Handreichung für die Gestaltung eines Qualitätshandbuches

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Dörte Sommer
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1 Handreichung für die Gestaltung eines Qualitätshandbuches Vorwort Ziel dieser Handreichung ist es, allen an Qualitätsentwicklung interessierten Schulen, insbesondere denen im Modellvorhaben OES, Hilfestellungen und Anregungen bei der Erstellung eines schulinternen Qualitätshandbuches zu geben. Ein Qualitätshandbuch hat keine vorgegebene Struktur; Aufbau und Inhalt sind abhängig von der Situation der Schule, von der Arbeit vor Ort und vom Medium der Dokumentation (Ordner, schulisches Intranet, CD etc.). Deshalb sind die Unterpunkte als Empfehlungen zu verstehen und nicht als verbindliche Vorgaben. Im Verlauf des Modellvorhabens OES soll die vorgelegte Handreichung von den teilnehmenden Schulen weiterentwickelt werden. Ziel ist es, im Laufe des Modellvorhabens eine Strukturierungshilfe für ein allgemein gültiges Qualitätshandbuch zu entwickeln, das die Erkenntnisse und Erfahrungen der 15 Modellschulen integriert und allen beruflichen Schulen als Leitlinie dient. Mögliche Struktur eines Qualitätshandbuches 0 Inhaltsverzeichnis Ein gut strukturiertes Inhaltsverzeichnis ist (zusammen mit einem Stichwortverzeichnis) Voraussetzung für eine bequeme Nutzung des Handbuches und dient als Suchsystem. 1 Die Bedeutung des Qualitätshandbuches Auch im Qualitätshandbuch sollen Sinn und Zweck eines solchen Werkes dargestellt werden. Das Qualitätshandbuch - dient neu eingestellte Kolleginnen und Kollegen zur Orientierung und als Nachschlagewerk, - bildet eine Basis für die Reflexion über den Qualitätsentwicklungsprozess, - beschreibt die Strukturen, Prozesse und Projekte der Schule (= vorhandene Qualitäten), - beschreibt die Strukturen, Prozesse und Projekte der Qualitätsentwicklung (= angestrebte Qualitäten), - ist die Dokumentation der Prozesse und Wege hin zur lernenden Schulorganisation und - bildet die Grundlage für die Selbst- und Fremdevaluation.

Ein Qualitätshandbuch hat keine vorgegebene Struktur; Aufbau und Inhalt sind abhängig von der Situation der Schule, von der Arbeit vor Ort und vom Medium der Dokumentation (Ordner, schulisches

2 2 2 Standort und Infrastruktur der Schule Standort und Infrastruktur der Schule beeinflussen in einem hohen Maße die Machbarkeit und den Erfolg der Qualitätsentwicklung. Mögliche Inhalte sind: - Schularten und ihre Bedeutung für die Schule und Region - Schülerzahlen - Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter - Gebäude und Einrichtungen - Ausstattung - Schullandschaft" in der Gemeinde bzw. Region: Anzahl der beruflichen Schulen, Lage der Schulen zueinander, Zusammenarbeit, Nutzung von Synergien - Situation der Gemeinde bzw. Region: Wirtschaftliche Struktur in der Region, Bedeutung der Schule für die Region - Verkehrsanbindung 3 Leitbild (evtl. mit Schulprogramm) Nach der Darstellung der Gegebenheiten vor Ort (Abschnitt 2) steht am Anfang des schulischen Teils das Leitbild. Es ist Grundlage des Selbstverständnisses der Schule, ihrer Strukturen und Prozesse sowie ihrer Qualitätsentwicklung. Mögliche Bestandteile dieses Kapitels sind: - Abdruck des erarbeiteten Leitbildes - Ergänzungen zum Leitbild: Erläuterung zum Prozess der Entstehung und zur Interpretation der Ergebnisse - falls vorhanden das Schulprogramm 4 Aufbau- und Ablauforganisation der Schule 4.1 Aufbauorganisation Hier werden die Strukturen der Schule beschrieben, ohne bereits auf die Abläufe einzugehen. Dabei sollen Verweise auf mögliche abteilungsspezifische Beschreibungen (z. B. in der Kfz-Abteilung) angeführt werden. Eine Beschreibung der Aufbauorganisation kann unter anderem enthalten: - Führungsverständnis

Gemeinde bzw. Region: Anzahl der beruflichen Schulen, Lage der Schulen zueinander, Zusammenarbeit, Nutzung von Synergien - Situation der Gemeinde bzw.

