MAGAZIN DER P&I AG Januar bis März 2010 NEWS 01:10. Neuer Kunde der HR-Branche: die Generation Y

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1 MAGAZIN DER P&I AG Januar bis März 2010 NEWS 01:10 Neuer Kunde der HR-Branche: die Generation Y

2 IMPRESSUM 02 > IMPRESSUM Herausgeber P&I AG Anschrift Kreuzberger Ring 56 D Wiesbaden Redaktion Claudia Vietze Angelika Birle Gestaltung und Satz Steffen Klein Druck Ahlfeldt & Company GmbH Kreuzberger Ring 50 D Wiesbaden Fotos gettyimages manun / sevn / kallejipp / milenka ino /.marqs / atomix / photocase.com P&I Marketing Kundenfotos Alle Rechte vorbehalten. Die P&I NEWS erscheint viermal im Jahr.

3 EDITORIAL EINDEUTIGE BESTÄTIGUNG IN SCHWIERIGEN ZEITEN Verehrte Leserinnen und Leser, Ich begrüße Sie herzlich im neuen Jahr und wünsche Ihnen, dass es für Sie ein gesundes, erfolgreiches und optimistisches werden wird. Die meisten unserer Kunden nutzten die letzten Wochen des Jahres 2009, um die Weichen für ihren erfolgreichen Start in das neue HR-Jahr zu stellen. So besuchten mehr als TeilnehmerInnen die P&I LOGA-Jahreswechselseminare und bereiteten sich auf die Umsetzung vieler neuer Anforderungen vor, die das Jahressteuergesetz, sozialversicherungsrechtlichen Änderungen oder das neugeschaffene ELENA-Verfahren mit sich bringen. Die durchweg positiven Beurteilungen unserer Kunden zeigen, dass die präsentierten Inhalte für eine erfolgreiche Personalarbeit elementar sind. 03 Mit der Gewinnung der österreichischen Raiffeisen Informatik GmbH als Neukunden gelang uns der fulminante Ausbau unserer Marktstellung im österreichischen Finanzsektor. Das Rechenzentrum setzt neben der integrierten Personalmanagementlösung P&I LOGA auch das managementorientierte Modul P&I HR-Leitstand ein eine hochinnovative Erweiterung unseres Produktportfolios, mit deren Markteinführung wir 2009 für starke Aufmerksamkeit sorgten. Die österreichische Comm-Unity GmbH, größter ASP-Anbieter Österreichs, entschied sich ebenfalls für P&I LOGA als Software-Plattform. Mit dem Getränkespezialisten Trinkgut entschied sich ein weiteres deutsches Markenunternehmen für unsere Lösungen und mit der Universität Luxemburg begrüßen wir die nächste renommierte Hochschule im Kreise unserer Kunden. Die P&I erfährt damit gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten eine äußerst wertvolle Resonanz, denn es bestätigt eindeutig die Güte und Qualität unserer Produkte und Services, die am Markt vor allem bezüglich Leistungsstärke, Flexibilität, Transparenz und Effizienz einen ausgezeichneten Ruf genießen. Auf dass 2010 für uns alle ein erfolgreiches Jahr werden wird. Vasilios Triadis Vorstandsvorsitzender P&I AG

4 INHALTSVERZEICHNIS 06 NACHRICHTEN 12 SCHWERPUNKT NACHRICHTEN 06 Erfolgreicher Ausbau des Public Sectors in Österreich 07 P&I begrüßt Österreichs größten Gemeinde ASP-Anbieter 08 Trinkgut: Marktführer im Getränkemarktsegment entscheidet sich für P&I 08 Universität Luxemburg als Neukunden gewonnen 12 SCHWERPUNKT 12 Neuer Kunde der HR-Branche: die Millennials kommen 18 PRAXIS 18 Meiko: Qualität und Kompetenz verbindet 20 Hamilton: gerüstet für zukünftige Bedürfnisse 09 Stadtverwaltung Erfurt setzt auf P&I LOGA 09 Empfehlung für P&I LOGA in der Slowakei ausgesprochen 10 Citibank nimmt Serviceleistungen von P&I in Anspruch 10 Ausbau des Partnernetzwerkes mit PLUSpoint 11 Ausgezeichnet: P&I Finanzkommunikation 11 Erneut stabiler Geschäftsverlauf für P&I

5 INHALTSVERZEICHNIS 18 PRAXIS 28 RATGEBER LÖSUNGEN 22 Finanzamt-Gemeinde-Update 24 Hohes Qualitätsniveau durch Swissdec Zertifizierung 25 Erinnern leicht gemacht mit den Wiedervorlagen 26 Abwesenheiten: Verläufe punktgenau und plausibel nachvollziehen 28 RATGEBER 28 Neuerungen zum Jahreswechsel 2009/ VERANSTALTUNGEN 32 Jahreswechselseminare in Österreich und Deutschland 33 Exklusive Veranstaltung in Wien 33 Messe Salon RH 33 Messe Moderner Staat als ideale Plattform 34 Anwendertag Erlangen 34 IT-Infotag in Wiesbaden 35 VORSCHAU 35 Messe KOMCOM Nord 35 Neujahrswünsche

