Administration einer Schule bei WebWeaver School

Transkript

1 Stand: Juni 2017

2 Liebe Administratorinnen und Administratoren! Mit dieser Einführung möchten wir Ihnen den Einstieg in die Administration Ihrer Schule bei WebWeaver School erleichtern. Die Plattform bietet viele verschiedenen Möglichkeiten, die Ihnen einerseits die Schulorganisation, andererseits aber auch die Unterrichtsgestaltung bereichern werden. Wir wollen Sie natürlich bestmöglich unterstützen, damit Sie Ihre Arbeit mit unserer Plattform optimal beginnen können. Mit dieser Kurzeinführung erhalten Sie daher eine komprimierte Zusammenfassung der wichtigsten Informationen und Einstellungsmöglichkeiten rund um die Plattform. Wenn Sie Fragen haben, die wir in diesem Dokument nicht oder nicht ausführlich genug beantworten, schreiben Sie eine an den Support der Plattform. Wir werden das vorliegende Dokument entsprechend ergänzen. 1 Einführung in die Schuladministration Technische Voraussetzung Allgemeine Sicherheitshinweise Anlage von Benutzern Vergabe von Zuordnungen für Benutzer und Gruppen/Klassen Rechteeinstellungen Wie wirken sich die Rechteeinstellungen auf die Funktionen aus? Abschließende Hinweise Rechte und Funktionen bei WebWeaver School: Erste Schritte Festlegen der Basis-Rechte der Benutzer im Bereich Privat Festlegen der Basis-Rechte im Bereich Schule Festlegen der Mitgliedsrechte der Benutzer in der Schule Festlegen der Basis-Rechte in Gruppen und Klassen Verwaltung der Benutzer durch Zuordnungen Abschließende Hinweise...15 DigiOnline GmbH,

3 1 Einführung in die Schuladministration 1.1 Technische Voraussetzung Sie benötigen lediglich einen Rechner mit Internetzugang und aktuellem Browser, um die Plattform nutzen zu können. Auf WebWeaver School werden für viele Funktionen Pop-up-Fenster verwendet, daher müssen Sie wenn ihr Browser über einen Pop-up-Blocker verfügt oder Sie eine Toolbar mit integriertem Pop-up-Blocker installiert haben Pop-ups für die Plattform zulassen. Sie können auch eine Ansicht wählen, die auf Pop-up-Fenster verzichtet. Dazu klicken Sie auf das erste Icon in der Kopfzeile ( Umschalten auf: Inhalte in Hauptfenster einblenden ). Sie müssen außerdem JavaScript in Ihrem Browser aktivieren, um mit WebWeaver School arbeiten zu können. 1.2 Allgemeine Sicherheitshinweise Grundsätzlich sollten Sie Ihren Administrations-Account ausschließlich zum Administrieren der Schule nutzen. Speichern Sie unbedingt Zugangsdaten an einem sicheren Ort, damit Sie im Notfall Zugriff auf das ursprüngliche Passwort haben. Für Tätigkeiten innerhalb Ihrer Schule als Lehrperson sollten Sie sich einen zweiten Zugang ohne Administrationsrechte anlegen. Wenn Sie Ihren Arbeitsplatz (Rechner) verlassen sei es auch nur kurzfristig sollten Sie sich immer ausloggen und den Browser schließen. Sofern Sie einen Rechner mit anderen Personen teilen, etwa einen Rechner im Lehrerzimmer, sollten Sie beim Login das automatische Speichern des Passwortes in Ihrem Browser abschalten. Falls Sie das Passwort für den Administrations-Account ändern möchten, wählen Sie bitte ein möglichst sicheres Passwort. Passwörter müssen aus mindestens 8 Zeichen bestehen, für den Administrator-Account sollten Sie ein deutlich längeres Passwort verwenden. Verwenden Sie dabei bitte nicht nur Buchstaben, sondern auch Zahlen und Sonderzeichen! Der Login bei WebWeaver School erfolgt generell über eine gesicherte SSL-Verbindung. Das Setzen eines Cookies verhindert, dass sich andere Personen mit Ihrer momentanen Session-ID einloggen können, was etwa bei Präsentationen über einen Beamer relevant sein kann. 1.3 Anlage von Benutzern In der Administration Ihrer Schule bei WebWeaver School können Sie Benutzer in den Rollen Lehrer, Schüler sowie Partner anlegen. Personen, die bereits einen Plattform-Account besitzen, können Sie als sogenannte Externe den Zugriff auf Ihre Schule erlauben. Zudem haben Sie die Möglichkeit, beliebig viele Gruppen und Klassen einzurichten. Die Benutzernamen auf WebWeaver School sind identisch mit den privaten - Adressen. Der Teil nach ist bei allen Nutzerinnen und Nutzer einer Schule identisch. Er setzt sich zusammen aus dem Schulkürzel und der Plattformdomain. Der eigentliche Benutzername ist frei wählbar. DigiOnline GmbH,

