Effizientes Informationsmanagement durch spezielle Content-Management-Systeme

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1 Effizientes Informationsmanagement durch spezielle Content-Management-Systeme Praxishilfe und Leitfaden zu Grundlagen Auswahl und Einführung Systemüberblick Michael Fritz & Dr. Daniela Straub tekom Gesellschaft für technische Kommunikation e.v TC and more GmbH Prof. Dr. Wolfgang Ziegler Hochschule Karlsruhe für Technik und Wirtschaft Christoph Altenhofen Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) Managementherausforderungen in der TD Zunehmend globaler Wettbewerb Verteilte Doku-Erstellung Anspruchsvollere Erhöhte Leistungs- Kunden Erwartungen Zunehmende Übersetzungsleistungen Outsourcing und Offshoring Erhöhter Zeit- und Kostendruck TD-Abteilungen Mediale Vielfalt Individualisierung Zunehmende Produkt- Funktionalitäten Effiziente und effektive Informationsentwicklung Doku-Qualität Dienstleistungsqualität und Kundenzufriedenheit Allheilmittel Content-Management-Systeme?

2 Rückblick: Was ist Content Management? Desktop Publishing 1985: Page Maker 1986: SGML wird ISO 8879 Database Publishing (Kataloge) Cross Media Publishing Single Source Publishing 1996: XML 1997: FrameMaker5.5 +SGML Content Management seit 1995 diverse Tools Was ist Content Management? Content Management ist die strukturierte Verwaltung von Inhalten mit dem Ziel einer automatisierten Erzeugung von Informationsprodukten mittels Metadaten Content Management ist eine Methode, nicht notwendigerweise eine Software. CMS ermöglichen aber erst die erwünschte Effizienz Konzept und Umsetzung der Studie 1. Expertenworkshop (11 Experten aus Industrie und Dienstleistung) 2. Anwenderbefragung (717 verwertbaren Fragebögen) Rahmenbedingungen in der Informationsentwicklung Anforderungen und IT-Landschaft Nutzung von CMS und Erfahrungen 3. Systemanbieterbefragung (18 teilnehmende Hersteller) Angaben zum Systemhersteller über 100 Funktionalitäten und Schnittstellen Use Cases zur Systemnutzung 4. Erstellen eines Berichtsbands Teil A: Content-Management-Systeme und Informationsentwicklung Teil B: Schritte zur Systemeinführung Teil C: Content-Management-Systeme im Überblick

3 Inhalte des Berichtsbands Teil A - die wichtigsten Grundlagen derzeitige Verbreitung und Einsatzgebiete spezieller Content-Management-Systeme. die wichtigsten Anforderungen der Unternehmen an das Content-Management. Checklisten für die Entscheidungsfindung pro oder kontra Content-Management-System Teil B - ein professionelles Vorgehensmodell kritische Erfolgsfaktoren Vorgehensweise Schritt für Schritt Methoden zur Ermittlung des Investitionsnutzens und für Wirtschaftlichkeitsrechnungen Erfahrungswerte zu Aufwand und Kosten organisatorische Vorbereitungen des Systemeinsatzes und Systemintegration Inhalte des Berichtsbands Teil C: umfassender Überblick über die marktgängigen Systeme Bedeutung wichtiger Funktionen und deren Praxisrelevanz Überblick über 18 am Markt gängige Systeme übersichtliche Zusammenfassung von über 100 Funktionalitäten und Schnittstellen CD-Rom Alle Herstellerfragebögen mit zusätzlichem Informationsmaterial Excel-Kalkulationstabellen für Investitions- und Kostenvergleichsrechnungen Tools zur Hersteller-Auswahl und zur Erstellung einer Präferenzmatrix Leitfaden und Präsentationsvorlagen für die Erstellung eines Business Case Die Studie belegt gestiegene Anforderungen Publikation in verschiedenen Medien Online-Hilfen nicht nur in der Softwareentwicklung sondern auch vermehrt in anderen Branchen: Medizingeräte / Laborgeräte: 74% Antriebs- u. Steuerungstechnik: 72% Zulieferer für Fahrzeugbau: 67%

4 Sprachenvielfalt betrifft viele Unternehmen Im Schnitt sind muss eine Dokumentation in 6 Sprachen erstellt werden. Bereits 18 % der Befragten Unternehmen müssen in mehr als 10 Sprachen publizieren CMS als Problemlöser Signifikant mehr CMS-Einsatz unter folgenden Anforderungen Arbeitsteilung und verteilte Zusammenarbeit Hoher Umfang an zu erstellenden oder zu pflegenden Dokumentationen Handhabung vieler Varianten Metainformation und spezielle Anforderungen an die Handhabung von Inhalten Erstellung und Verwaltung verschiedener Fremdsprachen Wiederverwendung und Wiederverwendbarkeit von Inhalten Standardisierung Publikation in verschiedenen Medien und / oder für verschiedene Zielgruppen Großunternehmen sind die Vorreiter Unternehmen mit mehr als 1000 Mitarbeitern: 57% für CMS entschieden Unternehmen mit Mitarbeitern: 72% unentschieden 19 % für CMS entschieden.

5 Anforderungen nach Unternehmensgröße Unternehmen unterscheiden sich in ihren Anforderungen an CMS und damit auch in Softwarepräferenzen. Erfahrungen von CMS-Anwendern Aufwand zur Systemeinführung Unternehmen mit Mitarbeitern Unternehmen mit mehr als 1000 Mitarbeitern Vorbereitungsaufwand (Datenmigration, Prozesse, Mitarbeiterschulung etc.) zur Systemeinführung ist abhängig von der Unternehmensgröße

6 Investitions-Kosten Mitarbeiter Euro (mittlerer Wert) 55%: Euro Euro 27%: Euro Euro Mitarbeiter: Euro (mittlerer Wert) 23%: Euro Euro 33%: Euro Euro 30%: Euro Euro mehr als 1000 Mitarbeiter: Euro (mittlerer Wert) 27%: Euro Euro 29%: Euro Euro 16%: Euro 1 Mio Euro 18% mehr als 1 Mio Euro Zufriedenheit 67% der Anwender sind mit dem CMS zufrieden oder sehr zufrieden. Investitionsnutzen Für 76% macht sich das CMS spätestens nach 4 Jahren bezahlt

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