6 NACHRICHTEN ERFOLGREICHER AUSBAU DES PUBLIC SECTORS IN ÖSTERREICH 06 Das Rathaus in Salzburg In Österreich setzen sich die Lösungen im Public Sector kontinuierlich durch. Mit der Gewinnung der Comm-Unity EDV GmbH begrüßt P&I einen neuen Partner und verzeichnet mit Österreichs größtem Gemeinde-ASP-Anbieter einen weiteren durchschlagenden Erfolg im Public Sector. In Deutschland ist die Verwendung von P&I Produkten im Bereich öffentlicher Dienst, Gesundheit und Soziales bereits zur Norm geworden. In der Alpenrepublik hat sich die integrierte und durchgängige HR-Lösung P&I LOGA mit ihrer flexiblen und leistungsfähigen Steuerungsunterstützung für kommunale Verwaltungsspitzen inzwischen ebenfalls zu einer festen Größe entwickelt - Tendenz steigend. Auch Städte wie zum Beispiel Innsbruck und Salzburg weiten sukzessive die eingesetzten Lösungen aus. So ergänzte die Stadt Innsbruck kürzlich ihre bisherige P&I Personalmanagementlösung um das webbasierte Mitarbeiter- und Führungskräfteportal P&I HCM. Auch soziale Einrichtungen, wie z.b. Wien Work, oder Institutionen aus dem Gesundheitsbereich, wie das Diakoniewerk, schätzen den Leistungsumfang, das Handling bzw. die innovative Funktionalität dieser Lösung. Kunden zeigen sich vor allem von der signifikanten Optimierung der personalwirtschaftlichen Prozesse überzeugt, die den Weg zu einer modernen Personalwirtschaft ebnen. Themen, die nicht nur vom öffentlichen Sektor in Österreich, sondern auch seitens der privaten Wirtschaft in Österreich aktuell mit hoher Priorität verfolgt werden, sind Stellen-, Personaleinsatz- und Nachfolgeplanung. Sie stehen bei den Verantwortlichen auf Platz 1, dicht gefolgt von der Notwendigkeit, mit Transparenz und den richtigen HR-Kennzahlen einen konkreten Überblick über das eigene Personalamt zu erhalten, um nicht nur alle Aspekte des Personalmanagements zu visualisieren, sondern vor allem schnell und zielgerichtet Handlungen aus den Kennzahlen abzuleiten. Mit dem breiten Modul-Spektrum von P&I LOGA und dem jüngsten Spitzenprodukt P&I HR-Leitstand stellt die P&I Gruppe auch für diese aktuellen Ansprüche die passenden Lösungen bereit. Mit dieser konsequenten Orientierung an den Bedürfnissen der Personalbranche hat sich P&I nicht nur zum führenden HR-Software-Anbieter Österreichs entwickelt, sondern auch im Public Bereich für eine Neuorientierung gesorgt. Tipp: Die P&I GmbH Wien treffen Sie in Kürze auch beim 7. Jahresforum für die Personalwirtschaft, das am 22. und 23. April 2010 in Rust am Neusiedler See stattfindet. Auskünfte hierzu erteilt Ihnen gerne Herr Stephan Kamlander, skamlander@pi-ag.com.

7 NACHRICHTEN P&I BEGRÜSST ÖSTERREICHS GRÖSSTEN GEMEINDE-ASP-ANBIETER Mit ihren über 650 Vertragsgemeinden bildet die Comm-Unity EDV GmbH den größten Gemeinde-ASP-Anbieter Österreichs. Comm-Unity Standort im Burgenland Seit einigen Jahren fokussieren die Gemeinden verstärkt E-Government und Web-Applikationen. Im Frühjahr 2009 stand Comm-Unity damit vor der Entscheidung, im Bereich der Personalverrechnung und des -managements entweder ein eigenes Nachfolgeprodukt zu entwickeln oder ein Fremdprodukt einzusetzen, mit dem der Weg in die personalwirtschaftliche Zukunft möglich ist. Die neue Lösung soll eine hohe Integration mit dem bestehenden Produktportfolio vorweisen und den Leistungsumfang des Kompetenzcenters Personalmanagement erweitern. 07 Das Unternehmen entschied sich nach einer ausführlichen Analyse und Markt-Orientierung für die Personalmanagementlösung P&I LOGA. Zudem überzeugte P&I HCM als webbasiertes Serviceportal für die Personalverwaltung in den Städten und Gemeinden. Die Einbindung der Mitarbeiter in weitere Rollen wie Vorgesetzte oder Mandatare ist hierbei gegeben. Neben den klassischen Beurteilungskriterien wie der Oberfläche, dem Handling und der Performance überzeugte uns besonders das hohe Level im Bereich des Datenschutzes, erklärt Raimund Hartbauer, Projektleiter bei Comm-Unity. Damit können wir für unsere Kunden höchste Sicherheit gewährleisten. In einem ersten Schritt wurden die Standards für die zu versorgenden Bundesländer angepasst. Das schrittweise Rollout des gesamten Funktionsumfangs wird im Laufe des Jahres 2010 vorgenommen.

