Hinweis zu den angebotenen Unterlagen

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1 Hinweis zu den angebotenen Unterlagen Die auf den Webseiten angebotenen Unterlagen sollen die Beschaffer vor Ort im Bereich der nachhaltigen Beschaffung unterstützen. Die Unterlagen wurden nach bestem Wissen und Gewissen erstellt. Es handelt sich hierbei um ein frei bleibendes und unverbindliches Angebot. Daher sind Haftungsansprüche, welche sich auf Schäden materieller oder ideeller Art beziehen, die durch die Nutzung oder Nichtnutzung der dargebotenen Unterlagen bzw. durch die Nutzung fehlerhafter und unvollständiger Informationen verursacht wurden, ausgeschlossen, sofern seitens des Autors und/oder Veröffentlichers kein nachweislich vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verschulden vorliegt. Der Autor behält es sich ausdrücklich vor, Teile der Unterlagen oder das gesamte Angebot ohne gesonderte Ankündigung zu verändern, zu ergänzen, zu löschen oder die Veröffentlichung zeitweise oder endgültig einzustellen. Für jeden Beschaffungsfall ist eine individuelle Betrachtung des jeweiligen Sachverhalts notwendig, die eine Anpassung der Unterlagen erforderlich machen kann Dokumenttitel: MFG_Bemerkungen des LSKN Dokumentenart: Handlungshilfe Herausgeber: Niedersachsen Organisationseinheit: LSKN, FG Einkauf und Vertragsmanagement - Bundesland: Niedersachen Einstelldatum: Verschlagwortung: Multifunktionsgerät Bemerkungen Positivbeispiel Produktgruppe: Multifunktionsgeräte inkl Kopierer Vergabeart: EU-Vergabe Nachhaltigkeitsaspekte: Sozial, Ökologisch, Ökonomisch, Innovativ National: nein Priorisiert: nein Dateiname: MFG_Bemerkungen des LSKN.pdf Dateigröße: 95,59 KB Dateityp: application/pdf Dokument ist barrierefrei/barrierearm: nein

2 Bemerkungen zur Ausschreibung einer Rahmenvereinbarung für die Miete von Multifunktionsgeräten für das Land Niedersachsen, vertreten durch den Landesbetrieb für Statistik und Kommunikationstechnologie Niedersachsen (LSKN) Ausschreibungsnummer: Status: Gesamtseitenzahl: 12

3 Inhaltsverzeichnis Bemerkungen des LSKN Vergabeverfahren Verwendung von nationalen Prüfzeichen Variante: Kauf von Multifunktionsgeräten Verbrauchskosten Rechte bei Mängeln (Garantie) Tinten- und Tonerreichweite Ausgangslage Testmethoden zur Ermittlung der Tinten- und Tonerreichweite Festlegung einer entsprechenden Testmethode Entscheidung Weiterführende Informationen Materialeigenschaften Toner und Tinten

