FIT & PROPER IN DEN AUFSICHTSRAT: DIE EIGNUNGS BESTÄTIGUNG DURCH DEN BETRIEBSRAT VON WALTER GAGAWCZUK

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1 IFAM Finance INSTITUT FÜR AUFSICHTSRAT-MITBESTIMMUNG Nr 2 September 2015 FIT & PROPER IN DEN AUFSICHTSRAT: DIE EIGNUNGS BESTÄTIGUNG DURCH DEN BETRIEBSRAT VON WALTER GAGAWCZUK Mag Walter Gagawzcuk ist in der Abteilung Sozialpolitik der AK Wien beschäftigt. Wie im IFAM Info Finance vom Februar 2015 berichtet, sieht das Bankwesengesetz vor, dass ab 2014 neu entsendete Aufsichtsratsmitglieder der Finanzmarktaufsicht (FMA) zu melden sind. Bei ArbeitnehmervertreterInnen hat in diesem Zusammenhang das entsendende Organ die fachliche Eignung zu bestätigen. Hierfür ist ein Beschluss erforderlich. Entsendendes Organ ist der Betriebsrat, der Betriebsausschuss oder der Zentralbetriebsrat. Näheres dazu findet sich in der Aufsichtsratsverordnung. Im Folgenden wird der Einfachheit halber von der Entsendung durch den Betriebsrat ausgegangen. Die formalen Voraussetzungen für den Betriebsratsbeschluss Näheres über die Beschlussfassung im Betriebsrat regelt 68 ArbVG und 14 der Betriebsratsgeschäftsordnung. Da keine besonderen Beschlusserfordernisse bestehen, genügt die einfache Mehrheit der Stimmen bei Anwesenheit von mindestens der Hälfte der Mitglieder des Betriebsrats. Wesentlich ist, dass alle Mitglieder nachweislich rechtzeitig von der Sitzung verständigt wurden bzw. anwesend sind. Mit der Verständigung ist auch die Tagesordnung bekanntzugeben. Über die Sitzung ist eine Niederschrift (Sitzungsprotokoll) zu führen, die von allen anwesenden Betriebsratsmitgliedern zu unterfertigen ist. Welche Unterlagen sollten bei der Beschlussfassung vorliegen? Das Fit & Proper Rundschreiben der FMA vom November 2014 listet jene Unterlagen auf, die für die Anzeige an die FMA erforderlich sind (siehe nächster Beitrag). Sinnvollerweise sollten diese Unterlagen wie etwa Lebenslauf und Strafregisterauszug dem Beschluss des Betriebsrats zu Grunde liegen. Damit haben die Betriebsratsmitglieder eine gute Basis um die Eignung zu überprüfen bzw. zu beurteilen, welche weiteren einschlägigen Ausbildungen noch besucht werden sollten. Besonders interessant ist in diesem Zusammenhang Punkt der FMA-Auflistung (siehe nächster Beitrag), wo nähere Informationen zu bisherigen beruflichen Erfahrung angeführt werden. Ergeben sich dazu noch offene Fragen, wie etwa die bereits erfolgte Teilnahme an einschlägigen Schulungen, so sollte dies im Rahmen der Betriebsratssitzung erörtert und gegebenenfalls protokollarisch festgehalten werden. Die Beschlussfassung durch den Betriebsrat und Weiterbildungsmaßnahmen Niemand, der völlig neu in den Aufsichtsrat nominiert à

2 wird, ist zu diesem Zeitpunkt bereits Aufsichtratsprofi in Theorie und Praxis. Besonderes Augenmerk wird daher auf Weiterbildungsmaßnahmen gelegt werden müssen: Welche wurden bisher besucht? Welche sollten noch absolviert werden? Welche sollten möglichst bald, also innerhalb der nächsten Monate, besucht werden? Ratsam wäre es, dass der Betriebsrat einmal im Jahr (z.b. jeweils in der ersten Sitzung im neuen Kalenderjahr) das Thema Weiterbildungsmaßnahmen für Aufsichtsratsmitglieder auf die Tagesordnung