Geschäftsprozessmanagement? Jetzt!

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1 Geschäftsprozessmanagement? Jetzt! Impulsvortrag Dr. Andreas Rohleder ebusiness Forum Hamburg, Zur Person: Dr. Andreas Rohleder 20 Jahre Leidenschaft für gute Geschäftsprozesse Praxis 7 Jahre Unternehmensberater 3 Jahre selbständig Promotion für Forschung zum Operations Research Diplom-Kaufmann, Schwerpunkte Industriebetriebslehre und Operations Research Lehrbeauftragter der Westfälischen Wilhelms- Universität, Münster Kooperationen Lehrstuhl für Controlling, Westfälische Wilhelms-Universität, Münster Statistische Beratungseinheit (fu:stat), Freie Universität Berlin Rohleder-Management-Consulting.de 2

2 Zum Unternehmen: Rohleder.Management.Consulting GmbH Firma Gründung Juni 2010, Sitz Hamburg, bundesweit tätig Team 8 Mitarbeiter (einschl. Freiberufler) Kunden KMU, Querschnitt-GmbHs großer Konzerne Management.Consulting Integrierte Beratungsleistungen einschließlich Geschäftsprozessmanagement-Lösungen Business.Seminare Modulare Premium-Seminare Rohleder-Management-Consulting.de 3 Ist-Situation vieler Unternehmen: Viele Verbesserungsmöglichkeiten wurden längst genutzt oder sind im Einzelfall unrealistisch Günstiger Einkaufen? Nur noch auf Kosten der Qualität möglich! Outsourcing? Keine Kontrolle! Produkte verbessern? Keine Zahlungsbereitschaft der Kunden! Mehr Marketing? Erfolg ungewiss!? Rohleder-Management-Consulting.de 4

3 Geschäftsprozessmanagement Aufbruch zur Veränderung: Der wachsende Handlungsdruck führt zu diffusem Unbehagen Das muss auch besser gehen! Das haben wir doch längst geklärt! Wie kann das denn passieren? Meine Mitarbeiter verstehen mich nicht! Warum tun die nicht, was ich sage? Rohleder-Management-Consulting.de 5 Der häufigste Fehler: Blinder Aktionismus führt zur Ablenkung vom eigentlichen Problem Die Schlussfolgerung Wir haben nur ein EDV- Problem! ist bequem aber meistens falsch Situatives und isoliertes Herumschrauben an EDV führt letztlich zur Verschlimmerung der Lage Diese Feuerwehr-Strategie bekämpft Brandherde, aber keine Brandursachen ( muddling through, Durchwurschteln ) Aktionismus ist teuer und ineffektiv, da die Gründe und Ursachen des Unbehagens fortbestehen Rohleder-Management-Consulting.de 6

4 Gründe des Unbehagens: Auf der Suche nach den Gründen des Unbehagens werden immer die gleichen Koordinationsmängel genannt Management-Überlastung Produktqualitätsmängel Steuerungsprobleme ( Blindflug ) IT-Fragmentierung Verantwortlichkeitslücken Unzufriedene Kunden Handlungsunfähigkeit Datenqualitätsmängel Unzufriedene Mitarbeiter Prozess-Ineffizienz Jeder Koordinationsmangel kostet Geld! Rohleder-Management-Consulting.de 7 Ursachen der Koordinationsmängel: Sämtliche Koordinationsmängel lassen sich auf Probleme mit den vier Säulen der Unternehmenskonfiguration zurückführen Strategie Prozesse Steuerung Kommunikation Unvollständig Nicht vorhanden Veraltet Fehlerhaft Undokumentiert Rohleder-Management-Consulting.de 8