4 Bemerkungen des LSKN 1 Vergabeverfahren Die o. g. Ausschreibung wurde am als Offenes Verfahren veröffentlicht und insgesamt erfolgreich (rügelos) durchgeführt. Die Zuschlagserteilung fand am statt. 2 Verwendung von nationalen Prüfzeichen Im Rahmen einer europaweiten Ausschreibung oberhalb der Schwellenwerte ist es dem Auftraggeber untersagt, nationale Umweltzeichen als Ausschlusskriterien zu definieren. Durch die Definition von nationalen Prüfzeichen als Ausschlusskriterium (K.O.-Kriterium) wird der Kreis der Anbieter unzulässig auf Hersteller/Anbieter aus dem eigenen Land beschränkt. Der Blaue Engel ist beispielsweise ein nationales Umweltzeichen. Daher hat der LSKN die Anforderungen des Blauen Engels (RAL-UZ-122, jetzt RAL-UZ-171) als Bewertungskriterium im Leistungsverzeichnis definiert (siehe Referenz 14.1). Kriterien sollten bei einer europaweiten Ausschreibung oberhalb der Schwellenwerte grundsätzlich immer so gewählt werden, dass sie Bietern aus anderen Mitgliedsstaaten die gleiche Chance bieten, ein Angebot abzugeben (vgl. Diskriminierungsverbot gemäß 2 EG Abs. 1 S. 2 VOL/A). Es ist dem Auftraggeber untersagt, in der Leistungsbeschreibung lediglich ein bestimmtes Umweltzeichen zu verlangen. Die Umweltzeichen bzw. die darin definierten Umwelteigenschaften müssen geeignet, wissenschaftlich begründet, transparent erarbeitet und allgemein zugänglich sein. Diese Vorgaben sollen verhindern, dass Bieter diskriminiert werden, indem beispielsweise ein nationales Umweltzeichen (z. B. Blauer Engel) bevorzugt an Hersteller aus dem eigenen Land vergeben wird. Der Auftraggeber hat auf die Voraussetzungen für die Erlangung bzw. die Erteilung eines Umweltzeichens im Rahmen der Leistungsbeschreibung zurückzugreifen. 8 EG Abs. 5 VOL/A besagt, dass die in Umweltzeichen definierten Spezifikationen verwendet werden dürfen. Nicht ausreichend ist daher, pauschal auf die Anforderungen des jeweiligen Umweltzeichens zu verweisen und es dem Bieter selbst zu überlassen, herauszufinden, welches die Spezifikationen im Einzelnen sind. 3

5 3 Variante: Kauf von Multifunktionsgeräten Neben dem Systemgesamtpreis und den Energiekosten sind die Preise für Verbrauchskosten zu ermitteln. Daher hier folgende Formulierung als Empfehlung für die Vergabeunterlagen: 3.1 Verbrauchskosten Die Vergabestelle wird die Preise für Tinte und Toner selbst ermitteln, um die größtmögliche Transparenz und Chancengleichheit aller Bieter zu gewährleisten. Dazu werden nach der Angebotsöffnung für alle angebotenen Modelle bei drei von der Vergabestelle gewählten Firmen tagesaktuelle Marktpreise eingeholt. Hierfür werden die in der Leistungsbeschreibung zwingend anzugebenden Bestellnummern der Originaltinten und -toner verwendet. Aus den eingeholten Marktpreisen wird ein Mittelwert gebildet und bei der folgenden Berechnung eingesetzt. Die Verbrauchskosten für Farb -Geräte werden wie folgt ermittelt: P V = 0,7 x P V - s/w + 0,3 x P V Farbe Die Energiekosten für S/W -Geräte werden wie folgt ermittelt: P V = P V - s/w P V S/W : Verbrauchskosten des Gerätes über eine Laufzeit von 5 Jahren bei Schwarzweißdruck P V Farbe : Verbrauchskosten des Gerätes über eine Laufzeit von 5 Jahren bei Farbdruck P V S/W = P V Farbe = P K P S P P K S A G A K A G P K : P S : A K : A G : Preis pro Kartusche Seitenanzahl pro Kartusche Anzahl der Kartuschen Gesamtvolumen über eine Laufzeit von 5 Jahren gem. Klasseneinteilung 4

