Wolfgang Pfeffer. BuchfÄhrung, Jahresabschluss und SteuererklÅrung in gemeinnätzigen Vereinen

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1 Wolfgang Pfeffer Buchfhrung, Jahresabschluss und SteuererklÅrung in gemeinntzigen Vereinen Buchfhrung verlag vereinsknowhow

2 Wolfgang Pfeffer Buchfhrung, Jahresabschluss und SteuererklÅrung in gemeinntzigen Vereinen Aktualisierungstand: Mrz 2015 ISBN Å verlag vereinsknowhow Wolfgang Pfeffer Drefahl/Mecklenburg Ringstr Drefahl Telefon (038721) Fax (038721) Internet VerantwortlichWolfgang Pfeffer Die Texte sind mit grçéter Sorgfalt erstellt. Eine Haftung ist dennoch ausgeschlossen.

3 Seite 3 Inhaltsverzeichnis ABKÇRZUNGSVERZEICHNIS 6 1. BUCHFÇHRUNGSPFLICHTEN IM VEREIN Rechenschaftspflicht gegenber der Mitgliederversammlung Steuerrechtliche Aufzeichnungspflichten Gewinnermittlungsarten und Aufzeichnungspflichten Haftung des Vorstands ANFORDERUNGEN AN DIE BUCHFÇHRUNG IM VEREIN DOPPELTE BUCHHALTUNG É EINE EINFÇHRUNG DER KONTENRAHMEN AUFBAU DER EINNAHMEN-ÇBERSCHUSS-RECHNUNG BESONDERHEITEN DER BUCHHALTUNG IN GEMEINNÇTZIGEN ORGANISATIONEN Spenden Gemeinntzigkeitsrechtliche Rcklagen Aufteilungsposten Pauschaler Vorsteuerabzug MITTELVERWENDUNGSRECHNUNG UND VERMÑGENSAUFSTELLUNG 52 Rechtliche Grundlagen 52 Mittelverwendungsrechnung und Ertragsrechnung 52 Anlagenverzeichnis 53 Rcklagenspiegel 53 Anforderungen an die Mittelverwendungsrechnung 54 Unterschiede bei EÅR und Bilanz 54 Die Mittelverwendungsrechnung im Rahmen der Einnahmen-Åberschuss-Rechnung 55 ErlÇuterungen 55 Die Bilanz als Basis der Mittelverwendungsrechnung 58 Vereinfachte Mittelverwendungsrechnung 59 ErlÇuterungen zu den Bilanzposten 60 Weitere Hinweise 61 VermÉgensaufstellung EDV-BUCHHALTUNG É AUSWAHLKRITERIEN FÇR DIE VEREINSBUCHHALTUNGSSOFTWARE DEBITOREN/KREDITOREN-BUCHHALTUNG 67 Buchfhrung

4 Seite ABSCHREIBUNGEN UND JAHRESABSCHLUSS Anlagenverzeichnis und Abschreibungen SaldenvortrÇge Besonderheiten der Einnahme-Åberschuss-Rechnung im Verein BESONDERHEITEN BEIM JAHRESABSCHLUSS BILANZIERENDER VEREINE Gewinn- und Verlust-Rechnung Die Bilanz Die E-Bilanz Inventur Rechnungsabgrenzung STEUERERKLÖRUNGEN Die Anlage Gem Die Anlage Gem 1A Die Anlage EÅR ZUORDNUNG DER BELEGE/KONTIERUNG Umsatzsteuerkonten Aufwendungen fr zum BetriebsvermÉgen gehérende BetriebsgebÇude Gliederung der Gewinnermittlung 115 Buchfhrung

5 Seite 5 Buchfhrung

6 Seite 6 Abkrzungsverzeichnis AEAO AO BFH BGB BGH BMF EStDV EStG EStR EuGH FG GbR GewStG KG KraftStG KStG KStR LfSt Bayern LStR OFD OHG OLG SGB SKR UStG UStDV Anwendungserlass zur Abgabenordnung Abgabenordnung Bundesfinanzhof Brgerliches Gesetzbuch Bundesgerichtshof Bundesministerium fr Finanzen Einkommensteuer-Durchfhrungsverordnung Einkommensteuergesetz Einkommensteuer-Richtlinien EuropÇischer Gerichtshof Finanzgericht Gesellschaft brgerlichen Rechts Gewerbesteuergesetz Kommanditgesellschaft Kraftfahrzeugsteuergesetz KÉrperschaftsteuergesetz KÉrperschaftsteuer-Richtlinien Bayerisches Landesamt fr Steuern Lohnsteuer-Richtlinien Oberfinanzdirektion Offene Handelsgesellschaft Oberlandesgericht Sozialgesetzbuch Sonderkontenrahmen Umsatzsteuergesetz Umsatzsteuer-Durchfhrungsverordnung Buchfhrung