5 Prozess-Beispiel 1: Die Eingangsrechnungen im Griff? Ist: Frau Musterpartner fragt in Ihrer Abteilung nach dem Bearbeitungsstand der Lieferantenrechnungen. Die Auskunft Ihrer Mitarbeiter ist niederschmetternd: Weder weiß man so genau, wie viele Rechnungen im Freigabeumlauf sind noch weiß man, wie viele Rechnungen derzeit zu beanstanden sind. Soll: Frau Musterpartner weiß auf Knopfdruck, dass 46 Lieferantenrechnungen noch zu scannen und 215 im Umlauf zur Freigabe sind, aber auch, dass 17 wegen Beanstandung auf dem Rückweg zum jeweiligen Lieferanten sind. Sollten die 215 Rechnungen ohne Beanstandung in den Zahlungslauf gehen, müsste Liquidität in Höhe von rund vorhanden sein. Rohleder-Management-Consulting.de 9 Prozess-Beispiel 2: Skonto nutzt jeder wenn er kann Nach harten Verhandlungen mit seinen Lieferanten darf Herr Mustergeschäftsführer endlich für jede Leistung 3% Skonto ziehen. Bei einem Einkaufsvolumen von 2,38 Mio. p.a. müsste er über einsparen. Nach einem Jahr stellt er säuerlich fest, dass sein Unternehmen nur mehr Liquidität aus Skonti hat. Über die Suche nach den Gründen für die verspäteten Zahlungen verzweifelt er. Ist: Die Prozesse, die den Tätigkeiten und Aktionen zugrunde liegen, sollten wesentlich zum Unternehmenserfolg beitragen, bleiben aber hinter den Erwartungen zurück. Soll: Herr Mustergeschäftsführer freut sich am Ende des Jahres über weitere Liquidität und ist stolz auf das Ergebnis seiner harten Verhandlungen. Rohleder-Management-Consulting.de 10

6 Entscheidungsträger als Erfolgsfaktor beim GPM: Nachhaltige Verbesserungen brauchen viel Durchblick, Motivation und Durchhaltevermögen! Manager, die Geschäftsprozesse zum Erfolgsfaktor machen, haben insbesondere drei Eigenschaften: 1. Den Röntgenblick auf die Ursachen der Koordinationsmängel! 2. Den Willen, es künftig besser zu machen! 3. Viel Ausdauer! Rohleder-Management-Consulting.de 11 Anforderungen an das Geschäftsprozessmanagement: Die Einführung eines GPM bleibt eine sportliche Herausforderung 1. Sicherung des Tagesgeschäfts 2. Sicherung der bisherigen Investitionen 3. Kein technischer Big Bang 4. Realistischer Business Case 5. Keine Investitions-Bugwelle 6. Niedriger Gremienvorbehalt 7. Geringes Umsetzungsrisiko (lauffähige Einzelprozesse) 8. Jederzeitige Abbruchmöglichkeit mit attraktiven Teilerfolgen 9. Mitarbeiteraktivierung Rohleder-Management-Consulting.de 12

7 Unmöglich? Angst ist ein schlechter Berater, wenn sie zur Handlungsunfähigkeit führt Rohleder-Management-Consulting.de 13 Die richtige Strategie für Ihr GPM-Projekt: Große Ziele, kleine Schritte ein antikes Erfolgsrezept! Divide and conquer! Slicing the elephant Salamitaktik Divide et impera! Entkopplung Teile und herrsche! Viele Namen für die gleiche Strategie, die zur Reduzierung und Beherrschung von Komplexität bewährt ist. Problem in sinnvolle Pakete zerlegen! Sukzessive Vorgehensweise, nachdem das Gesamtbild klar ist! Prozess für Prozess, mit wirtschaftlich attraktiven Zwischenzielen! Rohleder-Management-Consulting.de 14

8 Ein cleveres Konzept für Ihr GPM: Moderne Technik verhilft bewährten Methoden zu enormer Schlagkraft! Prozesse dokumentieren: Im Browser! Prozesse optimieren: Bewährte Methoden und Erfahrungsträger! Prozess leben: Zeitgemäß umsetzen! Rohleder-Management-Consulting.de 15 Beispiel Prozessdokumentation Prozesse dokumentieren: Im Browser! Einfacher Zugang und Bedienung im Web-Browser Einstieg online möglich (SaaS), aber nicht zwingend Ergebnisse 100% standardisiert und exportfähig Je nach Anbieter kostenlos (!) bzw. relativ geringe Kosten Rohleder-Management-Consulting.de 16

