Optimale Softwarebeschaffung: keine Sicherheit ohne Pflichtenheft

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1 Optimale Softwarebeschaffung: keine Sicherheit ohne Pflichtenheft Saarbrücken, Dipl.-Wirtsch.-Ing. Frank Hallfell

2 Material-bereitstellung VANOS Euro-Gebinde Durchlaufregal 2,5 *2,7 Materialbereitstellung Spulenkörper Palettendurchlaufregal LP Produktionsplanung/ -verbesserung engineering and IQ (z.b. FMEA, SPC, QFD) Unsere Geschäftsfelder Logistik und Produktion Innovation und Qualität Organisation und Wissen Fabrik-Layoutplanung Gestaltung von Produktionsprozessen Innerbetriebliche Logistik Zuliefernetzwerke (supply chains) Produktentwicklung Qualitätsmethodik Innovationsmanagement (z.b. TRIZ) Prozesssicherung OW Ablaufoptimierung Planungs-/Controllingunterstützung Büroautomatisierung Wissensmanagement Kompetenzmanagement s-2 s-1 s 1 s2 s3 s Netzwerke (LAN Konzeption, WAN-Anbindung) Server und Connectivity, Plattformintegration Sicherheit (Policy, BSI Grundschutz) Informationstechnologie Betriebliche Informationssysteme IT Intranet und Groupware Thin-Client-Computing 2

3 Agenda Abgrenzung Lasten- und Pflichtenheft Übersicht über Softwareeinführungsprojekt Struktur Lasten- und Pflichtenheft Musterlasten- und -pflichtenheft Hardware und Betriebssysteme 3

4 Abgrenzung Lasten- und Pflichtenheft Lastenheft: Gesamtheit der Forderungen des Auftraggebers an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers. Im Lastenheft sind die Forderungen aus Anwendersicht einschließlich aller Randbedingungen zu beschreiben. Diese sollten qualifizierbar und prüfbar sein. Im Lastenheft wird definiert, was für eine Aufgabe vorliegt und wofür diese zu lösen sind. Pflichtenheft: Vom Auftragnehmer erarbeitete Realisierungsvorhaben aufgrund der Umsetzung des Lastenheftes. Das Pflichtenheft enthält das Lastenheft. Im Pflichtenheft werden die Anwendervorgaben detailliert und in einer Erweiterung die Realisierungsforderungen unter Berücksichtigung konkreter Lösungsansätze beschrieben. Im Pflichtenheft wird definiert, wie und wo die Forderungen zu realisieren sind. Quelle: DIN VDI/VDE VDA 6.1 4

5 Übersicht über ein Softwareeinführungsprojekt Lauffähiges Gesamtsystem Projektdefinition Pflichtenheft Pilot Lauffähiges System Pilot Vorstudie Konzeption Umsetzung Roll-Out Pilotbereich Analyse und Bewertung der Anforderungen Prüfen der technischen Machbarkeit Vorbereitung Auswahl des Pilotbereichs Erstellung Lastenheft (Vor-)Auswahl Anbieter Informationstechnisches Fachkonzept Erstellung Pflichtenheft Implementierung des Pflichtenhefts im Pilotbereich Dokumentation der Erfahrungen für weiteren Roll-Out Übertragung der Lösung auf alle Bereiche 5

6 Arbeitspakete der Vorstudie Vorstudie Konzeption Umsetzung Roll-Out 1. Bildung des Projektteams für die Vorstudie 2. Start der Vorstudie 3. Analyse der Rahmenbedingungen des Gesamtprojekts 4. Analyse der bisherigen internen Vorprojekte 5. Analyse der Datenerfassung 6. Analyse der Datenauswertungen 7. Marktübersicht 8. Erstellung Lastenheft Entscheidungsgrundlage für weiteres Vorgehen 6

7 Ablauf der Vorstudie Vorstudie Konzeption Umsetzung Roll-Out Analyse der Rahmenbedingungen und Vorprojekte Arbeitspakete 1+2 (2 PT) (2 PT) 3+4 (2 PT) (6 PT) t 6 Wo (3 PT) Marktstudie Analyse der Datenerfassung und -auswertung 7

8 Struktur Lasten- und Pflichtenheft 1. Einleitung (Beschreibung Unternehmen) 2. Ausgangssituation (Rahmen, Ist-Situation) 3. Zielsetzung und Aufgabenstellung 4. Schnittstellen 5. Anforderungen an die Systemtechnik 6. Anforderungen an die Inbetriebnahme und den Einsatz 7. Anforderungen an die Qualität 8. Anforderungen an die Projektabwicklung 9. Anlagen 10. Abkürzungsverzeichnis Quelle: VDI/VDE 3694: Lastenheft/Pflichtenheft für den Einsatz von Automatisierungssystemen 8

9 Musterlasten- und Pflichtenheft Anbieterneutrale Systemauswahl: z. B. Trovarit ( ISIS-Report ( - (Lastenheftvorlage, Marktanalyse, Referenz-Recherche, Ausschreibung) ERP/PPS Warenwirtschaft CRM E-shops SCM MES: Fertigungssteuerung Service-Management Rechnungswesen Instandhaltungsmanagement Food & Process Produktvergleiche: Fachzeitschriften z. B. ix, ct 9

10 Nutzen von Lasten- und Pflichtenheften Strukturiertes Vorgehen Systematische Anforderungsermittlung Unternehmensinterne Abstimmung Schnelle Marktübersicht und Vorauswahl Kalkulation der Anbieter mit spitzem Bleistift möglich Vergleichbarkeit der Angebote, Preisverhandlungen möglich Lasten- und Pflichtenhefte sind Vertragsgrundlagen 10

11 Typische Fehler bei der Erstellung von Lasten-/Pflichtenheften Nur Beschreibung des IST-Systems (Praktiker-Fehler) Undifferenzierte Ansammlung von Maximal- Anforderungen (Theoretiker-Fehler) Übertrieben detaillierte Vorgabe von technischen Details (EDV-Organisatoren-Fehler) 11

12 Klar differenzieren zwischen Mussund Kann-Anforderungen Empfehlungen zur Erstellung von Lasten-/Pflichtenheften Inhalt und Umfang müssen dem Ausschreibungswert entsprechen Systematische Anforderungsanalyse hilft, Lücken und Unklarheiten zu vermeiden Anforderungen so formulieren, dass ihre Erfüllung messbar/prüfbar ist 12