Richtlinie. Immobilien- und Flächenmanagement im Chemiepark; Fachausschuss Flächen und Gebäude (FFG)

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1 Richtlinie Immobilien- und Flächenmanagement im Chemiepark; Fachausschuss Flächen und Gebäude (FFG) Anwendungsbereich: Bayer-Chemiepark an den Standorten Dormagen, Leverkusen und Krefeld-Uerdingen Chemieparkrichtlinie Nr. 6 Gültig ab: 1. Dezember 2004

2 Fachzuständige Stelle: BIS ISI-SD Ersteller: Dipl.-Ing. Hans-Joachim Rieks, BIS ISI-SD Genehmigung: Dr. Jürgen Hinz, BIS GmbH & Co OHG, Vorsitzender der Geschäftsführung Version: 1.0 Ersetzt: Richtlinie Fachausschuss Flächen- und Gebäudenutzung (FFG) der Bayer Standortdienste GmbH & Co. OHG Zielgruppe: Chemieparkpartner, Teilkonzerne und Servicegesellschaften des Bayer Konzerns, an den Standorten Dormagen, Leverkusen und Krefeld-Uerdingen Bezugsquelle: DYNEVO GmbH Kundencenter Geb. K 17, 3. OG. / Leverkusen Tel.: Fax: zdl@bayer-ag.de Dieses Druckexemplar unterliegt nicht dem Änderungsdienst. Aktueller Stand siehe Informationssystem MARGO im Intranet, und BIS-Extranet. Weitergabe sowie Verwertung und Mitteilung des Inhalts außerhalb des Bayer Chemieparks ist nur mit ausdrücklicher Genehmigung der Chemieparkleitungen gestattet. Alle Rechte vorbehalten. Seite 2 von 6

3 INHALTSVERZEICHNIS PRÄAMBEL 4 1. ZIELSETZUNG 5 2. AUFGABEN UND KOMPETENZEN 5 3. MITWIRKUNG DER TK, SG UND CPP 6 4. GELTUNGSBEREICH 6 5. ZUSAMMENSETZUNG DES FFG 6 6. GESCHÄFTSSTELLE DES FFG 6 7. INKRAFTTRETEN 6 Seite 3 von 6

4 PRÄAMBEL Zur effizienten Nutzung der Immobilien im Bayer-Chemiepark (Flächen und Gebäude) hat die Bayer Industry Services GmbH & Co. OHG (BIS) eine zentrale und standortübergreifend tätige Planungs- und Koordinierungsstelle eingerichtet: Fachausschuss Flächen und Gebäude (FFG). Funktion und Aufgaben des FFG ergeben sich über die vertraglichen Vereinbarungen hinaus aus den Immobilien-relevanten Anforderungen an ein standortübergreifendes Chemieparkmanagement. Der FFG nimmt für BIS die zentrale Funktion für alle Immobilienbelange wahr. Die FFG-Geschäftsstelle ist standortübergreifend zentrale Anlaufstelle für die Bayer- Teilkonzerne (TK), -Servicegesellschaften (SG) und Chemieparkpartner (CPP) bezüglich aller sich aus den Grundstücks- und Gebäudenutzungsverträgen ergebenden Fragen und Aufgabenstellungen (wie z.b. die Rückgabe von Flächen und Gebäuden, die Bereitstellung zusätzlicher Flächen und Gebäude sowie deren Untervermietung, die Ausübung des Gebäudeerrichtungsrechtes etc.). Der FFG wird rechtzeitig bei allen Immobilien-bezogenen Vorgängen eingeschaltet. Seine Tätigkeit bezieht sich sowohl auf die Anforderungen der Chemiepark-Partner und Bayer-Teilkonzerne/-Servicegesellschaften als auch auf BIS-interne Belange. Er koordiniert, stimmt ab, regelt und kommuniziert die diesbezüglichen Entscheidungen zu den BIS-externen Partnern. Dr. Hinz Bayer Industry Services Geschäftsführer BIS Seite 4 von 6