4 Beim Login muss man nur den Benutzernamen und das Schulkürzel eingeben, die Plattform- URL kann weggelassen werden. Der bei WebWeaver School angezeigte Name kann durch die Mitglieder der Schule im Profil (Bereich Privat) geändert werden, während der Benutzername im Nachhinein nicht mehr änderbar ist. Die angezeigten Namen von Gruppen/Klassen können ebenfalls in der Administration geändert werden. Tipp: Mittels WebWeaver Desktop können Sie Nutzerdaten von Schülern und Lehrern, die Sie zuvor aus Ihrer Schulverwaltungssoftware exportiert haben, bequem mit der Plattform synchronisieren. In diesem Prozess werden unter anderem Accounts für Schüler und Lehrer angelegt sowie diese in die angegebenen Klassen aufgenommen. Weitere Informationen zur Synchronisation mittels WebWeaver Desktop liefert Ihnen die entsprechende Hilfe. 1.4 Vergabe von Zuordnungen für Benutzer und Gruppen/Klassen Bei WebWeaver School haben Sie die Möglichkeit, alle Accounts, also sowohl Benutzer als auch Gruppen/Klassen, mit zwei Zuordnungen zu versehen: Zuordnung A und Zuordnung B. Diese verbessern Ihnen die Übersichtlichkeit der Administrationsoberfläche erheblich, Sie erreichen damit allerdings keine Rechte-Einstellung oder Zuteilung eines Accounts zu einer Gruppe oder Klasse. Durch Filtern nach den von Ihnen gewählten Merkmalen können Sie aber die Benutzer listenweise verwalten dies ist insbesondere bei größeren Schulen mit mehreren Hundert Nutzerinnen und Nutzer sehr sinnvoll. Bitte beachten Sie: Im Rahmen einer Synchronisation mit WebWeaver Desktop werden alle Schüler automatisiert mit einer Zuordnung versehen: Sie erhalten die Bezeichnung der Klasse, in der sie Mitglied sind, als Zuordnung A. Diese sollten Sie nicht verändern, durch die Kombination mit der zweiten Zuordnung (Zuordnung B) können Sie den Umfang der angezeigten Liste gegebenenfalls weiter beeinflussen. Lehrer erhalten bei der Synchronisation keine Zuordnung, Sie können diesen also beliebige Zuordnungen vergeben. 1.5 Rechteeinstellungen Die Transparenz der Rechteeinstellung für den/die Administrator/-in der Schule ist wichtig. Wir empfehlen Ihnen daher, Musteraccounts mit den in der Schule geltenden Standardrechten in den drei zur Verfügung stehenden Rollen (Lehrer, Schüler, Partner) einzurichten. So können Sie bei Unsicherheiten unmittelbar die Perspektive wechseln, indem Sie sich mit diesen Zugängen bei WebWeaver School einloggen und die Rechte direkt nachvollziehen. Einen Überblick über die voreingestellten Rechte Ihrer Schule erhalten Sie innerhalb der Administration über den Reiter Schule. Dort finden Sie den Unterpunkt Voreinstellungen: hier können Sie die Rechte und Funktionen für alle Rollen und Räume einsehen und für alle zukünftig angelegten Mitglieder bzw. Gruppen/Klassen festlegen. Bitte denken Sie daran, dass bereits angelegte Objekte von diesen Einstellungen nicht betroffen sind. Wollen Sie die Rechte bereits von im System angelegten Mitgliedern bzw. Gruppen/Klassen ändern, müssen Sie die zu ändernden Elemente zunächst unter dem Reiter Lehrer, Schüler, Partner, Gruppen oder Klassen auswählen. Mehrfachauswahl bzw. die Auswahl aller vorhandenen Elemente ist dabei möglich. DigiOnline GmbH,

