Kurzbericht zur Software Knowledge Café

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1 Arbeitspapier 89/2004 Fachbereich Wirtschaft Fachhochschule Hannover Kurzbericht zur Software Knowledge Café Stefanie Krystofiak, Michael Bitzer, Georg Disterer Das Zentrum für Wissensmanagement betreibt im Internet unter der Adresse ein Informationsportal mit umfassenden Informationen und Hinweise zum Wissensmanagement bei Rechtsanwälten. Das Zentrum ist eine Einrichtung am Fachbereich Wirtschaft der Fachhochschule Hannover, das im Rahmen eines praxisorientierten Forschungsprojektes aufgebaut wurde. Im Rahmen dieses Projekts werden Ansätze zum Wissensmanagement bei Rechtsanwälten praxisorientiert untersucht, beschrieben, erklärt und hinterfragt. Ergebnisse dazu sind unter verfügbar. Zur Unterstützung von Initiativen des Wissensmanagements wird eine Vielzahl von Programmen angeboten, jedoch ist es schwierig, eine Ü- bersicht zu erhalten und Details zu erkennen. Wegen mangelnder Kapazitäten können wir umfangreiche Software-Tests derzeit (leider) nicht durchführen. Dieser Kurzbericht soll Hinweise auf Produkteigenschaften und Einsatzmöglichkeiten geben; der Bericht ist als Beschreibung, nicht als Bewertung zu lesen. Wir haben dafür öffentlich zugängliche Informationen ausgewertet und ggf. Einzelfragen mit dem Anbieter geklärt. 1 Allgemeine Beschreibung Der Anbieter der Software, die Altavier Informationssysteme und Consulting GmbH (altavier GmbH), wurde in 1999 gegründet und sieht sich als ein Softwareanbieter und Systemhaus für Content- und Wissensmanagementsysteme. Das Unternehmen entstand aus einem gemeinsamen Projekt der Technischen Universität Berlin und der Herlitz PBS AG. Das Leistungsangebot von Altavier umfasst Software, Beratung und Schulung. Content-Managementsysteme (CMS) unterstützen den Aufbau und den Betrieb von Informationsangeboten im Intranet (unternehmensintern) und Internet (Web-Auftritt eines Unternehmens). Wissensmanagementsysteme unterstützen Unternehmen beim organisierten, systematischen und kontrollierten Umgang mit der Ressource Wissen, insbesondere bei der Bereitstellung, Verteilung und Nutzung von Wissen. Zum Wissensmanagement bei Rechtsanwälten: siehe die Einführung Wissensmanagement bei Anwälten - Kurze Einführung, von G. Disterer; in: Arbeitspapier aus dem Fachbereich Wirtschaft der Fachhochschule Hannover Nr. 80/2003, 2003; erhältlich bei Stefanie Krystofiak, Michael Bitzer, Prof. Dr. Georg Disterer; Zentrum für Wissensmanagement am Fachbereich Wirtschaft, Fachhochschule Hannover; Kontakt: disterer@wirt.fh-hannover.de.

2 Seite 2 Das Wissensmanagementsystem Knowledge Café gehört zu einem Gesamtsystem namens Portal-Suite, zu dem auch das Content-Management-System Publicity und das Basissystem Portalmanagement zählen. Dieses Gesamtsystem dient der technischen Unterstützung beim Aufbau und Betrieb (großer) Informationsangebote im Intranet, Extranet oder Internet. Die Abbildung des Anbieters veranschaulicht den Aufbau des Gesamtsystems. Das Basissystem Portalmanagement stellt grundlegende Dienste (Benutzerverwaltung, Systemkonfiguration u.ä.) bereit, auf die andere Systeme zugreifen. Sowohl das Content-Managementsystem Publicity als auch das Wissensmanagementsystem Knowledge Café nutzt diese Basisfunktionen, daher ist der Einsatz von Portalmanagement jeweils Voraussetzung. Der in der Abbildung mit Integrations-Management gekennzeichnete Teil weist auf vielfältige Schnittstellen des Portals zu anderen Systemen hin. Quelle: Altavier Im folgenden wird vornehmlich auf das Produkt Knowlegde Café Bezug benommen und die anderen Teile des Gesamtsystems nur so weit beschrieben, wie es dafür notwendig ist. 2 Hauptfunktionen von Knowledge Café Knowledge Café ist eine Wissensmanagement-Software, die modular aufgebaut ist. Zur Basisausstattung können nach Bedarf weitere Module hinzugefügt werden. Zur Basisausstattung gehören die Module: Glossar, GlobalSearch, MyNews, Y- ellow Pages und Online-Hilfe. Mit dem Glossar werden alle Dokumente verschlagwortet, um das Finden relevanter Informationen zu erleichtern. Die Suchfunktionen bieten neben einer Volltextsuche auch Möglichkeiten für spezielle Abfragen wie etwa nach Autor, Titel, Zeitraum; die Relevanz der Suchergebnisse kann mittels Anzeige eines Ranking

