Visualisieren und Präsentieren

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1 Visualisieren und Präsentieren Seminararbeit - Arbeitstechniken (SS 2005) Michel Weimerskirch michel@weimerskirch.net Technische Universität Kaiserslautern Fachbereich Informatik Seminarleiter: Christian Hoecht Zusammenfassung In dieser Arbeit werden allgemeine Kriterien und Regeln genannt, die beim Visualisieren und Präsentieren ausschlaggebend sind. Der Schwerpunkt liegt dabei bei der Vorbereitung und Ausführung von Vorträgen. Nachdem auf wichtige Fragen bezüglich den teilnehmenden Personen hingewiesen und ein kurzer Überblick über diverse Präsentationsmedien und ihre Verwendung gegeben wird, erklärt der nächste Teil verschiedene Visualisierungstechniken (Verwendung von Hervorhebungen, Farben und Schriften). Anschliessend werden allgemeine Präsentationstechniken anhand der Bereiche Körpersprache und Rhetorik verständlich gemacht, bevor im letzten Teil der generelle Ablauf eines Vortrages analysiert wird. Schlussfolgernd wird darauf hingewiesen, dass ein gelungener Vortag aus einem guten Zusammenspiel zwischen Inhalt und Präsentation besteht.

2 Inhaltsverzeichnis Visualisieren und Präsentieren Michel Weimerskirch (TU Kaiserslautern) 1 Einleitung: Präsentieren als Form der Kommunikation Planen eines Vortrages Analyse der Rahmenbedingungen Die Rolle der teilnehmenden Personen Überblick über häufig benutzte Präsentationsmedien Visualisieren: Darstellung abstrakter Sachverhalte Wie visuelle Signale interpretiert werden Hervorhebung von Kerninformationen Verwendung von Farben Text und Schriftsatz Präsentieren: Übermitteln von Informationen Grundlagen der Körpersprache Einführung in die Rhetorik Ablauf eines Vortrages Einleitung Ablauf Abschluss Schlussfolgerung

3 1 Einleitung: Präsentieren als Form der Kommunikation Der Mensch ist ein auf vielen Ebenen kommunizierendes Wesen, das manchmal auch spricht. - Ray L. Birdwhistell 1 Kommunikation findet nicht, wie so oft angenommen, nur auf verbaler Ebene statt, sondern auch auf Ebene der Gestik und Mimik. Sobald wir mit einem anderen Lebewesen in Kontakt treten - sei es durch Blickkontakt, durch sprachlichen Kontakt (z.b. über Telefon) oder durch schriftlichen Kontakt - findet eine Kommunikation statt. Man kann nicht nicht kommunizieren, wie WATZLA- WICK 2 mit seinem ersten Kommunikationsaxiom verständlich macht. Eine besondere Form der Kommunikation findet bei Vorträgen, Produktpräsentationen, Vorstellungsgesprächen und Seminaren statt. Dem Präsentatoren geht es darum, mit den zu Verfügung stehenden Mitteln ein Produkt oder eine Idee möglichst verständlich an seine Zuhörer beziehungsweise sein Publikum zu übermitteln. Dass solch eine Präsentation möglichst perfekt und effizient ablaufen soll, um ein positives Ergebnis zu erreichen, liegt auf der Hand. Im Folgenden wird auf die Vorbereitung und Ausführung von Vorträgen eingegangen. Die beschriebenen Ideen und Techniken können jedoch auch zum Beispiel auf Produktpräsentationen, Vorstellungsgespräche oder Seminare übertragen werden. 3 2 Planen eines Vortrages 2.1 Analyse der Rahmenbedingungen Vor und während des Entwurfs eines Seminars sind mehrere Faktoren zu berücksichtigen, die unmittelbar die Planung und damit später auch die Ausführung und den Ablauf eines Seminares maßgeblich beeinflussen. Diese Faktoren sind: 1. Die Personen die am Seminar teilnehmen. 2. Die persönlichen Probleme und Gesichtspunkte der jeweiligen Personen. 3. Die zu erfüllenden Lernziele. 4. Die zur Verfügung stehenden Präsentationsmedien. (vgl. [Bir85], S. 189/190) 2.2 Die Rolle der teilnehmenden Personen Um eine Präsentation dem Publikum möglichst gut anzupassen, sollte man sich schon bei der Vorbereitung folgende Fragen stellen: Was kann ich bei meinen Zuhörern an Wissen voraussetzen? 1 Quelle: 2 Österreichischer Psychotherapeut und Kommunikationswissenschaftler (vgl. [Bir85], S. 79)

