zur Fortbildung wtkedu Lernmanagementsystem wtkedu

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1 Handreichung zur Fortbildung wtkedu Lernmanagementsystem wtkedu Version 1.2 Stand: Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen - 1 -

2 Inhalt 1 Warum ein Lernmanagementsystem für die Schulen des Wetteraukreises? Aufgaben des Administrators Zugang über das Internet und Login Kurzübersicht über den Aufbau der Lernplattform Die vier Arbeitsbereiche Die Startseite Die verschiedenen Funktionen Passwort ändern Logout Die Dateiablage Quota Weiterleitung einrichten Benutzerrechte und Rechtevergabe Voreingestellte Funktionen und Rechte in einer Institution Wie wirken sich die Rechteeinstellungen auf die einzelnen Funktionen aus? Festlegen der Basis-Rechte im Bereich Privat Festlegen der Basis-Rechte im Bereich Institution Festlegen der Mitgliedsrechte der Benutzer in der Institution Festlegen der Basis-Rechte in Gruppen und Klassen Festlegen der Mitgliedsrechte der Benutzer in den Gruppen und Klassen Ändern der Standardeinstellungen Voreinstellungen Abschließende Hinweise WebWeaver Desktop WebWeaver Desktop am Computer in der Schule starten WebWeaver Desktop an Ihrem Computer zu Hause starten Das Modul - Messenger Das Modul - Administration Das Modul - Browser Das Modul - Dateiablage Support...58 Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 2

3 1 Warum ein Lernmanagementsystem für die Schulen des Wetteraukreises? Das Bereitstellen und Speichern von Daten führt immer wieder zu Problemen. Lehrer und Schüler haben keinen Zugriff von zu Hause auf Daten, die in der Schule abgespeichert werden und umgekehrt, Speichermedien enthalten möglicherweise Viren, können verloren gehen oder sind defekt. Mit dem Lernmanagementsystem wtkedu haben Lehrer, Schüler, Klassen und Schulen die Möglichkeit Daten abzuspeichern, um sie nur personenbezogen zu nutzen oder auch für andere zugänglich zu machen. 2 Aufgaben des Administrators Der Administrator legt die Benutzer und Klassen an, verwaltet, aktualisiert und löscht sie. Er übergibt die Zugangsdaten der Schüler/innen dem entsprechenden Klassenlehrer/ der entsprechenden Klassenlehrerin. Grundvoraussetzung hierfür ist, dass die Nutzungsbedingungen unterschrieben vorliegen. Nur er kann nach Beschluss der Gesamtkonferenz oder auf Weisung der Schulleitung die Rechte der Benutzer ändern und Funktionen freischalten. Aufgabe des Administrators ist die Schulung der Lehrkräfte. Auf Anweisung der Schulleitung kann der Administrator im Bereich der Institution Informationen, Mitteilungen und Dateien einstellen und die Institutionsübersichtseite verwalten. 3 Zugang über das Internet und Login Um auf das Lernmanagementsystem zu gelangen müssen Sie zunächst Ihren Browser (z.b. Internet Explorer, Mozilla Firefox) öffnen. Geben Sie dort in die Adresszeile die Internetadresse ein und drücken Sie die Enter-Taste. Es öffnet sich die Startseite von wtkedu. Über die Eingabemaske auf der rechten Seite können Sie sich auf der Plattform einloggen. Füllen Sie dazu die Felder Login und Passwort gemäß der Vorlage mit Ihren Account-Daten aus und klicken Sie anschließend auf Einloggen. Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 3

4 Lesen Sie sich die Nutzungsbedingungen durch und akzeptieren Sie diese. Abschließend werden Sie aufgefordert Ihr automatisch angelegtes Passwort zu ändern und eine externe E- Mail Adresse anzugeben. Für den Fall, dass Sie Ihr Passwort vergessen sollten, wird Ihnen zu dieser externen Adresse ein neues Passwort zugesendet. Nach dem Einloggen befinden Sie sich im Bereich Start. Dies wird durch den hervorgehobenen Reiter (siehe Markierung im Bild) angezeigt. Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 4

5 Bitte beachten Sie: Damit Sie alle Funktionen von wtkedu vollständig nutzen können, müssen Sie JavaScript in Ihrem Browser aktivieren. Falls Sie einen Pop-Up Blocker nutzen, müssen Sie auch diesen für die Internetseite deaktivieren. Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 5

6 4 Kurzübersicht über den Aufbau der Lernplattform 4.1 Die vier Arbeitsbereiche Die Lernplattform bietet Ihnen vier verschiedene Arbeitsbereiche. Dies sind: (1) Privat Persönlicher Bereich des Nutzers Arbeitsschwerpunkt: private Schul- und Unterrichtsorganisation (2) Institution Institutionsspezifischer Bereich mit Gruppen- und Klassenräumen Arbeitsschwerpunkt: Schul- und Unterrichtsorganisation (3) Netzwerk Institutionsübergreifender Bereich für die Zusammenarbeit in thematisch gegliederten Gruppen Arbeitsschwerpunkt: Gruppenorganisation (4) Medien Informationen für Lehrkräfte Arbeitsschwerpunkt: Medienrecherche und Mediendownload Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 6

7 Privat Unter "Privat" finden Sie Ihren persönlichen Bereich. Hier finden Sie alle Werkzeuge, die Sie für die persönliche Organisation in der Schule benötigen. Die Ansicht der Seite beziehungsweise der hier abgebildeten Funktionen können Sie mittels "Übersicht anpassen" auch individuell gestalten. Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 7

8 Institution Im Bereich "Institution" stehen die Schul- und Unterrichtsorganisation im Vordergrund. Hier hat jede Institution die Möglichkeit, einen an ihren Bedürfnissen orientierten Bereich einzurichten. Virtuelle Klassen und Gruppen unterstützen das gemeinsame und/oder individuelle Lernen von Lehrpersonen mit ihren Schülerinnen und Schülern oder auch untereinander. Mitgliedern der jeweiligen Institution stehen hier Tools für die Arbeit in virtuellen Klassen- und Gruppenräumen zur Verfügung. Sie erlauben den zeit- und ortsunabhängigen Austausch zwischen Lehrenden und Lernenden, innerhalb virtueller Gruppen und Klassen oder übergreifend. Die Institutionen, Gruppen und Klassen, in denen Sie Mitglied sind, werden in den Auswahlboxen "Ihre Institutionen", "Ihre Gruppen" und "Ihre Klassen" gesondert aufgeführt. Die allgemeine Gruppenübersicht, die alle angelegten Gruppen der jeweiligen Institution auflistet, ist ebenfalls unter der Rubrik "Ihre Gruppen" zu finden. Der Institutions-Administrator übernimmt dabei die Verwaltung und Organisation der Institution. Er ist auch für die Zuweisung der individuellen Funktionen einer Institution sowie der darin enthaltenen Gruppen und Klassen zuständig. Zum Administrieren einer Gruppe beziehungsweise Klasse wird durch ihn ein Moderator eingesetzt. Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 8

9 Netzwerk Das Netzwerk bietet gleich aufgebaute Lern- und Arbeitsräume wie die Institution, dient aber im Unterschied dazu der regionalen und schulübergreifenden Zusammenarbeit in thematisch gegliederten Gruppen. Schulübergreifende Gruppen im Bereich Netzwerk können nur durch den Schulträger angelegt werden und müssen dort beantragt werden. Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 9

10 Medien Im Bereich Medien finden Sie u.a. die Online Medienrecherche über die Sie die Möglichkeit haben die Medien des Medienzentrums online anzuschauen, herunterzuladen oder den Schülern zur Verfügung zu stellen. Des Weiteren finden Sie in diesem Bereich Formulare und Informationen des Wetteraukreises, sowie die aktuellen Einkaufskataloge und Schulungsunterlagen. Dieser Bereich ist nur für Lehrkräfte sichtbar. Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 10

11 4.2 Die Startseite Die Startseiten der Bereiche Privat, Institution, Klassen sowie Gruppen erfüllen eine wichtige Aufgabe: Sie sollen Orientierung geben und aktuelle Informationen zu der gemeinsamen Arbeit "auf einen Blick" darstellen. Auf den verschiedenen Startseiten (Privat und Institution) finden Sie den Link "Übersicht anpassen". Darüber können Sie per "Drag & Drop" definieren, wie und in welcher Reihenfolge die aktuellen Inhalte aus den Funktionen des jeweiligen Raumes auf der Startseite dargestellt werden sollen. Zusätzlich können Sie für die Institution sowie für Gruppen und Klassen auch einen eigenen Text-Block sowie ein Logo definieren. Außerdem kann der am Ende der Seite angezeigte "Funktionen"-Block an- beziehungsweise abgeschaltet werden. Für die Startseiten von Institutionen, Gruppen sowie Klassen benötigen Sie Admin-Rechte, um die Einstellungen vornehmen zu können. Die Auswahlmöglichkeiten im Überblick Deaktiviert: Statusmeldungen werden nicht auf der Übersichtsseite angezeigt. Anzahl bei Inhalt: Statusmeldungen werden nur dann angezeigt, wenn auch Inhalt vorhanden ist. Dabei wird die Anzahl angegeben, beispielsweise "5 ungelesene (s)" oder "2 Mitglied(er) online". Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 11

12 Anzahl immer: Statusmeldungen werden immer ausgegeben, also auch wenn kein Inhalt vorhanden ist. Dabei wird die Anzahl angezeigt, etwa "0 ungelesene (s)" oder "0 Mitglied(er)" online. Mehrzeilig: Statusmeldungen werden mehrzeilig angezeigt. Dabei wird zum Beispiel bei E- Mails der Betreff angegeben oder bei der Funktion Messenger/Mitgliederliste der Name der aktuell eingeloggten User. Extra Block: Um einzelne Funktionen mehr hervorzuheben, können sie auch in einem Extra-Block dargestellt werden. Sie werden zudem durch das dazugehörige Icon markiert. Bei s wird zusätzlich zum Betreff auch der Absender der angezeigt. Bei Umfragen, Forumsbeiträgen und so weiter wird ebenfalls neben dem Titel der Verfasser ausgegeben. Reihenfolge der angezeigten Funktionen Bei der Anpassung der Übersichtsseite können Sie auch die Reihenfolge beliebig per "Drag & Drop" verändern. Aktivierte Funktionen rutschen von der Reihenfolge her automatisch vor deaktivierte Funktionen. Block "Funktionen" anzeigen Sie können entscheiden, ob der Block "Funktionen" angezeigt oder komplett abgeschaltet werden soll. Das Abschalten des Blocks kann die Übersichtsseite gegebenenfalls übersichtlicher gestalten. Dazu müssen Sie das Häkchen aus der Checkbox entfernen. Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 12

13 5 Die verschiedenen Funktionen In jedem Arbeitsbereich stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung. Diese finden Sie immer auf der linken Seite oder über die Icons im Inhaltsbereich (mittig). Welche Funktionen Sie sehen oder nicht sehen können hängt von den Rechteeinstellungen ab. Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 13

