Praktische Rechtstipps für junge Unternehmen. EXISTENZ 2014 der IHK für München und Oberbayern am

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1 EXISTENZ 2014 der IHK für München und Oberbayern am Kanzlei Martin Baumgärtel Rechtsanwalt Dachauer Straße München Telefon Fax martinbaumgaertel(at)mnet-mail.de 1

2 Übersicht I. Einleitung 1. Phasen der Existenzgründung 2. Problem erkannt, Gefahr gebannt? II. Planung/Vorbereitung der Geschäftstätigkeit III. Die Gründung IV. Anlaufphase V. Aufbauphase 2

3 Einleitung Phasen der Existenzgründung Planung und Vorbereitung Die Gründung Anlaufphase ( die ersten 100 Tage ) des s Aufbauphase ( die ersten drei Jahre ) des s 3

4 Einleitung Problem erkannt, Gefahr gebannt? Existenzgründung ist regelmäßig Situation > mit einer Vielzahl von Aufgaben > mit unklarer Priorität > unter sehr hohem Erfolgsdruck > mit knappen Zeitreserven > mit eingeschränktem Erfahrungsschatz Rechtliche Handlungsempfehlungen müssen auch unter diesen Umständen sicher umsetzbar sein. Fragen zur Überprüfung einer Empfehlung: Wer macht es (Berater/Klient)? Wann muss es geschehen sein? Wie geht es möglichst einfach umzusetzen bei gleicher Wirksamkeit? Was kostet die Umsetzung durch Delegation, wenn möglich? 4

5 Planung/ Vorbereitung d. Geschäftstätigkeit 1. Marktanalyse heißt auch 2. Wichtige Verträge > Gesellschaftervertrag > Geschäftslokal > Banken > Lieferanten 3. Rechtlicher Rahmen für den Betrieb des Geschäfts > Erlaubnisse, Konzessionen > Steuern > Arbeitsrecht und Arbeitsschutz 4. Rechtlicher Rahmen für die Kundenbeziehungen > Verbraucherschutzrecht / zwingendes Recht > Vertragsmuster/ AGB 5

6 Planung/ Vorbereitung d. Geschäftstätigkeit Marktanalyse heißt auch > Machen Sie sich vertraut mit Regelungen Ihrer möglichen Lieferanten zu: Zahlungsmodalitäten (Zahlungsziele/ Skonti usw. ) Sicherungsmodalitäten ( Vorkasse/ (erweiterter) Eigentumsvorbehalt/ (Ausfall-)Bürgschaften usw. / Kreditausfallversicherung Gewährleistungs- und Haftungsregelungen > München Sie sich vertraut mit Regelungen Ihrer möglichen Wettbewerber zu: Zahlungsmodalitäten Sicherungsmodalitäten Gewährleistungs- und Haftungsregelungen legal benchmark 6

7 Planung/ Vorbereitung d. Geschäftstätigkeit Wichtige Verträge im Vorfeld Wie kann ich mir vor Aufnahme der Geschäftstätigkeit vorteilhaftes Mietobjekt, annehmbare Konditionen o.ä. sichern? Lösungsansatz: Vereinbarungen über den Abschluss künftiger Verträge > Vertrag mit aufgeschobenem Inkrafttreten und vorheriger Kündigungsmöglichkeit > Vorvertrag: Verpflichtung beider Parteien zum Abschluss eines Vertrags zu bestimmten Bedingungen > letter of intent: Absichtserklärung Achtung: bei öffentlicher Förderung unbedingt Vorgehen abstimmen auf die Förderbedingungen 7

8 Planung/ Vorbereitung d. Geschäftstätigkeit Wichtige Verträge im Vorfeld Das Undenkbare denken Absicherung für den worst case (Auseinanderbrechen einer Gesellschaft, Vertragsbruch von Vertragsparteien, Scheitern des Geschäftsmodells, usw.) Vorsichtsmaßnahmen: > Anfangs eher kurze Vertragslaufzeiten wählen z. B. 1 Jahr mit Verlängerung um weiteres Jahr > Lange Vertragslaufzeiten nur mit entsprechender Absicherung durch Kündigungsrechte z. B. Mietvertrag für Geschäftslokal über 5 Jahre aber mit Kündigungsrecht z. B. im 1. Jahr jeweils zum Halbjahr und mit 3 Monaten Kündigungsfrist oder Recht zur Stellung eines Nachmieters 8

