Lösungen für Ihren Erfolg. Der Jahresbericht 2006

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1 Software, Computer und Systeme sollten für die Menschen da sein. Und nicht umgekehrt. Finden wir. Also machen wir sie so: für Kliniken, Schulen, Kommunen. Systeme für eine funktionierende Gesellschaft. Software für Menschen. Lösungen für Ihren Erfolg. Der Jahresbericht 2006 LANDSCHAFTS VERBAND RHEINLAND LVR Qualität für Menschen

2 Inhalt > Vorwort > > > > 11 Kommunikation & Technik Die neuen Mobile Clients Massenhaft Speicherplatz Voice over IP > > > > 18 > 19 > 20 > 21 Spezielle Lösungen Mehr Effizienz und Transparenz Barrierefrei und bürgerfreundlich KLIFD (Klientenverwaltungsprogramm für Integrationsfachdienste) Digitalisierte Hilfepläne Mehr Service für politische Vertreter Vernetzte Kliniken > > 24 > 25 > > 26 > 27 > 28 SAP-Projekte im Überblick SAP NetWeaver Portal SAP/HR-Einführung HR-Neuerungen beim Landesbetrieb Straßenbau NRW Personalbeschaffung Veranstaltungsmanagement EPOS > > > 34 > > 37 > 38 Projekte bei LVR InfoKom Ein DatenWarenhaus für LVR InfoKom CRM (Customer Relationship Management) Prozessmanagement Virtualisierung im Unix Umfeld Neuorganisation des IT-Supports

3 2006 war ein erfolgreiches Jahr Liebe Leserinnen, liebe Leser, mit Stolz und Freude darf ich Ihnen mitteilen, dass LVR InfoKom auch das zweite Jahr als Eigenbetrieb erfolgreich abgeschlossen hat. Sowohl das Jahresergebnis als auch die vielen Projekte, die wir gemeinsam mit Ihnen unseren Kunden umgesetzt haben, erfüllten unsere Erwartungen voll und ganz. Ich möchte die Gelegenheit nutzen, Ihnen einige herausragende Projekte kurz vorzustellen: Seit dem 31. Dezember 2006 arbeiten alle Dezernate und Dienststellen des LVR mit dem Neuen Kommunalen Finanzmanagement (NKF). Der LVR hat als eine der ersten großen kommunalen Einrichtungen in NRW die Umstellung von der kameralistischen auf die doppische Haushaltsführung gemeistert. Mit NKF steht nun ein Werkzeug zur Verfügung, dass über Kosten und Leistungen für einzelne Produkte Aufschluss gibt und damit mehr Orientierung und Steuerungsmöglichkeiten bietet hat LVR InfoKom die Einführung eines Krankenhausinformationssystems (KIS) für alle Kliniken des LVR abgeschlossen. Nun haben zirka Anwenderinnen 1 und Anwender die Möglichkeit, elektronische Patientenakten zu nutzen. Diese geben einen kompletten Überblick über Diagnose und Therapie von über Patienten der Rheinischen Kliniken. Mit dem Projekt hat der LVR auf dem Gebiet der Patientendokumentation eine führende Rolle im nationalen Vergleich eingenommen. Gemeinsam mit dem Presseamt und dem Medienzentrum Rheinland hat LVR InfoKom die Homepage des LVR überarbeitet. Mehr als Seiten wurden aktualisiert und neu strukturiert. Entstanden ist ein barrierefreier und bürgerfreundlicher Internetauftritt mit Gebärdensprachvideos, Sprachausgaben und zusätzlichen Texten in englischer, französischer, holländischer und türkischer Sprache. Der Kunde im Mittelpunkt Neben der erfolgreichen Realisierung von IT-Projekten stand das Jahr 2006 auch im Zeichen des Kunden: Unser Ziel war es, uns noch intensiver mit Ihnen unseren Kunden auszutauschen und Planungs- und Realisierungsvorhaben gemeinsam, vorausschauend und zielgerichtet anzugehen. Die Betrachtung und Optimierung Ihrer Prozesse stand hier im Mittelpunkt. Um unsere Aufgaben noch effizienter erledigen und unsere Dienstleistung weiter optimieren zu können, haben wir LVR InfoKom neu strukturiert, neue Rollen geschaffen und alte klarer definiert: Seit 2006 kümmern sich fünf Kundenmanager um Ihre Bedürfnisse. Gemeinsam mit Ihnen analysieren sie die Wünsche und Ansprüche Ihrer Anwender und Führungskräfte, koordinieren die Entwicklung von individuellen Lösungen und stimmen die strategischen Weichenstellungen und Budgetplanungen für alle IT-Themen ab. 1 Im Jahresbericht werden wir zu besseren Lesbarkeit nur von Anwendern, Mitarbeitern etc. sprechen. Hiermit meinen wir natürlich auch Anwenderinnen und Mitarbeiterinnen etc. > 2-3

