Zur Person. Überblick. Einsatz von Cloud und elektronischer Archivierung für Anwaltsbüros. RA Ursula Sury Prof. an der HSLU

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1 Einsatz von Cloud und elektronischer Archivierung für Anwaltsbüros RA Ursula Sury Prof. an der HSLU 1 Zur Person RA Ursula Sury, Prof. an der HSLU Gründung, Aufbau und Führung der Anwaltskanzlei (seit 1993) Auf- und Ausbau des Schwerpunktes Informatik- und Datenschutzrecht an der Hochschule Luzern (seit 1993) Aufbau und Leitung CC Management & Law an der Hochschule Luzern (seit 2010) Fachexpertin SQS für Datenschutzaudits (seit 2007) Vorstandsmitglied von swissvr seit Überblick Teil I Teil II Teil III Teil IV Teil V Teil VI Einführung Gesetzliche Grundlagen Datenschutz Sorgfaltspflichten Archivierung Fazit Die AdvokaturSury AG 3 1

2 Teil I Einführung 4 Pflichten jedes Unternehmens in Bezug auf Informationen: Wahrung von Geschäftsgeheimnissen Einhaltung des Datenschutzes Ordnungsgemässe Buchführung Aufbewahrung und Archivierung und die Beachtung diesbezüglicher gesetzlicher Archivierungspflichten Informationen sind in verschiedenen Dokumententypen festgehalten: s, Briefe, Notizen Verträge Offerten, Aufträge Mitarbeiter- und Kundendossiers 5 Life Cycle eines Dokuments Dokument wird erstellt Dokument wird gelöscht Dokument wird aktiv benutzt Dokument wird archiviert 6 2

3 Teil II Gesetzliche Grundlagen 7 Verjährungsfrist nach Art. 127 OR 8 Verjährungsfrist nach Art. 127 OR Informations- und Schadenersatzansprüche der Klienten wegen Schlechterfüllung des Mandats verjähren gem. Art. 127 OR innert 10 Jahren. Alle für den Nachweis der eigenen Sorgfalt erforderlichen Informationen sollten daher von Anwälten im eigenen Interesse während dieser Dauer aufbewahrt werden. 9 3

4 Standesrecht Pflicht zur ordnungsgemässen Aktenführung und zur Archivierung ergibt sich zunächst aus dem Standesrecht Aber: Keine Regelung der Aufbewahrungspflicht in den Standesregeln des SAV Art. 11 des Anwaltsgesetzes des Kantons Bern (KAG) sieht eine 10-jährige Aufbewahrungspflicht vor. 10 Berufsgeheimnis Verschiedene Vorschriften schützen das anwaltliche Berufsgeheimnis: Art. 321 StGB; Art. 13 BGFA sowie Art. 15 der Schweizerischen Standesregeln 11 Anwaltsgeheimnis Rechtsanwälte und deren Hilfspersonen unterstehen einem Berufsgeheimnis («Anwaltsgeheimnis»), das von Art. 321 StGB geschützt wird. Der Schweizer Cloud Anbieter, dessen Server sich im Inland befinden, gilt als Hilfsperson im Sinne von Art. 321 StGB. Gemäss Art. 321 StGB unterstehen auch die Hilfspersonen von Rechtsanwälten der berufsspezifischen Geheimhaltungspflicht. Empfehlung: Vertraglich festhalten, dass alle Daten, die er dem Cloud Anbieter übermittelt, als vertraulich (oder geheim) gelten und nicht ohne (schriftliche) Zustimmung an Dritte weitergegeben werden dürfen. 12 4

