl darauf, dass vrhandene Strukturen wie Gebäude, Abteilungen, Arbeitsbereiche entsprechend in der Sftware abgebildet werden können. Analg zur knventinellen Betrachtung eines Arbeitssystems müssen auch bei einer Sftwarelösung flgende Arbeitsschritte durchführbar sein: Eindeutige Abgrenzung des zu analysierenden Arbeitssystems Ermittlung der Einflussfaktren Ermittlung der Auswirkungen auf den Menschen Wllen Sie bei Ihrer Betrachtung die Vrgaben der Lastenhandhabungsverrdnung der der Gefahrstffverrdnung mit in die Gefährdungsbeurteilung einfließen lassen, muss die Sftware dies auch ermöglichen. 3 Erleichterungen durch Mustervrlagen? Muster- der Mastervrlagen? Was für die einen ein Fluch, ist für die anderen ein Segen. Verschiedene EDV- Lösungen bieten die Möglichkeit, mit Branchenmusterlösungen zu arbeiten. Vrteil: Schnell und einfach haben Sie die ersten Daten im System. Wenn man diese als Erschienen in Arbeitsschutz besser managen Organisatin und Integratin vn Sicherheit und

3 Grundstein ansieht und damit weiter arbeitet, ist dies whl auch als nicht verwerflich anzusehen. Alternativ gibt es auch Systeme, die den Nutzern die Möglichkeit einräumen, selbst Mastervrlagen zu erstellen. Vrteile dieser Variante: Als Verantwrtlicher können Sie Vrgaben setzen und smit die Richtung vrgeben. Ist das Rad einmal erfunden, erspart dies für das weitere Vrgehen immense Zeit Wllen Sie Betriebsanweisungen für Maschinen, Tätigkeiten der Gefahrstffe über das System verwalten und erstellen, s achten Sie darauf, dass einmal erstellte Betriebsanweisungen vn den Nutzern eigenständig situatinsabhängig angepasst werden können. 4 Wirksamkeitskntrlle Erfahrungsgemäß weist die eine der andere Gefährdungsbeurteilung Ptenzial zur Verbesserung auf. Wünschenswert ist dann, dass Führungskräfte und Verantwrtliche einen eigenen Accunt für die Sftware besitzen und vn diesem autmatisch Infrmatinen über den ntwendigen Handlungsbedarf bekmmen. Wird das Abarbeiten der Defizite prtklliert, ist auch das Prblem der Wirksamkeitskntrlle erledigt. Für regelmäßig anfallende Aufgaben bzw. Tätigkeiten erleichtert ein Recall- System (z. B. Erinnerung an die jährliche Unterweisung) das spätere Arbeiten. Ergibt eine Gefährdungsbeurteilung, dass Mitarbeiter in Bezug auf mögliche Gefahren, sei es durch Gefahrstffe der durch Restgefahren, bei der Tätigkeit zu unterweisen sind, haben sich Systeme etabliert, die ntwendige Unterweisungen generieren. 5 Nutzerfreundlichkeit Systeme, die eine tagelange Schulung vraussetzen, werden sich im Praxisalltag nicht durchsetzen. Achten Sie bei der Auswahl auf eine intuitive, selbsterklärende Menüführung. Berücksichtigen Sie auch, wie Sie die Sftware später einsetzen wllen. Hier gilt es zu ermitteln, welche Betriebssysteme (Micrsft, Apple) in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden. Gleiches gilt auch für Web-Applikatinen. Unterschiedliche Anfrderungen Die Stabsstelle Arbeitssicherheit muss beim Arbeiten mit der Sftware alle Bereiche des Unternehmens betrachten können. Den Abteilungsleiter interessiert nur sein Bereich. Dementsprechend muss eine Sftware auch die Möglichkeit vrsehen, entsprechend der Verantwrtlichkeit Freigabeberechtigungen zu vergeben. 6 Mehrwert Entscheiden Sie sich für eine Sftware, die neben der reinen Arbeits- und Gesundheitsschutzdkumentatin weitere Daten verwaltet, zum Beispiel prüfpflichtige Anla- Erschienen in Arbeitsschutz besser managen Organisatin und Integratin vn Sicherheit und