9 Beispiel Prozessoptimierung Prozesse optimieren: Bewährte Methoden und Erfahrungsträger! Ansatz bei den Ursachen, aber ohne Voodoo Berater: Gibt Handlungsrahmen, Starthilfe und Struktur Hilft beim Aufbau des notwendigen Know-hows Unterstützt beim Durchhalten Zentrale Erfolgsfaktoren: Veränderungsphilosophie passend zur Hauskultur Brechstange oder Wachstumsprozess? Vertrauen in Mitarbeiter und Berater Rohleder-Management-Consulting.de 17 Beispiel Prozesse leben Prozesse leben: Zeitgemäß umsetzen! Eine Prozess-Implementierung hat eine Klammer-Funktion: Es wird künftig abteilungsübergreifend für den Kunden gearbeitet In vorhandenen Datenbanken wird gelesen und geschrieben Der Gesamtzusammenhang der Tätigkeiten ist jederzeit transparent Strategische Datenbanken werden genutzt, die übrigen konsolidiert Prozesse ( Eingabemasken und Knöpfe ) laufen im Web-Browser Künftige Änderungen deutlich schneller und billiger als bisher möglich Rohleder-Management-Consulting.de 18

10 Ihre Erfolge durch Geschäftsprozessmanagement Strategie Handlungsfähigkeit Managemententlastung Zielausrichtung der Mitarbeiter Gelebte Verantwortung Prozesse Dokumentiert, optimiert, messbar Senkung von Durchlaufzeiten, Fehlerraten und Kosten Kurzfristig und billig anpassbar Steuerung KPIs definiert und belastbar Steuerungsrelevante Auswertungen Steigerung Datenqualität Eindampfung Datenbank-Wildwuchs Kommunikation Zufriedene Kunden Verbesserung der Hauskultur Zufriedene Mitarbeiter Erfolgsfaktor Vertrauen Rohleder-Management-Consulting.de 19 Handlungsfelder: Unsere Methode identifiziert Handlungsfelder und ordnet ihnen die richtigen Instrumente zu Handlungsfelder Lösungsdimensionen Strategie Prozesse Steuerung Kommunikation Entwicklungsschritt Dokumentieren Optimieren R.M.C Strategie- Wasserfall Beispiel: BPMN Leben Quelle: R.M.C Rohleder-Management-Consulting.de 20

11 Strategie-Dokumentation: R.M.C Strategie-Wasserfall Prozesse ergeben sich aus den Schichten 1 bis 5, nicht umgekehrt Auftrag/Mission Leitbild/Vision/Zukunftsperspektive Mehrwert/Kundenversprechen/Strategie (Kundengruppen, Produktgruppen, Märkte) Werte/Prinzipien Monetäre Ziele Nicht-monetäre Ziele Geschäftsmodell/Produkte/Programme/Projekte (Build the business) Aufgaben/Tätigkeiten/Prozesse (Run the business) Ressourcen Personal/ Organisation IT Finanzierung Schicht 1 Schicht 2 Schicht 3 Schicht 4 Schicht 5 Schicht 6 Schicht 7 Quelle: R.M.C Rohleder-Management-Consulting.de 21 Strategie-Dokumentation: R.M.C Strategie-Wasserfall Prozesse ergeben sich aus den Schichten 1 bis 5, nicht umgekehrt Rohleder-Management-Consulting.de 22

12 Prozess-Dokumentation: Beispiel interner Bestellprozess Task Pool Lane 3 Lane 2 Lane 1 Nachrichtenfluss Nachrichten- Nachrichten- Zwischenereignis Zwischenereignis Quelle: Rohleder-Management-Consulting.de 23 Prozess-Dokumentation: Die Modellierungssprache BPMN ISO-Standard ohne Bohei BPMN 2.0 Business Process Model and Notation Offizieller ISO/EC-Standard Herstellerunabhängige, übertragbare Ergebnisse Modellierung Einfach zu erlernen Leicht verständlich Hohe Akzeptanz Werkzeuge Technisch einfach Einzelne Produkte sogar kostenlos Teamfähig Nutzungsmöglichkeiten Prozess-Portale / Intranet Qualitätsmanagementhandbuch ISO 9000 Prozess Implementierung in Software Rohleder-Management-Consulting.de 24

13 Geschäftsprozessmanagement? Jetzt! Worauf warten Sie noch? 1. Die Herausforderungen sind uralt ( Koordinationsmängel ) 2. Der Anpassungsdruck ist erheblich gestiegen 3. Nie standen einfachere und leistungsfähigere Werkzeuge zur Verfügung 4. Wer weiter untätig bleibt, riskiert den Totalschaden Machen Sie heute den ersten Schritt! Rohleder-Management-Consulting.de 25 Herzlichen Dank für Ihre Zeit und Ihr Interesse! Kontakt rohleder@rohleder-mc.de Tel. +49 (40) Fax +49 (40) Rohleder-Business-Seminare.de

