DHL Express Germany GmbH. DHL Intraship. Schnellstartanleitung. Laden Sie Express-Qualität ein Versenden mit DHL Intraship Stand: Dezember 2012

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1 DHL Express Germany GmbH Schnellstartanleitung DHL Intraship Laden Sie Express-Qualität ein Versenden mit DHL Intraship Stand: Dezember 2012

2 1.1 Inhalt Inhalt Seite 1 Inhalt Inhalt 2 2 Erste Schritte mit DHL Intraship So erreichen Sie DHL Intraship 3 3 Versenden Express: Neuer Auftrag National Express: Neuer Auftrag International Tagesabschluss Abholung Express 22 DHL Express Germany GmbH Benutzerhandbuch Intraship Dezember 2012 Seite 2

3 2.1 Erste Schritte: So erreichen Sie DHL Intraship Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten über an. Sie wollen DHL Intraship über eine sichere Verbindung erreichen? Eingabe der Zugangsdaten und Sprachauswahl Mit einem Klick in das Feld können Sie Ihr Kennwort ändern. 3

4 3. Versenden Sendungen vorbereiten und Express versenden Nach dem Einloggen mit Ihren Benutzerdaten, können Sie nun Ihre Sendungen eintragen und zum Versand vorbereiten. Die Navigation erfolgt hierbei ausschließlich über das Menü Versandabwicklung Express. In diesem Menü stehen Ihnen alle Funktionen zur Verfügung, die Sie für die Versandabwicklung benötigen. Um nun eine neue Sendung vorzubereiten und zu versenden, wählen Sie bitte im Menü Versandabwicklung Express die Funktion Neuer Auftrag aus. Nachdem Sie die Funktion Neuer Auftrag ausgewählt haben (Schritt 1), beginnen Sie mit der Wahl Ihres bevorzugten DHL Express Produktes (Schritt 2). 1 2 DHL Express Germany GmbH Benutzerhandbuch Intraship Dezember 2012 Seite 4

5 3.1 Versenden: Neuer Auftrag National 1 Die Navigation erfolgt durch die oberen drei Reiter. Drücken Sie auf Empfänger und Sie gelangen auf die nächste Seite. 2 Schritt 1: Zunächst müssen Sie bitte Ihre Absenderdaten eingeben. Alle mit * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder. Schritt 2: Da es sich um einen nationalen Auftrag handelt, müssen Sie bitte im Feld Kundennr./EKP ihre EKP auswählen. 3 Schritt 3: Nach der Eingabe aller Daten, können Sie Ihre Adresse speichern damit sie bei der nächsten Auftragserstellung automatisch erscheint. Haben Sie bereits eine Adresse gespeichert, können Sie diese unter Adresse auswählen abrufen und eintragen lassen. 5

6 3.1 Versenden: Neuer Auftrag National 4 Schritt 4: Geben Sie bitte die Daten des Empfängers ein. Die mit * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder. Schritt 5: Sie können die Adresse des Empfängers ebenfalls speichern oder eine bereits gespeicherte Adresse über die Funktion Finden aufrufen. 5 6

7 3.1 Versenden: Neuer Auftrag National Schritt 6: Zuletzt müssen Sie bitte die Sendungsdaten eintragen. Sie können der Sendung optional eine Referenz (z.b. Lieferschein-, Rechnungsoder Bestellnummer) hinzufügen. 9 Schritt 7: Wählen Sie bitte die Funktion Produkt aus, um den Service für Ihre Sendung zu bestimmen. 10 Schritt 8: Klicken Sie auf Unfrei, wenn Sie möchten, dass der Empfänger die Fracht bezahlt. Schritt 9: Sie können nun Zusatzleistungen unter Services dem Auftrag hinzufügen, u.a. Zeitoptionen auswählen. Mit Speichern/Drucken wird Ihr Auftrag gespeichert und final erstellt. Ein Sendungslabel wird automatisch erzeugt. Hiermit ist Ihre Auftragserstellung abgeschlossen. Drucken Sie bitte das Label aus und befestigen Sie dieses sicher an der Sendung. Eine Kopie des Labels ist für Ihre Unterlagen. Schritt 10: Ergänzen Sie bitte die Anzahl, das Gewicht und Abmessung der Sendung. 7

