Abschlussprüfung. für den Ausbildungsberuf Fachangestellte/r für Bürokommunikation. Prüfungskennzahl: FaB 2011/2012 W P4/ Berlin, den

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1 1 - Zuständige Stelle nach dem Berufsbildungsgesetz - Abschlussprüfung für den Ausbildungsberuf Fachangestellte/r für Bürokommunikation Prüfungskennzahl: FaB 2011/2012 W P4/ Berlin, den Begonnen: Beendet: Bürowirtschaft Bitte beachten Sie: Zur Verfügung stehende Zeit: 90 Minuten Punkte: 100 Beantworten Sie alle gestellten Aufgaben bitte in vollständigen Sätzen. Die angegebenen Punkte bei den Teilaufgaben bieten Ihnen eine Orientierung für die Bearbeitungsdauer. Schreiben Sie übersichtlich und gut lesbar. Seiten nummerieren. Alle ausgeteilten Blätter müssen wieder abgegeben werden. Hilfsmittel: keine Bewertung durch die Zensierenden: Punkte Note Unterschrift/ Datum Erstzensierende/r Herr Derichs Zweitzensierende/r Herr Schultz

2 Situation: Sie sind Mitarbeiterin/Mitarbeiter beim Bezirksamt Tempelhof-Schöneberg von Berlin. Dort sind Sie in der Organisationseinheit Allgemeine Verwaltung als Fachangestellte/r für Bürokommunikation beschäftigt. Ihr Vorgesetzter, Herr Gruetzbach, bittet Sie, ihm bei der Erledigung seiner Aufgaben behilflich zu sein. Es ist geplant, innerhalb Ihrer Verwaltung in nächster Zeit einen neuen Fachbereich Elektronische Datenverarbeitung" entstehen zu lassen, die alle anfallenden Tätigkeiten im Zusammenhang mit der EDV übernehmen soll. Hierzu soll der Aufbau des Fachbereiches neu organisiert werden. Dazu sollen Sie eine Fachbereichsleitersitzung vorbereiten. Alle nun folgenden Aufgaben beziehen sich immer auf die eben geschilderte Situation. Aufgabe 1 - Vorbereitung der Besprechung (18 Punkte) Sie sollen deshalb zunächst benötigte Besprechungsunterlagen fertig stellen, alle Fachbereichsleiter/innen einladen und ihnen die nötigen Unterlagen zukommen lassen, den Raum vorbereiten, und für einen reibungslosen Ablauf während der Durchführung sorgen Die Einladungen an die Fachbereichsleiter verschicken Sie mittels s. Erläutern Sie in diesem Zusammenhang die Nutzung des -Dienstes. 2

3 1. 2 Zählen Sie 6 Punkte auf, an die Sie bei der Vorbereitung des Besprechungsraumes denken müssen Sie sollen während einer Sitzung Protokoll führen. Ein Ergebnisprotokoll soll erstellt werden. Führen Sie aus, woraus ein Protokoll (außer dem eigentlichen Text) besteht? Aufgabe 2 - Aufbauorganisation (35 Punkte) Während der Fachbereichsleiterbesprechung, in der Sie Protokoll führen, wird von neu einzurichtenden Stellen gesprochen. Dabei geht es um den Umfang und den Aufgabenbereich der zukünftigen Stellen. Außerdem geht es in der Besprechung um die Fachbereichsbildung. Der Kreis der an dem Gespräch teilnehmenden Personen diskutiert lange über die Verteilung der Aufgaben und über den Prozess der Zuordnung von Mitarbeitern zu den Aufgaben Stellen Sie die vier Phasen, nach denen der Prozess der Zuordnung der Mitarbeiter zu den Aufgaben erfolgt dar, indem sie die jeweilige Phase nennen und anschließend kurz erläutern. Im weiteren Gesprächsverlauf wird im Zusammenhang mit der neu zu schaffenden Abteilung von einer Reorganisation des Verwaltungsbereichs gesprochen und damit auch von Konsequenzen für die Aufbau- und Ablauforganisation. 3

