Das Arbeitszeugnis. und seine Geheimcodes. Die rechtlichen Grundlagen. Stellenwert und Bedeutung für Arbeitnehmer und Arbeitgeber

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2 3 Edi Class Das Arbeitszeugnis und seine Geheimcodes Die rechtlichen Grundlagen Stellenwert und Bedeutung für Arbeitnehmer und Arbeitgeber Beispiele für Formulierung und Interpretation

3 5 Vorwort Vorwort Mit diesem Buch über das Arbeitszeugnis will ich allen Interessierten ein Werkzeug in die Hand geben: Dem Zeugnisaussteller soll es ermöglichen, ein vollständiges und korrektes Arbeitszeugnis zu formulieren, dem Arbeitnehmer und Dritten behilflich sein, Arbeitszeugnisse richtig zu interpretieren. Das Buch enthält deshalb einerseits die notwendigen rechtlichen Grundlagen. Andererseits werden Struktur und Inhalt des Arbeitszeugnisses nach dem Bausteinprinzip dargestellt. Dadurch soll das systematische Vorgehen beim Abfassen der einzelnen Textkomponenten erleichtert und die Vollständigkeit des Arbeitszeugnisses sichergestellt werden. Zu jedem Baustein finden sich zudem zahlreiche Formulierungsvorschläge. Der Autor beschäftigt sich auch mit den so genannten Zeugniscodes. Diese sind gesetzwidrig, da sie gegen das Klarheitsgebot verstossen. In der Praxis werden jedoch solch verbotene Formulierungen immer noch verwendet. Das Buch geht aus diesem Grund auch auf diese Thematik ein. Das Buch enthält ausserdem Musterbriefe, die dem Arbeitnehmer im Falle von Streitigkeiten, die das Arbeitszeugnis betreffen, zeigen, wie er auf korrekte Art mit dem Arbeitgeber in Kontakt treten oder, wenn es nicht anders geht, rechtliche Schritte einleiten kann. Diese Auflage wurde aktualisiert und das Buch grafisch noch benutzerfreundlicher gestaltet. Zürich, Frühjahr 2009 Prof. FH, Dr. iur. Edi Class, Rechtsanwalt

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5 7 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 1 Die Bedeutung des Arbeitszeugnisses 09 2 Die rechtlichen Grundlagen 13 3 Erstellen und Beurteilen eines Arbeitszeugnisses 53 4 Mitarbeiterinnen- und Mitarbeiterbeurteilung 89 5 Briefbeispiele 95 Stichwortverzeichnis 103

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7 9 Die Bedeutung des Arbeitszeugnisses Die Bedeutung des Arbeitszeugnisses 11.1 Die Sicht des Arbeitgebers Die Sicht des Arbeitnehmers Fazit 11

8 10 Die Bedeutung des Arbeitszeugnisses 1.1 Die Sicht des Arbeitgebers Zeugnisse als Entscheidungshilfen zur Personaleinstellung Wichtige Beurteilungskriterien Die Praxis hat gezeigt, dass Arbeitszeugnisse eine wesentliche Entscheidungshilfe für Arbeitgeber darstellen, wenn es um die Einstellung von Bewerberinnen und Bewerbern geht. Ausserdem werden selbstverständlich weiterhin Schulzeugnisse, Diplome usw. als Entscheidungsgrundlage herangezogen. Die Ergebnisse grafologischer Gutachten, psychologischer Intelligenz- und Persönlichkeitstests sowie eigentliche Assessments-Verfahren und die Einholung von Referenzauskünften bei früheren Arbeitgebern können zusätzliche Kriterien darstellen. Für einen Grossteil der Arbeitgeber ist das Zeugnis eine sehr wichtige Entscheidungshilfe. Versierte Personalverantwortliche beurteilen die Arbeitszeugnisse bei der Selektion von Bewerbern nach ganz bestimmten Kriterien. Entsprechend der Funktion, die neu besetzt werden soll, sind einzelne Aussagen von erheblicher Bedeutung, andere wiederum nebensächlich. Folgende Aspekte werden entsprechend beachtet und gewichtet: Tätigkeiten in den vorangegangenen Anstellungsverhältnissen Lückenlosigkeit der Laufbahn Kontinuität des beruflichen Werdegangs Gründe des Arbeitsplatzwechsels Häufigkeit des Arbeitsplatzwechsels Eigenschaften und Fähigkeiten mit Blick auf die zu besetzende Funktion, berufliche Entwicklung und Ausbildung Spezialausbildungen und besondere Erfahrungen Teamfähigkeit und Führungsqualitäten Fähigkeit zur Konfliktlösung und -verarbeitung Übereinstimmung von Zeugnis und Berufsweg des Bewerbers Fehlende Aussagen über Leistung oder Verhalten 1.2 Die Sicht des Arbeitnehmers Starthilfe oder Stolperstein? Die grosse Bedeutung, welche die meisten Arbeitgeber den Arbeitszeugnissen beimessen, macht deren Wichtigkeit für den Arbeitnehmer deutlich. Für ihn stellen die Arbeitszeugnisse Doku-