5 1.6 Wie wirken sich die Rechteeinstellungen auf die Funktionen aus? Eine deaktivierte Funktion wird nicht angezeigt. Wie sich die Einstellungen Aktiv, Schreiben und Admin auf den jeweiligen Funktionsumfang auswirken, zeigt die folgende Übersicht: Aktiv Schreiben Admin Mailservice (Passwort muss gesetzt sein) Mails lesen; Ordner auswählen Mails schreiben Mails verschieben, löschen; Ordner erstellen, umbenennen, löschen; Filterregeln, Weiterleitung und Signatur einrichten, SMTP/POP3 nutzen Adressbuch Einträge lesen; Adressbuch im Mailservice verwenden; Export Adressen hinzufügen, importieren, eigene Adressen bearbeiten, löschen Fremde Adressen editieren, löschen Lesezeichen (intern nur in Privat) Einträge lesen; Export Lesezeichen hinzufügen; eigene Lesezeichen bearbeiten, löschen Fremde Lesezeichen editieren, löschen; Import Medien Einträge lesen; Bereich Medien sehen Einträge hinzufügen; eigene Fremde Einträge editieren, löschen editieren, löschen Notizen Einträge lesen Einträge hinzufügen, editieren, löschen - Mitteilungen / Lehrer-/Schülerboard Einträge lesen Einträge hinzufügen; eigene Einträge editieren, löschen Fremde Einträge editieren, löschen Messenger Liste einsehen Quickmessages schreiben; Einträge hinzufügen, löschen - Mitgliederliste Liste einsehen - - Stundenplan Stundenplan ansehen; kopieren Grundeinstellungen; Einträge hinzufügen, editieren, löschen - Vertretungsplan Plan ansehen - Einstellungen, Import Kalender Einträge ansehen Einträge hinzufügen; eigene Einträge ändern, löschen Fremde Einträge editieren, löschen Aufgaben Einträge ansehen, als (un-)erledigt Einträge hinzufügen, eigene ändern, Fremde Einträge editieren, zuweisen, DigiOnline GmbH,

6 markieren zuweisen und löschen löschen Lernplan Einträge ansehen; Lösungen schreiben Einträge hinzufügen; eigene Einträge editieren Bearbeiten, freigeben, lesen, löschen; Feedback Courselets Freigegebene Courselets aufrufen Courselets anlegen; eigene editieren, freigeben, löschen Fremde Courselets editieren, freigeben, löschen Forum Beiträge lesen Neue Beträge verfassen Beiträge löschen; Einstellungen Chat Chat öffnen; Beiträge lesen Beträge schreiben Chatmitschnitte lesen und löschen Dateiablage Ordner, Dateien ansehen; freigegebene Dateien herunterladen, kopieren (und anderswo einfügen) Ordner anlegen; Dateien in freigegebene Ordner hochladen; Eigene Dateien umbenennen, löschen Fremde Dateien umbenennen, löschen; Rechte für Ordner vergeben; Ordner-Rechte werden übergangen Website-Generator Angelegte Seiten ansehen Seiten anlegen, editieren, löschen; veröffentlichen Grundeinstellungen bearbeiten; Gästebuch verwalten Website- Dateiverwaltung Passwort für FTP Ordner, Dateien ansehen; Dateien herunterladen Neue Ordner, Dateien anlegen Ordner, Dateien umbenennen, verschieben, löschen; FTP Fotoalbum Fotos ansehen Fotos hinzufügen, eigene löschen; Themen Fremde Fotos löschen Blog(s) Liste/Suche; Kommentare schreiben; Liste in Schule Einträge anlegen, löschen, veröffentlichen, zurückziehen Fremde Einträge löschen; Veröffentlichung zurückziehen Wiki Seiten, Übersichten, Versionen ansehen Seiten editieren; Dateien hochladen; Versionen wiederherstellen Grundeinstellungen editieren; Versionen, Seiten löschen Umfragen Umfragen ansehen, teilnehmen Umfragen erstellen; eigene Umfragen editieren, löschen Fremde Umfragen editieren, löschen Formulare Formular ausfüllen Autorenmodus, Vollzugriff auf eigene Formulare Vollzugriff auf fremde Formulare DigiOnline GmbH,