8 NACHRICHTEN MARKTFÜHRER IM GETRÄNKEMARKTSEGMENT ENTSCHEIDET SICH FÜR P&I Trinkgut steht für riesige Getränkemärkte mit einer beispiellosen Sortimentstiefe und -breite von bis zu Produkten und das zu überzeugenden Preisen. Diese Kernphilosophie realisiert Trinkgut nun auch in der Personalwirtschaft und entschied sich für die integrierte Personalmanagementlösung von P&I. Ob Lohn- und Gehaltsabrechnung, Personalmanagement oder Zeitwirtschaft: Der Getränkespezialist optimiert mithilfe des durchgängigen P&I-Systems seine personalwirtschaftlichen Prozesse im gesamten Unternehmen und zwar komplett schnittstellenfrei ohne Systembruch. Zudem schafft die integrierte Lösung eine Transparenz in der Personalkostenplanung und liefert dem Management so eine exakte Entscheidungsgrundlage für künftige operative Maßnahmen. 08 Zuvor hatte Trinkgut nur den Bereich der Löhne und Gehälter über eine Steuerberatungssozietät abgerechnet. Trinkgut gilt als Marktführer im Kernmarkt Nordrhein-Westfalen und betreibt derzeit an über 230 Standorten in Deutschland Getränkeabholmärkte. Trinkgut-Niederlassung in Idstein, Hessen UNIVERSITÄT LUXEMBURG ALS NEUKUNDEN GEWONNEN Das Hauptgebäude der Universität Luxemburg Neben anderen Hochschulen setzt, wie beispielsweise der Humboldt- Universität zu Berlin, ab 2010 auch die Universität Luxemburg bezüglich ihres Personalmanagements auf P&I LOGA und HCM. Hierzu wird P&I LOGA als führendes System implementiert. Durch das Zusammenführen verschiedener Fremdsoftwarelösungen kann so eine zentrale Personaldatenverwaltung aufgebaut werden. Das Auswertungsmodul P&I Scout Pro ermöglicht der Hochschule ein effizientes HR- Controlling und HR-Reporting. Mit dem P&I Organisationsmanagement sowie der Organigrammerstellung realisiert die Universität ihren Stellenplan. Die P&I LOGA Personalkostenplanung verrichtet die Hochschul- und Projekt-Budgetierung, während das Online- Bewerbermanagement schließlich durch P&I HCM abgedeckt wird. Wir freuen uns, dass unsere Personalmanagementlösung die Universität Luxemburg begeistert und wir einen so namhaften Kunden gewinnen konnten., so Christos Triadis, Geschäftsführer der P&I AG Schweiz. An der im Jahr 2003 gegründeten Hochschule arbeiten ca Mitarbeiter und mehr als Studenten aus aller Welt studieren hier.

9 NACHRICHTEN STADTVERWALTUNG ERFURT SETZT AUF P&I LOGA Zum Jahresende 2009 stellte die Stadtverwaltung Erfurt ihre Entgeltabrechnung von P&I BAGE auf P&I LOGA um. Seit Januar 2010 erhalten nun über Beschäftigte der Landeshauptstadt Thüringens ihre Gehaltsabrechnung mit der integrierten Lösung P&I LOGA. Rathaus der Landeshauptstadt Erfurt Durch das eigens von P&I entwickelte P&I BAGE/P&I LOGA-Migrationstool gestaltete sich die Datenübernahme problemlos und komfortabel. Damit war eine Minimierung der Umstellungsaktivitäten in dieser Größenordnung gewährleistet. Für die Zukunft plant die Stadtverwaltung bereits, das Produktportfolio um weitere Personalmanagementmodule zu erweitern. 09 EMPFEHLUNG FÜR P&I LOGA AUSGESPROCHEN Die P&I Personal & Informatik, s.r.o. in Bratislava, eine Tochtergesellschaft der P&I AG, hat ihre HR-Software P&I LOGA erfolgreich bewerten lassen. Wir haben uns dazu entschlossen, unsere Payrollund Personalmanagementlösung P&I LOGA durch den renommierten HR-Experten Dr. Jozef Mihál prüfen zu lassen. Dieser kennt die Situation auf dem slowakischen Markt im Detail, hat selbst viele Gesetze mitentwickelt und weiß um die personalwirtschaftlichen Bedürfnisse slowakischer Lohnbuchhalter und Personalverantwortlicher, so Mária Mičincová, Geschäftsführerin der P&I Personal & Informatik, s.r.o. Laut Dr. Mihál erfüllt die Abrechnungssoftware P&I LOGA alle gesetzlichen, sozialversicherungsrechtlichen und tariflichen Anforderungen der Slowakischen Republik. Zudem lobt Mihál die benutzerfreundliche intuitive Bedienung der Software und vor allem die Flexibilität, die durch die individuelle Anpassung auf die jeweiligen organisatorischen Anforderungen gegeben ist. Die Lohn- und Gehaltssoftware stelle daher ein ideales Instrument zur Abdeckung der Bedürfnisse slowakischer Lohnbuchhalter und Personalverantwortlicher dar. Besonders für slowakische Unternehmen, die auch international auftreten, ist es wichtig zu wissen, dass hinter der slowakischen P&I ein Konzern steht, der seit über 40 Jahren erfolgreich in der HR-Branche agiert und weiter wächst, betont Mária Mičincová. In der Slowakei wurde P&I LOGA erfolgreich geprüft.