3 Seite 3 dargestellt werden. Mit MyNews haben Benutzer die Möglichkeit, persönliche Interessensprofile anzulegen, damit neu eingestellte Informationen automatisch angezeigt werden. Mit Yellow Pages können Benutzer persönliche Homepages mit Angaben zu ihrem Arbeitsgebiet, Schwerpunkten, Kompetenzen u.ä. zu erstellen, um anderen Benutzern das Finden eines geeigneten Ansprechpartners bei fachlichen Fragen und Probleme zu erleichtern. Die Online-Hilfe bietet Unterstützung bei der Benutzung des Systems. Diese Basisausstattung von Knowledge Café kann durch weitere Module ergänzt werden. Mit dem Modul Knowledge Base werden Dokumente verschiedenster Dateiformate (wie etwa Word, Excel, PDF) in das System aufgenommen und für alle Benutzer bereitgestellt. Unter dem Begriff Virtuelle Bibliothek stehen besondere Funktionen zur Verfügung, mit denen der Kreis der Benutzer, die Dokumente einstellen dürfen, eingegrenzt werden kann und die Dauer der Veröffentlichung von Dokumenten vorbestimmt werden. Das Modul Presse bietet die Funktionen eines Pressespiegels, um anderen Benutzern aktuelle Informationen aus Zeitschriften, Zeitungen und Magazinen anzubieten. Die Module Schwarzes Brett, Diskussion, Community und Projekte dienen der Unterstützung der Kommunikation und Zusammenarbeit von Benutzern. Das Modul Schwarzes Brett ermöglicht es berechtigten Mitarbeitern aktuelle Informationen zu veröffentlichen. Hierbei handelt es sich um allgemeine Informationen wie es z.b. Kantinenmitteilungen, Betriebsratsmitteilungen oder Einladungen zu Betriebsfeiern sein können. Ein themenbezogener Austausch von Informationen kann mit dem Modul Diskussion realisiert werden. Dieses Forum dient als Diskussionsplattform auf der Expertenwissen abgefragt bzw. verbreitet werden kann. Das Modul Community stellt dem Mitarbeiter ein informelles Netzwerk zur Verfügung. Die Nutzung dieses Moduls durch die Mitarbeiter ist freiwillig. Mit dem Modul Projekte können individuelle Projektbereiche bestimmt und eingegrenzt werden. Innerhalb von Projektbereichen können Ansprechpartner direkt kontaktiert werden sowie die Dokumentation abgelegt und verteilt werden. Eine projektbezogene Nutzung der Groupware-Funktionen wie z. B. Terminkalender, Mail ist ebenfalls möglich. Wenn verschiedene Personen auf unterschiedliche Inhalte zugreifen sowie Inhalte einstellen oder einsehen dürfen, dann ist mit einem Berechtigungskonzept dafür Sorge zu tragen, dass der Zugang zu Inhalten nur berechtigten Personen gewährt wird. Knowledge Café sieht dafür verschiedene Rollen mit unterschiedlichen Rechten vor. Dieses Rollenkonzept kann frei aufgebaut und erweitert werden. Bei der Entwicklung des Berechtigungskonzepts können bestehende Rechtestrukturen sowie Anbindungen über andere Standards (z.b. LDAP) berücksichtigt werden. Verschiedene Berechtigungsstufen können frei definiert werden, um die Berechtigung für Dokumente, Funktionen, Objekte oder einzelne Bereiche des Systems dezidiert zu regeln. Der Zugang zum System erfolgt durch eine Anmeldung im Browser, von wo aus der Benutzer zu den für seine Rolle festgelegten Inhalten gelangt. Inhalte können über das Content-Managementsystem Publicity eingebracht werden. Der Vorteil liegt in der relativ einfachen Bedienung, da keine Programmierkenntnisse benötigt werden, sondern die Inhalte in vorgefertigte Bausteine eingetragen werden kön-