7 Profil Profil ansehen Profil bearbeiten; Foto einbinden, löschen - Lerntagebuch Sichtbar Komplett nutzbar - Einstellungen Einstellungen verändern - - Passwort ändern Passwort ändern - - Ressourcenverwaltung Buchungen ansehen Buchen; Defekt melden Ressourcen administrieren Mailinglisten Administration ansehen Listen anlegen; Abonnenten hinzufügen; Zuordnungen verwalten Mailinglisten bearbeiten, löschen; Abonnenten entfernen Pinnwand Pinnwand ansehen, Beiträge kommentieren (wenn eingestellt) Beiträge schreiben; Eigene Beiträge bearbeiten und löschen, wenn noch nicht kommentiert Fremde Beiträge bearbeiten, löschen; Einstellungen Administration Administration ansehen; Lernerfolgskontrolle Objekte anlegen; Lehrer, Schüler in Gruppen, Klassen einfügen; Zuordnungen verwalten Volle Administration 1.7 Abschließende Hinweise Direkt nach dem ersten Login sollten alle Mitglieder eine externe -Adresse auf der Plattform hinterlegen. Diese Option ist im Privatbereich unter Einstellungen Externe Dienste zu finden. Diese externe -Adresse muss angegeben werden, wenn man sein Passwort vergessen hat und sich über die Seite Passwort vergessen selbst ein neues eintragen will. Bitte weisen Sie die Mitglieder darauf hin, diese externe -Adresse stets aktuell zu halten und gegebenenfalls zu ändern, sollte man auf eine andere -Adresse wechseln. Als Administrator/-in können Sie bei WebWeaver School auch Mitglieder anderer Schulen in Ihre Schule als Externe aufnehmen und diesen beispielsweise Zugriff auf eine Klasse bzw. Gruppe oder auch nur eine spezielle Funktion (etwa auf das Forum für den Austausch) in einem Arbeitsraum geben. Außerschulischen Partnern, etwa Eltern, können Sie den Zugriff auf diejenigen Räume / Funktionen ermöglichen, bei denen dies Ihnen sinnvoll erscheint. Es existiert dafür die Rolle Partner, die in den vorgegebenen Rechten sehr restriktiv eingestellt ist. DigiOnline GmbH,

8 2 Rechte und Funktionen bei WebWeaver School: Erste Schritte Bevor Sie in die eigentliche Arbeit mit der Plattform einsteigen, sollten Sie in einer Testphase am besten in Absprache mit der Schulleitung und dem Kollegium zunächst festlegen, welche Strukturen Sie mit welchen Funktionen und Rechteeinstellungen in Ihrer virtuellen Schule bei WebWeaver School nutzen möchten. Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung möchte Sie dabei unterstützen. Jede Schule startet mit von uns vorgegebenen Standardeinstellungen, die neue Mitglieder und Räume automatisch nach der Anlage im System erhalten. Diese Voreinstellungen können Sie für Ihre Schule aber natürlich individuell an die eigenen Bedürfnisse anpassen und in der Administration Ihrer Schule bei WebWeaver School definieren. Die Ausgestaltung der Räume mit Funktionen und die Vergabe der Mitgliedsrechte in diesen Räumen erfolgt bei WebWeaver School an verschiedenen Stellen. Die folgende Anleitung verdeutlicht Ihnen mittels praktischer Beispiele, was Sie bei der Ausgestaltung von Gruppen und Klassen mit Funktionen sowie der Vergabe der Mitgliedsrechte in diesen Räumen beachten sollten. Schrittweise wird erklärt und durch Screenshots veranschaulicht, an welchen Stellen Sie die jeweiligen Einstellungsmöglichkeiten auf der Plattform finden können. Haben Sie ein wenig mit den Test-Accounts experimentiert und die Möglichkeiten der Administration kennen gelernt, können Sie abschließend über die Voreinstellungen endgültig festlegen, welche Möglichkeiten Sie in Ihrer virtuellen Schule auf WebWeaver School erlauben möchten. 2.1 Festlegen der Basis-Rechte der Benutzer im Bereich Privat Bevor Sie WebWeaver School im Alltag nutzen, sollten Sie einige Testnutzer sowie Testräume anlegen und mit diesen Zugängen anschließend ausprobieren, welche Möglichkeiten Ihnen die Plattform prinzipiell bietet. Auf dieser Basis können Sie sich später besser entscheiden, welche Funktionen Sie in den verschiedenen Räumen Ihrer Schule bei WebWeaver School einsetzen möchten. Haben Sie einen Account angelegt, definieren Sie zunächst die Möglichkeiten der Person im Privatbereich. Sie entscheiden nämlich, Abbildung 1 Ein Klick auf dieses Icon öffnet die Basiseinstellungen. welche Funktionen die einzelnen Mitglieder hier nutzen können. In der Benutzerverwaltung (Schule Administration Lehrer, Schüler oder Partner) legen Sie dies über die Basis- Rechte (privat) (Abbildung 1, eingekreistes Icon) fest. DigiOnline GmbH,