9 11 Die Bedeutung des Arbeitszeugnisses Schwachstelle Interpretation mente dar, welche die berufliche Qualifikation und Entwicklung massgeblich beeinflussen können. Dem neuen Arbeitgeber geben sie Hinweise darauf, wie ihn frühere Vorgesetzte beurteilen. Selbstverständlich erleichtern deshalb gute Arbeitszeugnisse die Stellensuche ganz erheblich. Ein grosser Unsicherheitsfaktor liegt in der Interpretation von Arbeitszeugnissen und von einzelnen Formulierungen durch den Empfänger der Bewerbungsunterlagen. Nicht jeder Perso nalverantwortliche und schon gar nicht jeder andere Zeugnisaussteller in kleineren Betrieben kennt, benützt und interpretiert die hinter allen möglichen Wendungen vermutete «Geheimsprache» gleich. Mancher Zeugnisaussteller formuliert zudem (oft unbewusst!) gewisse Aussagen so, dass sie von einem kri tischen Leser sowohl vorteilhaft als auch nachteilig ausgelegt werden können. 1.3 Fazit Keine Geheimsprache Verklausulierte Wahrheiten? Beim Verfassen von Arbeitszeugnissen eine «Geheimsprache» zu verwenden, ist gesetzeswidrig. Ebenso fragwürdig ist es, beim Lesen und Interpretieren von Arbeitszeugnissen solche Codes hinter jeder Aussage zu vermuten. Zeugnisverfasser sind oftmals ungeübt und mit Gepflogenheiten gewisser «Profis» ohnehin nicht vertraut. Ausserdem haben sie in aller Regel weder die Absicht noch ein Interesse, dem ausscheidenden Mitarbeiter durch negativ interpretierbare Aussagen zu schaden. Auf der andern Seite sind heute auch die meis ten Arbeitnehmer gewitzigt und haben schon davon gehört, dass es in den Arbeitszeugnissen so etwas wie eine «Geheimsprache» gebe. Sie sind unter Umständen skeptisch und wenden sich sehr rasch an Bezugspersonen, um deren Meinung und Urteil zum erhaltenen Arbeitszeugnis einzuholen. Im Interesse aller Beteiligten können nur offen und klar formulierte Arbeitszeugnisse liegen, die Fehlinterpretationen möglichst ausschliessen, Stärken unterstreichen und für das Arbeitsverhältnis bedeutungslose Schwächen nicht auf oft fragwürdige Art verklausulieren. Auf die einschlägig bekannte Rechtsprechung ist ohnehin

10 12 Die Bedeutung des Arbeitszeugnisses auch kein vorbehaltloser Verlass: Sowohl allzu wohlmeinende als auch zu negative Arbeitszeugnisse können zu unangenehmen Überraschungen führen.

