Elster-X. Benutzerhandbuch

Transkript

1 Elster-X Benutzerhandbuch

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3 Vorwort Sehr geehrter Kunde, Viele Anwender beklagten, das sie die Computer der Finanzbuchhaltung aus Sicherheitsgründen nicht mit einem Internet-Anschluss ausstatten möchten. Wir haben dieser Anforderung jetzt Rechnung getragen und ein Übertragungsprogramm entwickelt, das die Daten übers Netzwerk oder per Datenträger importieren und an die zuständigen Rechenzentren übertragen kann. Das Programm ist mandantenfähig d.h. man kann die USt-Daten aller Mandanten erzeugen und gemeinsam in das Übertragungsprogramm importieren. Hier kann man dann ganz bequem die Formulare auswählen und direkt übertragen. Das hat natürlich auch den Vorteil, das man z.b. beim Steuerberater oder Finanzdienstleister wirklich nur einen Computer online haben muss um alle Umsatzsteuer-Voranmeldungen zu senden. Dazu kommt, dass man alle Übertragungen aller Mandanten im Gesamtüberblick behält, denn die Daten bleiben in Elster-X gespeichert. Mit freundlichen Grüßen Ihr rhv-team rhv GmbH Großenbaumer Allee Duisburg Tel: 0203 / Fax: 0203 / Homepage: rhvsoftware.com info@rhvsoftware.org Elster-X Vorwort 1

4 2 Vorwort Elster-X

5 Hinweis: Damit eine De- bzw. Installation durchgeführt werden kann, müssen Sie auf dem Rechner über Administrator-Rechte verfügen! Für eine Aktualisierung muss das Programm erst de- und dann neu installiert werden. Deinstallation Eine Deinstallation von Elster-X ist nur über die Windows-Systemsteuerung möglich. Klicken Sie dafür auf den Start-Button in der Windows-Taskleiste. Wählen Sie dann Einstellungen und danach Systemsteuerung aus. Wählen Sie im Dialog Systemsteuerung den Eintrag Software aus. Aktivieren Sie den Eintrag Elster-X, um den Löschvorgang durchzuführen. Hinweis: Nach der vollständigen Deinstallation des Programms muss der Rechner neu gestartet werden. Installation 1. Legen Sie die CD in das CD-ROM-Laufwerk Ihres Computers ein. 2a. Die CD ist mit einer AutoRun-Funktion versehen, die nach kurzer Zeit eine Bildschirmpräsentation mit weiteren Informationen startet. 2b. Ist auf Ihrem Computer die AutoRun-Funktion von Windows nicht aktiviert oder die CD startet nicht automatisch, gehen Sie wie folgt vor: In der Symbolleiste auf das Start-Symbol klicken und die Funktion Ausführen anwählen. Geben Sie im Feld Öffnen den Befehl F:\ADDON\ElsterX\setup.exe ein, wobei F: dem Laufwerksbuchstaben Ihres CD-ROM-Laufwerks entspricht. Mit dem OK-Schalter wird dann ein Bildschirmdialog aufgerufen. Elster-X Deinstallation 3

6 Betätigen Sie im linken Bereiches die Schaltfläche Zusatzprogramme und danach die Schaltfläche Elster-X. Sobald Sie den Link angewählt haben, erfolgt eine Installationsvorbereitung. Nach Abschluss der Vorbereitungen wird das Setup gestartet. Lesen Sie sich im folgenden Dialog die Lizenzvereinbarungen durch und akzeptieren diese, indem Sie die entsprechende Option aktivieren und klicken auf Weiter. 4 Installation Elster-X

7 Geben Sie danach Ihren Benutzernamen und Ihren Firmennamen ein und klicken auf Weiter. Im nächsten Dialog erhalten Sie die Möglichkeit, den vorgeschlagenen Zielordner über die Schaltfläche Ändern abzuändern. Wir empfehlen Ihnen für die Installation der Programmdateien den vorgeschlagenen Installationspfad zu übernehmen. Elster-X Installation 5

8 Beim Klick auf Weiter erhalten Sie noch einige Hinweise. Betätigen Sie hier die Schaltfläche Weiter um das Setup zu starten. Der aktuelle Status der Installation wird anhand eines Laufbalkens angezeigt. 6 Installation Elster-X