9 Wenn Sie hier den Radio-Button in der Zeile Mailservice auf Deaktiviert (eingekreist) setzen würden, besitzt diese Person keine Mailmöglichkeit bei WebWeaver School, was sicherlich nicht sinnvoll ist. Überlegen sollten Sie sich aber schon, ob jede Person den Website-Generator benötigt. Hier lassen sich in Absprache mit den betreffenden Personen auch flexible Individuallösungen finden. So kann im Beispiel (Abbildung 2) der Lehrer Fritz Musterdörfer im Privatbereich den Mailservice und das Adressbuch nutzen, den Messenger allerdings nicht. Abbildung 2 Deaktiviert man diese Einstellung, können keine s gesendet oder empfangen werden. Wenn für alle Personen einer Liste die Basis-Rechte (privat) in gleicher Weise geändert werden sollen, geht dies über den Link Alle oben in der Liste. Dann wählt man anschließend im unteren gelben Balken das entsprechende Icon und kann im sich öffnenden Pop-up-Fenster entscheiden, in welchen Funktionen man Änderungen vornehmen möchte. Die Änderungen wirken sich auf alle vorher ausgewählten Accounts aus! Diese Möglichkeit steht natürlich auch in der Administration von Gruppen und Klassen zur Verfügung. 2.2 Festlegen der Basis-Rechte im Bereich Schule Sowohl in der Schule als auch in Gruppen und Klassen geschieht die Rechtevergabe auf zwei Ebenen: Zunächst legen Sie mittels der Basis-Rechte fest (Abbildung 3), welche Funktionen überhaupt in der Schule bzw. in den Gruppen und Klassen gewünscht sind. Im nächsten Schritt bestimmen Sie dann über die Mitgliedsrechte, welche Rechte die einzelnen Benutzer in den jeweiligen Funktionen haben sollen. Dies sind zwei völlig unterschiedliche Ebenen. Abbildung 3 Auch in Gruppen und Klassen können die Basisrechte angepasst werden. DigiOnline GmbH,

10 Sehen wir uns das zunächst in der obersten Hierarchie, nämlich der Schule an: Schule Administration. Sie erkennen die folgende Ansicht: Abbildung 4 Natürlich sieht hier jeder den Namen seiner Schule! Das Icon zum Festlegen der Basis-Rechte der Schule ist im Bild wieder eingekreist. Wenn Sie mit der Maus über das Icon fahren, erscheint das Wort Basis-Rechte. Gemeint ist hier aber nicht der Privatbereich, da heißt es ja Basis-Rechte (privat), sondern das, was auf der Übersichtsseite der Schule sichtbar sein soll. Dies legen Sie im nächsten Pop-up-Fenster fest: Die Einstellungen im Beispiel rechts (Abbildung 5) bewirken auf der Übersichtsseite der Schule: Kein Mailservice, kein Adressbuch, aber Mitgliederliste, Forum und so weiter. Dies hat nichts mit den entsprechenden Funktionen im Privatbereich oder in den Gruppen und Klassen zu tun. An dieser Stelle werden nur die Funktionen auf Schulebene gesteuert. Zur Verdeutlichung: Sie können hier das Wiki für die Schule deaktivieren, in den Abbildung 5 Die Basis-Rechte der Schule verschiedenen Klassen oder Gruppen können Sie aber durchaus ein Wiki nutzen. Wenn Sie sich überlegen, welche Funktionen Sie in einem Raum zur Verfügung stellen möchten, dann legen Sie mit Hilfe der Basis-Rechte fest, wie eine Funktion grundsätzlich genutzt werden kann. Sie haben dabei die Wahl zwischen Deaktiviert und Verfügbar. Dieser Grundsatz gilt auch für die Einstellungen der Basis-Rechte im Privatbereich bzw. für Gruppen und Klassen. Wenn die Basis-Rechte der Schule klar sind, muss anschließend noch festgelegt werden, was die einzelnen Mitglieder in den Funktionen machen dürfen. Dies geschieht über die Verwaltung der Lehrer, Schüler und Partner. DigiOnline GmbH,

