firmapp Beton-ELSE Benutzerhandbuch firmapp Beton-ELSE

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1 firmapp Beton-ELSE Benutzerhandbuch firmapp Beton-ELSE

2 Produktinformationen Produkt PRAXIS firmapp Beton-ELSE PEFF/Produkt Version Handbuch Version 2.01 Erstellungsdatum PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- u. Software Entwicklung AG Lange Str Pferdingsleben (Thüringen) Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) Ansprechpartner für verbandlich organisierte Unternehmen: Bundesverband der Deutschen Transportbetonindustrie e.v. (BTB) Kochstraße Berlin Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0)

3 Inhaltsverzeichnis Informationen zum Benutzerhandbuch... 4 Verwendete Symbole und Textmarkierungen... 4 Gültigkeit des Benutzerhandbuchs... 5 Einleitung... 6 Systemvoraussetzungen... 7 Anmeldung und Start des firmapp Beton-ELSE... 8 Aufbau und Funktionsweise Die Architektur des Gesamtsystems Beton-ELSE ein firmapp Schematischer Aufbau Schnittstellen Rollen im firmapp Beton-ELSE XML-Format Benutzeroberfläche Schaltflächen und Symbole Schaltflächen Symbolerklärungen Optikanpassung von Listen Arbeiten mit dem firmapp Beton-ELSE Administration Allgemeines Firma bearbeiten Werke bearbeiten Anwender bearbeiten Neuen Abnehmer anlegen Lieferscheine Erstellte Lieferscheine Erhaltene Lieferscheine Lieferscheine suchen Lieferschein anzeigen Lieferscheine mit Echt-PDF Lieferscheine zuordnen Lieferscheine exportieren Lieferscheine anpassen Zusatzdokumente PxDigiStift FAQ Problembehandlung Das firmapp Beton-ELSE als vertrauenswürdige Seite registrieren42 Weitere Sicherheitseinstellungen Cookies und Java-Applets Pop-Up Blocker Prüfliste Systemumgebung Index... 50

4 firmapp Beton-ELSE Informationen zum Benutzerhandbuch Willkommen bei der Praxis Hilfe! Zunächst einmal vielen Dank, dass Sie sich für dieses Produkt aus dem Hause PRAXIS EDV-Betriebswirtschaft- und Software-Entwicklung AG entschieden haben. Dies ist das Benutzerhandbuch für das Elektronische Lieferscheinportal firmapp Beton-ELSE zum digitalen Datenaustausch für Transportbeton. Dieses Handbuch richtet sich an alle Lieferanten, die mit dem Portal arbeiten oder Informationen zu dessen Handhabung benötigen. Hier finden Sie detaillierte Informationen zur Arbeit mit dem Portal. Grundlegende Kenntnisse im EDV-Bereich werden hierbei vorausgesetzt. Tipp Zusätzlich zum Handbuch gibt es die Möglichkeit, über unsere PRAXIS- Academy gezielt Schulungen zu absolvieren. Die Schulungen helfen Ihnen dabei das komplette Potential eines Produktes kennenzulernen, so dass Sie diesen anschließend effizient und in optimaler Art und Weise einsetzen können. Bei einer Schulung kann natürlich auch auf spezifische Fragen und Problemstellungen Ihrerseits eingegangen werden. Bitte kontaktieren Sie zur Abstimmung Ihrer Schulung unsere Mitarbeiterin Frau Rebecca Kohler unter oder rufen Sie sie einfach unter an. Lesehinweise zum Benutzerhandbuch Wie Sie mit diesem Benutzerhandbuch arbeiten, hängt ganz von Ihren Bedürfnissen ab. Zur Auswahl der gewünschten Informationen stehen Ihnen das Hauptinhaltsverzeichnis am Anfang des Benutzerhandbuchs zur Verfügung, sowie der Index im Anhang. Es ist grundsätzlich empfehlenswert sich zunächst mit den Grundlagen des Portals vertraut zu machen. Diese sind am Anfang des Handbuchs beschrieben. Verwendete Symbole und Textmarkierungen Um Ihnen die Arbeit mit dem Portal zu erleichtern, werden in diesem Handbuch die folgenden Symbole eingesetzt: Tipp Ein Tipp liefert Ihnen wichtige Informationen, mit denen Sie das Portal noch effektiver einsetzen können. Hinweis Ein Hinweis warnt vor möglichen Einschränkungen oder Datenverlust beim Arbeiten mit dem Portal und zeigt, wie diese vermieden werden können. Um Ihnen die Arbeit mit dem Portal zu erleichtern, werden die folgenden Textmarkierungen eingesetzt: Beispiele werden gesondert durch einen blauen Hintergrund hervorgehoben 4