3 3 - Organigramm (auch die Vernetzung mit der Aufbauorganisation der Projekte) - Verantwortungen und Zuständigkeiten und die damit verknüpften Kompetenzen und Entscheidungsbefugnisse - Personalvertretungen - SMV - Beratungssysteme - Hausordnung - Förderverein 4.2 Ablauf- und Prozessorganisation Nach der Darstellung der Strukturen sind die wiederkehrenden Verfahren und Abläufe zu beschreiben. Auch hier sollen Verweise auf mögliche abteilungsspezifische Beschreibungen (z. B. in der Kfz-Abteilung) angeführt werden. Die Beschreibung schulischer Abläufe kann umfassen: - Gestaltung von Führungsprozessen: Mitarbeiterjahresgespräche, Zielvereinbarungsgespräche, Personalentwicklungskonzepte, Fortbildungsplanung - formale Kommunikations- und Informationswege - Deputatsverteilung einschließlich Ermäßigungen - Stundenplanentwicklung - Konferenzkultur - Einstellung neuer Lehrkräfte - Einführung von Referendaren und neuen Lehrkräften, Mentoring - Leistungsstufenvergabe - Entschuldigungswesen für Lehrerinnen und Lehrer und Schülerinnen und Schüler - Vertretungswesen und Vertretungspläne - Lehrerfortbildung - Beurlaubungen - Dienstreisen - Haushalt und Budget (schulträgerspezifisch, schulintern) - Ausgabe von Lehr- und Lernmittel - Aufnahme und Entlassung von Schülerinnen und Schülern - Klassenstundenpläne - Klassenführung - Ablauf der außerunterrichtlichen Veranstaltungen: Klassenfahrten, Exkursionen, Schullandheimaufenthalte, Arbeitsgemeinschaften... - Schulfeiern - Abschlussprüfungen, Prüfungsorganisation

2 Ablauf- und Prozessorganisation Nach der Darstellung der Strukturen sind die wiederkehrenden Verfahren und Abläufe zu beschreiben.

4 4 - Zeugniserstellung - Sonderregelungen, z.b Beschwerdeverfahren - Umgang mit verhaltensauffälligen Schülerinnen und Schülern - Zusammenarbeit mit den Eltern, den Ausbildungsbetrieben, dem Schulträger und anderen außerschulischen Partnern - Zusammenarbeit mit anderen Schulen, Schulpartnerschaften - Unfallverhütung, Verhalten in Notfällen, Alarm - Versicherungsschutz 4.3 Projekte Um den Facettenreichtum und die Qualität der Arbeit einer Schule zu sichern und zu dokumentieren, werden wichtige Schulprojekte ins Qualitätshandbuch aufgenommen: - Auflistung und Beschreibung aktueller Projekte an der Schule 5 Qualitätsentwicklung 5.0 Beschreibung der Ziele der Qualitätsentwicklung Differenzierter als im Leitbild sollen hier die Ziele der Qualitätsentwicklung an den Anfang der Beschreibung von Aufbau, Struktur und Projekten des Qualitätsmanagements gestellt werden. 5.1 Aufbau und Struktur des Qualitätsmanagements Von Anfang an ist es wichtig, klare Strukturen für den Qualitätsentwicklungsprozess zu schaffen. Diese müssen mit der Aufbau- und Ablauforganisation der Schule vernetzt werden und für alle am Schulleben Beteiligten transparent sein. Aufbau und Struktur des Qualitätsmanagements umfasst vor allem: - Zuständigkeiten und Befugnisse - Vernetzung mit der Aufbauorganisation der Schule - Entscheidungs- und Kommunikationsstruktur

Partnern - Zusammenarbeit mit anderen Schulen, Schulpartnerschaften - Unfallverhütung, Verhalten in Notfällen, Alarm - Versicherungsschutz 4.