7 Seite 7 1. Buchfhrungspflichten im Verein Umfang und Form der Buchfhrung, die einem Verein abverlangt wird, sind nicht in allen FÇllen gleich. Ein Verein der weder gemeinntzig ist, noch sich wirtschaftlich betçtigt, hat z. B. keine steuerliche Verpflichtung zur Buchhaltung, weil er keine Einnahmen hat oder diese (z. B. MitgliedsbeitrÇge) in den nichtunternehmerischen Bereich fallen. GrundsÇtzlich ergeben sich die Buchhaltungspflichten fr Vereine aus drei Quellen: die Rechenschaftspflicht des Vorstands gegenber der Mitgliederversammlung nach BGB (zivilrechtliche Buchfhrungspflicht) steuerrechtliche Pflichten (bei gemeinntzigen und wirtschaftlich tçtigen Vereinen) férderrechtliche Aufzeichnungspflichten Die férderrechtlichen Aufzeichnungspflichten lassen wir im Folgenden auñer Acht. Sie ergeben sich aus den speziellen Anforderungen, die die ZuwendungsvertrÇge festlegen. In der Regel erfllt eine geordnete Buchhaltung (nach steuerrechtlichen Vorschriften) auch die férderrechtlichen Anforderungen. Meist wird aber eine von den anderen GeschÇftsvorfÇllen getrennte Aufzeichnung nétig sein. Mit zusçtzlichen Konten in der regulçren Buchhaltung oder einer Kostenstellenrechnung kann das ohne bermçñigen Aufwand bewçltigt werden. Eine Pflicht zur Rechnungslegung gegenber Spendern oder der Öffentlichkeit besteht Ü auch bei gemeinntzigen Ü Vereinen nicht Rechenschaftspflicht gegenber der Mitgliederversammlung Der Vorstand des Vereins unterliegt nach dem BGB einer Rechenschaftspflicht gegenber der Mitgliederversammlung. Das ergibt sich aus á 27 (3) BGB, wonach die fr den Auftrag geltenden Vorschriften des BGB (áá ) auf die GeschÇftsfhrung des Vorstandes eines Vereins Anwendung finden. á 666 BGB regelt insoweit die Verpflichtung des Beauftragten zum Ablegen von Rechenschaft gegenber dem Auftraggeber, im Falle des Vereins also der Mitgliederversammlung. Der Umfang dieser Rechenschaftspflicht wiederum ergibt sich aus den áá BGB: á 259 (1) BGB verlangt eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben und die Vorlage von Belegen. Die Ansprche an eine solche Buchhaltung sind mit einer einfachen Einnahmen-Ausgaben- Rechnung erfllt. Die Einnahmen und Ausgaben mssen aber sinnvoll geordnet und vollstçndig sein. Die Anforderungen an die Buchhaltung hçngen dabei nach aktueller Rechtsprechung von GrÉÑe und TÇtigkeitsfeld des Vereins ab. Der ehrenamtliche Vorstand eines kleinen Idealvereins hat dabei nur beschrçnkte Anforderungen zu erfllen (Brandenburgisches Oberlandesgericht, Urteil vom , 7 U 176/07). á 260 (1) BGB fordert die Vorlage eines Bestandsverzeichnisses an VermÉgensgegenstÇnden. Das entspricht neben einer Aufstellung der Bank- und KassenbestÇnde dem Anlagenverzeichnis in gçngigen Buchhaltungssystemen. Hinzu kommt eventuell eine Aufstellung ber vorhandene Waren- und VerbrauchsgterbestÇnde. Ein solches Bestandsverzeichnis muss alle Aktiva und Passiva enthalten (BGH-Rechtsprechung). Die Erfllung dieser Vorschriften ist Voraussetzung fr eine wirksame Entlastung des Vorstandes. Nach dem BGB msste eine solche Rechenschaftslegung erst nach Beendigung Buchfhrung