11 2.3 Festlegen der Mitgliedsrechte der Benutzer in der Schule Dazu klicken Sie in der Administration der Schule unter dem jeweiligen Reiter (Lehrer, Schüler oder Partner) das Icon Mitgliedsrechte in dieser Schule (eingekreist, Abbildung 6). Diese Rechte werden dann in dem sich öffnenden Pop-up Rechtverwaltung (Abbildung 7) eingestellt: An den blauen Balken erkennt man, welche Funktionen durch die gerade vorgenommenen Einstellungen der Basis-Rechte der Schule nicht zur Verfügung stehen. Rechtevergabe macht also nur in den weißen Zeilen Sinn. Deaktiviert heißt: Der ausgewählten Person steht die Funktion nicht zur Verfügung. Aktiv bedeutet Leserecht. Schreiben beinhaltet das Recht zum Schreiben und Löschen eigener Beiträge. Admin umfasst auch das Löschen fremder Beiträge. Der rote Balken unten in dem Pop-up-Fenster (Abbildung 8) signalisiert eine besondere, mit Bedacht zu vergebende Funktion. Denn damit können Sie anderen Personen über das Menü den Zugriff auf die Funktion Administration ermöglichen. Abbildung 6 Icon Mitgliedsrechte in dieser Schule. Abbildung 7 Mitgliedsrechte in dieser Schule Abbildung 8 Vorsicht bei der Vergabe dieser Funktion! Aktiv bedeutet hier: Die Mitglieder-, Gruppen- und Klassenlisten können eingesehen, aber nicht verändert werden. Das Recht Schreiben heißt: Neue Benutzer oder Gruppen/Klassen können angelegt werden; Veränderungen bei bestehenden Personen oder Gruppen/Klassen sind nicht möglich. Admin bedeutet hier: Volle Administrationsrechte auf allen Ebenen. Seien Sie daher vorsichtig: Eine Person mit vollen Administrationsrechten darf alles; er/sie kann auch alles kaputt machen! DigiOnline GmbH,

12 2.4 Festlegen der Basis-Rechte in Gruppen und Klassen Nach der Anlage einer neuen Gruppe oder Klasse wird diese in der Gruppen- bzw. Klassenverwaltung aufgelistet: Abbildung 9 Auch in Gruppen und Klasen können die Basis-Rechte vergeben werden. Hier klicken Sie zunächst auf das in Abbildung 9 eingekreiste Icon ( Basis-Rechte ). In diesem Kontext wir sind in der Gruppenverwaltung sind die Funktionen in dieser Gruppe gemeint, also die Funktionen, die prinzipiell vorhanden sein sollen. Diese Basis-Rechte haben weder mit den Funktionen im Bereich Privat noch mit den Funktionen in der Schule etwas zu tun. Es gibt natürlich dieselben Möglichkeiten wie auf Ebene der Schule, so sieht auch das Auswahlfenster vergleichbar aus: Das Verfahren ist nun das gleiche, wie schon bei der Schule beschrieben. Nur: Hier richten Sie jetzt eine Gruppe ein (Abbildung 10: Basis-Rechte der Mustergruppe ). An dieser Stelle wird definiert, ob die Gruppe grundsätzlich einen Mailservice, ein Adressbuch, die Mitgliederliste und so weiter haben soll. Dieses Verfahren gilt dann auch in den Klassen. Bitte denken Sie immer daran, die Basis-Rechte entweder auf die maximal mögliche Auswahl oder auf Deaktiviert zu stellen. Welche Mitglieder die über Abbildung 10 Basisrechte der Mustergruppe die Basis-Rechte definierten Funktionen mit welchen Möglichkeiten nutzen dürfen, das wird im nächsten Schritt festgelegt. DigiOnline GmbH,

13 2.5 Festlegen der Mitgliedsrechte der Benutzer in den Gruppen und Klassen Abbildung 11 Dieses Icon öffnet die Mitgliederliste. Hierzu klicken Sie in der Gruppen- bzw. Klassenliste auf das Icon Mitgliederliste. Es öffnet sich anschließend ein Pop-up-Fenster (Abbildung 12), das alle Mitglieder der Gruppe/Klasse auflistet. Nach einem Klick auf das Icon Mitgliedsrechte in dieser Gruppe/Klasse öffnet sich das Pop-up-Fenster Rechteverwaltung. Die individuelle Vergabe der Mitgliedsrechte erfolgt nun analog dem im Kapitel Festlegen der Mitgliedsrechte der Benutzer in der Schule beschriebenen Vorgehen. Wichtig: In dem Fenster Rechteverwaltung (Abbildung 13) findet sich oben der Hinweis, welches Mitglied (hier: Fritz Musterdörfer) inklusive seiner Rolle (hier: Lehrer) in welcher Gruppe (hier: Mustergruppe) gerade bearbeitet wird. Alle Einstellungen hier beziehen sich also nur auf das Mitglied in dieser Gruppe, nicht auf die Schule oder andere Gruppen/Klassen, auch nicht auf den Privatbereich! Abbildung 12 Mitgliedsrechte werden über dieses Icon eingestellt. In der Mitgliederliste lassen sich übrigens über die Checkboxen bzw. den Link Alle und den gelben Balken ebenfalls die Rechte von mehreren bzw. von allen Mitgliedern auf einen Schlag ändern. Abbildung 13 Mitgliedsrechte in der Mustergruppe In dem Pop-up-Fenster Rechteverwaltung gibt es unten ebenfalls den roten Administrationsbalken. Er bezieht sich nur auf die gerade aktive Gruppe/Klasse. Alle Personen, die den Punkt nicht bei Deaktiviert haben, bekommen in dieser Gruppe/Klasse die Funktion Administration zugewiesen. Die Bedeutung der Spalten erschließt sich analog der entsprechenden Beschreibung im Bereich Schule. Nur die Auswirkungen sind lokal auf den ausgewählten Raum bezogen! DigiOnline GmbH,