5 5 5.2 Qualitätsmanagementprozesse In diesem Kapitel werden die Abläufe und Prozesse beschrieben, die das Qualitätsmanagement sicherstellen sollen. Diese Beschreibung ist wichtig, um Transparenz, Verbindlichkeit und Nachhaltigkeit zu schaffen. Mögliche Inhalte sind hier: - Teamentwicklung - Feedbackkultur - Förderung kontinuierlicher Verbesserungsprozesse - Informationssysteme für das Kollegium, die Schülerinnen und Schüler, das Verwaltungspersonal, die Eltern, die Ausbildungsbetriebe und andere am Schulleben Beteiligten - Anleitung zur Dokumentation von Prozessen und Projekten - gesamtschulische Selbstevaluation als Grundlage der Qualitätsentwicklung 5.3 Qualitätsentwicklungsprojekte Im Gegensatz zu den Prozessen sind Projekte inhaltlich und zeitlich begrenzt. Die nachfolgenden Projekte werden mit Hilfe des Qualitätskreislaufs (siehe Seite 6) beschrieben und dokumentiert: - inhaltliche Beschreibung, Prozess- und Projektmanagement der Schule zur Auswahl und Umsetzung der Qualitätsbereiche und Qualitätsdimensionen (z.b. im Rahmen des Modellvorhabens OES) Qualitätsprojekt(e) zur Dimension Unterricht Qualitätsprojekt(e) zur Dimension X Qualitätsprojekt(e) zur Dimension Y Qualitätsprojekt(e) zur Dimension Z - Implementierung der Ergebnisse in die Schulorganisation (vom Projekt zum Prozess) - Initiierung der Nachfolgeprojekte 6 Stichwortverzeichnis Die Notwendigkeit und Bedeutung eines Stichwortverzeichnisses hängen ab von der Differenziertheit des Inhaltsverzeichnisses. Es muss sichergestellt sein, dass eines von beidem - oder beides zusammen - eine schnelle Orientierung im Qualitätshandbuch ermöglicht. Wichtig dabei ist eine ständige Aktualisierung.

Mögliche Inhalte sind hier: - Teamentwicklung - Feedbackkultur - Förderung kontinuierlicher Verbesserungsprozesse - Informationssysteme für das Kollegium, die Schülerinnen und Schüler, das

6 6 Qualitätskreislauf Qualitätsregelkreis tsregelkreis und Evaluation Bei Bedarf: Ergebnis-/Transferevaluation 1. Qualitätsbereich/ Dimension auswählen 7. Entwicklungsmaßnahmen einleiten/ Konsequenzen ziehen 2. Zielklärung für f r die ausgewählten Evaluationsbereiche 3. Kriterien für f r die aus- gewählten Bereiche festlegen 2. Zielklärung für die ausgewählte Dimension 1. Evaluations- -priorit prioritäten ten klären Evaluationszyklus 4. Zugehörige Indikatoren entwickeln und möglichst m operational festlegen 6. Evaluationsprozesse planen/gestalten 7. Analyse und Inter- pretation der Ergebnisse 5. Evaluationsformen und -instrumente auswählen 3. Auswahl zugehöriger Kriterien 8. Feedback/Bericht- erstattung 6. Daten sammeln 7 Glossar zum Qualitätsmanagement 5. Verfahrensweisen/Abläufe der Qualitätsentwicklung Hier kann das für das Modellvorhaben festlegen OES vorgelegte Glossar entwickeln übernommen und im Entwicklungsprozess ergänzt werden. 4. Zugehörige Indikatoren Arbeitsgruppe Die Handreichung wurde erstellt von Beck-Neumann, Gundel Bumiller, Gerhard Döbber, Dr. Karl-Otto Maier, Dr. Reinhard Prumbs, Ingo Juli 2004

Zielklärung für die ausgewählte Dimension 1. Evaluations- -priorit prioritäten ten klären Evaluationszyklus 4. Zugehörige Indikatoren entwickeln und möglichst m operational festlegen 6.

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