Effizientes Informationsmanagement durch komponentenbasierte Content Management Systeme

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1 Effizientes Informationsmanagement durch komponentenbasierte Content Management Systeme Nutzen und Einsatz von CMS in der Technischen Dokumentation Empirische Studie 2013 Dr. Daniela Straub & Prof. Dr. Wolfgang Ziegler tcworld GmbH / Hochschule Karlsruhe

2 Dr. Daniela Straub tekom Gesellschaft für technische Kommunikation e.v TC and more GmbH Prof. Dr. Wolfgang Ziegler Hochschule Karlsruhe für Technik und Wirtschaft D.S /W.Z.

3 Einleitung Ausgangssituation und statistische Ergebnisse der Anwenderbefragung 2013 Teilnehmer der Systemanbieterbefragung 2013 Inhalte des Berichtsbands 2013 D.S.

4 Einleitung: Konzept und Umsetzung der Studie 1. Expertenworkshop 2005 Aktualisierung und Erweiterung 2008/ Anwenderbefragung - Rahmenbedingungen in der Informationsentwicklung - Anforderungen und IT-Landschaft - Nutzung von CMS und Erfahrungen - Tipps von Anwendern für Anwender 3. Systemanbieterbefragung - Angaben zum Systemhersteller - über 100 Funktionalitäten und Schnittstellen - Use Cases zur Systemnutzung 4. Überarbeitung des Berichtsbands - Teil A: Content-Management-Systeme und Informationsentwicklung - Teil B: Schritte zur Systemeinführung - Teil C: Content-Management-Systeme im Überblick D.S.

5 Einleitung: Inhalte des Berichtsbands Teil A - die wichtigsten Grundlagen Derzeitige Verbreitung und Einsatzgebiete spezieller Content-Management- Systeme. Die wichtigsten Anforderungen der Unternehmen an Content-Management. - Anforderungen an Informationsprodukte und Medien - Anforderung an das Übersetzungsmanagement - Anforderung an die Strukturierung und Modularisierung Checklisten für die Entscheidungsfindung pro oder kontra Content- Management-System Genutzte Funktionalitäten zur Prozessunterstützung W.Z.

6 Einleitung: Inhalte des Berichtsbands Teil B - ein professionelles Vorgehensmodell Kritische Erfolgsfaktoren Vorgehensweise Schritt für Schritt Methoden zur Ermittlung des Investitionsnutzens und für Wirtschaftlichkeitsrechnungen Erfahrungswerte der Anwender zum Aufwand Erfahrungswerte der Anwender zu den Kosten organisatorische Vorbereitungen des Systemeinsatzes und Systemintegration Notwendige Vorarbeiten zur Einführung eines Content-Management- Systems aus Sicht der Hersteller Veränderung der Systemlandschaft durch die Einführung von Content- Management-Systemen Erfahrungsberichte der Anwender zur Einführung: Was konkret würden Sie anders machen, wenn Sie nochmals ein CMS einführen würden? W.Z.

7 Einleitung: Inhalte des Berichtsbands Teil C: umfassender Überblick über die marktgängigen Systeme Bedeutung wichtiger Funktionen und deren Praxisrelevanz Überblick über 19 am Markt gängige Systeme übersichtliche Zusammenfassung von über 100 Funktionalitäten und Schnittstellen W.Z.

8 Studienergebnisse F

9 Studienergebnisse: Stichprobe der empirischen Studie 2013 Online Umfrage 2013 mit insgesamt 788 Studienteilnehmer. Anzahl Mitarbeiter im Unternehmen 27,7% 17,2% 17,0% 15,1% 18,7% 4,3% Art des Unternehmens mehr als 5000 in einem anderen Unternehmen als die genannten 4,4% in einem Softwareunternehmen 16,5% in einem Industrieunternehmen 79,1% D.S.