4 Außerdem wurde ein Berater-Team gebildet, das unsere Kunden qualifiziert und produktunabhängig berät. Um die optimale Lösung für Sie zu finden, werden Prozesse und Bedarfe analysiert, Pflichten- und Lastenhefte erstellt sowie Marktbeobachtungen und Benchmarks durchgeführt. Am Ende des Auswahlprozesses, in den auch die Meinung qualifizierter Fachleute mit einfließt, steht eine Produktempfehlung zur Veränderung der bestehenden Prozess- und/oder IT-Landschaft. Qualifizierte Prozessmodellierer unterstützen fortan das neue Berater-Team. Im Rahmen des Beratungsprozesses analysieren sie die Prozesse unserer Kunden, dokumentieren sie nach klar definierten Standards und erarbeiten Lösungen zur Optimierung. Diese Vorarbeiten sind notwendig, denn schließlich kann auch die beste IT-Lösung nur schwer mangelhafte Prozesse unterstützen. Auf Basis der Vorarbeiten wird über die geeignete Auswahl und den Einsatz von IT-Werkzeugen nachgedacht. Die Entwicklung, den Support und die Pflege aller LVR InfoKom Produkte haben wir in eine Hand gegeben nämlich in die des Produktmanagements. Zehn selbstständige und kompetente Produkt-Teams verantworten nun den Einsatz von über 150 nach Gruppen gegliederten IT-Produkten von der Produktidee bis zur Kündigung. Nicht zuletzt hat LVR InfoKom eine separate Position geschaffen, bei der alle Vertriebsaktivitäten zentral gebündelt werden: Unser neuer Vertriebsmitarbeiter hat die Aufgabe, die im LVR entwickelten IT-Lösungen und Kompetenzen auch weiteren Kunden anzubieten. So können Synergien genutzt werden. Erfreulich zu hören: Die neue Organisation von LVR InfoKom stößt bei Ihnen auf positive Resonanz. Das zeigt uns, dass wir mit den Veränderungen, die von allen Betroffenen großen Einsatz gefordert haben, auf dem richtigen Weg sind. Im Rahmen unserer Unternehmens-Umstrukturierung haben wir auch ein Veränderungsmanagement geschaffen. Es hilft Ihnen, die Veränderungen, die mit der Optimierung von Prozessen und der Einführung von IT-Lösungen einhergehen, besser zu managen und mögliche Widerstände rechtzeitig zu erkennen. Außerdem werden die von der Neuerung betroffenen Mitarbeiter aktiv in den Veränderungsprozess einbezogen. Auf diese Weise lässt sich die Akzeptanz für das Vorhaben oft deutlich erhöhen. Transparenz, Verbindlichkeit und Partizipation stehen stets im Mittelpunkt des Veränderungsmanagements. Und noch ein Team haben wir geschaffen: Es besteht aus erfahrenen Projektmanagern und -assistenten. Sie helfen Ihnen und uns, die gemeinsamen IT-Projekte richtig zu planen und zielgerichtet sowie ressourcenschonend umzusetzen. Alle Team-Mitglieder beherrschen die gängigen Projektmanagementwerkzeuge und stehen der Projektleitung jederzeit beratend zur Seite. Wir werden besser, damit Sie besser werden Mitarbeiterqualifizierung Der Schuster trägt immer die schlechtesten Schuhe. Ich persönlich halte nichts von diesem Bild. Als Systemhaus, das für Optimierung von Geschäftsprozessen und für Veränderung steht, kann LVR InfoKom dauerhaft nur erfolgreich sein, wenn wir in der Lage sind, uns permanent selbst zu verändern, zu verbessern und an neue Bedingungen anzupassen. Aus diesem Grund war 2006 für uns auch das Thema Mitarbeiterqualifizierung von großer Bedeutung. Neben den üblichen fachlichen Qualifizierungsmaßnahmen haben wir große Anstrengungen unternommen, die Methodenkompetenz unserer Mitarbeiter weiter auszubauen. Kundenorientierung und Sozialkompetenz standen hier ebenso im Mittelpunkt wie Prozessmodellierungsmethoden und Methoden des Veränderungsmanagements. Im vergangenen Jahr haben wir wesentliche Bausteine für eine verbesserte Mitarbeiterentwicklung ergänzt. So haben wir den organisatorischen Rahmen dafür