9 Planung/ Vorbereitung d. Geschäftstätigkeit Wichtige Verträge im Vorfeld:Rechtsform und Gesellschafter Was sind die Interessen aller Gesellschafter bei der Rechtsformwahl und der Gestaltung der Gesellschaft? Wie liegen die wirtschaftlichen Verhältnisse zwischen den Gesellschaftern (Gleiche oder unterschiedliche Vermögens- und Einkommensverhältnisse, ggf. Konkurrenzsituation oder potential) Was soll passieren bei: Neueintritt von Gesellschaftern Zerwürfnis von Gesellschaftern Ausscheiden, Tod von Gesellschaftern? Wie soll Ihr auf Vermögensverteilung in der Ehe bzw. Lebensparterschaft auswirken? 9

10 Planung/ Vorbereitung d. Geschäftstätigkeit Wichtige Verträge im Vorfeld: > Geschäftslokal In der Regel Mietvertrag: Weitreichende Gestaltungsfreiheit im Gewerbemietrecht erfordert Vorsicht des Mieters > bei der Objektauswahl Ist das Objekt baulich und der Lage nach geeignet? > bei der Vertragsgestaltung des Mietvertrags Klare Festlegung des Nutzungszweckes Klare Regelung für Instandhaltung, sog. Schönheitsreparaturen, Zustand bei Auszug Bemessung des Mietzinses (Staffelung nach Zeit zur Minderung der Kostenbelastung in Startphase) Gewährleistung Mietkaution verzinslich/ Mietbürgschaft (Aval): 10

11 Planung/ Vorbereitung d. Geschäftstätigkeit Wichtige Verträge im Vorfeld: > Banken > Anwendung von Verbraucherkreditrecht auf Existenzgründer bis EUR Nettokreditbetrag / Barzahlungspreis Voraussetzung: Natürliche Person (nicht: GmbH, AG, usw. schließt Darlehens-/ Ratenzahlungsvertrag zur Aufnahme (nicht: im schon lfd. Geschäft) einer gewerblichen/ selbstständigen Tätigkeit Ausnahmen bei : Immobiliardarlehen > Kreditsicherheiten Übersicherung : nie mehr als 125 % der zu sichernden Kredite Mithaftung in der Familie > Regelungen bei Kündigung von Krediten: Vorfälligkeitsentschädigungen ( 490 II 3 BGB) beachten! Regelungen für Ersatzbeschaffungen verhandeln 11

12 Planung/ Vorbereitung d. Geschäftstätigkeit Wichtige Verträge im Vorfeld: >Lieferanten > Anwendung von Verbraucherkreditrecht auf Existenzgründer bei Ratenzahlungsverträgen bis EUR Barzahlungspreis > Kreditsicherheiten insbesondere Eigentumsvorbehalt und Varianten > Gewährleistung: Hier ist Existenzgründer kein Verbraucher, sondern es kann schon Handelsgeschäft vorliegen Bei Kauf und Herstellungs-/Lieferungsvertrag ( nicht bei Werkvertrag/Leasingvertrag) Obliegenheit nach 377 HGB zu >>unverzüglicher Untersuchung der Kaufsachen und >> unverzüglicher Rüge von Mängeln > Kfm. Bestätigungsschreiben (nicht Auftragsbestätigung) Schweigen darauf gilt als Zustimmung, AGB des Anwenders werden Vertragsbestandteil 12

13 Planung/ Vorbereitung d. Geschäftstätigkeit Wichtige Verträge im Vorfeld: Lieferanten (II) > Gewährleistung : Obliegenheit nach 377 HGB zu unverzüglicher Untersuchung der Kaufsachen und unverzüglicher Rüge von Mängeln Dauer beider Fristen hängen von Kaufsache ab! Begrenzung zwischen Unternehmern zulässig in weitem Umfang > Haftung: Einstehen für Schäden, die nicht aus Gewährleistung für Vertragsgegenstand entstehen Begrenzung zwischen Unternehmern zulässig in weitem Umfang außer für die Schäden an Leben, an Gesundheit, durch Vorsatz bei wesentlichen Vertragspflichten 13

14 Planung/ Vorbereitung d. Geschäftstätigkeit 3. Rechtlicher Rahmen für den Betrieb des Geschäfts: Erlaubnisse, Konzessionen > Personenbezogene Erlaubnisse für den Unternehmer z. B. nach 34 ff GewO >Personen- und > Objektbezogene Erlaubnisse, z. B. 15 GaststättenG Wegfall der Erlaubnis wirkt unterschiedlich: Ist das genehmigungspflichtige Objekt (z. B. die Speisegaststätte) nicht genehmigungsfähig, kann auch kein anderer das dort rechtmäßig fortführen, der die persönlichen Voraussetzungen erfüllt Vorsicht: In Miet-und Pachtverträgen wird regelmäßig Risiko auf den Mieter/Pächter verlagert. > Verschaffen Sie sich Informationen über Vornutzung, > Bemühen Sie sich um Aussage d. Vermieters/ Verpächters zur baulichen Genehmigungsfähigkeit > Bauen Sie Rücklage auf für Erfüllung von z. B Feuerschutzauflagen 14