8 Seite 8 des àauftragesâ, d. h. nach Ablauf der VorstandstÇtigkeit oder auf Anfrage erfolgen. Insoweit Vereinssatzungen dies festlegen, ist die Rechenschaftslegung jedoch Bestandteil periodischer Mitgliederversammlungen. Nach á 42 (2) BGB hat der Vorstand hat im Fall der ZahlungsunfÇhigkeit oder der Åberschuldung die ErÉffnung des Insolvenzverfahrens zu beantragen. Daraus folgt, dass er jederzeit Kenntnis ber die VermÉgenslage des Vereins haben muss, um rechtzeitig seiner Verpflichtung zur ErÉffnung eines Konkursverfahrens nachkommen zu kénnen. Die Einnahmen und Ausgaben mssen vollstçndig erfasst sein, eine Verrechnung von Ausgaben und Einnahmen ist nicht erlaubt (Saldierungsverbot). Diese Buchfhrungspflichten nach BGB kénnen aber durch die Satzung erweitert oder eingeschrçnkt werden. Es handelt sich um nachgiebiges Recht Ü grundsçtzlich kénnte die Satzung den Vorstand von seiner Rechenschaftspflicht freistellen. In jedem Fall gelten hier die Satzungsregelungen vor den Vorschriften des BGB Steuerrechtliche Aufzeichnungspflichten Der Verein ist als juristische Person Steuersubjekt (= Steuerpflichtiger) und unterliegt somit den Vorschriften der verschiedenen Steuergesetze; insbesondere sind das: Abgabenordnung (AO) KÉrperschaftsteuergesetz (KStG) Einkommensteuergesetz (EStG) Umsatzsteuergesetz (UStG) Gewerbesteuergesetz (GewStG) Aufzeichnungen nach den allgemeinen Vorschriften der Abgabenordnung In á 140 AO ist geregelt, dass wer bereits nach anderen Gesetzen (in diesem Fall das BGB) zu Aufzeichnungen verpflichtet ist, dies auch zu steuerlichen Zwecken zu erfllen hat. Die oben genannten Regelungen gelten also auch gegenber dem Finanzamt. Eine zwingende Buchfhrungspflicht nach Ertragssteuerrecht besteht aber nur, wenn der Verein tatsçchlich steuerpflichtig wird (also zu versteuernde ErtrÇge erwirtschaftet.) Das ist nicht unbedingt der Fall, z. B. wenn die Einnahmen des Vereins nur aus MitgliedsbeitrÇgen bestehen. Die folgenden Gesetzesverweise geben Auskunft darber, wie solche Aufzeichnungen zu erfolgen haben: á 145 (2) AO á 146 AO Aufzeichnungen... sind so vorzunehmen, dass der Zweck, den sie fr die Besteuerung erfllen sollen, erreicht wird Aufzeichnungen...sind vollstçndig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen Kasseneinnahmen und -ausgaben sollen tçglich festgehalten werden Aufzeichnungen... sind in einer lebenden Sprache vorzunehmen; Abkrzungen, Symbole u.ç. sind eindeutig zu verwenden Aufzeichnungen... drfen nicht in einer Weise verçndert werden, dass der ursprngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist; der Zeitpunkt von VerÇnderungen muss erkennbar sein Aufzeichnungen... kénnen in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf DatentrÇgern gefhrt werden Buchfhrung

9 Seite 9 á 147 AO die Ordnungsvorschriften gelten auch fr freiwillig gemachte Aufzeichnungen Unterlagen sind geordnet aufzubewahren: Jahresabschlsse, Inventare, Organisationsunterlagen, Arbeitsanweisungen 10 Jahre Belege 10 Jahre Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgt ist Aufzeichnungen nach dem Gemeinntzigkeitsrecht Der Gesetzgeber gesteht dem gemeinnñtzigen Verein eine Reihe von Steuerbefreiungen bzw. Steuerbegnstigungen zu: á 5 (1), Nr. 9 KStG Befreiung von der KÉrperschaftsteuer á 4 UStG á 12 (2), Nr. 8 UStG á 3, Nr. 6 GewStG Befreiung von der Umsatzsteuer bei bestimmten UmsÇtzen Anwendung des ermçñigten Umsatzsteuersatzes Befreiung von der Gewerbesteuer Als Voraussetzung fr die GewÇhrung einer solchen Steuervergnstigung fordert á 59 AO, dass die tatschliche GeschftsfÑhrung auf die ausschlieñliche und unmittelbare Erfllung der steuerbegnstigten Zwecke gerichtet ist und den diesbezglichen Satzungsbestimmungen entsprechen muss. á 63 (3) AO regelt weitergehend, dass der Verein diesen Nachweis der tatsçchlichen Gemeinntzigkeit durch ordnungsgemçñe Aufzeichnungen ber seine Einnahmen und Ausgaben zu fhren hat. Hinzu kommt der im á 63 (4) AO geforderte Nachweis der fristgemçñen Verwendung freier Mittel. Da die vom Gesetzgeber in Aussicht gestellten Steuervergnstigungen i.d.r. auf einen wirtschaftlichen GeschÇftsbetrieb keine Anwendung finden, ist es notwendig, 1. den ideellen Bereich des Vereins von seinem unternehmerischen Bereich abzugrenzen, 2. den wirtschaftlichen GeschÇftsbetrieb aus dem unternehmerischen Bereich herauszustellen. Verein ideeller Bereich unternehmerischer Bereich eigentlicher ideeller Bereich VermÉgensverwaltung Zweckbetrieb wirtschaftlicher GeschÇftsbetrieb D. h., die Aufzeichnungen mssen auch ersichtlich machen, in welchen Bereichen sich der Verein betçtigt, in welchem VerhÇltnis diese Bereiche zueinander stehen und inwieweit er letztlich den Anforderungen des Gemeinntzigkeitsrechts (Selbstlosigkeit, AusschlieÑlichkeit, Unmittelbarkeit) entspricht. Konkret bedeutet das, jede Einnahme bzw. Ausgabe eindeutig einem TÇtigkeitsbereich zuzuordnen. Ist dies nicht direkt méglich, sind die Einnahmen und Ausgaben im Wege der SchÇtzung auf die TÇtigkeitsbereiche zu verteilen. Das betrifft auch die Wirtschaftsgter des AnlagevermÉgens (Abschreibungen). Buchfhrung