8 3.2 Versenden: Neuer Auftrag International 1 Schritt 1: Zunächst müssen Sie bitte die Absenderdaten eingeben. Alle mit * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder. 2 Schritt 2: Da es sich um einen internationalen Auftrag handelt, müssen Sie bitte im Feld Account ihre 14er Kundennummer auswählen. 3 Schritt 3: Nach der Eingabe aller Daten, können Sie Ihre Adresse speichern damit sie bei der nächsten Auftragserstellung automatisch erscheint. Mit Eingabe leeren können Sie alle Eingaben löschen und neu eingeben. Haben Sie bereits eine Adresse gespeichert, können Sie diese unter Finden abrufen und eintragen lassen. 8

9 3.2 Versenden: Neuer Auftrag International 4 Schritt 4: Geben Sie bitte die Daten des Empfängers ein. Die mit * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder. Bitte beachten Sie, dass Sie den Empfangsort in englischer Bezeichnung angeben müssen, damit der Destination Code erstellt werden kann. 5 Schritt 5: Sie können die Adresse des Empfängers ebenfalls speichern oder eine bereits gespeicherte Adresse über die Funktion Finden aufrufen. Die Felder leeren Sie über Eingabe leeren. 9

10 3.2 Versenden: Neuer Auftrag International Haben Sie z.b. das Produkt DHL EXPRESS WORLDWIDE ausgewählt, erscheint folgende Eingabemaske. 6 ID = Ihre Sendungsnummer Schritt 6: Zuletzt müssen Sie bitte die Sendungsdaten eintragen. 7 8 Schritt 7: Wählen Sie bitte unter DHL Dienste ihr bevorzugtes Produkt aus und tragen die Inhaltsbeschreibung ein. 10 Schritt 9: Für Ihre Sendung können Sie noch optionale Services hinzufügen, z.b. die Samstags-zustellung oder -abholung. 9 Schritt 10: Wählen Sie bitte die Anzahl Ihrer Packstücke mit dem Pulldown-Menü aus. Nun können Sie die Abmessungen und die Gewichte der einzelnen Packstücke, sowie Bezeichnungen eingeben. Diese Eingaben können Sie auch speichern, um bei der nächsten Auftragserstellung die gleichen Daten für Packstücke verwenden zu können. Schritt 8: Im Feld Frachtzahler können Sie nun die DHL-Kundennummer des Empfängers eintragen, wenn Sie vereinbart haben, dass er die Fracht zahlt. Tätigen Sie keine Eingabe, wenn Sie Frachtzahler sind. Wichtiger Hinweis! Bitte geben Sie unbedingt die Inhaltsbeschreibung Ihrer Sendung an. Sie können eine bereits von Ihnen angefertigte Inhaltsbeschreibung aus dem Pull-down-Menü auswählen. Um eine neue Inhaltsbeschreibung zu erstellen, klicken Sie auf den Button Inhaltsbeschreibung. 10

11 3.2 Versenden: Neuer Auftrag International Um mehrere Packstücke auf einmal bearbeiten zu können, wählen Sie bitte Packstücke automatisch erzeugen. Hierzu muss jedoch jedes Packstück das gleiche Gewicht haben. Folgende Maske erscheint. Tragen Sie bitte bei Gewicht das Gesamtgewicht der Sendung ein. Zudem müssen Sie die Anzahl der Packstücke angeben. Sie können eine von Ihnen bereits gespeicherte Abmessung der Packstücke unter Standard Packstückart auswählen. Klicken Sie nun auf Packstücke erzeugen. 11

12 3.2 Versenden: Neuer Auftrag International Schritt 11: Um die Bearbeitung der Sendung abzuschließen, drücken Sie bitte auf Speichern / Drucken. Sollten Sie noch weitere Sendungen eingeben wollen, wählen Sie bitte Speichern und Zurück aus. Schritt 12: Mit der Funktion Speichern / Drucken, öffnet sich ein Extra Fenster mit den zu druckenden Sendungslabel. Drucken Sie bitte die Label aus und befestigen Sie dieses sicher an der Sendung. Eine Kopie des Labels ist für Ihre Unterlagen. Nun ist die Sendung fertig für den Express- Versand! 12