5 Um eine Problematik oder Funktion besser verdeutlichen zu können, werden an bestimmten Stellen Beispiele eingesetzt. Beispiele werden in einem blauen Kästchen beschrieben. Verweise auf andere Textabschnitte sind fett-kursiv gedruckt Menübezeichnungen, Bezeichnungen von Dialogfenstern, Befehle, Gruppen, Eingabeaufforderungen, Feldnamen und -einträge, Verzeichnisse und Dateinamen sind ebenfalls fett-kursiv dargestellt. Gültigkeit des Benutzerhandbuchs Das Handbuch enthält die Beschreibung des Portals firmapp Beton-ELSE in der Form, welche zum Zeitpunkt der Herausgabe verfügbar ist. Das firmapp Beton-ELSE wird ständig verbessert und weiterentwickelt. Änderungen werden Ihnen bis zur Veröffentlichung einer neuen Revision des Handbuchs als separate Dokumente zur Verfügung gestellt. Hinweis Sie haben die Möglichkeit, für den Einsatz unserer Softwareprodukte, Hardware (PC oder Server) aus dem Hause Bluechip zu erwerben, und bezüglich dieser Geräte einen Service-Vertrag über eine fest definierte Leistung mit der Firma Bluechip abzuschließen. Der Vertrag kann nur vor Auslieferung der Geräte von Bluechip an die Firma PRAXIS AG und nicht nachträglich abgeschlossen werden. Die Dauer dieses Vertrages beträgt in der Regel 36 oder 48 Monate. Die genaue inhaltliche Leistung des Vertrags wird in den Bluechip Servicevertragsbedingungen 03/2009 definiert und festgelegt. Dieses Dokument finden Sie im VIP-Kundenbereich unter Die Firma PRAXIS AG tritt als Mittler und Koordinator auf und ist beim Bestellung sowie etwaigen Problemen mit den Geräten erster Ansprechpartner für den Kunden. 5

6 firmapp Beton-ELSE Einleitung Das Lieferscheinportal firmapp Beton-ELSE ist eine Plattform zum digitalen Austausch von Beton-Lieferscheinen inklusive aller zugehöriger Materialund Zusatzdaten. Es bildet somit die zentrale Schnittstelle zwischen den Systemen des Betonherstellers und den Systemen der Beton verarbeitenden Industrie. Über das Lieferscheinportal firmapp Beton-ELSE können Unternehmen der Transportbetonindustrie ihre Lieferscheindaten aus dem eigenen ERP- System heraus digital zur Verfügung stellen, so dass diese auf der Kundenbzw. Abnehmerseite dann direkt in die Baumanagement-Systeme des Kunden importiert werden können. Die Daten werden im Hintergrund in ein maschinenlesbares so genanntes XML-Format übersetzt und stehen im Portal nun für die Systeme des Beton verarbeitenden Unternehmens zum Abruf und der Weiterbearbeitung bereit. Die Materialdaten werden also in einem universellen digitalen Format geliefert. Je nach Bedarf können alle Lieferscheine über einen individuellen Login auch Online über eine Internetverbindung im Lieferscheinportal betrachtet werden. Die Daten sind durch Verschlüsselung vor der Manipulation durch Dritte geschützt. Auf Lieferscheine können grundsätzlich nur die dazu berechtigten Personen zugreifen. Die Daten zur Übertragung werden entweder über das FTP-S Protokoll oder über das HTTPS Protokoll gesendet, diese Protokolle gelten als sicher. Optional kann über eine VPN-Verbindung zusätzliche Sicherheit geschaffen werden. Bei der Datenübertragung wird ein Ticket mitgesendet, welches nur genau einmal gültig ist. Ist dieses Ticket ungültig, sind es die Daten ebenfalls. Das Portal ermöglicht es den Betonlieferanten, ihren Kunden mehr Service zu bieten, bei gleichzeitig deutlich reduziertem Aufwand der Lieferscheinerfassung und Verwaltung. Es werden außerdem Arbeitsabläufe, wie Beton- Leistungsabrechnung, Nachkalkulation der Betonierleistung oder Rechnungsprüfung für Betonlieferungen vereinfacht und beschleunigt. Zusätzlich besteht die Möglichkeit Informationen, wie die digitalen Materialdaten aus der Dosiersteuerung, die an das Lieferscheinportal übergeben werden, auch in die Laborsoftware zu importieren. Hinweis Um als Lieferant mit dem Portal firmapp Beton-ELSE arbeiten zu können, müssen Sie sich beim Betreiber des Portals registrieren. Sie erhalten dann eine Anmeldekennung, mit deren Hilfe Sie ihre Lieferscheine bereitstellen können. Für Abnehmer ist der Lfs-Service nur dann verfügbar, wenn der Betonlieferant bereits das Portal nutzt. Ist das der Fall, kann jeder Lieferant seinen Kunden selbst Zugang zu ihren (und nur zu ihren) Lieferscheinen gewähren. 6

7 Systemvoraussetzungen Allgemeine Systemvoraussetzungen Empfohlene Betriebssysteme: Empfohlener Hauptspeicher: Empfohlener Internetbrowser: Datenübertragung: Windows 7 Prof. oder Windows 8 Prof. 4 GB RAM Microsoft Internet Explorer 9.0 oder höher Mindestens DSL oder höher (ISDN wird nicht unterstützt) Für optimale Funktionalität z.b. mit Kommunikation mobile Einheiten wird eine synchrone Leitung mind. 2 MBit/s vorausgesetzt. 7

8 firmapp Beton-ELSE Anmeldung und Start des firmapp Beton-ELSE Hinweis Um mit dem Lieferscheinportal firmapp Beton-ELSE arbeiten zu können, benötigen Sie Zugangsdaten. Diese Zugangsdaten erhalten Sie als Betonlieferant nach Einrichtung Ihres Accounts von unserem ELSE-Support- Team per Mail zugeschickt. Als Lieferant haben Sie die Möglichkeit Ihre Abnehmer eigenhändig als Anwender im Portal anzulegen. Sie Starten das Portal firmapp Beton-ELSE wie folgt: 1. Starten Sie Ihren Internet Explorer. 2. Geben Sie den Link in die Adresszeile des Browsers ein. Es wird die Seite zur Anmeldung ans Portal angezeigt. Abb. 1: Anmeldedialog zum Portal firmapp Beton-ELSE 3. Geben Sie im Anmeldedialog die Zugangsdaten ein. Die Zugangsdaten für das firmapp Beton-ELSE erhalten Sie von unserem Support-Mitarbeitern. Falls Sie noch keinen Benutzernamen und kein Kennwort besitzen, so wenden Sie sich bitte an den Verband der Deutschen Transportbetonindustrie e.v. (BTB). Tipp Speichern Sie das firmapp Beton-ELSE als Favorit in Ihrem Browser ab, so dass Sie jederzeit auf schnellem Wege wieder darauf zugreifen können. Sie können auch Ihre Anmeldedaten speichern, so dass auf diesem Computer zu Ihrem Benutzernamen automatisch auch Ihr Kennwort vorgeschlagen wird. Das Programm startet. Nach dem Start wird zunächst das Startbild angezeigt. 8

9 Abb. 2: Startbild Sie können nun mit den Dokumenten im Portal arbeiten. Über die Ordnerstruktur in der Navigationsleiste links haben Sie Zugriff auf alle Funktionen des firmapp Beton-ELSE. 9