4 2. 2 Bei der Aufbauorganisation spricht man von Bestandsgrößen, bei der Ablauforganisation von Prozessgrößen. Was ist damit gemeint? Stellen Sie die beiden Begriffe gegenüber. Aufbauorganisation Ablauforganisation 2. 3 Betreffen die folgenden Maßnahmen die Aufbauorganisation oder die Ablauforganisation? Kennzeichnen Sie die Felder mit 1 (Ablauforganisation) oder 2 (Aufbauorganisation) a) Für die Ausgabe von Büromaterial muss ab sofort ein Entnahmeschein ausgefüllt werden. b) Der Plan für die Umstellung auf eine neue Software wird erstellt. c) In einer Behörde werden die Abteilungen, Referate und Sachgebiete neu geordnet. d) Festlegung der Auslieferungsrouten und -zeiten der behördeninternen Postverteilung. e) Änderung der Zuständigkeiten und Vertretungsbefugnisse für einen Referatsleiter Die Stellenbeschreibung als Instrument der Aufbauorganisation trägt u. a. dazu bei, Weisungskompetenzen zu verdeutlichen und Stellen zielgerichtet auszuschreiben. Skizzieren Sie die wesentlichen Inhalte einer Stellenbeschreibung. Aufgabe 3 - Vordruckgestaltung (16 Punkte) Um die Arbeit im künftigen Fachbereich Elektronische Datenverarbeitung" zu rationalisieren, sollen zunächst für viele anfallende Arbeiten entsprechende Vordrucke gestaltet werden. Ihr Vorgesetzter hat einen Vorschlag erstellt und legt Ihnen diesen vor. Da Sie Fachfrau/Fachmann im Thema Vordruckgestaltung" sind, fallen Ihnen spontan einige Punkte auf, die besser gemacht werden könnten. 4

5 Anmeldung zur Mitarbeiterschulung Angabe zur Person: Name Abteilung Vorname Telefon-Durchwahl Ich möchte an dem Seminar Einführung in Excel / Internetrecherche"* teilnemmen Unterschrift Ort, Datum * Nicht zutrefendes bitte streichen Bitte ausgefüllt einreichen bei: Abteilung EDV, Zimmer 417, Herrn Müller 3.1 Zählen Sie 4 Punkte formaler Layoutgestaltung auf, die man bei dem oben abgebildeten Vordruck besser machen könnte. 3.2 Erläutern Sie jeweils 3 Vor- und Nachteile, die sich durch den Einsatz von Vordrucken innerhalb der Verwaltung ergeben! Vorteile Nachteile 5

6 Aufgabe 4 Planung einer Tagung (31 Punkte) Ihre Dienststelle plant in Zusammenarbeit mit einer Consultingfirma im kommenden Jahr eine Tagung. Für die Tagung bekommen Sie den Auftrag, die angebotenen Terminmöglichkeiten der Referenten, die bereits als Anlage zusammengestellt wurden, in einem Ganttdiagramm zu erfassen. Die Dauer der Veranstaltung soll auf drei Tage beschränkt bleiben. Es wird beabsichtigt, zu dieser Tagung, maximal sechs Referenten einzuladen. Die Referenten müssen nicht zwingend alle 3 Tage anwesend sein. Von Ihrer Vorgesetzten bekommen Sie den Hinweis, dass bei einem Ausfall eines Referenten für Ersatz gesorgt werden müsse und dass u. U. in dem Monat mit Feiertagen zu rechnen sei Erstellen Sie zunächst ein Gantt-Diagramm für alle vorliegenden Referententermine. 4.2 Entscheiden Sie sich für einen dreitägigen zusammenhängenden Zeitraum an dem mindestens sechs Referenten teilnehmen können. Für Ihre Auswahl sollen die Honorare bzw. Aufwandsentschädigungen der Referenten eine Rolle spielen. Markieren Sie dazu im Gantt-Diagramm den Zeitraum. 4.3 Ermitteln Sie unterhalb des Diagramms die Kosten, die für die Referenten anfallen. 4.4 Erstellen Sie für die drei Tage ein kurzes Tagungsprogramm, aus dem ersichtlich wird, an welchen Tagen und zu welchen Tageszeiten die Vorträge der einzelnen Referenten stattfinden. Raum für Aufgabe 4. 4: 6

