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2 Inhaltsverzeichnis 1. Titelblatt Seite 1 2. Inhaltsverzeichnis Seite 2 3. Pendenzliste Seite 3 4. Prozessplan Seite Prozessbeschreibung Seite Erfahrungsbericht Seite 9 7. Musterdokumente Seite Auswertungsbogen Seite 12 2

3 Pendenzliste: Planen des Prozesses Datum: Was? Ziele: Besprechung des Themas der Prozesseinheit Einen vollständigen Prozess über eine Export Luftfracht Sendung zu schreiben Ich beginne mich in die Arbeit einzulesen und stelle wenn nötig Fragen Den Prozess nach Klärung aller Unklarheiten beginnen Beginn mit der Prozesseinheit Die Prozesseinheit Stück für Stück vervollständigen Das Flussdiagramm erstellen Ein gut strukturiertes Flussdiagramm zu erstellen Praxisbericht anhand meiner Erfahrung schreiben Meine Erklärungen verständlich beschreiben, sodass Aussenstehende meine Beschreibungen nachvollziehen können Beendung der Prozesseinheit Einen sauberen Prozess abzuschliessen, sodass Aussenstehende eine Luftfrachtsendung nachvollziehen können 3

4 START ERHALT DES AUFTRAGS IN UNSEREM SYSTEM AUSLOESEN/AUSDRUCKEN DER SPEDITIONSPAPIERE BUCHUNG BEI DER AIRLINE FLUGDATEN AN KUNDEN WEITERLEITEN ABHOLUNG ORGANISIEREN NEIN ANLIFERUNG AM FLUGHAFEN DIREKT DURCH KUNDEN JA ERSTELLUNG DES FRACHTDOKUMENTS (AIR WAYBILL) ERSTELLUNG DER LUFTFRACHTLABELS 4

5 ETIKETTIERUNG DER WARE GEFAHRENGUT NEIN JA WARE KONTROLLIEREN UND ANSCHLIESSEND DURCH DG CHECK AM FLUGHAFEN ÜBERGABE DER WARE AN DIE AIRLINE AVISIERUNG DES EMPFÄNGERS ABRECHNUNG DER LUFTFRACHTSPESEN ENDE 5

6 Thema: Ablauf einer Export Luftfrachtsendung von Basel nach New York Einleitung In meiner Prozesseinheit erläutere ich Ihnen den Ablauf einer Export Luftfrachtsendung von der Abholung beim Absender bis zum Empfangsflughafen. Erhalt des Auftrags in unserem System Zu beginn erhalten wir einen Auftrag unseres Kunden. Dieser beschreibt uns was für eine Sendung spediert werden soll. Folgende Punkte sind zu beachten: Bestimmungsflughafen Anzahl Packstücke Dimensionen und Gewicht Warenbezeichung Lieferkondition Abholtermin Auslösen/Ausdrucken der Speditionspapiere Nachdem wir diese Punkte kontrolliert haben evaluieren wir: Bestimmungsflughafen Airline Ob Ware gekühlt werden muss Buchung bei der Airline Anschliessend Buchen wir Telefonisch bei der auserwählten Airline. Folgende Angaben benötigt die Airline von uns: Bestimmungsflughafen Anzahl Packstücke Dimensionen und Gewicht Anlieferdatum am Flughafen Warenbezeichung Gefahrengut, Ja, Nein Kühlware, Ja, Nein Flugdaten an Kunden weiterleiten Auch informieren wir unseren Kunden über die Buchung, ihnen werden die Flugdaten und Ankunftszeiten mitgeteilt. Abholung organisieren 6