14 2.6 Festlegen der Standardeinstellungen unter Voreinstellungen Nach der Probierphase mit den verschiedenen Testaccounts sollte Ihnen, eventuell in Zusammenarbeit mit anderen Kolleginnen und Kollegen, klargeworden ist, welche Funktionen und Rechte es für einen Standard-Lehrer, einen Standard-Schüler, einen Standard-Partner, eine Standard-Gruppe und eine Standard-Klasse geben soll. Jetzt können Sie vor dem Anlegen der echten Personen und Klassen/Gruppen die Voreinstellungen so konfigurieren, dass Sie möglichst wenig individuell nachjustieren müssen. Abbildung 14 Über Voreinstellungen werden die Rechte bei der Erstellung neuer Nutzer vergeben. Die Voreinstellungen finden Sie in der Schuladministration, über das Auswahlmenü Rolle wählen Sie die zu definierende Rolle. Es erscheinen anschließend verschiedene Reiter, in denen Sie zunächst einen Begrüßungstext, der auf der Übersichtsseite erscheinen soll, definieren können (Übersicht). Für Schüler (Abbildung 15) können Sie zuvor unter Eigenschaften definieren, ob ihnen ein vollwertiger oder nur ein auf die Plattform bzw. die Schule beschränkter Mailservice zur Verfügung gestellt werden soll. Im Reiter Zugangsbeschränkung (nur Lehrer, Schüler, Partner) legen Sie fest, aus welchen Ländern (identifiziert anhand der IP) sich ein Mitglied einloggen darf. Unter Basis-Rechte definieren Sie die Funktionen im Bereich Privat (nur Lehrer, Schüler und Partner) bzw. die Basis-Rechte neuer Gruppen/Klassen sowie unter Quoten den nach Einrichtung zur Verfügung stehenden Speicherplatz. Zum Schluss definieren Sie unter Schule, Gruppen und Klassen das Mitgliedsrecht, das ein neues Mitglied in der ausgewählten Rolle bei Aufnahme in den entsprechenden Raum erhalten soll. Bei Gruppen und Klassen erscheinen hier die Personenrollen (Lehrer, Schüler, Partner). Abbildung 15 Die hier eingestellten Rechte können hinterher manuell geändert werden. DigiOnline GmbH,

15 Bitte beachten Sie: Alle Einstellungen hier wirken sich nicht auf bereits im System vorhandene Benutzer und Gruppen bzw. Klassen aus, sondern nur auf alle zukünftig angelegten Benutzer, Gruppen und Klassen! Also vorher sorgfältig planen, um nicht zu viel nacharbeiten zu müssen. Übrigens: Moderatoren von Gruppen/Klassen können darüber hinaus nur für ihre jeweilige Gruppe/Klasse gültige Voreinstellungen nach den verschiedenen Rollen differenziert nutzen. Darin können sie dann von den auf Schulebene vorgegebenen Voreinstellungen abweichen. Werden neue Mitglieder in diese Gruppe/Klasse aufgenommen, erhalten sie automatisch die vom Moderator vorgegebenen Mitgliedsrechte. Die Voreinstellungen für Gruppen/Klassen finden Sie in der Administration des Raumes in der Mitgliederliste. Abbildung 16 Hier können Voreinstellungen für die Gruppe vorgenommen werden. 2.7 Verwaltung der Benutzer durch Zuordnungen Haben Sie die Voreinstellungen konfiguriert, können Sie nun die Mitglieder Ihrer Schule anlegen. Dabei helfen Ihnen Zuordnungen, einen besseren Überblick über die Accounts zu behalten. Der Einsatz von Zuordnungen ist allerdings prinzipiell unabhängig von der Rechtevergabe! Um eine bessere Übersicht zu schaffen, stehen Ihnen zwei Zuordnungen ( Zuordnung A und Zuordnung B ) zur Verfügung. Sie können die Mitgliederlisten in der Administration filtern, indem Sie sich entweder Accounts jeweils einer Zuordnung anzeigen lassen oder die Schnittmenge von Mitgliedern, die beide vergebene Zuordnungen aufweisen. Mittels WebWeaver Desktop können Sie Nutzerdaten von Schülern und Lehrern, die Sie zuvor aus Ihrer Schulverwaltungssoftware exportiert haben, bequem mit der Plattform DigiOnline GmbH,

