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1 -Fachgruppe Geschäftsprozesse ech-bpm-workshop 26. Februar von bis Uhr Ein Gespräch mit Mike Brotschi, Stadt Grenchen Hermann Kühn, Stadt Luzern Sie berichten von ihren Erfahrungen beim Aufbau der Prozesslandschaft nach ech. Moderation: Nina Klingler, nk consulting GmbH Referent: Matthias Dyer, AWK Group AG

2 Mike Brotschi, Stadt Grenchen Hermann Kühn, Stadt Luzern IT-Projektleiter CBPP Aufnahme der Geschäftsprozesse Modellierung der Geschäftsprozesse Nachführen von Änderungen Periodische Überprüfung Projektleiter - Dolmetscher zwischen Fach und IT (CBPP ) Projekte leiten Im Rahmen der Projekte Fachprozesse aufnehmen, analysieren und für das Anforderungsmanagement, Ausschreibungen, Organisationsentwicklung, usw. dokumentieren und aufbereiten Verantwortlich für Standards & Guidelines BPM Aufbau Prozesslandschaft nach ech

3 Warum haben die Städte Grenchen und Luzern begonnen, Prozesse aufzunehmen und zu dokumentieren? Standardisierung Übersicht der Leistungen/Aufgaben Vereinfachung und kontinuierliche Verbesserung Bewahrung vorhandenen Wissens Hauptsächlich das Organisationshandbuch ech-0143 und die Aufgabenlandkarte ech-0145 Organisationsentwicklung und Schnittstellenproblematik Notations- und Methodenwildwuchs eindämmen Vereinheitlichtes Vorgehen im Anforderungsmanagement Wo gewünscht Organisationsentwicklung Schnittstellen in der IT (Einführung ITIL Prozessrahmen) Welche ech-standards/-hilfsmittel wurden dabei verwendet? ech-0158 BPMN-Modellierungskonventionen ech-0145 Aufgabenlandkarte ech-0074 Geschäftsprozesse grafisch darstellen ech-0070, ech-0126, ech-0138, ech-0140, ech-0143 Was erachten Grenchen / Luzern beim Aufbau einer Prozessdokumentation als besonders wichtig oder hilfreich? Auftrag durch Management / Behörden (Top-Down) Freistellung von Ressourcen Definition von Funktionen/Rollen (funktionales Organigramm) Organisationshandbuch Aufgabenlandkarte Auftraggeber steht hinter dem Vorgehen / den Vorgaben Freistellen von Ressourcen Governance-Strukturen Standards & Guidelines Aufgabenlandkarte

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11 Prozessportal der Stadt Luzern

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13 Auswertung: Vier Aussagen zur ech-bpm-prozessplattform Die Aufgaben einer Behörde sind mehrheitlich gleich. Trotzdem dokumentieren und optimieren viele Verwaltungen ihre Prozesse für sich alleine. Warum? Ich muss zuerst wissen, wie es bei uns läuft, bevor ich mich mit anderen austauschen kann. Es ist von der Führung nicht erwünscht. Die Departemente / Abteilungen / Fachstellen (Organisationseinheiten / Kunden) sind nur schwer dafür zu gewinnen. Auf einer hohen Flughöhe sind die Aufgaben zwar die gleichen, die unterschiedliche Organisation der Behörden sowie lokale Spezialitäten verunmöglichen aber einen Austausch und eine Zusammenarbeit. Wir sind uns bewusst, dass unsere Ist-Prozesse überarbeitet werden müssen. Deshalb zögern wir, diese öffentlich zu machen. Wie komme ich zu den Hintergrund-Informationen über die Prozess-Entwicklung? Ich weiss nicht, wie ein Prozess zustande gekommen ist. (Ist es ein Entwurf, wurde er bereits mehrmals optimiert u.a.? Die ech-standards, Hilfsmittel und die Prozessplattform unterstützen mich weil Ich muss nicht bei Null anfangen. Ich habe einen Bezugsrahmen, der mir die Sicherheit gibt, nachhaltig zu arbeiten. Ich kann die Departemente / Abteilungen / Fachstellen (Organisationseinheiten / Kunden) besser zur einheitlichen Prozessdokumentation motivieren. Ich kann die Führung und Auftraggeber besser abholen. Ich kann aufzeigen, dass Behörden mehrheitlich die gleichen Aufgaben haben und dass sich ein Austausch lohnt

14 Ich finde die Idee der ech-bpm-prozessplattform interessant, möchte/kann aber selbst keine Prozesse hochladen. Warum? 7 Die Departemente / Abteilungen / Fachstellen (Organisationseinheiten) / meine Kundinnen und Kunden möchten das nicht. 4 Die Prozessdokumentation ist erst im Entwurf vorhanden. 1 Ich schaue zuerst, ob die Prozessplattform zum Fliegen kommt. 0 Ich habe Mühe, unser Prozesswissen anderen zur Verfügung zu stellen. 2 Wir haben unsere Prozesse nicht nach ech (BPMN) dokumentiert. 2 Das ist mir zu aufwändig im Verhältnis zum Nutzen, den ich davon habe. Ich möchte Prozesse auf der ech-bpm-prozessplattform zur Verfügung stellen weil Die Departemente / Abteilungen / Fachstellen (Organisationseinheiten) / meine Kundinnen und Kunden weisen gerne aus, was sie erreicht haben. Sie können sich als moderne Behörde/Organisation positionieren. Eine Prozessdokumentation lebt und soll sich laufend weiter entwickeln. Ich erhoffe mir Feedback/Input seitens Kolleginnen und Kollegen. Um E-Government voranzutreiben, finde ich den organisationsübergreifenden, offenen Austausch von ech- und Prozesswissen wichtig. Wenn ich selbst Prozesse zur Verfügung stelle, werden andere dies hoffentlich auch tun. Davon kann ich profitieren

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