Events The Spirit of Communication Checkliste

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1 1/5 Events The Spirit of Communication Checkliste Anfragendes Unternehmen/Institution: Name/Vorname: Funktion des Ansprechpartners: Straße/Postfach: Postleitzahl/Ort: Telefon/Fax: Homepage: Anfragedatum: Wichtige Vorbemerkung: Für uns ist diese Checkliste Ihre Wunschliste! Sie ermöglicht es uns, Ihnen ein adäquates Angebot zu unterbreiten und ein erstes, unverbindliches Veranstaltungsbudget zu erarbeiten. Das vollständige Ausfüllen der Checkliste ist also ein wichtiger Bestandteil unserer erfolgreichen Zusammenarbeit. Selbstverständlich werden sämtliche Angaben vertraulich behandelt! Vielen Dank! IBC Euroforum GmbH ein Unternehmen der Informa Group plc, London

2 2/5 Modul 1 Konzeption: Welches Ziel verbindet Ihr Haus mit der geplanten Veranstaltung? (Mehrfachnennungen möglich) Mitarbeiterveranstaltung Kundenveranstaltung/Kundenbindung Sonstiges: Offene Veranstaltung/Neukundengewinnung Kommerzielle Veranstaltung Planen Sie: Dauer: Abendprogramm: Form: Parallele Workshops: Konferenz/Kongress Seminar/Workshop Roadshow Sonstiges 0,5 Tage 1 Tag 2 Tage 3 Tage Vorabend: ja nein 1. Tag: ja nein 2. Tag: ja nein Get-together Cocktailempfang Dinner Gala Dinner 1. Tag: ja nein 2. Tag: ja nein 3. Tag: ja nein Geplanter Veranstaltungstitel: Thematische Schwerpunkte: (Gerne können Sie Entwürfe/Konzepte beifügen.) Referenten: (Anzahl, Rang, ggf. konkrete Namen) Wer sucht und lädt die Referenten ein? Euroforum Auftraggeber beide Zielgruppe: (Wer sollte an Ihrer Veranstaltung teilnehmen? Funktionsbeschreibung, Branche etc.) Veranstaltungsort/Hotel: (Geben Sie bitte drei Wünsche an.) Gewünschter Termin: (Welche drei stehen zur Auswahl?) Erwartete Teilnehmerzahl: Auf welchen konkreten Erfahrungen basiert diese erwartete Teilnehmerzahl? Sollen die Teilnehmer eine Gebühr entrichten? ja nein Wenn ja: Auf welchen konkreten Einschätzungen basiert diese geplante Teilnehmergebühr?

3 3/5 Modul 2 Marketing: Wer erstellt die Werbeträger? (Broschüre/Postkarte/Poster etc.) Euroforum Auftraggeber mehrsprachig: ja nein Wenn ja in folgenden Sprachen: Versand der Einladungen: auch im Ausland ja nein Wenn ja in folgenden Länder: Wieviele personalisierte Adressen stellt Ihr Haus zur Verfügung? mehr als In den Formaten: Excel Access Word DBase Sonstige Und davon: im Inland: im Ausland: Wünschen Sie eine Ergänzung der Mailings durch Adressen aus unserer Datenbank? ja nein Wenn ja: in folgenden Branchen/Bereichen: mit folgenden Funktionsträgern: Bitte geben Sie an, welche Marketing-Maßnahmen Sie neben dem klassischen Direct Mail-Marketing wünschen: (Mehrfachnennungen möglich) Anzeigen/in welchen Medien? Beilagen in Fachzeitschriften/in welchen Medien? Internet-Auftritt (E-) Newsletter Postkarten -Marketing Poster Kundenmagazin Sonstige: Modul 3 Organisation und Logistik: EUROFORUM übernimmt gerne für Sie: Locationsuche (Hotel etc.): ja nein Organisation des Caterings: ja nein Niveau des Caterings: exklusiv Business Lunch (Standard) Technik-Koordination: Veranstaltungstechnik: ja nein Simultan-Technik/Dolmetscher: ja nein Teilnehmer-Unterlagen: als Ordner: ja nein als CD-ROM: ja nein als Download: ja nein

4 4/5 Modul 4 Sponsoring und Ausstellung: Sponsoren/Förderer geplant: ja nein Fachausstellung geplant: ja nein Wie stellen Sie sich die Akquisition der Sponsoren/Förderer und Aussteller vor? Benennen Sie bitte für den Fall, dass bereits konkrete Vorstellungen/Zusagen existieren, alle Firmen, die Sie als Sponsoring/Förderer-Partner oder Aussteller integrieren wollen: Modul 5 Rahmenprogramm und ergänzende Gestaltungselemente: Bitte geben Sie an, welche Elemente Sie in Ihre Veranstaltung integrieren möchten: Podiumsdiskussion Round-Table-Gespräche Sonstige: Welches Rahmenprogramm wünschen Sie sich für Ihre Veranstaltung: Künstlerisches Begleitprogramm Partnerprogramm Firmenbesichtigungen Sonstiges: Modul 6 Betreuung vor Ort: Pressestand: ja nein Referenten-/VIP-Raum: ja nein Umfang der Dekoration: exklusiv Standard keine Anmerkungen:

5 5/5 Wichtiger Hinweis: Folgende Leistungen werden durch unser Haus erbracht. Ausnahmen bedürfen der Einzelfallprüfung und sind nur möglich, wenn die Teilnehmer keine Gebühr bezahlen (vgl. Modul 1) und keine Adressen unseres Hauses im Einsatz sind (vgl. Modul 2): Teilnehmer-Registrierung/Rückläufer-Bearbeitung: Rechnungslegung, Mahnwesen, Teilnehmerliste, Namensschilder Betreuung vor Ort/Hostessen Zur Zusammenarbeit zwischen Ihrem Haus und Euroforum: Wird Ihr Haus als alleiniger Veranstalter auftreten? ja nein Wenn nein wer soll als Mitveranstalter/Kooperationspartner auftreten? Gibt es für die von Ihrem Haus geplante Veranstaltung ein festes Budget? ja nein Wenn ja bitte ankreuzen: , bis , , bis , , bis , , bis , mehr als ,- Wenn nein wie soll nach den Vorstellungen Ihres Hauses die geplante Veranstaltung finanziert werden? Wurden bereits andere Anbieter kontaktiert? ja nein Wenn ja welche? Bis wann wünschen Sie ein erstes Angebot? Platz für Ihre Wünsche und weitere Anmerkungen oder Fragen: Nähere Informationen erhalten Sie bei: IBC Euroforum GmbH Peter Altes Leiter Managed Events Tel.: 0211/ Fax: 0211/ Postanschrift: Postfach Düsseldorf Besuchen Sie uns auch im Internet: