Thüringer Landesverwaltungsamt - Zuständige Stelle nach 73 BBiG -

Transkript

1 Thüringer Landesverwaltungsamt - Zuständige Stelle nach 73 BBiG - Seitenzahl 5 (mit Deckblatt) Kennziffer Abschlussprüfung im Ausbildungsberuf Fachangestellter für Bürokommunikation am 3. Mai Prüfungsarbeit: Bürowirtschaft Prüfungszeit: 90 Minuten Hilfsmittel: keine Anzahl der ausgegebenen Blätter zur Beantwortung der Fragen: 3 Zeitpunkt der Abgabe: Aufgaben (Nummerierung) Erreichbare Punktzahl Erreichte Punktzahl gesamt: 100 Bevor Sie mit der Bearbeitung der Prüfungsaufgaben beginnen, prüfen Sie bitte, ob Ihnen die Prüfungsaufgaben vollständig vorliegen! Fehlende Seiten oder Aufgaben reklamieren Sie bei der Aufsicht! Reklamationen nach Abschluss der Prüfung können nicht anerkannt werden. Bei der Vorgabe der Anzahl von Nennungen sind diese einzuhalten, da weitere Nennungen nicht berücksichtigt und kontrolliert werden. Achten Sie auf eine deutliche Schreibweise!

2 2 Aufgabe 1 16 Punkte In Ihrer Behörde erhält jeder Mitarbeiter zusammen mit dem Arbeitsvertrag eine Stellenbeschreibung (Beispiel siehe Anlage 1) Warum ist es für eine Behörde wichtig, eine Stellenbeschreibung für jeden Mitarbeiter zu erarbeiten? Nennen Sie 4 Gründe! 1.2 Wozu dient die Stellenbeschreibung? Erläutern Sie drei Funktionen der Stellenbeschreibung! 1.3 Nennen Sie fünf Inhaltspunkte, die eine Stellenbeschreibung umfassen sollte! 1.4 Nennen Sie die Stelle, die in diesem Beispiel dem Sachbearbeiter gegenüber unmittelbar weisungsberechtigt ist! Aufgabe 2 15 Punkte In Ihrer Behörde werden die Geschäftsprozesse in allen Bereichen immer mehr computerunterstützt bearbeitet. Dies führt dazu, dass die Aktenberge zwar kleiner wurden, aber das papierlose Büro trotz allem noch nicht zur Realität wurde. Die Schriftgutaufbewahrung ist für Ihre Behörde nach wie vor ein wesentlicher Teil der täglichen Arbeit. Dabei helfen Ihnen verschiedene Ordnungssysteme, Archivierungslösungen und der Einsatz unterschiedlicher Datenträger. 2.1 Um das Schriftgut zu verwalten, setzen Sie unterschiedliche Ordnungssysteme ein. Sie haben den Azubi des 2. Ausbildungsjahres beauftragt, ein aktuelles Zwischenzeugnis in die Personalakte abzuheften. Der Azubi legt das Schriftstück oben auf. Wurde hier richtig abgeheftet? Begründen Sie Ihre Entscheidung! Nennen Sie das entsprechende Ordnungssystem und erklären Sie dieses! 2.2 Der gleiche Azubi ist der Meinung, dass die Aufbewahrung von Papier unsinnig sei. Wenn eine Aufgabe erledigt wurde, kann man doch alles wegwerfen. Ablage sei eine reine Zeit- und Platzverschwendung, die Zeit und den Platz könne man wesentlich besser nutzen. Erklären Sie zwei Gründe, warum Schriftgut aufbewahrt werden muss! Geben Sie zwei gesetzliche Grundlagen für die Schriftgutaufbewahrung an!

