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1 index no. 29 EASY SOFTWARE AG S MAGAZINE FOR DOCUMENT MANAGEMENT DAS EASY SOFTWARE AG-MAGAZIN FÜR DOKUMENTEN-MANAGEMENT EASY-CAPTURE EASY-CAPTURE EASY-CAPTURE EASY-CA PTURE EASY-CAPTURE EASY-CAPTURE EASY-CAPTURE EA SY-CAPTURE EASY-CAPTURE EASY-CAPTURE EASY-CAPT URE EASY-CAPTURE EASY-CAPTURE EASY-CAPTURE EASY -CAPTURE EASY-CAPTURE EASY-CAPTURE EASY-CAPTUR E EASY-CAPTURE EASY-CAPTURE EASY-CAPTURE EASY-C EASY-DMS EASY-DMS EASY-DMS EASY-DMS EASY-DM S EASY-DMS EASY-DMS EASY-DMS EASY-DMS EASY- DMS EASY-DMS EASY-DMS EASY-DMS EASY-DMS EAS Y-DMS EASY-WARETM EASY-DMS EASY-DMS EASY-DMS EASY-DMS EASY-DMS EASY-DMS EASY-DMS EASY-DMS EASY-D MS EASY-DMS EASY-DMS EASY-DMS EASY-DMS EASY EASY-ARCHIVE EASY-ARCHIVE EASY-ARCHIVE EASY-ARC HIVE EASY-ARCHIVE EASY-ARCHIVE EASY-ARCHIVE EASY -ARCHIVE EASY-ARCHIVE EASY-ARCHIVE EASY-ARCHIVE EASY-ARCHIVE EASY-ARCHIVE EASY-ARCHIVE EASY-AR CHIVE EASY-ARCHIVE EASY-ARCHIVE EASY-ARCHIVE EAS Y-ARCHIVE EASY-ARCHIVE EASY-ARCHIVE EASY-ARCHIV EASY-WEB EASY-WEB EASY-WEB EASY-WEB EASY-WE B EASY-WEB EASY-WEB EASY-WEB EASY-WEB EASY-W EB EASY-WEB EASY-WEB EASY-WEB EASY-WEB EASY- WEB EASY-WEB EASY-WEB EASY-WEB EASY-WEB EASY -WEB EASY-WEB EASY-WEB EASY-WEB EASY-WEB EAS Y-WEB EASY-WEB EASY-WEB EASY-WEB EASY-WEB EA EASY-APPLICATIONS EASY-APPLICATIONS EASY-APPLICA TIONS EASY-APPLICATIONS EASY-APPLICATIONS EASY-A PPLICATIONS EASY-APPLICATIONS EASY-APPLICATIONS E ASY-APPLICATIONS EASY-APPLICATIONS EASY-APPLICATI ONS EASY-APPLICATIONS EASY-APPLICATIONS EASY-AP PLICATIONS EASY-APPLICATIONS EASY-APPLICATIONS EASY TM Release EASY-WARE 3.20 REPORT SOFTWARE N E W S EASY SOFTWARE AG Am Hauptbahnhof 4 D MÜLHEIM/RUHR Pressesendung Deutsche Post AG Entgelt bezahlt K index-online@easy.de z Internet:

2 EDITORIAL DMS A Promising Market of the Future The DMS market offers good perspectives. By the time the phase of delayed investments due to the economic situation has ended and business conversions to euro currency have been completed, the new German federal tax legislation alone, which will come into effect on January 1, 2002, should see to it that Document Management remains a convincing growth market. And we are jumping at the chance: Sooner and more up-todate than our competitors, we have provided information regarding the current state and the consequences of the altered tax legislation in workshops, road shows, and on our service site responses were positive throughout. Now we are aiming to build on this lead, for the benefit of our partners and customers in particular. During the DMS EXPO fair in Essen on September 26 through 28, we are going to demonstrate in detail how our product portfolio is fully compliant with the new legal requirements, and more than up to meeting the steadily growing demands of the DMS market. The EASYWARE Release 3.20 offers numerous new functions as well as the new module EASY WEB DMS which allows users to access the essential functions of EASY DMS via a web browser through the intranet or Internet, saving both time and money. We are going to demonstrate the entire bandwidth of our product suite including our Content Management solution EASY PORTAL as well as EASY EXCHANGE with new DMS functions for the "Microsoft Exchange Server" groupware solution. As another highlight, we are presenting a joint development of EASY SOFTWARE AG and Konica Business Deutschland GmbH which allows to distribute the incoming mail in businesses and government offices electronically through a photocopier (!): The documents are simply placed on a digital copier, scanned, digitized and sent to the network where the EASY module IQ classify automatically identifies the type of the document and forwards it directly to the appropriate department - yet another reduction of the daily office workload. This is what EASY stands for. All in all, this means good prospects for EASY in a promising market. DMS Ein Zukunftsmarkt mit Perspektive Der DMS-Markt hat Perspektive. Spätestens wenn die Phase konjunkturbedingter Investitionsstaus und der betrieblichen Euro-Umstellungen beendet ist, sollte allein schon die ab dem 01. Januar 2002 geltende neue Abgabenordnung des Bundes dafür sorgen, dass Dokumentenmanagement ein überzeugender Wachstumsmarkt bleibt. Und wir packen zu: Früher und aktueller als die Konkurrenz haben wir über den neuesten Stand und die Auswirkungen der geänderten Abgabenordnung in Workshops, Road-Shows und auf unserer Service-Site informiert und durchgehend positive Resonanz erhalten. Nun gilt es, diesen Vorsprung gerade auch zum Vorteil unserer Partner und Kunden zu nutzen. Auf der DMS EXPO in Essen vom 26. bis 28. September werden wir detailliert darstellen, wie unser Produktportfolio den neuen gesetzlichen Anforderungen in vollem Umfang genügt und den stetig steigenden Anforderungen des DMS-Marktes mehr als gewachsen ist. So wartet das EASYWARE-Release 3.20 mit zahlreichen neuen Funktionen und dem neuen Modul EASY WEB-DMS auf, mit dem Anwender mittels eines Web-Browsers zeit- und kostensparend über das Intra- oder Internet auf die grundlegenden EASY-DMS Funktionen zugreifen. Mit der Präsentation unserer Content-Management- Lösung EASY-PORTAL sowie von EASY-EXCHANGE mit neuen DMS-Funktionen für die Groupwarelösung "Microsoft Exchange Server" demonstrieren wir die ganze Bandbreite unserer Produktpalette. Als weiteres Highlight präsentieren wir eine Entwicklung der EASY SOFTWARE AG und der Konica Business Deutschland GmbH, mit der die Eingangspost in Unternehmen und Behörden elektronisch über den Kopierer (!) verteilt werden kann: Die Dokumente werden einfach auf einen digitalen Kopierer gelegt, eingescannt, digitalisiert und an das Netzwerk weitergeleitet. Dort erkennt das EASY-Modul IQ classify die Art des Dokuments automatisch und leitet es direkt an die zuständige Abteilung weiter eine weitere EASY-typische Entlastung für den Büroalltag. Alles in allem gute Aussichten für EASY in einem Markt mit Perspektive. Cordially yours, Markus Hanisch/Senior Executive Herzlichst Ihr Markus Hanisch/Vorstand 2