10 NACHRICHTEN CITIBANK NIMMT SERVICE - LEISTUNGEN VON P&I IN ANSPRUCH Der langjährige P&I-Kunde, die Citibank Privatkunden AG & Co. KGaA, wird in Zukunft auf P&I auch als kompetenten Dienstleister bauen Citicorp-Mitarbeiter sowie Firmenrentner erhalten dann ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen mit P&I LOGA. 10 Die Citibank gehört zur genossenschaftlichen Crédit Mutuel Bankengruppe P&I positioniert sich für uns als ein Partner, der unsere hohen Ansprüche an eine europäische Systemintegration vollständig abdeckt, erklärt der zuständige Bereichsleiter Christian Humpert der Citibank. Auch die schnelle und sachkundige Unterstützung bei Problemen von Seiten P&I schätzen wir sehr. Ab Februar 2010 firmiert die Citibank unter dem Markennamen Targobank. Das Unternehmen gehört zur genossenschaftlichen Crédit Mutuel Bankengruppe. AUSBAU DES PARTNERNETZWERKES Nur fünf Monate nach der Übernahme der P&I Zeitmanagement GmbH (vormals Gronemeyer Gesellschaft für Datentechnik, EDV und Organi - sationsberatung mbh) vermeldete die P&I AG den Abschluss eines ersten Resellervertrages zum Vertrieb der P&I Zeitwirtschaftslösung P&I TIME. Die PLUSpoint Beratungsgesellschaft mbh mit Sitz in Neuss integrierte seit Oktober 2009 P&I TIME in ihr Produktportfolio. PLUSpoint ist spezialisiert auf die Sektoren Gesundheitswesen, Einrichtungen der öffentlichen Hand und Non-Profit. Vasilios Triadis, Vorstandsvorsitzender der P&I AG, ist überzeugt von dem neuen Vertriebspartner: Mit dem Gewinn der PLUSpoint Beratungsgesellschaft als Vertriebspartner setzen wir das erfolgreiche Vertriebskonzept der P&I AG, bestehend aus indirektem und direktem Vertrieb, konsequent bei unseren Tochtergesellschaften um. PLUSpoint ist in der Lage, unsere Produkte in neuen Märkten zu platzieren. Und PLUSpoint-Geschäftsführer Hans-Paul Eßer ergänzt: Es war uns wichtig, ein technologisch etabliertes Produkt von einem verlässlichen Partner zur Abrundung unseres Produktportfolios aufzunehmen. Unsere Kunden erhalten nun alle Produkte und Dienstleistungen aus einer Hand.

11 NACHRICHTEN AUSGEZEICHNET: P&I FINANZKOMMUNIKATION Die P&I AG misst ihrem Geschäftsbericht seit jeher einen hohen Stellenwert bei. So legt P&I bei der Erstellung des Jahresreports größten Wert auf eine umfassende und vor allem transparente Unternehmensdarstellung. Dass dieses Konzept ein erfolgreiches ist, wurde kürzlich vom Verlag Deutsche Standards bestätigt, der den P&I-Geschäftsbericht mit dem Siegel Beispielhafte Geschäftsberichte 2009 auszeichnete. Von der Redaktion des Wirtschafts-Fachverlages ausgewählt werden jährlich die qualitativ hochwertigsten besten 100 aus Berichten, die für eine gelungene und überzeugend visualisierte Finanzkommunikation stehen. In der Rezension der Redaktion heißt es: Genau so sollte ein Geschäftsbericht sein: Ohne Umschweife auf Tätigkeitsfelder und Kompetenzen zu sprechen kommen und dies in klarer, zupackender Diktion verbalisieren. Wer auf diese Art und Weise kommuniziert, wirtschaftet auch erfolgreich eine These, die durch entsprechende Kennzahlen und das Unternehmensporträt zu Beginn der Publikation untermauert wird. Die Fokussierung auf das Inhaltliche, flankiert von einem exzellent und verständlich geschriebenen Fließtext, trägt entscheidend zur Glaubwürdigkeit von Publikation und Unternehmen bei. Ein sehr guter Geschäftsbericht, der die Philosophie des Mehr Sein als Schein in Wort und Bild überzeugend umsetzt. 11 ERNEUT STABILER GESCHÄFTS - VERLAUF FÜR P&I Die P&I AG erzielt im ersten Halbjahr des Geschäftsjahres 2009/2010 mit einem Umsatz von 30,2 Millionen ein Ergebnis vor Steuern und Zinsen (EBIT) von 7,1 Millionen Euro. Das entspricht einer EBIT-Marge von 23,5 %. Im ersten Halbjahr des Geschäftsjahres 2009/2010 steigt der Umsatz von 29,4 auf 30,2 Millionen und fällt damit um 0,8 Millionen Euro höher aus. Im internationalen Segment liegt der Umsatz mit 6,3 Millionen Euro über dem Vorjahresergebnis (5,4 Millionen Euro). Das Neukundengeschäft ist im gegenwärtigen Marktumfeld sehr schwierig. Die Entscheidung der Landesverwaltung Sachsen-Anhalt für P&I PLUS ist daher ein wichtiges Signal. Die P&I bestätigt den Ausblick für das Gesamtjahr 2009/2010, der bei einem Gesamtumsatz von 56 bis 60 Millionen Euro liegt. Das Geschäftsmodell der P&I hat sich bewährt. Auch wenn das Lizenzneugeschäft in der aktuellen Marktsituation sehr schwierig ist, sind wir zuversichtlich, die Finanzkrise gut zu durchstehen, erklärt Vasilios Triadis, Vorstandsvorsitzender der P&I AG.

12 SCHWERPUNKT

13 SCHWERPUNKT die millennials kommen In den kommenden Jahren werden sich Unternehmen mehr und mehr mit der kommenden Generation genannt Millennials oder Generation Y auseinandersetzen müssen. Sind Unternehmen auf diese besondere Generation vorbereitet? Welche Änderungen in der Personalarbeit ergeben sich dadurch?

