DHL EXPRESS. 1 DHL IntraShip User Guide

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1 DHL EXPRESS 1 DHL IntraShip User Guide

2 PROGRAMMEINSTIEG Verwenden Sie den User Namen und ihr Passwort, welches Sie von DHL Express zur Verfügung gestellt bekommen haben, um über folgenden Link, in DHL Intraship einzuloggen. Bzw. verwenden Sie den lokalen Link für Österreich: Vorzugsweise sollte DHL Intraship über das MyDHL Portal, angesteuert werden. Über MyDHL können Sie mit einem einzigen Login alle ihre DHL Applikationen für den Versand, das Tracking und die Abrechnung erreichen. Sie können sich via MyDHL selbst für DHL Intraship registrieren oder einen bereits bestehenden Intraship Mandanten zu ihrem MyDHL Portal hinzufügen. Einer unserer Außendienstmitarbeiter bzw. unser ecomm Helpdesk ist ihnen hierbei sehr gerne behilflich. 2 DHL IntraShip User Guide

3 STRUKTUR DER APPLIKATION Der Hilfe & Hinweise Bereich zeigt nützliche Informationen, wie ihre eindeutige Mandanten ID und ihren User Namen, an, diese Informationen sind wichtig für Anfragen beim technischen Support bei DHL. Relevante DHL Kontaktdetails, wie Adresse oder Telefonnummer, werden ebenfalls hier angezeigt. Die Hauptfunktionalitäten können mittels den Schnell Links in der linken Menüleiste aufgerufen werden. Hinweise und Informationen. Sind Sie einmal angemeldet werden hier u. U. nützliche Hinweise und Informationen zu DHL Serviceleistungen und dem Versand mit DHL angezeigt. Der Hinweis und Informationsbildschirm kann auch über den Link, Allgemeine Informationen, im Menü, Nützliche Links, aufgerufen werden. Sprache. Sie können die in der Applikation verwendete Sprache hier ändern. Nützliche Links zu verschiedenen Services und Ressourcen sind hier angeführt. 3 DHL IntraShip User Guide

4 HAUPTMENÜ - FUNKTIONALITÄTEN 4 DHL IntraShip User Guide Sendungsübersicht Wählen Sie den Menüpunkt Sendungsübersicht, um bereits von ihnen erstellte Sendungen anzeigen zu lassen. Sie können die Suche über verschiedene Suchfilter eingrenzen. Sendung erstellen Wählen Sie den Menüpunkt Sendungen erstellen, um neue Sendungen zu erstellen, die Versandetiketten zu drucken und eine Abholung durch den DHL Kurier zu buchen. Adressbuch Wählen Sie den Menüpunkt Adressbuch, um bereits gespeicherte Adressen anzuzeigen und Empfänger- sowie Absenderadressen hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen. Tagesabschluss Wählen Sie den Menüpunkt Tagesabschluss, um die Sendungsdaten zu ihren erfassten Sendungen an DHL zu übertragen oder die Tagesabschlussliste nochmals auszudrucken. Abholung Wählen Sie den Menüpunkt Abholung, um eine Abholung durch den DHL Kurier zu buchen. Die Buchung der Abholung kann auch im Rahmen der Sendungserfassung erfolgen. Hinweis: Letzter Prozessschritt unter Sendung erstellen. Preisauskunft Wählen Sie den Menüpunkt Tarifanzeige, um die Tarife für ihre Standardprodukte anzeigen zu lassen. Hinweis: Die Freischaltung dieses Menüpunktes müssen Sie über ihren Sales Betreuer anfordern. Einstellungen Wählen Sie den Menüpunkt Einstellungen, um zusätzliche Funktionalitäten für Versender mit großem Sendungsvolumen anzuzeigen. Sie können hier beispielsweise Reports generieren, Standardeinstellungen tätigen sowie Adressen oder Sendungsdaten importieren.