4 4 Warum genau sind meine Informationen für dieses Publikum wichtig? Welche Informationen braucht der Zuhörerkreis, um die Relevanz meiner Ausführungen zu verstehen? ([Hie94], S. 45/46) 2.3 Überblick über häufig benutzte Präsentationsmedien Die Wahl des geeigneten Präsentationsmediums fällt nie leicht. Je nach Publikum, Zielsetzung, räumlichen Gegebenheiten, der maximalen Vorbereitungszeit, des Bugets sowie des Präsentationstypen ist das eine und nicht das andere Präsentationsmedium besser geeignet. Oberstes Gebot bleibt jedoch immer einwandfreie Sicht - ohne Ermüdung. Unabhängig davon welches Medium gewählt wird, soll der Zuschauer die Informationen immer klar sehen, lesen und erkennen können. Wichtig ist immer eine zuhörerorientierte Präsentation. Nicht der Präsentator, sondern der Zuhörer steht im Mittelpunkt. Er will informiert werden. (vgl. [Hie94], S sowie S. 234) Die Darstellung aller Vor- und Nachteile der einzelnen Präsentationsmedien würde zwar den Rahmen dieser Arbeit sprengen, dennoch gelten eigentlich grobe Richtlinien, welches Medium sich für welchen Zweck am besten eignet: Overheadprojektionen eignen sich prinzipiell für fast jeden Zweck. Die transparenten Plastikfolien sind überall günstig zu bekommen und leicht zu beschriften. Dies könnte jedoch zu einem Nachteil werden, wenn dadurch Quantität vor Qualität gesetzt wird. Da man die Folien problemlos übereinander legen kann, lassen sich so einerseits komplexe Zusammenhänge erklären, durch das Entfernen von Folien jedoch andererseits auch Einzelaspekte hervorheben. Auch wenn diese Methode alt zu sein scheint, bewährt sie sich dennoch immer wieder. Diaprojektionen eignen sich für größere Gruppen. Es geht allerdings an Dynamik gegenüber Overheadprojektionen verloren, da weder die Reihenfolge der Dias verändert werden kann, noch Text hinzugefügt werden kann. Ausserdem ist eine Raumverdunklung nötig. Sie führt in der Regel zu Ermüdungserscheinungen und somit zu Unaufmerksamkeit der Zuhörer. Flip-charts eignen sich meist nicht als Hauptmedium, sondern als Ergänzungsmedium das Informationen, wie zum Beispiel den Ablauf eines Seminares, ständig zur Verfügung stellen kann. Sie ermöglichen zudem die Aufnahme spontaner Reaktionen der Zuhörer. Pinnwände eignen sich einerseits für Moderatoren kleinerer Gruppen, in denen gemeinsam ein Thema erarbeitet werden soll, andererseits jedoch auch bei Vorträgen, bei denen mit Hilfe der Pinnwand vorgefertigte Karten nach und nach angepinnt oder, je nach Situation, entfernt werden können. Die Methode ist teilnehmerorientiert und dementsprechend interaktiv.