11 13 Die rechtlichen Grundlagen Die rechtlichen Grundlagen 22.1 Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis Das Vollzeugnis Die Arbeitsbestätigung Das Zwischenzeugnis Das Zeugnis in der Probezeit Das Lehrzeugnis Das Formulieren von Arbeitszeugnissen Die vier von der Gerichtspraxis geprägten Grundsätze Formale Anforderungen an das Arbeitszeugnis Die Sprache Die Unterschrift Prozessuales Klage auf Ausstellung eines Vollzeugnisses oder einer Arbeitsbestätigung Klage auf Abänderung oder Ergänzung von Vollzeugnissen und Arbeitsbestätigungen Die Herausgabeklage Die Verjährung und Untergang des Zeugnisanspruchs Die Pflicht zur Anfertigung von Duplikaten Das Arbeitszeugnis und das Kündigungsrecht Strafrechtliche Aspekte Häufige Fragen aus der Praxis 48

12 14 Die rechtlichen Grundlagen 2.1 Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis Das jederzeitige Recht auf ein Zeugnis nach OR Der Anspruch des Arbeitnehmers auf ein Arbeitszeugnis ist in OR Art. 330a verankert. Demnach kann der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber «jederzeit ein Zeugnis verlangen, das sich über die Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie über seine Leis tungen und sein Verhalten ausspricht» (Abs.1). Der Arbeitnehmer hat also Anspruch auf ein umfassendes Zeugnis, ein so genanntes Vollzeugnis: während das Arbeitsverhältnis andauert (hier spricht man von einem Zwischenzeugnis) bei dessen Beendigung sowie während einiger Jahre nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses (OR Art.127 und 128 Ziff.3). Ausnahme vom Grundsatz Dieser Zeugnisanspruch des Arbeitnehmers ist unabdingbar und unverzichtbar (OR Art. 362 in Verbindung mit OR Art. 341 Abs.1). Dies bedeutet, dass er beim Vertragsschluss, während der Dauer des Arbeitsverhältnisses und während eines Monats nach Beendigung desselben, nicht rechtsgültig auf ein Zeugnis verzichten kann. Ebensowenig dürfen Arbeitnehmer und Arbeitgeber eine Vereinbarung treffen, die für den Arbeitnehmer ungünstiger ist als die im Gesetz vorgesehene Regelung. Vertragliche Vereinbarungen, wonach ein Zeugnis nur unter bestimmten Bedingungen ausgestellt wird, so zum Beispiel wenn der Arbeitnehmer noch zur Zufriedenheit des Arbeitgebers arbeitet, sind somit ungültig. Die Zeugnispflicht des Arbeitgebers stellt eine Konkre tisierung von OR Art. 328 dar, der die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers regelt. Sie ist eine so genannte nachwirkende Pflicht, weil sie auch über das Ende des Arbeitsverhältnisses hinaus andauert. Vom Grundsatz des Anspruches auf ein Vollzeugnis jederzeit weicht die Gerichtspraxis jedoch dann ab, wenn der Inhalt des Arbeitszeugnisses noch nicht feststeht. So muss z.b. eine Versicherung einer entlassenen Sachbearbeiterin, gegen die noch ein Strafverfahren wegen Veruntreuung läuft, nicht unbedingt ein Arbeitszeugnis ausstellen, da dessen Inhalt wesentlich vom Ausgang der

13 15 Die rechtlichen Grundlagen Vollzeugnis und Arbeitsbestätigung Strafuntersuchung abhängt. Die Arbeitnehmerin hat somit keinen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis, das sich zwar über ihre Arbeitsleistung äussert, die Beurteilung ihres Verhaltens jedoch ausblendet. (Urteil des Bundesgerichtes vom 22. April 1997.) Das Gesetz sieht vor, dass sich das Zeugnis auf besonderes Verlangen des Arbeitnehmers auf Angaben über die Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses zu beschränken hat (OR Art. 330 Abs.2). Hierbei handelt es sich um eine so genannte Arbeits bestätigung. Nach Lehre und Rechtsprechung bedeutet die Wahl dieser Zeugnisform jedoch nicht den Verzicht auf ein Vollzeugnis; der Arbeitnehmer kann beides verlangen Das Vollzeugnis Die wesentlichen Punkte Zur Dauer des Arbeitsverhältnisses Zur Leistung Das Vollzeugnis, auch qualifiziertes Zeugnis genannt, bildet die Regel. Es gibt nicht nur Auskunft über die Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses, sondern es äussert sich ebenso zu Leis tung und Verhalten des Arbeitnehmers. Es hat alle wesent lichen Tatsachen und Bewertungen zu enthalten, die für dessen Gesamtbeurteilung von Bedeutung sind. (Siehe auch Kapitel 3.) Das Arbeitszeugnis muss objektiv richtig sein. Bei der Angabe der Dauer des Arbeitsverhältnisses ist die rechtliche Dauer, nicht die tatsächliche Arbeitszeit massgebend. Als Enddatum ist somit der Kündigungstermin anzugeben und nicht der letzte Arbeitstag, auch wenn dieser vor dem Kündigungstermin liegt. Wenn also ein Arbeitnehmer ab Mitte des letzten Anstellungsmonates Ferien bezieht, gilt als Enddatum des Arbeitsverhältnisses gleichwohl der Kündigungstermin, also der letzte Tag des Monates. Die Ferienorganisation des Arbeitgebers hat mit der Gesamtbeurteilung des Arbeitnehmers nichts zu tun und gehört daher nicht in ein korrektes Arbeitszeugnis. (Urteil des Arbeitsgerichtes Zürich vom 29. April 1993 und vom 19. Oktober 1988.) Unter dem Leistungsbegriff wird eine Bewertung der Arbeitsqualität, der Arbeitsmenge und der Arbeitsbereitschaft vorgenommen. Der anzuwendende Beurteilungsmassstab sollte einem branchenüblichen Durchschnitt entsprechen. Ziel dieser Beurteilung soll