14 5.1 Passwort ändern Wenn Sie sich das erste Mal auf der Lernplattform einloggen, werden Sie aufgefordert Ihr voreingestelltes Passwort zu ändern. Wenn Sie dieses jedoch nachträglich ändern wollen, müssen Sie in Ihren privaten Arbeitsbereich wechseln. Klicken Sie bitte auf den Reiter Privat und anschließend auf die Funktion Einstellungen auf der linken Seite. Über den Button Passwort ändern können Sie nun Ihr Passwort wechseln. Es öffnet sich ein Pop-Up-Fenster. Falls Sie einen Pop-Up-Blocker installiert haben, müssen Sie diesen in Ihrem Browser für die Seite deaktivieren, da Sie ansonsten einige Funktionen nicht durchführen können. Zum Passwort ändern geben Sie in die Felder Ihr altes Passwort, ihr neues Passwort und nochmals Ihr neues Passwort zur Bestätigung ein und klicken Sie auf den Speichern - Button. Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 14

15 5.2 Logout Wenn Sie die Lernplattform oder Ihren Arbeitsplatz/ PC verlassen, sollten Sie sich unbedingt ausloggen. Klicken Sie dazu auf den farbigen Logout -Button.! 5.3 Die Dateiablage In der Dateiablage können Sie Ihre Unterrichtsmaterialien und Dokumente der Gruppe/ Klasse ablegen und übersichtlich verwalten. Die Dateien werden in Form einer Baumstruktur in verschiedenen Ordnern und Unterverzeichnissen gespeichert, die Sie selbst anlegen und benennen. Durch das Speichern von Dokumenten in der Dateiablage haben Sie orts und zeitunabhängigen Zugriff auf die Daten. In der Dateiablage können Sie Dateien kopieren und in einen anderen Ordner einfügen. Dies funktioniert bereichsübergreifend. So können Sie beispielsweise Dateien, die Sie in Ihrer privaten Dateiablage abgespeichert haben, kopieren und in einen Ordner in Ihrer Klasse oder Gruppe einfügen. Außerdem können Sie unter dem Reiter "Benachrichtigungen" einstellen, sich über neu hoch oder heruntergeladene Dateien per Systemnachricht informieren zu lassen. Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 15

16 Einen Ordner und eine Datei im privaten Bereich anlegen Wenn Sie eine private Datei hochladen möchten, auf die nur Sie Zugriff haben sollen, müssen Sie in Ihren privaten Arbeitsbereich wechseln. Klicken Sie dazu bitte auf den Reiter Privat. Mit einem Klick auf die Funktion Dateiablage können Sie die Dateiablage öffnen. Die Seite ist in zwei Bereiche unterteilt: Ordner Links sehen Sie die Ordnerstruktur, die Sie durch Klick auf den Link "zuklappen" bzw. "aufklappen" können. Beim ersten Aufruf der Dateiablage erscheint nur der Hauptordner, der automatisch angelegt wird und nicht verändert werden kann. Dateien Rechts sehen Sie den Inhalt des ausgewählten Ordners. Zum Erstellen eines neuen Ordners klicken Sie auf Ordner anlegen. Es geht ein Pop-Up- Fenster auf. In diesem Fenster geben Sie den Namen des neu anzulegenden Ordners ein. Klicken Sie abschließend auf den Button Ordner erstellen. Wenn Sie nun in diesen neuen Ordner eine Datei hochladen möchten, müssen Sie zuerst den Ordner mit einem Klick auf den Ordnernamen auswählen. Das gelbe Ordnersymbol vor dem Ordnername sollte dann offen sein. Nun müssen Sie auf Dateien hochladen klicken. Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 16

17 Es öffnet sich erneut ein Pop-Up-Fenster. Mit Klick auf Durchsuchen können Sie eine Datei von Ihrer Festplatte auswählen. Nachdem Sie die Datei ausgewählt haben, müssen Sie noch mit einem Klick auf den Button Datei hochladen bestätigen um die Datei endgültig hochzuladen und zu speichern. (Dies kann einen Augenblick dauern.) Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 17

18 Weitere Funktionen Die ausgewählte Datei kann nun durch anklicken eines der markierten Icons heruntergeladen oder bearbeitet werden. Zum Löschen der Datei setzen Sie das Häkchen und klicken Sie dann auf den Button Löschen. Einen Ordner können Sie mit einem Klick auf das Mülleimer -Symbol löschen. Er kann jedoch nur gelöscht werden, wenn er keine Dateien enthält. Sie können auch Ordner oder Dateien über einen Link freigeben und somit einen Download auch Nutzern außerhalb der Lernplattform zur Verfügung stellen. Über die Funktion Kopieren können Dateien einfach von einer Dateiablage in eine andere kopiert werden Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 18

19 5.4 Quota Folgende Tabelle gibt Ihnen einen Überblick über alle voreingestellten Quota in Ihrer Schule: Dateiablage Courselets Fotoalbum Website Wiki Privat Lehrer 100 MB 330 MB 50 MB 10 MB 10 MB - Privat Schüler 50 MB 160 MB 10 MB 20 MB 10 MB - Privat Partner 50 MB 150 MB 10 MB 30 MB 10 MB - Institution 10 MB MB 50 MB 200 MB 100 MB 50 MB Pro Gruppe 20 MB 750 MB 55 MB 100 MB 50 MB 25 MB Pro Klasse 20 MB 750 MB 55 MB MB 25 MB 5.5 Weiterleitung einrichten Mit einer -Weiterleitung erhalten Sie die s von wtkedu an Ihre private Adresse und Sie sind nicht drauf angewiesen in wtkedu hineinzuschauen. Gehen Sie zunächst in Ihren privaten Arbeitsbereich (Reiter Privat ). Wählen Sie die Funktion Mailservice auf der linken Seite aus. Sie finden nun mittig die Funktion Einstellungen. Klicken Sie diese bitte an. Es öffnet sich nun ein Pop-Up Fenster Wählen Sie den Reiter Filterregeln aus und klicken Sie anschließend die Funktion Weiterleitung an. Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 19

20 Es wird wieder ein neues Fenster geöffnet. Hier können Sie nun Ihre private Adresse (wie z.b. von Yahoo, GMX, WEB.de) eingeben. Wenn Sie darüber hinaus noch ein Häkchen bei Keine zusätzliche lokale Zustellung setzen, werden Ihre s ausschließlich an Ihre private Adresse versandt und tauchen bei wtkedu nicht mehr auf. Ist hier kein Häkchen, können Sie Ihre s auch im Posteingang von wtkedu finden. Speichern Sie Ihre Einstellungen mit einem Klick auf Änderungen speichern. Weiterleitung einrichten mit eigenem Client Auch mit Hilfe eines eigenen Mail-Client wie z.b. Outlook können Sie Ihre s aus wtkedu empfangen und verwalten. Sie benötigen dazu nachfolgende Zugangsdaten: Zugang zu Ihrer privaten Mailbox SMTP-Server: mail.wtkedu.de IMAP-Server: mail.wtkedu.de POP-3-Server: mail.wtkedu.de Benutzername: Ihr Login = Ihre Adresse (muss kleingeschrieben werden) Passwort: Ihr Passwort Zugang zur Mailbox einer Klasse innerhalb einer Institution SMTP-Server: mail.wtkedu.de IMAP-Server: mail.wtkedu.de POP-3-Server: mail.wtkedu.de Benutzername: klassenname@<hostname>.wtkedu.de Passwort: das Klassenpasswort Zugang zur Mailbox Ihrer Institution SMTP-Server: mail.wtkedu.de IMAP-Server: mail.wtkedu.de POP-3-Server: mail.wtkedu.de Benutzername: info@<hostname>.wtkedu.de Passwort: Ihr Institutionspasswort Zugang zur Mailbox einer Gruppe innerhalb der Institution SMTP-Server: mail.wtkedu.de IMAP-Server: mail.wtkedu.de POP-3-Server: mail.wtkedu.de Benutzername: gruppenname@<hostname>.wtkedu.de Passwort: das Gruppenpasswort Bitte beachten Sie, dass Sie die SMTP-Authentifikation aktivieren, wenn Sie zum Versenden Ihrer Mails ein Mailprogramm nutzen. Diese Einstellung nehmen Sie im Mailprogramm in der entsprechenden Kontokonfiguration vor (siehe nachfolgende Grafik). Der Hostname entspricht der Abkürzung Ihrer Institution und ist in der Regel hinter des Benutzernamens zu finden. Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 20

21 Sichere Verbindungen Wenn Ihr -Programm TLS-Verschlüsselung anbietet, können Sie diese Option für SMTP- und POP3-Verbindungen aktivieren. Ihre Zugangsdaten und der Inhalt der werden in diesem Fall von Ihrem -Programm verschlüsselt zum wtkedu-mailserver übertragen. Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 21

22 In einigen Fällen wird Ihr -Programm bei der ersten Verwendung das Sicherheitszertifikat des Mailservers anzeigen und Sie bitten dieses zu prüfen. Sie haben die Möglichkeit, das Zertifikat dauerhaft als vertrauenswürdig einzustufen. Damit können Sie eine erneute Sicherheitsabfrage verhindern. Anleitung Schritt für Schritt (Outlook Express 6.x) Damit Sie Ihre wtkedu-mailbox optimal mit einem Client abfragen und bearbeiten können, gehen Sie bei der Einrichtung des Kontos folgendermaßen vor: Starten Sie Outlook Express. Klicken Sie auf Extras > Konten. Wählen Sie . Klicken Sie auf Hinzufügen und wählen Sie die Option aus. Geben Sie bei Angezeigter Name Ihren Vor- und Nachnamen ein und bestätigen mit Weiter. Nun können Sie unter Adresse Ihre wtkedu- Adresse angeben. Der wtkedu Mailserver ist ein POP-3-Server. Unter Posteingangsserver (POP3) kommt mail.wtkedu.de und unter Postausgangsserver (SMTP) mail.wtkedu.de. Nun folgen noch die Kontoinformationen für den Mailzugang. Tragen Sie unter Kontoname Ihre komplette wtkedu- Adresse ein. Geben Sie unter Kennwort Ihr wtkedu Passwort ein. Deaktivieren Sie Anmeldung durch gesicherte Kennwortauthentifizierung (SPA). Klicken Sie auf Fertigstellen. Wählen Sie nun in der Übersicht Internetkonten Ihr neu erstelltes Konto aus und klicken Sie rechts auf Eigenschaften. Wechseln Sie vom Register Allgemein in das Register Server und aktivieren Sie ganz unten Server erfordert Authentifizierung. Kontrollieren Sie unter Einstellungen, ob Gleiche Einstellungen wie für den Posteingangsserver verwenden aktiviert ist. Möchten Sie, dass die Nachrichten, die Sie über den -Client bereits heruntergeladen und gelesen haben, bei Ihrem nächsten Besuch auf wtkedu auch dort in der Mailbox erscheinen? In diesem Fall wechseln Sie nun vom Register Server in das Register Erweitert und aktivieren dort unter Zustellung die Option Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen. Der Mail-Client Outlook Express 6.x ist nun für die Verwaltung Ihrer wtkedu-mailbox richtig konfiguriert. s mittels IMAP verwalten Es ist nun auch möglich, seine Mails komfortabel per IMAP zu verwalten. Der Unterschied zum POP3-Protokoll ist, dass die s alle auf der Plattform verbleiben und von den jeweiligen Endgeräten von dort abgerufen werden. Wenn man also per POP3 eine vom PC aus verschickt, ist diese nur dort abrufbar - nicht mobil oder auf der Plattform. Bei IMAP wird die verschickte direkt auf dem Server abgelegt, alle Endgeräte haben also Zugriff darauf. Dies trifft auch auf Ordnerstrukturen zu, die man auf der Plattform - oder per Mailclient - anlegt. Diese werden auf allen Geräten, bei denen man den Mailservice per IMAP-Protokoll eingebunden hat, angezeigt. Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 22