setzt. Ratsam wäre es außerdem, Kopien der jeweiligen Teilnahmebestätigungen im Betriebsratsbüro abzulegen. Nach der Sitzung des Betriebsrats Liegt der Beschluss des Betriebsrats vor, so kann die Bestätigung der fachlichen Eignung gegenüber der FMA erfolgen. Die Bestätigung selbst erfordert nicht die Unterschrift aller Betriebsratsmitglieder. Diese kann der oder die Vorsitzende als VertreterIn des Betriebsrats unterschreiben. Untenstehend finden Sie eine Muster-Bestätigung, die zudem im Internet auf der GPA-djp Homepage oder der IFAM-Homepage downloadbar ist. Bestätigung der Eignung eines Aufsichtsratsmitglieds im Rahmen der Anzeige gemäß 73 Abs 1 Z 8 Bankwesengesetz Der Betriebsrat (Betriebsausschuss, Zentralbetriebsrat) der XY Bank AG bestätigt gemäß Punkt (68) des Rundschreibens der Finanzmarkt aufsicht zur Eignungsprüfung von Geschäftsleitern, Aufsichtsrats mitgliedern und Inhabern von Schlüsselfunktionen (Fit & Proper Rundschreiben) vom November 2014 die Eignung von Frau/Herrn Andrea/s Musterperson, geb. am nach Prüfung der erforderlichen Voraussetzungen. Datum Unterschriftenformel (= Unterschrift des Vorsitzenden/ der Vor sitzenden des Betriebsrats bzw Betriebs ausschusses bzw des Zentralbetriebsrats sowie Namen in Maschinenschrift) 2

3 NEU IM AUFSICHTSRAT: ERFORDERLICHE UNTERLAGEN FÜR DIE FMA-ANZEIGE ÜBERNOMMEN AUS: FIT & PROPER RUNDSCHREIBEN DER FMA, ANHANG 1, NOVEMBER 2014 Anzeigen über die Änderung in der Person der Geschäftsleiter ( 73 Abs. 1 Z 3 BWG), des Aufsichtsratsvorsitzenden 28a Abs. 4 BWG) oder eines Aufsichtsratsmitglieds ( 73 Abs. 1 Z 8 BWG) von Kreditinstituten bzw. (gemischten) Finanzholdinggesellschaften sind folgende Informationen/Unterlagen beizufügen (vgl. die entsprechenden Angaben auf der Incoming Plattform): 1. Name der zu bestellenden Person 2. Angabe der Zeitpunkte des Bestellungs- bzw. Abberufungsbeschlusses und des Beginns bzw. des Endes der Tätigkeit; 3. Lebenslauf mit folgenden Angaben: 3.1. Geburtsort und Geburtsdatum 3.2. Anschrift 3.3. Staatsangehörigkeit 3.4. ausführliche Beschreibung der allgemeinen und beruflichen Bildung 3.5. berufliche Erfahrung mit Angabe aller Organisationen, für die die Person tätig war, sowie der Art und Dauer der übernommenen Aufgaben unter besonderer Berücksichtigung von Tätigkeiten, die in den Aufgabenbereich der zu besetzenden Position fallen. Bei Positionen, die die Person in den letzten 10 Jahren innegehabt hat, sollte die Person bei der Beschreibung der Tätigkeit Angaben zu den ihr übertragenen Befugnissen, den internen Entscheidungsbefugnissen und den von ihr kontrollierten Geschäftsbereichen machen, darunter die Zahl der Beschäftigten. Wurden ehrenamtliche Tätigkeiten übernommen, darunter auch die Vertretung des Leitungsorgans, sollten diese im Lebenslauf angeführt werden falls verfügbar, Bescheinigungen der Arbeitgeber für mindestens die letzten drei Jahre. 