5 1. Zielsetzung Einrichtung und Funktion des FFG dienen den Bayer-Teilkonzernen (TK), -Servicegesellschaften (SG) sowie den Chemiepark-Partnern (CPP) hinsichtlich aller Immobilien-relevanten Aspekte (effektive Flächennutzung inkl. Vermarktung freier zur Verfügung stehender Flächen und Gebäude). Der FFG unterstützt diesbezüglich den ordentlichen Geschäftsbetrieb der TK, SG und CPP. Durch einen intensiven Informationsaustausch und eine zielgerichtete Kommunikation aller Beteiligten wird BIS in die Lage versetzt, ein effektives Immobilienmanagement zu betreiben und damit verbunden auch einen aktiven Flächen- und Gebäudevermarktungsprozess zum Nutzen aller im Chemiepark angesiedelten Unternehmen initiativ und gestaltend einzuleiten bzw. zu begleiten. 2. Aufgaben und Kompetenzen Der FFG nimmt für BIS die zentrale Funktion für alle Immobilienbelange wahr. Er ist standortübergreifend zentrale Anlaufstelle für Koordination und Abstimmung aller relevanten Belange. Er gibt die Vermarktungsstrategien und Entwicklungskonzepte für die Standorte vor. Innerhalb von BIS hat der FFG neben seinen Koordinierungsaufgaben Entscheidungskompetenz für das Immobilien- und Flächenmanagement. Die BIS-internen Prozesse und Abstimmungen sind auf die zentralen Aufgaben des FFG auszurichten. Zu den Aufgaben im Einzelnen: - Zentraler Ansprechpartner für TK, SG, CPP und BIS-intern für alle sich aus den Grundstücksnutzungsverträgen ergebenden Fragestellungen, Abstimmungen und Zustimmungserfordernissen - Rückgabe von Flächen und Gebäuden - Bereitstellung zusätzlicher Flächen und/oder Gebäude einschließlich deren Untervermietungen - Behandlung von Optionsrechten - Handling des Gebäudeerrichtungsrechtes der Bayer AG - Regelmäßige Flächenbedarfsermittlungen, -bewertungen und prognosen unter Mitwirkung der TK, SG und CPP - Erarbeitung und Abstimmung von Abriss- und Umbaukonzepten - Führen von zentralen Flächen- und Nutzungsübersichten sowie Fortschreibung der Flächenbelegungen und -verfügbarkeiten - Zentrale Führung von Übersichten über die zur internen und/oder externen Vermarktung zur Verfügung stehenden Gebäude- und Freiflächen - Koordination der BIS-Zustimmung zu Untermietverträgen der TK, SG und CPP Seite 5 von 6

6 3. Mitwirkung der TK, SG und CPP Um die komplexen Aufgaben für alle Beteiligten effizient und zufriedenstellend bewältigen zu können, sind eine zielgerichtete Kommunikation und ein intensiver Informationsaustausch erforderlich. In den Grundstücksnutzungsverträgen (GNV) ist vereinbart, dass sich die Partner jeweils einen Ansprechpartner für alle vertragsrelevanten Aspekte benennen. Seitens BIS ist dies der Fachausschuß Flächen und Gebäude (FFG); die TK, SG und CPP benennen ihrerseits ebenfalls jeweils einen zentralen verantwortlichen und entscheidungsbefugten Ansprechpartner für alle sich ergebenden Immobilien-relevanten Belange. Um das Ziel einer effizienten Nutzung und Betreuung der im Chemiepark vorhandenen Flächen und Gebäude zu gewährleisten, wird der FFG rechtzeitig bei allen Immobilien-bezogenen Vorgängen eingeschaltet. 4. Geltungsbereich Bayer-Chemiepark (Standorte Dormagen, Leverkusen und Krefeld-Uerdingen) 5. Zusammensetzung des FFG Ständige Mitglieder des FFG sind Vertreter von Liegenschaften (LG), Chemiepark-Projekte (CP), Bodenmanagement (UMG), Business-Management ISI (BM), Marketing/Vertrieb (MV) sowie Standortplanung, Erschließung u. Dokumentation (SD). Bei Bedarf werden Vertreter der TK, SG, CPP und BAG eingeladen. 6. Geschäftsstelle des FFG Der FFG bedient sich zur Wahrnehmung seiner Aufgaben einer Geschäftsstelle: Geschäftsführung: BIS ISI-SD, Herr Rieks LEV, Geb. K9, Telefon: Inkrafttreten Diese Richtlinie tritt zum 01. Dezember 2004 in Kraft und löst die seit Januar 2003 gültige Richtlinie Fachausschuss Flächen und Gebäude (FFG) ab. Seite 6 von 6