23 Anleitung Schritt für Schritt: IMAP unter Outlook Im Menü Datei den Button Konto hinzufügen klicken 2. Auswahl -Konto : Name, -Adresse und Kennwort eingeben 3. Sicherheitshinweis ignorieren (Outlook sucht automatisch den Host autodiscover ) und Ja klicken. 4. Das Konto wird nun eingerichtet. Nach Abschluss der Einrichtung und dem Versand der Outlook-Testnachricht den Button Fertig stellen klicken, das Konto ist eingerichtet. IMAP unter Outlook Im Menü Datei den Button Konto hinzufügen klicken 2. Auswahl -Konto : Name, -Adresse und Kennwort eingeben 3. Sicherheitshinweis ignorieren (Outlook sucht automatisch den Host autodiscover ) und Ja klicken. 4. Das Konto wird soweit eingerichtet, es müssen abschließend noch die Systemordner für gesendete und gelöschte Mails definiert werden: Haken bei Servereinstellungen manuell konfigurieren (Outlook 2010) bzw. Kontoeinstellungen ändern (Outlook 2013) setzen und Weiter klicken. 5. Hier nun Weitere Einstellungen klicken 6. Reiter Gesendete Elemente : Gesendete Elemente im folgenden Ordner auf dem Server speichern aktivieren und Weitere Ordner klicken. In dem sich öffnenden Fenster Abfrage und anschließend OK klicken. 7. Nun unter Gesendete Elemente im folgenden Ordner auf dem Server speichern den Ordner Sent wählen. 8. Reiter Gelöschte Elemente : Gelöschte Elemente in folgenden Ordner auf dem Server verschieben aktivieren und Ordner Trash wählen. 9. OK klicken, das Konto ist eingerichtet. IMAP unter Thunderbird 1. Im Menü Extras die Option Konten-Einstellungen wählen. 2. Unter Konten-Aktionen die Wahl -Konto hinzufügen auswählen. 3. Name, -Adresse sowie Passwort eingeben und Weiter klicken. 4. Sämtliche Einstellungen werden automatisch erkannt, Fertig klicken und das Konto ist eingerichtet. IMAP unter Apple Mail 1. Einstellungen öffnen 2. Mail, Kontakte, Kalender auswählen 3. den Eintrag Account hinzufügen wählen 4. Ganz unten Andere auswählen 5. Ganz oben Mail-Account hinzufügen auswählen 1. Name: Ihr Name 2. Ihre -Adresse (Login) 3. Passwort: Zugehöriges Passwort 4. Beschreibung: Wie gewünscht, bspw. Plattformname 6. Daten eintragen: Server für eintreffende s Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 23

24 1. Hostname: mail.wtkedu.de 2. Benutzername: Ihre -Adresse (Login) 3. Passwort: Zugehöriges Passwort 7. Daten eintragen: Ausgehende s 1. Hostname: mail.wtkedu.de der Plattform 2. Benutzername: Ihre -Adresse (Login) 3. Passwort: Zugehöriges Passwort 8. ios überprüft die Eingaben es erscheinen jeweils blaue Häkchen 9. Auswahl Notizen entfernen der neue Account wird nur für s verwenden 10. Sichern auswählen IMAP unter Android 1. -Konto hinzufügen, -Adresse und Passwort eingeben 2. IMAP-Konto auswählen - weitere Daten werden automatisch erkannt, ggf. Benutzername vervollständigen 3. In Konto wechseln, hier Einstellungen Kontoeinstellungen Ordner wählen Ordner für Entwürfe Drafts Ordner für gesendete Nachrichten Sent Ordner für gelöschte Nachrichten Trash Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 24

25 6 Benutzerrechte und Rechtevergabe 6.1 Voreingestellte Funktionen und Rechte in einer Institution In Ihrer neu angelegten Institution finden Sie zunächst nur diese Funktionen mit den angegebenen Rechteeinstellungen vor. Diese können Sie als Administrator/-in natürlich personen-, raum- und rollenbezogen anpassen sowie um anfänglich deaktivierte Funktionen erweitern. Im Institutionsraum gelten diese Einstellungen: Mitteilungen können von Lehrern und Schülern gelesen werden, nur Sie dürfen Einträge anlegen und löschen Kalender kann von Lehrern und Schülern gelesen werden, nur Sie dürfen Termine anlegen und löschen Dateiablage Lehrer und Schüler können Dateien nur herunterladen, Sie alleine dürfen Ordner anlegen und Dateien einstellen bzw. löschen Vertretungsplan Lehrer und Schüler können den Vertretungsplan anschauen, Sie alleine können den Vertretungsplan anlegen und aus dem Stundenplanprogramm importieren Anfangs deaktiviert sind diese Funktionen: Mailservice, Adressbuch, Lesezeichen, Lehrerboard, Schülerboard, Mitgliederliste, Stundenplan, Aufgaben, Lernplan, Courselets, Forum, Chat, Website, Schaufenster, Fotoalbum, Blogs, Wiki, Umfragen, Profil, Ressourcenverwaltung, Formulare, Medien, Mailingliste Für Klassen innerhalb Ihrer Institution gelten diese Einstellungen: Mitteilungen Lehrer können Mitteilungen lesen, verfassen und alle löschen, Schüler können Mitteilungen lesen Aufgaben Lehrer können Aufgaben erstellen und löschen, Schüler diese bearbeiten Dateiablage Lehrer können Ordner anlegen, Dateien hoch- und herunterladen sowie Dateien und Ordner löschen, Schüler können Ordner anlegen sowie Dateien hoch- und herunterladen Medien Lehrer können Medien zur Verfügung stellen, bearbeiten und löschen, Schüler können Medien anschauen Anfangs deaktiviert sind diese Funktionen: Mailservice, Adressbuch, Lesezeichen, Schülerboard, Mitgliederliste, Stundenplan, Kalender, Lernplan, Courselets, Forum, Chat, Website, Fotoalbum, Blog, Wiki, Umfragen, Formulare Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 25

26 Für Gruppen innerhalb Ihrer Institution sind folgende Funktionen verfügbar: Mitteilungen Lehrer können Mitteilungen lesen, verfassen und alle löschen Kalender Lehrer können Termine lesen, eintragen und alle löschen Aufgaben Lehrer können Aufgaben erstellen, bearbeiten und alle löschen Dateiablage Lehrer können Ordner anlegen, Dateien hoch- und herunterladen sowie alle Dateien und Ordner löschen Anfangs deaktiviert sind diese Funktionen: Mailservice, Adressbuch, Lesezeichen, Mitgliederliste, Stundenplan, Kalender, Lernplan, Courselets, Forum, Chat, Website, Fotoalbum, Blog, Wiki, Umfragen, Ressourcenverwaltung, Formulare Die Voreinstellungen für Schüler sehen vor, dass diesen in Gruppen keine Funktionen zur Verfügung stehen. Mitglieder in der Rolle Partner können sogar in allen Räumen der Plattform d.h. sowohl auf Ebene der Institution als auch in Klassen und Gruppen aufgrund der Voreinstellungen keine Funktion nutzen. Administratorinnen und Administratoren von Gruppen/Klassen, auf der Plattform Moderatoren genannt, können ihrem Raum selbst Mitglieder hinzufügen, deren Mitgliedsrechte in dieser Gruppe/Klasse verwalten und sie wieder aus dem Raum entfernen. Welche Funktionen dort grundsätzlich zur Verfügung stehen, wird jedoch von Ihnen beim Einrichten der Gruppe/Klasse in der Institutionsadministration unter den Basis-Rechten festgelegt. Zudem haben Moderatoren die Möglichkeit, für die von ihnen administrierte Gruppe/Klasse eigene Voreinstellungen zu definieren. Sie können also von den Vorgaben, die auf Institutionsebene eingerichtet werden, abweichen und für ihre Gruppen/Klassen individuell gültige Voreinstellungen rollenbezogen einrichten. Für die Funktionen im Bereich Privat gelten folgende Rechtevoreinstellungen: Lehrer können fast alle Funktionen im Bereich Privat nutzen, ausgenommen sind lediglich Stundenplan, Website, Fotoalbum, Lerntagebuch und Blog. Dabei ist die Projektbörse ausschließlich Lehrkräften zugänglich, sie kann auch nicht für Lernende und Partner aktiviert werden. Den Funktionsumfang der Lehrpersonen können Sie in der Institutionsadministration aber natürlich reduzieren. Schülern stehen im Privatbereich zunächst folgende Funktionen zu Verfügung: Mailservice, Adressbuch, Lesezeichen, Notizen, Kalender, Aufgaben, Dateiablage und Profil. Sie können Lernenden weitere Funktionen bei Bedarf freischalten, beispielsweise den Messenger. Partnern bleibt der Zugriff auf folgende Funktionen im Privatbereich verwehrt: Stundenplan, Courselets, Website, Fotoalbum, Lerntagebuch und Blog. Die Transparenz der Rechteeinstellung für den/die Administrator/-in der Institution ist wichtig. Wir empfehlen Ihnen daher, Musteraccounts mit den in der Institution geltenden Standardrechten in den drei zur Verfügung stehenden Rollen (Lehrer, Schüler, Partner) einzurichten. So können Sie bei Unsicherheiten unmittelbar die Perspektive wechseln, indem Sie sich mit diesen Zugängen bei wtkedu einloggen und die Rechte direkt nachvollziehen. Einen Überblick über die voreingestellten Rechte Ihrer Institution erhalten Sie innerhalb der Administration über den Reiter Institution. Dort finden Sie den Unterpunkt Voreinstellun- Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 26

