~ Bestellung. Standardartikel ~ PE2 2006/07 MEDEWO AG

Transkript

1 ~ Bestellung Standardartikel ~ PE2 Lindenmann Raphael 2006/07 MEDEWO AG

2 ~ Inhaltsverzeichnis ~ Zeitplan...3 Flussdiagramm...4 Kurzbericht...7 Musterdokumente...10 Auswertungsbogen Raphael Lindenmann ~ PE2

3 ~ Zeitplan PE2 ~ IPERKA Arbeitsschritt geplant erledigt Priorität Zeitaufwand I nformation P lanung E ntscheidung R ealisierung Informationen über PE2 einholen Mit Praxisausbildner Prozess definieren, Daten setzten Mehrmales Durcharbeiten des Prozesses hoch 20 min hoch 60 min hoch Tagesgeschäft Konzept erstellen hoch 30 min Zeitplan erstellen sehr hoch 30 min Welche Programme benötige ich? tief 5 min Erstellen Prozessablauf hoch 45 min Entwurf Flussdiagramm erstellen mittel 65 min Flussdiagramm fertigstellen sehr hoch 90 min Entwurf Kurzbericht erstellen mittel 120 min Kurzbericht fertigstellen sehr hoch 75 min Musterdokumente erstellen sehr hoch 35 min Titelblatt erstellen sehr hoch 20 min Inhaltsverzeichnis erstellen sehr hoch 5 min K ontrolle A uswertung Standortbestimmung hoch 30 min PE2 mit Aufgabenstellung vergleichen PE2 mit Praxisausbildner besprechen sehr hoch 15 min hoch 45 min Auswertungsbogen ausfüllen sehr hoch 30 min Abgabe PE2 an dk hoch 0 min Versand an Branche sehr hoch Zeit total 12 h

4 ~ Flussdiagramm Bestellung Standardartikel ~ Start 1. Bestellungseingang per Telefon, Fax, E- Mail, Post, Web- Shop Kundenkartei (Debitor) im Navision öffnen (Verkauf/Auftrgaserfassu 2. Neukunde? ja Adresse aufnehmen 3. nein Adresse im Navision kontrollieren (Verkauf/Auftragserfassu ng) 4. Mit Navision/Creditr eform Bonität prüfen nicht in Ordnun g in Kunde über Vorauszahlung informieren 5.

5 6. öffnen der Artikelkartei im Navision (Verkauf/Auftragserfassu ng) 7. Kontrolle Lagerbestand an Lager nicht an Lager Verbindlicher Liefertermin abklären und Kunden informieren 8. Bestellung mit allen Angaben an Auftragserfassung 9. Auftrag wird erfasst (Auftragserfassung) 10. Auftragsbestätigung wird, wenn verlangt, an Kunden gesandt (Auftragserfassung) 11. Lieferschein wird manuell im Lager ausgedruckt (Auftragserfassung) 12. Lieferschein mit den Originalbestellunge n zusammenheften (Administraton)

6 13. Lieferschein wird im Navision verbucht (Administration) 14. Ausdrucken der Rechnung (Administration) 15. Versand der Rechnung (Administration) Ende

7 ~ Kurzbericht PE ~ Einführung Der Bestellablauf von Standardartikeln ist einer der wichtigsten Prozesse für eine Handelsfirma wie die MEDEWO AG. Mehr als 80% des Umsatzes werden mit dem Verkauf von Artikeln aus unserem Standardsortiment generiert. Als Handelsfirma kaufen wir die Produkte bei verschiedenen Lieferanten ein und verkaufen diese an unsere Kunden weiter. Dabei ist es wichtig, dass der Erlös aus dem Verkauf grösser ist als die entstandenen Kosten. Somit entstehen für die Firma auch Gewinne welche für die Zukunft der Firma sehr wichtig sind. Der Verkauf, in dem sich der Prozess Bestellung Standardartikel abspielt, ist somit das Herz einer Handelsfirma. Prozess 1. Bestellungseingang per Telefon, Fax, , Post, Web-Shop Auf verschiedenen Wegen hat der Kunde bei uns die Möglichkeit, eine Bestellung zu machen. Diese kann durch verschiedene Kanäle 1 in den Verkauf gelangen. In der PE2 unterscheide ich bei den folgenden Schritten nicht zwischen den verschiedenen Kanälen. Im Geschäft jedoch, muss man die Bestellungen unterscheiden. Einige geben mehr Arbeit, andere benötigen weniger Aufwand beim Bearbeiten. 2. Kundenkartei (Debitor) im Navision 2 öffnen Kommt eine Bestellung rein, öffne ich als erstes die Kundenkartei. Die Kundenkartei enthält alle Daten, welche uns von einem Kunden bekannt sind. Auch alle Geschäftsdaten 3, welche mit der MEDEWO AG zu tun haben, sind dort gespeichert. 3. Neukunde? Falls ein Kunde in der Kundenkartei nicht ersichtlich ist, geht man von einem Neukunden aus. Ich nehme also die gesamte Adresse mit Telefonnummer auf, welche zu einem späteren Zeitpunkt im Navision erfasst wird. Ist aber der Kunde in der Kundenkartei vorhanden, geht man zum nächsten Schritt, das Kontrollieren der Adresse im Navision. 4. Adresse im Navision kontrollieren Wenn man die Adresse eines Neukunden aufgenommen hat, kontrolliert man diese als Sicherheit nochmals. Beim bestehenden Kunden schaut man, ob die Adresse noch aktuell ist. Eventuell muss man Rücksprache auf den Kunden nehmen. Eine Lieferung an eine falsche Adresse, ist für uns mit vielen Kosten verbunden. Man soll also eine Falschlieferung vorbeugen und die Rechnungs-, bzw. die Lieferadresse auf ihre Richtigkeit abklären. 5. Mit Navision/Creditreform Bonität prüfen Der fünfte Schritt beinhaltet das Abklären der Kreditwürdigkeit. Dies geschieht bei der auf Wirtschaftsauskünfte spezialisierten Firma Creditreform und bei uns in der Kundenkartei. Bei Creditreform bezahlt man für Wirtschaftsinformationen wie Kapital, Konkurse u.s.w. In der Kundenkartei kann man frühere Mahnungen 1 Telefon, Fax, , Post, Web-Shop 2 Ist das EDV-Betriebssystem für die Auftrags-, Artikel- und Kundenerfassung 3 z. B. Artikelbezüge, Mahnungen oder Umsatz