9 Nach Beendigung des Setups muss die Installation im nächsten Dialog mit Fertigstellen abgeschlossen werden. Nach dem ggfs. erfolgten Neustart finden Sie auf Ihrem Desktop ein neues Symbol Elster-X über welches Sie das Programm starten können. Elster-X Installation 7

10 Einrichten der rhvfibu Systemadministration Zuerst müssen Sie der rhvfibu mitteilen, das die USt-Daten nicht mehr direkt gesendet, sondern als Übertragungsdateien gespeichert werden sollen: Menü / Extras / Systemadministration Hinweis: Die Option ELSTER kann nur gesetzt werden, wenn die Option Grundeinstellung des Mandant oder Grundeinstellung für alle Mandanten eingestellt ist. 8 Einrichten der rhvfibu Elster-X

11 Umsatzsteuer-Voranmeldung Wenn Sie die Funktion für die Umsatzsteuer-Voranmeldung aufrufen (Menü / Buchen / USt.- Voranmeldung) und als Druckvariante eine verbindliche Anmeldung wählen und die Option ELSTER aktivieren, wird der Status angezeigt. Beim Start der Meldung mit F8 erscheint ein Dialog, der Sie auffordert einen Speicherplatz für die USt-Daten anzugeben: Hinweis: Das Programm merkt sich die Einstellung für das nächste Mal. Sie wählen hier nur einen Speicherort aus ein Dateiname ist nicht erforderlich, da die Dateinamen von der rhvfibu vorgegeben sind. Elster-X Einrichten der rhvfibu 9

12 Nachdem die USt-Meldung erzeugt wurde erhalten Sie einen Hinweis: Damit ist die Umsatzsteuer-Voranmeldung erzeugt und gespeichert. Neben den Umsatzsteuerdaten erstellt die rhvfibu (wie DATEV) eine Steuerdatei, die dann von Elster-X gelesen wird, um alle Mandanten und Zeiträume an das Übertragungsprogramm zu übergeben. Das hat den Vorteil, das Sie neben den Dateinamen alle relevanten Informationen (Mandant, USt-Periode, Erstellungsdatum etc.) in Elster-X zur Verfügung haben. Hinweis: Sie müssen nicht jede Meldung sofort übertragen, sondern können die Meldungen quasi sammeln, indem Sie die Meldungen aller Mandanten an den gleichen Speicherplatz übertragen (z.b. A:\UST052006). Die Verwaltungsdatei wird NICHT gelöscht, sondern alle Meldungen werden "angehängt". Somit können Sie beim Importieren in Elster-X in einem Schritt die Meldungen von allen Mandanten und Zeiträumen einlesen die Sie noch nicht gesendet haben. Wichtig! Wenn Sie einen neuen Stapel von Formularen erzeugen möchten, wählen Sie einen neuen Datenträger (oder Verzeichnis etc.) oder Löschen zuvor die vorhandenen Dateien. 10 Einrichten der rhvfibu Elster-X

13 Elster-X Starten Sie das ELSTER-Modul. Schaltflächen Es werden sofort alle bisher importierten Daten angezeigt. Man erkennt sofort welche Formulare noch offen (nicht gesendet) sind. Die Statusleiste am unteren Bildrand zeigt zusätzliche Informationen zu der gerade ausgewählten Zeile an. Daten importieren Wie in der rhvfibu wird ein Dialog angezeigt, der Sie auffordert den Speicherort der USt- Daten zu bestimmen (z.b. A:\UST052006). Wenn dort Daten zu finden sind, werden die Formulare sofort eingelesen und angezeigt. Verbindung testen Hiermit können Sie Ihre Internet-Verbindung testen. Es wird ein Testformular erzeugt und an das Rechenzentrum übertragen. Beenden Beendet das Programm. Sortieren der Anzeige Sie können die Tabelle nach jeder angezeigten Spalte sortieren. Das machen Sie, indem Sie einfach einen Doppelklick auf die Kopfzeile der betreffenden Spalte ausführen. Beim erneuten Doppelklick wird die Sortierung "umgedreht" (aufsteigend/absteigend). Wenn Sie die Sortierung wieder auf die Standardeinstellung zurücksetzen möchten, wählen Sie mit der rechten Maustaste (in der Tabelle) das Kontextmenü "Sortierung zurücksetzen" (Beschreibung siehe unten). Filtern der Anzeige Um die Anzeige zu erleichtern, sind viele Filter auf die Ansicht anwendbar. Die wichtigste, nämlich die Auswahl eines bestimmten Mandanten kann einfach in der Auswahlbox im Kopf des Fensters erfolgen. Elster-X Elster-X 11

