Die IntraNET-Studie IntraNET-Studie

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2 IntraNET-Studie 2014 Die add-all AG befragte von Januar 2014 bis März 2014 in einer Umfrage auf dem Unternehmen zum Thema Intranet. In der diesjährigen IntraNET-Studie geht es darum, wie sich Intranets verändert haben und Trendelemente aus dem letzten Jahr zum Einsatz kommen. Sind Intranets immer noch reine Informationsquellen oder werden sie als Arbeitsmedium eingesetzt, wie tief sind Elemente verankert, die zum Austausch der Mitarbeiter dienen und was hat sich am Intranet sonst verändert? Die Studie wurde durchgeführt von: add-all AG Wingertstraße Friedrichsdorf Telefon: / Telefax: / Internet: und 2

3 Aus wie vielen Kollegen besteht Ihr Intranet- Team? 16% 7% 5% 5% 67% In den meisten der befragten Unternehmen (67%) arbeiten zwischen 1 und 5 Personen im Kern- Team für das Intranet, was den Ergebnissen aus den letzten Jahren (2011 bis 2013) entspricht. 1 bis 5 6 bis bis bis 20 mehr als 20 Dies bedeutet aber nicht, dass Intranets mit kleinen Intranet-Teams weniger gute Intranets hervorbringen. Besonders auch in kleinen Teams ist ein flexibles Durchsetzen von Trends möglich, um organisatorischen Erfordernissen, technologischen Möglichkeiten und Nutzererwartungen gerecht zu werden. 3

4 Wie viele Redakteure/Autoren unterstützen das Intranet Team? mehr als bis bis bis bis 20 1 bis 10 5% 5% 11% 11% 26% 42% Neben dem Intranet-Kernteam sind Redakteure/Autoren im Unternehmen verantwortlich für die Pflege der Intranet-Seiten. In vielen Unternehmen ist ein Mitarbeiter pro Abteilung mit dem Einpflegen der Intranet-Seiten betraut (42%). Eine große Anzahl an Intranet- Redakteuren/Autoren gibt es in 26% der Unternehmen, nämlich mehr als 50. Entscheidend hierbei ist die Frage, ob die Redakteure/Autoren auch wirklich noch aktiv sind, wenn es um das Arbeiten am Intranet geht oder ob sie nur obligatorisch die Rolle des Intranet-Redakteurs/Autors inne haben. Ein Erfolgsgeheimnis effizienter Intranets ist die Qualität der Inhalte. Sinnvoll ist es deshalb, sich regelmäßig mit Redakteuren/Autoren zusammenzusetzen, um ungenutzte Inhalte zu entfernen, veraltete Inhalte zu aktualisieren und sich auszutauschen, was bei einem kleinen Kreis von effektiven Redakteuren leichter ist, als mit einem sehr großen Kreis. 4

5 Wie lange gibt es Ihr Intranet mit dem jetzigen Design schon? 1 bis 2 Jahre Wir planen eine Änderung. 3 bis 4 Jahre Design wird gerade geändert länger als 4 Jahre 14% 16% 21% 23% 26% In den meisten Unternehmen wurde das Intranet vor Kurzem oder wird gerade geändert oder eine Design- Änderung steht unmittelbar bevor (65%). Bei 35% der befragten Unternehmen liegt eine Design- Änderung mehr als 3 oder 4 Jahre zurück. 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% Vom Design her hat sich in den letzten Jahren viel im Intranet geändert. Waren große Bilder und unterschiedliche Schriftgrößen verpönt, ist dies mittlerweile auch intern Standard. Dadurch wird ganz deutlich, dass das Intranet nicht mehr nur als reines textlastiges Informationsmedium anzusehen ist. Vielmehr werden die Mitarbeiter auch auf der emotionalen Ebene angesprochen und es wird versucht, den Standards, die im Internet gelten, ebenfalls gerecht zu werden. 5