14 SCHWERPUNKT 14 > Wer in der Personalarbeit die Zukunftsbrille aufsetzt, hat zunächst den demografischen Wandel mit seinen Folgen vor Augen. Der Nachwuchs wird knapp und ist deshalb heißer begehrt denn je. Zahlreiche Studien untersuchten unlängst vor diesem Hintergrund, welche Einstellungen und Wünsche junge Menschen aktuell mitbringen, die gegenwärtig die Schwelle ins Arbeitsleben überschreiten. Die nachrückende Generation Y ist mit dem Internet aufgewachsen und ausgestattet mit den prägnanten Eigenschaften: ergebnishungrig, ambitioniert und fordernd. Generation Y, Millennials, Digital Natives die Bezeichnung für die zwischen 1977 und 2000 Geborenen ist vielfältig und doch eint sie alle eines: Seit der Jahrtausendwende steigen diese Millennials in die Arbeitswelt ein und werden die Nachkriegsgeneration der Babyboomer nach und nach ersetzen. Aufgewachsen sind sie in der virtuellen Hightech-Welt von SMS, Twitter, Google etc. und stellen daher einen hohen Anspruch an Technologie. Junge Menschen der Generation Y haben ein anderes Medienverhalten. Fernsehen ist antiquiert Youtube ist der Weg zu bewegten Bildern. Sie verbringen ihre Zeit in Communities wie Xing, Facebook oder StudiVZ. Im gleichen Zug werden in den nächsten Jahren rund 48 Millionen Babyboomer in Rente gehen und 51 Millionen Millennials die Arbeit aufnehmen. Wie bei jedem Generationenwechsel prallen auch hier unterschiedliche Einstellungen und Wertevorstellungen aufeinander. In erster Linie ist es der Einfluss der Generation Y auf den Arbeitsplatz der Zukunft, der diese Generation ins Zentrum des Interesses vieler Arbeitgeber rücken wird. Erwartungen an den zukünftigen Arbeitgeber Um den eigenen Vorstellungen nach produktiv arbeiten zu können, erwarten Millennials flexible Arbeitsbedingungen und -zeiten, die eine ausgewogene Work-Life-Balance sicherstellen. Sie möchten mit den Anwendungen und den Arbeitsmitteln ihrer Wahl kommunizieren und arbeiten. Ein Arbeitgeber sollte im Idealfall den Präferenzen der Generation Y Rechnung tragen. Ein Millennial möchte sich international beweisen können und seine Arbeitszeiten flexibel gestalten. Die Vertreter der Generation Y sind gut ausgebildet und in den Neunzigern in einer Welt groß geworden, die durch einen rasanten ökonomischen und technischen Wandel gekennzeichnet war. Damit eröffnen sich langfristig vielfältige Einsatzmöglichkeiten, die sich vorausgehende Generationen nicht hätten vorstellen können. Positive Merkmale dieser jungen Erwachsenen sind Optimismus, Offenheit, Lust auf unternehmerisches Handeln und eine Rund-um-die-Uhr-Informiertheit, geprägt durch den selbstverständlichen Umgang mit elektronischen Medien. Sie wollen aus eigener Erfahrung lernen, nicht über die traditionellen Wege, die für vorangegangene Generationen noch charakteristisch waren. Wunsch nach selbstständiger Arbeit Am Arbeitsplatz strebt die Generation Y laut der KPMG-Studie Jenseits der Babyboomer: der Aufstieg der Generation Y weltweit nach Selbstzufriedenheit. Treibende Kraft zum Erreichen dieser Zufriedenheit ist das Gefühl von Unab-

15 SCHWERPUNKT hängigkeit, Respekt und Wertschätzung durch andere. Trotz des Wunsches nach selbstständiger Arbeit und Entfaltungsspielraum, legt die Generation Y großen Wert auf kollegiale Zusammenarbeit, schätzt Teamarbeit und formlose Treffen mit Kollegen. Das Verlangen nach einer intakten sozialen Umgebung ist auch in dieser Generation erhalten geblieben. Vor dem Hintergrund steigender Arbeitszeiten gewinnt der Begriff Work-Life-Balance in dieser Generation zunehmend an Stellenwert. Die Millennials legen dabei großen Wert auf Transparenz, wechselseitige Kommunikation sowie auf direkte Interaktion mit Gesprächspartnern. Diese Generation schätzt klare Erläuterungen zu ihrem Karriereverlauf. Ideales Arbeitsumfeld schaffen Unternehmen und Verwaltungen, die der Generation Y attraktiv gegenübertreten möchten, müssen sich mit den Konsequenzen für das eigene Unternehmen auseinandersetzen. Stateof-the-art-Technologie, flexible Arbeitsmodelle und neue Kommunikationswege werden die entscheidenden Kriterien sein, um den qualifizierten und motivierten Nachwuchs als Mitarbeiter zu gewinnen und langfristig zu halten. Webbasierte Prozesse und Interaktionen werden wichtige Faktoren für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Millennials bringen die dafür notwendige Einstellung mit. Idealerweise schaffen Unternehmen ein Arbeitsumfeld, in dem Ideen vernetzt werden: Junge Menschen wollen eng zusammenarbeiten. Ständiger Austausch und Interaktionen sind die treibenden Faktoren. Dabei sollte der Arbeitgeber Mitarbeiter im Home Office nicht ausschließen. Ein Zusammenschluss von mehreren vernetzten Computern, sogenannten Clusters, schafft Integration. Bei einigen Unternehmen sind diese Gegebenheiten bereits gegeben: Ein technologisch anspruchsvolles und innovatives Arbeitsumfeld, flache Hierarchien, soziale Netzwerke, vielfältige Karrieremöglichkeiten, verbunden mit großer Flexibilität. Arbeitsinstrumente wie Blogs, Wikis, Echtzeit- Messaging gehören hierbei bereits zur Grundausstattung. Blick nach vorne Bereits in greifbarer Zukunft werden qualifizierte Arbeitskräfte fehlen. Als Folge dieser Erkenntnis ist eine Fokussierung der Geschäftswelt auf die Generation Y zwingend notwendig. Diese Ressourcen-Knappheit spiegelt zugleich weitgehende demografische Probleme wider, wie beispielsweise das Ausscheiden der Nachkriegsgeneration aus dem Berufsleben. Der demografische Wandel zieht wiederum eine Aufwertung der einzelnen qualifizierten Arbeitskraft mit sich. Tatsache ist, dass qualifizierte Arbeitskräfte der Generation Y in allen Branchen teilweise nur aufgrund der demografischen Gegebenheiten nachgefragt werden. Dieser Zustand verleiht den heute 20- bis 30-Jährigen im Berufsleben eine nicht zu 15

