Checkliste zur Erstellung von Akkreditivdokumenten

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1 Checkliste zur Erstellung von Akkreditivdokumenten Beim Eingang eines Akkreditivs muss der Exporteur sehr genau prüfen, ob er die Bedingungen erfüllen und ordnungsgemäße Dokumente bei der Bank vorlegen kann. Mit der nachfolgenden Checkliste soll dem Exporteur ein Hilfsmittel an die Hand gegeben werden, das ihm die Einhaltung der Bedingungen und die Erstellung akkreditivkonformer Dokumente erleichtern soll. Allgemeines Ist das Akkreditiv vereinbarungsgemäß unwiderruflich/unbestätigt bzw. unwiderruflich/ bestätigt eröffnet worden? Wenn ein Akkreditiv nicht angibt, ob es widerruflich oder unwiderruflich ist, gilt es als unwiderruflich (Artikel 6c ERA) Unterliegt es den derzeit gültigen Einheitlichen Richtlinien (ERA 500) der ICC? Ist eine geplante Teilverladung im Akkreditiv nicht verboten? (Falls nichts Gegenteiliges erwähnt ist, ist sie erlaubt.) Ist eine geplante Umladung im Akkreditiv nicht verboten? (Falls nichts Gegenteiliges erwähnt ist, ist sie erlaubt) Ist das Akkreditiv noch gültig? Ist die gelieferte Menge akkreditivgemäß? Wenn ein letztes Versanddatum im Akkreditiv vorgeschrieben ist: Ist die Verladung rechtzeitig erfolgt? Ist die Lieferbedingung (INCOTERMS) akkreditivgemäß? Ist die Vorlagefrist für die Einreichung der Dokumente bei der Bank eingehalten? (Gemäß den ERA beträgt sie 21 Tage (Art. 43) nach Versand der Ware, sofern im Akkreditiv nichts anderes vorgeschrieben ist.) Stimmen Markierung, Gewicht, Zahl, Art, Abmessung der Packstücke innerhalb der Dokumente überein? Entspricht der Rechnungsbetrag dem Akkreditivbetrag, d.h. übersteigt oder unterschreitet er diesen nicht, bzw. nur in den erlaubten Toleranzen? (ERA Art 39) Wechsel/Quittung Ist ein Wechsel gefordert oder verzichtet die avisierende Bank eventuell darauf? Wenn der Wechsel an eigene Ordner ausgestellt ist: Ist Ihr Indossament auf der Rückseite Stimmen Betrag, Währung und Fälligkeit? Ist der Wechsel in der Akkreditivsprache ausgestellt? Transportdokumente (allgemein) Ist die Ware rechtzeitig verladen worden? Sind Tag und Ort der Ausstellung angegeben? Ist ein eventuelles Umladeverbot berücksichtigt? Stimmen Warenbezeichnung, Markierung Gewichte sowie Zahl, Art und Abmessung der Packstücke mit den übrigen Dokumenten überein? Sind Änderungen und Ergänzungen vom Aussteller des Dokumentes ordnungsgemäß gegengezeichnet? Ist das Dokument clean, d.h. sind keine Klauseln oder Vermerke enthalten, die auf einen mangelhaften Zustand der Ware oder der Verpackung hinweisen (Art. 32 ERA)?