5 5 Datenprojektionen - heutzutage meistens durch lichtstarke Beamer, oft jedoch auch noch durch LCD-Aufsatzdisplays für Overheads - erlauben es mit wenig Übung professionelle Präsentationen zu erstellen. Durch den schrittweisen Auf- beziehungsweise Abbau der Darstellungen lassen sich, analog zum Übereinanderlegen der Folien bei Overheadprojektionen, sowohl komplexe Zusammenhänge, als auch Einzelaspekte darstellen und erklären. Bereits bestehende Folien lassen sich jedoch leider nicht mehr ohne weiteres während eines laufenden Vortrags ergänzen, wie das bei Overheadprojektionen möglich ist. Hier ist eine perfekte Meisterung der Technik durch den Vortragenden notwendig. (vgl. [MSW91] S. 209/210; [Hie94] S ; [HFN04] S ) 3 Visualisieren: Darstellung abstrakter Sachverhalte Der Einsatz visueller Hilfsmittel beeinflusst maßgeblich den Erfolg einer Präsentation. Dies belegt eine Studie des Wharton Institute for Applied Research der University of Pennsylvania zum Einsatz visueller Hilfsmittel (Abb. 1). Sieg des Präsentators: bei Einzelentscheidungen 66 % bei Gruppenentscheidungen 72 % Erhöhung der Wahrscheinlichkeit einer Entscheidung von 58 % auf 79 % Verkürzung der durchschnittlichen Länge einer Konferenz um 28 % Abbildung 1. Quelle: [Rie] 3.1 Wie visuelle Signale interpretiert werden Das menschliche Gehirn ist in zwei Hälften aufgeteilt. Wie in Abbildung 2 dargestellt, ist die linke Gehirnhälfte verbal organisiert (abstrakte Symbole wie Sprache, Worte, Formeln, Symbole, Ziffern). Die rechte Gehirnhälfte funktioniert jedoch nonverbal (das heisst nach Gefühl, Ahnungen, Eindrücken) und entscheidet damit auch nach Bildern. Wenn beide Gehirnhälften gleichzeitig beansprucht werden, verstärkt das den Lernerfolg und Zusammenhänge sind besser erkennbar. Dies erzielt man durch visuelle Signale (Bilder, Schemen, Darstellungen sowie farbliche Hervorhebungen), welche die Präsentation begleiten. (vgl. [Hie94] S. 100, [Bir85] S ) Die Verwendung von Visualisierungen und Illustrationen bevorteilt einerseits den Zuhörer, der dadurch zu einem Zuseher wird und dadurch die vorgetragenen

6 6 Abbildung 2. Linkes Gehirn : verbal, digital, logisch-exakt, analytisch; rechtes Gehirn : non-verbal, analog, ganzheitlich-kreativ, intuitiv ([Hie94], S. 100) Informationen besser assimilieren kann, andererseits aber auch den Präsentatoren selbst, der anhand der Illustrationen die Überlegungen der Vorbereitungsphase immer vor Augen hat. (vgl. [Hie94], S. 104) 3.2 Hervorhebung von Kerninformationen Bei der Ausarbeitung einer Präsentation soll im Allgemeinen darauf geachtet werden, dass Kerninformationen deutlich und leicht erkennbar sind, um so die kognitive Wahrnehmung möglichst effektiv zu steigern. Sowohl farbliche als auch formliche Kennzeichnungen erlauben es dem Präsentator, wichtige Stichpunkte hervorzuheben, Zusammenhänge zu verdeutlichen sowie Querverweise verständlich zu machen (vgl. [Sei93]). Dadurch wird es sowohl für den Präsentatoren als auch für den Zuschauer möglich, interaktiv teilzunehmen. Interaktion ist nicht immer notwendig, erhöht jedoch die Effizienz. 3.3 Verwendung von Farben Farbiger Text sowie farbige Symbole und Markierungen ermöglichen es dem Zuschauer, sich bei einem Vortrag schneller zu orientieren. Die gezielte Arbeit mit der sogenannten Farbenpsychologie kann und sollte erlernt werden. Laut der Farbenpsychologie wirkt Rot erregend, Blau kalt und zurückgezogen, Grün beruhigend, Schwarz tief, Gelb wärmend und leicht, Grau neutral, usw.. Eine geschickte und einheitliche Farbverwendung ist demnach ein wichtiges Standbein einer soliden Visualisierung. (vgl [IOR91] S ) Es kann jedoch auch vorkommen, dass man sich von der Farbpsychologie irreführen lässt: Grün reicht vom gelblichen Frühlingsgrün bis zum bläulichen Giftgrün. Und als Praktiker [ist man auf die] Plakatstifte, auf die Folienschreiber und die Farbpalettte des Druckers angewiesen. Das subtile Spiel mit der Farbpsychologie [sollte man] daher den Künstlern und Werbegrafikern überlassen. ([Hie94], S. 175)