3 CONTENTS / INHALT TM EASY-WARE Editorial 2 Editorial 4 News 4 News 6 EASYWARE-Version EASYWARE Version EASY SOFTWARE in the first 6 months 12 EASY SOFTWARE im ersten Halbjahr 16 Success Story Regensburg Clinic 16 Anwenderbericht Klinikum Regensburg 20 SAP Event Résumé 20 SAP Event Resümee 22 EASY PORTAL Reports 22 EASY PORTAL-Berichte 24 News from the German Finance Ministry 24 Neues vom Bundesfinanzministerium 26 Simplifying Every-Day Office Life with Konica and EASY 26 Konica und EASY vereinfachen Büroalltag 30 Imprint 30 Impressum 31 Seminare 31 Courses TRADE SHOWS / MESSEN Halle 1 Stand Essen Alle in dieser Publikation aufgeführten Wort- und Bildmarken sind Eigentum der entsprechenden Hersteller. All trade marks, tradenames and logos in this publication are the property of their respective owners. 3

4 NEWS Strategic Partnership between EASY SOFTWARE and Engineering Informatics Strategische Partnerschaft zwischen EASY SOFTWARE und Engineering Informatics As of September 2001, EASY SOFTWARE has entered a strategic partnership with Engineering Informatics (EI), a solutions and services company, operating exclusively in the mysap.com Product Lifecycle Management market. Together, EASY SOFTWARE and Engineering Informatics will provide complete end-to-end solutions for customers who use PLM by SAP. Lynn R. Hogg, President of EASY SOFTWARE INC., comments: "The primary focus of our partnership will be to provide SAP users with the functionality to manage business documents from within the SAP user interface as well as all forms of enterprise documentation including engineering and technical documentation and drawings as well as other office and corporate documentation. Combining SAP's strong PLM functionality with EASY SOFTWARE's document archiving and imaging options provides an exceptional, long-term enterprise storage solution that helps companies reduce costs typically associated with long-term data management while also meeting all of the legal and regulatory retention requirements." EI's President & CEO, Werner Simpson, says: "I am extremely proud of our relationship with EASY SOFTWARE. It is of a strategic nature in that both companies can rapidly expand their growth in the SAP marketplace."- Im September 2001 ist EASY SOFTWARE eine strategische Partnerschaft mit Engineering Informatics (EI) eingegangen, einem Anbieter von Lösungen und Dienstleistungen, der ausschließlich auf dem Gebiet des mysap.com Product Lifecycle Management tätig ist. Gemeinsam werden EASY SOFTWARE und Engineering Informatics ganzheitliche, umfassende Lösungen für Kunden anbieten, die PLM von SAP verwenden. Lynn R. Hogg, Vorsitzender der EASY SOFTWARE INC., meint dazu: "Unsere Partnerschaft wird hauptsächlich darauf abzielen, SAP-Anwender in die Lage zu versetzen, Geschäftsunterlagen aus der SAP-Oberfläche heraus zu verwalten, genauso wie alle Formen der Unternehmensdokumentation, wie z.b. Dokumente und Zeichnungen aus den Bereichen Maschinenbau und Technik, aber auch andere Büro- und Firmenunterlagen. Die Kombination der leistungsfähigen PLM-Funktionalität von SAP mit den Dokumentenarchivierungs- und Imaging-Optionen der EASY SOFTWARE ergibt eine außergewöhnliche, auf Dauer angelegte Aufbewahrungslösung für Unternehmen, die einerseits den Firmen Kosten erspart, die sonst mit dem Langzeit-Datenmanagement verbunden sind, und andererseits dennoch allen gesetzlichen Vorschriften und Bestimmungen entspricht." Werner Simpson, der Vorsitzende und Geschäftsführer von EI, kommentiert: "Ich bin sehr stolz auf unsere Beziehung zu EASY SOFTWARE. Sie ist strategischer Natur, denn sie gestattet es beiden Firmen, ihr Wachstum im SAP-Markt rasch zu erweitern."- EASY Website distinguished as "Top Business Site" The electronic classified directory "Elektronisches Branchenbuch EBB" has distinguished the web presence of EASY SOFTWARE AG as a "Top Business Site 2001". This award is only given to sites which refer to economic issues and is valid for one year. Sites are assessed according to their topicality and usefulness which must rank significantly higher than what is generally offered on the Internet. Out of 40,000 evaluated websites, only 800, or 2%, received this award.- EASY-Website als "Top Business Site" ausgezeichnet Das "Elektronische Branchenbuch EBB" hat den Internetauftritt der EASY SOFTWARE AG als "Top Business Site 2001" ausgezeichnet. Diese Auszeichnung wird nur Seiten mit wirtschaftlichem Bezug zuteil und gilt für jeweils ein Jahr. Bewertungskriterien sind die Aktualität und der Nutzwert der Seiten, der deutlich über dem Durchschnitt des sonst im Internet Gebotenen liegen muss. Von bewerteten Websites sind nur 800 prämiert worden, d.h. 2%.- 4

5 INTRODUCING A NEW COMPANY WHOSE 7,000 CUSTOMERS INCLUDE THE WORLD S LARGEST ORGANIZATIONS. TODAY, JETFORM CORPORATION BECOMES ACCELIO As JetForm, we made our name in the eighties and nineties as the global leader in electronic forms. Today, our solutions are much broader and deeper. We give organizations simple ways to extend critical business processes to customers, partners and employees in the ways that work best for them, while making those processes much faster. The results include happier customers, increased market share and reduced operating costs which is why over 70% of the Fortune 100 are Accelio customers, including the top 10. Accelio. A new company. A bold vision. An exciting future. CORPORATE HEADQUARTERS Accelio Corporation, 560 Rochester Street, Ottawa, Ontario, K1S 5K2 Canada Tel (613) or (866) (Toll free) OTTAWA TORONTO ATLANTA DALLAS SAN FRANCISCO NEW YORK DETROIT CHICAGO WASHINGTON DÜSSELDORF LONDON DUBLIN PARIS MILAN OSLO STOCKHOLM SYDNEY BEIJING TOKYO SINGAPORE 2001 Accelio Corporation. All rights reserved. Accelio is a trademark of Accelio Corporation.

