1. Vor dem Eintrittstermin

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1 Diese Checkliste gibt Hinweise für die Vorbereitung des Arbeitsplatzes, für die ersten Tage nach dem Eintritt in die TU Darmstadt sowie zu Einarbeitungsgesprächen. Die dort aufgeführten Punkte sind als Anregungen zu verstehen, das heißt, dass diese sicherlich mehr oder weniger relevant für den individuellen Einarbeitungsfall sind. Der Vollständigkeit halber haben wir auch augenscheinlich selbstverständliche Aspekte mit aufgeführt. Wichtig ist: - Sich ausreichend Zeit für die Einführung des/der neuen Mitarbeiters/in zu nehmen, um ihn/ sie so möglichst gut in die TU Darmstadt zu integrieren. - Ein/e konkrete/n Ansprechpartner/in für den/die neue/n Mitarbeiter/in in Form eines/einer Paten/in zu benennen, der/die besonders in der ersten Zeit auf kurzem Wege helfen kann. - In bestimmten Abständen Einarbeitungsgespräche mit dem/der neuen Mitarbeiter/in zu führen. (Gesprächsleitfaden: - Einige Punkte lassen sich an den Paten/ die Patin delegieren; die Einarbeitungsgespräche sollten Sie als Führungskraft aber selbst führen. 1. Vor dem Eintrittstermin 1.1. Organisatorischer Bereich Unterlagen für das Personaldezernat Personalbogen Arbeitsvertrag fristgerecht Aktuelle Stellen-/ Tätigkeitsbeschreibung Bitte senden Sie diesen möglichst mit dem Einstellungsantrag an das Personaldezernat. Personalbogen: Ggf. unterschriebenen Arbeitsvertrag zurück an das Personaldezernat senden. Bitte senden Sie diese möglichst mit dem Einstellungsantrag an das Personaldezernat Ansprechpartner/innen Pate/Patin an Einstellung der/des neue/n Mitarbeiter/in erinnern Mitarbeiter/in informieren, beim wem er/sie sich am ersten Arbeitstag melden soll Pate/Patin vorstellen Infrastruktur Verkehrsanbindungen RMV, DB: Mobilitätsmanagement: Jobticket, Parkmöglichkeiten, Mitfahrbörse etc. Parken: Lageplan: Hotel-/Wohnungssuche Willkommen und Wohnen: Stand: Seite 1 von 5

2 Arbeitsplatz vorbereiten Schreibtisch funktionsfähig vorbereiten Stuhl (zusätzlichen Stuhl/Tisch je nach Funktion) zur Verfügung stellen Lichtverhältnisse prüfen Schreibtischlampe zur Verfügung stellen Sonnenschutz prüfen Bei Problemen Dez V - F Technischer betrieb und Energiemanagement: Heizung, Fenster, Schloss prüfen Bei Problemen Dez V - F Technischer betrieb und Energiemanagement: Schlüssel für das Büro zur Verfügung stellen Dez. IV: Mülleimer + Mülltüte prüfen PC funktionsbereit zur Verfügung stellen (fachspezifische Programme installiert + Lizenzen vorhanden, Internetzugang funktionsfähig, Benutzer Account eingerichtet: Benutzername und Passwort notiert; funktionierender Monitor/ Drucker/ Scanner/ Maus/ Tastatur/ USB- Stick/ etc. zur Verfügung stellen) Hinweis: Die TU ID wird nach Aufnahme des/der neuen Mitarbeiters/Mitarbeiterin automatisch vergeben. Dem Mitarbeiter/ der Mitarbeiterin wird nach Vergabe der ID, die TU ID und das Passwort per Schreiben zugesendet. HRZ: Antrag für einen Bildschirmarbeitsplatz an Personaldezernat stellen (bei Bedarf) Dez. VII: Account einrichten lassen (Test- Mail schreiben, intern sowie extern) HRZ: Zugang zu Corporate Design / Formulare Kommunikation und Medien: Telefon funktionsgerecht zur Verfügung stellen (Name im Telefonverzeichnis & Informationssystem der TU), Durchwahl prüfen HRZ: Büromaterialien zur Verfügung stellen (z.b. Bleistifte, Büroklammern, Kalender, Klammeraffe, Kulis, Lineal, Locher, Marker, Notizblock, Ordner, Papier, Post- It, CD-/ DVD-Rohlinge, Schere, Stifte, Spitzer, Tacker, Tesa, Tipp- Ex etc. + spezielle Stempel) Türschild anfertigen (bei Bedarf) Türschild: Visitenkarten anfertigen (bei Bedarf) Visitenkarten: Stand: Seite 2 von 5