7 7 3.4 Text und Schriftsatz Da es nicht möglich ist, alles in verständliche Bilder zu fassen, ist Text meist die einfachste Form, Informationen zu visualisieren (d.h. sichtbar zu machen ) (vgl. [Sei93], S. 23). Für das Benutzen von Text und Schlagwörtern gibt es drei Gebote: Lesbarkeit, Übersichtlichkeit und Attraktivität. Die Schrift muss auch aus der letzten Reihe klar erkennbar und ohne Anstrengung lesbar sein. Um den Zuschauer nicht zu irritieren, sollen Informationen soweit möglich nicht zu detailliert dargestellt werden, um ein übersichtliches Schriftbild zu gewährleisten. Da Text wesentlich uninteressanter ist als Bilder und Zeichnungen, soll man eine möglichst symphatische Schriftfamilie 3 auswählen, um dem Text eine gewisse Attraktivität zu verleihen. (vgl. [Hie94], S. 125,127) 4 Präsentieren: Übermitteln von Informationen 4.1 Grundlagen der Körpersprache Eine große Bandbreite an Nachrichten, die wir aussenden oder von anderen Menschen empfangen, werden auf nonverbalem Weg übermittelt. Die Körpersprache ist dabei viel ehrlicher, weil wir unseren Körper in dieser Beziehung viel weniger kontrollieren, als unsere Sprache. Dies kann sowohl Vorteil, als auch Nachteil sein. Wenn wir offene Sinne und ein waches Auge für die Signale und Kommentare unserer Körpersprache haben, können viele Gespräche und Begegnungen leichter und erfolgreicher verlaufen. ([Mol83], S. 9) Die Körpersprache ist die erste Sprache, die der Mensch kennt. Im Laufe des Lebens wird die Körpersprache jedoch immer mehr zu einer Fremdsprache, die es wieder neu zu erlernen gilt, um Missverständnisse bei der zwischenmenschlichen Kommunikation zu vermeiden. (vgl. [Mol83], S. 9) Um einen möglichst guten Eindruck bei den Zuschauern zu erwirken, ist eine aufrechte Grundhaltung zu empfehlen, ohne jedoch verkrampft zu wirken. Das Körpergewicht soll gleichmäßig auf beiden Beinen verteilt sein. Dabei soll man dem Publikum den Blick zuwenden, eine freundliche Miene behalten und den Blickkontakt abwechselnd bei jedem Zuschauer für jeweils 3 bis 5 Sekunden aufrecht erhalten. Ruhige, kontrollierte Bewegungen anstatt wilden Gestikulationen hinterlassen einen professionellen Eindruck. (vgl. [Hie94], S. 307, 315) Die wichtigste Rolle spielt jedoch immer das Gesicht: 3 Schriftfamilie [engl. font family], die Menge der vorhandenen Schriftschnitte einer einzelnen Schriftart. Für jede Schriftart stehen meist die Schriftschnitte kursiv und fett zur Verfügung. Quelle: Der Brockhaus Computer und Informationstechnologie. Mannheim: F.A. Brockhaus 2005.

8 8 Der größte Teil unserer nichtsprachlichen Signale wird vom Gesicht aus gesendet. ([MSW91], S. 100) Wir kennen die Wirkung eines Lächelns und wissen die Anzeichen von Ärger oder Mißbilligung bei Geprächspartnern zu deuten. Die Mimik beeinflusst auch in großem Maße den ersten - und damit wichtigsten - Eindruck, den Gesprächspartner erhalten. Strahlt ein Gesicht freundliche Offenheit aus, ist der Gesprächspartner eher bereit sich dieser Person zu öffnen. Bei einem verschlossenen und finsteren Gesichtsausdruck nimmt der Gesprächspartner eher eine abwehrende Haltung ein. 4.2 Einführung in die Rhetorik Auch ohne einen Rhetorik-Kursus zu besuchen, kann man seine Aussprache wesentlich verbessern, wenn man sich an einige Regeln hält. Das Sprechtempo darf nicht zu schnell sein, besser ist es, langsam zu sprechen, dafür jedoch laut und betont. Ausserdem soll man regelmäßig - vor allem während Bewegungen - Sprechpausen einlegen. (vgl. [Hie94], S. 315) Durch das Einflechten örtlicher Geschehnisse und persönlicher Ereignisse kann ein Präsentator die Aufmerksamkeit seines Publikums stärker auf sich und den Vortrag ziehen. Dieses Bindeglied zu dem, was für [die] Zuhörer am wichtigsten ist, sie selbst nämlich, wird unweigerlich Aufmerksamkeit hervorrufen und eine zuverlässige Verbundheit zwischen Redner und Zuhörern herstellen. ([Car81], S. 102) 5 Ablauf eines Vortrages 5.1 Einleitung Die ersten Minuten eines Vortrages hinterlassen einen bleibenden Eindruck beim Zuschauer und sind daher von kritischer Wichtigkeit für den weiteren Ablauf des Vortrages. Ein Vortrag kann, nach einer formellen Begrüssung, durch verschiedene Themen eingeleitet werden: ein aktuelles Ereignis, ein Zitat, ein Beispiel, eine Statistik oder eine Anekdote. Einleitende Worte sollten jedoch nicht länger als 10% der Vortragszeit einnehmen. (vgl. [Hie94] S ; [Sei93] S ) 5.2 Ablauf Wie auf Abbildung 3 dargestellt, lässt nach etwa 5 bis 10 Minuten die Aufmerksamkeit der Zuschauer unausweichlich nach und die Aufmerksamskeitkurve sinkt. Durch verschiedene Techniken, wie beispielsweise variierende Betonungen beim Sprechen, Reizwörter oder einfach nur das Wechseln der Folien 4, kann man 4 bzw. Dias oder ähnliches