16 synchronisieren. Dabei werden die Klassenbezeichnungen als Zuordnungen (Zuordnung A) angelegt und die Schüler entsprechend ihrer Klassenzugehörigkeit sortiert. Bei Lehren sind Zuordnungen insbesondere bei großen Kollegien sinnvoll. Welche Zuordnungen sich eignen, hängt individuell von der jeweiligen Schulsituation ab: Eine berufsbildende Schule wird andere Zuordnungen nutzen als beispielsweise ein Gymnasium. Wenn Sie Lehrer oder Schüler sortieren wollen, müssen Sie sogenannte Zuordnungen selbst erstellen und die Logins entsprechend einsortieren. Abbildung 17 Zuordnungen helfen dabei Nutzer, Gruppen und Klassen besser zu überblicken. 2.8 Abschließende Hinweise Bei der ersten Begegnung mit der Plattform mögen die verschiedenen Ebenen bei den Funktionen und Rechten komplex erscheinen. Sie machen WebWeaver School aber zu einer höchst flexiblen und passgenauen Möglichkeit, Ihre Schule virtuell abzubilden. Auch im echten Leben haben verschiedene Personen in den verschiedenen Gremien und Konstellationen der Schule unterschiedliche Aufgaben und Rechte. Die gleiche Bedienung der verschiedenen Ebenen erleichtert bei näherem Hinsehen die Arbeit sehr: Wenn man beispielsweise einmal verstanden hat, wie die Dateiablage funktioniert, kann man sie sowohl im Privatbereich als auch in der Schule sowie in den Gruppen und Klassen entsprechend bedienen. Denken Sie immer daran: Sie können dieselbe Funktion auf den unterschiedlichen Ebenen für eine Person mit ganz unterschiedlichen Rechten ausstatten. Dies ist durchaus hilfreich! Am Beispiel der Lesezeichen soll dies kurz erläutert werden: Es kann sie im Privatbereich, in der Schule, aber auch in Gruppen und Klassen geben. So ist folgendes Arrangement durchaus sinnvoll: Eine Person nutzt im Privatbereich die Lesezeichen, um an verschiedenen Arbeitsplätzen immer auf dieselben Links zu wichtigen Internetseiten zurückgreifen zu können. Hier kann man Lesezeichen aus dem Browser importieren, neue angelegen, kommentieren, sortieren und beliebig wieder löschen. Kein anderes Mitglied hat Zugriff auf diese Lesezeichen, da sie im Privatbereich liegen. Dieselbe Person hat in der Schule eventuell aber nur Leserechte für die Lesezeichen, da die Schulleitung hier nur ausgewählte und empfohlene Links veröffentlicht wissen möchte. In einer Gruppe, die sich mit der Vorbereitung eines Schulfestes beschäftigt, wird die Lesezeichen-Funktion überhaupt nicht angeboten, da sie in diesem Kontext nicht notwendig ist. In einer Klasse hat dieselbe Person dann Schreibrechte bei den Lesezeichen: Alle Klassenmitglieder sollen beispielsweise thematisch sinnvolle Internetressourcen (Links, PDF-Dokumente und so weiter) sammeln, aber nur der Klassenmoderator hat das Recht zum Aufräumen, das heißt das Adminrecht zum Verwalten der Lesezeichen. Ähnliche Szenarien kann man auch für die anderen Funktionen entwerfen. Sicher wird mit diesen Ausführungen klar, warum man bei WebWeaver School nicht ein und dieselbe Funktion für ein und dieselbe Person generell überall mit denselben Rechten ausstatten sollte. DigiOnline GmbH,