4 gen, Gefahrstffmanagement, E-Learning mit übernimmt, s sind im späteren Alltag an einer zentralen Stelle einmal die Daten zu erfassen und zu pflegen und können dann arbeitsbereichsübergreifend genutzt werden. 7 Entschieden Hier gibt es drei Varianten: Learning by Ding, aus Erfahrung die schlechteste Variante. Mit einer sehr hhen Wahrscheinlichkeit werden Sie die gleichen Fehler wiederhlen, die andere Nutzer schn vr Ihnen gemacht haben. Die vn Ihnen ausgewählte Sftware stellt Ihnen ein sich selbst erklärendes Handbuch zur Verfügung. Nutzen Sie dieses, es wird Ihnen sehr viel Zeit ersparen. Achten Sie auf Systemvrgaben. Manche setzen z. B. vraus, dass man den Gefahrstffkataster schn angelegt hat, um später die vrhandenen Gefahrstffe direkt mit in die Gefährdungsbeurteilung einfließen lassen zu können. Andere Systeme setzen vraus, dass Sie zuerst ihre Firmenstruktur angelegt haben. Wichtig: Verlieren Sie Ihren rten Faden nicht, den Sie im Vrfeld ermittelt haben. Die Srglsvariante. Sie haben sich für ein Sftwarehaus entschieden, das auch eine Unterstützungsleistung bei der Grunddatenerhebung mit anbietet. Investieren Sie zwei bis drei Manntage und Sie erhalten in eine reibungslse Einführung und dauerhafte Nutzung des Systems. Step by Step Mit Einführung des Systems müssen zeitnah die verantwrtlichen Persnen miteingebunden werden. Nur s kann gewährleistet sein, dass Ihr Vrhaben, Arbeits- und Gesundheitsschutz in einer anderen Frm zu dkumentieren, vn allen Beteiligten getragen und gelebt wird. Vrteilhaft ist die Macht der kleinen Schritte. Knfrntieren Sie keinen der Beteiligten mit der 100-%-Lösung, sndern arbeiten Sie in kleinen Schritten. S sind schnell Erflgserlebnisse vrprgrammiert, die den Nutzer animieren, sich mit dem Prjekt langfristig zu beschäftigen. Ist ein Recall-System vrhanden, stimmen Sie mit den Verantwrtlichen ab, wann die sich wiederhlenden Ereignisse stattfinden sllen (s sind jährliche Unterweisungen im Dezember für Persnen, die durch Weihnachtsstress eingebunden sind, ungünstig). In der flgenden Checkliste sind die Punkte aufgelistet, die Sie vr dem Einsatz einer Sftware zur rechnergestützten Gefährdungsanalyse berücksichtigen sllten. Welche Ksten entstehen für die Nutzung der Sftware? Wann erhalte ich Updates in welchem Umfang und wie kann das Sftwareprdukt für meine Bedürfnisse knfiguriert werden? Gibt es bei technischen Prblemen einen Supprt? Wie aufwendig ist es, die Mitarbeiter im Umgang mit dem Wunschsystem auszubilden? Wer bildet aus? Welche Anpassungsmöglichkeiten bietet mir meine Wunschsftware? Sind die Stabsstellen eingebunden und haben sie ausreichende Testerfahrung Erschienen in Arbeitsschutz besser managen Organisatin und Integratin vn Sicherheit und

5 gesammelt, bevr eine Entscheidung getrffen werden kann? Welche Fachabteilung/Stabsstelle administriert welchen Bereich? Welche technischen Vraussetzungen müssen erfüllt sein (z. B. Schnittstellen etc.)? Wie ist der spätere Umgang mit einer Sftware? Bedienerfreundlichkeit gewährleistet? Welchen Umfang hat die Systemeinführung und wie bekmme ich Unterstützung? Welche Daten sllen die jeweils Beteiligten erfassen/einsehen/bearbeiten? Welche Unternehmensbereiche sllen mit dem System arbeiten? Wer sind die Beteiligten? Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Kntakt zu den Autren Frank Kleinmann, Malte Emmerich: Tel.: Erschienen in Arbeitsschutz besser managen Organisatin und Integratin vn Sicherheit und