6 SOFTWARE Die Zukunft des Dokumentenmanagements: The Future of Document Management: EASY-WARETM 3.20 Significantly expanded WEB compatibility, an allover new EASY DMS, implementation of distinctive modules and features: With the new product version EASYWARE 3.2, EASY SOFTWARE AG is setting the standards for the future of modern document management. EASYWARE 3.2 will be introduced at this year's DMS Expo show in Essen. Wesentlich erweiterte WEB-Fähigkeit, ein rundum erneuertes EASY-DMS, Implementierung markanter Module und Features: Mit der neuen Produktversion EASYWARE 3.2 setzt die EASY SOFTWARE AG Maßstäbe für die Zukunft des modernen Dokumentenmanagements. EASYWARE 3.2 hat Premiere zur diesjährigen DMS Expo in Essen. 6

7 SOFTWARE Some highlights from the extensive range of EASY innovations: Einige Highlights aus dem reichhaltigen Angebot der EASY-Innovationen: EASY IQ classify: Fully-automatic and trainable classification of heterogeneous document stacks EASY NEWSCLIP light export : Automatic press clippings with CAPTURE import EASY INTELLI search: Extended full-text retrieval based on semantic analogies and inflected forms in multilingual archives EASY WEB DMS: Web client for modern and flexible process control within the company through the Internet or intranet EASY CRYPTING: State-of-the-art encryption technology for maximum security in event processing Add the integration of digital forms (EFORMS), Object Right servers, single sign-on, EASY SmartLink and Xpost for SAP users, and much more - EASYWARE 3.2 completes the range of EASY products for integrated document management. Those who have already worked with EASYWARE will familiarize themselves with the new functions in no time. But even newcomers to EASY will soon be able to use all central functions for their daily business. EASY-IQ classify: Vollautomatische und trainierbare Klassifikation heterogener Dokumentenstapel EASY-NEWSCLIP light export: Automatisches Presseclipping mit CAPTURE-Import EASY-INTELLI search: Erweiterte Volltextrecherche nach semantischen Entsprechungen und Flexionsformen in mehrsprachigen Archiven EASY-WEB DMS: Webclient für eine zeitgemäße und flexible Steuerung betriebsinterner Vorgänge via Intraoder Internet EASY-CRYPTING: Modernste Verschlüsselungstechnik für größtmögliche Sicherheit bei der Vorgangsbearbeitung Dazu die Integration digitaler Formulare (EFORMS), Objektrechteserver, Single Sign-On, für SAP-Anwender EASY SmartLink und XPost, und vieles mehr EASYWARE 3.2 komplettiert das EASY-Angebot für ein Dokumentenmanagement aus einem Guss. Wer bereits mit EASYWARE gearbeitet hat, wird sich mit den neuen Funktionen sehr schnell vertraut machen. Aber auch neue EASY-Anwender werden in sehr kurzer Zeit alle wichtigen Funktionen für das Tagesgeschäft nutzen können. Extended basic technology It is now possible to generate EFORMS and use them for event processing. EFORMS allow to display, edit, print and save electronic forms such as tax returns, remittance slips or official forms as well as self-created templates in EASY ARCHIVE, EASY CAPTURE and EASY DMS, and archive them in EASY ARCHIVE. The extended Scanner Remote Control provides scanned documents in PDF format. Erweiterte Basistechnologie EFORMS können nun generiert und für die Vorgangsbearbeitung eingesetzt werden. Mit den EFORMS lassen sich elektronische Formulare wie z.b. Steuererklärungen, Überweisungsträger oder behördliche Formulare sowie eigenerstellte Vordrucke in EASY-ARCHIV, EASY- CAPTURE und EASY-DMS anzeigen, bearbeiten, drucken, speichern und in EASY-ARCHIV archivieren. Die erweiterte Scan-Fernbedienung erzeugt eingescannte Dokumente im PDF-Format. 7

8 SOFTWARE EASY-CAPTURE: Jedem das Seine EASY CAPTURE: To each his own The EASY NEWSCLIP light export interface permits convenient acquisition, collection and categorization of printed information from print media, press releases, memos or typescripts and facilitates the creation of press archives and editing of their contents. On a scanned print template, such as a page from a newspaper, the user can mark an article and any images that go with it. At the push of a key, zones are recognized automatically header, subheader, lead, section, image caption, or the entire text. The identified parts of the article are acquired by EASY CAPTURE and made available in the archive in a revision-proof manner. A revision-proof image of the template is archived at the same time. Another option besides full-text retrieval is to store the press clippings or documents in files according to their subject, topics or editions and to add other digital documents such as video files, radio interviews or multimedia objects at any time. Die Schnittstelle EASY-NEWSCLIP light export ermöglicht das komfortable Erfassen, Sammeln und Kategorisieren von gedruckten Informationen aus Printmedien, Pressemitteilungen, Schriftstücken oder Typoskripten und erleichtert das Anlegen von Pressearchiven sowie das redaktionelle Arbeiten mit deren Inhalten. Auf einer eingescannten Printvorlage, beispielweise einer Zeitungsseite, kann der Anwender einen Artikel samt dazugehörigem Bildmaterial markieren. Auf Tastendruck werden automatisch Zonen erkannt Headline, Subheadline, Lead, Abschnitt, Bildunterschrift oder auch der ganze Text. Die erkannten Artikelbestandteile werden über EASY-CAPTURE erfasst und volltextrecherchierbar im Archiv zur Verfügung gestellt. Gleichzeitig wird ein revisionssicheres Image der Vorlage archiviert. Neben der Volltextrecherche besteht auch die Möglichkeit, die Presseclippings bzw. Dokumente nach Sachgebieten, Themen oder Ausgaben in Mappen abzulegen und weitere digitale Dokumente wie Filmdateien, Radiointerviews oder Multimediaobjekte jederzeit hinzuzufügen. Das Modul EASY-IQ classify ist eine selbstlernende Software zur automatischen Dokumentenklassifizierung. Das Programm analysiert und klassifiziert Dokumente anhand statistischer Verfahren mit sehr hoher Treffsicherheit. Mit einem Assistenten, der Schritt für Schritt bei der Erstellung von neuen Dokumentenklassen oder Trainingsdokumenten hilft, lassen sich nun jederzeit die Dokumenten- Zuordnungen für neu erstellte Klassen antrainieren. Der tägliche Posteingang wird durch EASY-IQ classify automatisch strukturiert und kann somit erheblich schneller bearbeitet und zielgerichtet verteilt werden. The module EASY IQ classify is a self-learning software for automatic document classification. The program analyzes and classifies documents based on statistic procedures with tremendous accuracy. With the help of a wizard providing step-by-step instructions for the creation of new document classes or training documents, it is now possible to train the document allocations for newly created classes at any time. The daily incoming mail is automatically structured through EASY IQ classify and can thus be processed much faster and distributed right on target. TM EASY-WARE

9 SOFTWARE EASY ARCHIVE knows foreign languages Documents which were acquired with WINCOLD can be transferred to Exchange or Lotus Notes via SMTP Export, or converted to XML format. EASY INTELLI search is the name of a new EASY ARCHIVE module for multilingual, semantic full-text search in archives. This solution is of particular interest to multinational companies maintaining multilingual archives. EASY WEB ARCHIVE: Archiving through the Internet EASY WEB ARCHIVE provides access to EASY archives via the Internet or intranet from the familiar EASYWARE File Manager interface. With the new WEB Edit module, any documents can be transferred to an EASY archive through a browser. The Report linkage enables many and diverse layout templates. With CI Notes, notes can be displayed and edited in EASY WEB archives. EASY DMS for your safety The encryption technology of EASY CRYPTING ensures maximum security during event processing. EASY CRYPTING encodes documents or personal data to protect them from unauthorized access while they are being forwarded within the company. Only authorized individuals are able to decode and view the information with their digital keys. When forwarded, the information is automatically encrypted again. Advanced forwarding options simplify and optimize the proven EASY DMS "ad hoc workflow". EASY-ARCHIV kann Fremdsprachen Mit WINCOLD erfasste Dokumente können über SMTP Export in Exchange oder Lotus Notes übergeben werden oder im XML-Format ausgegeben werden. EASY-INTELLI search heißt ein neues Modul für EASY-ARCHIV zur sprachübergreifenden, semantischen Volltextsuche in Archiven. Die Lösung ist besonders interessant für multinationale Unternehmen, die mehrsprachige Archive pflegen. EASY WEB-ARCHIV: Archivieren über das Internet EASY WEB-ARCHIV bietet einen Zugriff auf EASY- Archive über Inter- oder Intranet in der gewohnten Mappenmanager-Oberfläche der EASYWARE. Über das neue WEB Edit-Modul werden beliebige Dokumente mittels eines Browsers in ein EASY-Archiv transferiert. Die Report-Anbindung ermöglicht vielfältige Layout-Hinterlegungen. Mit CI Notizen können Notizen in EASY WEB-Archiven angezeigt und editiert werden. EASY-DMS zu Ihrer Sicherheit Mit der Verschlüsselungstechnik EASY-CRYPTING wird größtmögliche Sicherheit bei der Vorgangsbearbeitung erreicht. EASY-CRYPTING verschlüsselt Dokumente oder personenbezogene Daten, um sie sicher vor unerwünschtem Zugriff durch das Unternehmen zu leiten. Nur berechtigte Personen können mit ihren digitalen Schlüsseln die Informationen dekodieren und einsehen. Beim Weiterleiten erfolgt die erneute Verschlüsselung automatisch. Erweiterte Versendemöglichkeiten erleichtern und optimieren den bewährten "ad-hoc Workflow" von EASY-DMS. TM EASY-WARE