5 geschaffen, dass sich alle Mitarbeiter zielgerichtet in entsprechenden Seminaren weiterbilden können. Preissenkung an Sie weitergegeben Das Jahr 2006 verlief für uns auch wirtschaftlich sehr erfolgreich: Durch konsequente Kostensenkungsprogramme, Zielvereinbarungen mit allen Mitarbeitern und einer transparenten Steuerung mit Kennzahlen ist es uns gelungen, unsere Produktpreise entweder konstant zu halten oder sogar zu senken. Die durchschnittliche Preissenkung über alle Produkte, die wir an unsere Kunden weiterreichen konnten, konnte gegenüber dem Vorjahr erneut gesteigert werden. Ihr Feedback verbessert unseren Service An dieser Stelle möchte ich allen Kunden für Ihre Teilnahme an unserer zweiten Kundenbefragung danken. Sie haben uns wieder ein konstruktives Feedback gegeben. Ihre Anregungen nehmen wir gerne auf, denn sie bilden die Basis für unseren Optimierungsprozess. Wir freuen uns, dass Sie unsere bereits umgesetzten Verbesserungsmaßnahmen positiv wahrgenommen haben. Wie geht s weiter? Unser Ziel ist es, den Einsatz von IT-Werkzeugen und -Lösungen permanent effizienter zu gestalten. Wir wollen Ihnen langfristig die richtigen Lösungen und Konzepte mit den entsprechenden Realisierungsressourcen anbieten können. Deshalb werden wir der vorausschauenden IT-Planung künftig mehr Bedeutung zukommen lassen werden wir mit unseren internen Kunden die IT-Strategieentwicklung intensivieren, um mit Ihnen mittel- und langfristige Entwicklungs- und IT-Bebauungspläne erstellen zu können. Neben der Weiterführung und Umsetzung vieler IT-Projekte werden wir uns 2007 schwerpunktmäßig um die Einführung des Business-Warehouses im LVR kümmern. Nach der erfolgreichen Einführung des NKF ist es nun sinnvoll, die Vielzahl von Führungs- und Steuerungsinformationen, über die die einzelnen Bereiche des LVR verfügen, mit einem schnellen und speziell hierfür vorgesehenen Werkzeug zu verarbeiten und Ihnen anzubieten. Einige Projekte hierzu wurden 2006 bereits in Angriff genommen. Auch beim Dezernat für Soziales im LVR wird es einige Veränderungen in der IT-Landschaft geben: Gemeinsam mit den betroffenen Mitarbeitern werden wir sowohl die Umstellung des Fachverfahrens auf eine durchgängige Standardlösung realisieren als auch die elektronische Akte einführen. Somit werden Bearbeitungsprozesse transparenter und bürgerfreundlicher werden wir Sie außerdem zu vielen interessanten Informationsveranstaltungen einladen können. Der Meinungsaustausch mit Ihnen ist uns wichtig, denn nur gemeinsam können wir optimale Lösungen entwickeln, die Ihren Bedürfnissen und Ansprüchen gerecht werden. Ich möchte Ihnen an dieser Stelle nochmals für die gute und überaus konstruktive Zusammenarbeit danken. Ich freue mich auf ein spannendes und erfolgreiches Jahr 2007 mit Ihnen. Ihr Oliver Hoffmann Geschäftsführer > 4-5

6 Wir wissen um die Herausforderungen, die mit dem Austausch und der Nutzung sensibler Daten verbunden sind. Deshalb bieten wir unseren Kunden Lösungen, die höchsten Ansprüchen an Sicherheit und Zuverlässigkeit genügen. Sicher, schnell und zuverlässig intelligente Hard- und Softwarelösungen für den Informations- und Datenaustausch.

7 METHOD call method me- >/dsd/sl if workarea is visible importing e visible = l visible. if l visible eq X. call method me- >/dsd/sl if workarea set visible exporting i visible = space. else. call method me- >/dsd/sl if workarea set visible exporting i visible = X. endif. ENDMETHOD.> Mit anderen Worten: Unsere intelligenten Hard- und Softwarelösungen sorgen für einen schnellen, sicheren und unkomplizierten Datenund Informationsaustausch. Moderne Kommunikations- und Datenverarbeitungstechnik muss höchsten Anforderungen nach Sicherheit, Zuverlässigkeit, Kompatibilität und Bedienbarkeit gerecht werden. Unsere intelligenten Hard- und Softwarelösungen erfüllen diese Ansprüche. So gewährleistet zum Beispiel ein von LVR InfoKom entwickelter Massenspeicher die manipulationssichere Aufbewahrung sensibler Daten. Alle Lösungen sind speziell auf die Bedürfnisse unserer Kunden abgestimmt und teilweise sogar mit ihnen entwickelt. > 6-7

8 Die neuen Mobile Clients eine sichere und zuverlässige Lösung Derzeit nutzen zahlreiche Kunden und Mitarbeiter des LVR diverse Geräte vom Typ Palm als Personal Information Manager, kurz PIM. Zum Abgleich von Daten und Terminen mit Microsoft Exchange stehen ihnen unterschiedliche Hard- und Softwarelösungen zur Verfügung, die jeweils an bestimmte Endgeräte wie PC oder WBT gebunden sind. Die Handhabung der Technik wurde von den Nutzern schon mehrfach als umständlich und unzuverlässig empfunden. LVR InfoKom hat daher im September vergangenen Jahres das Projekt MiLKA ins Leben gerufen. MiLKA steht für Mobile Clients im LVR, Kliniken und Außenämtern. Beschreibung des Projekts Im Rahmen des Projekts MiLKA wurde zunächst ermittelt, welche Anforderungen die Kunden an Mobile Clients stellen. Das Ergebnis: Der Datenabgleich mit Microsoft Exchange soll einfach, zuverlässig und falls realisierbar ortsunabhängig möglich sein. Außerdem wird eine größere Auswahl an Endgeräten mit besserer Funktionalität gefordert sowie mehr Flexibilität für zukünftige Erweiterungen. Bislang konnten die Kunden nur auf Geräte vom Typ Palm zurückgreifen und mit diesen lediglich ihren Terminkalender abgleichen. Der Einsatz von Handys, Pocket PCs und Notebooks als PIM war nicht vorgesehen beziehungsweise nicht standardisiert. Das Ziel des Projekts MiLKA bestand also darin, eine Netz- und Serverinfrastruktur aufzubauen, die ein sicheres und zuverlässiges Synchronisieren von Mobile Clients ermöglicht. Falls notwendig, sollen die Endgeräte standardisiert werden. Ein weiteres Ziel: Das neue System soll die mobile Datenerfassung zum Beispiel im Klinikbereich unterstützen. Um eine Lösung zu entwickeln, die die Ansprüche der Kunden und des LVR erfüllt, mussten zunächst folgende mögliche einsetzbare Technologien erprobt werden: Endgeräte zentrales Serversystem und Softwarelösung drahtgebundene Übertragungswege (Docking Station am PC oder Ethernet) drahtlose Übertragungswege (WLAN, Bluetooth, irda, Mobilfunk) Sicherheitslösungen, unter anderen mittels Verschlüsselung (VPN-Technologien) Die Realisierung Um den Anforderungen der Kunden rund ums Thema Endgeräte gerecht zu werden, hat man sich für den Einsatz von Pocket PCs entschieden, da sie sowohl Handy- als auch PDA-Funktionen in sich vereinen. Dirk Erdmann von den Rheini-