4. eidesstattliche Erklärung der betreffenden Person und Kenntnisnahme des Instituts, dass hinsichtlich der betreffenden Person die Voraussetzungen - bei Aufsichtsratsvorsitzenden: Voraussetzungen des 28a Abs. 1, Abs. 3 Z 1, 2, 4 und Abs. 5 Z 5 BWG - bei Aufsichtsratsmitgliedern: Voraussetzungen des 28a Abs. 5 Z 1, 2, 4 und 5 BWG erfüllt sind, insbesondere: 4.1. kein Ausschließungsgrund im Sinne des 13 Abs. 1 STAND NOVEMBER 2014 Rundschreiben zur Eignungsprüfung von Geschäftsleitern, Aufsichtsratsmitgliedern und Inhabern von Schlüsselfunktionen (Fit & Proper Rundschreiben) bis 3, 5 und 6 GewO 1994 idgf besteht; 4.2. geordnete wirtschaftliche Verhältnisse vorliegen 4.3. keine Tatsachen vorliegen, aus denen sich Zweifel an der persönlichen, für den Betrieb von Bankgeschäften erforderlichen Zuverlässigkeit, Aufrichtigkeit und Unvoreingenommenheit ergeben; 4.4. kein Konkursverfahren über das Vermögen der betreffenden Person bzw. eines anderen Rechtsträgers als einer natürlichen Person, auf deren Geschäfte der betreffenden Person maßgebender Einfluss zusteht oder zugestanden ist, eröffnet wurde oder ein im Rahmen des Konkursverfahrens allenfalls abgeschlossener Sanierungsplan nicht erfüllt wurde, und dassauch keine damit vergleichbaren Tatbestände im Ausland verwirklicht wurden; 4.5. weder finanzielle (z.b. Darlehen oder Beteiligungen) noch nicht-finanzielle Interessen oder Beziehungen (z.b. Angehörigkeitsverhältnisse im Sinne von 72 StGB zu Mitgliedern der Geschäftsleitung, à 3

4 des Aufsichtsorgans oder zu Inhabern von Schlüsselfunktionen des anzeigenden Instituts) bestehen, die eine sorgfältige und ordnungsgemäße Wahrnehmung der Leitungsfunktion bzw. Aufsichtsfunktion beeinträchtigen und Zweifel an der erforderlichen finanziellen Solidität, wirtschaftlichen Unabhängigkeit und persönlichen Zuverlässigkeit begründen können (falls die vorstehende Erklärung nicht uneingeschränkt abgegeben werden kann, sind konkrete Angaben zu den bestehenden finanziellen und nicht-finanziellen Interessen oder Beziehungen zu machen); 4.6. bei Aufsichtsratsvorsitzenden und deren Stellvertretern: innerhalb der letzten zwei Jahre vor seiner Wahl zum Vorsitzenden des Aufsichtsrates bzw. zum Aufsichtsratsvorsitzendenstellvertreter des anzeigenden Instituts nicht zum Geschäftsleiter desselben Unternehmens bestellt war; 4.7. ausreichend zeitliche Ressourcen vorliegen und aufgewendet werden, um die mit der Leitungsfunktion bzw. Aufsichtsfunktion verbundenen Aufgaben im anzeigenden Institut ordnungsgemäß und mit der erforderlichen Sorgfalt wahrzunehmen; Kreditinstitute von erheblicher Bedeutung (zusätzlich): - Offenlegung sämtlicher von der betreffenden Person aktuell wahrgenommenen Tätigkeiten in geschäftsführender Position und/oder als Mitglied eines Aufsichtsrates (in Form eines Organigramms); und - gegebenenfalls plausible Darlegung, weshalb ein Privileg und/oder eine Ausnahme vorliegt oder Bestandschutz gegeben ist 5. bei Personen, die nicht österreichischer Staatsbürger sind: Bestätigung der Bankenaufsicht des Heimatlandes bzw. (subsidiär) eines anderen Staates, in dem die betreffende Person bereits innerhalb des Finanzsektors tätig ist oder war über das Fehlen der unter 4.1. genannten Ausschließungsgründen (kann eine solche Bestätigung nicht erlangt werden, so hat die betreffende Person dies glaubhaft zu machen, das Fehlen der Ausschließungsgründe zu bescheinigen und jedenfalls eine diesbezügliche Erklärung abzugeben); 6. aktueller Strafregisterauszug, der nicht älter als sechs Monate ist (bei ausländischen