14 ebusiness Forum Kurzbeschreibung Veranstalter Unternehmen Rohleder.Management.Consulting GmbH ist eine eigentümergeführte Unternehmensberatung aus Hamburg. Zu ihren wichtigsten Werkzeugen gehören Lösungen zur Erreichung effizienter Geschäftsprozesse und zur effektiven Steuerung anhand verlässlicher Zahlen. Sie unterstützt bei der Formulierung von Zielen und Strategien ( Strategie-Wasserfall ) sowie der erfolgreichen Kommunikation. Ihre Kunden sind mittelständische Unternehmen unterschiedlicher Branchen. Topcom Kommunikationssysteme GmbH bietet maßgeschneiderte Kommunikationslösungen, die sämtliche geschäftskritischen Prozesse mit allen wichtigen Kommunikationsmedien verbinden. Sowohl mittelständische als auch große Unternehmen werden bei der Optimierung ihrer Geschäftsprozesse unterstützt, wobei sowohl standardisierte Software als auch branchenfokussierte Lösungen eingesetzt werden. T-Systems Multimedia Solutions GmbH lebt mit etwa 1000 Mitarbeitern den kollaborativen Gedanken im eigenen Haus. Speziell die Zusammenarbeit von Menschen im Zusammenhang mit BPM steht in Projekten im Fokus. Die eigenen Projekterfahrungen im Team mit Prozesseignern, -managern, -architekten und nicht zuletzt den Beteiligten helfen, in Kundenprojekten die richtigen Vorbereitungen und Entscheidungen zu treffen. memesoft GbR ist ein junges, inhabergeführtes Unternehmen, das sich als Spezialist für die Integration von Webapplikationen in Industrie und Gewerbe positioniert hat. Internetkommunikation und Webentwicklung im Zusammenhang mit neuen Endgeräten stellen die Lösungsansätze des Unternehmens dar. Um als Unternehmen erfolgreich zu sein, muss man effizient agieren. Alle Abläufe sollten gut abgestimmt sein. Informationen müssen zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle vorliegen. Wer jedoch glaubt Prozessmanagement ist nur etwas für große Unternehmen, hat sich getäuscht. Die eigenen Prozesse zu verstehen und die richtigen Schlüsse zu ziehen, kann besonders für kleine und mittlere Unternehmen große Verbesserungspotenziale mit sich bringen. Ablauf 16:00 Einlass und Networking 16:15 Begrüßung Dr. Bettina Hermes ebusiness-lotse Hamburg 16:20-16:50 Impulsvortrag Prozessmanagement? Jetzt! Dr. Andreas Rohleder, Rohleder. Management.Consulting GmbH 16:55-17:15 Praxisbeispiel: Dokumentieren Zertifzieren Nutzbar machen Sherwin Towfighian, T-Systems Multimedia Solutions GmbH 17:20-17:50 Vom Prozess zur IT Thomas Kopecky, Topcom Kommunikationssysteme GmbH 17:55-18:15 Praxisbeispiel: Serviceannahmeprozess, schnell, mobil, anders Robin Menn, memesoft GbR 18:20-18:50 Diskussions- und Fragerunde anschließend Après und Networking ebusiness-lotse Hamburg. Infobüro für Unternehmen Das Kompetenzzentrum ebusiness-lotse Hamburg. Infobüro für Unternehmen hat zum Ziel, Hamburger Unternehmen über die Potenziale moderner Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) zu informieren. Durch die Präsentation von Best Practice Beispielen sowie die verständliche Aufbereitung und den Transfer wissenschaftlicher Erkenntnisse in die Hamburger Unternehmen soll deren IKT-Kompetenz gestärkt werden. Der ebusiness-lotse Hamburg fungiert dabei als kompetente, neutrale und vertrauenswürdige Anlaufstelle und übernimmt eine Lotsenfunktion zwischen Anwendern und Anbietern von IKT-Lösungen zur Optimierung von betrieblichen Geschäftsprozessen. ebusiness-lotse Hamburg. Infobüro für Unternehmen Dr. Bettina Hermes Adolphsplatz Hamburg Telefon: Telefax: Bettina.Hermes@hk24.de eine Kooperation von