9 Massenhaft Speicherplatz für Landschaft und Kultur schen Versorgungskassen weiß die Two in One -Geräte zu schätzen: Wenn man häufiger nicht im Büro ist, ist die Kombination aus Handy und PDA sehr hilfreich und sinnvoll. Die Mail-Synchronisierung macht es möglich, Dinge schon von unterwegs zu erledigen ein enormer Gewinn! Was noch an Funktionen fehlt, wird die Zukunft sicher bringen. Die sichere Verbindung zwischen Pocket PC und Microsoft Exchange ist stets gewährleistet, da der Nutzer ausschließlich über ein verschlüsseltes VPN (virtuelles privates Netzwerk) des LVR auf die Daten zugreift. Nur über dieses Netz kann er sich auf Wunsch auch ins World Wide Web einwählen. Ergebnis Seit Februar 2007 ist die neue Netz- und Serverinfrastruktur mit bisher über 200 Endgeräten im Einsatz. Der Kunde hat nun die Wahl zwischen zwei Pocket PCs, die als Endgeräte nutzbar sind. Weitere Endgeräte werden nach Marktlage und Bedarf eingeführt. Damit kann der Kunde die für ihn wirtschaftlichste Alternative aussuchen. Die Nutzung der Mobilfunknetze zum Datenabgleich hat sich als leistungsfähig und wirtschaftlich erwiesen und gewährleistet zudem die Zuverlässigkeit des Systems. Gepaart mit der Leistung der Geräte (auch ohne Netzverbindung) ergibt sich für den Kunden ein hoher Nutzen. In den vergangenen Jahren haben die Kulturaußendienststellen des LVR damit begonnen, ihre Daten über Landschaft und Kultur im Rheinland zu digitalisieren, zu speichern und zu archivieren. Die Datensicherung auf Bandmedien wurde jedoch zunehmend zum Problem, denn die notwendigen Geräte waren starken mechanischen Belastungen ausgesetzt und stießen immer häufiger an ihre Kapazitätsgrenzen. Zudem wurden die Daten auf unterschiedliche Medientypen verteilt, was die Archivierung zusätzlich erschwerte. LVR InfoKom bekam den Auftrag, ein leistungsfähiges Archivierungssystem zu entwickeln, das außerdem die dauerhafte, manipulationssichere Aufbewahrung der digitalisierten Daten ermöglicht und unkompliziert abgerufen werden kann. Die Lösung: Einrichtung eines Massenspeichers in der LVR Zentrale in Köln, in der alle Daten, die in den Außendienststellen anfallen, zentral gespeichert und zur Verfügung gestellt werden. Beschreibung des Systems Für jede Außenstelle hat LVR InfoKom einen leistungsfähigen Server aufgestellt. Jeder von ihnen verfügt über ausreichend Festplattenkapazität, um all die Daten zu lagern, die von den Mitarbeitern aktuell bearbeitet werden und deshalb noch nicht fürs Archiv bestimmt sind. Die Informationen werden drei Mal täglich nach Köln übertragen und dort umgehend auf Band gesichert. Selbst wenn in der Außenstelle eingebrochen wird und alle Informationen verloren gehen, sind die Daten sicher in Köln aufgehoben. Um eine schnelle Datenübertragung zu gewährleisten, sind alle Außendienststellen mit einer Bandbreite von 2MBit/s an das LVR Netz angebunden. > 8-9

10 Die Informationen, die bereits komplett überarbeitet sind und im zentralen Archiv abgelegt werden sollen, werden in den Außendienststellen qualitätsgesichert abgelegt und anschließend ebenfalls nach Köln übertragen. Dort werden sie aber nicht mehr lokal vorgehalten, sondern auf externen Medien archiviert. Bei diesem Prozess wird eine Indizierung der Daten durchgeführt, damit diese später eindeutig im Archiv identifiziert und wieder gefunden werden können. Entsprechende Schnittstellen zu bereits vorhandener Katalogisierungssoftware werden von LVR InfoKom geschaffen. Ergebnis und Nutzen Mit der Einrichtung des Massenspeichers hat LVR InfoKom die Möglichkeit geschaffen, sämtliche Datenbestände der zahlreichen Kulturaußendienststellen des LVR zentral zu bündeln, systematisch zu archivieren und für Mitarbeiter leichter abrufbar zu machen. Künftig sollen Mediendaten auch außerhalb der Kultur des Landschaftsverbands Rheinland über diese Schnittstellen archiviert werden. In Köln werden die Archivdaten in speziellen Jukeboxen abgelegt. Die Mitarbeiter in den Außendienststellen haben die Möglichkeit, mit entsprechender Berechtigung die Daten über eine spezielle Software zunächst in Miniaturansicht zu betrachten und zur weiteren Bearbeitung zur Außenstelle zu übertragen. Repl. Filesystem für Archiv Aufbereitungsscript Dateien Index COLD Verarbeitung SER-Archiv