8 abklären, welche von einer schlechten Zahlungsmoral deuten. Zudem sieht man alle offenen Rechnungen und die Kundenart (Kundenadresse, Risikoadresse, Werbeadresse). Nach allen nötigen Abklärungen, entscheidet man ob man dem Kunden die Waren auf Kredit liefert, oder Vorauszahlung verlangen muss. Bei der Vorauszahlung nimmt man Rücksprache mit dem Kunden und vereinbart dies zusammen. 6. Öffnen der Artikelkartei im Navision Wenn auf Kundenseite alles abgeklärt und kontrolliert ist, öffnet man die Artikelkartei, um alle nötigen Informationen (Lagerbestand, sofort verfügbar, Menge in Auftrag) über den Artikel zu erhalten. 7. Kontrolle Lagerbestand Um auch am gleichen Tag liefern können, muss genug Ware an Lager sein. Jedoch dürfen wir auch nicht einen Artikel ausverkaufen, damit andere nichts mehr haben. Das heisst, wir schauen dass mehr als genug an Lager ist, bevor wir die Bestellung an die Auftragserfassung geben. Falls nichts, oder zu wenig an Lager ist, klären wir den Liefertermin im Einkauf ab und nehmen Rücksprache zum Kunden, welcher vom neuen, verbindlichen Lieferdatum informiert wird. Benötigt der Kunde einen Teil der Ware schon vor dem möglichen Liefertermin, so können wir die Artikel, welche ab Lager sind, in einer Teillieferung dem Kunden zustellen. 8. Bestellung mit allen Angaben an Auftragserfassung Zu den wichtigsten Angaben eines Bestellformulars gehören: o Kundennummer o Rechnungs-, bzw. Lieferadresse o Artikelnummer o Menge o Termin Bei Verkaufsmengen die unsere grössten Staffelmengen der jeweiligen Artikel überschreiten, kalkuliert man den Verkaufspreis mit Hilfe eines Kalkulationstools selber. Zudem schreibt man als Sicherheit noch den Firmennamen und der Standort der Firma auf. Zum Schluss versieht man das Blatt noch mit dem Datum und seinem Kürzel. 9. Auftrag wird erfasst Die Aufgabe der Auftragserfassung besteht darin, die Bestellung im Navision zu erfassen und anschliessend auf ein einheitliches Firmenpapier mit Logo und einigen wichtigen Angaben zu schreiben. Informationen wie z. B. Liefertermin, Lieferkonditionen, Lieferadresse und Rechnungsadresse sind dann im Navision und auf dem Lieferschein ersichtlich. 10. Auftragsbestätigung wird, wenn verlangt, an Kunden gesandt (Musterdokument) Auf Wunsch des Kunden wird ihm eine Auftragsbestätigung gesandt. Darauf sind alle wichtigen Daten wie Verkaufswert, Liefer-, Rechnungsadresse, Artikelnummern, Mengen u.s.w ersichtlich. Die Auftragsbestätigung wird vor dem Ausdrucken an den Kunden gefaxt/geschickt. 11. Lieferschein wird manuell im Lager ausgedruckt (Musterdokument) Der Lieferschein, für das Lager bzw. der Rüstschein, wird termingerecht im Lager ausgedruckt. Der Auftrag wird nun gerüstet und an den Kunden versandt.