9 9 Abbildung 3. Nach dem Start sinkt die Aufmerksamkeit ab. Mit speziellen visuellen und akustischen Signalen sichern Sie die volle Aufmerksamkeit an den für Sie wichtigen Stellen. ([Hie94], S. 347) die Aufmerksamkeit der Zuschauer erhöhen. Diese Attention Getters wirken jedoch nur kurzzeitig, so dass man sie in regelmäßigen Abständen in den Vortrag einbauen soll. (vgl. [Hie94], S ) 5.3 Abschluss Beim Abschluss eines Vortrages soll man von der Gelegenheit profitieren, um den Gesamteindruck abzurunden. Durch die Ankündigung des bevorstehenden Abschlusses steigt die Aufmerksamkeitskurve nämlich ein letztes Mal wesentlich an, so dass es Sinn macht, noch einmal die wesentlichen Ideen des Vortrags zu wiederholen. Abschließend soll man sich beim Publikum für die Aufmerksamkeit bedanken. (vgl. [Hie94] S ; [Sei93] S. 92) 6 Schlussfolgerung Das Wichtigste bei jedem Vortag bleibt jedoch nach wie vor immer noch der Inhalt. Obwohl eine gelungene Anwendung von diversen Präsentationstechniken ein wichtiger Tragebalken jedes Vortrages ist, soll und darf der Inhalt nicht vernachlässigt werden. Gleichermaßen gilt es jedoch auch, aufzupassen dass man nicht durch übertriebene Visualisierungen vom eigentlichen Inhalt ablenkt. Ein gutes Zusammenspiel von Inhalt und Technik ist demnach unerlässlich. Während eines Vortrages sind die Aspekte der Körpersprache und Rhetorik jedoch ebenfalls ausschlaggebend für den Erfolg. Wenn auch hier kein Expertenwissen erforderlich ist, so sind wesentliche Kentnisse doch von nutzen. Da in der zur Verfügung stehenden Literatur bei bestimmten Punkten widersprüchliche Ratschläge gegeben werden, bleibt es meist das Beste, sich natürlich zu verhalten und auf keinen Fall künstlich zu wirken.

10 10 Literatur Bir85. Birkenbihl, Michael: Train the Trainer. 6., durchgesehene und ergänzte Auflage. Verlag Moderne Industrie, , 5 Car81. Carnegie, Dale: Rede - Die Macht des gesprochenen Wortes. 7. Auflage. Verlag Lebendiges Wort GmbH, HFN04. Hartmann, Martin ; Funk, Rüdifer ; Nietmann, Horst: Präsentieren: zielgerichtet und adressatenorientiert. 7. Auflage. Beltz, Hie94. Hierhold, Emil: Sicher präsentieren - wirksamer vortragen. 3. überarb. und erw. Auflage. Ueberreuter, , 5, 6, 7, 8, 9 IOR91. Imlau, Achim ; Orth, Dirk-Peter ; Ring, Udo: Überzeugen durch Farbe - Präsentationstechnick in neuem Gewand. 1. Auflage. Stamm-Verlag GmbH, Mol83. Molcho, Samy: Körpersprache. Mosaik Verlag, MSW91. Müller-Schwarz, Uli ; Weyer, Bernhard: Präsentationstechnik. Gabler, , 8 Rie. Rieger, Dr.: Seminar Wirtschaftsinformatik II - Vortrags-/Präsentations- Technik. Version: 18. Oktober Sei93. Seifert, Josef W.: Visualisieren - Präsentieren - Moderieren. 5. Auflage. Gabal, , 7, 8, 9