Benutzerhandbuch. WISAG Kundenportale

Transkript

1 Benutzerhandbuch WISAG Kundenportale Stand: 08/2013

2 Inhalt 1 Das WISAG Kundenportal Browser Anforderungen Am Portal anmelden Das Passwort zurücksetzen Portal Übersicht Portfolio Übersicht Arbeiten mit Dokumenten Dokumente filtern und sortieren Ein Dokument öffnen Ein Dokument herunterladen Mehrere Dokumente herunterladen

3 1 Das WISAG Kundenportal Das WISAG Kundenportal ist das zentrale System zur Bereitstellung von Dokumenten und Dokumentation, die im Rahmen des Vertrages vereinbart wurde. Sie erreichen das Kundenportal unter: Bitte beachten Sie, dass Sie das verschlüsselte SSL Protokoll nutzen (https), um sicherzustellen, dass der gesamte Datenverkehr - und vor allem die Übermittlung des Passworts bei der Anmeldung - verschlüsselt erfolgt. Hinweis: Alle Inhalte und Beispiele in diesem Dokument stammen aus dem Portal eines fiktiven Unternehmens. Daten, Dokumente, Personen und Bilder haben keinen Bezug zu einem realen Unternehmen oder Kunden der WISAG. 1.1 Browser Anforderungen Das Kundenportal bietet eine Web-Oberfläche, auf die mit allen aktuellen Browsern zugegriffen werden kann: Browser Vollständig unterstützt Mit Einschränkungen Nicht getestet Internet Eplorer 10 (32-bit) Internet Eplorer 9 (32-bit) Internet Eplorer 8 (32-bit) Internet Eplorer 7 (32-bit) Internet Eplorer 10 (64-bit) Internet Eplorer 9 (64-bit) Internet Eplorer 8 (64-bit) Internet Eplorer 7 (64-bit) Internet Eplorer 6 (32-bit) Firefo (Windows OS) Firefo (non-windows OS) Google Chrome (Windows OS) Google Chrome (non-windows OS) Safari (non-windows OS) Sollte Ihr Browser nicht in der Liste aufgeführt sein, sprechen Sie bitte Ihre IT Abteilung an. 3

4 1.2 Am Portal anmelden Nachdem Sie die Startseite des Portals geladen haben, müssen Sie sich zuerst am System anmelden, bevor Sie auf Ihr Portal zugreifen können: Zur Anmeldung klicken Sie bitte auf den Link Anmeldung oben rechts oder im Tet. Sie werden nun zur Anmeldemaske weitergeleitet: Tragen Sie hier bitte die Adresse ein, die bei Anlage Ihres Benutzerkontos verwendet wurde. Hinweis: Über diese Adresse haben Sie Ihr Passwort erhalten. 4

5 Um die Anmeldung abzuschließen, klicken Sie auf Anmelden. Sie werden dann zur Portalübersicht weitergeleitet: In der Portalübersicht finden Sie unter Ihre Portale eine Liste der Portale, auf die sie Zugriff haben. Unter Dokumentation für Portalbenutzer finden Sie die aktuellste Version der Benutzerdokumentation. 5

6 1.3 Das Passwort zurücksetzen Für den Fall, dass Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie es selbstständig auf ein systemgeneriertes Passwort zurücksetzen. Hinweis: Datenschutz ist uns besonders wichtig. Aus diesem Grund werden die Passwörter mit einem irreversiblen Schlüssel gespeichert. Das bedeutet, dass man das Klartet-Passwort auch als Administrator nicht einsehen kann. Aus diesem Grund können wir Ihnen Ihr Passwort beispielsweise über Telefon oder nicht mitteilen. Um Ihr Passwort zurückzusetzen, navigieren Sie bitte zur Anmeldemaske: Hier klicken Sie bitte auf Passwort vergessen, um den Dialog aufzuklappen: 6

7 Nachdem Sie den Link Passwort vergessen? geklickt haben, tragen Sie in das Feld Ihre E- Mail Adresse ein. Tragen Sie dann in das Feld links neben dem Absenden Knopf die farblich hervorgehobene Zeichenkette aus dem Tet ein. Im Bild oben und klicken auf Absenden. Sofern die angegebene Adresse im System gefunden wird, wird an sie eine Mail verschickt, in der ein Link enthalten ist. Wenn Sie auf diesen Link klicken, wird der eigentliche Vorgang ausgelöst und das Passwort zurückgesetzt. Damit wird verhindert, dass absichtlich oder unabsichtlich eine Veränderung des Passworts ausgelöst wird. Hinweis: Der Link in der ist 20 Minuten gültig. Wird dieses Zeitfenster überschritten, können Sie einen neuen Schlüssel erzeugen, in dem Sie den obigen Prozess wiederholen. Wenn Sie den Link in der innerhalb von 20 Minuten angeklickt haben, werden Sie auf die Anmeldeseite zum Kundenportal geführt. Ihr neues Passwort sehen Sie dann oberhalb des Feldes E- Mail. 7