14 16 Die rechtlichen Grundlagen Zum Verhalten Beendigungsgründe sein, dass sich ein Arbeitgeber über die Leis tungsfähigkeit und Leistungsbereitschaft eines Stellenbewerbers und somit über seine Einsatzmöglichkeit ein Bild machen kann. Unter «Verhalten» sind Erkenntnisse aufzuführen, die ausserhalb der eigentlichen Leistung liegen. Insbesondere ist das dienstliche Verhalten zu beurteilen. Wie sich eine Person ausserhalb ihres Arbeitskreises benimmt, kann grundsätzlich nicht Ge gen stand eines Arbeitszeugnisses sein, es sei denn, ihr ausserdienstliches Verhalten wirke sich auf das Arbeitsverhältnis aus (Alkohol pro bleme usw.). Wie bei der Beurteilung der Leistung ist auch beim Beschreiben des Verhaltens ein branchen- und betriebs üblicher Massstab angemessen. Einmalige Vorkommnisse dürfen grundsätzlich nicht in ein Arbeitszeugnis aufgenommen werden, ausser wenn sie von besonderer Bedeutung und somit in einem gewissen Sinne für das Arbeitsverhältnis charakteristisch sind (vgl. auch 2.2.1, Seite 25). Nach herrschender Lehre hat der Arbeitnehmer Anspruch darauf, dass der Grund oder die Gründe für die Be en digung des Arbeitsverhältnisses im Arbeitszeugnis erwähnt werden.

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17 69 Erstellen und Beurteilen eines Arbeitszeugnisses 3.2 Geheimcodes und Standardformulierungen Codes verstossen gegen Klarheitsgebot Wie auf Seite 28 bereits ausgeführt, muss der Text des Zeugnisses klar und verständlich sein. Der Wortlaut steht aber grundsätzlich im Ermessen des Arbeitgebers, wobei er verpflichtet ist, einen betriebsüblichen Wertmassstab zu verwenden. Dieser muss bei sämtlichen Arbeitnehmer-Qualifikationen gleich angewandt werden. Es hat sich in der Schweiz indessen eine eigentliche Zeugnissprache entwickelt, die bestimmte Formulierungen mit ganz spezifischen Bedeutungen kennt, so genannte Geheimcodes. Diese verstossen jedoch meistens gegen das Gebot der Klarheit. In der Folge werden wir die am häufigsten ver wendeten Formulierungen und deren Interpretation auflisten. Wichtig ist jedoch zu wissen, dass diese Zeugnissprache nur dann von Bedeutung ist, wenn sie sowohl der Zeugnisaussteller als auch der Zeugnisleser kennt. Um in Zukunft keine Überraschungen bei der Bewerbung um eine neue Arbeitsstelle zu erleben, ist es wichtig, dass der Arbeitnehmer diese Geheimcodes zu interpretieren weiss, damit er sich rechtzeitig beim Zeugnisaussteller um eine Änderung oder Klarstellung des Zeugnisinhaltes be mühen kann. Die gelegentlich vertretene Auffassung, Arbeitszeugnisse sollten mit dem Satz «dieses Zeugnis ist uncodiert» gekennzeichnet werden, lehne ich entschieden ab. Zeugnisse, die dem Klarheitsgebot genügen, sind auch ohne diesen Vermerk leicht zu lesen und eindeutig zu interpretieren. Derartige Vermerke bewirken nur weitere Zweifel und Unsicherheiten, wie ein Arbeitszeugnis zu verfassen ist. Unweigerlich taucht dann auch sofort die Frage auf, ob alle Zeugnisse, die diese Kennzeichnung nicht enthalten, eben codierte Zeugnisse seien. Dieser Schluss ist in den meisten Fällen falsch.