11 Voice over IP beim LVR >> Günter Sistig, IS-Koordination, Dezernat 7: >> Durch den Einsatz von VoIP-Telefonie haben nun alle SachbearbeiterInnen einen eigenen Telefon-Anschluss. So können wir Sachbearbeitungsvorgänge für unsere Kunden deutlich optimieren. Die bestehende Verkabelungstechnik musste dafür nicht verändert werden.<< In der Zentralverwaltung des LVR wurde im August 2006 ein richtungweisendes Projekt für den gesamten LVR realisiert: Etwa 100 neue Nebenstellen der Telefonanlage im Horionhaus (in Köln), einem Gebäude der Zentralverwaltung, wurden mit neuer Voice over IP (kurz VoIP) Technologie eingerichtet. Damit konnte der akute Notstand in der Telefonversorgung der Sachbearbeiter im Dezernat 7 behoben werden. Ausgangssituation Entgegen der ursprünglichen Planung arbeiten in den Räumlichkeiten des Horionhauses drei statt zwei Mitarbeiter des LVR in einem Büro mit dem Ergebnis, dass zahlreiche Sachbearbeiter bislang keine eigene Durchwahl besaßen. Im Herbst vergangenen Jahres bekam LVR InfoKom daher den Auftrag, eine Lösung für dieses Problem zu finden. Im konkreten Fall des Horionhauses bedeutete dies, dass das Telefon an die bisher vom PC genutzte Ethernetdose und das Datenkabel des PCs an den integrierten Miniswitch des Telefons angeschlossen wurde. Nutzen von VoIP Der Vorteil der neuen Übertragungsart besteht darin, dass das Telefon direkt am EDV-Netz angeschlossen werden kann und so eine getrennte Verkabelung für Telefon und EDV-Netzwerk entfällt. Eine ideale Lösung, da in den Räumen des Horionhauses nicht genügend Anschlüsse vorhanden sind, um auf herkömmlichem Weg drei Telefone und drei PCs pro Büro anzuschließen. Ein weiterer großer Vorteil sind die wesentlich geringeren Kosten für Installation, Umzüge, Erweiterungen und Änderungen bei IP-basierten Anlagen. Beschreibung des Projekts Ein Team von LVR InfoKom entwickelte mehrere Lösungsmöglichkeiten und unterzog sie einer Wirtschaftlichkeitsberechnung. Nach Vergleich aller Kosten fiel die Entscheidung auf VoIP. Bei dieser Technik werden die zum Telefonieren typischen Informationen, also Sprache und Steuerinformationen, zum Beispiel für den Verbindungsaufbau, über ein einheitliches, auch zur Datenübertragung nutzbares Netz übertragen. Die Telefone können wie ein PC an die Datendose angeschlossen werden. Damit entfällt die klassische Telefonverkabelung. LVR InfoKom und VoIP Da die neue VoIP Technologie mittlerweile eine hohe Marktreife erreicht hat, zieht LVR InfoKom in vielen Dienststellen einen Technologiewechsel in Betracht. Ein reiner Technologiewechsel würde den Möglichkeiten, die sich mit VoIP bieten, aber nicht gerecht. Deshalb werden Planung und Durchführung auf der Grundlage eines ganzheitlichen Konzeptes aufbauen, das die Auswirkungen auf die Netze (LAN, WAN), die Datenkommunikation, Zusatzanwendungen (zum Beispiel UMS) und die Kernanwendungen des LVR berücksichtigt. > 10-11

12 Spezielle Lösungen für Kommunen und Kliniken Projekte des Jahres Wir wissen, wie Verwaltung funktioniert, wir wissen um die Entscheidungswege in kommunalen Institutionen und wir wissen aus Erfahrung, wie man in diesen Strukturen anspruchsvolle IT-Projekte erfolgreich durchführt.

13 METHOD call method me- >/dsd/sl if workarea is visible importing e visible = l visible. if l visible eq X. call method me- >/dsd/sl if workarea set visible exporting i visible = space. else. call method me- >/dsd/sl if workarea set visible exporting i visible = X. endif. ENDMETHOD.> Mit anderen Worten: Unsere Lösungen unterstützen Sie dabei, interne Prozesse und Verwaltungsvorgänge zu optimieren. Für mehr Wirtschaftlichkeit und Transparenz. Zeit sparen, Kosten senken, Daten vernetzen und jederzeit nutzbar machen haben wir zahlreiche Projekte durchführen und erfolgreich beenden können, die den Anforderungen unserer Kunden gerecht werden. So hat LVR InfoKom mit der Einführung eines KIS die Weichen für die vernetzte Klinik gestellt und mit KLIFD Verwaltungsvorgänge für kommunale Fachämter deutlich erleichtert. Viele neue Projekte wurden angestoßen. Wir freuen uns darauf, sie gemeinsam mit unseren Kunden weiterzuverfolgen. > 12-13