10 SOFTWARE EASY-WEB DMS: Weltweite Mitarbeit EASY WEB DMS: World-wide participation With EASY WEB DMS, users can access the basic functions of EASY DMS with a WEB browser through the intranet or Internet while operating with the "look and feel" of the EASY DMS Windows Client. The functions available through EASY WEB DMS include, for instance, the EASYWARE file concept, the modification of file types "on the fly", adding, displaying and printing documents, working with different distribution lists, document version control and version management, sequential and concurrent file forwarding, access to global folders, file status reports via a monitor, and circulars with task definition. The user can decide individually and depending on the situation whether she wants to work with the extended functions of the Windows Client within the company, or via the intranet with the DMS WEB Client. From outside of the company's network, it is possible to log into the company DMS with a notebook, for example, through an Internet browser. The use of EASY WEB DMS also lowers the administration costs for the individual clients. This "zero administration" results in further reduced expenses because it is considerably less time-consuming than a complete client installation. Optimal business workflow With the implementation of many new functionalities, handling daily business processes with EASYWARE becomes even faster and more automated. The modular structure of the program package allows users to customize their profiles, says Matthias Kelp, Product Manager at EASY SOFTWARE AG. EASYWARE 3.2 offers optimal and individual solutions for each type of document management. You are invited to find out for yourself!- Mit EASY-WEB-DMS können Anwender mit einem WEB-Browser über das Intra- oder Internet auf die grundlegenden Funktionen von EASY-DMS zugreifen. Die Bearbeitung geschieht im "look and feel" des EASY- DMS Windows-Client. Zu den unter EASY-WEB-DMS bereitgestellten Funktionalitäten gehören beispielweise das Mappenkonzept der EASYWARE, das Verändern von Mappentypen "on the fly", das Hinzufügen, Anzeigen und Drucken von Dokumenten, die Arbeit mit unterschiedlichen Verteilerlisten, die Versionierung und Versionsverwaltung von Dokumenten, das sequentielle und parallele Versenden von Mappen, der Zugriff auf die globalen Ordner, die Statusabfrage der Mappen über einen Monitor und der Umlaufzettel mit Aufgabendefinition. Der Anwender kann individuell und situationsabhängig entscheiden, ob er im Unternehmen mit den erweiterten Funktionen des Windows Clients arbeiten will, oder ob er über das Intranet mit dem DMS-WEB Client agiert. Von außerhalb des Firmennetzwerkes kann er sich z.b. mit seinem Notebook über das Internet mittels Browser an das unternehmenseigene EASY-DMS anmelden. Mit dem Einsatz von EASY-WEB-DMS sinken auch die Kosten für die Administration der einzelnen Clients. Durch diese "Zero-Administration" ergibt sich eine weitere Kostensenkung, weil der zeitliche Aufwand gegenüber einer kompletten Client-Installation drastisch reduziert wird. Optimaler Geschäftsablauf Mit der Implementation vieler neuer Funktionalitäten wird die Arbeit mit EASYWARE im täglichen Geschäftsablauf noch weiter automatisiert und beschleunigt. Durch den modularen Aufbau des Programmpaketes kann der Anwender sein ganz persönliches Nutzungsprofil realisieren, so Matthias Kelp, Produktmanager der EASY SOFTWARE AG. EASYWARE 3.2 bietet für jede Art des Dokumentenmanagements die optimale und individuell zugeschnittene Lösung. Lassen Sie sich überzeugen!- Matthias Kelp, EASY SOFTWARE Product Manager/Produktmanager TM EASY-WARE

11 Gesetzt den Fall, Sie müssen elektronisch archivieren... Ab dem nächsten Jahr gilt ein neues Gesetz: Elektronisches Archivieren wird Pflicht. Wir sagen Ihnen schon jetzt, wie Sie schnell und günstig Ihre IT-Struktur um ein optimal passendes Archiv-System erweitern können. Gemeinsam mit Partnern veranstaltet EASY SOFTWARE eine bundesweite Veranstaltungsreihe. Aktuelle Termine und weitere Informationen finden Sie auf der Serviceseite Unten stehende EASY-Partner können Sie natürlich auch direkt kontaktieren. Kiel Hamburg Lübeck WMD Vertrieb GmbH Workflow Management & Document Consulting Ernst-Ziese-Str Ahrensburg Ansprechpartner: Andreas Karge Tel / Fax / Internet: isn GmbH Informations- u. System-Management Nord Kiel Hamburg Lübeck Ansprechpartner: Lorenz Roth Tel. 0431/ Fax. 0431/ Internet: RÖTH Dokumenten Management Wuppertal GmbH Saarbrücker Str Wuppertal Ansprechpartner: Detlef Deisler Tel. 0202/ Fax. 0202/ Internet: ipi GmbH Innovativer Partner im Informationsmanagement An der Brücke Lichtenau Ansprechpartner: Siegmar Kullack Tel / Fax / vertrieb@ipi-gmbh.com Internet:

12 REPORT EASY SOFTWARE in the first six months: EASY SOFTWARE im ersten Halbjahr: 11 percent sales growth Umsatzanstieg um 11 Prozent A ls Folge der weltweit festzustellenden Konjunkturabkühlung wurden die Wachstumsprognosen der Wirtschaftsinstitute in den vergangenen Monaten mehrfach zurückgenommen. Der IT-Markt hat sich von diesem Trend nicht abkoppeln können. So stand das erste Halbjahr auch für die EASY SOFTWARE Gruppe im Zeichen konjunkturbedingter Auftragsverzögerungen, die dazu führten, dass die Gruppe ihre ursprünglichen Umsatzpläne nicht gänzlich realisieren konnte. Die Umsatzerlöse des EASY Konzerns stiegen in den ersten sechs Monaten trotz der allgemeinen Konjunkturabkühlung auf 38,54 Mio. DM. Sie lagen damit um 11% über dem Umsatz des vergleichbaren Vorjahreszeitraumes (2000: 34,66 Mio. DM), jedoch unter unserer Planung. Die konzernweite Gesamtleistung nach Aktivierung der Software-Entwicklungskosten erhöhte sich gegenüber dem Vorjahrszeitraum um 14%auf 44,06 Mio. DM (2000:38,65 Mio. DM). 12