16 SCHWERPUNKT 16 unterschätzende Macht, die für frühere Generationen praktisch undenkbar war. Vor diesem Hintergrund wird sich der Arbeitsmarkt mit Fragen der Rekrutierung und Bindung von Millennials verstärkt auseinandersetzen müssen. Medienverhalten der Millennials Die Generation Y findet sich an einem zentralen Ort zusammen: im Netz. Wie eine Studie der Unternehmensberatung Forrester Consulting Ist Europa bereit für die Millennials? zeigt, sind 60 % der Millennials täglich online. Ein Viertel der Millennials nutzt regelmäßig Chatrooms und über die Hälfte (51 %) verwendet ständig Instant-Messenger. Zielgruppengerechte Ansprache heißt daher an dieser Stelle das Stichwort. Die Folgen des demografischen Wandels verlangen von den Arbeitgebern, dem Mediaverhalten dieser Zielgruppe ernsthaft Rechnung zu tragen. Das Internet und Instrumente des Web 2.0 wie soziale Netzwerke und Microblogging-Anwendungen warten darauf, verstärkt arbeitgeberseitig im Rahmen der Zielgruppenansprache eingesetzt zu werden. Der Bewerbermanagementprozess orientiert sich vielfach bereits an den Bedürfnissen der Zielgruppe und ist auf einen papierlosen, webbasierten Ablauf angepasst. Noch vor wenigen Jahren war die Stellensuche eine wahre Papierflut: Unternehmen schalteten Stellenanzeigen in großen Zeitungen, auf Messen wurden Imagebroschüren verteilt, die Korrespondenz erfolgte mittels Briefen. Bewerber wiederum reagierten mit aufwendig gestalteten Bewerbungsmappen samt Hochglanzfotos. Dies hat sich mittlerweile gravierend verändert: Stellenausschreibungen, Bewerbungen und Korrespondenz erfolgen zunehmend online, in Echtzeit und rund um die Uhr an sieben Tagen die Woche. Das Personalmarketing sowie der klassische Bewebungsprozess werden inzwischen vermehrt über Social Media mitgesteuert meist ohne Teilhabe der Arbeitgeber. Es bestehen vielfältigste Möglichkeiten für potenzielle Bewerber, an Informationen über den zukünftigen Arbeitgeber zu gelangen: Über die sozialen Netzwerke wie Xing oder Facebook können Mitarbeiter direkt angesprochen und deren Ansichten eingeholt werden. In Blogs werden Neuigkeiten in Unternehmen oft schon diskutiert, bevor sie offiziell sind. Und mittels Arbeitgeberbewertungsportalen kann man sich einen Überblick über die subjektiven Erfahrungen mit dem Unternehmen als Arbeitgeber verschaffen. Damit wird die unternehmenseigene, marketinggerecht aufbereitete Karrierewebseite keinesfalls überflüssig allerdings wird sie um ein realistisches Bild aus der Zielgruppenperspektive ergänzt. Ereignisse wie die aktuelle Wirtschaftskrise können allerdings neue Voraussetzungen schaffen, die eine einseitige Fixierung auf eine Zielgruppe schnell bestrafen. Denn ob sich die junge Generation in schwierigen Zeiten ihr Selbstbewusstsein bewahrt, bleibt abzuwarten. Die Studie des Beratungsunternehmens DEGW sieht Grenzen in der Experimentierfreudigkeit und dem Erlebnishunger der Generation Y. Die Millennials wissen um den steigenden Konkurrenzdruck. Daher wappnet man sich mit Lebensläufen, die direkt der Fachliteratur entnommen zu sein scheinen: Der Junge, dynamische und flexible Bewerber verfügt über diverse Auslandsaufenthalte, Sprachkenntnisse, EDV-Wissen, Praktika in namhaften Unternehmen und selbstverständlich die Bereitschaft zu sozialem Engagement, so die Studie.

17 SCHWERPUNKT Auswirkungen auf die HR-Abteilung 17 Was bedeuten diese temporeichen Veränderungen für die HR-Abteilung und ihre Personalarbeit? Human Resources bildet die impulsgebende Kraft im Unternehmen, welche die dortige Arbeitswelt entscheidend und erfolgreich mitgestaltet und sowohl nach innen wie außen vertritt. In diese Arbeitswelt müssen auch die Millennials passen und sich dort zu Hause fühlen. Sie treffen jedoch nicht wie vielleicht oftmals befürchtet auf technisch antiquierte Gegebenheiten. Die Zukunft ist in den meisten Unternehmen und Verwaltungen bereits angekommen: Seien es webbasierte Workflows, welche die Personalabteilung transparenter und erfolgreicher arbeiten lassen oder auch die Möglichkeiten, international auf ein System zuzugreifen. Die Entwicklung ist nicht stehen geblieben, mit dem Einstieg der Millennials und dem damit verbundenen Generationenwechsel bekommt der Fortschritt jedoch einen neuen Schub. Schon jetzt gibt es natürlich Unternehmen, in denen Wikis oder Podcasts vorhanden sind und die auch aktiv genutzt werden beispielsweise für ein internes Ideenmanagement. Wer jetzt auf den Zug aufspringt, kann vor allem im Hinblick auf den War for Talents entscheidend profitieren: Indem man sich glaubwürdig als attraktiver und innovativer Arbeitgeber darstellt, sich vom Wettbewerb abhebt, das Beziehungsmanagement optimiert und darüber hinaus die Risiken, die das Web 2.0 zwangsläufig mit sich bringt, reduziert. Dies alles sollte je nach Branche und Unternehmenskultur individuell gestaltet werden.