5 NÜTZLICHE LINKS Sendungsnachverfolgung Wählen Sie den Menüpunkt Sendungsnachverfolgung, um die Checkpoints zu ihren Sendungen mittels Eingabe der DHL Sendungsnummer (AWB Nummer) zu ermitteln. Die Ergebnisse werden in einem neuen Browserfenster angezeigt. DHL Web Wählen Sie den Menüpunkt DHL Web, um zur DHL Homepage zu gelangen und zusätzliche Informationen über DHL und DHL Intraship einzuholen. Mandanten-Informationen Wählen Sie den Menüpunkt Mandanten-Informationen, um Informationen zu ihrem Intraship Mandanten aufzurufen. Allgemeine Informationen Wählen Sie den Menüpunkt Allgemeine Informationen, um den Hinweis- und Informationsbildschirm aufzurufen. Dieser Menüpunkt ist nur verfügbar, wenn aktuelle Informationen vorhanden sind. Versandmaterial Order Wählen Sie den Menüpunkt Versandmaterial Order, um ihr Versandmaterial direkt über Intraship zu bestellen. 5 DHL IntraShip User Guide

6 ORIENTIERUNG INNERHALB DER SENDUNGSERFASSUNG Registerkarte Absender / Empfänger Durch Anklicken der Registerkarten Absender bzw. Empfänger gelangen Sie zur jweiligen Eingabemaske. Die letzten 10 verwendeten Adressen können direkt innerhalb der Registerkarte ausgewählt werden, Orientierung durch die Fortschrittsbalken. Hier können Sie den Fortschritt des Sendungserfassungsprozesses sehen (Sie können auch auf den jeweiligen Prozesschritt klicken, um sich im Prozess vor und zurück zu bewegen). Erledigte Prozessschritte sind mit einem -Zeichen markiert. Sie haben auch die Möglichkeit durch Betätigen der Zurück und Weiter Buttons am unteren Ende des Bildschirms zu den einzelenen Sendungserfassungsschritten zu wechseln. Adresse suchen Suchen Sie eine Adresse im Adressbuch Adressinhalte löschen Löschen Sie alle Adressfelder am aktuellen Bildschirm Global Mail Produkt Klicken Sie auf diesen Button, um das Produkt Global Mail zu verwenden Zusätzliche Informationen Eingabe von optionalen Details zum Empfänger Adresse speichern Zum Abspeichern und Editieren von Adressdetails 6 DHL IntraShip User Guide

7 NEUE SENDUNG ABSENDER / EMPFÄNGER Bitte erfassen Sie die Absender- und Empfängerdetails. Die Absenderdetails werden automatisch mit dem zuletzt verwendeten Absender vorbelegt. Absender Bitte erfassen Sie die Absenderdetails. Mussfelder sind mit einem * gekennzeichnet. Empfänger Bitte erfassen Sie die Empfängerdetails. Mussfelder sind mit einem * gekennzeichnet. Verwenden Sie den Button Postleitzahl & Ort suchen, um die korrekte Ort / Postleitzahlen Kombination zu ermitteln Benachrichtigungen an den Absender bzw. Empfänger Setzen Sie das Häkchen in der Box E- Mail Benachrichtigung an, um den Absender bzw. Empfänger über die Sendung vor zu informieren. Benachrichtigungen einstellen Durch das Klicken auf diesen Button können Sie der Benachrichtigung zusätzlichen Text hinzufügen sowie zusätzliche Adressen für die Benachrichtigung definieren. 7 DHL IntraShip User Guide