6 3.2 Rechte bei Mängeln (Garantie) Es ist eine Garantie anzubieten. Die Garantie muss folgende Mindestvoraussetzungen erfüllen: Die Garantie umfasst auch die gesetzlichen kaufrechtlichen Mängelansprüche für Sach- und Rechtsmängel nach BGB, die nach Gefahrübergang innerhalb des Garantiezeitraumes aufgrund von Mängeln entstehen. Unerhebliche Mängel werden wie erhebliche Mängel behandelt. Zeigt sich innerhalb der Garantiezeit nach Gefahrübergang ein Sach- oder Rechtsmangel, so wird vermutet, dass ein Garantiefall vorliegt, es sei denn, diese Vermutung ist mit der Art der Sache oder des Mangels unvereinbar. Die Garantiefrist beginnt mit der Ablieferung der Geräte am vereinbarten Einsatzort. Garantiert wird die ordnungsgemäße Funktion der Geräte gemäß den vertraglichen Vereinbarungen bei bestimmungsgemäßen Gebrauch. Die Garantie ist unabhängig von Wartungs- und Pflegeleistungen außerhalb dieser vertraglichen Vereinbarungen. Der Garantieanspruch kann vom LSKN auf andere bezugsberechtigte Stellen übertragen werden. Die gesetzlichen Mängelansprüche und sonstigen gesetzlichen Ansprüche bleiben von den Garantieregelungen unberührt und werden durch die Garantie nicht eingeschränkt. Folgende Garantiezeiträume sind anzubieten: 36 Monate, 48 Monate und 60 Monate (jeweils Vor-Ort- Service 1 ). Für jedes angebotene Gerät sind die drei Garantiezeiträume entsprechend dem Preisblatt anzubieten. Die Garantie umfasst auch Verschleißteile. Als Verschleißteile werden alle Teile definiert, die im Folgenden nicht als Verbrauchsmaterialien aufgeführt sind (z.b. Fixiereinheit, Trommel, Trommelkit, Walzeneinheit, Transfereinheit, Resttonerbehälter, Transportband u.a). Die Verschleißteile werden vom Auftraggeber eingebaut. Verbrauchsmaterialien werden nicht von der Garantie umfasst. Als Verbrauchsmaterialien werden Tinte, Toner und Papier abschließend definiert. Sonderregelung bei Tinte: Bei einem Druckkopfwechsel müssen neue Patronen kostenfrei geliefert werden, sofern die in dem Gerät befindlichen Patronen nicht mehr verwendet werden können. 1 Vor-Ort-Service: Die Fehlerbehebung erfolgt an dem aktuellen Standort des Gerätes. 5

7 Ist der Toner mit der Trommel in einer Einheit verbaut, dann ist die Einheit ein Verbrauchsmaterial. Die Verwendbarkeit von Verbrauchsmaterialien von Drittanbieter, die den jeweiligen DIN-Normen (z.b. DIN und ) entsprechen, muss möglich sein, ohne dass Garantieansprüche oder gesetzliche Mängelansprüche eingeschränkt werden. 6

8 3.3 Tinten- und Tonerreichweite Ausgangslage Bei der Auswertung der Angebote zur Ausschreibung über den Kauf von Druckern und Multifunktionsgeräten ist hinsichtlich der Feststellung des Preises der Geräte die Berücksichtigung der kompletten Lebenzykluskosten vorgesehen. So spielen neben dem Preis für die Hardware auch die Stromkosten und die Kosten für das Verbrauchsmaterial eine Rolle. Für die Ermittlung der Verbrauchskosten wurde in den Vergabeunterlagen folgende Anforderung definiert, die vom Bieter zu beantworten war: Max. Seitenzahl pro größte lieferbare Originalkartusche (bei 5 % Seitendeckung) Auf Basis dieser Angaben wurden dann die Verbrauchkosten des entsprechenden Gerätes ermittelt Testmethoden zur Ermittlung der Tinten- und Tonerreichweite Die unter aufgeführte Methode wird in Hinblick auf eine Vergleichbarkeit der Angebote als kritisch angesehen. Mit der unter beschriebenen Anforderung der definierten maximalen Seitenanzahl auf Basis auf irgendein fünf-prozent-dokument wird keine genaue Methode definiert, welche Regelungen für diesen Druck eingehalten werden müssen. So besteht die Möglichkeit, dass sich Druckerhersteller (unter Druckerchannel wird hier insbesondere die Firma Lexmark explizit genannt) positive Werte erschleichen, indem sie im völlig praxisfremden "Draft"-Modus messen (Schnelldruckmodus mit wenig Tinten- oder Tonerauftrag). 2 Das ergibt dann natürlich entsprechend hohe Reichweitenangaben, die entsprechend unrealistisch sind und somit entsprechend geringere Kosten bei den Verbrauchskosten verursachen. Es entstehen folglich verzerrte Ergebnisse Dr.-Grauert-Brief Um die verzerrten Messergebnisse wie zuvor beschrieben zu umgehen, wurde eine entsprechende Norm für den Druck eines 5%-Dokuments gesucht. 3 Eine mögliche Lösung hierzu könnte der Dr.- Grauert-Brief sein. Der Dr.-Grauert-Brief ist eine Prüfvorlage aus der Norm ISO/IEC und wurde 1975 entwickelt. Die Norm liegt auch als DIN-Norm DIN ISO/IEC vor. Der Brief besteht aus etwa 1450 Anschlägen einer 10 CPI großen Schrift, vergleichbar etwa mit der Schriftart Courier in 12 pt. Der Brief stellt einen Geschäftsbrief dar, wie er in den 1970er Jahren typisch war. Die zugehörige Norm soll es ermöglichen, die Druckleistung von Druckern der Klassen 1 und 2 einfach und schnell zu vergleichen. Zu den Druckern der Klassen 1 und 2 gehören Typenraddrucker, Nadeldrucker, Tintenstrahldrucker und Thermodrucker. Laserdrucker gehören zu den Druckerklassen 3 und 4. Diese Norm ist daher zum Vergleich der Druckleistung von Laserdruckern nicht geeignet. Eine Anwendung für diese Druckerklassen ist nicht geeignet, da die Prüfvorlage Dr.-Grauert-Brief eine Deckungsgrad von nur 2,8 Prozent aufweist. Wird 2 Vgl. 3 Vgl. 7