18 PRAXIS Eine Lösung aus einer Hand: Das war das erklärte Ziel der Meiko Maschinenbau GmbH. Seit zehn Jahren arbeitet der Hersteller für Spül- und Reinigungstechnik aus Offenburg mit P&I LOGA und führt nun in weiteren Schritten die Zeitwirtschaft sowie das webbasierte Mitarbeiter- und Führungskräftemodul P&I HCM ein. qualität und kompetenz verbindet 18 > Die Philosophie von Meiko Maschinenbau perfekt ist nicht genug zeigt deutlich, dass das Offenburger Traditionsunternehmen in den 82 Jahren der Firmengeschichte immer auf der Höhe seiner Zeit war. Jüngst vollführte Meiko einen weiteren Quantensprung im technischen Bereich des professionellen Spülens. Auch in ihrem Personalmanagement baut das Unternehmen seit mehr als einem Jahrzehnt auf herausragende Qualität. Mit dem flexiblen System von P&I LOGA konnte in den letzten Jahren der enorme Unternehmenswachstum aufgefangen und individuelle Anforderungen abgedeckt werden. Auch eine wesentliche Verbesserung der internen Arbeitsabläufe wurde erreicht. Individuelle Neuentwicklung Eine Besonderheit des badischen Unternehmens ist die speziell für Meiko entwickelte Leistungsbeurteilung. In der Metallindustrie sind wir durch unseren Tarifvertrag gezwungen, eine Leistungszulage von durchschnittlich 15 % für das gesamte Unternehmen darzustellen. Um diese 15 % abbilden zu können, benötigen wir vor allem die direkte Verknüpfung mit dem Grundentgelt der Mitarbeiter, erläutert Beate Friedrich, Personalleiterin bei Meiko, die besonderen Umstände. In der Metallindustrie ist es notwendig, jederzeit Zugriff auf Auswertungen zu haben und den Wert-Überblick zu erhalten, welchen Anteil die Leistungszulage von der Grundentgeltsumme beträgt. An diesem Modul, das sich ganz speziell an die Anforderungen der Metallindustrie richtet, wird im Moment gemeinsam mit P&I gearbeitet. Es bestehen hier starke Ähnlichkeiten mit der leistungsbezogenen Bezahlung im öffentlichen Dienst. Kommen und Gehen mit P&I-Zeitwirtschaft Bis zur Einführung der integrierten Zeitwirtschaft von P&I hatte das Maschinenbauunternehmen bereits eine Zeiterfassung im Einsatz. Die Problematik lag jedoch in den vorhandenen Schnittstellen. Wir hatten beispielsweise keine Möglichkeit, die geleisteten Stunden eines Mitarbeiters direkt mit dem dazugehörigen Verdienst zu verbinden, sondern mussten in verschiedenen Systemen Auswertungen laufen lassen und diese danach verknüpfen. Daher war unsere oberste Priorität: Wir wollen ein System aus einer Hand, blickt die Personalleiterin in die Vergangenheit. Von den knapp 940 Mitarbeiten unterliegen alle der Zeiterfassung und Zutrittskontrolle. Außerdem sind wir zurzeit dabei, die Fertigungsstrukturen dahin gehend umzustellen, dass in Verknüpfung mit Kennzahlen eine Leistungszulage bezahlt wird. Und da sich Produktivität im Verhältnis der gefertigten Menge zur Anwesenheitszeit ergibt, kommt auch hier der Faktor Zeiterfassung ins Spiel. Voller Ungeduld erwartet Noch nicht im Einsatz, aber bereits ungeduldig erwartet wird die Einführung des Mitarbeiter- und Führungskräfteportals P&I HCM. Im Moment werden bei Meiko noch alle Arten von Anträgen in Papierform bewältigt. Das wird durch die Portallösung abgeschafft, sodass beispielsweise Urlaubsanträge auf dem bequemen digitalen Weg bearbeitet werden können. Außerdem soll P&I HCM künftig die Personalabteilung als Nadelöhr für die Vorgesetzten entlasten. Benötigt derzeit ein Vorgesetzter eine spezielle Aus-