18 70 Erstellen und Beurteilen eines Arbeitszeugnisses Zeugniscodes hinsichtlich der Arbeitsleistung Codes Keine Bemerkungen. Er bemühte sich, seine Auf gaben so gut wie möglich... Sie hat sich stets bemüht, die ihr übertragenen Arbeiten zu unserer Zufriedenheit zu erledigen. Die ihm übertragenen Aufgaben erledigte er mit grossem Fleiss. Er bemühte sich, die ihm übertragenen Arbeiten bestens zu erledigen. Sie hat all ihre Fähigkeiten eingesetzt. Sie zeigte für ihre Arbeit Verständnis. Wir schätzten seinen grossen Eifer. Sie hat sich stets um gute Vorschläge bemüht. Interpretationen Es ist davon auszugehen, dass die Leistungen nicht genügten. Seine Leistungen befriedigten nicht, obwohl er sich Mühe gab. Ihre Fähigkeiten sind minim, aber sie ist motiviert, einsatzfreudig, tüchtig. Er bemühte sich, die Arbeit richtig zu erledigen, war aber nicht tüchtig. Die Leistungen sind mangelhaft, obwohl der Wille zu besserer Arbeit vorhanden ist. Die Leistungen waren schwach. Sie war nicht einsatzbereit, sondern bequem. Er war ein Streber, ohne allerdings den Anforderungen zu genügen. Sie wusste stets alles besser, ohne dass das Geschäft aber davon profitieren konnte.

19 71 Erstellen und Beurteilen eines Arbeitszeugnisses Zeugniscodes hinsichtlich des Verhaltens Codes Keine Bemerkungen. Er bemühte sich stets um ein gutes Verhältnis zu den Vorgesetzten. Gegenüber seinen Mitarbeitern zeigte er grosses Einfühlungsvermögen. In ihrem Verhalten war sie stets ein Vorbild (ohne weitere Ausführungen über ihre Leistungen). Interpretationen Es ist möglich, dass das Verhalten unbefriedigend war. Er war ein Anpasser. Er suchte Kontakt zum andern Geschlecht. Ihr Verhalten war in Ordnung, aber leis tungsmässig konnte sie nicht genügen.

20 72 Erstellen und Beurteilen eines Arbeitszeugnisses Hinweise auf die Beendigung des Arbeitsverhältnisses Codes Es fehlen Bemerkungen über den Austrittsgrund. Er verlässt uns im gegenseitigen Einvernehmen. Interpretationen Es besteht die Möglichkeit, dass der Arbeitnehmer gehen musste. Wir haben ihm gekündigt oder zumindest: Wir sind froh, dass er gegangen ist.