Staatsbürgern, die ihren ständigen Wohnsitz nicht in Österreich haben, ist ein entsprechendes Dokument ihres Heimatstaates bzw. eine Bestätigung des Heimatstaates darüber, dass keine vergleichbaren Dokumente ausgestellt werden, zu erbringen); 7. neues Organigramm; 8. Bestätigung des anzeigenden Kreditinstituts, dass (institutsintern) eine positive Überprüfung der Eignung gemäß der besonderen vom KI für die Beurteilung der Eignung solcher Personen festgelegten internen Richtlinien und Verfahren durchgeführt wurde (= Bestätigung der bankinternen Eignungsüberprüfung). Angaben für GeschäftsleiterInnen werden in dieser Auflistung der Einfachkeit halber nicht berücksichtigt. WEITERBILDUNG UND PROFESSIONALISIERUNG: MITBESTIMMUNGSOFFENSIVE JETZT! VON CHRISTINA WIESER, AK WIEN Was kommt da auf mich zu? Soll ich mir das wirklich antun? Bin ich dafür qualifiziert? Fragen, die vor dem Schritt in den Aufsichtsrat eine immer größere Rolle spielen. Unbestritten ist, dass sich die Anforderungen an Aufsichtsratsmitglieder in Kreditinstituten deutlich erhöht haben. Zuletzt brachte die Etablierung des Fit & Proper Prozesses einen zusätzlichen Qualifizierungs-, Weiterbildungs- und Professionalisierungsschub für den Aufsichtsrat mit sich. Mag a Christina Wieser ist Referentin in der Abteilung Betriebswirtschaft der AK Wien Die Anforderungen sind untrennbar mit Größe, Struktur und strategischer Ausrichtung des zu beaufsichtigenden Kreditinstituts verbunden. Zusätzliche Erfordernisse ergeben sich außerdem mit der Funktion im Gremium z.b. Mitarbeit im Prüfungsausschuss. Zur Orientierung hat die FMA ein Profil mit elementaren Qualifizierungsanforderungen erstellt. Das Fünf-Punkte-Anforderungsprofil der FMA Konkret macht die FMA das fachspezifische Wissen für einfache Aufsichtsratsmitglieder an fünf Themenfeldern fest. Für Aufsichtsratsmitglieder empfiehlt es sich, entlang 4

5 dieser den erforderlichen Qualifizierungsbedarf zu erheben. In Gesprächen mit BetriebsrätInnen und in Kooperation mit der GPA-djp hat IFAM versucht, punktuell Weiterbildungsangebote zu erstellen. Dies ist mittlerweile für die meisten Anforderungen gelungen, wird laufend aktualisiert und adaptiert: (1) Know your structure -Grundsatz: d.h. Kenntnis der Struktur des Instituts und der Kreditinstitutsgruppe bzw. des Kreditinstitute-Verbunds sowie des institutsbezogenen Sicherungssystems (ISS), dem das jeweilige Institut (allenfalls) angehört; Tipp: Da es sich dabei überwiegend um unternehmensspezifische bzw. sektorbezogene Informationen wie etwa Geschäftsbereiche, Genossenschaftsrecht oder Konzernstrukturen handelt, ist in diesem Punkt primär das Kreditinstitut bzw. der jeweilige Kreditsektor gefragt, Aufsichtsratsmitglieder zu informieren bzw. über Neuerungen auf dem Laufenden zu halten. Grundsätzlich empfiehlt es sich, das Weiterbildungsangebot des jeweiligen Einzelkreditinstituts bzw. des Sektors zu besuchen sowie auf mögliche Informationsdefizite aufmerksam zu machen. (2) Ausschusswesen des Aufsichtsrates: Art und Funktionsweise der gesetzlich vorgesehenen Ausschüsse (Nominierungs-, Vergütungs-, Risiko- und Prüfungsausschuss); Tipp: Hier bietet es sich beispielsweise an das zweitägige IFAM-Seminar Fit & Proper