13 REPORT A s a result of the world-wide economic slowdown, the growth forecasts issued by economic institutions were repeatedly retracted during the past months. The IT market could not escape this trend. Therefore, the first half of the year was influenced by delayed orders due to the economic situation for the EASY SOFTWARE group as well; as a result, the group could not completely attain its original sales goals. In spite of the general economic decline, the sales revenues of the EASY group increased in the first six months to DM million. They exceeded the revenue of the same period in the previous year by 11% (2000: DM million), although they did not meet the target figures. The total turnover and operating revenue of the group after inclusion of the software development expenses increased by 12% to DM million as compared to the previous year (2000: DM million). Advance concessions to open up market prospects The gross profit of DM million almost matched that of the previous year (2000: DM million). Besides sales fluctuations and increased personnel expenses, the earnings side was affected by substantial advance concessions to open up future market prospects. This includes the completely new software version EASYWARE At the same time, EASY has made preparations to meet customer requirements resulting from the new legislation regarding digital archiving which will come into effect as of January 1, Unusual operating expenses and depreciation were another factor to be considered. For the EBIT operating result of DM million (2000: DM 2.43 million) alone, precautionary allocations to allowances for doubtful accounts made a difference of DM million. As a onetime effect, the portfolio write-down for own stock from the buy-back program decreased the financial result by DM 1.1 million. As a result of the listed factors, the first six months ended with a group period deficit of DM 6.63 million after deferred taxes (versus a period surplus of DM 0.84 million in 2000). Based on the company's 5,403,000 shares, this corresponds to a calculated result of Euro per share (2000: Euro 0.08). Vorleistungen zur Erschließung künftiger Marktpotentiale Das Rohergebnis lag mit 32,65 Mio. DM nahezu auf Vorjahresniveau (2000: 32,88 Mio. DM). Auf der Ertragsseite wirkten sich neben den Umsatzabweichungen sowie einem gestiegenen Personalaufwand beträchtliche Vorleistungen zur Erschließung künftiger Marktpotenziale aus. Hierzu gehört unter anderem die komplett neue Software-Version EASYWARE Parallel hat sich EASY für die Kundenanforderungen aus der ab 1. Januar 2002 wirksamen neuen Gesetzgebung zur digitalen Archivierung gerüstet. Hinzu kamen erhebliche Sondereffekte bei Aufwendungen und Abschreibungen. So schlugen allein beim Betriebsergebnis EBIT von -9,39 Mio. DM (2000: 2,43 Mio. DM) die vorsorglich vorgenommenen Einstellungen in Wertberichtigungen auf Forderungen mit -2,57 Mio. DM zu Buche. Als Einmaleffekt minderte die Abschreibung auf eigene Wertpapiere aus dem Aktienrückkaufprogramm das Finanzergebnis um 1,1 Mio. DM. In Folge der genannten Punkte ergab sich nach Berücksichtigung latenter Steuern für das erste Halbjahr ein Konzern-Periodenfehlbetrag von 6,63 Mio. DM (Periodenüberschuss 2000: 0,84 Mio. DM). Auf Basis der Aktien des Unternehmens entspricht dies einem rechnerischen Ergebnis pro Aktie von -0,63 Euro (2000 : 0,08 Euro). Fortentwicklung des EASYWARE-Produktangebotes Konzernweit investierte EASY 7,86 Mio. DM (2000: 11,71 Mio. DM) in Sachanlagen sowie den Bereich Forschung und Entwicklung. Der Schwerpunkt der Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten lag bei der Fortentwicklung des EASYWARE-Produktangebotes. Ein Kernpunkt der Innovation ist die Anbindung der EASY-Produkte an das Internet. Ein wichtiger Schritt voran war dabei die Entwicklung und Markteinführung des Neuproduktes EASY-EXCHANGE, mit dem sich der gesamte elektronische Mailverkehr von Unternehmen einschließlich anhängender Dokumente und Dateien automatisch und revisionssicher in zentralen oder persönlichen EASY-Archiven speichern lässt. 13

14 REPORT Markus Hanisch, Senior Executive/Vorstand Sales & Marketing Dirk Vollmering, Senior Executive/Vorstand Product Development Jörg Michael Pläsker, Senior Executive/Vorstand Corporate Communications & Investor Relations Michael Kaiser, Senior Executive/Vorstand Finance & Administration Further development of the EASYWARE range of products Within the group, EASY invested DM 7.86 million (2000: DM million) in tangible assets as well as the research and development sector. Research and development activities primarily focused on the further development of the EASYWARE range of products. Internet integration of EASY products is a key point in the innovation processes. An important step in this direction was the development and market introduction of the new product EASY EXCHANGE which allows to store all electronic mail communications within a company including attached documents and files automatically and in a revision-proof manner in public or personal EASY archives. EASY EXCHANGE thus focuses on an issue which is bound to gain considerable importance in the future. According to a survey published by the market research firm Forrester Research, businesses will send out more than 200 billion communications in the year Even now, is already the most frequently used communication medium in business life. This trend towards using is reinforced by future legislation (signature law, safekeeping regulations for digital documents) which requires businesses to provide for revisionproof storage of communications. More direct approach to target groups in Sales Sales activities centered on the exploitation of the additional sales prospects which arise from the amendment of the German fiscal code. These measures combine the expertise within the EASY group with the possibilities offered by our sales partners. EASY-EXCHANGE setzt damit an einem Punkt an, dessen Bedeutung in Zukunft noch deutlich zunehmen wird. Nach einer Studie des Marktforschungsunternehmens Forrester Research dürften im Jahr 2004 mehr als 200 Mrd. s von Unternehmen versendet werden. Die ist bereits jetzt das meistgenutzte Kommunikationsmedium im Geschäftsleben. Verstärkt wird der Trend zum -Einsatz durch die künftigen rechtlichen Regelungen (Signaturgesetz, Aufbewahrungspflicht digitaler Dokumente), die von Unternehmen eine revisionssichere Ablage von s fordern. Verstärkte zielgruppengerechte Direktansprache im Vertrieb Die Erschließung der zusätzlichen Absatzchancen aus der Novellierung der Abgabenordnung stand im Mittelpunkt der Vertriebsaktivitäten. Die hierauf gerichteten Maßnahmen bündeln die Möglichkeiten der EASY Gruppe mit denen der Vertriebspartner. Um die Marktpräsenz weiter zu verstärken, wurde die Kooperationsausrichtung fortgesetzt. So arbeitet EASY jetzt enger mit der SAP Systems Integration AG (SAP SI) zusammen und kooperiert mit der Jet-Form Corporation für integrierte Lösungsangebote mit Document Output Management (DOM) und elektronische Archivierung. Über die EASY SOLUTIONS AG wurde eine strategische Zusammenarbeit mit der ALLDATA Service GmbH im SAP-Umfeld vereinbart. Ergänzend zum Partnervertrieb sind die Direktvertriebsaktivitäten mit Produkten und Lösungen zu sehen. Sie werden dazu beitragen, den vorhandenen Firmenkundenkreis mit mehr als Netzwerkinstallationen über ertragsstarke Aktivitäten wie Beratung und Dienstleistungen zu erweitern. So wurde insbesondere durch EASY SOLUTIONS die zielgruppengerechte Direktansprache mit DMS-Lösungen für definierte Branchen verstärkt. 14