5 Wichtige rechtliche Grundlagen im Zusammenhang mit der Aufbewahrungsund Dokumentationspflicht Erlass Normen Inhalt Schweizerisches Obligationenrecht (OR) (SR 220) Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) (SR ) Datenschutzgesetz (DSG) (SR 235.1) Art.957 ff. Art.127 ff. Art.1-12 Art. 4,5 und 7 Bestimmungen überdie kaufmännische Buchführungspflicht bei juristischen Personen Verjährungsregeln Ausführungsbestimmungen zur kaufmännischen Buchführung (insbesondere Dokumentation, Aufbewahrung, Integrität) Besondere Bestimmungen bei Personendaten (Aufbewahrung, Datensicherheit) 13 Erlass Normen Inhalt Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer (DBG) (SR ) Art. 126 Abs. 3 Aufbewahrungspflicht aufgrund steuerrechtlichen Auskunftspflicht Mehrwertsteuergesetz (MWSTG)(SR ) Art. 70 Buchführung und Aufbewahrung Strafrecht(SR ) Art. 166 Art. 179novies Art. 325 Unterlassung der Buchführung Unbefugtes Beschaffen von Personendaten Ordnungswidrige Führung der Geschäftsbücher Zivilprozessrecht (SR 272) Art.177 ff. Urkundenbegriff 14 Aufbewahrungsfristen Allgemein Archivierungsart Dauer Beginn Rechtsgrundlage Handelsrechtliche Archivierung Archivierung von Geschäftsunterlagen zu unbeweglichen Gegenständen 10 Jahre 20 Jahre Die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege, der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht sind während zehn Jahren aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. Geschäftsunterlagen, die im Zusammenhang mit der Berechnung der Einlageentsteuerungund des Eigenverbrauchs von unbeweglichen Gegenständen benötigt werden, sind während 20 Jahren aufzubewahren. Art. 958f OR Art. 70 Abs. 3 MWSTG 15 5

6 Teil III Datenschutz 16 Art. 10a DSG Datenbearbeitung durch Dritte Speicher von Personendaten auf einer Cloud, stellt eine sog. Datenbearbeitung durch Dritte dar. Vorteil: Jederzeitiger Zugriff auf Daten in der Cloud gewährleistet. Auslagerung in die Cloud grundsätzlich zulässig (Art. 10a DSG) Zulässig, sofern die Daten vom Dritten (Cloud Anbieter) nur so bearbeitet werden, wie der Cloud Nutzer es selber tun dürfte und keine gesetzliche oder vertragliche Geheimhaltungspflicht die Bearbeitung durch einen Dritten verbietet. 17 Anforderungen an den Cloud Anbieter Sorgfältige Auswahl / Instruktion / Kontrolle des Cloud Anbieters Sicherstellung, dass der Cloud Anbieter die notwendigen Voraussetzungen für eine datenschutzkonforme Datenbearbeitung erfüllt und insb. die Datensicherheit gewährleistet «Übertragung der Datenbearbeitung ist nur zulässig, sofern die Geheimhaltung weiterhin sichergestellt bleibt, d.h. die beigezogenen Personen ihrerseits entsprechend zur Geheimhaltung verpflichtet sind.» Bernischer Anwaltsverband Lösung: Den Cloud Anbieter das Anwaltsgeheimnis unterzeichnen lassen 18 6

7 Teil IV Sorgfaltspflichten 19 Aufbewahrungspflichten Jedes Unternehmen muss alle Dokumente aufbewahren, welche es selbst erstellt oder von Dritten erhält und die sich in der Buchhaltung niederschlagen aus Beweisgründen zur Geltendmachung von eigenen Ansprüchen oder zur Abwehr von Ansprüchen Dritter benötigt werden aufgrund von speziellen gesetzlichen Vorschriften erstellt und archiviert werden müssen das Unternehmen als Gesellschaft betreffen Wenn s geschäftsrelevante Informationen enthalten, unterliegen sie ebenfalls der Aufbewahrungspflicht. 20 Beweissicherung Jedes Unternehmen muss die Dokumente aufbewahren, welche in einem Streitfall zum Beweis eines eigenen Anspruchs oder zur Abwehr eines unberechtigten Anspruchs des Prozessgegners dienen können. Beispiele: Protokolle aus Projektsitzungen, Bestätigungen, Bestellungen, etc. s und andere elektronische Dokumente können als Beweismittel vorgelegt werden. Wird die Beweiskraft des elektronischen Dokumentes angezweifelt, scheitert u.u. die Beweisführung. 21 7

8 Buchführungspflichten Unter die Buchführungspflicht fällt die Erfassung von Geschäftsvorfällen und Sachverhalten, welche für die Darstellung der Vermögens-, Finanzierungs- und Ertragslage des Unternehmens (wirtschaftliche Lage) notwendig sind. (Art. 957a OR) Der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren. (Art. 958f Abs. 2 OR) Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege können auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden. (Art. 958f Abs. 3 OR) 22 Teil V Archivierung 23 Verfahrensdokumentation Empfehlung: Erstellung einer Verfahrensdokumentation Das heisst, den Prozessverlauf vom Eingang eines Dokuments bis zur Archivierung aufzeichnen und definieren. Sicherung der Dokumente durch PDF/A PDF/A ist ein Format zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente. 24 8