6 Wann wurde das Intranet in den letzten Jahren technisch relauncht? Wir planen in den nächsten Jahren die Intranet-Technik zu ändern Das Intranet wurde 2012 relauncht. Das Intranet ist 2013 relauncht worden. Das Intranet wird gerade relauncht. 18% 23% 22% 37% Ebenso wie beim Design wurde das Intranet in den meisten Unternehmen (63%) auch technisch in den letzten 2 Jahren relauncht. Bei 37% der befragten Unternehmen ist eine technische Änderung des Intranets in den nächsten Jahren vorgesehen. Viele Intranets werden auch technisch relaucht, da neue Anforderungen an Funktionalitäten existieren. War das Intranet früher ein reines Informationsmedium, wird es immer mehr zum Austausch genutzt und zur Unterstützung von Arbeitsprozessen, auch über das Intranet hinaus, was eine andere technische Basis unabdingbar macht. 6

7 Welche der folgenden Social Media Technologien setzen Sie in Ihrem Intranet ein?* Statusmeldung Folgen von Themen, Personen, Beiträgen, Micro-Blogging im gesamten Netzwerk oder in Instant-Messaging (Chat) Funktionalität Gemeinsame Erstellung von Inhalten Bewertungen von Inhalten Kommentarfunktionalitäten Teamräume Personenprofile mit Angaben zu Kompetenzen, *Mehrfachnennungen möglich 5% 11% 11% 16% 21% 21% 32% 32% 37% Im Bereich Social Media Technologien dominieren bei 37% der Unternehmen Mitarbeiterprofile, bei denen sich der Mitarbeiter detaillierter vorstellen kann. Weiterhin werden in 32% der Unternehmen Team- und Arbeitsräume genutzt, was eine erhebliche Steigerung zum letzten Jahr darstellt, denn 2013 wurden Teamräume nur bei 16% der Unternehmen eingesetzt. Das Kommentieren von Inhalten scheint rückläufig zu sein, denn gaben 2013 noch 56% der Unternehmen an, diese Funktion zu nutzen, so sind es in diesem Jahr nur 32% der Unternehmen, bei denen das Kommentieren von Inhalten möglich ist. Statusmeldungen, wie man sie von Facebook kennt, werden in nur 5% der Unternehmen genutzt, da die Unternehmen wahrscheinlich Angst davor haben, dass die Qualität der Inhalte dieser Statusmeldungen denen von anderen sozialen Plattformen entspricht. 7

8 In welchen Bereichen kann Social Media Ihrer Meinung nach die Unternehmenskultur am stärksten positiv beeinflussen? Vernetzung, Kontaktpflege der Mitarbeiter Wissensmanagement (Austausch & Dokumentation) Kommunikation innerhalb des Unternehmens Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern Motivation der Mitarbeiter Eigenverantwortlichkeit der Mitarbeiter Kostensenkung Produktivität der Mitarbeiter Flexibilität der Mitarbeiter Image 26% 26% 21% 11% 42% 58% 95% 89% 79% 79% *Mehrfachnennungen möglich War das Intranet früher ein reines Informationsmedium, so kann man deutlich erkennen, dass das Medium immer mehr zu einer Plattform der Zusammenarbeit und des Austauschs geworden ist. Die Vernetzung und Kontaktpflege (95%) und das Wissensmanagement (89%) nennen die meisten Unternehmen als wichtigstes Element, das Social Media positiv beeinflusst. Die Kommunikation innerhalb des Unternehmens (79%) und die Zusammenarbeit der Mitarbeiter (79%) werden durch Social Media weiterhin positiv gestärkt, was die Unternehmenskultur verbessert. Im Bereich Kostensenkung und Produktivität sehen hierbei nur jeweils 26% der Unternehmen einen Vorteil. 8