3 3 Kennziffer: Aufgabe 3 21 Punkte Ihre Auszubildende Resi Chaos muss lernen Prioritäten zu setzen, da sie sonst den Überblick über ihre Aufgaben verliert. Sie geben ihr den Rat, ihre Aufgaben nach der Dringlichkeit zu ordnen bzw. zu erledigen. 3.1 Erklären Sie ihr dabei die ALPEN-Methode! 3.2 Resi Chaos hat die Aufgabe, den Besprechungsraum für eine Sitzung vorzubereiten, die Power-Point-Präsentation zu erstellen und die Sitzungsmappen zu kopieren. Sie gerät erneut unter Zeitdruck. Wie kann sie alle Aufgaben erledigen, ohne unter Zeitdruck zu geraten? Was empfehlen Sie ihr? Machen Sie ihr einen Vorschlag und begründen Sie diesen! 3.3 Bei den Terminarten kann man zwischen festen Terminen F, variablen Terminen V und Wiedervorlageterminen W unterscheiden. Ordnen Sie nachfolgenden Terminen die jeweilige Art zu! Verwenden Sie hierfür den fett dargestellten Buchstaben! 09:30 Uhr - Besprechung mit den Abteilungsleitern Personal und Organisation 19:00 Uhr - Besuch des Volkshochschulekurses - Wirtschaftsenglisch 31. Mai - Vorgesetzten nach Dienstreise drei Angebote für Kopierer vorlegen 30. Juni - Steuerzahlung 10. Juli - Jubiläum Frau Carlotta Mutig - 25 Jahre in der Behörde 15. Juli - Zeugnisübergabe an Auszubildende des 3. Ausbildungsjahres 3.4 Geben Sie zu jeder der drei Terminarten ein Merkmal an! Aufgabe 4 6 Punkte Die Telekommunikation ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer täglichen Arbeit in der Behörde. Als Fachangestellte/r für Bürokommunikation sind Sie mit vielen Fachbegriffen aus diesem Bereich vertraut. Erich Laut, Azubi 1. Ausbildungsjahr, weiß zwar was LAN ist, aber die Begriffe MAN, WAN, GAN, hat er noch nie gehört. Erklären Sie ihm diese drei Begriffe! Aufgabe 5 10 Punkte Die Internetpräsenz ist für jede Behörde ein wichtiges Instrument, um sich der Öffentlichkeit zu präsentieren bzw. den Bürgern als Orientierung zu dienen. 5.1 Welche Dienste kann eine Behörde im Internet nutzen? Nennen Sie fünf Beispiele!

4 4 Kennziffer 5.2 Welchen Nutzen kann ein Bürger von der Internetpräsenz einer Behörde haben? Nennen Sie fünf Beispiele! Aufgabe 6 8 Punkte Herr Müller wurde beauftragt, eine Dienstreise nach Berlin durchzuführen. Er blieb vom bis in Berlin. Die Unterkunft wurde bereits von der Behörde bezahlt. Da er einen Dienstwagen benutzte, fielen auch keine Fahrtkosten an. Während der gesamten Zeit erhielt Herr Müller Vollverpflegung, so dass er ebenfalls kein Tagegeld erhält. 6.1 Herr Müller reicht folgende Beträge als Nebenkosten ein. Entscheiden Sie, ob er diese Beträge erstattet bekommt! Schreiben Sie ein J für Ja und ein N für Nein in das vorgesehene Kästchen. 10,00 "!# $%&'( )) *+,% -& - Tiefgarage /.,- 0-1,2/ / ) ,00 "4 - $&' 56 /782& 25,00 19,00 /9, - $% - 8 ): %&'/) 6;<&=-> */ +, &?' 17, Erklären Sie den Begriff Dienstreise! Aufgabe 7 24 Punkte Im Bereich Organisation in Ihrer Behörde wird ständig über Führungsstile und Leitungssysteme gesprochen. Doch herrscht nicht bei allen Mitarbeitern Klarheit über diese Begriffe. Frau Carlotta Mutig schildert einige Situationen in den unterschiedlichen Bereichen Ihrer Behörde. Sie möchte wissen, welche Führungsstile hier zur Anwendung kommen. Bestimmen Sie in folgenden Beispielen den Führungsstil und erläutern Sie diesen! Beispiel 1: Der Behördenleiter bespricht mit den ihm unterstellten Bereichsleitern ein anstehendes Problem. Während des Gesprächs teilt er ihnen seine Entscheidung mit. Beispiel 2: Der Bereichsleiter Organisation lädt alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu einer Sitzung ein. In dieser schildert er, dass es bei der Begleichung der Rechnungen immer wieder zu Verzögerungen kommt, so dass das Skonto nicht in Anspruch genommen werden kann. Er möchte von allen Anwesenden Vorschläge zur Behebung des Problems. Beispiel 3: Die neue Bereichsleiterin im Personalbereich teilt ihren Mitarbeitern mit, dass sie nicht gestört werden möchte. Die Mitarbeiter seien sehr wohl allein in der Lage alle anstehenden Probleme zu lösen.

5 5 Anlage 1! " # $ % $ $ & ' ( )* + &, - &.. / / / & & % &. % / &. / / 0 & / $ 13 & $ 1 1" 1 1 / &$ 1-. $ 1 &. 4 & / 5 / % & $ % 6 % & " - &.. / / & 7 18 && / &: : 8 / / &: / + ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; / < &