15 REPORT To reinforce our market presence even more, we have continued to place our emphasis on cooperation. Thus, EASY is now cooperating more closely with SAP Systems Integration AG (SAP SI) and also collaborates with Jet- Form Corporation to offer integrated solutions with Document Output Management (DOM) and electronic archiving. Through EASY SOLUTIONS AG, strategic cooperation was established with ALLDATA Service GmbH in the SAP environment. Direct sales activities involving products and solutions complement sales through partners. They will contribute to the expansion of the existing clientele with more than 6,000 network installations through highly profitable activities such as consulting and services. EASY SOLUTIONS in particular reinforced the target group oriented direct approach with DMS solutions for specific sectors. SOLSYS Österreich Mit Wirkung zum 31. Mai 2001 wurde Mitte August die 51-prozentige Beteiligung der EASY SOFTWARE AG an der österreichischen SOLSYS Solution Systems GmbH an den Mitgesellschafter Erwin Stern, Geschäftsführer der SOLSYS in Wien, verkauft. Die Anteile waren Mitte 1999 erworben worden, um mit dem Hauptprodukt von SOLSYS, der DMS-Software Visual EASY 400, auch den IBM AS/400-Markt bearbeiten zu können. Seit dem Zeitpunkt der Mehrheitsbeteiligung ist jedoch die Einsatzbreite der EASY-eigenen DMS-Standardsoftware EASYWARE ständig vergrößert worden, so dass inzwischen das EASYWARE-Angebot auch im IBM AS/400-Umfeld eingesetzt werden kann. Für EASY erübrigte sich damit ein weiteres Engagement in die SOLSYS. SOLSYS Austria Effective May 31, 2001, EASY SOFTWARE AG's 51% participation in the Austrian company SOLSYS Solution System GmbH was sold to co-proprietor Erwin Stern who is the CEO of SOLSYS in Vienna. These shares had been acquired in mid-1999 in order to be able to cover the IBM AS/400 market as well through SOLSYS' main product, the DMS software Visual EASY 400. Since the time this majority holding was acquired, however, the range of functions covered by EASYWARE, EASY's own DMS standard software, has been constantly increased, and the EASYWARE package can now be implemented in the IBM AS/400 environment as well. Further involvement of EASY in the SOLSYS business was thereby made redundant. Basis for a profitable year 2002 Both the strategic and operative organization of the company's continued growth will be increasingly resultoriented. To lay the groundwork for this, a number of additional cost-cutting measures were introduced during the first six months of this year; these include general savings which will become effective during the course of the entire year, as well as audits regarding all of the company's activities. At the same time, the proportion of highly profitable activities such as consulting and services is to be increased as planned. EASY is reinforcing its commitment in this sector in collaboration with powerful partners. Against this background, EASY is confident that the second half of the year will bring positive results. The company aims to provide the basis for a profitable allover business year 2002 even on the level of this year's sales revenue, which was reduced due to economic factors.- Basis für profitables Gesamtjahr 2002 Die strategische und operative Ausrichtung für weiteres Wachstum des Unternehmens steht im Zeichen verstärkter Ergebnisorientierung. Um die notwendigen Voraussetzungen zu schaffen, wurde noch im ersten Halbjahr eine Reihe zusätzlicher Kostensenkungsmaßnahmen eingeleitet. Dazu gehören allgemeine Einsparungen, die im Laufe des Gesamtjahres wirksam werden, sowie eine Inventur sämtlicher Aktivitäten des Unternehmens. Parallel soll aber der Anteil ertragsstarker Aktivitäten wie Beratung und Dienstleistungen plangemäß weiter erhöht werden. Das Engagement in diesem Bereich baut EASY gemeinsam mit leistungsstarken Partnern aus. Vor diesem Hintergrund geht EASY davon aus, für das zweite Halbjahr ein positives Ergebnis zu erzielen. Für 2002 soll somit selbst auf dem Niveau des diesjährigen, konjunkturbedingt reduzierten Umsatzes die Basis für ein profitables Gesamtgeschäftsjahr geschaffen werden.- 15

16 REPORT SUCCESS STORY Pionierleistungen mit EASY-Archiv im Uni-Klinikum Regensburg Blitzschneller Zugriff auf Patientenakten im digitalen Archiv Pioneering EASY ARCHIVE implementation in the Regensburg University Clinic Lightning-fast access to patient files in the digital archive Numerous archiving projects in connection with the SAP trade solution for hospitals Zahlreiche Archivprojekte in der Branchenlösung von SAP für den Klinikbetrieb The Regensburg university clinic is among the first major German hospitals to make the dream of a fully digitized patient file come true, step by step. This means that all relevant results and records such as doctor's communications, surgery reports, X-ray or pathological results which must otherwise be pulled from paper archives, costing much effort and time are available at the touch of a button, thanks to a perfect symbiosis between EASY ARCHIVE and the SAP IS- H*MED trade solution. Als eines der ersten Großkrankenhäuser Deutschlands verwirklicht die Regensburger Universitätsklinik schrittweise den Traum einer voll digitalisierten Patientenakte. Und zwar so, dass alle relevanten Befunde und Aufzeichnungen wie zum Beispiel Arztbriefe, OP-Berichte, Befunde der Röntgendiagnostik oder der Pathologie die sonst mühsam und zeitaufwendig aus den Papierarchiven gezogen werden müssen auf Knopfdruck verfügbar sind. Dafür geht die Branchenlösung IS-H*MED von SAP eine perfekte Symbiose mit EASY-ARCHIV ein. Früher als andere setzten die Regensburger auf die Branchenlösung von SAP als Pilotpartner trug man seinerzeit schon zur Weiterentwicklung der umfassenden Standardsoftware für den Klinikbetrieb bei. Regensburg besaß im Jahr 1992 weltweit die erste Krankenhausinstallation von SAP. Heute arbeiten über 600 Krankenhäuser in 20 Ländern der Erde mit diesem System. In Regensburg sind 825 Anwender registriert, etwa 400 davon angemeldet. Der konsequente Einsatz der SAP-Lösung war schließlich auch der Anlass, sich intensiver mit dem Thema Archivierung zu beschäftigen. 16