2 - 2 - Handelsrechnung (Art. 37 ERA) Sind Name und Adresse des Akkreditiv-Auftraggebers genau in die Rechnung übernommen? Sind die Rechnungsexemplare unterschrieben? (Das ist nur notwendig, wenn es im Akkreditiv gefordert ist, oder wenn in der Rechnung Erklärungen/Bestätigungen abgegeben werden oder sie legalisiert oder beglaubigt ist.) Liegt die Rechnung in der geforderten Anzahl von Originalen und Kopien vor? Stimmt Ihre eigene auf der Rechnung angegebene Adresse mit dem Akkreditiv überein? Sind bei legalisierten/beglaubigten Rechnungen Änderungen und/oder Ergänzungen gegengezeichnet? Stimmen eventuell separat auszuweisende(r) Frachtbetrag/Versicherungsprämie/Legalisierungskoste n mit dem entsprechenden Dokument überein? Stimmen Lieferbedingungen, Gewichte, sowie Art, Anzahl und Abmessungen der Packstücke sowie die Markierung mit den Akkreditivvorgaben und den restlichen Dokumenten überein? Sind alle abzugebenden Erklärungen und Bestätigungen enthalten und vor der Rechnungsunterschrift Stimmt die Warenbezeichnung buchstabengetreu mit der Akkreditiv-Vorgabe überein? Ist in der vorgeschriebenen Währung fakturiert worden? Sind Warenmenge, Einzelpreise und Gesamtbetrag akkreditivgemäß, oder sind Abweichungen gemäß Art. 39a der ERA gestattet? Sind in der Rechnung aufgeführte Rabatte oder sonstige Abzüge im Akkreditiv genehmigt? (Diese könnten sonst auf die Lieferung minderwertiger Ware hindeuten) Vorsicht: Die Rechnung darf keine zusätzlich gelieferte Ware ausweisen, wenn dies nicht im Akkreditiv erlaubt ist, auch dann nicht, wenn diese Ware nicht berechnet wird! Sind eventuell geforderte Beglaubigungen (von der IHK) und Legalisierungen (von Botschaft oder Konsulat) Spediteurübernahmebescheinigung Liegen alle geforderten Originale und Kopien vor? Ist die Lieferbedingung richtig? Sind Empfänger, Absender und gegebenenfalls Notify richtig angegeben? Ist das Papier vom richtigen Spediteur (falls eine bestimmte Firma vorgegeben ist) ausgestellt? Stimmen die enthaltenen Angaben mit denen der übrigen Dokumente überein? Sind die Originale unterzeichnet? Ist das Transportmittel angegeben und akkreditivgemäß? Ist der Versandweg vollständig angegeben und entspricht er den Akkreditivvorschriften? Bahn-Duplikatfrachtbrief (Art. 28 ERA) Ist der maschinelle Buchungsaufdruck der Bahn bzw. die bahnamtliche Abstempelung im entsprechenden Feld vorhanden? Sind Verladeort und Bestimmungsort akkreditivgemäß? Liegt die 4. Ausfertigung des Formulars vor? Stimmen Name und Adresse des Absenders und des Empfängers mit dem Akkreditiv überein? Ist das Dokument - falls im Akkreditiv gefordert mit dem bahnamtlichen Wiegestempel im entsprechenden Feld versehen? Stimmen Warenbeschreibung, Markierung, Gewicht sowie Zahl, Art und Abmessung der Packstücke mit den anderen Dokumenten überein?

3 - 3 - Seekonnossement (Art. 23 ERA) Sind Name und Adresse von Absender, Empfänger - falls vorgeschrieben - Notify Akkreditivgemäß? Sind Verlade- und Löschungshafen eindeutig (ohne den Vermerk intended ) genannt? Liegt der volle Satz Originale sowie etwaige geforderte Kopien vor? Ist das Konnossement von der im Feld Shipper angegebenen Firma auf der Rückseite indossiert? (Das ist notwendig, wenn im mit Consignee bezeichneten Feld to order oder to order of Shipper steht.) Ist das Konnossement unterzeichnet von: Frachtführer oder einem namentlich genannten Agenten für den Frachtführer oder Kapitän (Master) oder einem namentlich genannten Agenten für den Master? Falls ein An-Bord-Konnossement gefordert ist: - Ist der Vermerk shipped in apparent good order bereits im Formulartext eingedruckt oder gebracht? - ist ein separater An-Bord-Vermerk (Er muss das Datum der Verladung an Bord ausweisen.) Sind die Originale als solche bezeichnet und handschriftlich unterschrieben? Weist das Konnossement den Namen des Frachtführers aus und ist dieser auch ausdrücklich als solcher gekennzeichnet? Ist der Name des Schiffes angegeben? Luftfrachtbrief (Art. 27 ERA) Ist das Dokument als Luftfrachtbrief bezeichnet? Entsprechen die Angaben bzgl. Absender, Empfänger und gegebenenfalls Notify den Akkreditivvorschriften? Liegen das Exemplar Nr. 3 Original No. 3 for Shipper und evtl. geforderte Kopien vor? Weist der Luftfrachtbrief den Namen des Frachtführers aus und ist dieser auch ausdrücklich als Frachtführer benannt? Ist der Luftfrachtbrief vom Frachtführer oder von einem namentlich genannten Agenten für den Frachtführer unterzeichnet? Sind Abflughafen und Bestimmungsflughafen richtig? Stimmen Warenbeschreibung, Markierung, Gewichte, sowie Anzahl, Art und Abmessungen der Packstücke mit den übrigen Dokumenten überein? Ist der Luftfrachtbrief vom Shipper oder seinem Agenten unterzeichnet? Wenn die Angabe des tatsächlichen Flugdatums gefordert ist: Ist ein entsprechender Vermerk des Frachtführers enthalten? (Eine Eintragung in den Feldern for carrier s use only gilt nur als Vormerkung!) Packliste/Gewichtsliste Liegt die geforderte Anzahl Originale und Kopien vor? Stimmen die enthaltenen Angaben mit den übrigen Dokumenten überein? Sind eventuell erforderliche Unterschriften (handschriftlich)

