Schülerausweisdruck (Arbeitstitel) Beschreibung eines Gesamtsystems zum Ausdruck von Schülerausweisen auf Karten mit Foto

Transkript

1 Schülerausweisdruck (Arbeitstitel) Beschreibung eines Gesamtsystems zum Ausdruck von Schülerausweisen auf Karten mit Foto Malte Müller BBS I Emden admin@bbs1emden.de Rainer Friedrichs BBS I Emden 21. Februar

2 Inhaltsverzeichnis 1 Ist-Zustand 3 2 Ziel 3 3 Kosten- und Aufwandsabschätzung Karten-Ausdruck Arbeitsaufwand Betrachtung der Musterlösung in Hannover Mengengerüst Geräte Vorgehensweise Vorteile dieser Lösung Probleme und Nachteile dieser Lösung

3 3 KOSTEN- UND AUFWANDSABSCHÄTZUNG 1 Ist-Zustand Derzeit werden die Schülerausweise auf DIN A6 großen Papieren gedruckt. Diese Papiere werden von der Firma Amadeo fertig mit BBS I Logo und mehrfarbigem Hintergrund geliefert. Dazu wird ein von den SchülerInnen mitgebrachtes Foto eingeheftet. Ein fertiges Beispiel ist als Kopie unten in Anlage 1 zu sehen. Das originale Ausweismaterial findet sich in Anlage 2. Die Kosten pro Karte belaufen sich derzeit auf 54 Cent je Ausweis. 2 Ziel Die Schülerausweise sollen mitsamt dem Foto des Schülers ausgedruckt werden, wobei die Daten des Schülers aus der Datenbank BBS-Planung kommen. Zusätzlich sollen für die Lehrkräfte Klassenlisten mit dem Konterfei der Schüler gedruckt werden können. Es wäre aus diesem Grund wünschenswert, wenn die Ablichtungen in der Datenbank von BBS- Planung gespeichert würden. Außerdem soll die Bearbeitungszeit, die durch das Zusammensuchen der Materialien (Schülerfoto, Schülerdaten und Ausweispappe) gesenkt werden. 3 Kosten- und Aufwandsabschätzung 3.1 Karten-Ausdruck Die Schülerausweise können mit speziellen Druckern auf Plastikkarten gedruckt werden. Diese Karten sind stabil, wisch- und abriebsfest. Die Kosten betragen 50 Cent je Karte inklusive Verbrauchsmaterial, wenn auf das Leihgerät zurückgegriffen wird (Aussage des ESB, Herr Wienstroer). Die Anschaffungskosten für einen eigenen Drucker liegen bei 1000, bis 2000, Euro, abhängig von der Druckgeschwindigkeit und den Ausstattungsmerkmalen (doppelseiteiger Druck). Laut telefonischer Auskunft der Firma Insider Die Firma Insider ( beliefert nach eigener Aussage viele Schulen und empfiehlt das Gerät Avalon ( magicard avalon usb m htm), das sie derzeit für 1700, Euro inklusive 500 Blankokarten und zwei Farbbändern anbieten. Die Verbrauchskosten betragen bei diesem Drucker 0,23 Euro für die Farbe zuzüglich 0,07 Euro je Karte folglich 30 Cent in der Summe. Beim Drucken der Schülerausweise auf Papier mit anschließsendem Laminieren fallen für das Papier Kosten in Höhe von 10 Cent an und für die Laminatfolie weitere 10 Cent umgerechnet auf eine einzelne Karte. Der Tintenverbrauch schlägt mit ungefähr 3 Cent zu Buche. 3.2 Arbeitsaufwand Der Aufwand, der bislang für das Ausdrucken einer Karte benötigt wird, wird von der Geschäftsleitung mit 15 Minuten beziffert. Vorbereitungszeiten fallen nicht an oder sind 3