10 firmapp Beton-ELSE Aufbau und Funktionsweise Im folgenden Abschnitt werden die Funktionsweise und die dem firmapp Beton-ELSE zugrunde liegende Technologie beschrieben. Die Architektur des Gesamtsystems Beton-ELSE ein firmapp Allgemeines Seit kurzem liegt Beton-ELSE als firmapp vor dabei handelt es sich um eine kleine, in sich geschlossene Softwareapplikation. Dieses firmapp bietet den Anwendern, dank PEFF 4.0 Technologie im Hintergrund, ein riesiges Leistungsspektrum an. Die Anwender bei Lieferant und Kunde bekommen damit die perfekte Unterstützung bei der Bewältigung ihrer täglichen Aufgaben. Neben der hohen Flexibilität, die unter anderem eine weitreichende kundenspezifische Erweiterbarkeit und Pluginfähigkeit garantiert, steht dem Anwender auch eine hohe Performance beim Zugriff auf die Daten zur Verfügung. Das firmapp Beton-ELSE liegt auf einem Server im Rechenzentrum der Telekom. Dadurch besteht eine hohe Datensicherheit mit umfassender Absicherung gegen Ausfälle. Durch die schnelle 1GBit/s Anbindung ist die Datenübertragung damit ca. 50x schneller als es in der Anfangszeit der Beton- ELSE der Fall war. Es stehen somit verbesserte Laufzeiten bei allen Anfragen zur Verfügung. Was bietet das firmapp Beton-ELSE? Verwendung der aktuellsten Version / Technologie des PEFF-Frameworks nutzerfreundliche Optik und verbesserte Performance erhöhte Flexibilität und einfachere Wartung schnelle Such- und Interaktionsmöglichkeiten des Nutzers Freies Zuordnen von Firmen / Abnehmern auf Such-Basis Zusätzliche Lieferschein-Daten, z.b. Händler, Spediteure, Echt-PDF Integration PxDigiStift für Lieferscheine Weitreichende Infrastruktur-Daten (Statuswerte, Protokollierung, Gültigkeitszeiträume, Berechtigungen) Einfache Schnittstelle zur Ansteuerung der Plattform auf Basis des HTTP-Protokolls Zugang über mobile Geräte und Apps (z.b. Windows Phone) 10

11 Erweiterbarkeit des firmapp Beton-ELSE FirmApps sind zwar in sich geschlossene Softwareapplikation, sie können jedoch durch Verwendung der PEFF 4.0 Technologie jeder Zeit während der Laufzeit erweitert werden und ein bestehendes firmapp auch um weitere firmapps ergänzt werden. Durch Verfügbarkeit von Schnittstellen zu allen standardisierten Softwareprodukten und datenbankorientierten Anwendungen sind diese Applikationen jeweils völlig individuell gestaltbar. Egal ob Daten in eine Datenbank, z.b. eines CRM/ERP-Systems wie der WDV 2012, gespeichert werden sollen oder diese nur gelesen oder ausgewertet werden, ob eine Aktion durchgeführt, Informationen geliefert, Daten hin- und hergeschoben oder ein Report ausgeführt werden soll die PEFF-Technologie stellt alle Funktionen zur Verfügung, die benötigt werden, um eine Applikation nach individuellen Kundenanforderungen zu gestalten. Für das für das firmapp Beton-ELSE bestehen u.a. folgende Erweiterungsmöglichkeiten: Möglichkeit zur Integration eines Geoinformationssystem Möglichkeit zur Überwachung und zur Interaktion mit der Fahrzeugflotte Einbindung mobiler Geräte wie Fleetboard Einbindung von AuGe-Bau dem Marktanalysewerkzeug in der Cloud Verfügbarkeit umfangreicher Statistiken und Auswertungen, wie z.b. Mengenfluss-Berechnungen Integration von Bautagebuch Austausch von Rechnungen und Spediteursgutschriften Einbindung von Statistiken auf Lieferscheinbasis über Excel 11