14 Über die Auswahlbox Jahr können Sie die Anzeige auf ein bestimmtes Kalenderjahr einschränken Zusatzfunktionen Mit der rechten Maustaste erhalten Sie ein Kontextmenü, das noch weitere Möglichkeiten bietet: 12 Elster-X Elster-X

15 Sortierung zurücksetzen Sie Sortierung wird wieder auf die Standardeinstellung zurückgesetzt. Filter zurücksetzen Setzt alle Filter zurück und alle Formulare werden angezeigt. Nach diesem Status filterndie Anzeige wird auf die Formulare beschränkt, die dem Status der aktuellen Zeile entsprechen. Nach diesem Zeitraum filtern Die Anzeige wird auf die Formulare beschränkt, die für den gleichen USt-Zeitraum (Monat/Quartal) wie die aktuelle Zeile bestimmt sind. Nach diesem Formular filtern Filtert alle Formulare nach dem Typ des aktuellen Formulars. Dieses Formular sperren Hiermit kann ein Formular für die Datenübertragung gesperrt werden. Das ist z.b. erforderlich wenn Sie ein Formular importiert haben, dann in der rhvfibu die USt-Voranmeldung für den gleichen Zeitraum (durch zurücksetzen der Kontrollziffer) erneut erstellt haben. Somit können Sie hier noch mal entscheiden welche Version gesendet werden soll und die überflüssige Anmeldung sperren. Dieses Formular wieder freigeben Sie können ein gesperrtes Formular wieder für die Datenübertragung freigeben. Dieses Formular ausblenden Wenn Sie ein Formular gesendet haben, können Sie über diese Funktion das Formular ausblenden um die Anzeige übersichtlicher zu machen. Dieses Formular löschen Sollte nicht erforderlich sein. Falls eine Datei fehlerhaft importiert wurde, können Sie die betreffenden Formulare löschen. Dieser Vorgang ist nicht widerrufbar. Alle Formulare wiederherstellen Es werden alle ausgeblendeten Formulare wieder angezeigt. Elster-X Elster-X 13

16 Dieses Formular Übertragen Das aktuelle Formular übertragen (ist auch durch Doppelklick auf eine Zeile oder durch betätigen der Eingabetaste möglich). Sonstiges Beispiel Protokoll Alle Vorgänge (Import, Senden etc.) werden in der Datei ElsterX.LOG protokolliert. Falls Probleme bei den Funktionen auftreten, kann man über das Protokoll nähere Informationen erhalten. Falls Sie einen Serviceertrag haben, können Sie das Protokoll zur Fehlersuche per an uns senden. Datensicherung Jedesmal wenn Sie das Programm starten wird (pro Tag) automatisch eine Sicherung der Datenbank vorgenommen. Die Sicherungen tragen die Erweiterungen.B,.C,.D etc. Wenn Sie eine Sicherung wiederherstellen möchten tragen Sie in der ElsterX.INI unter dem Abschnitt [Application] den Schlüssel Restore mit dem Buchstaben der gewünschten Sicherung ein: Restore=b stellt die Sicherung rhvelsterx.b wieder her. Restore=c stellt die Sicherung rhvelsterx.c wieder her. Nach der Wiederherstellung wird der Eintrag automatisch wieder gelöscht. Natürlich können (und sollen) Sie auch regelmäßig Ihre eigenen Sicherungen über ein Wechselmedium machen, damit die Daten auch außerhalb des Büros gelagert werden können und somit gegen Diebstahl und höhere Gewalt gesichert sind. 14 Elster-X Elster-X