9 Was sind Ihrer Meinung nach die größten Bedenken beim Einsatz von Social Media- Anwendungen im Intranet?* Angst vor Kontrollverlust Angst vor negativen Inhalten Fehlende Ressourcen & Know-how Integration in Kommunikationsprozesse Niveau der Inhalte Mitarbeiter/Teilnehmer gewinnen und halten Kein Nutzen ist erkennbar Sicherheitsbedenken Angst vor hohen/nicht zu kalkulierenden Kosten Rechtliche Bedenken 42% 37% 37% 32% 32% 26% 21% 21% 18% 58% *Mehrfachnennungen möglich 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Die größten Bedenken beim Einsatz vom Social Media-Techniken sind in den Unternehmen nicht die rechtlichen (18%) oder Sicherheits-Bedenken (21%) und auch nicht die Sorge um zu hohe nicht kalkulierbare Kosten (21%), sondern die Angst vor dem Verlust der Kontrolle und vor negativen Inhalten (42%). Erst danach werden fehlende Ressourcen und Know-how (37%) genannt und die vermeintlichen Probleme bei der Integration von Social Media in den Kommunikationsprozess (37%). Problematisch sehen die Unternehmen zudem das geringe Niveau der Inhalte, was erklärt, warum nur 5% der Unternehmen Statusmeldungen im Intranet einsetzen (siehe S. 7). Großes Bedenken haben die Unternehmen auch, wenn es um die Frage geht, wie man die Mitarbeiter dazu gewinnen kann, sich am Austausch im Unternehmen zu beteiligen, denn ansonsten wäre kein Nutzen durch die neuen Funktionen erkennbar. 9

10 Können Ihre Mitarbeiter das Intranet auch mobil aufrufen und nutzen? 57% 11% 32% Mobile Intranet-Zugänge haben auch in diesem Jahr noch keinen Durchbruch geschafft. Dieses Jahr allerdings haben mehrere Unternehmen (43%) als im letzten Jahr (8%) mobile Zugänge unterstützt oder planen dies. Im letzten Jahr gaben 92% der Unternehmen an, keinen mobilen Intranet-Zugang anzubieten. In diesem Jahr sind es 57% der Unternehmen, bei denen die Mitarbeiter nicht mobil auf das Intranet zugreifen können. Ja Nein Ist geplant Ergebnis der Intranet-Studie 2013 zur Frage nach dem mobilen Zugriff auf das Intranet Anstatt verschiedene Intranet-Sites für verschiedene Geräte aufzubauen, macht es Sinn, ein responsives Design zu nutzen, das sich an verschiedene Gerätetypen anpasst. Das spart Zeit gegenüber der Entwicklung von drei getrennten Programmbasen für Arbeitsplatz, Tablet und mobile Geräte und erleichtert zudem den Pflegeaufwand. 10

11 Werden große Inhalte (Videos, Bilder, Podcasts) im Intranet extern hinterlegt? Nein 63% Ja, wir nutzen eine Videoplattform. 26% Ja, wir nutzen ein Cloudspeicher. 11% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Bedingt durch die neuen Techniken in den Unternehmen existieren in den meisten Intranets Video, Audi-Dateien oder Bilder. In 26% der Unternehmen werden Videoplattformen und in 11% Cloudspeicher genutzt, um die großen Datenmengen vorzuhalten. Dadurch wird ein schneller Zugriff auf die Inhalte gewährleistet. Zudem wird die Belastung der eigenen Server reduziert. Die meisten der Unternehmen (63%) nutzen keine externen Speicher, da die Angst vor Kontrollverlust und mangelnder Sicherheit vorherrscht. 11

12 Denken Sie, dass das Intranet ein effizienteres Medium geworden ist, um die Arbeitsprozesse zu unterstützen? 16% 84% In der wird ganz deutlich, dass sich das Intranet zu einer effizienten Arbeitsplattform entwickelt hat und nicht mehr nur als reines Informationsmedium vor sich hin kümmert. 84% der Befragten sind dieser Ansicht, was ein gravierender Unterschied zum letzten Jahr ist. Denn 2013 gaben noch 48% der Unternehmen an, dass das Intranet hauptsächlich ein Informations- und Newsportal im Unternehmen ist. Ja Nein Ergebnis der Intranet-Studie 2013 zur Frage, wie das Intranet hauptsächlich genutzt wird Diese letzte Frage macht Hoffnung darauf, dass das Intranet bald in allen Unternehmen als Arbeitsmedium anerkannt wird. Denn durch die Nutzung zukunftsweisender Elemente, die den Austausch und die Kommunikation im Unternehmen fördern, unterstützt das Intranet die Mitarbeiter auch bei ihrem Arbeitsprozess. 12