15 Planung/ Vorbereitung d. Geschäftstätigkeit 3. Rechtlicher Rahmen für den Betrieb des Geschäfts: Steuern > Umsatzsteuer Rechnungsformular vorbereiten und Inhalt abgleichen mit 14 Abs. 4 UStG! Nur wer richtige vollständige Rechnung erhält, kann als Unternehmer Vorsteuerabzug nach 15 UStG geltend machen! Geschäftspartner dürfen deshalb insoweit falsche Rechnungen abweisen, ohne säumig zu werden! >> Falsche und unvollständige Rechnungen gefährden rechtzeitigen Zahlungseingang! Überlegung dabei zum Vorsteuerabzug: Möglichkeit der Option bei umsatzsteuerfreien Umsätzen Möglichkeit, statt Kleinunternehmerprivileg von Anfang an Vorsteuerabzug geltend zu machen 15

16 Planung/ Vorbereitung d. Geschäftstätigkeit 3. Rechtlicher Rahmen für den Betrieb des Geschäfts: > Arbeitsrecht und Arbeitsschutz > Arbeitserlaubnis und Aufenthaltserlaubnis bei Mitarbeitern aus Nicht-EU- Staaten unbedingt vorlegen lassen > Arbeitnehmer/Beschäftigter/Scheinselbständiger Risiko nachträglicher SV-Beitragsforderungen SV Status-Clearingverfahren nutzen und positives Ergebnis auch dauerhaft so umsetzen > Technischer und baulicher Arbeitsschutz z. B. ArbeitsstättenVO mit Richtlinien usw. dazu regelt im Detail baulichen Arbeitsschutz > Entspricht Ihr Geschäftslokal diesen Voraussetzungen? ArbeitsschutzG mit Ausführungsvorschriften und Unfallverhütungsvorschriften regeln technischen Arbeitsschutz 16

17 Planung/ Vorbereitung d. Geschäftstätigkeit 4. Rechtlicher Rahmen für die Kundenbeziehungen > Verbraucherschutzrecht/ zwingendes Recht Sind Ihre Kunden hauptsächlich Unternehmer nach 14 BGB oder Verbraucher? Verbraucher sind besonders geschützt z.b. > gegen bestimmte Allgemeine Geschäftsbedingungen ( 305ff BGB) > bei Haustür- Geschäften, 312 BGB > bei Fernabsatzgeschäften ( 312 b, ff BGB) wie (aber nicht nur) Online-Shops > Widerrufs- und Rückgaberecht nach 355,356 BGB > Vertragsmuster/ AGB Siehe oben Ausführen zu wichtigen Verträgen mit ggf. vertauschten Rollen 17

18 Die Gründung 1. Beachten der Gründungsformalitäten (v. a. bei der GmbH) > Beachtung der Formvorschriften > V.a. Personengesellschaften: Unterzeichnung des Gesellschaftsvertrags > Einbringung des Stammkapitals und dessen Nachweis 2. Mitteilungspflichten zu Registern und bei Behörden beachten > Gemeinde: Gewerberegister > sregister ( es kann nur eines geben ) > Gründungsfragebogen beim Finanzamt > Steuernummer / USt- Ident. Nr. beantragen 3. Ab Wirksamwerden: Verwendung des Geschäftspapiers (z. B. 35 a GmbHG) ohne i. G. Zusatz 18

19 In der Anlaufphase 1. Wer spricht für Sie? 2. Wer ist Ihr Vertragspartner? 3. Absicherung durch Dokumentation 4. Die erste Arbeitnehmerin 5. Achtung Gründerfallen : Unseriöse Register und Werbefirmen 19

20 In der Anlaufphase 1. Wer spricht für Sie? >Klare Regelung über Vertretungsbefugnis für Ihr treffen: Wer zeichnet als Geschäftsführungsorgan? Wer erhält Prokura? Wer zeichnet i. V. (Vertreter) und wer i. A. ( Bote) > Festlegung von klaren Grenzen für Vertretungsbefugnis nach Beträgen oder Geschäftstypen Denkbar: Einzelvertretungsberechtigung für Gesellschafter-Geschäftsführer, im Übrigen Vier- Augen- Prinzip anwenden. > Wichtig: Umsetzung kontrollieren und durchsetzen 20

21 In der Anlaufphase 2. Wer ist Ihr Vertragspartner? > Verwenden Sie für Namens- und Adressangaben intern nur die aktuellen Angaben von aktuellen Geschäftsbriefen des Vertragspartners. Pflegen Sie Änderungen SOFORT in die Listen ein. > Überprüfen Sie bei neuen Vertragspartnern ab Prokura aufwärts, ob sich Angaben auf Visitenkarten mit Geschäftsbriefen decken und ob Prokurist auch ppa zeichnet. > Stellen Sie sicher, dass alle Schreiben und Rechnungen an den/die Vertragspartner/in gerichtet sind. > Informieren Sie sich bei größeren Projekten vor Vertragsabschluss über den Vertragspartner aus dem sregister, dem Schuldnerregister und ggf. bei Schufa und Auskunfteien. 21