9 12. Lieferschein mit den Originalbestellungen zusammenheften Im Lager wird die Lieferscheinkopie zurück an die Administration gegeben. Da werden alle Bestellformulare (gelbes Telefonformular, ausdruck oder Faxbestellung) nun mit der zugehörigen Lieferscheinkopie zusammengeheftet. 13. Lieferschein wird im Navision verbucht Die Papiere (Lieferscheinkopie, Bestellformular) werden, mit der am unteren Seitenende aufgeklebten Speditions-Paketnummer, im System verbucht. Die Verbuchung dient zur Bestätigung des Versandes der Waren an unseren Kunden. 14. Ausdrucken der Rechnung (Musterdokument) Am folgenden Tag wird die Rechnung auf einheitliches Firmenpapier gedruckt. Informationen wie z. B. Warenwert, Rabatt, Skonto, Zahlungskonditionen, Postcheck- und Bankkonto sind darauf verzeichnet. 15. Versand der Rechnung Abschliessend wird die Rechnung, mit B-Post frankiert, an den Kunden gesandt. Gemachte Erfahrungen: o Adresse kontrollieren: Zur Kontrolle der Adresse gehört nicht nur die Kundennummer, sondern alle anderen Angaben auch. Übersieht man eine Lieferadresse oder ist diese nicht mehr aktuell, gibt es grosse Umtriebe für die Firma. o Bestellung mit allen Angaben in Auftragserfassung: Teilweise hatte ich vergessen, die Kundennummer oder andere wichtige Informationen auf dem Bestellschein zu vermerken. Als ich dann einmal selber Aufträge erfassen durfte, merkte ich schnell, dass es viel mehr Aufwand bedeutet, diese Informationen selber ausfindig zu machen. Deswegen schreibt man von Anfang an alle Informationen auf das Blatt. o Kontrolle Lagerbestand: Das Kontrollieren des Lagerbestandes ist unerlässlich. Wenn man dem Kunden die sofortige Auslieferung zusichert, jedoch gar nicht genug an Lager ist, hat man schlussendlich mehrere Probleme: Kunde ist nicht zufrieden Rückruf nötig wegen Abklärung Teillieferung/neues Lieferdatum Rücksprache mit Lager zur Informierung Unkosten für allgemeine zusätzliche Aufwände Man muss also zwingend bei der Bestellungsaufnahme auf den aktuellen Lagerbestand achten. Schlusswort Während der Erarbeitung der 2. Prozesseinheit erlebte ich immer wieder problematische Situationen, welche ich jedoch mit grosser Motivation meisterte. Einen Teil dieses Prozesses kannte ich noch vom 1. Lehrjahr, als ich im Verkauf tätig war. Es war spannend, jeden einzelnen Schritt des Prozesses herauszufiltern und im Detail zu beschreiben. Ich bin nun fähig, diesen Prozess selbstständig und korrekt durchzuführen und sachgemäss die Bestellung von Standardartikeln abzuwickeln.

10 ~ Auswertungsbogen ~ (Zusammenfassung der Lernjournale) zur Prozesseinheit : Bestellung Standardartikel Nehmen Sie Ihre Lernjournalbogen zu dieser Prozesseinheit zur Hand und vergleichen Sie die entsprechenden Einträge zu den untenstehenden Fragen. Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt tief Dank der ALS3 konnte ich meine Motivation, eine gute PE zu erarbeiten, beibehalten. Ich lernte, mich in Sachen Konzentration, Durchhaltevermögen und die eben erwähnte Motivation deutlich zu steigern. Zudem will ich meinem Lehrbetrieb zeigen, dass es auch anders, als wie vor ca. 2 Monaten geht. hoch Das Erlernen des Prozesses war für mich schwierig einfach Weil ich im 1. Lehrjahr schon mit den Telefonverkäufen von Standardartikeln konfrontiert wurde, war für mich diese Prozesseinheit nicht ganz Neuland. Wenige Prozessschritte waren aber dennoch nicht ganz einfach, um diese sachgemäss und richtig zu erledigen. Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich unzufrieden sehr zufrieden Ich bin sehr zufrieden mit meiner PE2. Überhaupt bin ich mit meiner Arbeit seit 2-3 Wochen gut zufrieden, was auch die ALS3 involviert. Dank dem guten Personal, den professionellen Führungs- und Ausbildungskräften und meiner Zielsetzung ist das Ergebnis für mich sehr zufriedenstellend. Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen nichts Alles Ich darf nicht zu hastig das Bestellformular abgeben. Viel Aufwand kann mit einer vollständigen Bestellung gespart werden. Zudem berücksichtige ich von meinen Erfahrungen, dass man sich mit allen Prozessen lieber genug Zeit lässt, damit schlussendlich auch alles richtig ist. Mein Fehler war immer, dass ich schnell fertig sein wollte. Ich überlegte mir aber nicht, dass Qualität die Quantität überragt.

11 ~ Musterdokumente ~ Folgend sind alle Dokumente dieses Prozesses chronologisch ersichtlich Raphael Lindenmann ~ PE2 10