Praxisbeispiel Engel & Völkers. Dank Web 2.0 und RSS mehr Erfolg in der internen Unternehmenskommunikation

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1 Clevere Ideen für intelligente Online-Kommunikation Praxisbeispiel Engel & Völkers Dank Web 2.0 und RSS mehr Erfolg in der internen Unternehmenskommunikation Der Immobilienmakler Engel & Völkers ist Spezialist für die Vermarktung hochwertiger Immobilien. Mit über 300 Partnern agiert das Unternehmen als Franchisekonzept weltweit. Seit der Gründung vor 30 Jahren expandiert das Unternehmen stetig. Im Frühjahr 2006 entschied man sich, in Sachen Intranet neue Wege zu gehen und suchte nach einer Lösung, über die man alle Franchise-Partner schnell und aktuell über Wissenswertes und Aktuelles informieren konnte. Das Problem: Die internen Newsletter wurden kaum beachtet, das Print-Produkt inhouse war zu langsam und aufwendig in Produktion und Versand. Hier das Interview mit Jennifer Wegener, Leiterin Interne Kommunikation bei der Engel & Völkers AG: Was hat Sie motiviert, den interaktiven Screensaver in der internen Kommunikation einzusetzen? Welche Ziele haben Sie damit verfolgt? Die Engel & Völkers AG (E&V) hatte bis Anfang 2006 nur eine Printausgabe des "E&V InHouse"- Mitarbeitermagazins. Dieses wurde in Form einer als Anhang verschickt. Es erschien monatlich, war somit unaktuell, inhaltlich begrenzt und sehr inaktiv. Da für uns an den 166 Standorten weltweit aber mittlerweile fast 300 Lizenznehmer mit 1700 Mitarbeitern arbeiten und wir sowohl die Bereiche Wohn- und Gewerbeimmobilien abdecken wollen, musste ein aktiveres Medium gefunden werden. Es sollte interaktiv sein, die Mitarbeiter motivieren, es zu lesen und somit auch die für E&V sehr wichtige Netzwerkfunktion unterstützen. Wie würden Sie die wesentlichen Funktionen der Anwendung beschreiben? Im Vordergrund der Anwendung steht sicher die Informationsvermittlung an unsere Lizenzpartner und Mitarbeiter. Die kompakte, übersichtliche und stets aktuelle Nachrichtenübersicht erlaubt es uns zudem auch immer wieder bunte Meldungen einzustreuen. So erfüllt der Bildschirmschoner auch den Zweck, unsere Partner und Mitarbeiter an uns zu binden sowie die Identität und das Wir -Gefühl zu stärken. Darüber hinaus trägt das Tool auch dazu bei die Lizenz-Partner in den verschiedenen Ländern zu motivieren, so berichten wir regelmäßig über Best Practices und Erfolgsmeldungen der einzelnen Standorte. Letztlich kann all das auch jedes andere (digitale) Kommunikationsmittel, allerdings vermittelt die XMLbasierte Anwendung die verschiedenen Informationen deutlich zeitnaher, nämlich ad hoc, individueller, und mit wesentlich geringerem Aufwand als die davor übliche InHouse-Zeitung, in der wir Nachrichten zudem immer erst mit dem nächsten Erscheinungstermin verbreiten konnten. Nun kann über Neuigkeiten berichtet werden, wenn sie taufrisch sind. Außerdem ermöglicht die Anwendung neben der reinen Informationsvermittlung auch Dialogfunktionen. Unser Unternehmen lebt von einem starken Netzwerk. Der isaver (und die anderen RSS-generierten Kommunikationsmittel, wie der inewsflash und der -newsletter, die laut aktueller Planung künftig ebenfalls zum Einsatz kommen werden) bindet dieses Netzwerk aktiv in die interne Kommunikation ein und macht es für jeden transparent mit positiven Rückwirkungen auf die Motivation und das Engagement der Mitarbeiter.