9 Aktiv Archiv Papier Digital Digital Digital Papier Eine Aufbewahrung der für die Steuererhebung relevanten elektronischen Daten ausschliesslich in gedruckter Form oder auf Mikrofilm ist nicht zulässig. (Art. 10 Abs. 1 ElDI-V) Digital Die elektronischen Daten sind von der versendenden und von der empfangenden Person in der ursprünglichen Form der Übermittlung und in ihrem ganzen Umfang auf maschinell verwertbaren Datenträgern aufzubewahren. (Art. 10 Abs. 1 ElDI-V) Dokument: Aktiv Archiv Staatsarchiv Sachverhalt abgeschlossen Verjährungsfristen Archivieren = Sicher Aufbewahren Im Bestreitungsfall muss man beweisen können, dass an den Daten nichts verändert wurde. Dokumentation notwendig: - Zeitpunkt der Archivierung - Änderungen nachverfolgen - Wann und wie Daten auf neuem technischen Datenträger gespeichert 26 Teil VI Fazit 27 9

10 Empfohlene vertragliche Vorkehrungen mit dem Cloud Anbieter Teil I Daten, die dem Cloud Anbieter übermittelt werden, gelten als vertraulich (oder geheim) und dürfen nicht ohne (schriftliche) Zustimmung an Dritte weitergegeben werden Vertraulichkeits- oder Geheimhaltungspflichten des Cloud Anbieters auf sämtliche Personen überbinden, die Zugang zu den (Personen-) Daten haben Daten müssen durch den Cloud Anbieter verschlüsselt werden 28 Empfohlene vertragliche Vorkehrungen mit dem Cloud Anbieter Teil II Regelung betreffend die Rückgabe der Daten (oder alternativ um unwiderrufliche Vernichtung der Daten in der Cloud) sowie um das Format der Rückgabe, insbesondere um Inkompatibilitäten mit dem eigenen System zu vermeiden Verpflichtung des Cloud Anbieters in regelmässigen Abständen ausserhalb der Cloud lesbare Sicherungskopien der Daten zu erstellen Zertifizierung verlangen, dass die Ablage der Daten die beruflichen Geheimhaltungspflichten erfüllt Anwaltsgeheimnis unterzeichnen lassen 29 Fazit Jedes Unternehmen muss die Dokumente erstellen und archivieren können, welche geschäftsrelevant sind. Welche Dokumente dies sind, muss für den eigenen Geschäftsbereich jeweils auf der Basis der geltenden gesetzlichen Vorschriften ermittelt werden. Auch s können geschäftsrelevanten Inhalt aufweisen. Verbindliche Vorschriften über den Umgang mit Geschäftsdokumenten bilden die Grundvoraussetzung für eine lückenlose und systematische Archivierung aller geschäftsrelevanten Dokumente

11 Fragen 31 Publikationen Neu erschienen: IT-Fehler von Ursula Sury - in Handbücher für die Anwaltspraxis Haftung und Versicherung, Weber/Münsch, Helbling & Lichtenhahn Verlag, ISBN Erscheint demnächst: IT-Outsourcing Verträge von Ursula Sury - in Prinzipien des Vertragsrechts, Böhringer/Müller/Münsch/Waltenspühl, Schulthess Verlag Kompetenzzentrum Arbeitsrecht: 32 Beiträge Ursula Sury in: IT-business Home Office und Arbeitsrecht Ausgabe 4/2013 aus der Cloud für KMU eine gute Alternative? Ausgabe 3/2013 Die rechtlichen Aspekte der elektronischen Archivierung Ausgabe 2/2013 Datenschutzrechtliche Aspekte zur Software as a Service (SaaS) Ausgabe 1/2013 Umsicht bei Open Source Ausgabe 4/2012 IT-Sicherheit im KMU aus technischer und rechtlicher Sicht Ausgabe 3/2012 Bring your own im Arbeitsalltag Ausgabe 1/2012 Beiträge Ursula Sury in: Informatik Spektrum (Springer-Verlag) Contactless Heft 4/2014 Datability Heft 3/2014 Drohnen und Recht Heft 2/2014 Webanalysen Heft 1/

12 Danke RA Ursula Sury, Prof. an der HSLU Alpenquai Luzern 34 12