Edition. Werner Lippert. Erfolgreiche Finanzplanung und -kontrolle. BusinessVillage Update your Knowledge!

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1 Edition PRAXIS.WISSEN Werner Lippert Praxis der Existenzgründung Die Finanzen im Griff Erfolgreiche Finanzplanung und -kontrolle BusinessVillage Update your Knowledge!

2 Inhaltsverzeichnis 1 Über den Autor...3 Vorwort Entwicklung des kurzfristigen Finanzplanungssystems...7 Die kurzfristige Finanz- und Liquiditätsplanung...8 Beispiel einer kurzfristigen Finanzplanung...12 Wie Sie mit dem Finanzplanungssystem erfolgreich arbeiten Die Bank als Partner und Geldgeber...39 Allgemeiner Umgang und Verhandlungen mit der Bank...39 Geschäftsbeziehungen zu Banken sollten langfristig angelegt sein...43 Kreditwürdigkeitsprüfung durch die Bank...44 Kreditsicherheiten...48 Kreditauskünfte...53 Kreditvertrag...54 Ermittlung des zukünftigen Unternehmensertrags mit Hilfe der Cashflow- Planungsrechnung als wichtiges Kriterium für die Kreditvergabe...55 Gründe für die Ablehnung von Kreditanträgen...59 Nicht gleich aufgeben, wenn der Kreditantrag abgelehnt wird...61 Exkurs: Finanzierung...62 Eigenfinanzierung...64 Fremdfinanzierung...67 Finanzierungsgrundregeln zur Verwendung des Eigen- und Fremdkapitals...70 Alternative Finanzierungsformen Öffentliche Finanzierungshilfen...75 Finanzierungshilfen für die Gründungs- und Aufbauphase...75 Finanzierungshilfen für die Wachstumsphase...82 Risikogerechtes Zinssystem für öffentliche Darlehen...89 Tipps zu den öffentlichen Finanzierungshilfen...91 Weg der Antragstellung für öffentliche Gründungsdarlehen Der Businessplan Grundlage für die Kreditgewährung...95

3 2 Inhaltsverzeichnis 5. Informations- und Beratungsstellen, Gründercoaching Informations- und Beratungsstellen Beratungsförderung durch öffentliche Zuschüsse Glossar: Finanzierungsbegriffe von A bis Z Wichtige Internetadressen...121

4 Entwicklung des kurzfristigen Finanzplanungssystems 7 1. Entwicklung des kurzfristigen Finanzplanungssystems Finanzplanung und Finanzkontrolle sind die wichtigsten Steuerungs- und Kontrollinstrumente im Unternehmen und deshalb immer: CHEFSACHE! Wird nach den Schwierigkeiten gefragt, die Existenzgründer im Rahmen ihrer Unternehmensgründungsplanung haben, so wird immer wieder auf Finanzierungsprobleme und die damit verbundenen Fragen hingewiesen. Das hängt sicherlich zum einen mit der Unkenntnis vieler Gründer über allgemeine und spezifische Finanzierungsfragen zusammen, aber auch mit dem geringen Informationsstand darüber, wie und wo öffentliche Finanzierungshilfen beantragt werden können. Außerdem sollte jeder, der sich selbstständig machen will, wissen, wie eine möglichst detaillierte und aussagefähige kurzfristige Finanzplanung erstellt wird. Das heißt, die systematische Planung der zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben und deren fristgemäße Gegenüberstellung innerhalb einer bestimmten Planungsperiode. Folglich ist jedem Unternehmensgründer zu empfehlen, sich insbesondere mit Finanzierungsfragen zu beschäftigen, um so Basiswissen, auch im Hinblick auf Kreditverhandlungen mit der Bank, zu erlangen. Durch ausreichende Grundkenntnisse über den Finanzierungsbereich schafft sich der Gründer einen Über- und Einblick in die sicherlich nicht leicht verständliche Materie Finanzierung und Finanzplanung und macht somit Zusammenhänge und Problematik der Unternehmensfinanzierung für sich transparent und verständlich. Die Folge wiederum ist eine positive Einstellung zu allen Fragen, die im Rahmen der finanziellen Planung und Kontrolle wichtig sind. Eines der wichtigsten Planungsinstrumente für ein Unternehmen ist die Erstellung eines kurzfristigen Finanzplans und dessen ständige Kontrolle. Im Mittelpunkt der kurzfristigen Finanzplanung steht der Liquiditätsplan, das heißt, die fristgemäße Überwachung der betrieblichen (und privaten) Einnahmen und Ausgaben innerhalb eines bestimmten Planungszeitraums höchstens jedoch für ein Jahr. Die Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben innerhalb einer Zeitperiode, zum Beispiel innerhalb eines Monats oder eines Quartals, ermöglicht der Geschäftsleitung, rechtzeitig Schwachstellen im Finanzplanungsgefüge zu erkennen und durch geeignete Maßnahmen die Einnahmen- und Ausgabenströme so zu lenken, dass eine ausreichende Deckung der Ausgaben durch entsprechende Einnahmen gewährleistet ist.