10 Seite 10 Wichtig: Die Nichteinhaltung von Aufzeichnungspflichten kann zum Verlust der Gemeinntzigkeit fhren. Im Einzelnen ergeben sich aus den gemeinntzigkeitsrechtlichen Regelungen (Nachweis der tatsçchlichen GeschÇftsfhrung) getrennte ordnungsgemçñe Aufzeichnungen ber die Einnahmen und Ausgaben fr Ü ideellen Bereich Ü VermÉgensverwaltung Ü Zweckbetrieben Ü steuerpflichtigen wirtschaftliche GeschÇftsbetriebe Aufzeichnungen ber Spenden (Aufbewahrung von Kopien der Spendenbescheinigung) Nachweise ber die Bildung von Rcklagen (per Nebenrechnung oder Ausweis in der Bilanz (Gewinnrcklage/Eigenkapital) Aufstellung ber das VermÉgen Ü Nachweis der satzungsgemçñen Mittelverwendung/Mittelbindung Ü Nachweis der zeitnahen Mittelverwendung Ertragsteuerliche Aufzeichnungspflichten Im Teilbereich der VermÉgensverwaltung liegen ÖberschusseinkÑnfte vor, insbesondere Einknfte aus KapitalvermÉgen sowie Einknfte aus Vermietung und Verpachtung. Der Åberschuss wird durch Gegenberstellung der Einnahmen (á 8 EStG) mit den Werbungskosten (á 9 EStG) ermittelt. Da keine ertragsteuerlichen Regelungen ber die Art der Aufzeichnungen bestehen, ist gemçñ á 140 AO nach den zivilrechtlichen Regelungen des BGB zu verfahren. In den Teilbereichen Zweckbetrieb und wirtschaftlicher GeschÇftsbetrieb liegen GewinneinkÑnfte vor, insbesondere Einknfte aus Gewerbebetrieb. Der Gewinn wird dabei entweder nach á 4 (3) EStG durch Åberschuss der Betriebseinnahmen ber die Betriebsausgaben oder nach á 5 (1) EStG durch BetriebsvermÉgensvergleich nach handelsrechtlichen GrundsÇtzen (Bilanzierung) ermittelt. Fr die Aufzeichnungspflichten gilt: Entweder Aufzeichnung der Betriebseinnahmen und -ausgaben im Rahmen einer Gewinnermittlung durch á 4 (3) EStG Einnahme-Ausgaben/ Åberschuss-Rechnung (EAR oder EÅR) ohne nçhere Festlegungen zur Form, in der Regel geordnet nach Einnahmen und Ausgaben entsprechend den zivilrechtlichen Regelungen oder (doppelte) Buchfhrung ber alle GeschÇftsfÇlle im Rahmen einer Gewinnermittlung durch á 5 (1) EStG á 238 HGB ff. BetriebsvermÉgensvergleich nach handelsrechtlichen GrundsÇtzen (Bilanzierung) in vorgeschriebener Form in Bchern (Grund- und Hauptbuch), unter Verwendung von Konten, unterteilt nach Soll und Haben Je nach Wahl der Gewinnermittlungsart kénnen sich also fr Vereine unterschiedliche Anforderungen hinsichtlich der Aufzeichnungen ergeben. Buchfhrung