3 Kolleginnen und Kollegen vorbereiten Neuen Mitarbeiter/Neue Mitarbeiterin ankündigen o Name o Aufgabenbereich o auf Mithilfe der Kolleg(inn)en aufmerksam machen o Eintrittsdatum mitteilen o Arbeitsplatz und Telefonnummer bekannt geben Gespräche zur Vorstellung des/ der neuen Mitarbeiters/ Mitarbeiterin in der jeweiligen Abteilung anmelden und ggf. Termine absprechen 1.2. Fachlicher Bereich Einarbeitungsplan erstellen und Kollegen/innen informieren Erläuterung des Fachgebiets der Abteilung (Schwerpunkte) Schulungsplan erstellen (bei Bedarf) Organigramm der Abteilung erläutern Funktionen erläutern/arbeitsbereich eingrenzen ggf. Tätigkeitsbeschreibung aushändigen Überblick über die bereichsinternen Abläufe geben Stand: Seite 3 von 5

4 2. An dem Eintrittstermin Arbeitsvertrag spätestens am Eintrittstermin mit Tätigkeitsbeschreibung aushändigen Arbeitsvertrag unterzeichnen lassen und die für die Personalunterlagen bestimmte Ausfertigung an das Personaldezernat zurücksenden 2.1. Rundgang durch die Organisation Räumlichkeiten, Abteilungen, Sanitäranlagen kennenlernen Vorgesetzte, Kollegen/innen (besonders Kollege/ Kollegin, der/die die Einarbeitung übernimmt bzw. weitere Ansprechpartner), Büroleitung, Personalleiter/in, Personalrat, Gleichstellungsbeauftragte/r, Schwerbehindertenvertretung, Ansprechpartner aus Personaldezernat für Abrechnungsfragen und personalrechtliche Fragen (beispielsweise zum Arbeitsverhältnis) vorstellen Standorte und Bedienung von Fax, Kopierer, sonstigen Geräten zeigen Über Sicherheitshinweise (Verbandskasten, Feuerlöscher, Fluchtwege, Alarmanlage, Erste Hilfe Beauftragter und der Unfallverhütung allgemein) informieren 2.2. Klärung von Rahmenbedingungen Dez. VII: (Es empfiehlt sich, die nachfolgenden Informationen auf mehrere Tage zu verteilen) Über Arbeitszeiten, Pausen, Arbeitszeiterfassung informieren Arbeitszeit: Über Krankmeldungen und Vertretungsplan informieren Krankheit: Über Unfallschutz von und zur sowie während der Arbeit informieren Erholungsurlaub Urlaub: opt m bild_ Dienstfahrzeug (falls im Einzelfall notwendig) zur Verfügung stellen Dienstfahrzeug: Über Datenschutz und Schweigepflicht aufklären Abläufe der Informationsweitergabe erläutern feststehende Termine wie z.b. regelmäßige Besprechungen bekanntgeben Über zentrale Stellen informieren (z.b. Vervielfältigungsstelle, Zentrale Poststelle (karo5-3228), ggf. externer Kurierdienst, Presse- und Informationsstelle (Referat Kommunikation, karo5)) Hinweise auf Fortbildungen für Mitarbeiter/ innen geben Über Hochschulsport informieren Organigramm Stand: Seite 4 von 5

5 Über Kinderbetreuung informieren Über Nebentätigkeiten aufklären Über Beratungsstellen informieren Telefonservice erklären Vermittlung Über Umgang mit dienstlichen und privaten Telefonaten informieren Über HRZ Telefonverzeichnis informieren Über Bibliotheks-Ausweis informieren Über Mensen informieren Einarbeitung am Arbeitsplatz Hilfsmittel (Bücher, Online-Material zum Einlesen) zur Einarbeitung zur Verfügung stellen (wenn vorhanden) Über Teilnahme an Orientierungsveranstaltung informieren (wenn vorhanden) Möglichkeiten zur selbständigen Informationssuche anbieten Möglichkeiten zum Informationsaustausch, z.b. auch mit anderen neuen Mitarbeitern/innen anbieten Möglichkeiten der Autonomie (z.b. selbständige Anordnung von Arbeitsschritten etc.) in der Gestaltung der Arbeit aufzeigen Hinweis auf die Seite des Sekretariatsnetzes (Informationen zu Verwaltungsprozessen) 3. Einführungsgespräche (1) Orientierungsgespräch nach spätestens 4 Wochen (2) Feedbackgespräch nach spätestens 2 Monaten (3) Abschlussgespräch 3 Wochen vor Ablauf der Probezeit* * Wenn die Probezeit kürzer als 6 Monate ist, fallen Feedback- und Abschlussgespräch zusammen. Stand: Seite 5 von 5