Wichtige Hinweise zur ERASMUS Studienbeihilfe (SMS) 2016/17

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1 Stand: Februar 2016 Wichtige Hinweise zur ERASMUS Studienbeihilfe (SMS) 2016/17 Informationen zum Auszahlungsverfahren und den einzureichenden Unterlagen (bitte genau lesen!) Die Förderung des Auslandsstudiums durch das Erasmus-Programm umfaßt zum einen den Erlaß der Studiengebühren an unseren Erasmus-Partnerhochschulen im Ausland, und zum anderen eine finanzielle Förderung aus EU-Mitteln, welche in zwei Raten ausbezahlt wird: 1. Rate Um die erste Rate zu erhalten, müssen die folgenden Unterlagen vor der Abreise vollständig und unterschrieben im International Office der Universität Bayreuth abgegeben werden. Diese sind: Zulassungsbescheid (Letter of Acceptance) oder entsprechende der Partneruniversität Aktuelle Immatrikulationsbescheinigung der Universität Bayreuth Unterschriebene Annahmeerklärung Vorläufiges Learning Agreement (d.h. vollständig ausgefüllt und von Euch und dem Bayreuther Fachkoordinatoren unterschrieben) Antrag auf 2. Rate Unmittelbar nach der Ankunft das Ankunftsdokument (Arrival-Form) an der Gastuniversität ausfüllen und unterzeichnen lassen und per senden an Das Learning Agreement an der Gasthochschule unterzeichnen lassen und per senden an o.a. Adresse. Im Falle von Änderungen diese im Abschnitt During the Mobility (Changes) des Learning Agreements entsprechend angeben, an der Gasthochschule unterzeichnen lassen und per nach Bayreuth schicken (Adresse s.o.) Je nach Zielland gelten folgende voraussichtliche Förderbeträge für Studienaufenthalte: Gruppe 1 (monatlich circa 300 Euro): Dänemark, Finnland, Frankreich, Großbritannien, Irland, Italien, Liechtenstein, Norwegen, Österreich, Schweden. 1

2 Gruppe 2 (monatlich circa 240 Euro): Belgien, Griechenland, Island, Kroatien, Luxemburg, Niederlande, Portugal, Slowenien, Spanien, Tschechien, Türkei, Zypern. Gruppe 3 (monatlich circa 180 Euro): Bulgarien, Estland, Lettland, Litauen, Malta, ehemalige jugoslawische Republik Mazedonien, Polen, Rumänien, Slowakei, Ungarn. Beachte: Diese Zahlen sind nicht verbindlich und nur eine Schätzung aufgrund der von der EU zu erwartenden Fördergelder! In der ersten Rate werden von den o.a. Förderbeträgen circa 70% ausbezahlt. Durch die zweite Rate werden im Anschluss an den Auslandsaufenthalt und nach Eingang aller relevanten Dokumente die verbleibenden 30% der Gesamtfördersumme ausbezahlt. Maßgebend für die endgültige Berechnung der Fördersumme ist die tatsächliche, taggenaue Aufenthaltsdauer, die die ausländische Gasthochschule (durch das Certificate of Arrival sowie die Letter of Confirmation) bestätigt. Dieser tatsächliche Förderanspruch wird dann in der zweiten Ratenzahlung mit der ersten Rate verrechnet. Die erste Rate ist damit lediglich eine Vorauszahlung auf den endgültigen Anspruch und legt nur die geplante Aufenthaltszeit zugrunde! 2. Rate Um die zweite Rate zu erhalten, müssen innerhalb von vier Wochen nach Beendigung des Auslandsaufenthalts die restlichen Unterlagen im International Office abgegeben werden. Diese sind: Letter of Enrolment (Immatrikulationsbescheinigung der Partneruniversität, ersatzweise Kopie des Studentenausweises der Gastuniversität o.ä.) Letter of Confirmation, von der Gasthochschule unterschrieben (bestätigt die Beendigung des Auslandsstudiums) Erfahrungsbericht (eigener Text, s. Hinweisblatt auf der Dokumente-Seite) gegebenenfalls eine Bestätigung über Sprachkurse, die vor oder nach dem Erasmus-Aufenthalt an der Partnerhochschule absolviert wurden (mehr dazu s.u.) Teil III des Learning Agreements ( After the Mobility ), von der Gasthochschule unterschrieben ODER Transcript of Records in Kopie (Zeugnis der erbrachten Leistungen an der Partnerhochschule). Dieses braucht traditionell etwas länger (in der Regel 6 Wochen oder mehr) und kann daher nachgereicht werden! Zusätzlich wird von der EU ein online-erfahrungsbericht (sog. LLP-survey) in einer separaten einige Wochen nach Eurer Rückkehr angefordert werden (Absenderadresse: ec.europa.eu) und muß verpflichtend ausgefüllt und versandt werden (Fördervoraussetzung!). Dieser hat nichts mit den oben 2