5 8 Entwicklung des kurzfristigen Finanzplanungssystems Die kurzfristige Finanzplanung besteht aus verschiedenen Teilplänen, die aufeinander aufbauen und mit den Zahlenwerten voneinander abhängen. Um eine möglichst realistische Planung der entsprechenden Werte zu ermöglichen, müssen gewisse Vorleistungen, die eine richtige zeitliche Zahlungseingangsplanung ermöglichen, erbracht worden sein. Die kurzfristige Finanz- und Liquiditätsplanung Die kurzfristige Finanz- und Liquiditätsplanung besteht aus verschiedenen Teilplänen, deren Aufgabe insbesondere darin zu sehen ist, die Einnahmen- und Ausgabenströme zu lenken und gemäß ihren Fristen zu überwachen. Zentraler Plan der kurzfristigen Finanzplanung ist der Liquiditätsplan, der aus den Teilplänen Umsatzerlösplan und Ausgabeplan Daten bezieht. Durch die fristgemäße Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben wird eine permanente Überwachung der Zahlungsströme innerhalb einer bestimmten Planperiode erreicht. Das Erstellen eines Absatzplans, das heißt, die Ermittlung der voraussichtlichen Absatzmenge sämtlicher Produkte und die daraus erzielbaren Umsätze für jeden Planmonat. Die Einbeziehung von Zahlungszielen an den Kunden und die dadurch entstehende zeitliche Verzögerung der Zahlungseingänge. Das heißt, wenn der geplante Umsatzzeitpunkt im Januar liegen wird, so muss eine realistische Zeitspanne, die eventuell noch bis in den Februar hineinreicht, für Zahlungsrückflüsse mit berücksichtigt werden. Folgende Teilpläne gehören zu dem gesamten Planungssystem: Umsatzerlösplan Im Umsatzerlösplan werden die zu erwartenden Zahlungseingänge aus geplanten Umsätzen festgehalten. Die Umsatzerlöse werden nach Produkt- beziehungsweise Artikelgruppen unterteilt und monatlich ausgewiesen, wobei bei Verkäufen mit Zahlungsziel eventuelle Zahlungsrückflussverzögerungen mit eingeplant werden müssen. Die geplanten Umsatzerlöse müssen deshalb auf die einzelnen Monate, in denen sie vermutlich eingehen, verteilt werden. Ausgabenplan Im Ausgabenplan werden sämtliche betriebsbedingten Ausgaben nach Kostenarten erfasst, wobei eine möglichst detaillierte Unterteilung zweckmäßig ist, um so, bei einem späteren Vergleich mit den tatsächlich entstandenen Ausgaben (Ist-Werte), zu starke Abweichungen von den Planwerten feststellen und rechtzeitig für die zukünftige Planung berichtigend eingreifen zu können. Dabei ist wiederum von Bedeutung, ob selbst Zahlungsziele in Anspruch genommen werden können oder ob die Lieferantenrechnungen sofort beglichen werden müssen. In diesem Zusammenhang soll auch darauf hingewiesen werden, dass