27 gen: hier können Sie die Rechte und Funktionen für alle Rollen und Räume einsehen und für alle zukünftig angelegten Mitglieder bzw. Gruppen/Klassen festlegen. Bitte denken Sie daran, dass bereits angelegte Objekte von diesen Einstellungen nicht betroffen sind. Wollen Sie die Rechte bereits von im System angelegten Mitgliedern bzw. Gruppen/Klassen ändern, müssen Sie die zu ändernden Elemente zunächst unter dem Reiter Lehrer, Schüler, Partner, Gruppen oder Klassen auswählen. Mehrfachauswahl bzw. die Auswahl aller vorhandenen Elemente ist dabei möglich. Wichtiger Hinweis: Weitere Funktionen dürfen nur nach Abstimmung in der Gesamtkonferenz oder auf Weisung der Schulleitung freigeschaltet werden. 6.2 Wie wirken sich die Rechteeinstellungen auf die einzelnen Funktionen aus? Eine deaktivierte Funktion wird nicht angezeigt. Wie sich die Einstellungen Aktiv, Schreiben und Admin auf den jeweiligen Funktionsumfang auswirkt, zeigt die folgende Übersicht: Aktiv Schreiben Admin Mailservice (Passwort muss gesetzt sein) Mails lesen; Ordner auswählen Mails schreiben Mails verschieben, löschen; Ordner erstellen, umbenennen, löschen; Filterregeln, Weiterleitung und Signatur einrichten, SMTP/POP3 nutzen Adressbuch Einträge lesen; Adressbuch im Mailservice verwenden; Export Adressen hinzufügen, importieren, eigene Adressen bearbeiten, löschen Fremde Adressen editieren, löschen Lesezeichen (intern nur in Privat) Einträge lesen; Export Lesezeichen hinzufügen; eigene Lesezeichen bearbeiten, löschen Fremde Lesezeichen editieren, löschen; Import Medien Einträge lesen; Bereich Medien Einträge hinzufügen, eigene Einträge editieren, löschen Fremde Einträge editieren, löschen Notizen Einträge lesen Einträge hinzufügen, editieren, löschen - Mitteilungen / Lehrer-/Schülerboard Einträge lesen Einträge hinzufügen; eigene Einträge editieren, löschen Fremde Einträge editieren, löschen Messenger Liste einsehen Quickmessages schreiben; Einträge hinzufügen, löschen Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 27

28 Mitgliederliste Liste einsehen - - Stundenplan Stundenplan ansehen; kopieren Grundeinstellungen; Einträge hinzufügen, editieren, löschen - Vertretungsplan Plan ansehen - Einstellungen, Import Kalender Einträge ansehen Einträge hinzufügen; eigene Einträge ändern, löschen Fremde Einträge editieren, löschen Aufgaben Einträge ansehen, als (un-)erledigt markieren Einträge hinzufügen, eigene ändern, zuweisen und löschen Fremde Einträge editieren, zuweisen, löschen Lernplan Einträge ansehen; Lösungen schreiben Einträge hinzufügen; eigene Einträge editieren Bearbeiten, freigeben, lesen, löschen; Feedback Courselets Freigegebene Courselets aufrufen Courselets anlegen; eigene editieren, freigeben, löschen Fremde Courselets editieren, freigeben, löschen Forum Beiträge lesen Neue Beträge verfassen Beiträge löschen; Einstellungen Chat Chat öffnen; Beiträge lesen Beträge schreiben Chatmitschnitte lesen und löschen Dateiablage Ordner, Dateien ansehen; freigegebene Dateien herunterladen, kopieren (und anderswo einfügen) Ordner anlegen; Dateien in freigegebene Ordner hochladen; Eigene Dateien umbenennen, löschen Fremde Dateien umbenennen, löschen; Rechte für Ordner vergeben; Ordner- Rechte werden übergangen Website-Generator Angelegte Seiten ansehen Seiten anlegen, editieren, löschen; veröffentlichen Grundeinstellungen bearbeiten; Gästebuch verwalten Website- Dateiverwaltung Passwort für FTP Ordner, Dateien ansehen; Dateien herunterladen Neue Ordner, Dateien anlegen Ordner, Dateien umbenennen, verschieben, löschen; FTP Website-Schaufenster Sichtbar unter Website; Vorhanden in Institution und Community, wenn in Privat aktiviert Eintrag kann bearbeitet und veröffentlicht werden - Fotoalbum Fotos ansehen Fotos hinzufügen, eigene löschen; Themen Fremde Fotos löschen Blog Liste/Suche; Kommentare schreiben; Einträge anlegen, löschen, veröffentli- Fremde Einträge löschen; Veröffentli- Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 28

29 Liste in Netzwerk chen, zurückziehen chung zurückziehen Wiki Seiten, Übersichten, Versionen ansehen Seiten editieren; Dateien hochladen; Versionen wiederherstellen Grundeinstellungen editieren; Versionen, Seiten löschen Umfragen Umfragen ansehen, teilnehmen Umfragen erstellen; eigene Umfragen editieren, löschen Fremde Umfragen editieren, löschen Formulare Formular ausfüllen Autorenmodus, Vollzugriff auf eigene Formulare Profil Profil ansehen Profil bearbeiten; Foto einbinden, löschen Vollzugriff auf fremde Formulare - Einstellungen Einstellungen verändern - - Passwort ändern Passwort ändern - - Projektbörse Sichtbar; aktiviert Liste im Netzwerk Einträge anlegen, bearbeiten, löschen - Ressourcenverwaltung Buchungen ansehen Buchen; Defekt melden Ressourcen administrieren Mailinglisten Administration ansehen Listen anlegen; Abonnenten hinzufügen; Zuordnungen verwalten Mailinglisten bearbeiten, löschen; Abonnenten entfernen Administration Administration ansehen; Lernerfolgskontrolle Objekte anlegen; Lehrer, Schüler in Gruppen, Klassen einfügen; Zuordnungen verwalten Volle Administration Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 29

30 6.3 Festlegen der Basis-Rechte im Bereich Privat Bevor Sie wtkedu im Alltag nutzen, sollten Sie einige Testnutzer und Testräume manuell anlegen und mit diesen Zugängen anschließend ausprobieren, welche Möglichkeiten Ihnen die Plattform prinzipiell bietet. Auf dieser Basis können Sie sich später dann besser entscheiden, welche Funktionen Sie in den verschiedenen Räumen Ihrer Schule bei wtkedu nutzen möchten. Haben Sie einen Account angelegt, definieren Sie zunächst die Möglichkeiten der Person im Privatbereich. Sie entscheiden nämlich, welche Funktionen die einzelnen Mitglieder hier überhaupt sehen können. In der Benutzerverwaltung (Institution Administration Lehrer, Schüler oder Partner) legen Sie dies über die Basis- Rechte (privat) (eingekreistes Icon) fest. Wenn Sie hier den Punkt in der Zeile Mailservice auf Deaktiviert setzen würden, hat diese Person keine Mailmöglichkeit bei wtkedu, was sicherlich nicht sinnvoll ist. Überlegen sollten Sie sich aber schon, ob jede Person den Website- Generator benötigt. Hier lassen sich in Absprache mit den betreffenden Personen auch flexible Individuallösungen finden. So kann die Person im Beispiel im Privatbereich den Mailservice nutzen, sieht aber hier die Funktion Messenger nicht. Wenn für alle Personen einer Liste die Basis-Rechte (privat) in gleicher Weise geändert werden sollen, geht dies über den Link Alle oben in der Liste. Dann wählt man anschließend im unteren orangefarbenen Balken das entsprechende Icon (eingekreist) und kann im sich dann öffnenden Pop-up-Fenster entscheiden, in welchen Funktionen man Änderungen vornehmen möchte. Diese Änderungen wirken sich auf alle vorher ausgewählten Accounts aus! Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 30

31 6.4 Festlegen der Basis-Rechte im Bereich Institution Sowohl in der Institution als auch in Gruppen und Klassen geschieht die Rechtevergabe auf zwei Ebenen. Zunächst legen Sie mittels der Basis-Rechte fest, welche Funktionen überhaupt in der Institution bzw. in den Gruppen und Klassen gewünscht sind. Im nächsten Schritt bestimmen Sie dann über die Mitgliedsrechte, welche Rechte die einzelnen Benutzer in den jeweiligen Funktionen haben sollen. Dies sind zwei völlig unterschiedliche Ebenen. Dies sehen wir uns zunächst in der obersten Hierarchie, nämlich der Institution an: Institution Administration. Sie erkennen die folgende Ansicht: (Natürlich sieht hier jeder den Namen seiner Schule!) Das Icon zum Festlegen der Basis-Rechte der Institution ist im Bild wieder eingekreist. Wenn Sie mit der Maus über das Icon fahren, erscheint das Wort Basis-Rechte. Gemeint ist hier aber nicht der Privatbereich, da heißt es ja Basis-Rechte (privat), sondern das, was auf der Übersichtsseite der Schule sichtbar sein soll. Dies legen Sie im nächsten Pop-up- Fenster fest: Die Einstellungen im Beispiel rechts bewirken dann auf der Übersichtsseite der Institution: Kein Adressbuch, aber Mailservice, Mitgliederliste, Forum und so weiter. Dies hat aber überhaupt nichts mit den entsprechenden Funktionen im Privatbereich oder in den Gruppen und Klassen zu tun. Hier werden nur die Funktionen auf Institutionsebene gesteuert. Noch einmal zur Verdeutlichung: Sie können hier das Wiki für die Institution deaktivieren, in den verschiedenen Klassen oder Gruppen können Sie aber durchaus ein Wiki nutzen. Wenn Sie sich überlegen, welche Funktionen Sie in einem Raum zur Verfügung stellen möchten, dann legen Sie mit Hilfe der Basis-Rechte fest, wie eine Funktion grundsätzlich genutzt werden kann. Stellen Sie also die Basis-Rechte der Funktionen, die es geben soll, auf Verfügbar. Wenn die Basis-Rechte der Schule nun klar sind, muss nun noch festgelegt werden, was die einzelnen Mitglieder in den Funktionen machen dürfen. Dies geschieht nun über die Verwaltung der Lehrpersonen, Lernenden und Partnern über die Mitgliedsrechte. Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 31

32 6.5 Festlegen der Mitgliedsrechte der Benutzer in der Institution Dazu klicken Sie das Icon Mitgliedsrechte in dieser Institution (eingekreist, rechtes Bild). Diese Rechte werden dann in folgendem Pop-up (unten) eingestellt: An den blauen Balken sieht man sehr schön, welche Funktionen durch die gerade vorgenommenen Einstellungen der Basis- Rechte der Institution überhaupt nicht zur Verfügung stehen. Rechtevergabe macht also nur in den weißen Zeilen Sinn. Bedeutung der Begriffe: Deaktiviert heißt: Diese Person sieht die Funktion nicht. Aktiv heißt Leserecht. Schreiben beinhaltet das Recht zum Schreiben und Löschen eigener Beiträge. Admin umfasst auch das Löschen fremder Beiträge. Der rote Balken unten in diesem Fenster (Bild unten) signalisiert eine besondere, mit Bedacht zu vergebende Funktion. Denn damit können Sie anderen Personen über das Institutions-Menü den Zugriff auf die Funktion Administration ermöglichen. Dabei heißt ein Punkt in der Spalte Aktiv : Die Mitglieder-, Gruppen- und Klassenlisten können eingesehen, aber nicht verändert werden. Der Punkt in der Spalte Schreiben heißt: Neue Benutzer oder Gruppen / Klassen können angelegt werden; Veränderungen bei bestehenden Personen oder Gruppen / Klassen sind nicht möglich. Admin bedeutet hier: Volle Administrationsrechte auf allen Ebenen. Sind Sie daher vorsichtig: Eine Person mit vollen Administrationsrechten darf alles; er/sie kann auch alles kaputt machen! Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 32