11 Seite 11 Da die berwiegende Mehrzahl der Vereine nicht zur doppelten Buchfhrung verpflichtet ist und auch nicht freiwillig zu ihr bergeht, ergeben sich aus ertragsteuerlicher Sicht vorerst keine weiteren Konsequenzen. Durch die Orientierung am Zufluss/Abfluss von Geld und durch die BeschrÇnkung der Aufzeichnungen auf ganz bestimmte GeschÇftsfÇlle (Einnahmen und Ausgaben) sind die Aufzeichnungen im Rahmen der Einnahme-Åberschuss-Rechnung einfacher zu fhren als die doppelte Buchfhrung im Rahmen des BetriebsvermÉgensvergleiches. Im Allgemeinen kénnten diese Aufzeichnungen auch ohne besondere Buchfhrungskenntnisse bewçltigt werden. Es ist jedoch zu beachten, dass diese ertragssteuerlichen Festlegungen immer im Kontext mit den brigen Aufzeichnungspflichten zu sehen sind, insbesondere im Zusammenhang mit den Aufzeichnungspflichten zum Nachweis der tatsçchlichen Gemeinntzigkeit, die eine Aufteilung der Einnahmen und Ausgaben in die verschiedenen TÇtigkeitsbereiche verlangen (Problem der Zuordnung von aufzuteilenden Ausgaben) Umsatzsteuerliche Aufzeichnungspflichten Eine Umsatzsteuerpflicht kann in folgenden Bereichen bestehen: VermÉgensverwaltung Zweckbetrieb wirtschaftlicher GeschÇftsbetrieb Der ideelle Bereich fçllt nicht in die unternehmerische SphÇre, die Einnahmen dort sind deshalb umsatzsteuerfrei. Die umsatzsteuerlichen Aufzeichnungspflichten beinhalten die wohl kompliziertesten Regelungen. GrundsÇtzlich sind Vereine ebenso umsatzsteuerpflichtig wie gewerbliche Unternehmen. Fr gemeinntzige Vereine bestehen allerdings eine Reihe von Befreiungen oder ErmÇÑigungen. Umsatzsteuer erheben und ans Finanzamt abfhren muss der Verein grundsçtzlich dann, wenn er Leistungen gegen Entgelt (oder Gegenleistung) erbringt. Dazu gehéren z. B. Verkauf von Eintrittskarten Kursgebhren GetrÇnkeverkauf Vermietung von Anlagen und GerÇten (nicht Immobilien) Wie fr gewerbliche Unternehmen gilt die Kleinunternehmerregelung: Nach á 19 UStG kann (muss aber nicht) auf die Berechnung von Umsatzsteuer verzichtet werden, wenn der Umsatz zuzglich der darauf entfallenden Steuer im vorangegangenen Kalenderjahr ä nicht berstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr ä voraussichtlich nicht bersteigen wird. Bei Vereinen, die nur in geringem Umfang wirtschaftlich tçtig sind wird diese Regelung meist greifen. Wird auf die Kleinunternehmeroption verzichtet ist das fr 5 Jahre bindend. Nicht umsatzsteuerpflichtig sind MitgliedsbeitrÇge und Spenden, da sie ohne individuelle Gegenleistung erfolgen. Soweit der Verein unternehmerisch tçtig wird hat er zur Feststellung der Umsatzsteuer und der Grundlagen ihrer Berechnung Aufzeichnungen gemçñ á 22 UStG zu machen. Die Aufzeichnungen mssen so beschaffen sein, dass es einem sachverstçndigen Dritten innerhalb einer angemessenen Zeit méglich ist, sich einen Åberblick ber die UmsÇtze des Unternehmens und die abziehbaren Vorsteuern zu erhalten und die Grundlagen fr die Steuerberechnung festzustellen (á 63 UStDV). Buchfhrung