14 Mehr Effizienz und Transparenz dank NKF Mit der Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements (NKF) am 2. Januar dieses Jahres ging beim Landschaftsverband Rheinland eine Ära zu Ende: Auch in den letzten bislang kameral ausgerichteten Dezernaten und Außenämtern hielt das kaufmännische Rechnungswesen Einzug. Seitdem folgen Planung und Rechnungslegung in der Kernverwaltung im Grundsatz der gleichen Systematik, wie in den Eigenbetrieben beziehungsweise eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen des LVR. Mit der Einführung des NKF ist dem Landschaftsverband ein erster und bedeutender Schritt in Richtung Gesamtabschluss beziehungsweise Konzernbilanz gelungen. Das neue System sorgt zudem für mehr Kostentransparenz, Kostenvorteile und effizienteres Arbeiten beim LVR. Beschreibung des Projekts Mit dem Neuen Kommunalen Finanzmanagement schafft sich der LVR neue Steuerungsmöglichkeiten, denn anstelle des bislang praktizierten Geldverbrauchskonzepts tritt ein Ressourcenverbrauchskonzept. Das bedeutet unter anderem: Bilanzielle Abschreibungen und Zuführungen zu Rückstellungen müssen fortan flächendeckend berücksichtigt werden. Im NKF erfolgt die Gliederung des Haushalts nach Produkten beziehungsweise Leistungen, die der LVR entweder für die Bürger oder verwaltungsintern erbringt. Jedes Produkt wird mit den entsprechenden Finanzdaten verknüpft. So wird transparent, welche laufenden Aufwendungen und Erträge im Rahmen der jeweiligen Leistung entstehen oder entstanden sind. Auch die Steuerung findet über Produkte und entsprechende Kennzahlen statt. Darüber hinaus ist gemäß Paragraf 4 Abs. 2 GemHVO für jede Produktgruppe ein Teilergebnisplan und ein Teilfinanzplan aufzustellen. Diese enthalten auch die Kennzahlen zur Messung der Zielerreichung. Durchführung des Projekts Zum 1. Januar 2006 wurde zunächst in den Bereichen Soziales, Kriegsopferfürsorge, Integration, Kultur, Gebäude- und Liegenschaftsmanagement sowie in Teilen der Kämmerei das NKF eingeführt ging es in zwei Phasen weiter. Zunächst wurden größtenteils Nacharbeiten durchgeführt: Diese Nacharbeiten umfassten im Wesentlichen Entwicklungs- und Programmierarbeiten für die Anbindung der Schnittstellen im Bereich Soziales und zur Erstellung von speziellen Reports. Darüber hinaus erfolgte die Bereinigung der Stammdaten, insbesondere Debitoren und Kreditoren. Zum 1. April 2006

15 startete dann die so genannte 3. Welle des Projekts. Sie bestand neben den schon vorher beteiligten und festen Instanzen des zentralen Rechnungswesens (Finanzbuchhaltung und Kämmerei) aus folgenden sechs Teilprojekten: Bereich Landesdirektor Finanzen und Wirtschaft Personal, Organisation, Sicherheit Gesundheitsdienste Schulen Jugend Insgesamt 163 Kollegen aus den Fachbereichen, der IT-Beratung, der Kämmerei und der Finanzbuchhaltung nahmen in dieser Phase an der Einführung von NKF teil. Realisierungsphase und die Produktivvorbereitung inklusive Funktionstests und Anwenderschulungen erfolgreich abgeschlossen. Ergebnis Seit dem 2. Januar 2007 ist das Neue Kommunale Finanzmanagement flächendeckend (Zentralverwaltung + Außendienststellen Schulen, Jugend + Außenämter der Kultur) beim LVR im Einsatz. Der Haushalt 2007 hat nun eine neue Struktur: Es gibt 55 Produktgruppen in elf Produktbereichen mit insgesamt 130 Produkten. Entsprechend der 55 Produktgruppen werden 55 Teilergebnispläne sowie 55 Produktgruppendarstellungen mit Zielen, Leistungsmengen und Kennzahlen aufgestellt. Während des gesamten Projektzeitraums wurden die Mitarbeiter des LVR im Intranet und durch regelmäßige Newsletter über das neue System und den Verlauf der Implementierung informiert. Bis Dezember 2006 wurden die Konzeptionsphase inklusive Stammdaten- Modell, Grobkonzept, Verrechnungsmodell, Eingabe der Planwerte für 2007 die Blick nach vorn Das Ziel für 2007 steht fest: Zum 31. Dezember soll mittels NKF der erste kaufmännische Jahresabschluss erfolgen. Die erste Konzernbilanz ist zum 31. Dezember 2010 geplant. Außerdem werden im Rahmen von Folgeprojekten noch einige Veränderungen im neuen System vorgenommen: Die Anwendungen in den Bereichen Kosten- und Leistungsrechnung sowie Berichtswesen sollen optimiert werden. > 14-15