17 REPORT Earlier than others, Regensburg decided to use the SAP trade solution as a pilot partner, the clinic has actually contributed to the development of this comprehensive standard software for hospitals. In 1992, the SAP hospital implementation in Regensburg was the first world-wide. More than 600 hospitals in 20 countries all over the world are working with this system today. The Regensburg system counts 825 named users and some 400 concurrent users. The consistent use of the SAP solution eventually provided the initial impulse to look more closely into archiving. Euro transition: Initial project for EASY ARCHIVE During the planning for the Euro transition, it was recommended to transfer the bulk of stored data to an archive to avoid system crashes due to huge amounts of data during the transition. This initial issue has led to a great number of other archiving projects. Today, the load is taken off the active database by storing all data not needed every day in a different location. The archive also contains electronic patient files. The main point is to make all documents which are stored in the system including patient records from SAP plus half a million doctor's communications, surgery reports and X-ray results available in such a way that doctors can retrieve all information even during unexpected crashes or maintenance downtimes. Even if SAP does not respond for instance, in the course of a version upgrade doctors in the emergency room and specialist departments can still access all patient information through the EASY archive. In routine operation, the EASY archive also provides documents that were generated before the introduction of IS-H*MED and those from earlier information systems as well as the "brief digital record" in a user-friendly, intelligible manner and with the familiar SAP interface. Moreover, as part of a general downtime concept, EASY ARCHIVE creates a complete electronic patient file for the user which also contains all SAP documents. "Brief digital record": Everything at a glance in a matter of seconds Another exciting feature is known as "brief digital record" in Regensburg. "For this project, we have received incredibly positive Euroumstellung: Initialprojekt für EASY-ARCHIV Bei der Planung der Euroumstellung kam die Empfehlung auf den Tisch, vor der Umsetzung der Systeme die gespeicherten Datenbestände in ein Archiv zu transferieren, damit nicht aufgrund der hohen Datenmengen im Laufe der Umstellung die Systeme lahmgelegt werden. Inzwischen hat diese anfängliche Problemstellung zu einer Vielzahl anderer Archivierungsprojekte geführt. Gezielt wird heute die aktive Datenbank entlastet alle Daten, die nicht jeden Tag benötigt werden, werden ausgelagert. Daneben gibt es im Archiv elektronische Krankenakten. Hier geht es vor allem darum, alle im System gespeicherten Dokumente also Patientendaten aus SAP plus eine halbe Million Arztbriefe, Operationsberichte, Röntgenbefunde so verfügbar zu machen, dass auch bei einem ungeplanten Ausfall oder in einem Wartungsfenster alle Informationen für den Arzt abrufbar bleiben. Selbst wenn SAP, zum Beispiel im Laufe eines Releasewechsels, nicht "ansprechbar" ist, können die Ärzte in der Notaufnahme und in den Fachkliniken über das EASY-Archiv auf alle Patienteninformationen zugreifen. Im Routinebetrieb erweitert das EASY-Archiv für den Benutzer völlig transparent und mit der gewohnten SAP-Oberfläche die "SAP-Befundliste" einerseits um Dokumente aus der Zeit vor der IS-H*MED-Einführung und aus vorgelagerten Informationssystemen, andererseits um die "digitale Kurzakte". Darüber hinaus erstellt EASY-ARCHIV im Rahmen eines Ausfallkonzeptes für den Anwender eine komplette elektronische Krankenakte, die auch alle SAP-Dokumente enthält. "Digitale Kurzakte": In Sekundenschnelle alles im Blick Nicht weniger spannend ist ein anderes Thema, das in Regensburg unter dem Stichwort "digitale Kurzakte" geführt wird. "Auf dieses Projekt haben wir eine ungeheuer positive Resonanz, viele Ärzte sind regelrecht begeistert von diesem System, das den schnellen Zugriff auf ältere Dokumente erlaubt", sagt Dr. Athanassios Tsakpinis, Leiter der Abteilung DV-Med für das Rechenzentrum der Universität Regensburg. Nicht alle Unterlagen und Papiere werden auf Dauer ins Archiv gelegt. Nach einigen Jahren wird ein großer Teil mikroverfilmt. Parallel dazu schicken die Datenverarbeiter im Uniklinikum die wichtigsten Dokumente durch einen Scanner und legen sie ins Archiv. Diese digitale Kurzakte ist direkt aus dem SAP-System abrufbar und klärt den Arzt schon bei der Aufnahme eines Patienten schnell und gezielt über mögliche Vorerkrankungen und eingeleitete Therapien auf. Und auch die Einschätzungen von Kollegen, die den 17

18 REPORT feedback; many doctors are waxing enthusiastic about this system which provides fast access to older documents", says Dr. Athanassios Tsakpinis who heads the IT-Med department of the Regensburg University data processing center. Not all records and papers are stored indefinitely. After a few years, a major part of them is copied on microfilm. At the same time, the clinic's data processing staff scans the most important documents and archives them electronically. This brief digital record can be called directly from the SAP system and promptly provides physicians with specific information regarding any previous illnesses and therapies when a patient is admitted. Likewise, opinions of colleagues who have previously treated the patient are readily available. Visual aids for doctors: Pictures straight from the heart Change of scene: Henning M. is lying on an operating table while the Regensburg cardiology team is inserting a heart catheter. Doctors are tracing the path of a miniature camera through his veins on a monitor. Once it reaches the heart, the problem zone becomes evident. Several coronary arteries are clogged vessels which supply the cardiac muscle with blood. The visual impressions from this catheter probe determine further treatment, possible surgery, medication and dosage. In the case of Henning M., these "pictures straight from the heart" certainly do say more than a thousand words. The most important images from this probe are immediately placed in the electronic archive and every member of the Regensburg team of physicians can access this background information at any time. This is another project where EASY ARCHIVE closely collaborates with the SAP healthcare solution IS-H*MED. In this context, it is used as a picture library. The heart catheter project is only a first step - soon, this method will be used in Regensburg wherever additional image data can help support doctors' decisions. Research: Creating a photo archive Patienten zu einem anderen Zeitpunkt behandelt haben, sind auf diese Weise schnell verfügbar. Entscheidungshilfe für den Arzt: Bilder, die von Herzen kommen Szenenwechsel: Henning M. liegt im OP und das Regensburger Kardiologie-Team setzt einen Herzkatheter. Auf einem Monitor verfolgen die Ärzte den Weg, den eine Minikamera durch die Adern nimmt. Am Herzen angekommen, erkennen sie schnell die Problembereiche. Einige Koronargefäße sind verstopft Adern, die den Herzmuskel mit Blut versorgen. Die visuellen Eindrücke aus der Katheteruntersuchung entscheiden über die weitere Behandlung, über Operationen, die Gabe von Medikamenten und deren Dosierung. Die "Bilder aus dem Inneren des Herzens" sagen auch im Fall von Henning M. mehr als tausend Worte. Die wichtigsten Aufnahmen aus der Untersuchung werden direkt ins elektronische Archiv gestellt, so dass jeder im Regensburger Behandlungsteam alle Hintergründe kennt. Auch im Rahmen dieses Projektes geht EASY-ARCHIV eine enge Verbindung mit der medizinischen Branchenlösung von SAP (IS- H*MED) ein. Es wird sozusagen als Bildarchiv genutzt. Das Herzkatheterprojekt ist ein erster Schritt bald soll dieses Verfahren in Regensburg überall dort zum Einsatz kommen, wo zusätzliche Bildinformationen den Arzt in seinen Entscheidungen unterstützen. Forschungsarbeit: Recherche im großen Fotoarchiv Apropos Bildarchiv: Viele Mediziner aus Regensburg haben im Laufe ihrer Lehr- und Forschungstätigkeit eine Fülle von Dias gesammelt, die Krankheitsbilder und -verläufe illustrieren. "An manchen Lehrstühlen lagern weit über Dias in den Schränken", sagt Dr. Tsakpinis. "Dort auf Anhieb und mit einem Griff das richtige Bild zu finden, ist Speaking of picture libraries: in the course of their teaching and research careers, many Regensburg physicians have gathered an abundance of slides which illustrate clinical pictures and case histories. "Some departments have well over 10,000 slides stashed away in their closets," explains Dr. Tsakpinis. "Finding the image you need there right away and within grasp is not an easy venture." Therefore, in the future, the clinic's IT staff will create a picture and documentation archive into which all conventional and already digitized slides will be relocated. "In this context, the great advantage 18