33 6.6 Festlegen der Basis-Rechte in Gruppen und Klassen Nach dem Anlegen einer neuen Gruppe oder Klasse wird diese in der Gruppen- bzw. Klassenverwaltung aufgelistet: Hier klicken Sie zunächst auf das im Bild eingekreiste Icon ( Basis-Rechte ). In diesem Kontext wir sind in der Klassenverwaltung sind die Funktionen in dieser Klasse gemeint, also die Funktionen, die hier prinzipiell vorhanden sein sollen. Diese Basis-Rechte haben weder mit den Funktionen im Bereich Privat noch mit den Funktionen in der Institution etwas zu tun. Es gibt natürlich dieselben Möglichkeiten wie auf Ebene der Institution, so sieht auch das Auswahlfenster vergleichbar aus: Das Verfahren ist nun das gleiche, wie schon bei der Institution beschrieben. Nur: Hier richten Sie jetzt eine Klasse ein. An dieser Stelle wird festgelegt, ob die Klasse einen Mailservice, Adressbuch, Mitgliederliste und so weiter haben soll. Welche Klassenmitglieder in diesen Funktionen mit welchen Rechten arbeiten dürfen, wird im nächsten Schritt festgelegt. Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 33

34 6.7 Festlegen der Mitgliedsrechte der Benutzer in den Gruppen und Klassen Hierzu klicken Sie in der Klassenliste auf das Icon (Mitgliederliste). mit den drei symbolisierten Personen Es erscheint folgendes Pop-up-Fenster. Die individuelle Vergabe der Mitgliedsrechte erfolgt nun analog dem im Kapitel Festlegen der Mitgliedsrechte der Benutzer in der Institution beschriebenen Vorgehen. Wichtig: In diesem Fenster steht oben der Hinweis, welches Mitglied (hier: S. Müller) in welcher Klasse (hier: Mathematik) gerade bearbeitet wird. Alle Einstellungen hier beziehen sich also nur auf diese Klasse, nicht auf die Institution oder andere Gruppen, auch nicht auf den Privatbereich! Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 34

35 In der Mitgliederliste (Bild oben) lassen sich übrigens über die Checkboxen bzw. den Link Alle und den orangefarbenen Balken ebenfalls die Rechte von mehreren bzw. von allen Mitgliedern gleichzeitig ändern. In diesem Fenster der Rechteverwaltung gibt es wieder (im Bild oben abgeschnitten) den roten Administrationsbalken. Er bezieht sich nur auf die gerade aktive Klasse. Alle Personen, die den Punkt nicht bei Deaktiviert haben, bekommen in dieser Gruppe/Klasse die Funktion Administration zugewiesen. Die Bedeutung der Spalten erschließt sich analog der entsprechenden Beschreibung im Bereich Institution. Nur die Auswirkungen sind lokal auf den ausgewählten Raum bezogen! Mitgliedsrechte als Klassenlehrer einer Klasse/Gruppe ändern Auch wenn Sie keine Administrationsrechte habe, können Sie die Mitgliedsrechte innerhalb Ihrer Klasse ändern und Funktionen (de-)aktivieren. Wählen Sie den Arbeitsbereich Institution aus und anschließend im Drop-Down Menü Ihre Klasse/Gruppe. Es erscheint nun auf der linken Seite die Funktion Administration. Klicken Sie diese an. Zum Verwalten Ihrer Klasse/Gruppe stehen Ihnen nun verschiedene Funktionen zur Verfügung. Klicken Sie auf das Icon Mitgliederliste um die Mitgliedsrechte in Ihrer Klasse/Gruppe zu ändern. Sie sehen nun eine Übersicht über alle Benutzer, die Ihrer Klasse/Gruppe angehören. Wenn Sie die Rechte eines einzelnen Schülers ändern wollen, klicken Sie auf das markierte Icon (1). 1 2 Wenn Sie die Mitgliedsrechte der gesamten Klasse/Gruppe ändern wollen, aktivieren Sie zunächst über den Link Alle die Häkchen bei den Benutzern. Klicken Sie anschließend auf das markierte Icon (2). Sie können nun Funkionen (de-)aktivieren und die Rechte in Ihrer Klasse/Gruppe ändern. Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 35

36 6.8 Ändern der Standardeinstellungen Voreinstellungen Die Voreinstellungen finden Sie in der Institutionsadministration. Hier können Sie u.a. festlegen, welche Rechte und Quoten für neu angelegte Konten und neue Mitglieder in Institution, Gruppen und Klassen voreingestellt werden. Es erscheint folgende Ansicht: Wählen Sie nun eine Rolle aus, für die Sie die Voreinstellungen definieren möchten. Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 36

37 Unter dem Reiter Basis-Rechte legen Sie die Einstellungen für den privaten Bereich fest. (Beispiel Screenshot: für die Rolle Lehrer ) Unter dem Reiter Institution definieren Sie die Mitgliedsrechte für den Bereich Institution für neue Mitglieder. (Beispiel Screenshot: für die Rolle Lehrer ) Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 37

38 Analog dazu können Sie über die Reiter Gruppen und Klassen die Mitgliedsrechte für neue Gruppen und Klassen festlegen. Nachdem Sie Ihre Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Speichern. Beachten Sie, dass Sie Ihre Eingaben speichern, bevor Sie in einen anderen Bereich der Voreinstellungen wechseln! Bitte beachten Sie: Alle Einstellungen hier wirken sich nicht auf bereits im System vorhandene Benutzer und Gruppen bzw. Klassen aus, sondern nur auf alle zukünftig angelegten Benutzer, Gruppen, Klassen! Also vorher sorgfältig planen, um nicht zu viel nacharbeiten zu müssen. Übrigens: Moderatoren von Gruppen/Klassen können darüber hinaus nur für ihre jeweilige Gruppe/Klasse gültige Voreinstellungen nach den verschiedenen Rollen differenziert nutzen. Darin können sie dann von den auf Institutionsebene vorgegebenen Voreinstellungen abweichen. Werden neue Mitglieder in diese Gruppe/Klasse aufgenommen, dann erhalten sie automatisch die vom Moderator vorgegebenen Mitgliedsrechte. Die Voreinstellungen für Gruppen/Klassen finden Sie in der Administration des Raumes in der Mitgliederliste. 6.9 Abschließende Hinweise Beim ersten Login werden alle Mitglieder aufgefordert, eine externe -Adresse einzugeben. Die Angabe der Adresse ist nicht zwingend erforderlich. Sie dient dazu, dass Sie sich an diese Adresse ein neues Passwort zusenden lassen können, wenn Sie einmal Ihr Passwort vergessen sollten. Diese wird im Privatbereich unter Einstellungen Externe Dienste gespeichert. Bitte weisen Sie die Mitglieder darauf hin, diese externe - Adresse stets aktuell zu halten und gegebenenfalls zu ändern, sollte man auf eine andere E- Mail-Adresse wechseln. Sie können bei wtkedu auch Mitglieder anderer Schulen in Ihre Institution als Externe aufnehmen und diesen beispielsweise Zugriff auf eine Klasse bzw. Gruppe oder auch nur eine spezielle Funktion (etwa auf das Forum für den Austausch) in einem Arbeitsraum geben. Außerschulischen Partnern, etwa Eltern, können Sie den Zugriff auf diejenigen Räume / Funktionen ermöglichen, bei denen es Ihnen sinnvoll erscheint. Es existiert dafür die Rolle Partner, die in den vorgegebenen Rechten sehr restriktiv eingestellt ist. Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 38

39 7 WebWeaver Desktop Der WebWeaver Desktop ist ein zusätzliches Tool der Lernplattform. Sie können damit Ihre Institution, Gruppe oder Klasse noch komfortabler und schneller administrieren. Außerdem können Sie bequem über den Messenger kommunizieren und über den integrierten Browser auf der Lernplattform immer online sein. Der WebWeaver Desktop umfasst die Module Messenger, Administration, Browser, Dateiablage. 7.1 WebWeaver Desktop am Computer in der Schule starten Der WebWeaver Desktop ist an den PCs in der Schule bereits installiert. Sie starten Ihn über das Icon auf dem Desktop oder über das Startmenü. Es erscheint links oben am Desktop das folgende Icon. Klicken Sie dort drauf und wählen Sie Login/Logout und dann Login als aus.! großen Nachdem Sie ihren vollständigen Benutzername und Passwort eingegeben haben, bestätigen Sie die Anmeldung mit einem Klick auf Verbinden. Wichtig hierbei ist zu wissen, dass es sich um einen temporären Login handelt, d.h. Ihre Zugangsdaten werden nicht gespeichert. Vergessen Sie sich trotzdem nicht auszuloggen wenn Sie mit Ihren Arbeiten zu Ende sind, da sonst der nachfolgende Benutzer unter Ihrem Account weiterarbeiten und dabei Schaden anrichten kann. Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 39

40 7.2 WebWeaver Desktop an Ihrem Computer zu Hause starten Anders als bei der Installation in der Schule können Sie sich zu Hause an Ihrem Computer ein Profil im WebWeaver Desktop anlegen. Ihre Zugangsdaten werden dann gespeichert und Sie müssen nicht jedes Mal Ihre Zugangsdaten neu eingeben. Sie können sich den WebWeaver Desktop unter folgendem Link herunterladen: Bei der Installation auf Ihrem Computer müssen Sie darauf achten, dass das Häkchen bei WebWeaver Desktop zur Benutzung in Schulumgebungen mit temporärem Login deaktiviert ist. Starten Sie nach erfolgreicher Installation den WebWeaver Desktop. Klicken Sie auf das Icon und wählen Sie im Menü Optionen und dann Profilverwaltung aus. Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 40

41 Es erscheint folgendes Fenster: Klicken Sie auf Neu und geben Sie Ihre Zugangsdaten ein. Nach Bestätigung mit OK wird für Sie ein Profil angelegt, das Sie nun auswählen können. Sie werden automatisch in wtkedu eingeloggt. Updates Sollte ein Update verfügbar sein, werden Sie automatisch durch eine entsprechende Meldung beim Starten von WebWeaver Desktop informiert. Sie können das Update dann unmittelbar installieren oder es auf später verschieben. Ihre Konfigurationseinstellungen und Profile bleiben davon unberührt. Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 41

42 7.3 Das Modul - Messenger Schreiben Sie über WebWeaver Desktop Quickmessages, werden diese nicht als einzelne Pop-up-Fenster versendet und empfangen. Der Verlauf des Quickmessage-Gesprächs wird stattdessen übersichtlich - wie in einem Chat - dokumentiert. Unterhalten Sie sich gleichzeitig mit mehreren Mitgliedern, so ist der Gesprächsverlauf jeweils in separaten Tabs zu verfolgen. Außerdem sehen Sie immer, welche Mitglieder aus Ihrem Messenger online sind. Mitgliederliste Hier sehen Sie die User, die auf wtkedu in Ihrem persönlichen Messenger eingetragen sind. Verlauf In diesem Feld können Sie die von Ihnen empfangenen ("Empfangen") und verschickten ("Gesendet") Nachrichten sehen. Pro Benutzer, mit dem Sie sich unterhalten, wird jeweils ein Tab geöffnet, in dem Sie dann den kompletten Gesprächsverlauf lesen können. Hinter dem Tab "Alle" verbergen sich sämtliche Quickmessages, die Sie verschickt und empfangen haben. Quickmessage eingeben Tragen Sie hier ihre Quickmessage ein. Wie schreibe ich eine Quickmessage? Wählen Sie in Ihrer Mitgliederliste - durch Klick auf den Namen - den Benutzer aus, dem Sie eine Quickmessage schreiben möchte. Daraufhin öffnet sich ein neuer Tab. Schreiben Sie dann in das entsprechende Textfeld ("Quickmessage eingeben") Ihre Mitteilung. Klicken Sie auf den "Senden"-Button oder Strg+Enter, um Ihre Quickmessage an den Empfänger zu versenden. Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 42