16 Barrierefrei und bürgerfreundlich Der Internetauftritt ist die Visitenkarte eines Unternehmens. Auch der Landschaftsverband Rheinland präsentiert sich im World Wide Web. Die 2002 zuletzt überarbeitete Online-Präsenz war mittlerweile jedoch in die Jahre gekommen: nicht nur optisch, auch inhaltlich. Zudem entsprach der Auftritt nicht mehr den aktuellen Anforderungen nach Barrierefreiheit und Zugänglichkeit auch für benachteiligte Nutzer. Die Lösung: ein Relaunch des auf Seiten angewachsenen Webauftritts. Nach dem Motto: Weniger Klicks für mehr Inhalt wurde in Zusammenarbeit mit den Fachbereichen der Zentralverwaltung an einer strafferen und übersichtlicheren Struktur des Webangebots gearbeitet. Dabei sollten vor allem eingängige und einheitliche Begriffe für ähnliche Bereiche zum Beispiel Service und Organisation gefunden werden, um den Usern die Orientierung zu erleichtern. Außerdem galt es, die wesentlichen Inhalte zu überarbeiten und auf den aktuellen Stand zu bringen. Beschreibung des Projekts Im November 2005 startete das Projekt BIENE Barrierefreies und bürgerfreundliches Internet. Ein Gemeinschaftsprojekt von Presseamt, Medienzentrum Rheinland und LVR InfoKom. Das Ziel: eine barrierefreie und bürgerfreundliche Internetpräsenz des LVR. Darüber hinaus haben die Projektteilnehmer im Rahmen des Relaunches klare Vorgaben für die Internetauftritte der LVR Einrichtungen erarbeitet, mit dem Ziel, einen einheitlichen Auftritt des gesamten LVR Netzwerks zu schaffen und so die Corporate Identity innerhalb des Unternehmens zu stärken. Zudem wurden ein neues Qualitätssicherungs-Konzept und ein Betriebskonzept entwickelt, um eine dauerhafte Qualitätssicherung des LVR Internetauftritts sicher zu stellen.

17 Ergebnis Der neue Internetauftritt erfüllt alle Anforderungen nach Benutzerfreundlichkeit und Barrierefreiheit. Er ist deutlich übersichtlicher und strukturierter und erleichtert dem User damit den Zugang zu Informationen. Der Bildschirm gliedert sich jetzt in drei Spalten: Der rechte Bereich ermöglicht einen schnellen Zugriff auf Informationen, die in der linken Spalte tiefer in der Navigation versteckt sein können. Der mittlere Bildschirmbereich ist zur besseren Lesbarkeit deutlich schmaler geworden. Ein Pfad über dem Textfeld gibt an, über welchen Weg der User zur aktuellen Seite gekommen ist. Die Fußleiste bietet unter anderem eine Druckversion ohne Navigationsleisten. Neu ist auch die Service-Ecke, in der es nicht nur ein Inhaltsverzeichnis und ein Suchfeld gibt, sondern auch die Möglichkeit, die Schrift zu vergrößern. Erfolgreicher Relaunch Seit Dezember 2006 ist der komplett überarbeitete Online-Auftritt des LVR freigeschaltet. Die neue Präsenz stößt bei den Mitarbeitern durchweg auf positive Resonanz. Und auch die Reaktionen der Kunden sind erfreulich: Mit dem neuen Internetauftritt des LVR ist ein informativer und bürgerfreundlicher Auftritt ans Netz gegangen: Die Web-Seiten sind übersichtlich strukturiert, ansprechend gestaltet und erfüllen die aktuellen Standards auch hinsichtlich Barrierefreiheit. Die neue Internetpräsenz entspricht genau dem Motto des LVR: Qualität für Menschen, erklärt Rita Hirlehei, Leiterin des Presseamtes des LVR sollen die Vorteile des neuen Designs auch für die Webauftritte der dem LVR zugehörigen Einrichtungen und Ämter nutzbar gemacht werden. Zum ersten Mal werden zentrale Inhalte aus dem LVR Internetauftritt als Filme in Gebärdensprache, in einfacher Sprache und als Audiodatei angeboten. Der Zusatzservice ist durch ein Icon unter dem Suchfeld gekennzeichnet. Ein komprimiertes Webangebot ist zudem auf Englisch, Französisch, Holländisch und Türkisch übersetzt. > 16-17

18 KLIFD die komfortable Datenbank für Integrationsfachdienste Kommunale Fachämter verstehen sich heute als moderne Dienstleister, die ihren Kunden optimalen Service bieten wollen. So auch die Integrationsfachdienste im Rheinland. Um Beratungs-, Betreuungs- und Verwaltungsvorgänge möglichst effizient und wirtschaftlich abwickeln zu können, bekam LVR InfoKom den Auftrag, eine zentrale Datenbank für alle Integrationsfachdienste im Rheinland aufzubauen. In Zusammenarbeit mit der Bundesarbeitsgemeinschaft der Integrationsämter und Hauptfürsorgestellen (BIH) wurde vereinbart, dass die Datenbank bundesweit und von jedem Internetbrowser aus benutzbar sein soll. Beschreibung und Nutzen des Programms Das Klientenverwaltungsprogramm für Integrationsfachdienste (KLIFD) ist ein eigenständiges Bearbeitungs- und Dokumentationsprogramm für die Arbeit mit beschäftigten und arbeitslosen behinderten Menschen. Es dient zur Erfassung von Klientendaten, zur Dokumentation von Beratungs- und Betreuungsvorgängen (Einzelfalldokumentation/elektronische Akte) sowie von durchgeführten Dienstleistungen. Zum besseren Überblick können sämtliche Arbeitsschritte systematisch und chronologisch abgebildet werden. Darüber hinaus ermöglicht KLIFD das Erstellen von Berichten an die Auftraggeber einfach per Knopfdruck. Übersichtslisten und statistische Auswertungen können zudem problemlos generiert werden. Zusammengefasst bietet KLIFD folgende Vorteile: fachlich fundierte Fallbearbeitung und Dokumentation Qualitätssicherung durch Standards Transparenz (nach innen und außen) vernetztes Arbeiten Benutzerfreundlichkeit Wirtschaftlichkeit Zukunftssicherheit Nutzung durch Integrationsfachdienste und Integrationsämter mit abgestuften Zugriffsrechten Ergebnis Anfang 2007 wurde das neue Klientenverwaltungsprogramm für Integrationsfachdienste in Betrieb genommen. Die erste Resonanz der Kunden war positiv: KLIFD ist für Integrationsfachdienste ein komfortables Instrument zur Dokumentation ihrer Arbeit. Und auch das Integrationsamt wird bei seinen gesetzlichen Steuerungsaufgaben wesentlich unterstützt.