9 die Kapazität von Tonermodulen nach dieser Vorlage angegeben oder mit dieser Vorlage getestet, entstehen Kapazitäten, die um das 1,8-fache höher liegen, als bei Kapazitätsangaben, die mit einer Flächendeckung von fünf Prozent ermittelt wurden, was der Praxis näher käme. Diese Problematik könnte aber innerhalb der Berechnung der Verbrauchskosten mit einem entsprechenden Faktor berücksichtigt werden. Das größere Problem bei dieser Prüfmethode liegt darin, dass hier lediglich der Schwarzweißdruck berücksichtigt wird. Der Farbdruck würde somit nicht in die Bewertung eingehen ISO/IEC für S/W-Laser: Methode zur Bestimmung des Tonerverbrauchs von achromatischen ("farblos", da Schwarz nicht als Farbe gilt) elektrophotographischen Druckern und multifunktionalen Geräten, die Druckerkomponenten enthalten. 4 Diese Norm soll Transparenz beim Vergleich von Monochrom-Laserdruckern bieten. Dabei ist eine genaue Testmethodik vorgeschrieben, welche auf ein standardisiertes Dokument angewendet wird. Für Drucker oder multifunktionale Systeme mit Farbkartuschen oder Tintenpatronen ist diese Norm nicht anwendbar. Testkriterien (Auszug) Verwendung des Standard-Testdokuments Test mit mindestens drei gleichen Druckern und jeweils mindestens 3 Kartuschen Verwendung der Messwerte, welche in einem Konfidenzintervall (Vertrauensbereich) liegen. Ausreißer nach oben gehen also nicht in die Messung ein. Die Umgebungstemperatur muss bei 23.0º C (± 2º C) liegen. Über Materialien, welche keinen Toner verbrauchen, werden bei diesem Test keine Aussagen getroffen. Dies betrifft zum Beispiel Bildtrommeln, Resttonerbehälter oder Wartungskits. Die getroffene Aussage über die durchschnittliche Seitenreichweite lässt sich schwer auf andere Dokumente umrechnen. Der Vorlage selbst ist bewusst keine Seitendeckung hinterlegt (vermutet wird ein Deckungsgrad von rund 4,2 Prozent) ISO/IEC für Farblaser: Verfahren zur Kennzeichnung (Feststellung) der Ergiebigkeit von Tonermodulen von Farbdruckern und multifunktionalen Geräten, die Druckerkomponenten enthalten können sw_farb_und_tintendrucker 8