12 Seite 12 Die wesentlichsten Aufzeichnungspflichten sind: a. Aufzeichnungen beim Leistungsausgang (Umsatzsteuer) Die vereinbarten (bzw. vereinnahmten) Entgelte (= Netto) fr die vom Verein ausgefhrten Lieferungen und sonstigen Leistungen, getrennt nach: steuerfreien UmsÇtzen und steuerpflichtigen UmsÇtzen, wiederum getrennt nach SteuersÇtzen. Die vereinnahmten Entgelte (= Netto) fr die vom Verein noch nicht ausgefhrten Lieferungen und sonstigen Leistungen (Anzahlungen), getrennt nach: steuerfreien UmsÇtzen und steuerpflichtigen UmsÇtzen, wiederum getrennt nach SteuersÇtzen Die Umsatzsteuer gehért nicht zum Entgelt und braucht deshalb nicht aufgezeichnet werden. Nach á 63 (3) UStDV kann der Verein das Entgelt und den Steuerbetrag in einer Summe (= Brutto) aufzeichnen, muss jedoch spçtestens mit Ablauf des Voranmeldungszeitraumes das Entgelt fr die Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung heraus rechnen. b. Aufzeichnungen beim Leistungseingang (Vorsteuer) Diese Aufzeichnungen erfassen Entgelte fr empfangene Leistungen sowie die gezahlten Entgelte fr noch nicht empfangene Leistungen (Anzahlungen) und die auf diese Entgelte entfallende Steuer (Vorsteuer). Nach á 63 (5) UStDV kann der Verein das Entgelt und den Steuerbetrag in einer Summe (= Brutto) aufzeichnen, jedoch dann getrennt nach SteuersÇtzen. SpÇtestens mit Ablauf des Voranmeldungszeitraumes hat er das Entgelt und die SteuerbetrÇge fr die Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung heraus zurechnen. Da der Verein durch seinen zwangslçufig vorhandenen ideellen Bereich sowie durch steuerbefreite UmsÇtze nach á 4 UStG nur teilweise zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, mssen aus den Aufzeichnungen die VorsteuerbetrÇge eindeutig und leicht nachprfbar zu ersehen sein, die den zum Vorsteuerabzug berechtigten UmsÇtzen ganz oder teilweise zuzurechnen sind. Eine Komplikation in der Aufzeichnung der Umsatzsteuer ergibt sich durch das Formular Anlage EÖR: Wenn der Verein fr den steuerpflichtigen wirtschaftlichen GeschÇftsbetrieb die Gewinnermittlung in Form dieses Formulars beim Finanzamt vorlegen muss (das gilt immer bei Åberschreitung der Umsatzfreigrenze von ä), muss er die Umsatzsteuer fr diesen Bereich getrennt aufzeichnen, weil sich die Angaben in der Anlage EÅR nur hierauf beziehen. Das bedeutet: die getrennte Erfassung der Umsatzsteuer fr die steuerpflichtigen wirtschaftlichen GeschÇftbetriebe und den steuerbegnstigten Bereich d. h. separate Konten fr Umsatzsteuer, Vorsteuer, Umsatzsteuerzahlungen und -erstattungen Der Verein ist gemçñ á 66a UStDV von den Aufzeichnungspflichten beim Leistungseingang befreit, wenn er von der MÉglichkeit Gebrauch macht, seine abziehbaren VorsteuerbetrÇge nach einem Durchschnittssatz vom steuerpflichtigen Umsatz zu ermitteln (á 23 a UStG). Vereine, die von der Kleinunternehmerregelung nach á 19 UStG Gebrauch machen, mssen keine umsatzsteuerlichen Aufzeichnungspflichten erfllen. Sieht man von den letzten beiden MÉglichkeiten ab, erschwert die Umsatzsteuererfassung die Aufzeichnungspflichten des Vereins immens. War es bisher ausreichend, die Einnahmen und Ausgaben getrennt nach den TÇtigkeitsbereichen des Vereins zu erfassen, ist jetzt innerhalb der Bereiche noch nach steuerfreien und Buchfhrung