6 Entwicklung des kurzfristigen Finanzplanungssystems 9 Lieferantenkredite sehr teure Kredite sind und die Inanspruchnahme vom jeweiligen Liquiditätsstand abhängig ist. Das heißt, ist ein ausreichendes Guthaben vorhanden, sei es durch einen Kontokorrentkredit oder auch durch vorhandene Eigenmittel, so ist es aus Rentabilitätsgesichtspunkten ratsam, die angebotenen Skontierungsmöglichkeiten in Anspruch zu nehmen. Versicherungen (betrieblich) Betriebssteuern Investitionen Leasinggebühren Betreiben Sie ein aktives Kostenmanagement! Die Ausgaben müssen lückenlos erfasst werden Bei Erstellung des Ausgabenplans ist darauf zu achten, dass die Ausgaben möglichst lückenlos erfasst werden. Dies soll verhindern, dass eine Vielzahl von kleinen Ausgabebeträgen in ihrer Summe einen wesentlichen Kostenblock ergeben, der auf Grund der einzelnen Kleinbeträge nicht beachtet wird, was letztendlich auch ein schiefes Bild bei der Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben zur Folge haben kann. Die monatlichen Ausgaben, die im Ausgabenplan festgehalten sind, gehen ebenfalls in die Liquiditätsplanung und Erfolgsplanung ein. Im Liquiditätsplan werden sie den geplanten Einnahmen gegenübergestellt, um somit einen monatlichen Überschuss oder einen monatlichen Fehlbetrag ermitteln zu können. Wichtige Ausgabenarten sind zum Beispiel: Löhne/Gehälter/Lohnnebenkosten Waren Mieten Verwaltungs- und Vertriebskosten Liquiditätsplan Wie bereits angemerkt, ist die Gegenüberstellung von Gesamteinnahmen und Gesamtausgaben im Liquiditätsplan eine der wichtigsten Aufgaben innerhalb der kurzfristigen Finanzplanung. Die kurzfristige Liquiditätsplanung stellt nicht nur Einnahmen und Ausgaben in ihren zeitlichen Fristen gegenüber, sondern macht vor allem auch sichtbar, welche und wie viele flüssige Mittel am Ende eines Monats, am Ende eines Quartals und am Ende eines Wirtschaftsjahres übrig bleiben. Sämtliche geplanten Einnahmen (verfügbare Mittel), ob betrieblicher oder außerbetrieblicher Art, werden den gesamten betrieblichen und außerbetrieblichen Ausgaben gegenübergestellt. Zum Beispiel können folgende Mittel in das Unternehmen hineinfließen oder den Finanzkreislauf des Unternehmens verlassen: Mittelzufluss Kassenbestände Bank- und Postbankguthaben Umsatzerlöse Verfügbare Darlehen Sonstige Einnahmen Privateinlagen

7 10 Entwicklung des kurzfristigen Finanzplanungssystems Mittelabfluss Personalkosten Wareneinkäufe Mieten Verwaltungs- und Vertriebsausgaben Betriebliche Steuern Betriebliche Versicherungen Kreditkosten (Zins + Tilgung) Sonstige Ausgaben Investitionen Privatentnahmen Durch die Gegenüberstellung der zukünftigen Einnahmen und Ausgaben während eines bestimmten Zeitraums (Monat, Vierteljahr), wird eine eventuell entstehende Überdeckung, das heißt, der Überschuss der Einnahmen über die Ausgaben, ermittelt oder ein eventuell auftretender Fehlbetrag, die Unterdeckung der Ausgaben durch nicht ausreichende Einnahmen, im entsprechenden Planungszeitraum. Die Liquiditätsplanung ermöglicht der Geschäftsleitung, vorab geeignete Maßnahmen falls ein Fehlbetrag in der Planung ausgewiesen ist zu ergreifen, um so die kurzfristige Zahlungsfähigkeit zu sichern. Eine wichtige Aufgabe der Liquiditätsplanung ist auch festzustellen, welche Kreditarten beziehungsweise welcher Kreditrahmen zum Ausgleich der Fehlbeträge herangezogen werden kann, und ob der verfügbare Kredit ausreichen wird, um Liquiditätsengpässe ausgleichen zu können. Die wichtigste Kreditart, um kurzfristige Defizite ausgleichen zu können, ist sicherlich der Kontokorrentkredit, der auch in der Regel kurzfristig verfügbar ist. Erfolgsplan Im Gegensatz zur Liquiditätsplanungsrechnung wird durch die kurzfristige Erfolgsplanungsrechnung der betriebliche Gewinn oder Verlust ermittelt. Wichtige Größe ist der Rohgewinn, der die nach Abzug des Warenwertes von den Umsatzerlösen verbleibenden Mittel ersichtlich macht. Mithilfe des folgenden vereinfachten Schemas kann der betriebliche Erfolg ermittelt werden: Umsatzerlöse Wareneinsatz = Rohgewinn Eine weitere wichtige Größe ist das Betriebsergebnis, das durch den Abzug der betrieblichen Ausgaben (ohne Wareneinsatz) vom Rohgewinn ermittelt wird. Rohgewinn Löhne/Gehälter Sozialabgaben Mieten Schuldzinsen Verwaltungsausgaben Vertriebsausgaben sonstige Kosten = Betriebsergebnis (Gewinn/Verlust) vor Steuern Der Rohgewinn wird ermittelt, indem der Einheitswert der Waren von den Umsatzerlösen (Zahlungseingängen) abgezogen wird. Vom Rohgewinn müssen dann sämtliche