10 Für den Test kommt ein fünfseitiges Farbdokument (ISO/IEC 24712) zum Einsatz. Dieses Dokument findet man auch bei der Reichweitenmessung von Tintenpatronen. Die Vorlage weist einen Rand von mindestens 2 Zentimeter an jeder Seite auf und lässt sich für das A4- oder für das amerikanische Legal-Format verwenden. Testkriterien (Auszug) Verwendung des Standard-Testdokuments ISO/IEC Test mit mindestens drei gleichen Druckern und jeweils mindestens 3 Tonerkartuschen jeden Typs / jeder Farbe Verwendung der Messwerte, welche in einem Konfidenzintervall (Vertrauensbereich) liegen. Ausreißer nach oben gehen also nicht die Messung ein. Die ermittelten Reichweiten können einzeln als kontinuierliche oder zusammengefasst als durchschnittliche kombinierte Seitenleitung angegeben werden. Die Umgebungstemperatur muss bei 23.0º C (± 2º C) liegen ISO/IEC für Tintendrucker Verfahren zur Kennzeichnung (Feststellung) der Ergiebigkeit von Farbmodulen von Farbtintendruckern und multifunktionalen Geräten, die Druckerkomponenten enthalten können. 6 Für A4-Tintendrucker gibt es die Norm ISO/IEC (fünfseitiges Testdokument) und die dazugehörige Beschreibung ISO/IEC Sie ist nur für normale Tintendrucker und nicht für Foto- oder A3-Geräte geeignet. Es kommt ein fünfseitiges A4-Dokument (ISO/IEC 24712) zum Einsatz, dass mindestens zwei Zentimeter Rand hat. Es besteht aus relativ wenig Text, vielen Farbgrafiken und einigen Prüfmustern. Testkriterien (Auszug) Verwendung des Standard-Testdokuments ISO/IEC Die Norm schreibt mindestens drei Drucker vor, die bereits 25 Seiten gedruckt haben. Danach beginnt der Ausdruck des fünfseitigen Testdokuments mit drei Sätzen Tintenpatronen. Eine Patrone gilt als leer gedruckt, wenn die Testseiten verblassen oder der Drucker sie als leer 5 sw_farb_und_tintendrucker 6 sw_farb_und_tintendrucker 9

11 meldet. Aus den drei leer gedruckten Patronensätzen kann man dann ein arithmetisches Mittel errechnen. Die Umgebungstemperatur muss bei 23.0º C (± 2º C) liegen. Der Druck erfolgt auf normalem Kopierpapier ohne Veränderung im Treiber Festlegung einer entsprechenden Testmethode Das größte Problem bei der Feststellung der Toner- und Tintenreichweite liegt in der Vergleichbarkeit der verschiedenen Methoden, insbesondere zwischen den Angaben der bisherigen (5% Vorlagen) und der ISO-Vorlagen. So gibt Hersteller A an, dass ein Toner für x Seiten nach ISO/IEC reichen soll, Hersteller B sagt, dass der Toner für x Seiten nach ISO/IEC (5%) reichen soll, was dann falsch ist, weil das Dokument eine geringere Seitendeckung hat. Hersteller C lässt die Testmethode einfach weg. Obwohl die ISO / IEC-Norm bereits länger verfügbar ist, tun sich noch viele Hersteller schwer bei der entsprechenden Umsetzung Entscheidung Vorgehensweise 1 Formal gesehen wäre es wünschenswert, die Tinten- und Tonerreichweite in Bezug auf eine ISO / IEC-Norm innerhalb des Leistungsverzeichnisses abzufragen. Da diese Messmethode allerdings sehr aufwändig ist und die Hersteller sich noch schwer mit der Umsetzung tun, ist schwer abschätzbar, ob die entsprechenden Bieter hierzu eine Angabe liefern können. Aus Gründen der Vergleichbarkeit der Angebote muss durch den Bieter hierzu allerdings eine Angabe erfolgen (sofern eine entsprechende Bewertung stattfindet), damit er nicht von vornherein vom Vergabeverfahren ausgeschlossen wird Vorgehensweise 2 Eine weitere Möglichkeit wäre die Angabe des Dr.-Grauert-Brief, der allerdings nur für den Schwarzweissdruck und die Druckleistung von Druckern der Klassen 1 und 2 geeignet ist (siehe auch Beschreibung unter ) Vorgehensweise 3 Man behält die relativ offene Formulierung unter bei, mit der Gefahr, dass durch unterschiedliche Bewertung der Bieter hinsichtlich dieser Angabe das entsprechende Ergebnis der Verbrauchskosten entsprechend verfälscht werden könnte. 10