8 NEUE SENDUNG - PACKSTÜCKE Bitte geben Sie die Sendungsreferenznummer, den Sendungsinhalt sowie die Packstückdetails zu ihrer Sendung ein Sendungsart Wählen Sie die Sendungsart- Dokument / Ware. Diese Auswahl ist für Sendungen innerhalb von AT und innerhalb der EU nicht notwendig Auswahlkriterien Beim Versenden in Nicht-EU Destinationen haben Sie den Button Auswahlkriterien verfügbar, um feststellen zu können, ob die zu versendenden Artikel zollpflichtig oder verboten sind bzw. nur eingeschränkt versendet werden dürfen. Sendungsreferenz Erfassen Sie ihre interne Referenznummer zur Sendung, diese scheint auch auf ihrer DHL Rechnung auf Inhaltsbeschreibung Erfassen Sie den Inhalt der Sendung Deklarierter Warenwert Geben Sie den Wert der Sendung ein. Diese Eingabe ist ausschließlich für zollpflichtige Warensendungen notwendig. Packstückdetails Erfassen Sie die Packstücke zu ihrer Sendung. Sie können gespeicherte Vorlagen in der Drop-Down-Liste Vordefiniertes Packstück auswählen. 8 DHL IntraShip User Guide

9 NEUE SENDUNG SERVICES & OPTIONEN Bitte wählen Sie ein DHL Produkt und optionale DHL Zusatzservices Verfügbare Services Wählen Sie eines der verfügbaren DHL Produkte für die gewählte Destination Zusätzliche Optionen Wählen Sie optional zusätzliche DHL Services für ihre Sendung Zahlungsoptionen ändern Definieren Sie den Bezahler der Transportkosten und geben Sie eine gültige DHL Kundennummer an. Wenn das Service Duties & Taxes Paid ausgewählt wurde, können Sie eine separate DHL Kundennummer zur Verrechnung der Zölle und Steuern definieren.. Speichern & Drucken Haben Sie alle Mussfelder ausgefüllt, wird der Button Speichern & Drucken aktiv 9 DHL IntraShip User Guide

10 NEUE SENDUNG ABHOLUNG Buchen Sie eine Abholung für ihre Sendung. (Dies ist nur notwendig, wenn bislang noch keine Abholung für die Abholadresse gebucht wurde) Abholdatum Geben Sie ein Datum im geforderten Format (dd.mm.yy) ein oder wählen Sie das Datum aus, indem Sie in das Feld klicken Abholbereit ab Bitte geben Sie hier im geforderten Format (hh:mm) die Uhrzeit ein zu welcher ihre Sendungen versandbereit zur Abholung durch den DHL Fahrer sind Abholzeit bis Bitte geben Sie hier die Uhrzeit der spätesten Abholung ein Hinweise für DHL Bitte erfassen Sie hier Hinweise für den Abholfahrer falls notwendig Abholstelle Bitte definieren Sie den Standort ihrer Pakete innerhalb ihrer Geschäftsräume. Bspw.: Rezeption Abholadresse ändern Wählen Sie eine Abholadresse aus dem Adressbuch, wenn die Abholadresse von der erfassten Absenderadresse abweicht. 10 DHL IntraShip User Guide Abholung buchen Buchen Sie eine Abholung oder setzen Sie fort ohne zu buchen.

11 ZOLLPFLICHTIGE SENDUNGEN IN DEN NICHT-EU-RAUM Wenn Sie Sendungen in den Nicht-EU-Raum versenden, sind Warensendungen zollpflichtig und die Erfassung eines Warenwertes ist verpflichtend. Beim Versenden in Nicht-EU Destinationen haben Sie den Button Auswahlkriterien verfügbar, um feststellen zu können, ob die zu versendenden Artikel zollpflichtig oder verboten sind bzw. nur eingeschränkt versendet werden dürfen. Für zollpflichtige Sendungen müssen Zolldokumente vorbereitet werden. Sie können die Zolldokumente in DHL Intraship erzeugen oder ihre eigenen Unterlagen verwenden. Wenn Sie eine zollpflichtige Warensendung erfassen, erscheint eine neue Option, Dokumente, innerhalb ihres Sendungsfortschrittsbalken. 11 DHL IntraShip User Guide