10 Studienergebnisse: Publikation von TD in verschiedenen Medien Publikation in durchschnittlich 3 verschiedenen Medien. Höranleitung ebook App elearning Anwendungen Multimedia Dokumentation Präsentationsunterlagen Webseiten (serverbasiert) HTML Dokumente CD Anwendungen Online Hilfen (HTML Help, Java Help etc.) pdf. Dokument (online) pdf. Dokument (print) Print Dokument 00% 01% 03% 04% 06% 12% 14% 17% 25% 36% 73% 74% 74% D.S.

11 Studienergebnisse: Anzahl der Informationsprodukte in der Technischen Kommunikation 68 %: 3 7 verschiedene Informationsprodukte Mittelwert 5,2 verschiedene Informationsprodukte 11 1,1 % 10 2,8 % 9 4,5 % 8 8,0 % 7 11,9 % ,1 % 15,9 % 15,2 % 13,5 % 2 7,1 % 1 4,0 % D.S.

12 Studienergebnisse: Steigender Umfang an Dokumenten Insgesamt müssen durchschnittlich 277 Dokumente pro Jahr gepflegt und 138 Dokumentationen neu erstellt werden. mehr als 20 TD Mitarbeiter Anzahl neuerstellte Dokumente pro Jahr TD Mitarbeiter Anzahl zu pflegende Dokumente pro Jahr TD Mitarbeiter TD Mitarbeiter TD Mitarbeiter 1TD Mitarbeiter D.S.

13 Studienergebnisse: Sprachenvielfalt betrifft viele Unternehmen Bereits 28 % der befragten Unternehmen müssen in mehr als 15 Sprachen publizieren. 36,2 % 31,2 % 16,3 % 10,3 % 5,0 % 1,1 % Keine Übersetzung Bis zu 5 Sprachen bis zu 15 Sprachen bis zu 25 Sprachen bis zu 35 Sprachen mehr als 35 Sprachen D.S.

14 Studienergebnisse: Standardisierung nimmt zu Nur 4 % der befragten Unternehmen haben keine Standards. Wir haben keine Vorgaben für die Erstellung Technischer Dokumentation 04% Warnhinweise nach ANSI Z535 50% CI für die Technische Dokumentation 58% Schreibregeln / Stilregeln 65% Firmeneigene Terminologie 67% Layoutstandards für die Technische Dokumentation 86% W.Z.

15 Studienergebnisse: Standards für Struktur und Layout XML-Struktur auf Basis der Definition des Systemherstellers 14,8 % PI-Mod,7 % eigene, nicht XML-basierte Strukturdefinition (DTD) speziell für das Unternehmen entwickelte XML-Strukturdefinition 10,6 % 15,9 % S1000D DITA DocBook Information Mapping 1,2 % 5,2 % 1,4 % 2,9 % Funktionsdesign 17,6 % nein, wir haben keine formalen Strukturen für unsere Technische Dokumentation 29,8 % W.Z.

16 Studienergebnisse: Standardisierungsgrad mit und ohne CMS XML-Struktur auf Basis der Definition des Systemherstellers PI-Mod 04% 01% 23% CMS Nutzung Keine CMS Nutzung nein, wir haben keine formalen Strukturen für unsere Technische Dokumentation eigene, nicht XML-basierte Strukturdefinition (DTD) speziell für das Unternehmen entwickelte XML-Strukturdefinition 14% 10% 12% 08% 22% 50% S1000D 02% 1% DITA 06% 04% DocBook 01% 02% Information Mapping 04% 02% Funktionsdesign 17% 18% W.Z.