12 4 Weiterführende Informationen Nachfolgend sind weitere Umweltaspekte aufgeführt, die bisher noch nicht vom LSKN innerhalb einer aktuellen Ausschreibung berücksichtigt wurden, da die Überprüfung einen komplexen Aufwand7 erfordert. 4.1 Materialeigenschaften Halogenhaltige Polymere und chlor- oder bromorganische Verbindungen als Flammschutzmittel dürfen in Gehäusekunststoffen nicht verwendet werden. Diese Forderung geht über das ElektroG 8 zur Umsetzung der EU-Richtlinie zur Verwendungsbeschränkung gefährlicher Stoffe 9 hinaus. Stoffe, die nach der EU-Richtlinie 67/548/EWG mit bestimmten Gefährlichkeitsmerkmalen gemäß Anhang VI eingestuft sind, dürfen bei der Herstellung von Kunststoffen für die Gehäuse nicht verwendet werden: Krebserzeugende Stoffe der EU-Kategorien 1, 2 oder 3, Erbgutverändernde Stoffe der EU-Kategorien 1, 2 oder 3, Fortpflanzungsgefährdende Stoffe nach EU-Kategorie 1, 2 oder 3, sofern es sich nicht um prozessbedingte unvermeidbare Verunreinigungen handelt. Weitere Stoffverbote gemäß ElektroG müssen beachtet sein. Kunststoffteile mit einer Masse von mehr als 25 Gramm müssen gemäß ISO 11469:2000 dauerhaft gekennzeichnet sein. Kunststoffteile sollen sich recyceln lassen und dürfen nur in begründeten Fällen metallisiert sein. Batterien müssen den Anforderungen der aktuellen EU-Batterierichtlinie entsprechen. 7 Die Verordnung (EG) Nr. 1272/2008 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. Dezember 2008 über die Einstufung, Kennzeichnung und Verpackung von Stoffen und Gemischen, zur Änderung und Aufhebung der Richtlinien 67/548/EWG und 1999/45/EG und zur Änderung der Verordnung (EG) Nr. 1907/2006 umfasst 1355 Seiten. 8 Gesetz über das Inverkehrbringen, die Rücknahme und die umweltverträgliche Entsorgung von Elektro- und Elektronikgeräten, Bundesgesetzblatt 2005, Teil I Nr.17, Bonn 23.März Directive on the Restriction of the Use of Certain Hazardous Substances in Electrical and Electronic Equipment, Richtlinie 2002/95/EG zur Beschränkung der Verwendung bestimmter gefährlicher Stoffe in Elektro- und Elektronikgeräten (Amtsblatt der EU L 37, ). 11

13 4.2 Toner und Tinten Stoffe, die nach EU-Richtlinie 67/548/EWG mit bestimmten Gefährlichkeitsmerkmalen eingestuft sind, dürfen weder in Reinform noch als Bestandteil von Zubereitungen bei der Herstellung von Tonern und Tinten zugegeben werden: Krebserzeugende Stoffe der EU-Kategorien 1 und 2 und 3, zu kennzeichnen mit R 45, R 49, R 40; Erbgutverändernde Stoffe der EU-Kategorien 1, 2 und 3, zu kennzeichnen mit R 46, R 68; Fortpflanzungsgefährdende Stoffe nach EU-Kategorie 1, 2 oder 3, zu kennzeichnen mit R 60 bis R 63; Giftige oder sehr giftige Stoffe mit dem Gefährlichkeitsmerkmal T oder T+. In Tonern und Tinten dürfen keine Azo-Farbmittel eingesetzt werden, die krebserzeugende aromatische Amine freisetzen können, die in der Liste aromatischer Amine in der Richtlinie 2002/61/EG (bzw. TRGS 614) aufgelistet sind. Schwermetalle, insbesondere Quecksilber, Arsen, Blei und Cadmium und ihre Verbindungen sowie Nickel- und Chrom-VI-Verbindungen dürfen nicht als konstitutionelle Bestandteile in Tonern und Tinten enthalten sein. Nicht vermeidbare Verunreinigungen durch Schwermetalloxide wie Nickel- oder Kobaltoxid sind so gering wie möglich zu halten. 12