43 Kontextmenü Mitgliederliste Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Mitgliederliste, öffnet sich das Kontextmenü, über das Sie Funktionen der Mitgliederliste erreichen: Nur Mitglieder anzeigen, die online sind Es werden nur die Mitglieder angezeigt, die online sind. Ist dieser Punkt nicht ausgewählt, werden alle Mitglieder aus Ihrem Messenger angezeigt, auch die die nicht online sind. An den Smileys können Sie aber erkennen, welche Mitglieder online und welche offline sind. Mitglieder hinzufügen Geben Sie den Login (= -Adresse) ein und klicken Sie auf "OK". Daraufhin wird das Mitglied der Mitgliederliste und Ihrem Messenger auf wtkedu.de hinzugefügt. Mitglieder entfernen Möchten Sie ein Mitglied aus Ihrem Messenger entfernen, klicken Sie auf diesen Punkt. Kontextmenü Verlauf Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Verlauf, öffnet sich das Kontextmenü, über das Sie Funktionen des Verlaufs erreichen: Kopieren Markieren Sie den Text und klicken Sie dann auf "Kopieren". Danach können Sie den kopierten Text in ein beliebiges Textverarbeitungsprogramm einfügen. Alles markieren Möchten Sie den gesamten Verlauf markieren, um ihn eventuell anschließend zu kopieren, klicken Sie auf "Alles markieren". Exportieren Mit WebWeaver Desktop haben Sie die Möglichkeit, den gesamten Verlauf als Textdatei abzuspeichern, so dass beim Austausch wichtiger Informationen keine Inhalte verloren gehen können. Klicken Sie auf "Exportieren" und speichern Sie die Datei auf Ihrer Festplatte ab. Verlauf leeren Soll der gesamte Verlauf des ausgewählten Tabs geleert werden, klicken Sie auf "Verlauf leeren". Kontextmenü Quickmessage eingeben Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Bereich "Quickmessage eingeben", öffnet sich das Kontextmenü, über das Sie weitere Funktionen erreichen: Einfügen Haben Sie zuvor einen Text kopiert, können Sie diesen nach Betätigung dieses Punkts einfügen. Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 43

44 7.4 Das Modul - Administration Die Ansicht und Menüfunktionen Administrieren Sie hier bequem über WebWeaver Desktop Ihre Institution. Sie haben verbesserte Möglichkeiten beim Import von Mitgliederlisten: Excel und OpenOffice Spreadsheets können importiert werden, das direkte Einsortieren in Gruppen oder Klassen ist möglich. Eventuelle Dopplungen von User-Logins werden beim Import erkannt und einfach zu bedienende Lösungsmöglichkeiten von WebWeaver Desktop angeboten. Wer darf administrieren? Das Modul "Administration" kann nur verwendet werden, wenn der eingeloggte Benutzer über mindestens das Nutzungsrecht "Aktiv" in einer Administration verfügt. Ansonsten entsprechen die Rechte den Einstellungen auf der Plattform wtkedu: Aktiv: Der Benutzer kann in der Administration lesen. Schreiben: "Objekte" anlegen, Benutzer in Gruppen/Klassen einfügen, Zuordnungen verwalten. Admin: Volle Administrationsrechte. Ansicht Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 44

45 Wählen Sie über die Auswahlboxen die zu administrierende Institution. Sie sehen zunächst alle "Objekte" der Institution. Um übersichtlichere, weil kürzere Listen zu erhaltene, wählen Sie den gewünschten Filter (z. B. Lehrer/Schüler, Gruppe/Klasse) und bei Bedarf auch noch die Zuordnung aus. Die Mitglieder werden mit ihrem Namen, dem Login (= -Adresse) und der Rolle dargestellt. Außerdem wird angezeigt wie viele Mitglieder in Bezug auf die Gesamtzahl aufgeführt werden. Hinweis: Der Begriff "Mitglied" ist hier nicht zur in Bezug auf Lehrer, Schüler etc. zu verstehen. Auch Gruppen und Klassen werden darunter zusammengefasst. Kontextmenü Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen oder mehrere Namen in der Mitgliederliste, öffnet sich das Kontextmenü, über das Sie einige der oben bereits erklärten (Mitglied ändern, Mitglied löschen, Externes Mitglied entfernen) und weitere Funktionen erreichen: Info Hier können Sie einige Informationen zum jeweiligen User bzw. zur Gruppe oder Klasse einsehen (z. B. Zuordnungen, Quoten, Moderator). Mitglied ändern Möchten Sie die vorhandenen Einstellungen des Mitglieds ändern, klicken Sie hier. Mitglied klonen Über diese Funktionen können Sie ein neues Mitglied mit den gleichen Eigenschaften und Rechten, wie ein bereits vorhandenes Mitglied anlegen. Klicken Sie auf das "Muster"-Mitglied und wählen Sie dann "Mitglied klonen" aus. Die Rolle, die Zuordnung/en, die Basis- und Mitgliedsrechte, die eingestellten Quoten und die Zugehörigkeit in Institutionen, Gruppen, Klassen werden dabei übernommen. Im sich öffnenden Pop-up-Fenster brauchen Sie lediglich den Login, den Namen und das Passwort eintragen und die Eingaben speichern. Ausgewählte(s) Mitglied(er) in Gruppe(n)/Klasse(n) aufnehmen Nach Auswahl einzelner oder mehrerer Mitglieder kann diese Auswahl direkt in einzelne oder mehrere Gruppen bzw. Klassen hinzugefügt werden. Klicken Sie einfach im sich öffnenden Pop-up-Fenster die gewünschten Gruppen und/oder Klassen an und klicken Sie auf "OK". Diese Funktion steht allerdings nicht zur Verfügung, wenn in der Mitgliederliste eine Institution, Gruppen oder Klassen ausgewählt wurde. Mitglied löschen Wählen Sie das zu löschende Mitglied per Mausklick in der Liste aus und klicken Sie dann im Kontextmenü auf "Mitglied löschen". Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage ist der User unwiderruflich gelöscht. Externes Mitglied entfernen Nach Auswahl eines externen Mitglieds, klicken Sie im Menü auf "Externes Mitglied entfernen". Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage wird der externe User aus der Institution entfernt. Bei Gruppen und Klassen stehen Ihnen über das Kontextmenü unter dem Punkt "Gruppen" bzw. "Klassen" zusätzlich noch folgende Funktionen zur Verfügung: Mitgliederliste Hier sehen Sie alle Mitglieder der Gruppe/Klasse untereinander aufgelistet. Sie werden aufgeführt mit ihrem Namen, dem Login und ihrer Rolle. Außerdem wird oberhalb Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 45

46 der Liste der Name der Gruppe/Klasse und der Login des Moderators angezeigt. Unter dem Menüpunkt "Mitglieder" finden Sie noch die Funktionen "Mitglied hinzufügen", "Mitglied aus Gruppe/Klasse entfernen" und die "Mitgliedsrechte in der Gruppe/Klasse" - bezogen auf das ausgewählte Mitglied. Mitglied hinzufügen Geben Sie den Login des Mitglieds ein, das der Gruppe/Klasse hinzugefügt werden soll und klicken Sie auf "OK". Menüpunkt Mitglieder Mitglied anlegen Geben Sie hier den Login (= Usernamen), den Namen und das Passwort - das Sie sich auch generieren lassen können - ein. Außerdem müssen Sie noch eine Rolle auswählen und haben die Möglichkeit den User in diverse Zuordnungen zu sortieren. Klicken Sie dann auf "Speichern". Mitglied ändern Nach Auswahl des Mitglieds per Mausklick, wählen Sie den Punkt "Mitglied ändern" im Menü aus. Sie können dann den Namen, das Passwort und die Zuordnung ändern. Außerdem haben Sie die Möglichkeit den Zugang des Mitglieds zur Plattform zu deaktivieren bzw. auch wieder zu aktivieren und den Funktionsumfang (Profi- oder Light-Modus) einzustellen. Weiterhin können Sie die Basis-Rechte und die Mitgliedsrechte des Users bezogen auf die jeweilige Institution verändern. Die Quoten sind auch über dieses Pop-up-Fenster zu bearbeiten. Bei Gruppen/Klassen haben Sie noch die Möglichkeit den Login des Moderators einzutragen. Bestätigen Sie alles durch Klick auf "Ändern". Mitglied löschen Wählen Sie das zu löschende Mitglied per Mausklick in der Liste aus und klicken Sie dann im Menü auf "Mitglied löschen". Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage ist der User unwiderruflich gelöscht. Externes Mitglied hinzufügen Tragen Sie hier den vollständigen Login (= -Adresse) des externen Mitglieds ein und klicken Sie auf "Hinzufügen". Externe Mitglieder sind Mitglied einer anderen Institution. Externes Mitglied entfernen Nach Auswahl eines externen Mitglieds, klicken Sie im Menü auf "Externes Mitglied entfernen". Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage wird der externe User aus der Institution entfernt. Mitgliederliste durchsuchen Hier können Sie die Mitgliederliste nach Rolle, Login oder dem Namen eines Users durchsuchen. Nachdem Sie auf "Suchen" geklickt haben, werden die User, die Ihren Eingaben entsprechen untereinander aufgelistet. Um wieder zur kompletten Liste zurück zugelangen, wählen Sie "Kein Filter" aus. Mitgliederliste aktualisieren Klicken Sie auf diesen Menüpunkt, um die Mitgliederliste der aktuell angezeigten Institution zu aktualisieren. Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 46

47 Menüpunkt Zuordnungen Nach Auswahl der Rolle, sehen Sie die bereits angelegten Zuordnungen, die wiederum in Zuordnung A und Zuordnung B unterteilt sind. Neu Legen Sie hier eine neue Zuordnung an, in dem Sie den gewünschten Namen eintragen und klicken Sie auf "Speichern". Löschen Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage wird die ausgewählte Zuordnung gelöscht. Ändern Wählen Sie per Mausklick die zu ändernde Zuordnung aus und klicken Sie auf den Button "Ändern". Im sich öffnenden Pop-up-Fenster können Sie dann den neuen Namen eingeben. Nach Klicken auf "OK" wird die Bezeichung der Zuordnung geändert. Menüpunkt Import Über WebWeaver Desktop können Sie Ihre Listen mit Informationen der Mitglieder importieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor: Synchronisation von Logins aus der LUSD mittels WebWeaver Desktop Die Nutzerdaten, die Sie zuvor aus Ihrer Schulverwaltungssoftware exportiert haben, müssen in zwei verschiedenen Excel-Dateien vorliegen. Die erste Datei umfasst die Namen der Lehrkräfte Ihrer Schule, die zweite Datei die Namen der Schüler, deren Geburtsdatum und Klassenzugehörigkeit sowie die jeweiligen Klassenlehrer. Der Datenimport aus der LUSD Rufen Sie in der LUSD den Menüpunkt Extras auf: Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 47