17 Verbreitung: CMS Einsatz 2008 und 2013 für CMS entschieden: CMS- Systemwechsel für CMS entschieden: CMS- Nutzung für CMS entschieden: CMS- Implementierung 5,3 % 2,9 % 7,1 % 10,5 % 39,2 % 29,3 % Prozent Umfragejahr 2013 Prozent Umfragejahr 2008 für CMS entschieden: CM- System-Auswahl 2,5 % 04 für CMS entschieden: Analyse / Konzeption 2,8 % 2,5 % gegen CMS entschieden 5,1 % 3,6 % Entscheidungsphase pro / contra CMS 6,5 % 6,4 % Informationsphase über CMS CMS ist für uns kein Thema, mit dem wir uns befassen 16,9 % 26,3 % 14,6 % 14,6 % D.S.

18 Studienergebnisse: Erfahrungen von CMS Anwendern

19 Erfahrungen von CMS Anwendern: Gründe für und wieder CMS Pro CMS Contra CMS hoher Grad an Wiederverwendung von Content möglich 87,8% hohe Variantenvielfalt 63,3% mehrsprachige Informationsentwicklung bzw. zu hohe Anzahl an zu übersetzenden Sprachen 50,0% hoher Textanteil in der Dokumentation 51,8% Nutzung eines Translation Memory Systems 50,4% nicht akzeptable Anschaffungskosten nicht akzeptabler Einführungsaufwand unterkritische Ausprägung der Informationsentwicklung (kleine Firma und / oder wenige TD Mitarbeiter) kein oder geringer Grad an Wiederverwendung von Content möglich 58,3% 52,8% 44,4% 36,1% D.S.

20 Erfahrungen von CMS Anwendern: Einführungsdauer und Kosten Aufwände für Systemeinführung sind abhängig von der Unternehmensgröße. Dauer der Konzeptionsphase in Monaten Dauer System Einführung in Monaten Gesamt Investitionen in Tausend Euro 1TD Mitarbeiter TD Mitarbeiter TD Mitarbeiter TD Mitarbeiter TD Mitarbeiter mehr als 20 TD Mitarbeiter D.S.

21 Erfahrungen von CMS Anwendern: Aufwände zur Systemeinführung Aufwände für Modularisierungs und Variantenkonzept / Altdatenmigration / Strukturierung und (XML )Informationsmodellierung sind unabhängig von Unternehmensgröße. sehr hoch hoch mittel gering wird nicht kann nicht gemacht geschätzt werden Altdatenmigration 22,3% 23,1% 18,4% 7,1% 17,6% 11,5% Textstandardisierung 13,2% 35,2% 28,8% 8,5% 6,6% 7,7% Terminologieextraktion und Pflege 11,8% 30,2% 20,3% 10,2% 16,8% 10,7% Strukturierung und (XML ) 11,5% 34,6% 31,3% 8,8% 4,1% 9,6% Informationsmodellierung Modularisierungs und 11,3% 34,9% 32,4% 8,5% 3,0% 9,9% Variantenkonzept Metadatenmodellierung 8,5% 25,8% 32,1% 12,4% 8,0% 13,2% Redaktionsleitfaden 7,7% 24,7% 34,6% 15,4% 7,4% 10,2% Prozessmodellierung 6,3% 23,6% 32,4% 8,8% 10,2% 18,7% Publikationskonzept 4,9% 20,9% 36,0% 23,6% 4,7% 9,9% Testsystem 4,4% 16,8% 38,2% 16,2% 10,7% 13,7% Grafikkonzept 3,3% 15,1% 36,0% 29,9% 6,6% 9,1% W.Z.

22 Erfahrungen von CMS Anwendern: Individuelle Modularisierungskonzepte Am häufigsten modularisieren Unternehmen Inhalte nach Absätzen und Unterkapiteln oder Topics. 52% 47% 44% 44% 33% 30% 27% 10% 09% W.Z.

23 Erfahrungen von CMS Anwendern: Geschätzte Jahre bis zum Return on Investment 71 % der Anwender schätzen, dass das Systeminvestitionen sich nach ca. 5 Jahren bezahlt gemacht haben. 71,2 % 19,2 % 6,4 % 3,2 % bis zu 1 Jahr bis zu 5 Jahren bis zu 10 Jahren länger als 10 Jahre W.Z.