12 NEUE SENDUNG DOKUMENTE Generieren Sie die Export Dokumente für ihre Sendung. f Rechnungstyp Wählen Sie den Rechnungstyp (Proformarechnung / Handelsrechnung) Exportgrund Geben Sie den Grund für den Export an Export typ Wählen Sie den Exporttyp (Permanent / Repair/Return / Temporary) Position in Firma Position des Unterfertigers in der Firma Kommentar In diesem Feld können Sie, wenn notwendig, Kommentare eintragen Export Incoterm Definieren Sie hier den gewünschten Incoterm zur Sendung Rechnungsadresse ändern Hier können Sie die Rechnungsadresse ändern, wenn diese von der Empfängeradresse abweicht Position hinzufügen Klicken Sie auf diesen Button, um eine neue Position zur Rechnung hinzuzufügen 12 DHL IntraShip User Guide

13 SENDUNGSÜBERSICHT Wählen Sie den Menüpunkt Sendungsübersicht, um bereits erstellte Sendungen anzeigen zu lassen. Sie können ihre Sendungen nach mehreren Suchkriterien filtern. Mehrere Sendungen können gleichzeitig für den Druck oder das Tracken ausgewählt werden. Sie können Sendungen kopieren sowie die Sendungspapiere per zur Abholstelle übermitteln indem Sie die Symbole in der Spalte Optionen anklicken. 13 DHL IntraShip User Guide

14 ABHOLUNG BUCHEN Wählen Sie links in der Menü Übersicht Abholung, um eine Abholung durch den DHL Kurier zu buchen. Die Abholung kann auch als Teil des Sendungserfassungsprozesses gebucht werden. 14 DHL IntraShip User Guide Vorlage für Abholungen definieren Sie können ihre Standard Abholungsdetails speichern indem Sie auf diesen Button klicken Abholdatum Geben Sie ein Datum im geforderten Format (dd.mm.yy) ein oder wählen Sie das Datum aus, indem Sie in das Feld klicken Abholbereit ab Bitte geben Sie hier im geforderten Format (hh:mm) die Uhrzeit ein zu welcher ihre Sendungen versandbereit zur Abholung durch den DHL Fahrer sind Abholzeit bis Bitte geben Sie hier die Uhrzeit der spätesten Abholung ein Hinweise für DHL Bitte erfassen Sie hier Hinweise für den Abholfahrer falls notwendig Abholstelle Bitte definieren Sie den Standort ihrer Pakete innerhalb ihrer Geschäftsräume. Bspw.: Rezeption Abholadresse ändern Wählen Sie eine Abholadresse aus dem Adressbuch, wenn die Abholadresse von der erfassten Absenderadresse abweicht.

15 TAGESABSCHLUSS ÜBERMITTLUNG DER SENDUNGSDATEN AN DHL Die Sendungsdaten müssen bei Versandschluss vor der Abholung durch den DHL Kurier an DHL übertragen werden. Wählen Sie hierzu den Menüpunkt Tagesabschluss und wählen Sie die Option EOD-Manifest erstellen + Daten übertragen, um den Tagesabschluss durchzuführen oder wählen Sie EOD-Report erstellen, um eine Tagesabschlussliste erneut auszudrucken. EOD-Manifest erstellen + Daten übertragen Wählen Sie die Sendungen aus, die Sie auf den Tagesabschluss setzen wollen und klicken Sie auf den Button Tagesabschluss erstellen, um die Sendungsdaten an DHL zu übertragen. Werden in der Liste keine Sendungen angezeigt, so wurden die Sendungen bereits an DHL übertragen. Sie können in diesem Fall die Option EOD-Report erstellen auswählen, um die Tagesabschlussliste für den DHL Kurier auszudrucken. 15 DHL IntraShip User Guide

16 SUPPORT Bitte kontaktieren Sie für zusätzlichen Support unseren ecomm Helpdesk DHL IntraShip Technical Support Mon-Fri 08:00-17:00 Phone: DW 1112 bzw DHL IntraShip User Guide