8 Entwicklung des kurzfristigen Finanzplanungssystems 11 betrieblichen Ausgaben abgezogen werden, um so das Betriebsergebnis ermitteln zu können. Die kurzfristige Erfolgsrechnung ist noch keine Gewinn-und-Verlust-Rechnung, mit der das tatsächliche Jahresergebnis (Betriebsgewinn beziehungsweise -verlust) eines Unternehmens innerhalb einer bestimmten Zeitperiode ermittelt werden kann, sondern vielmehr ein Hilfsmittel für den Unternehmer, den Gewinn- und Kostenverlauf des Unternehmens schnell und übersichtlich zu erfassen. In der kurzfristigen Erfolgsrechnung erscheinen nur betriebsbedingte Aufwendungen, die zum Beispiel für die Anschaffung einer neuen Maschine vorgesehen sind und über mehrere Jahre abgeschrieben werden müssen. Sie werden hier nicht erfasst. Abschreibungen werden auf Grund der schwierigen Zuordnung auf die einzelnen Planabschnitte als Aufwand erst am Ende des Wirtschaftsjahres in der Gewinnund-Verlust-Rechnung (Jahres-Erfolgsrechnung) beziehungsweise in der einfachen Überschussrechnung ausgewiesen. Erstellungszweck der kurzfristigen Erfolgsrechnung ist ebenso wie bei anderen Teilplänen negative Trends der Einnahmen- und Ausgabenströme eines Unternehmens feststellen zu können. Das heißt, damit lassen sich negative Kosten- und Gewinnentwicklungen leichter erkennen, die das Unternehmen gefährden könnten. Der Unternehmer kann mit Hilfe dieses Planungs- und Kontrollinstruments schnell Gegenmaßnahmen einleiten. Die Planwerte genau in Cent und Euro zu ermitteln, ist in dem hier beschriebenen Planungssystem nicht von Bedeutung, da eine exakte Planung der einzelnen Kosten und Umsatzerlöse nur zur Unübersichtlichkeit beitragen würde. Exakte Werte werden in der so genannten Ist-Kontrolle festgehalten (tatsächlich entstandene Ausgaben und Einnahmen) und den Planwerten als ständiges Kontrollsystem gegenübergestellt. Das kurzfristige Finanzplanungssystem im Überblick Umsatzerlösplan Im Umsatzerlösplan werden die voraussichtlichen Zahlungseingänge aus geplanten Umsätzen pro Zeiteinheit (zum Beispiel monatlich) festgehalten. Die geplanten Umsatzerlöse werden in die jeweilige Monatsspalte des Liquiditäts- und Erfolgsplans übertragen. Ausgabenplan Fristgemäße Eintragung der voraussichtlichen betrieblichen Ausgaben: Personalkosten, Mieten, Geschäftsversicherungen, betriebliche Steuern, Kreditkosten, Verwaltungs- und Vertriebsausgaben, Waren und anderes. Die geplanten Ausgaben werden in die Monatsspalten des Liquiditäts- und Erfolgsplans übertragen.