im Bankenaufsichtsrat zu besuchen. Neben juristischen und finanztechnischen Fragen werden insbesondere Neuerungen bei Corporate Governance Regelungen wie die angesprochenen Ausschüsse sowie deren inhaltlichen Schwerpunkte und Arbeitsweisen behandelt. (3) wesentliche Rechte und Pflichten der Geschäftsleitung bzw. des Aufsichtsrates; Tipp: Das nahezu gleichnamige IFAM Grundmodul 1 Rechte und Pflichten im Aufsichtsrat ist ein wichtiger Eckpfeiler für die Aufsichtsratsausbildung und richtet sich an BetriebsrätInnen aus allen Branchen. Damit besteht in diesem viertägigen Seminar die Möglichkeit zum breiten Erfahrungsaustausch mit AufsichtsrätInnen aus anderen Sektoren wie Industrie, Handel oder Dienstleistungen. (4) Kenntnis und Verständnis der im Hinblick auf die Funktion eines Aufsichtsorgans besonders relevanten gesellschafts- und aufsichtsrechtlichen Normen (z.b. betreffend Großkredite, Organgeschäfte und sonstige Geschäfte, welche der Zustimmung des Aufsichtsrates bedürfen); Tipp: Neben dem Ausschusswesen deckt das IFAM-Seminar Fit & Proper im Bankenaufsichtsrat vor allem die zentralen gesellschafts- und aufsichtsrechtlichen Normen für Aufsichtsratsmitglieder in Kreditinstituten ab. Außerdem gibt es die Gelegenheit, die erworbene Fitness anhand eines freiwilligen Fit & Proper-Selbsttests zu überprüfen. (5) Zusammenspiel von Aufsichtsrat, Interner Revision und Bankprüfer oder von Aufsichtsrat, Fondsverwaltung und Risikomanagement Tipp: Das Zusammenspiel der Organe ist zum einen immer wieder in den drei IFAM Grundmodulen Thema und wird zum anderen im Fit & Proper im Bankenaufsichtsrat behandelt. Grundsätzliche Fragen zur Abschlussprüfung können zudem im Seminar Aufsichtsrat meets AbschlussprüferIn gestellt werden. Im Workshop Bankbilanz und Bankprüfer werden die Elemente der Abschlussprüfung mit den Spezifika der Bankprüfung ergänzt. Zum ersten Mal wird 2016 das Seminar Risikomanagement in Banken angeboten, das insbesondere auf Anregung von BetriebsrätInnen entwickelt wurde. Pionierarbeit mit Profil Durch die Anforderungen der FMA werden Aufsichtsratsmitglieder in Banken zu Pionieren einer Unternehmensüberwachung, die gezielt nach AufsichtsrätInnen mit ausreichend Zeit, einem hohen Sorgfaltsmaßstab und festgelegten Qualifikationen sucht. Herausforderungen, die es gleichermaßen für Kapital- und ArbeitnehmerInnenseite zu meistern gilt. Den BetriebsrätInnen könnte es im Zuge dieses Fit & Proper Prozess gelingen, ihr Profil im Aufsichtsrat weiter zu schärfen. Eine zunehmende Professionalisierung bereichert die kollektive Gremiumsarbeit und hat Vorbildwirkung für die Unternehmensaufsicht in anderen Branchen. Wie sagte der ehemalige deutsche Bundespräsident Johannes Rau? Mitbestimmung ist ein ganz wesentlicher Beitrag zur Zivilisierung des Kapitalismus. Professionelle Mitbestimmung im Aufsichtsrat umso mehr. IFAM AUSKÜNFTE Inhaltliche Fragen: Christina Wieser christina.wieser@akwien.at oder 01/ IFAM-Anmeldung Nicole Appinger, ÖGB-Bildungsreferat bildung@oegb.at oder 01/ Die Seminartermine für das Jahr 2016 werden ab Mitte Oktober 2015 im VÖGB-Kursprogramm veröffentlicht. Download: 5