22 In der Anlaufphase 3. Absicherung durch Dokumentation > Aufbau eines Firmenhandbuches aus: Ablaufpläne wichtiger Geschäftsprozesse (z. B. Produktion/ Angebotserstellung /Einkauf) Stellenbeschreibungen Berichtswesen und Berichtslinien Maßgebliche DIN-Normen Unfallverhütungsvorschriften > Führen Sie ein Posteingangs- und Postausgangsbuch! ( z B. Exceldatei mit wöchentlich abgezeichneten Ausdrucken) > Dokumentieren Sie die Versendung wichtiger Dokumente per Boten, wo nicht Fax + Einwurf-Einschreiben reicht 22

23 In der Anlaufphase 4. Die erste Arbeitnehmerin > Vor Ausschreibung der Stelle ist zu prüfen : Gibt es für Ihre Branche und an ihrem Standort (meist Bundesland) allgemeinverbindliche Tarifverträge? Gibt es Mindestarbeitsbedingungen? Passt Kalkulation der Personalkosten bei Anwendung dieser Regeln? >AGG schafft Verpflichtung zu diskriminierungsfreier Stellenausschreibung und Auswahl Bei Fehlern u. U. Schadenersatz bis zu drei Monatsgehältern an abgelehnten Bewerber >>> Keine Notizen über den Bewerber in die Originalunterlagen machen! Originalunterlagen vor Rücksendung sicherheitshalber darauf durchsehen! > Ausreichend weites Einsatzfeld vereinbaren in Grenzen des nach Kenntnissen und Fähigkeiten für den/die Mitarbeiter/in Zumutbaren 23

24 In der Anlaufphase 4. Die erste Arbeitnehmerin (II) > Keine (nur) mündlichen Aussagen zu Boni und anderen zusätzliche Vergütungsbestandteilen > Vertragsmuster nur von Arbeitsrechtlern > Lohnbuchhaltung/abrechnung gleich richtig aufsetzen > Aushangpflichten / Einsichtnahmerechte beachten > 623 BGB Die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch Kündigung oder Auflösungsvertrag bedürfen der Schriftform;die elektronische Form ist ausgeschlossen. Schriftform nach 126 BGB: Dokument mit eigenhändiger Unterschrift des Arbeitgebers und/oder des Arbeitnehmers muss beim Empfänger zugehen. > nicht eine Kopie > keine gescannte Unterschrift > nicht nur Fax alleine (ohne Zugang des Originals) 24

25 In der Anlaufphase 5. Achtung Gründerfalle: Unseriöse Register und Werbefirmen > Es gibt nur ein UNTERNEHMENSREGISTER(.DE) Rechnungen kommen von dort bzw. von den Amtsgerichten über die Landesjustizkasse bzw. die Notare > Einige Anbieter ahmen offizielles Erscheinungsbild nach, greifen Daten ab und bieten -wenig deutlich - Listung in Dateien, Verzeichnissen fast ohne Reichweite an. > Posteingang überwachen und Mitarbeiter schulen, damit nicht solches Angebot mit Rechnung verwechselt wird > Keine gesetzliche Pflicht zur Listung in privaten Verzeichnissen, Telefonbüchern, usw.. Verträge müssen leicht kündbar und z. B. auf ein Jahr/eine Ausgabe begrenzt sein. Sonst sicher unseriös! 25

26 Aufbauphase 1. Papier ist geduldig der Leser häufig weniger > regelmäßiges Überprüfen der wichtigen Verträge auf Änderungsbedarf anhand Ihrer Erfahrungen sowie auf Änderungen von Gesetzen und Rechtsprechung > Regelmäßiges Beobachten, ob Abläufe und VertretungsregelungenVertretungsregelungen auch eingehalten werden; 2. Mahnwesen rechtzeitig aufbauen Sammlung von Auftrag, Auftragsbestätigg, ggf. Abnahme-/ Liefernachweis, Rechnung, Mahnungen, Forderungsaufstellung zur offenen Forderung Allgemeine Verjährungsfrist beträgt 3 Jahre vom Ende des Jahres des Entstehen des Anspruchs und der Kenntnis bzw Kenntnisnahmemöglichkeit des Gläubigers 26

27 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und VIEL ERFOLG FÜR IHR UNTERNEHMEN! Kanzlei Martin Baumgärtel Rechtsanwalt Dachauer Straße München Telefon Fax martinbaumgaertel(at)mnet-mail.de 27