19 PRAXIS wertung, müssen wir das manuell erstellen. In Zukunft wird den Führungskräften durch die Portallösung eine Art,Leitstand-Funktion zukommen und ihnen wesentlich mehr Möglichkeiten der Mitarbeitersteuerung gewähren, erklärt Friedrich. Durch die Einführung von P&I HCM erwarten wir einen längst fälligen Rationalisierungseffekt in unseren Abläufen. Wir entwickeln uns im Personalwesen langsam von einem Handwerks- zum In dus trie - unternehmen. Durch die Einführung der Zeitwirtschaft sowie des webbasierten Portals werden sich bei Meiko einige Prozesse ändern. Dies besonders durch Workflows, die nun exakt definiert und an die Gegebenheiten angepasst werden. In unserer Personalabteilung haben wir den Weg bereits für die Einführungen geebnet. Hier wird in Zukunft jeder Mitarbeiter mit allen neuen Modulen umgehen können. Konkret gebracht hat die neue Software dem Unternehmen vor allem eins: Zeitersparnis. Durch die vielen automatisierten Vorgänge wird jeder einzelne Mitarbeiter in der Personalabteilung entlastet. Das hat zur Folge, dass wesentlich mehr Ressourcen für Betreuungsaufgaben frei werden. Die Akzeptanz innerhalb der Abteilung und des gesamten Unternehmens ist sehr groß. Wir sind überaus zufrieden mit dem System. Der Wunsch nach einer integrierten Lösung wurde von P&I vollauf erfüllt. Auch die Betreuung durch die P&I Mitarbeiter ist ein wichtiger Faktor wir fühlen uns äußerst gut aufgehoben, erläutert Beate Friedrich abschließend. > Ansprechpartnerin: Silvana Nies snies@pi-ag.com Telefon +49 (0) Der wertvollste Gewinn: Zeit Der größte Vorteil einer vollständig integrierten HR-Lösung liegt laut Friedrich darin, dass vorhergehende Schnittstellen wegfallen. Zudem vereinfachen die vielfältigen Auswertungsmöglichkeiten in P&I LOGA immens die Arbeitsprozesse der Abteilung. Die Oberflächen des Systems sowie die Art des Aufbaus sind sehr benutzerfreundlich. Eine durchdachte Struktur, die für den Anwender nachvollziehbar ist. P&I gehört zu den Premiumanbietern am Markt. Bei einer langfristigen Einsatzplanung ist daher am Ende nicht der Preis, sondern der wirkliche Mehrnutzen entscheidend, so Friedrich.

20 PRAXIS Als langjähriger Kunde von P&I hat die Hamilton Bonaduz AG nicht gezögert, als es darum ging, die bereits bestehende Anwendung von P&I LOGA um einige Personalmanagementmodule sowie um P&I HCM zu erweitern. Damit passt sich das Schweizer Technologieunternehmen in seinem Personalmanagement dem Wachstum des gesamten Unternehmens an. gerüstet für den zukünftigen bedarf 20 > Seit 1999 ist die Hamilton Bonaduz AG bereits Kunde der P&I AG. Bis vor Kurzem hatte das Unternehmen mit Sitz im Schweizer Kanton Graubünden ausschließlich die Payroll von P&I für knapp 600 Mitarbeiter im Einsatz. Wachstum fordert neue Software Im Jahre 2009 kam der Moment, in dem die Anforderungen der Hamilton AG im Bereich des Personalmanagements nicht mehr abgedeckt wurden. Das Technologieunternehmen wuchs beständig, und die alte Software konnte nicht mehr mithalten. Wir haben uns daher auf dem Markt umgesehen und die verschiedenen Konkurrenzprodukte genau unter die Lupe genommen, erklärt Roger Lang, Vice President und HR- Leiter bei Hamilton, die Vorgehensweise. Die Entscheidung für P&I fiel uns leicht, da wir eine Lösung aus einer Hand wollten. Das ausschlaggebende Kriterium war jedoch am Ende das webbasierte Portal P&I HCM. Die unternehmenseigene Strategie sah vor, einige personalwirtschaftliche Prozesse auf den einzelnen Mitarbeiter zu verlagern, um eine schnellere und effizientere Verwaltung zu erhalten. Im Frühjahr 2009 startete das Projekt schließlich mit der Implementierung der einzelnen Personalmanagementmodule. Auch ein HR-Portal hatte Hamilton in der Vergangenheit bereits im Einsatz. Dieses war eine Eigenentwicklung und daher längst nicht so komfortabel. Probleme bestanden vor allem in der Abbildung von Workflows. Aufgrund der Schnittstelle hatten wir Schwierigkeiten, Daten aus der Datenbank zu nehmen und diese in korrekter Form wieder zurückzuführen. Im Handling stößt man bei einer Handmade-Lösung irgendwann an die Grenzen. Es fehlte die integrierte Lösung, erinnert sich der Personalleiter. Mitarbeiter miteinbeziehen Auch die alte Lösung deckte Personalmanagement-Prozesse ab. Es fehlte hier jedoch die IT-Unterstützung. Im Bereich des Talent- oder Wissensmanagements konnten beispielsweise keine Auswertungen oder Soll-Ist-Abgleiche erstellt werden. Ein aktives, strategisches HR-Management war aus diesem Grund nicht möglich; vieles musste händisch durchgeführt werden. Auch eine Bewerberverwaltung gab es bereits, die IT- Unterstützung beinhaltete hier jedoch eher Excel-Tabellen und Ähnliches. Die dadurch notwendige mehrmalige Datenerfassung war stets eine große Fehlerquelle und Auswertungen daher nur schwer möglich. Unsere Anforderung an ein modernes Personalmanagement besteht vor allem darin, eine integrierte Durchgängigkeit zu erhalten, die verschiedenste Prozesse abbilden kann. Ziel des webbasierten HR-Portals, das auf P&I LOGA aufbaut, ist es, den User-Self-Service der Mitarbeiter zu erhöhen, erklärt Roger Lang die Vorstellungen bei Hamilton. In Zukunft können alle Mitarbeiter weltweit auf HCM zugreifen, ihre persönlichen Daten einsehen, Seminaranmeldungen tätigen oder Urlaubsanträge stellen. Medizintechnik verpflichtet Ein besonderer Augenmerk liegt bei Hamilton auf dem Bereich des Quality-Managements. Wir sind nach den Richtlinien für medizinisch-technische Produkte zertifiziert, da wir Beatmungsgeräte und Ähnliches entwickeln und produzieren. Diese