2 Wo sehen Sie Unterschiede gegenüber Standard- Anwendungen wie bspw. Newsletter vor allem hinsichtlich der Wirkung und Nutzung? Neben den bereits erwähnten Punkten vor allem in der bei weitem besseren Wahrnehmung, die sich vor allem durch mehr Klicks auf die Artikel durch die Partner bemerkbar macht. Das liegt schon daran, dass der Bildschirmschoner in der Regel mehrmals am Tag mit jeweils neuen News startet, etwa bei längeren Telefonaten, während ein Newsletter im jeweiligen Intervall nur einmal im Postfach ankommen kann. Ist die Rezeptionssituation zudem ungünstig, wird er erst gar nicht gelesen. Fakt ist: Mit dem interaktiven Screensaver haben wir den Traffic im Intranet deutlich erhöht das alleine spricht für den Einsatz. Genauso wie die Tatsache, dass sämtliche Inhalte archiviert werden. Ein weiterer wichtiger Unterschied: Über das Hintergrundsystem des isavers können schnell und einfach, das heißt also auch ohne spezielle HTML- Kenntnisse oder ähnliches, Meldungen verfasst werden, die dann wenige Sekunden später auf dem Desktop unserer Franchise-Nehmer und Mitarbeiter erscheinen. Noch einen Schritt weiter geht die Alerting -Funktion des sogenannten inewsflash, mit dem sich besonders wichtige und eilige Meldungen nach dem Instant- Messaging-Prinzip auch während der Arbeit auf den Desktop der Mitarbeiter bringen lassen. Das erhöht die Aufmerksamkeit, daher überlegen wir derzeit das System entsprechend zu ergänzen. Die Mitarbeiter der Unternehmens-PR und auch die einzelnen Partner in den Niederlassungen pflegen im Backend kinderleicht ganze Artikel ein, die dann im vorgegebenen Layout über ein eingebettetes Browserfenster beim Klick auf die Headline im Screensaver angezeigt werden. Wir haben so unsere Kommunikation dezentralisiert ein wesentlicher Faktor für die Festigung der Bindung der einzelnen Mitarbeiter an das Unternehmen, zumal das Tool mehrsprachig funktioniert. Auf diese Weise paaren wir individuelle Nachrichten aus dem gesamten Engel & Völkers- Netzwerk mit unserer Corporate Identity. Unsere Mitarbeiter beschäftigen sich nun mehrmals täglich mit dem Unternehmen(snetzwerk), unseren Zielen und unserer Philosophie- eine wichtige Grundlage für den Erfolg des gesamten Unternehmens. Das lässt sich mit anderen Kommunikationsinstrumenten so kaum, zumindest aber nicht so schnell umsetzen. Für uns war das Grund genug, uns von unserem Printprodukt E&V InHouse zu verabschieden, gleichwohl betreut die Redaktion heute den isaver. Übrigens: Unser Newsletter, den wir nicht abschaffen wollen, soll ebenfalls aus RSS generiert und über den gleichen Redaktionsworkflow erstellt werden wie der isaver. In der Folge entsteht keine doppelte Arbeit die News, die etwa im Laufe einer Periode für den isaver erstellt wurden, werden dann automatisch für den Newsletter vorgeschlagen, können ausgewählt und in der entsprechenden Reihenfolge angelegt werden. Das RSS-System von infomantis erzeugt dann automatisch eine im E&V Layout, die an die Lizenznehmer gesendet wird und so die wichtigsten Meldungen auch auf diesem Kanal noch einmal wiederholt. Aus welchen inhaltlichen Bestandteilen setzt sich der isaver von Engel & Völkers zusammen? Grundsätzlich speisen wir als Universalmakler Informationen aus allen drei Unternehmensbereichen (Wohnen, Gewerbe, Lizenzen) ein. Fest installiert ist ein Factsheet zum Unternehmen, in dem die aktuelle Anzahl der Standorte, Niederlassungen, Lizenzen, Mitarbeiter und die Umsatzzahlen enthalten sind. Hinzu kommen die konkreten Expansionspläne als Teil der Zielsetzung des Unternehmens sowie die Personalien, um dem Unternehmen en Gesicht zu verleihen. Des Weiteren stellen wir im Schoner das Best Selling Team, ein People Ranking, globale Vertriebswettbewerbe, das Motto des Monats, sowie besondere Abschlüsse oder Zuführungen, neue Marketingideen und die Masterlizenzpartner (MLP) vor. Diese haben übrigens die Möglichkeit, regionale News Streams einzurichten für weitere Lizenzpartner und KBs in ihrer Region. Gleichzeitig kann der so erzeugte erhöhte Informationsfluss von den MLPs auch für die externe Pressearbeit genutzt werden. Über den Bildschirmschoner informieren wir überdies über Unternehmensevents (wie Shoperöffnungen), die Berichterstattung über E&V in der Presse (Best Press Clippings), aber auch über IT-Wartungsarbeiten. Mit der