13 Zusammenfassung Die add-all AG befragte von Januar 2014 bis März 2014 in einer Umfrage auf dem Unternehmen zum Thema Intranet. In der diesjährigen IntraNET-Studie geht es darum, wie sich Intranets verändert haben und Trendelemente aus dem letzten Jahr zum Einsatz kommen. Sind Intranets immer noch reine Informationsquellen oder werden sie als Arbeitsmedium eingesetzt, wie tief sind Elemente verankert, die zum Austausch der Mitarbeiter dienen und was hat sich am Intranet sonst verändert? In den meisten Unternehmen wurde das Intranet vor Kurzem oder wird gerade geändert oder eine Design-Änderung steht unmittelbar bevor (65%). Bei 35% der befragten Unternehmen liegt eine Design-Änderung mehr als 3 oder 4 Jahre zurück. Ebenso wie beim Design wurde das Intranet in den meisten Unternehmen (63%) auch technisch in den letzten 2 Jahren relauncht. Bei 37% der befragten Unternehmen ist eine technische Änderung des Intranets in den nächsten Jahren vorgesehen. Im Bereich Social Media dominieren bei 37% der Unternehmen Mitarbeiterprofile, bei denen sich der Mitarbeiter detaillierter vorstellen kann. Weiterhin werden in 32% der Unternehmen Team- und Arbeitsräume genutzt, was eine erhebliche Steigerung zum letzten Jahr darstellt, denn 2013 wurden Teamräume nur bei 16% der Unternehmen eingesetzt. Das Kommentieren von Inhalten scheint rückläufig zu sein, denn gaben 2013 noch 56% der Unternehmen an, diese Funktion zu nutzen, so sind es in diesem Jahr nur 32% der Unternehmen, bei denen das Kommentieren von Inhalten möglich ist. Statusmeldungen, wie man sie von Facebook kennt, werden in nur 5% der Unternehmen genutzt, da die Unternehmen wahrscheinlich Angst davor haben, dass die Qualität der Inhalte dieser Statusmeldungen denen von anderen sozialen Plattformen entspricht. War das Intranet früher ein reines Informationsmedium, so kann man deutlich erkennen, dass das Medium immer mehr zu einer Plattform der Zusammenarbeit und des Austauschs geworden ist. Die Vernetzung und Kontaktpflege (95%) und das Wissensmanagement (89%) nennen die meisten Unternehmen als wichtigstes Element, das Web 2.0 Techniken positiv beeinflusst. Die Kommunikation innerhalb des Unternehmens (79%) und die Zusammenarbeit der Mitarbeiter (79%) werden durch Web 2.0 weiterhin positiv gestärkt, was die Unternehmenskultur verbessert. Im Bereich Kostensenkung und Produktivität sehen nur jeweils 26% der Unternehmen einen Vorteil durch Social Media Technologien. 13

14 Zusammenfassung Die größten Bedenken beim Einsatz vom Social Media sind in den Unternehmen nicht die rechtlichen (18%) oder Sicherheits-Bedenken (21%) und auch nicht die Sorge um zu hohe nicht kalkulierbare Kosten (21%), sondern die Angst vor dem Verlust der Kontrolle und vor negativen Inhalten (42%). Erst danach werden fehlende Ressourcen und Know-how (37%) genannt und die vermeintlichen Probleme bei der Integration von Social Media Technologien in den Kommunikationsprozess (37%). Problematisch sehen die Unternehmen zudem, das geringe Niveau der Inhalte, was erklärt, warum nur 5% der Unternehmen Statusmeldungen im Intranet einsetzen. Großes Bedenken haben die Unternehmen auch, wenn es um die Frage geht, wie man die Mitarbeiter dazu gewinnen kann, sich am Austausch im Unternehmen zu beteiligen, denn ansonsten wäre kein Nutzen durch die neuen Funktionen erkennbar. Mobile Intranet-Zugänge haben auch in diesem Jahr noch keinen Durchbruch geschafft. Dieses Jahr allerdings haben mehrere Unternehmen (43%) als im letzten Jahr (8%) mobile Zugänge unterstützt oder planen dies. Im letzten Jahr gaben 92% der Unternehmen an, keinen mobilen Intranet-Zugang anzubieten. In diesem Jahr sind es 57% der Unternehmen, bei denen die Mitarbeiter nicht mobil auf das Intranet zugreifen können. Bedingt durch die neuen Techniken in den Unternehmen existieren in den meisten Intranets Video- und Audi-Dateien oder Bilder. In 26% der Unternehmen werden Videoplattformen und in 11% Cloudspeicher genutzt, um die großen Datenmengen vorzuhalten. Dadurch wird ein schneller Zugriff auf die Inhalte gewährleistet. Zudem wird die Belastung der eigenen Server reduziert. Die meisten der Unternehmen (63%) nutzen keine externen Speicher, da die Angst vor Kontrollverlust und mangelnder Sicherheit vorherrscht. In der wird ganz deutlich, dass sich das Intranet zu einer effizienten Arbeitsplattform entwickelt hat und nicht mehr nur als reines Informationsmedium vor sich hin kümmert. 84% der Befragten sind dieser Ansicht, was ein gravierender Unterschied zum letzten Jahr ist. Denn 2013 gaben noch 48% der Unternehmen an, dass das Intranet hauptsächlich ein Informations- und Newsportal im Unternehmen ist. Diese letzte Frage macht Hoffnung darauf, dass das Intranet bald in allen Unternehmen als Arbeitsmedium anerkannt wird. Denn durch die Nutzung zukunftsweisender Elemente, die den Austausch und die Kommunikation im Unternehmen fördern, unterstützt das Intranet die Mitarbeiter auch bei ihrem Arbeitsprozess. 14