13 3.3 Versenden: Tagesabschluss Der Tagesabschluss ist unbedingt erforderlich, um die reibungslose Zustellung der Sendungen zu garantieren. Die Sendungsdaten werden erst durch den Tagesabschluss endgültig an DHL übertragen. Mit dem Button Neu erzeugen, können Sie einen Tagesabschluss für den laufenden Tag erzeugen. Sie können einen oder auch mehrere Tagesabschlüsse pro Tag vornehmen. Hierbei können Sie die Einlieferung selbst bestimmen, z.b. bei gebuchten Spätabholungen. Zudem können Sie Sendungen abwählen, deren Daten nicht versendet werden sollen. Mit dem Button Nachdruck, können Sie einen Tagesabschluss für einen beliebigen Zeitraum nachdrucken. 13

14 3.3 Versenden: Tagesabschluss Versandabwicklung Express: Tagesabschluss National 1 Schritt 1: Um einen Tagesabschluss für Ihre nationalen Aufträge zu erzeugen, klicken Sie auf Neu erzeugen. 2 Schritt 2: Wählen Sie aus dem Pull-down-Menü den Absender aus. Klicken Sie dann auf Laden. Die Daten zu den Sendungen des Absenders werden nun angezeigt. 3 Schritt 3: Ihre zu manifestierenden Sendungen werden wie folgt angezeigt. Klicken Sie bitte in das Kästchen Auswahl, um eine Sendung nicht mit in den Tagesabschluss aufzunehmen. Klicken Sie bitte auf Ladeliste erzeugen. Hiermit übersenden Sie die Sendungsdaten an DHL Express 14

15 3.3 Versenden: Tagesabschluss Versandabwicklung Express: Tagesabschluss National 4 Schritt 4: Im Abschlussprotokoll finden Sie noch einmal Ihre Sendungsdaten sowie Ihr gebuchtes Produkt wieder. Auch Ihre gewünschten Zusatzleistungen und Zustellzeiten werden angegeben. Sie können im Abschlussprotokoll Ihre Unterschrift setzen und die Unterschrift des Kurierfahrers bei der Abholung manifestieren lassen. Das Abschlussprotokoll besteht immer aus einem Original und einer, direkt für Sie erstellten Kopie auf der letzten Seite. Für Express-Produkte wird hiermit ein Abschlussprotokoll erzeugt für Paket-Produkte eine Ladeliste. Beide werden als PDF-Datei erzeugt und angezeigt. Beim Abschlussprotokoll verbleibt eine vom DHL Kurier unterschriebene Kopie beim Absender, die andere Ausfertigung nimmt der DHL Kurier mit. Die vom DHL Kurier unterschriebene Ladeliste verbleibt beim Absender für seine Unterlagen. DHL Express Germany GmbH Benutzerhandbuch Intraship Dezember 2012 Seite 15

16 3.3 Versenden: Tagesabschluss Versandabwicklung Express: Tagesabschluss National Individuell 1 Schritt 1: Um Tagesabschlüsse für einen beliebigen Zeitraum nachzudrucken, klicken Sie bitte auf Nachdruck. 2 Schritt 2: Bestimmen Sie bitte den Zeitraum, indem Sie ein Anfangs- und ein Enddatum eingeben. Wählen Sie bitte hier den Absender aus, für den Sie die Tagesabschlüsse nachdrucken lassen wollen. Wollen Sie auch eine Ladeliste für Remote- Sendungen erhalten, klicken Sie in das entsprechende Kästchen. Bedienen Sie bitte nun den Button Laden, um die Tagesabschlüsse nachdrucken zu lassen. 16

17 3.3 Versenden: Tagesabschluss Versandabwicklung Express: Tagesabschluss National Individuell Schritt 3: Nachdem Sie auf Laden geklickt haben, sieht die Maske wie folgt aus. 3 Klicken Sie bitte auf Ladeliste erzeugen, um eine Ladeliste beziehungsweise ein Abschlussprotokoll für Express- Sendungen zu erhalten. Schritt 4: Sie erhalten darauf eine Ladeliste bzw. ein Abschlussprotokoll in PDF- Format mit einer aufgeführten Kopie. 4 17

18 3.3 Versenden: Tagesabschluss Versandabwicklung Express: Tagesabschluss International 1 Schritt 1: Um einen Tagesabschluss für Ihre internationalen Aufträge zu erzeugen, klicken Sie auf Neu erzeugen. 2 Schritt 2: Wählen Sie aus dem Pull-down-Menü den Origin (Versandort) aus, für den Sie einen Tagesabschluss erstellen möchten. 3 Schritt 3: Klicken Sie unter Auswahl die Sendungen an, für die ein Tagesabschluss erstellt werden soll. 18