24 Erfahrungen von CMS Anwendern: Nutzung von CMS auch für Prozessmanagement regelmäßig im Standardprozess gelegentlich nie Funktion ist nicht verfügbar Übersetzungsmanagement 73,8% 11,1% 7,4% 7,7% Versionsmanagement (von modularem 70,8% 15,5% 9,5% 4,3% Content) 61,9% 13,2% 13,5% 11,5% Automatisierte Publikationsmechanismen Aktives Variantenmanagement 53,9% 21,2% 13,5% 11,5% (Filterung/Generierung) Freigabemechanismen zur Prüfung und 49,0% 15,5% 20,6% 14,9% Sicherung der inhaltlich sachlichen Richtigkeit Freigabemechanismen zur Prüfung und 38,1% 21,2% 22,9% 17,8% Sicherung der sprachlichen und grafischen/medialen Qualität Workflowmechanismen (Prozesssteuerung 36,2% 21,4% 29,3% 13,1% und Überwachung) Qualitätsprüfung (Terminologieeinhaltung / 34,1% 26,6% 20,1% 19,2% Formulierung / Rechtschreibung) 32,7% 20,9% 29,5% 16,9% Modulare Vorabübersetzung (vor Dokument) Änderungsmanagment mit 23,5% 18,1% 34,7% 23,8% Konstruktion/Entwicklung Kopplung mit Gefahrenanalyse 7,2% 10,9% 42,5% 39,4% W.Z. Kennzahlen-Ermittlung 6,0% 21,7% 39,1% 33,1%

25 Erfahrungen von CMS Anwendern: Zufriedenheit 64 % der Anwender sind mit dem CMS zufrieden oder sehr zufrieden. 46,7 % 22,2 % 17,6 % 11,0 % 2,6 % sehr unzufrieden unzufrieden weder noch zufrieden sehr zufrieden D.S.

26 Erfahrungen von CMS Anwendern: Kosten Gesamt- Investitionen für das CMS in Euro Anzahl Mitarbeiter des Unternehmens 1-50 Mitarbeiter Mitarbeiter Mitarbeiter Mitarbeiter Mitarbeiter mehr als 5000 Mitarbeiter Gesamt bis Euro 50,0% 22,6% 10,0% 5,7% 1,4% 5,2% 7,9% Euro 25,0% 45,2% 40,0% 25,7% 23,9% 6,9% 25,5% Euro 25,8% 20,0% 31,4% 21,1% 19,0% 22,2% Euro 25,0% 6,5% 20,0% 25,7% 32,4% 29,3% 25,1% Euro 5,0% 5,7% 15,5% 12,1% 9,2% bis 1 Million Euro 5,0% 2,9% 2,8% 13,8% 5,4% mehr als 1 Million Euro 2,9% 2,8% 13,8% 4,6% 100,0 % 100,0 % 100,0 % 100,0 % 100,0 % 100,0 % 100,0 % D.S.

27 Erfahrungen von CMS Anwendern: Investitionsnutzen Für 65% ist die Kosten Nutzen Relation positiv oder sehr positiv sehr negativ negativ weder noch positiv sehr positiv DS

28 Vorgehensmodell

29 Vorgehensmodell: Einführung von CMS im Unternehmen 1. Analyse des Ist Zustandes 2. Darstellung des Optimierungspotenzials 3. Definition der Soll Zustandes 4. Evaluierung der Systeme und Auswahl 5. Erstellung eines Pflichtenheftes 6. Interne Vorbereitung (möglichst bereits ab Phase 3.) 7. Systemanpassung 8. Implementierung des Systems 9. Schulungsmaßnahmen 10. Systemnutzung W.Z.