15 Das IntraNETwork-Basis-Paket Einblicke in viele andere Intranets (Vorwerk, TÜV, Airplus, Fraport, Goethe Institut, Bayer, Mainova, DMK, ANWR Group, Swisscom, Witt Group, Capgemini, Bertelsman, TUI, real,-, IKEA, Celesio, SMA, usw. usw.) Kontakte knüpfen zu mehr als 300 Intranetverantwortlichen! Erfahrungsaustausch mit anderen Intranet-Teams unter anderem im IntraNETwork- Forum ohne Agenturen und Hersteller, die nicht zugelassen sind! Tools und kleine Anwendungen für Ihr Intranet (Adventskalender, Mitarbeiter- Quiz, Tippspiel zur Fußball WM ) Case-Studies, Intranet-Vorstellungen, Informationen, Studien, E-Books, Präsentationen, Podcasts zum Thema Intranet Vergünstigte oder kostenfreie Teilnahme beim regelmäßigen IntraNET-Tag und Zugang zu allen Präsentationen Alle Screenshots von den Intranets, die bei den IntraNET-Awards in die 2. Runde gekommen sind (Paketpreis pro Jahr EUR 259,00 zzgl. MwSt.) Gerne können Sie sich anmelden unter: Das neue IntraNETwork 15

16 Das IntraNETwork-Test-Paket Einblicke in viele andere Intranets (Vorwerk, TÜV, Airplus, Fraport, Goethe Institut, Bayer, Mainova, DMK, ANWR Group, Swisscom, Witt Group, Capgemini, Bertelsman, TUI, real,-, IKEA, Celesio, SMA, usw. usw.) Kontakte knüpfen zu mehr als 300 Intranetverantwortlichen! Erfahrungsaustausch mit anderen Intranet-Teams unter anderem im IntraNETwork- Forum ohne Agenturen und Hersteller, die nicht zugelassen sind! Case-Studies, Intranet-Vorstellungen, Informationen, Studien, E-Books, Präsentationen, Podcasts zum Thema Intranet Zugang zu allen Intranet-Tag-Präsentationen Alle Screenshots von den Intranets, die bei den IntraNET-Awards in die 2. Runde gekommen sind (Paketpreis einmalig EUR 99,00 zzgl. MwSt.) Falls Sie ein 4-Wochen-Test-Paket (EUR 99,00 zzgl. MwSt.) abschließen möchten, bei dem Sie die Leistungen des Basis-Paketes IntraNETwork 4 Wochen lang nutzen können, schreiben Sie bitte eine an: martina.thor@add-all.de (In diesem Paket sind keine Intranet-Anwendungen enthalten) Das neue IntraNETwork 16

17 Das IntraNETwork Wir freuen uns, wenn wir Sie bald beim IntraNETwork unter begrüßen dürfen! Das neue IntraNETwork 17