19 Digitalisierte Hilfepläne >> Susanne Engelhardt, IS-Koordination, Dezernat 7: >> Mit dieser Lösung können wir sicher sein, das alle Beteiligten jederzeit auf aktuelle Unterlagen zugreifen können. Der zeit- und kostenintensive Postversand ist nicht mehr erforderlich.<< Betreutes Wohnen, psychologische Begleitung, behindertengerechte Umbaumaßnahmen die Landschaftsverbände im Rheinland sind neben den stationären auch für die ambulanten Eingliederungshilfen von behinderten oder von Behinderung bedrohten Menschen zuständig. Um im Einzelfall ermitteln zu können, welche Unterstützung erforderlich ist, wird ein Hilfeplan benötigt. In diesem sind unter anderem die aktuelle Situation des Hilfesuchenden, der Anlass für die Unterstützung, das angestrebte Ziel und anfallende Kosten vermerkt. Gemäß Paragraf 58 SGBXII muss der Träger der Sozialhilfe einen solchen Gesamtplan zur Durchführung der Leistungen aufstellen. In regionalen Hilfeplankonferenzen kommen alle Beteiligten zusammen, unter anderem Hilfeanbieter, Vertreter von Gesundheits- und Sozialamt sowie der zuständige Fallmanager des LVR, um über die erforderlichen Hilfen für den Leistungsberechtigten zu beraten. Ziel ist immer, stationäre Maßnahmen möglichst zu vermeiden. Die Ausgangssituation Bislang mussten die Fallmanager die Hilfepläne für die Teilnehmer der Hilfeplankonferenzen kopieren, anonymisieren und per Post versenden. Aufgrund der zahlreichen Hilfepläne und der vielen Teilnehmer bedeutete das einen sehr großen Arbeitsaufwand und hohen Kosten bezüglich Porto und Papier. Das Rheinische Sozialamt (Amt 72) hatte LVR InfoKom deshalb um technische Unterstützung gebeten. Das Ziel: eine Softwarelösung, die das datenschutzrechtlich unbedenkliche Versenden von digitalisierten Hilfeplänen an die Teilnehmer der Hilfeplankonferenzen ermöglicht. Ergebnis und Nutzen Bei der in Zusammenarbeit mit LVR InfoKom gefundenen Lösung legt der zuständige Fallmanager die eingescannten Hilfepläne für eine terminierte Hilfeplankonferenz auf einem webshare-server in einem speziellen Verzeichnis ab. Rechtzeitig vor der Konferenz werden die externen Teilnehmer darüber informiert, dass sie sich die Hilfepläne herunterladen können. Für diesen Zugriff müssen sie sich mit einer eigenen Benutzerkennung und einem Passwort legitimieren. Die über das Internet aufgebaute Verbindung ist durch eine 128-bit SSL-Verschlüsselung gegen unbefugte Zugriffe geschützt. Nach erfolgreicher Erprobungsphase beim örtlichen Träger Rheinisch-Bergischer Kreis ist für das Jahr 2007 der weitere Rollout geplant. > 18-19

20 Mehr Service für politische Vertreter Beratungsgrundlagen, Tagesordnungen, Sitzungsprotokolle die politischen Vertreter im Landschaftsverband Rheinland wollen und müssen immer über aktuelle politische Entwicklungen zeitnah informiert sein. Um dies zu gewährleisten, hat LVR InfoKom ein Informationsportal ins Leben gerufen: Auf den Internetseiten des Landschaftsverbands Rheinland werden nun auch alle nichtöffentlichen Sitzungsunterlagen und Beratungsergebnisse der politischen Vertretung je nach Autorisierung zugänglich. Beschreibung der Technik Das Angebot des Internetzugriffs auf nichtöffentliche Sitzungsunterlagen ist Bestandteil des LandschaftsVersammlungsInformationsSytems (LVIS), das seit 1999 beim LVR eingesetzt wird. LVIS basiert auf der Groupware-Plattform Lotus Notes und ist auf einem Lotus-Notes/Domino Server mit dem Betriebssystem Windows 2000 installiert. Es erfüllt alle Anforderungen an einen modernen Sitzungsdienst zum Beispiel die Möglichkeit zur Volltextrecherche. Durch seinen logischen Aufbau und die übersichtliche Gestaltung ist es zudem besonders benutzerfreundlich. Der Zugriff auf das System erfolgt über eine SSL-Verschlüsselung. Der Anwender autorisiert sich mit einer User-ID und einem Passwort. Ergebnis und Nutzen Neben allgemeinen Verwaltungs- und Archivierungsaufgaben, die dank LVIS deutlich erleichtert werden, bietet das zusätzliche Internetangebot folgende Vorteile für die Mitglieder der politischen Vertretung: Die Mandatsträger können selbst politisch wichtige Informationen im Internet recherchieren. Ausdrucke erfolgen je nach Bedarf. Das spart Papier- und Druckkosten. Dank digitalem Zugang muss der Mandatsträger nicht länger wichtige Unterlagen in Papierform aufbewahren.