19 REPORT of EASY is the fact that, through interfaces, the slides can be linked to text, or additional information can be entered directly, and later be retrieved via a full-text search," says Dr. Tsakpinis. "We believe that this service offers immense advantages to many hospitals." Thus, EASY archives not only facilitate the treatment of patients; they also simplify research and teaching. Positive experiences throughout: This calls for new projects Following the positive experiences with the EASY archive, all kinds of other uses are being considered, and several concrete plans for new projects are in the making. Soon, EASY will not only deal with minutes of board meetings and administrative paperwork; the IT staff is about to tackle the archiving of SAP records as well. Invoices, packing slips and similar documents will then also be accessed via EASY ARCHIVE. The fast interaction between SAP and EASY, which is administrationfriendly and barely noticeable for the user, is one of the factors which make the Regensburg installation so successful that it attracts many IT insiders from the healthcare sector. Dr. Athanassios Tsakpinis: "Our success is based on the fact that everything is controlled from the SAP mask. The user does not even notice when something comes from the archive." This aspect, incidentally, was the decisive factor for the intensive collaboration between the Regensburg clinic and EASY SOFTWARE AG. On the other hand and that is the second crucial advantage data can be retrieved even when the SAP system is temporarily not available. High acceptance: The team of physicians values the logical structure of the system Due to the simple and intuitive handling and the considerable added value offered by this solution, acceptance has been enormous. Dr. Tsakpinis: "Our systems are widely used because, to name just one example, an emergency room physician will greatly benefit from having the entire case history of a patience at her fingertips within a matter of seconds!"- schwierig." In Zukunft wird deshalb die IT-Mannschaft des Klinikums ein Bild- und Dokumentationsarchiv aufbauen, in das dann alle konventionellen und bereits digital zur Verfügung stehenden Dias verlagert werden. "Der Vorteil von EASY ist in diesem Zusammenhang, dass man über Schnittstellen die Dias mit Texten verknüpfen oder direkt zusätzliche Informationen eingeben kann - die dann über die Volltextsuche zu recherchieren sind", so Dr. Tsakpinis. "Wir glauben, dass diese Dienstleistung für viele Kliniken ungeheure Vorteile bringt." EASY-Archive erleichtern also nicht nur den Praxisbetrieb, sondern unterstützen ebenso Forschung und Lehre. Durchweg positive Erfahrungen: Das ruft nach neuen Projekten Nach den positiven Erfahrungen mit dem EASY-Archiv gibt es jede Menge weiterer Überlegungen, die in einigen Fällen schon in ganz konkrete Projektpläne münden. So werden bald nicht nur Vorstandsprotokolle und Papiere der Verwaltung in die EASY-Welt überführt; die IT-Mitarbeiter gehen demnächst auch die Belegarchivierung in SAP an - das heißt, Rechnungen, Lieferscheine und ähnliche Dokumente sind dann ebenfalls über EASY-ARCHIV abzurufen. Hier wird sich ebenfalls das schnelle, administrationsfreundliche und für den Anwender kaum spürbare Zusammenspiel von SAP und EASY bemerkbar machen. Das übrigens ist einer der Gründe, die die Installation in Regensburg so erfolgreich machen, dass viele IT-Insider aus dem Klinikbereich an die Donau pilgern. Dr. Athanassios Tsakpinis: "Unser Erfolg liegt gerade darin, dass alles von der SAP-Maske aus gesteuert wird. Der Anwender selbst merkt überhaupt nicht, wenn etwas aus dem Archiv kommt." Dieser Aspekt war dann auch entscheidend für die intensive Zusammenarbeit der Regensburger mit der EASY SOFTWARE AG. Andererseits aber und das ist der zweite entscheidende Vorteil können die Datenbestände auch dann durchsucht werden, wenn das SAP-System einmal nicht verfügbar ist. Hohe Akzeptanz: Das Ärzteteam schätzt den logischen Aufbau des Systems Aufgrund der leichten und logischen Bedienbarkeit und des deutlichen Mehrwerts dieser Lösung ist die Akzeptanz enorm. Dr. Tsakpinis: "Unsere Systeme werden umfassend genutzt, denn natürlich profitiert ein Arzt in der Notaufnahme nur um ein Beispiel zu nennen ganz entschieden davon, wenn er einfach per Knopfdruck in Sekundenschnelle Einblick in die gesamte Krankengeschichte eines Patienten hat!"- 19

20 NEWS EASY-for mysap.com EASY SOFTWARE participates in key SAP events to emphasize its presence in the SAP arena EASY SOFTWARE demonstriert Präsenz im SAP-Umfeld mit Teilnahme an den wichtigsten SAP-Veranstaltungen The steadily rising installation figures in the SAP environment prove that EASY SOFTWARE has been able to establish itself as a renowned and competent provider of archive solutions in the SAP arena and is reinforcing its presence there. These efforts are emphasized by collaboration with SAP in the development of the SAP DocFinder as well as the development of additional modules such as SmartLink, or supplementary features such as XPOST. Moreover, EASY will contribute to the most crucial events revolving around SAP. Die stetig steigenden Installationszahlen im SAP- Umfeld beweisen, dass die EASY SOFTWARE sich mehr und mehr als namhafter und kompetenter Anbieter von Archiv-lösungen im SAP-Umfeld etabliert hat und dies weiterhin forciert. Eine Entwicklungskooperation mit der SAP im Umfeld des SAP DocFinders sowie Entwicklungen zusätzlicher Module wie SmartLink oder ergänzender Features wie XPOST unterstreichen diese Anstrengungen. Zusätzlich wird sich EASY bei den wichtigsten Veranstaltungen zum Thema SAP einbringen. The dates in detail: Die Termine im einzelnen: DSAG Congress in the ICC in Berlin from September 4 5, 2001 DSAG Kongress im ICC in Berlin vom September 2001 The German SAP User Group (Deutsche SAP Anwender Gruppe) held its annual congress in Berlin this time. EASY SOFTWARE had already attended this event in Düsseldorf last year; this repeated participation shows EASY's growing commitment especially in the user environment. Some 1000 participants, including many SAP customers, attended this conference which focused mainly on mysap.com. Despite SAP's great efforts to render their Die Deutsche SAP Anwender Gruppe veranstaltete ihren alljährlichen Kongress dieses Mal in Berlin. Nachdem EASY SOFTWARE bereits im letzten Jahr in Düsseldorf mit dabei war, dokumentiert die neuerliche Teilnahme das zunehmende Engagement gerade auch im Anwenderumfeld. Zu dieser Tagung wurden rund 1000 Teilnehmer bzw. SAP-Kunden begrüßt. Schwerpunktthema des Kongresses war mysap.com. Trotz großer Anstrengungen der SAP, 20