13 Seite 13 steuerpflichtigen UmsÇtzen sowie nach abziehbarer und nichtabziehbarer Vorsteuer zu unterscheiden. Die Buchfhrungskenntnisse fr die Aufzeichnungen im Verein mssen also um nicht nur oberflçchliche Umsatzsteuerkenntnisse erweitert werden Fhrung von Lohnkonten Wenn der Verein Arbeitnehmer beschçftigt, muss er fr jeden BeschÇftigten ein Lohnkonto fhren. Hier gelten die identischen Bestimmungen wie fr alle Arbeitgeber. Ebenfalls gefhrt werden mssen Aufzeichnungen zur BeschÇftigung und zum Arbeitslohn geringfgig entlohnter (Minijob bis 450-ä-monatlich) oder kurzfristig beschçftigter Arbeitnehmer. Die einzigen Sonderregelungen fr gemeinntzige Vereine sind Öbungsleiterfreibetrag und Ehrenamtspauschale Weitere steuerliche Aufzeichnungspflichten In den Steuergesetzen werden zusçtzlich eine Reihe spezieller Aufzeichnungspflichten formuliert, die vornehmlich fr den unternehmerischen Bereich innerhalb des Vereins gelten. Sie sind unabhçngig von der gewçhlten Gewinnermittlungsart bzw. Umsatzversteuerung zu befolgen: Aufzeichnung des Wareneingangs und -ausgangs WÇhrend bei der Doppelten Buchfhrung ein separates Wareneingangskonto besteht, mssen die Vereine, die die Gewinnermittlung per Einnahme-Åberschuss-Rechnung machen, ein Wareneingangs- und -ausgangsbuch fhren. Dies allerdings nur, wenn Waren gewerblich weiterveruéert werden. Aufgezeichnet werden mssen hier: der Tag des Warenerwerbs der Name des Lieferanten die Art der Waren Analoges gilt fr den Warenausgang. Er muss aber nur bei regelmçñigen Lieferungen an andere gewerbliche Unternehmen aufgezeichnet werden. Fr Vereine drfte das untypisch sein. Anlageverzeichnis Fr Wirtschaftsgter, die nicht unmittelbar verbraucht, sondern langfristig genutzt werden, muss ein Anlageverzeichnis gefhrt werden. Dazu gehéren vor allem: Grundstcke und GebÇude abnutzbare bewegliche Wirtschaftsgter (z. B. Maschinen, GerÇte und Anlagen, MÉbel) geringwertige Wirtschaftsgter (s. u.), wenn ihr Wert nicht aus der Buchfhrung ersichtlich ist) In einem gesonderten Verzeichnis erfasst werden mssen Wirtschaftsgter, bei denen erhéhte Absetzungen oder Sonderabschreibungen vorgenommen werden. Das Anlageverzeichnis muss umfassen: Bezeichnung des Gegenstandes Anschaffungs- oder Herstellungszeitpunkt HÉhe der Kosten Buchfhrung

14 Seite 14 betriebsgewéhnliche Nutzungsdauer (Abschreibungszeitraum) Name des Lieferanten oder Herstellers die jçhrlich vorgenommene Abschreibung (Prozentsatz und HÉhe) den aktuellen Buchwert (Restwert) Das Anlageverzeichnis muss fr die steuerlichen Bereiche ideeller Bereich VermÉgensverwaltung Zweckbetrieb wirtschaftlicher GeschÇftsbetrieb getrennt gefhrt werden, bzw. aus den Anlageverzeichnis muss die Zuordnung zu diesen Bereichen hervorgehen. Das ist erforderlich um die Abschreibungen fr die steuerlichen Bereiche zu ermitteln. Weitere Aufzeichnungspflichten Gesondert aufgezeichnet werden mssen bestimmte Betriebsausgaben zur Aufrechterhaltung ihrer AbzugsfÇhigkeit bei der Gewinnermittlung [á 4 (5) EStG]. Das sind vor allem: Geschenke Bewirtungskosten Spendensammlung Gesetzliche Regelungen fr eine Nachweispflicht fr Spenden gegenber Spender und Öffentlichkeit existieren nicht. Steuerlich besteht bei der Vereinnahmung von Spenden nach á 50 EStDV (4) eine gesonderte Aufzeichnungspflicht. Es muss: eine Kopie der ZuwendungsbestÇtigung aufbewahrt werden bei Sachspenden und beim Verzicht auf die Erstattung von Aufwand (Aufwandsspenden) aus den Aufzeichnungen die Grundlage fr den bestçtigten Wert der Zuwendung ersichtlich sein Gewinnermittlungsarten und Aufzeichnungspflichten Wie bereits erwçhnt, entscheidet die gesetzlich vorgeschriebene bzw. freiwillig gewçhlte Gewinnermittlungsart ber die Wahl des geeigneten Aufzeichnungs- bzw. Buchfhrungssystems. Nach dem Einkommensteuerrecht sind vier verschiedene Gewinnermittlungsarten bekannt: á 4 (1) EStG á 5 (1) EStG á 4 (3) EStG á 13 a EStG Allgemeiner BetriebsvermÉgensvergleich nach steuerrechtlichen Vorschriften fr buchfhrungspflichtige Land- und Forstwirte sowie selbstçndig TÇtige BetriebsvermÉgensvergleich bei (buchfhrungspflichtigen) Kaufleuten und bestimmten anderen Gewerbetreibenden nach handelsrechtlichen GrundsÇtzen ordnungsgemçñer Buchfhrung Einnahmen-Åberschuss-Rechnung fr nicht buchfhrungspflichtige Steuerpflichtige Gewinnermittlung nach DurchschnittssÇtzen fr nicht buchfhrungspflichtige Land- und Forstwirte Buchfhrung