7 Bezirksamt Tempelhof-Schöneberg von Berlin Projekt: Planung einer neuen Abteilung EDV Dozentenhandreichung Zusammenstellung der Antworten der angeschriebenen Referenten Frau Dr. Rita Habermehl von der Deutschen Telekom Medien GmbH Berlin kann zwischen dem 2. und 31. Mai ein Referat zum Thema: E-Government mehr als Kommunikation halten. Ihr Vortrag mit Video und anschließender Diskussion dauert ca. 2 ½ Stunden. Honorar: EUR. Frau Dr. Zöllner-Seibt von der Universität Köln kann zwischen dem 15. und 24. Mai nach Berlin reisen. Sie würde das Flugzeug benutzen. Ihr Vortrag zum Thema Wissen im Netz dauert ca. 2 Stunden und sie benötigt dafür einen Dia-Projektor. Honorar: EUR. Herr Prof. Dr. Liepelt von der Universit ät Frankfurt könnte zwischen dem 11. und 27. Mai ein Referat halten. Sein Honorar beträgt EUR. Sein Thema lautet Vom elektronischen Archiv zum Repository" 1 und dauert ca. 1 ½ Stunden. Er würde seinen Vortrag gerne am Nachmittag halten, aber noch am gleichen Tag zurückfliegen. Hilfsmittel: Beamer Herr Müller-Hagedorn aus Nürnberg ist Spezialist für folgen des Thema: Haushaltsplanung und Controlling. Er benötigt einen ISDN-Anschluss, Beamer, Whiteboard und Marker und ca. 2 Stunden Zeit. Herr Müller-Hagedorn ist B ahnfahrer. Er hat Zeit am 13. Mai und in der 21. Kalenderwoche. Seine Honorarforderung beläuft sich auf EUR. Frau Schumachers Thema lautet Internetbasiertes E-Formularsystem und dauert ca. 3 ½ Stunden. Sie stünde in der Zeit vo m 4. bis 28. Mai zur Verfügung und verlangt 900 EUR für ihr Referat. Sie benötigt einen Computer mit Internet-Anschluss und einem DVD-Laufwerk. Frau Schumacher reist aus München mit dem Flugzeug an. Zum Thema Nutzen des elektronischen Bürgerservice kann Herr Prof. Dr. Speier vom Bundesministerium des Inneren einen Vortrag in der Zeit vom 17. bis 19. Mai sowie in der Zeit vom 25. bis 31. Mai einen Vortrag halten. Sein Honorar beträgt EUR. Sein Vortrag dauert ca. 3 Stunden. Herr Berisha aus Düsseldorf kann am 18. Mai sowie vom 24. bis 28. Mai über das Thema Verwaltungsmodernisierung Mode rner Staat M oderne Verwaltung referi eren. Er be nötigt dafür ca. 1 ½ Stunden und sein Honorar beträgt 800 EUR. Auch er würde mit dem Flugzeug anreisen. Herr Kern von der Firma BTC Business Technology Consulting AG in Dresden hat nur zwischen dem 23. und 31. Mai Zeit. Sein Them a lautet: VANS Value Add ed Network Services. Er benötigt einen Telefonanschluss und 2 ½ Stunden Zeit. Herr Kern würde mit seinem Auto kommen. Sollte er nachmittags referieren, würde er gerne erst am nächsten Tag nach Dresden zurückfahren. Sein Honorar beträgt: 950 EUR. Unsere wichtigste Referentin ist Frau Wegner. Sie arbeitet bei der Unternehmensberatung Tabataby & Co in Hamburg. Ihr Thema lautet: Bürgerorientierung und Serviceverwaltung und die Veränderung in den Köpfen des Mitarbeiterteams. Der Vortrag dauert ca. 2 Stunden u nd es soll sich eine längere Diskussion anschließen. Frau Wegner reist mit dem Flugzeug an; ihr Honorar beträgt EUR. Sie kann am 17. und 18. M ai und vom 2 4. bis 30. M ai referieren. Ihre Anwesenheit ist dringend erforderlich. 1 = Datenmagazin; hier werden alle wichtige Informationen zu Dokumenten aufbewahrt; z. B. Archivlagerort, digitaler Volltext, Schlüsselbegriffe... 7

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9 Abschlussprüfung im Fach BKO für FAB - Land Berlin Winter 2011 Aufgabe 4 Planung einer Tagung Prüfungskennziffer: Aufgabe 4. 1; 4. 2 und 4. 3 MAI 2012 KW MO DI MI DO FR SA SO Mai Tag d. Arbeit 17. Mai Christi Himmelfahrt 28. Mai Pfingstmontag Referent/in

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