19 3.3 Versenden: Tagesabschluss Versandabwicklung Express: Tagesabschluss International 4 Schritt 4: In der Maske erscheint nun der Button Tagesabschluss erzeugen. Bitte betätigen Sie diesen, um die Sendungsdaten an DHL Express zu senden. 5 Schritt 5: Nun wird eine Shipping List in PDF-Format erzeugt, auf der all Ihre Aufträge aufgelistet sind. Sie können manuell das Datum und die Unterschriften bei der Abholung festhalten. 19

20 3.3 Versenden: Tagesabschluss Versandabwicklung Express: Tagesabschluss International Individuell 1 Schritt 1: Um Tagesabschlüsse für einen beliebigen Zeitraum nachzudrucken, klicken Sie bitte auf Nachdruck. Schritt 2: Bestimmen Sie bitte den Zeitraum, indem Sie ein Anfangs- und ein Enddatum eingeben. Wählen Sie hier den Origin (Versandort) aus, für den Sie die Tagesabschlüsse nachdrucken lassen wollen. 2 Wollen Sie auch eine Ladeliste für Remote- Sendungen erhalten, klicken Sie bitte in das entsprechende Kästchen. Bedienen Sie nun den Button Laden, um die Tagesabschlüsse nachdrucken zu lassen. 20

21 3.3 Versenden: Tagesabschluss Versandabwicklung Express: Tagesabschluss International Individuell 3 Schritt 3: Nachdem Sie auf Laden geklickt haben, sieht die Maske wie folgt aus. Klicken Sie bitte auf Tagesabschluss neu erzeugen, um eine Ladeliste beziehungsweise ein Abschlussprotokoll für Express- Sendungen zu erhalten. 4 Schritt 4: Nun wird eine Shipping List in PDF-Format erzeugt, auf der all Ihre Aufträge aufgelistet sind. Sie können manuell das Datum und die Unterschriften bei der Abholung festhalten. 21

22 3.4 Versenden: Abholung Express Versandabwicklung Express: Abholung Express Mit der Funktion Abholung Express, können Sie den DHL Express Kurier online anfordern. Wählen Sie aus, ob es sich um eine Abholung für den nationalen oder internationalen Versand handelt. Sie können ebenfalls eine Abholung für Economy Select Produkte als gebündelte Abholung veranlassen. Klicken Sie auf Abbrechen um den Vorgang zu beenden. 22

23 3.4 Versenden: Abholung Express Versandabwicklung Express: Abholung Express National 2 Schritt 1: Tragen Sie bitte ein, an welchem Ort und zu welcher Zeit die Abholung stattfinden soll; außerdem, wie viele Sendungen Sie abholen lassen möchten. 1 Schritt 2: Als Abrechnungs-nummer wählen Sie bitte die DHL-Kundennummer aus, der die Abholung in Rechnung gestellt werden soll. Ändern Sie, sofern notwendig, die Kontaktdaten des Ansprechpartners für die Abholung. Klicken Sie auf Aktualisieren, um die Eingaben zu aktualisieren. 3 Schritt 3: Mit Abholung beauftragen, schließen Sie den Abholauftrag ab. Bitte beachten Sie, dass das Zeitfenster der Abholzeit mindestens 120 Minuten groß ist. Zudem muss für eine späteste Abholung mindestens 120 Minuten vorher der Abholauftrag gebucht worden sein. Beispiel 1: Sie wünschen eine Abholung um 10:30. Die Abholzeit geht von 08:30 bis 10:30. Beispiel 2: Sie wünschen die späteste Abholung um 19:30. Sie buchen die Abholzeit bis spätestens 17:30. 23

24 3.4 Versenden: Abholung Express Versandabwicklung Express: Abholung Express International 1 Schritt 1: Klicken Sie bitte auf Absender auswählen, um einen Absender zu bestimmen. 2 Schritt 2: Geben Sie bitte das gewünschte Abholdatum und den Zeitraum ein, in dem die Abholung stattfinden soll. Zudem können Sie optional besondere Hinweise für DHL angeben. 4 3 Schritt 3: Bitte tragen Sie die Abholstelle ein. Schritt 4: Klicken Sie auf Abholung anfragen Merken Sie sich bitte die Bestätigungsnummer, damit Sie im Falle einer Stornierung oder Änderung der Buchung diese dem DHL Kundendienst mitteilen können. 24