15 Seite 15 Fr Vereine kommen davon der BetriebsvermÉgensvergleich nach handelsrechtlichen GrundsÇtzen [á 5 (1) EStG] sowie die Einnahmen-Åberschuss-Rechnung nach á 4 (3) EStG in Frage Das entscheidende Kriterium fr die Wahl der einen oder anderen Gewinnermittlungsart ist die Frage der Buchfhrungspflicht. Daher ist zunçchst die Frage, unter welchen UmstÇnden fr den Verein eine Buchfhrungspflicht begrndet wird. Auskunft darber gibt die Abgabenordnung Buchfhrungspflicht versus Aufzeichnungspflichten Die steuerrechtlichen Vorschriften zur Buchfhrungspflicht sind in den áá 140, 141 der Abgabenordnung verankert. Ü 140 AO abgeleitete steuerliche BuchfÑhrungspflicht Buchfhrungspflichtig sind jene Steuerpflichtige, die bereits nach anderen Gesetzen (insbesondere dem HGB) ohnehin Bcher zu fhren haben (originçre handelsrechtliche Buchfhrungspflicht). Nur wenn ein àin kaufmçnnischer Weise eingerichteter GeschÇftsbetriebâ erforderlich ist. Sie kann aber freiwillig gewçhlt werden (Kannkaufmann nach á 2 HGB). Lediglich bei Vereinen, die nach anderen Gesetzen als dem HGB zur Buchfhrung verpflichtet sind, kann sich aus dieser Vorschrift eine auch steuerliche Buchfhrungspflicht ergeben z. B. - Lohnsteuerhilfevereine - Pflegeeinrichtungen Ü 141 AO originre steuerliche BuchfÑhrungspflicht Buchfhrungspflichtig sind gewerbliche Unternehmer (dazu gehéren auch Vereine mit ihrem wirtschaftlichen GeschÇftsbetrieb) sowie Landund Forstwirte dann, wenn sie folgende Grenzen berschreiten: UmsÇtze gréñer als ä im Kalenderjahr (ab 2007) oder Gewinn gréñer als ä im Wirtschaftsjahr Bei nicht gemeinntzigen Vereinen beziehen sich die genannten Grenzen auf den gesamten wirtschaftlichen GeschÇftsbetrieb des Vereins. Bei gemeinntzigen Vereinen beziehen sich die Grenzen lediglich auf den Bereich des steuerpflichtigen wirtschaftlichen GeschÇftsbetriebes, der Bereich des Zweckbetriebes bleibt unbercksichtigt. In aller Regel werden neu gegrndete Vereine unter den genannten Grenzen bleiben. Die Buchfhrungspflicht beginnt erst bei Åberschreitung der Grenzen und zwar, wenn das Finanzamt es fordert. Bei nur gelegentlicher Åberschreitung o.g. Grenzen kann die FinanzbehÉrde nach á 148 AO eine Befreiung bewilligen. Nicht unerwçhnt soll bleiben, dass ein Verein natrlich auch freiwillig Bcher fhren und damit die Gewinnermittlungsart BetriebsvermÉgensvergleich nach á 5 (1) EStG wçhlen kann. Da ein solcher Entschluss begrndet sein sollte, werden im nachfolgenden Abschnitt die wesentlichsten Unterschiede zwischen diesen beiden Gewinnermittlungsarten aufgezeigt. Buchfhrung

16 Seite 16 Nach folgendem Schema lassen sich die Aufzeichnungs- bzw. Buchfhrungspflichten zusammenfassen: Zivilrechtliche Aufzeichnungspflichten á 259 BGB Einnahmen und Ausgaben á 260 BGB Bestandsverzeichnis der VermÉgensgegenstÇnde steuerrechtliche Aufzeichnungspflichten á 63 AO zum Nachweis der Gemeinntzigkeit getrennt nach TÇtigkeitsbereichen á 140 AO zivilrechtliche Aufzeichnungen auch fr steuerliche Zwecke áá AO Einhaltung allgemeiner Ordnungsvorschriften férderrechtliche Aufzeichnungspflichten Verwendungsnachweise Inventare kein freiwilliger Entschluss zur Buchfhrung Aufzeichnung der Betriebseinnahmen und - ausgaben im Rahmen einer Gewinnermittlung durch á 4 (3) EStG Einnahmen-Ausgaben- Rechnung bei Åberschreitung bestimmter Umsatz- oder Gewinngrenzen infolge Mitteilung oder freiwilligem Entschluss zur Buchfhrung Buchfhrung ber alle GeschÇftsfÇlle im Rahmen einer Gewinnermittlung durch á 5 (1) EStG á 238 HGB ff BetriebsvermÉgensvergleich nach handelsrechtlichen GrundsÇtzen Buchfhrung