3 Rubrik Maklerwissen leisten wir einen Beitrag zum Wissensmanagement innerhalb des Unternehmensnetzwerks und reichern das Hintergrundwissen unserer Mitarbeiter und Lizenznehmer an. Welche Erfahrungen haben Sie bisher gemacht? Können Sie Zahlen zur Nutzung nennen? Wir haben bisher ein durchweg sehr positives Feedback erhalten. Die Mitarbeiter, die ja fast alle im Vertrieb arbeiten, freuen sich, ihre Leistungen bzw. News und Stories in und um Engel & Völkers zu lesen. Wir haben aktuell mehr als Installationen der deutschen Version. Hinzu kommen über 800 Installationen der englischen Version. Das entspricht einer Abdeckung von mehr als 90 Prozent, wobei einige Offices mehr Schoner installiert haben als Mitarbeiter dort arbeiten, was daran liegt, dass es eben manchmal mehr Rechner vor Ort gibt. Das bedeutet, das wir diese Büros nicht nur voll abgedeckt haben, sondern dass hier eigentlich immer irgendwo der Screensaver über einen der Bildschirme läuft. In jedem Fall können wir schon in diesem noch sehr frühen Stadium sagen, dass sich das Investment in kürzester Zeit auch durch die einfachere Redaktion und den schnelleren Informationsfluss refinanziert hat. Das liegt auch daran, dass die Umsetzung sehr zügig vonstatten ging und das Tool in einem ersten angepassten Layout schon nach zwei Wochen vorlag und das gesamte Projekt gerade drei bis vier Wochen (inklusive aller Abstimmungen) bis zum Roll-Out an alle Standorte gebraucht hat. Zur Person: Jennifer Wegener (Jg. 72) ist seit September 2005 Leiterin der Internen Kommunikation bei dem Immobiliendienstleister Engel & Völkers AG. Die Diplom Soziologin hat eine zusätzliche Ausbildung zur PR-und Kommunikationswirtin. infomantis GmbH Westerbreite Osnabrück Tel. +49 (0) Fax +49 (0) für nähere Informationen wenden Sie sich an Jörg Rensmann jr@infomantis.de E&V Inhouse Screen Saver, der weltweit die Franchise-Partner über Aktuelles aus dem Konzern auf dem Laufenden hält

4 Beim Klick auf eine Meldung fliegt ein News-Fenster ein und zeigt den kompletten Artikel im HTML-Format. Alternativ kann der Schoner so konfiguriert werden, dass er sich beim Klicken beendet und den Artikel im Web-Browser auf dem PC- Desktop öffnet. E&V wickelt mittlerweile das gesamte Intranet über die einfach zu bedienende Backend-Technologie von infomantis ab. Der Vorteil: So können auch Master- Lizenznehmer für ihre Landesregionen selbst Nachrichten erstellen und verteilen dank einfacher Web 2.0 Oberflächen ganz ohne Programmier-Kenntnisse und nach kurzer telefonischer Einweisung.

5 Kinderleicht in der Handhabung: Das Backend ist per Login im Web Browser zu erreichen und ermöglicht es, News in wenigen Sekunden zu erstellen und an alle Schoner zu verteilen.