7 Nachdem wir bei der Fluggesellschaft gebucht haben, erhalten wir eine Bestätigung. Anschliessend organisieren wir den Transport von der Abholung bis zum Flughafen. Dies wird wie folgt organisiert: Ausdrucken des Pick Load (Lieferschein) für das LKW-Unternehmen. Avisierung des Lagers des Absender, dass die Ware an diesem Datum abgeholt wird. Wenn die Ware direkt durch den Empfänger angeliefert wird, verfällt der obige Punkt. Erstellung des Frachtdokuments ( Air Waybill ) Nach Erledigung des Vorlaufs, werden die Frachtdokumente durch uns erstellt, in der Luftfracht wird dies als Air Waybill bezeichnet. Air Waybill Der Luftfrachtbrief ist das wichtigste Dokument im Luftfrachtverkehr. Es muss korrekt und sorgfältig ausgefüllt sein. Die AWB Nummer beinhaltet eine 11 Stellige Zahl, wie folgt: Der IATA-Luftfrachtbrief wird von den Luftverkehrsgesellschaften in Sätzen ausgegeben, die in der Regel 12 Exemplare enthalten. Heuten arbeiten viele Luftfrachtspediteure mit EDV. Sie erstellen die Frachtbriefe auf ihrem System, die Fluggesellschaft gibt nur noch die AWB Nummer bekannt. Die folgenden Exemplare gelten als Originale und sind wie folgt zweckgebunden: Nr. 3 Original for Shipper Nr. 2 Original for Consignee Nr. 1 Original for Issuing Carrier Das Exemplar Nr. 3 spielt im Warenhandel eine wichtige Rolle als Sperrdokument. Bei Akkreditivgeschäften wird der Warenwert nur dann ausbezahlt, wenn der Begünstigte rechtzeitig das Exemplar Nr. 3 der Bank aushändigt. Das Exemplar Nr. 2 begleitet die Sendung und wird gewöhnlich dem Empfänger oder dessen Beauftragten am Empfangsort ausgehändigt. Das Exemplar Nr. 1 bleibt bei der Abgangsstation Die übrigen Exemplare aus dem Frachtbriefsatz haben keine Rechtswirkung und dienen der internen Organisation. 7

8 IATA 1954 wurde die Internationale Air Transport Association (IATA) gegründet. Die meisten Luftverkehrsgesellschaften, die Linienflüge betreiben, sind darin zusammengeschlossen. Im Luftfrachtverkehr ergeben sich aus diesem Zusammenschluss die Vorteile: Vereinheitlichung der: Beförderungsbedingungen Tarife Dokumente Vereinfachung der gegenseitigen Frachtverrechnung: So ist es dem Luftfrachtbenützer möglich, mit einem Frachtbrief mehrere Luftverkehrsgesellschaften auf verschiedenen Teilstrecken eines Transports zu benutzen. Erstellung der Luftfrachtlabels Die Labels für die Airlines werden via System ausgedruckt und durch unser Personal am Flughafen auf die Pakete aufgeklebt, die angaben auf den Labels sind: AWB Nummer Airline Abgangsflughafen Destinationsflughafen Anzahl Packstücke Gefahrengut Wenn die Ware gefahrengut beinhaltet, wird diese speziell behandelt, als erstes erhalten wir vom Absender ein DGR Zertifikat, welches uns folgende angaben gibt: UN-Nummer Nettogewicht oder Literinhalt UN-Class Art der äusseren Verpackung UN-Packing Group Bezeichnung der Verpackungsinstruktionen Proper Shipping Name Genauer Beschrieb des versandten Artikels Das Packstück wird dann anschliessend von unserem Personal am Flughafen kontrolliert. Alle Angaben müssen identisch sein, sowohl auf dem Paket als auch auf dem DGR Zertifikat. Wenn dies der Fall ist, muss die Ware noch durch den DGR Check am Flughafen, dort kontrolliert ein Gefahrengutexperte die Ware ob wirklich alles sorgfältig geprüft wurde. Übergabe der Ware an die Airline Wenn alles erledigt ist und die Ware Flugbereit ist, können wir diese nach der Ausfuhrverzollung an die Airline übergeben. 8

9 Avisierung des Empfängers Nach Übergabe der Ware avisieren wir noch den Empfänger mit dem Luftfrachtbrief und den Ankunftsdaten, sodass dieser die Ware schnellstmöglich beziehen kann. Abrechnung der Luftfrachtspesen Zum Schluss Rechnen wir je nach Lieferkondition die Fracht ab, hier einige Beispiele: Ex Works ( ab Werk) der Empfänger bezahlt den vollen Transport ab Lager des Absenders FOB ( Frei an Bord ) der Absender bezahlt die Fracht, bis die Waren in das Flugzeug verladen wurde. Die Luftfracht und die restlichen Transportkosten müssen vom Empfänger übernommen werden. CPT ( Frachtfrei ) Der ganze Transport bis zum Empfangsflughafen wird vom Absender bezahlt Schlusswort Im Grossen uns ganzen hatte ich viel spass am Schreiben dieser Prozesseinheit, dadurch konnte ich zeigen was ich in meiner Zeit in der Luftfrachtabteilung gelernt habe. Dieses wissen wird mich in der Speditionswelt sicher unterstützen. 9

10 Shipper s Declaration for Dangerous Goods Air Waybill 10

11 Auswertungsbogen zur Prozesseinheit: 11

12 Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt Tief > hoch Da ich eine gute Note anstreben möchte. Das Erlernen des Prozesses war für mich Schwierig > einfach Weil ich gut auf diese Art von Arbeit vorbereitet wurde. Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich zufrieden Unzufrieden > sehr zufrieden Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen Nichts > alles was ich brauchen kann 12

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