48 Starten Sie den Abfrageassistenten. Wählen Sie eine Datenquelle (Schüler bzw. Lehrer) aus und klicken Sie auf das + Zeichen zum Erstellen einer neuen Abfrage. Tragen Sie in das Feld Bezeichnung eine Bezeichnung wie z.b. Schüler wtkedu ein. Das Feld Filter bleibt unverändert. Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 48

49 Wechseln Sie nun zum Reiter Felder, dort wählen Sie links die aufgeführten Felder für den Bereich Schüler aus und verschieben Sie dann mit einem Klick auf den kleinen Rechts- Pfeil auf die rechte Seite: Klicken Sie auf Übernehmen. Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 49

50 Folgender Aufbau der Excel-Dateien ist zwingend einzuhalten: Datei 1: Lehrkräfte Spalte: Nachname Spalte: Vorname Spalte: Nachname, Vorname Datei 2: Schüler und Klassen Spalte: Nachname Spalte: Vorname Spalte: Klassenbezeichnung Spalte: Geburtsdatum (im Format TT.MM.JJJJ) Spalte: Name Klassenlehrer/in im Format: Nachname, Vorname diese Lehrkraft muss auch in der Liste der Lehrkräfte (Datei 1) aufgeführt sein. Im Abfrageassistenten unter Datenquelle Schüler (Lehrer) wtkedu auswählen und im unteren Seitenbereich auf Excel klicken. Die Daten werden nun in einer Excel-Tabelle gespeichert. Achtung: Bei Schülern müssen vor dem Anklicken auf Excel über die Lupe im unteren Bereich alle Schüler angeklickt werden! Die Excel-Tabellen sollten nicht zu viele Leerzeilen enthalten, nachfolgende Datensätze werden sonst unter Umständen nicht ausgelesen. Logins in den Rollen "Partner" und "Externe" sind grundsätzlich von der Synchronisation ausgeschlossen, diese Accounts können Sie ausschließlich manuell verwalten. Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 50

51 Der Erstimport von Nutzerdaten Nach dem Start von WebWeaver Desktop klicken Sie bitte auf das Administrations-Icon und wählen in der Auswahlbox Institution die gewünschte Schule. Unter dem Menüpunkt Im-/ Export finden Sie die Option Synchronisierung. Nach der Auswahl öffnet sich ein Fenster. Hier können Sie über den Button Datenformat zunächst festlegen, in welcher Spalte der jeweiligen Tabelle die geforderten Daten aufgelistet sind und ob die erste Zeile Spaltenüberschriften enthalten. Anschließend wählen Sie die Pfade zu den beiden benötigten Dateien für Lehrer beziehungsweise Schüler aus und klicken anschließend auf Weiter. Die Daten werden nun von WebWeaver Desktop eingelesen und deren Struktur überprüft. Stimmt der grundsätzlich Aufbau der Dateien nicht mit den Vorgaben überein, erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung. Überprüfen Sie in diesem Fall bitte die Dateien und führen Sie gegebenenfalls einen erneuten Export aus Ihrer Schulverwaltungssoftware durch. Hat WebWeaver Desktop die grundsätzliche Datenstruktur erfolgreich eingelesen, werden die erforderlichen Aktionen anschließend in verschiedenen Schritten bearbeitet. Wenn Sie die Synchronisation das erste Mal durchführen, werden Ihnen ausschließlich Neu anzulegende Elemente, also Lehrer, Schüler sowie Klassen und Zuordnungen, angezeigt. Nach einem Klick auf Fortfahren beginnt WebWeaver Desktop mit dem eigentlichen Import der Daten. Dabei werden diese Aktionen durchgeführt: Die Logins für Lehrer und Schüler werden nach dem Muster angelegt und es wird ein Passwort vergeben. Enthält ein Name Umlaute (ä, ö, ü, ß), werden diese in den Logins (Lehrer, Schüler, Klassen) automatisch umgewandelt. Sonderzeichen werden bei der Generierung eines Logins (Lehrer, Schüler, Klassen) ignoriert, lediglich das Zeichen - ist erlaubt, die Zeichen + und / werden in plus beziehungsweise - umgewandelt. Die Klassen werden im System eingerichtet und die Klassennamen als Zuordnungen für Schüler angelegt (Zuordnung A). Die Schüler werden den Klassen hinzugefügt sowie der Klassenlehrer als Moderator mit Administrationsrechten für die Klasse eingetragen. Die Logins der Schüler werden in die Zuordnung des Klassennamens verschoben. Bitte beachten Sie: Dieser Vorgang wird abhängig von der Anzahl der anzulegenden Logins und der Geschwindigkeit Ihrer Internetverbindung einige Zeit in Anspruch nehmen, währenddessen können Sie WebWeaver Desktop nicht weiter nutzen. Sobald alle Aktionen abgeschlossen sind, erhalten Sie eine entsprechende Meldung und eine Aufforderung, die Zugangsdaten für die neu angelegten Logins abzuspeichern (TXT-Datei). Die Benutzernamen und die zugehörigen Passwörter werden dabei getrennt und nach Klasse sortiert ausgegeben. Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 51

52 Nutzerdaten mit der Plattform synchronisieren Sie können die Nutzerdaten jederzeit synchronisieren, in der Regel wird dies zum Anfang eines Schuljahres notwendig sein. Bei jeder Synchronisation werden die Daten auf der Plattform mit den Daten in den aus Ihrer Schulverwaltungssoftware exportierten Excel- Dokumenten verglichen und die erforderlichen Anpassungen in mehreren Etappen durchgeführt. Sind neue Lehrer, Schüler, Klassen oder Zuordnungen auf der Plattform anzulegen, werden diese nach dem Abgleich der Datenstruktur angezeigt. Mit einem Klick auf Fortfahren lösen Sie die Aktion aus, die entsprechenden Logins, Klassen und Zuordnungen werden generiert sowie Lehrer und Schüler ihren jeweiligen Klassen zugeteilt. Anschließend werden in einem zweiten Schritt die bereits bestehenden Logins aufgeführt, die eine Änderung erfahren sollen. Nach einer Bestätigung werden Schüler bei einer Versetzung aus ihrer alten Klasse in ihre neue Klasse verschoben und ihre Zuordnung entsprechend geändert. Wenn der Klassenlehrer wechselt, wird die neue Lehrkraft als Moderator der Klasse eingesetzt und der bisherige Moderator aus der Klasse entfernt. Zuletzt werden Lehrkräfte und Schüler, die nicht mehr in den aus Ihrer Schulverwaltungssoftware exportierten Excel-Listen aufgeführt sind, angezeigt und nach einer Bestätigung auf der Plattform gelöscht. Wenn Sie einzelne Personen nicht löschen wollen, entfernen Sie einfach das Häkchen in der Checkbox vor dem Namen. Zum Abschluss der Synchronisation werden Sie gegebenenfalls aufgefordert, die Zugangsdaten für die im Rahmen der Synchronisation neu angelegten Logins zu speichern. Bitte beachten Sie: Die Klassennamen auf der Plattform sind konsistent, die im System bestehenden Klassen werden prinzipiell nicht umbenannt und die in den Klassen abgelegten Daten, etwa Dateien in der Dateiablage, bleiben vollumfänglich erhalten! Vielmehr werden die Lehrer und Schüler im Zuge einer Synchronisation automatisch in die neue Klassen verschoben, denen sie laut Exportdateien Ihrer Schulverwaltungssoftware zugewiesen sind. Wenn Sie Mitglieder in den Rollen "Lehrer" oder "Schüler" manuell über die Administration auf der Plattform angelegt haben, erkennt WebWeaver Desktop diese Accounts im Rahmen einer Synchronisation. Sind diese in den aus Ihrer Schulverwaltungssoftware exportierten Daten enthalten, benötigt WebWeaver Desktop eine Bestätigung, dass der bereits im System vorhandene Account mit dem aus den Exportdateien übereinstimmt. Diese Information wird anschließend in der Datenbank hinterlegt, so dass bei der nächsten Synchronisation Ihrerseits keine weitere Bestätigung mehr erforderlich ist. Sind die Daten von manuell auf der Plattform angelegten Logins in den Rollen "Lehrer" und "Schüler" nicht in den aus Ihrer Schulverwaltungssoftware exportierten Daten vorhanden, werden diese im Rahmen einer Synchronisation zunächst zur Löschung vorgesehen. Sie können aber jeden Account manuell von der Löschung ausschließen. Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 52

53 Zuweisung von Nicht-Klassenlehrern zu Klassen Optional kann eine dritte Excel-Tabelle Klassenzugehörigkeit von Lehrern importiert werden, welche eine Zuweisung von Lehrern, die nicht Klassenlehrer der betreffenden Klassen sind, zu Klassen enthält. Die betroffenen Lehrer und Klassen müssen bereits vor Import dieser dritten Tabelle auf der Plattform angelegt worden sein. Das Einlesen dieser dritten, optionalen Tabelle kann unabhängig vom Einlesen der beiden anderen Tabellen ausgeführt werden. Bei Import der Tabelle werden die aufgelisteten Lehrer in die jeweiligen Klassen als Mitglieder eingetragen. Auch bei dieser Tabelle ist folgender Aufbau der Excel-Datei zwingend einzuhalten: Datei 3: Klassenzugehörigkeit Spalte 1: Nachname, Vorname der Lehrkraft Spalte 2: Klassenbezeichnung Beispiel: Spalte 1, Zeile 2: Mustermann, Max Spalte 2, Zeile 2: 8a Spalte 1, Zeile 3: Mustermann, Max Spalte 2, Zeile 3: 9d Spalte 1, Zeile 4: Musterfrau, Mathilda Spalte 2, Zeile 4: 5b Die Namen der Lehrer und die Bezeichnungen der Klassen müssen in dieser dritten Tabelle identisch mit den jeweiligen Bezeichnern der Lehrkräfte-Excel-Liste sein. Beim Einlesen der Tabelle prüft WWD, ob alle enthaltenen Lehrer und Klassen bereits auf der Plattform angelegt sind. Falls dies nicht der Fall ist, werden die betreffenden nicht vorhandenen Lehrer bzw. Klassen angezeigt und der Vorgang mit einer Fehlermeldung zunächst unterbrochen. Sie können daraufhin entscheiden, ob der Vorgang mit den korrekten Daten durchgeführt oder komplett abgebrochen werden soll. Wurden über die Online-Administration bereits Lehrer manuell zu Klassen zugewiesen, überschreibt der Import der dritten Tabelle diese Zuweisung, d.h. alle manuell zugewiesenen Lehrer werden aus den Klassen gelöscht. Entweder entscheiden Sie sich also für die manuelle Zuweisung von Lehrern zu Klassen über die Plattform oder Sie nutzen die Automatisierung der Zuweisung per Import. Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 53