4 - 4 - CMR-Frachtbrief (Art. 28 ERA) Liegt die Original-Ausfertigung für den Absender vor? (In Deutschland ist diese Ausfertigung in der Regel rosafarben.) Sind in Feld 22 und Feld 23 Firmenstempel und Unterschrift des Absenders und des Fracht-Führers Sind Name, Adresse und Land des Frachtführers in Feld 16 angegeben? Entspricht der angegebene Versandweg (Übernahmeund Auslieferungsort) den Akkreditivbedingungen? Stimmen alle Angaben mit den übrigen Akkreditiv- Dokumenten überein? Falls im Akkreditiv gefordert: Ist das Kfz-Kennzeichen des LKW angegeben? Kurierempfangsbestätigung/Posteinlieferungsschein (Art. 29 ERA) Ist das Dokument am im Akkreditiv vorgeschriebenen Verlade- bzw. Versandort abgestempelt oder anderweitig authentisiert? Zusätzlich bei Kurierbestätigungen Ist der Name des Kurierdienstes angegeben und akkreditivgemäß? Sind alle im Akkreditiv evtl. geforderten Angaben, wie z.b. L/C-Nummer, Markierung, Gewicht usw., sowie sonstige Erklärungen enthalten? Ist die Bestätigung von diesem Kurierdienst gestempelt, unterzeichnet oder anderweitig authentisiert? Ist das Abholdatum angegeben? Versicherungsdokument (Art ERA) Ist das Dokument von einer Versicherungsgesellschaft oder einem Versicherer (Underwriter) oder deren Agent(en) ausgestellt? Ist das Dokument in der Akkreditivwährung ausgestellt? Lautet die Versicherungssumme auf 110% des CIF/CIP- Wertes bzw. des unter dem Akkreditiv zur Zahlung anstehenden Betrages oder des Bruttobetrages der Rechnung? Stimmen die enthaltenen Angaben mit denen der übrigen Dokumente überein? Liegt das Ausstellungsdatum von dem/am Datum der Verladung an Bord bzw. der Versendung/ Übernahme der Ware? Wenn das Ausstellungsdatum nach dem Verladedatum liegt: Ist eine Bestätigung angebracht, dass rückwirkende Deckung gewährleistet ist? Liegt die im Akkreditiv geforderte Anzahl an Exemplaren vor? Ist der komplette Satz der Versicherungsdokumente vorhanden? Falls das Akkreditiv einen entsprechenden Nachweis vorschreibt: Ist ein Vermerk wie Prämie bezahlt oder premium paid enthalten oder eine quittierte Prämienrechnung vorhanden? Ist die gedeckte Reise (inkl. etwaiger Umladungen) angegeben? Liegt das Dokument in übertragbarer Form vor: - Ist es ausgestellt to order und vom Versicherungsnehmer, d.h. von Ihnen, auf der Rückseite blanko dossiert? - Ist es ausgestellt to holder und damit ein Inhaberpapier? (Meistens ist der Vermerk claims payable to holder bereits im Formulartext eingedruckt) - Ist es ausgestellt an die Order des Importeurs oder der Auslandsbank? Sind die im Akkreditiv vorgeschriebenen Risiken exakt übernommen? Wurden etwaige Änderungen /Ergänzungen vom Aussteller des Dokumentes gegengezeichnet?

5 - 5 - Ursprungszeugnis Ist das Ursprungszeugnis von der Industrie- und Handelskammer ausgestellt? Sind eventuell abzugebende zusätzliche Erklärungen enthalten? Ist das richtige Ursprungsland ausgewiesen? Sind vorgenommene Änderungen oder Ergänzungen mit dem IHK-Siegel (nur bei von der IHK ausgestellten Dokumenten) versehen? Sind eventuell geforderte Legalisierungen durch Botschaften oder Konsulate erfolgt? Stimmen die enthaltenen Angaben mit denen der übrigen Dokumente überein? Liegt die erforderliche Anzahl von Exemplaren vor? Ihr IHK-Ansprechpartner: Amin Moawad Telefon: moawad@lahndill.ihk.de Hinweis: Dieses Merkblatt soll als Service Ihrer Kammer nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl es mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden. Stand: Februar 2009