30 Tipps von Anwendern Abteilungen, die Informationen erzeugen (Konstruktion) mit in den Redaktionsprozess mit einbauen. Grundlegende Informationen müssten von den Redakteuren dann nicht umständlich in anderen System recherchiert werden. Erst standardisieren und Konzepte (Varianten- und Wiederverwendungskonzept) entwickeln, bevor ein System überhaupt angeschaut wird. Von Beginn an versuchen möglichst stark am Standard zu bleiben - kein Customizing. Früher und intensiver ein Modularisierungskonzept entwickeln, das für all Systemnutzer so transparent ist, dass es von allen konsequent angewendet wird. Arbeitsprozesse vorher definieren und schriftlich festhalten. Noch längere Vorbereitungsphase. Strengere Projektführung. Fokus auf Planung und vorab-test der Informationsarchitektur. W.Z.

31 CMS Weiterentwicklung Integration weiterer Standorte / Redaktionen / Anwender 31% Integration von oder in weiteren Systemen 17% Ablösung des derzeitigen CMS-Systems 11% Funktioneller Ausbau des derzeitigen CMS- Systems 52% Nichts, nur Einsatz des derzeitigen CMS-Systems 28% D.S.

32 Resümee Anwender sind zufrieden Aufwände sind quantifizierbar KMU stehen in den Startlöchern Systeme bieten die Kernfunktionen Trend zu Standardsystemen... WENN die organisatorischen, technischen und konzeptionellen Voraussetzungen erfüllt sind D.S.

33 Befragung CMS Anbieter F

34 Systemanbieterbefragung: Angaben zum Systemhersteller Anbieterangaben Redaktionelle Funktionalitäten - Verwaltung von Objekten* (Modulen/Dokumenten/Publikationen) - Grafik- und Medienverwaltung* - Retrieval Mechanismen* (Suche und Anzeige) - Content Management (Reuse*/Varianten*/Verknüpfung/Generierung) - Bearbeitung, Anzeige und Workflow von Modulen/Dokumenten/Publikationen - Unterstützung für XML - Standardisierte Erfassungsstrukturen und Methoden, Informationsmodelle - Übersetzungs*- / Terminologie*- / Sprach-Management* - Editoren - Redaktionelle Administration durch (berechtigte) Anwender - Cross Media Publishing* (Medien, Printtechnologien) Technische Anforderungen/Beschreibungen Systemumfeld und Dienstleistungen Weitere Softwareprodukte, Schnittstellen Prozessunterstützung Projekt-Umfeld Systemnutzung Preise *Pflichtanforderungen der Anwender W.Z.

35 Anbieterbefragung: Unterscheidungskriterien zwischen den Systemen Standardfunktionalitäten Verwaltung von Objekten Grafik- und Medienverwaltung Retrieval-Mechanismen Content Management Bearbeitung, Anzeige und Workflow Eingesetzte Editoren XML Unterstützung für XML Standardisierte Erfassungsstrukturen und Methoden Darstellung der Szenarien / Use Cases W.Z.

36 Teilnehmer der Systemanbieterbefragung 4ST (HelpServer) Acolada GmbH (Sirius CMS) DOCUFY GmbH (COSIMA enterprise/cosima go!) Empolis Information Management GmbH (empolis CLS) Expert Communication Systems GmbH (Smart Media Creator) Fischer Computertechnik GmbH (TIM RS Redaktionssystem) gds AG (docuglobe) IXIASoft Technologies Inc. (TextML Server DITA CMS framework) K15t Software GmbH (Scroll Content Management Add ons für Atlassian Confluence) KGU Consulting GmbH (TechPub Studio) Noxum GmbH (Noxum Publishing Studio) Ovidius GmbH (TCToolbox) pgx software solutions GmbH (bloxedia Redaktionssystem) PTC Parametric Technology GmbH (PTC Windchill Service Information Manager) SCHEMA GmbH (SCHEMA ST4) SDL (SDL LiveContent) Semcon Communication GmbH / Triview Publishing Technologies BV (Author it) Star AG (GRIPS) W.Z.