6 INDIVIDUELLES PRÜFUNGSTRAINING FÜR FMA-HEARING: ORGANISIERT VON GPA-DJP UND IFAM VON HELGA FICHTINGER, GPA-DJP Fit & Proper Rundschreiben FMA, Pkt 2.1. (16) Fachliche Qualifikation (insbesondere theoretische Kenntnisse) und nötige Erfahrung der Geschäftsleiter und Aufsichtsräte werden von der FMA nach einer ersten Einschätzung anhand des vorgelegten Lebenslaufes und allfälliger weiterer Unterlagen (wie Aus- und Fortbildungsnachweisen) in der Regel im Rahmen eines persönlichen Hearings, dem (fachlich praxisbezogenen) Fit&Proper Test, beurteilt. Die im FMA-Rundschreiben erläuterten Anforderungen (inklusive Hearing) gelten sowohl für KapitalvertreterInnen als auch für ArbeitnehmervertreterInnen in Aufsichtsräten von Kreditinstituten. Sollte ein Aufsichtsratsmitglied der ArbeitnehmerInnenvertretung zum FMA-Hearing geladen werden, dann bieten GPA-djp und IFAM rasche, individuelle Unterstützung für die KandidatInnen an: Bei Einladung zum FMA-Hearing à Individuelles Prüfungstraining vereinbaren Zur Vorbereitung auf das FMA-Hearing können KandidatInnen über das laufende Kursangebot hinaus einen individuellen Fit & Proper Intensivkurs besuchen. In diesem Training soll sowohl das bankenaufsichtsrechtliche Wissen vertieft werden als auch ein Coaching hinsichtlich der FMA Prüfungspraxis erfolgen. Und: Es gibt die Möglichkeit, die erworbene Fitness anhand einer simulierten Fit & Proper Prüfung zu testen. Geplant sind zwei Module zu je vier Stunden, die inhaltlich wie folgt aussehen könnten (individuell adaptierbar): Modul 1: Stoffabgrenzung Fit & Proper Tests: Erfahrungsaustausch und Rahmenbedingungen zentrale Bestimmungen des Bankenaufsichtsrechts wesentliche Ordnungsnormen der CRR sonstige relevante Spezialgesetze Modul 2: Fragentraining FMA Fragenliste zu BWG, CRR und sonstigen Nebengesetzen Praxistipps für die Prüfung optional: Simuliertes Fit & Proper Hearing In 2 x 4 zum FMA-Hearing Die KandidatInnen werden bei der Vorbereitung von WirtschaftsprüferInnen und ExpertInnen aus Gewerkschaften und Arbeiterkammern unterstützt. Basierend auf den jeweiligen Vorkenntnissen sowie der bereits erworbenen Praxis im Unternehmen wird ein individuelles Programm zusammengestellt. Melden Sie sich möglichst zeitnah nach dem Erhalt der FMA-Einladung, um Ihre optimale Vorbereitung gewährleisten zu können: Kontakt: Helga Fichtinger (helga.fichtinger@gpa-djp oder ) Termin: nach Vereinbarung und in Kooperation mit WirtschaftsprüferInnen, ExpertInnen aus Gewerkschaften und Arbeiterkammern Kosten: 28a Abs. 6 BWG sieht vor: Das Kreditinstitut hat über angemessene personelle und finanzielle Ressourcen zu verfügen, um die Einschulung der Geschäftsleiter und Mitglieder des Aufsichtsrates oder des sonst nach Gesetz oder Satzung zuständigen Aufsichtsorgans in ihr Amt zu erleichtern und deren laufende Schulung sicherzustellen. Daraus ist ableitbar, dass die Kosten für das Prüfungstraining das Unternehmen zu tragen hat. Für das Honorar von WirtschaftsprüferInnen ist mit Kosten von etwa 270 Euro pro Stunde zu rechnen. Herausgeber, Verleger, Medieninhaber: Bundeskammer für Arbeiter und Angestellte 1040 Wien, Prinz-Eugen-Straße Satz und Layout: Jakob Fielhauer Alle Fotos: AK Wien, Abteilung Betriebswirtschaft Verlags und Herstellungsort: Wien Offenlegung nach 25 Mediengesetz: siehe 6