21 73 Erstellen und Beurteilen eines Arbeitszeugnisses Zu unterscheiden ist zwischen den eigentlichen Codes, die dem Klarheitsgebot nicht genügen und den Standardformulierungen, die von der Gerichtspraxis grundsätzlich anerkannt sind. Ich verweise aber in diesem Zusammenhang auf die Ausführungen auf Seite 69. Standardformulierungen Er hat die ihm übertragenen Arbeiten zu unserer Zufriedenheit erledigt. Sie hat die ihr übertragenen Arbeiten stets zu unserer Zufriedenheit ausgeführt. Er hat die ihm übertragenen Arbeiten stets zu unserer vollen Zufriedenheit ausgeführt. Sie hat die ihr übertragenen Arbeiten stets zu unserer vollsten Zufriedenheit ausgeführt. Sie ist eine gewissenhafte Mitarbeiterin. Er hat alle Aufgaben ordnungsgemäss erledigt. Sie war stets freundlich und aufmerksam. Im Umgang mit Vorgesetzten, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern war er korrekt. Im Umgang mit Vorgesetzten und Mitarbeitern war sie stets freundlich und korrekt. Interpretationen Es handelt sich hier um knapp genügende Leistungen. Es handelt sich um zuverlässige Leis tungen, die aber nur mit der Note 4 zu bewerten sind. Es handelt sich hier um einen guten Mitarbeiter, der leistungsmässig regelmässig gut gearbeitet hat. Es handelt sich hier um eine sehr gute Mitarbeiterin, die überwiegend sehr gute Leistungen erbracht hat. Sie arbeitete gewissenhaft, aber die Arbeitsleistung kann nicht überzeugen. Dieser Mitarbeiter entwickelt keine eigene Initiative und erledigt nur das, was man ihm aufträgt (Minimalist). Es handelt sich um eine angenehme Mitarbeiterin, die Teamfähigkeit zeigt. Dieser Arbeitnehmer verhielt sich korrekt, ohne jedoch beliebt zu sein. Diese Mitarbeiterin verhielt sich stets korrekt und war beliebt.

22 74 Erstellen und Beurteilen eines Arbeitszeugnisses Standardformulierungen Im Umgang mit Vorgesetzten und Mitarbeitern war er stets zuvorkommend, freundlich und korrekt. Sie verlässt uns auf eigenen Wunsch. Er verlässt uns auf eigenen Wunsch, was wir sehr bedauern. Sie verlässt uns auf eigenen Wunsch, was wir ausserordentlich bedauern. Interpretationen Dieser Mitarbeiter war menschlich sehr wertvoll für das Team. Es handelt sich um einen normalen Abgang, und die Mitarbeiterin hinterlässt keine grosse Lücke. Der Mitarbeiter hat gekündigt, obwohl ihn der Arbeitgeber aufgrund seiner Tüchtigkeit gerne behalten hätte. Es handelt sich hier um eine äusserst tüchtige Mitarbeiterin, die eine empfindliche Lücke hinterlässt.

23 75 Erstellen und Beurteilen eines Arbeitszeugnisses Leistungsbewertung mit Noten Leistungsbewertungen können auch durch Noten ausgedrückt werden. Die folgende Übersicht zeigt, welche Zeugnisformulierungen welchen Noten zugeordnet werden können. Note 3 Note 4 Note 5 Note 6 Im Grossen und Ganzen hat er zu unserer Zufriedenheit gearbeitet. Sie genügte knapp. Er hat so gut wie möglich gearbeitet. * Sie bemühte sich stets. * Er zeigte grossen Eifer. * Sie zeigte grosses Verständnis. * Er war stets bemüht... * Sie arbeitete zu unserer Zufriedenheit. Er zeigte genügende Leistungen. Wir waren mit ihr zufrieden. Er arbeitete gut. Sie zeigte gute Leistungen. Er zeigte überdurchschnittliche Leistungen. Sie war eine gute Mitarbeiterin. Er arbeitete sehr gut. Sie zeigte hervorragende Leistungen. Klarheitsgebot Die mit einem * gekennzeichneten Formulierungen sind zwar gebräuchlich, vermögen aber dem Grundsatz der Zeugnisklarheit nicht zu genügen. Oft werden solche Zeugniscodes benützt, um keine präzisen Angaben machen zu müssen. Personalverantwortliche versuchen so, einer Auseinandersetzung mit dem Arbeitnehmer aus dem Weg zu gehen und dem neuen Arbeitgeber trotzdem anzuzeigen, dass der Arbeitnehmer hinsichtlich des Verhaltens und der Leistung Mängel aufweist. Der Arbeitnehmer muss unklare Zeugnisformulierungen nicht akzeptieren. Vielmehr hat er Anspruch darauf, dass klar im Zeugnis festgehalten wird, wie der Arbeitgeber seine Leistungen und sein Verhalten bewertet.