3 aufgeführten Unterlagen zu tun, und muß daher weder in Papier noch elektronisch im International Office abgegeben werden. Sobald uns diese Dokumente vorliegen, wird - nach Eingang der EU-Fördergelder - der Restbetrag (die zweite Rate) überwiesen (vss. Juni 2017). Bis dahin bitten wir, von dahingehenden Rückfragen abzusehen! Um einen reibungslosen und möglichst schnellen Ablauf der Auszahlungen zu gewährleisten, bitten wir Euch, folgende Punkte unbedingt zu beachten: 1. Ausfüllen und Rücksenden der Formulare Alle Formulare sind über die Homepage des International Office Dokumente- Seite als Downloads verfügbar. Bitte füllt die Annahmeerklärung vollständig aus, unterschreibt sie auf der letzten Seite und sendet sie zusammen mit der Letter of Acceptance, der Immatrikulationsbescheinigung der Uni Bayreuth und dem von Euch UND dem Bayreuther Fachkoordinatoren Eures Studiengangs unterschriebenen Learning Agreement vor der Abreise an das International Office der Universität Bayreuth, z.hd. Frau Wischnat, Zimmer Unvollständig ausgefüllte oder abgegebene Unterlagen werden nicht bearbeitet! 2. Rückerstattung der Auslandsbeihilfe Gegenüber dem DAAD und der EU muss das International Office die ausgezahlten Fördergelder u.a. durch die Vollständigkeit der Förderunterlagen nachweisen. Sollten die Unterlagen für die 2. Rate bis Ende August 2017 nicht vollständig abgegeben worden sein, so müssen wir die gesamte Auslandsbeihilfe zurückfordern. Ebenso verhält es sich, wenn Ihr den LLP-survey, der von der EU direkt per E- mail angefordert wird (s.o.) nicht bearbeitet! 3. Sprachkurse im Ausland Falls Ihr unmittelbar vor Beginn des Auslandsstudiums an einem Sprachkurs im Gastland teilnehmt, lasst Euch die Teilnahme, Dauer und die Ergebnisse des Kurses ebenfalls bestätigen und reicht uns diese Bescheinigung mit den übrigen Unterlagen ein. Damit verlängert sich die Förderdauer um die Dauer des Sprachkurses. Eine Kostenübernahme für den Kurs selbst erfolgt jedoch nicht! 4. Verpflichtender Online-Sprachtest Die EU möchte sich über zwei Online-Sprachtests, die einmal zu Beginn und einmal nach Eurem Auslandsaufenthalt durchzuführen sind, über die sprachlichen Fortschritte informieren, die durch ein Auslandsstudium oder praktikum erzielt werden. Der Test ist verpflichtend für alle Erasmus+ Studenten und Praktikanten und wird rein online durchgeführt. Hierzu bekommt Ihr direkt von der EU eine (Absender: Erasmus+ Notification System noreply@erasmusplusols.eu) mit den persönlichen Zugangsdaten für den Test 3

4 sowie weiteren Erläuterungen. Eure Ergebnisse werden jedoch nicht an die Gastuniversitäten weitergeleitet und haben auch keinen Einfluß auf Euren Erasmus-Studienplatz! 5. Bericht über den Auslandsstudienaufenthalt Es sind folgende Berichte über den Auslandstudienaufenthalt erforderlich: - Euer eigener Erfahrungsbericht (Hinweisblatt dazu s. Dokumente-Seite) - Der online LLP-survey der EU (s.o.) 6. Verlängerung des Auslandsstudienaufenthaltes Falls Ihr Euren Studienaufenthalt an der ausländischen Hochschule verlängern wollt, muss die Antragstellung hierfür per bis spätestens zum 31. Januar 2017 beim International Office der Universität Bayreuth (Frau Wischnat outgoing-erasmus@uni-bayreuth.de) erfolgen. Eine Zusage für die Verlängerung der Beihilfe kann nur erfolgen, wenn noch Restmittel zur Verfügung stehen. Des Weiteren ist für die Verlängerung des Aufenthaltes die Zustimmung der Gasthochschule erforderlich ( reicht aus). Beachtet bitte, dass die Förderhöchstdauer 12 Monate beträgt und der Förderzeitraum zwischen August 2016 und September 2017 liegen muss! 7. Korrespondenz während des Auslandsaufenthaltes Ihr könnt auch aus dem Ausland jederzeit mit dem International Office der Universität Bayreuth in Kontakt treten über outgoing-erasmus@uni-bayreuth.de oder per Telefon: Bitte beachtet aber, daß wir aus Kapazitätsgründen keine Eingangsbestätigungen über erhaltene Unterlagen versenden und Fragen nach der Vollständigkeit Eurer Unterlagen nicht beantworten können. Wenn Ihr sichergehen wollt, verwendet die automatische Lesebestätigungs-Funktion Eures -Providers und verschafft Euch selbst einen Überblick über die bereits eingereichten und noch einzureichenden Dokumente! 8. Wichtige Termine bis Abgabe der Unterlagen für die 1. Rate (WS) bis Abgabe der Unterlagen für die 1. Rate (SoSe) bis Anträge auf Verlängerung des Auslandsaufenthaltes outgoing-erasmus@uni-bayreuth.de 4

5 bis (nur SoSe!), sonst 4 Wochen nach Rückkehr! vollständige Unterlagen für die 2. Rate an folgende Adresse: Universität Bayreuth International Office Frau Dorothea Wischnat (Zi. 1.89) Universitätsstr Bayreuth Nach dem Auslandsaufenthalt 2. OLS-Online-Sprachtest sowie EU-LLP-survey (beide werden direkt per von der EU angefordert!) Bitte ggfs. auch im Spamordner nachschauen! Alle Unterlagen können unter ERASMUS - Studium SMS jederzeit von der Homepage des International Office heruntergeladen werden: 9. Anmerkung zum Auslands-BAföG: Eine Förderung des Auslandsaufenthaltes durch Auslands-BAföG kann auch dann möglich sein, wenn kein Anspruch auf Inlands-BAföG besteht. Grundsätzlich bleiben 300 pro Monat an ERASMUS- oder sonstigen Stipendien auf die Höhe des BAföGs anrechnungsfrei. Darüber hinausgehende Zahlungen werden als Einkommen angerechnet. Genauere Infos hierzu erteilen die entsprechenden BAföG-Behörden, die in ihrer Zuständigkeit vom Zielland des Studienaufenthaltes abhängig sind: 5