4 4 BETRACHTUNG DER MUSTERLÖSUNG IN HANNOVER bereits mit eingerechnet worden (Beschaffung der Ausweiskarten). Der Ausdruck der Ausweise mitsamt dem Foto erfordert Vorbereitungungen unter anderem, um eine Verknüpfung der Aufnahmen mit der Datenbank herzustellen, sowie für die Aufbereitung der Daten aus der Datenbank für den Ausdruck. Die Art der Aufbereitung hängt stark von dem Ausgabemedium ab - die Kartendrucker erwarten ein spezielles Format, wohingegen die Papierkarten relativ einfach über einen Seriendruck beschrieben werden können. Die ausgedruckten Papierkarten können, anders als die Platikkarten, nicht sofort ausgehändigt werden, da sie zuvor noch laminiert werden müssen. Das Laminieren einzelner Karten wird je Karte drei bis fünf Minuten dauern. Das Erstellen eines Fotos für den Ausweis und das Abspeichern in der Datenbank wird ebenfalls drei bis fünf Minuten dauern. 4 Betrachtung der Musterlösung in Hannover Auf die Einladung von Herrn Ullrich von der BBS VI in Hannover hin nahmen die Autoren die Gelegenheit war, sich eine funktionierende Musterlösung vorstellen zu lassen. 4.1 Mengengerüst An der genannten BBS haben die Schülerausweise eine Gültigkeit von einem Jahr. Es werden nicht für alle Schüler Ausweise gedruckt, sondern nur für einen bestimmten Bereich, so das jedes Jahr insgesamt ungefähr 200 Karten gedruckt werden müssen. 4.2 Geräte Es werden an der BBS VI in Hannover für den Ausdruck ein Farblaser (HP LaserJet 2550) und ein Laminiergerät verwendet. 4.3 Vorgehensweise Die Klassenlehrer fertigen von den Schülern Fotos an und benennen die dabei entstandenen Dateien nach einem festgelegtem Muster um, so dass jedes Foto danach als Dateinamen den Namen des betreffenden Schülers trägt. Den fertigen Datenträger übergibt die Lehrkraft anschließend Herrn Ullrich. Die Bilder werden auf den PC kopiert und einzeln in ihrer Größe und Aufflösung angepasst. Die Schüler werden der Reihe nach in BBS-Planung aufgerufen und in einen speziell für diese Aufgabe entworfenen Report eingebunden. Dabei wird vom Datenspeicher jeweils die passende Ablichtung herausgesucht und eingefügt. Auf jede DIN A4 Seite (120g/qm) werden zunächst zwei Datensätze auf die Vorder- und nach dem Wenden des Papiers zwei weitere Datensätze auf die Rückseite gedruckt. Nach 4

5 4 BETRACHTUNG DER MUSTERLÖSUNG IN HANNOVER dem Drucken werden die Bögen mit der Schere zurechtgeschnitten, in Laminierhüllen für Visitenkarten gesteckt und abschließend lameniert. Der Aufwand je Ausweis wird von den Autoren auf zehn Minuten geschätzt. 4.4 Vorteile dieser Lösung Dieses System ist unkompliziert einzurichten. Es sind keine Programmroutinen selbst zu erstellen. Der Aufwand für die Hardware ist gering. 4.5 Probleme und Nachteile dieser Lösung Die Verlagerung des Aufwandes für das Erstellen der Aufnahmen zu Lasten der Klassenlehrer wird neue Schwierigkeiten schaffen: Nicht alle können mit einer Digitalkamera beziehungsweise einem PC hinreichend sicher umgehen. Eine ausreichend gute Qualität der Aufnahmen kann kaum sichergestellt werden. Die Datensätze sind von den Fotos getrennt. Der Druck einer Klassenliste erforderte folglich nochmals den gleichen Aufwand wie für die Ausweise. Es lässt sich nicht feststellen, für welche Schüler bereits Ausweise gedruckt wurden. Der Zeitaufwand ist hoch. Bei 1000 Schülern entstünde ein Aufwand von über 150 Stunden. Wir bedanken uns bei Herrn Ullrich für die freundliche und ausführliche Beschreibung seines Systems. 5