8 2 Portal Übersicht Nachdem Sie über die Portalliste ein Portal gewählt haben, werden Sie zur Startseite weitergeleitet. Das Portal ist in verschiedene Bereiche strukturiert: Der Kopfbereich mit dem Portaltitel und Logos Die Navigation auf der linken Seite mit Einträgen zu den verschiedenen Inhalten. Diese Navigation wird kundenspezifisch angelegt. Der Inhaltsbereich in dem Informationen und Dokumente dargestellt werden. Der Kontetbereich rechts neben dem Inhaltsbereich in dem zusätzliche Informationen oder Funktionen platziert sind. Standardmäßig beinhaltet ein Portal folgende Bereiche: Portfolio: im Bereich Portfolio werden neben dem Eposé der Liegenschaften Dokumente dargestellt, die für das gesamte Portfolio gelten. Berichtswesen: im Berichtswesen werden die abgestimmten Berichtstypen dargestellt. 8

9 3 Portfolio Übersicht In der Portfolio Übersicht sehen Sie die im Portal eingepflegten Details: - zu Ihren Liegenschaften. - zu den Ansprechpartnern, die der Liegenschaft zugeordnet sind. Im rechten Bereich der Seite sehen Sie die Struktur des Portfolios. Sie können die einzelnen Ebenen öffnen und schließen, indem Sie auf den Namen der Ebene (z.b. Region im Bild oben) klicken. 9

10 4 Arbeiten mit Dokumenten Im Kundenportal spielen die Dokumente, die die WISAG Ihnen zur Verfügung stellt, die zentrale Rolle. Um möglichst komfortabel damit zu arbeiten bietet Ihnen das System viele Möglichkeiten. 4.1 Dokumente filtern und sortieren Oberhalb jeder Dokumentenliste sehen Sie ähnlich wie z.b. in Microsoft Ecel die Spaltenköpfe. Wenn Sie mit der Maus über einen Spaltenkopf fahren, wird dieser grau hinterlegt und das Symbol für das Kontetmenü (vgl. Bild oben) wird eingeblendet. Mit einem Klick auf das Kontetmenü können Sie dieses öffnen. Über das Kontetmenü können Sie nun die Dokumentliste auf- oder absteigend nach dieser Spalte sortieren. Des Weiteren können Sie die Liste auf einen Wert filtern, in dem Sie den Wert im Kontetmenü anklicken. Im Bild oben beispielsweise das Jahr Um einen Filter zu löschen, klicken Sie auf Filter aus <Spaltenname> löschen. Sie können mehrere Filter nacheinander anwenden. In der Liste im Bild oben könnten Sie beispielsweise zuerst in der Spalte Jahr filtern (z.b. auf 2011) und anschließend in der Spalte Nutzungsart. Hinweis: Nicht jede Spalte lässt sich filtern, aber alle Spalten lassen sich sortieren. 10

11 4.2 Ein Dokument öffnen Um ein Dokument aus der Liste zu öffnen, fahren Sie mit der Maus über den Dokumentenname, so dass dieser unterstrichen wird und klicken ihn mit der linken Maustaste an. 4.3 Ein Dokument herunterladen Um ein einzelnes Dokument aus dem Portal auf Ihren PC herunterzuladen, fahren Sie mit der Maus über das Feld Name des gewünschten Dokumentes. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste. Das Kontet Menü Ihres Browsers öffnet sich und mit dem entsprechenden Eintrag ( Ziel speichern unter im Bild oben) können Sie das Dokument auf Ihrem PC speichern. Hinweis: Im Bild oben sehen Sie das Kontetmenü des Microsoft Internet Eplorers. Der Menüpunkt zum Herunterladen eines Dokumentes kann in anderen Browser Typen (z.b. Chrome, Firefo, etc.) anders heißen. 11

12 4.4 Mehrere Dokumente herunterladen Damit Sie nicht jedes Dokument einzeln herunterladen müssen, bietet Ihnen das Portal die Möglichkeit, mehrere Dokumente in einer Zip Datei zusammenzufassen und dann auf Ihren PC herunterzuladen. Klicken Sie dazu die Checkboes (vgl. Bild oben) der gewünschten Dateien an, so dass darin ein Haken erscheint. Klicken Sie dann auf das Symbol Download as Zip in der Leiste am oberen Rand. Je nach Anzahl und Größe der Dateien kann es einige Sekunden dauern, bis der Download startet. Hinweis: Das Verpacken der Dateien in einer Zip Datei ist ein sehr aufwändiger Prozess. Bitte achten Sie darauf, dass die Summe der Größe der Dateien, die Sie herunterladen wollen, nicht mehr als 30MB beträgt. Sollte das Portalsystem beim Versuch mehrere Dateien als Zip herunterzuladen einen Fehler anzeigen, so reduzieren Sie bitte die Anzahl der gewählten Dateien. 12