4 Seite 4 nen, aus denen dann eine Seite zusammenfügt wird. Auf diesem Weg kann ein einheitliches Design des gesamten Systems realisiert werden. 3 Einsatzgebiet Die verschiedenen Module von Knowledge Café ermöglichen einen vielfältigen Einsatz in Anwaltskanzleien, da unterschiedliche Bereiche und Funktionen unterstützt werden. Durch die Kombination von Modulen ist der Funktionsumfang schrittweise erweiterbar. Innerhalb einer Kanzlei reichen die Einsatzmöglichkeiten von der Verbesserung der internen Kommunikation über Dokumentenmanagement bis zur Organisation und Unterstützung von Großmandaten. Durch Module wie das Diskussionsmodul kann der Wissensaustausch innerhalb von Rechtsgebieten oder Dezernaten durch z.b. entsprechende Fachdiskussionen unterstützt werden. Die Identifikation von bestimmten Wissensträgern kann durch das Modul Yellow Pages erleichtert und beschleunigt werden, da dort Spezialgebiete und besondere Kenntnisse und Fähigkeiten vermerkt werden. Somit werden bei Spezialproblemen interne Fachexperten schneller und sicherer gefunden und können um Rat gefragt werden. Auch im Bereich der gezielten Wissensverteilung können die Module von Knowledge Café eine unterstützende Funktion einnehmen, da z.b. mit Hilfe des Blackboards schnell aktuelle Informationen (z.b. Gesetzänderungen, neue Rechtssprechung) einer bestimmten Zielgruppe oder allen Mitarbeitern zugeliefert werden können. Eine ähnliche Funktion kann das Modul My News übernehmen. Knowledge Café unterstützt den Aufbau und die Pflege einer Sammlung von Dokumenten, auf die alle Benutzer zugreifen können. Zu diesem Zweck stehen die Module Knowledge Base und Presse zur Verfügung, die es ermöglichen, Musterverträge, Checklisten, Entscheidungen und Kommentare für alle zugänglich zu machen. Eine weitere Nutzungsmöglichkeit besteht darin, die Strukturen von stark strukturierten Vorgängen zu dokumentieren und als Vorlagen bereitzustellen. Durch das Glossar sowie die Suchfunktionen ist ein gezielter themenbezogener Zugriff zu den Dokumenten möglich. Detailliert festgelegte Zugriffsrechte sichern, dass nur Berechtigte auf die jeweiligen Dokumente und Informationen zugreifen können. Über das Modul Projekte kann die Organisation und Abwicklung von Großmandaten mit mehreren beteiligten Anwälten erfolgen. Zu diesen Projektbereichen haben dann nur die mit dem jeweiligen Mandat betrauten Personen Zugang. Die Bereiche umfassen alle Funktionalitäten des Systems und können auf die Bedürfnisse des jeweiligen Mandats abgestimmt werden. 4 Einsatzumgebung Eine Voraussetzung zum Betrieb von Knowledge Café ist der Einsatz des Basismoduls Portalmanagement (siehe oben). Das Gesamtsystem baut technisch auf den IBM Lotus Domino R5 Server auf, der die technische Umgebung des Systems bildet. Dieser Server ist auf Standardplattformen (Windows, Linux, Solaris...) lauffähig und bietet Schnittstellen zu allen aktuellen Technologien (CORBA, XML, Java). Ebenso sind Schnittstellen zu Datenbanken und anderen Programmen (SAP, PeopleSoft, Baan...) verfügbar.

5 Seite 5 Damit ist eine Systemumgebung notwendig, die technisch anspruchsvoll und komplex ist. Ein Einsatz von Knowledge Café in kleineren Kanzleien erscheint daher nicht sinnvoll. Für größere (und überörtliche) Kanzleien wird ein mächtiges Werkzeug zur Verbesserung der internen Kommunikation und Kooperation bereit gestellt. Insbesondere erscheint der Einsatz in überörtlichen Kanzleien sinnvoll oder in Kanzleien, in denen die Anwälte überwiegend unterwegs und nur wenige Tage in der Woche im Büro sind. Die Implementierung des Systems ist wohl nur mit beratender Unterstützung des Anbieters möglich, da viele Komponenten angepasst und viele Parameter eingestellt werden müssen. Somit ist die Nutzung von Knowledge Café über ein Projekt gemeinsam mit dem Anbieter zu initiieren. Entsprechend ist die Angabe von Preisen zur Beschaffung und Nutzung der Software nicht möglich. Die Lizenzkosten sind abhängig von der Anzahl der Module, die eingesetzt werden. Die Projektkosten hängen vom Funktionsumfang und vom Grad der notwendigen Anpassungen des Systems an die Anforderungen einer Kanzlei ab. 5 Weitere Beobachtungen Auf der Website des Anbieters ( werden Demoversionen von Knowledge Café angeboten, die einen ersten Eindruck in die Funktionsweise einiger Module geben. Die Demoversionen der beiden genannten Seiten unterscheiden sich durch verschiedene Gestaltungen und Funktionsumfänge; die Version auf der Seite erscheint für einen Test empfehlenswerter. Die Zugangsdaten für die Demoversionen werden nach Anforderung vom Anbieter per Mail zugeschickt. Bei der Nutzung der Demoversion kann das Arbeiten mit einem vollständig eingerichteten System einen Überblick über Einsatzmöglichkeiten und Funktionen geben. Weitergehende Erfahrungen und Details sind mit der Demoversion nicht zu erlangen, dafür muss direkter Kontakt mit dem Anbieter aufgenommen werden. Die Benutzeroberfläche von Knowledge Café erleichtert das Arbeiten mit dem System, da eine klare Struktur deutlich ist, so etwa die Trennung von allgemeinen Bereichen (für alle Benutzer) und persönlichen Bereichen, in die Benutzer individuelle Inhalte einstellen können.