54 7.5 Das Modul - Browser Möchten Sie ständig mit der wtkedu-plattform verbunden und eingeloggt sein - ohne einen weiteren Login und ohne ein extra geöffnetes Browserfenster? Dann wählen Sie das Modul "Browser" in Ihrer WebWeaver Desktop-Iconleiste. Danach können Sie direkt auf alle Funktionen der Plattform online zugreifen. 7.6 Das Modul - Dateiablage Der WebWeaver Desktop erlaubt ein strukturiertes Dokumentenmanagement durch Hochladen, Herunterladen, Kopieren und Verschieben von Ordnern und Dateien per Drag & Drop - innerhalb der verschiedenen Dateiablagen sowohl auf der Plattform wtkedu, als auch von Ihrem PC auf die Plattform und umgekehrt. Dateien können außerdem direkt in der Dateiablage z. B. mit einem Textverarbeitungsprogramm geöffnet und in die Dateiablage zurückgespeichert werden - inklusive Versionsverwaltung. So gelingt auch die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten im Team Bearbeiten von Dateien in der Dateiablage Sie können alle Dokumente aus Ihrer Dateiablage direkt bearbeiten. Machen Sie dazu in der Dateiablage auf das gewünschte Dokument einen Doppelklick. Die Datei öffnet sich beispielsweise in einem Textverarbeitungsprogramm. Bearbeiten Sie dann die Datei und speichern Sie die Änderungen. Schließen Sie das Programm, werden Sie gefragt, ob Sie die geänderte Version in der Dateiablage speichern möchten. Wenn Sie einen Haken bei der Option "Alte Version der Datei ersetzen" setzen, wird die bereits vorhandene Version in der Dateiablage überschrieben. Wenn Sie den Haken nicht setzen, wird eine neue Datei generiert. Bitte beachten Sie, dass sich der Dateiname dabei nicht ändert Die Ansicht Die Dateiablage bietet Ihnen eine zweigeteilte Oberfläche: Im linken Bereich sehen Sie die Verzeichnisstruktur, ähnlich wie im Windows Explorer. An erster Stelle erscheint Ihr persönlicher Ordner, darunter die Ordner der Institution/en, Gruppe/n und Klasse/n, in denen Sie Mitglied sind. Im rechten Bereich werden die Dateien, die sich im jeweils links ausgewählten Ordner befinden, aufgelistet. Die Dateien werden mit Dateinamen, Dateigröße, Dateityp, Erstellungsund Änderungsdatum sowie der ggf. eingegebenen Beschreibung angezeigt Die Funktionen in der Iconleiste Quer über die gesamte Ansicht der Dateiablage verläuft eine Leiste mit verschiedenen Icons: Aktualisieren: Mit dieser Funktion aktualisieren Sie die Ansicht. Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 54

55 Ordner anlegen: Um Ihre Dateiablage zu strukturieren, können Sie eine beliebige Ordnerstruktur mit mehreren Ebenen anlegen. Hochladen: Über dieser Funktion laden Sie Dateien von Ihrem Rechner in die Dateiablage hoch. Herunterladen: Zum Herunterladen von Dateien auf Ihren Rechner, wählen Sie die entsprechende/n Datei/en aus und klicken Sie auf "Herunterladen". Löschen: Sollten Sie eine oder mehrere Datei/en löschen wollen, so wählen Sie die gewünschte/n Datei/en aus und klicken Sie auf "Löschen". Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage wird die Datei unwiderruflich gelöscht. Ansicht: Ihre Dateien können Sie sich - ähnlich wie im Windows Explorer - mit verschiedenen Ansichten anzeigen lassen. Zur Wahl stehen "Große Symbole", "Kleine Symbole", "Liste" und "Details". Suchen: Hier können Sie nach Dateien suchen, berücksichtigt werden die Dateinamen und die jeweils vorhandenen Beschreibungen Das Kontextmenü "Ordnerstruktur" Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den linken Ordner-Bereich, öffnet sich das Kontextmenü. Folgende Funktionen stehen hier zur Verfügung: Eigenschaften: Hier wird Ihnen der Login, der Name und die Rolle des Users, der Institution, der Gruppe oder der Klasse angezeigt. Weiterhin sehen Sie wie viel Speicherplatz Ihnen hier zur Verfügung steht, wie viel davon bereits benutzt ist und wie viel noch frei ist. Als letzter Punkt wird Ihr Mitgliedsrecht in der ausgewählten Dateiablage angezeigt. Ordner anlegen: Klicken Sie zuerst auf die Dateiablage bzw. Ebene, in der Sie einen neuen Ordner erstellen möchten, und dann auf "Ordner anlegen". Ordner herunterladen: Klicken Sie auf "Ordner herunterladen", wenn Sie eine Kopie des ausgewählten Ordners - inklusive aller darin enthaltenen Dokumente - auf Ihrem Rechner erstellen möchten. Beschreibung ändern: Wählen Sie die gewünschte Datei aus, klicken Sie auf "Beschreibung ändern" und ändern Sie im Textfeld die Beschreibung. Benachrichtigungen (nicht im Privatbereich): Hier können Sie einen Login angeben, an den bei einem Upload einer Datei in den gewählten Ordner eine Systemnnachricht geschickt werden soll. Ordner löschen: Wählen Sie den zu löschenden Ordner aus und klicken Sie auf "Ordner löschen". Nach Bestätigung der Abfrage wird der Ordner unwiderruflich gelöscht. Beachten Sie, dass nur leere Ordner gelöscht werden können. Ordner umbenennen: Um einen Ordner umzubenennen, wählen Sie diesen aus und klicken Sie auf "Ordner umbenennen". Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 55

56 Ordner auf den lokalen Rechner verschieben: Über diese Funktion wird der gewählte Ordner - inklusive aller Inhalte - auf Ihren Rechner verschoben. Beachten Sie, dass dieser Ordner dann in der Dateiablage gelöscht wird. Ordner in eine Dateiablage verschieben: Hiermit wird gewählte Ordner - inklusive aller Inhalte in eine andere Dateiablage verschoben. Ordner in eine Dateiablage kopieren: Der gewählte Ordner - inklusive aller Inhalte wird in eine andere Dateiablage kopiert. Dateien in dieser Dateiablage suchen: Berücksichtigt werden bei der Suche innerhalb der gewählten Dateiablage die Dateinamen sowie die jeweils vorhandenen Beschreibungen Das Kontextmenü "Dateien" Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das rechte Fenster, in dem die Dateien aufgelistet werden, es öffnet sich das Kontextmenü. Folgende Funktionen stehen hier zur Verfügung: Eigenschaften: Hier werden Ihnen der Dateiname, die Dateigröße, der Dateityp und eine evtl. Beschreibung der Datei angezeigt. Weiterhin sehen Sie, in welcher Dateiablage sich die ausgewählte Datei befindet, wie der Pfad lautet sowie von wem und wann die Datei erstellt bzw. geändert wurde. Aktualisieren: Mit dieser Funktion aktualisieren Sie die Ansicht. Ordner anlegen: Klicken Sie auf "Ordner anlegen" so wird in der Dateiablage bzw. dem Ordner in dem Sie sich befinden, ein neuer Ordner angelegt. Datei/en herunterladen: Wählen Sie die Datei/en aus, die Sie herunterladen möchten und klicken Sie auf den gleichnamigen Menüpunkt im Kontextmenü. Es öffnet sich ein Pop-up- Fenster, in dem Sie auswählen können, wohin die Datei/en heruntergeladen werden sollen. Datei/en hochladen: Klicken Sie auf "Datei/en hochladen" öffnet sich ein Pop-up-Fenster. Hier können Sie die Datei/en auswählen, die Sie von Ihrem Rechner in die ausgewählte Dateiablage bzw. den ausgewählten Ordner hochladen möchten. Beschreibung ändern: Wählen Sie die gewünschte Datei aus, klicken Sie auf "Beschreibung ändern" und ändern Sie im Textfeld die Beschreibung. Benachrichtigungen (nicht im Privatbereich): Hier können Sie einen Login angeben, an den bei einem Download der gewählten Datei eine Systemnachricht geschickt werden soll. Auswahl löschen: Möchten Sie eine oder mehrere Datei/en löschen, so wählen Sie diese aus und klicken auf den Menüpunkt "Auswahl löschen". Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage wird die Datei unwiderruflich gelöscht. Datei umbenennen: Wählen Sie die jeweilige Datei aus, klicken Sie auf den Menüpunkt und geben Sie den neuen Namen in das kleine Textfeld ein. Ein Klick oder Enter bestätigt die Eingabe. Datei/en in eine Dateiablage verschieben: Hiermit wird/werden die gewählte/n Datei/en in eine andere Dateiablage verschoben. Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 56

57 Ordner in eine Dateiablage kopieren: Die gewählte/n Dateien wird/werden in eine andere Dateiablage kopiert Die Optionen Unter den Optionen können Sie verschiedene Voreinstellungen für die Dateiablage vornehmen: Modul aktiviert: Das Modul ist aktiviert, wenn ein Häkchen in der Checkbox zu sehen ist. Zum Deaktivieren klicken Sie in die Checkbox und entfernen so das Häkchen. Nach der Deaktivierung und dem erforderlichen Neustart von WebWeaver Desktop ist das "Dateiablage"-Icon dann nicht mehr in Ihrer Iconleiste vorhanden. Abfrage vor jedem automatischen Upload: Sie haben eine Datei aus der Dateiablage heraus geöffnet, in dieser Änderungen vorgenommen und sie gespeichert? Bei Aktivierung dieser Checkbox, erkennt dann die Dateiablage, dass eine neue, geänderte Version vorliegt und bietet automatisch einen Upload dieser Datei an. Über die Auswahlbox können Sie noch auswählen, wie viele ältere Dateiversionen in diesem Fall erhalten bleiben sollen. Eingabe einer Beschreibung beim Upload: Möchten Sie immer eine Dateibeschreibung beim Upload eingeben, dann aktivieren Sie diese Checkbox. Speicherort für automatische Downloads per Doppelklick: Hier können Sie auswählen, wo Ihre aus der Dateiablage heraus geöffneten Dokumente zwischengespeichert werden: Entweder verwaltet WebWeaver Desktop den Speicherpfad oder Sie können einen eigenen Pfad auswählen. In dem Fall besteht außerdem die Möglichkeit, dass bei jedem Start die Dateien mit Ihren Dateiablagen synchronisiert werden. Potentiell gefährliche Dateien: Beim Download potentiell gefährlicher Dateien (z. B. ".exe"), erscheint eine Warnmeldung mit der Frage, ob Sie die Datei wirklich öffnen möchten. In diesem Fenster können Sie auch einstellen, dass für die jeweils vorliegende Dateiendung nicht mehr nachgefragt werden soll. Sollen diese im Laufe der Zeit gemachten Einstellungen zurückgesetzt werden, dann klicken Sie auf diesen Button. Danach erscheint die Warnmeldung wieder bei jeder potentiell gefährlichen Datei. Wetteraukreis, Fachdienst 5.3 Schul-IT und Einrichtungen Seite 57