12 firmapp Beton-ELSE Schematischer Aufbau Abb. 3: Schema firmapp Beton-ELSE 12

13 Schnittstellen Import Über eine standardisierte Schnittstelle können leicht Dosiersteuerungen an das firmapp Beton-ELSE angebunden werden. Grundsätzlich hängt der Aufwand für die Datenübertragung aus bzw. in die werkseigenen Systeme weitestgehend davon ab, welche Systeme genutzt werden und wie diese miteinander vernetzt sind. Wenn die Implementierung einmal erfolgt ist, läuft ELSE zuverlässig und unauffällig im Hintergrund. Aktuell können u.a. folgende Steuerungshersteller und Softwareproduzenten Daten an das firmapp Beton-ELSE übergeben: Sauter GmbH Dorner Electronic GmbH Simma Electronik GmbH KommDis (Dyckerhoff) Holcim AG Schwing GmbH (Stetter-Betonmischanlagen) PRAXIS EDV-Betriebswirtschaft- und Software-Entwicklung AG Computer Institut Bamberg 0und viele mehr Export Alle Informationen im firmapp Beton-ELSE sind zum digitalen Export in andere Softwaresysteme wie die WDV 2012 oder Fremdhersteller (SAP, Bauvision o.ä.) vorbereitet. So übergeben Sie alle vertriebsrelevanten Daten in Ihr CRM-System. Darüber hinaus kann eine Verbindung zu Bausoftware, Baustellenauswertung, Mengenermittlung, Bautagebuch und Mengenkalkulator inkl. der Möglichkeit individueller Erweiterungen in diesem Umfeld realisiert werden. Die Schnittstelle des firmapp Beton-ELSE wurde auf reinen HTTP-Webhandlern aufgesetzt. Die Kommunikation läuft somit immer über den Standard-HTTP-Port 80 und ist damit sehr Firewall-freundlich. Ausführliche Informationen bezüglich der Schnittstelle finden Sie im Handbuch Schnittstelle firmapp ELSE, in dem die Schnittstelle des firmapp Beton-ELSE explizit beschrieben wird. 13

14 firmapp Beton-ELSE Rollen im firmapp Beton-ELSE Das Lieferscheinportal firmapp Beton-ELSE ist eine Plattform zum digitalen Austausch von Beton-Lieferscheinen inklusive aller zugehöriger Materialund Zusatzdaten. Es bildet somit die zentrale Schnittstelle zwischen den Systemen des Betonherstellers und den Systemen der Beton verarbeitenden Industrie. Dementsprechend kann das firmapp unter folgenden beiden Rollen genutzt werden: Lieferant Lieferanten nutzen das firmapp, um Lieferscheine aus dem eigenen ERP-System einem Abnehmer zur Verfügung zu stellen. Über die Schnittstelle kann dafür gesorgt werden, dass die Lieferscheine im firmapp erstellt werden Abnehmer Abnehmer nutzen das firmapp, um Lieferscheine zu empfangen und ggf. in Ihr ERP-System oder die Baussoftware zu importieren. Es handelt sich hierbei um reine Funktionsrollen. Hinweis Des Weiteren können auch administrative Rolle vergeben werden. Diese sind aus Anwendersicht für das firmapp Beton-ELSE nicht von Bedeutung. XML-Format Das Format der Lieferscheine ist Grundlage für eine Standardschnittstelle, mit deren Hilfe die Lieferscheine softwareübergreifend ausgetauscht werden können. In dieser Schnittstelle ist per XSD (XML Schema) das Format der Lieferscheine vorgegeben. ELSE benutzt ein angepasstes XSD, um alle Lieferscheine vor der Speicherung im System auf ihre Gültigkeit zu prüfen. Lieferscheine, die nicht den Schemata entsprechen, werden nicht im System gespeichert. So wird eine standardisierte Funktion des Lieferscheinaustausches gewährleistet. ELSE ist in der Lage, verschiedene XML-Schemata zu integrieren und voneinander zu unterscheiden. Auf diese Weise lassen sich verschiedene Lieferscheintypen realisieren, zum Beispiel: Lieferscheinangaben für "Beton nach Eigenschaften" Lieferscheinangaben für "Beton nach Zusammensetzung" Mindestangaben für die "Zusätzlichen Vertragsbedingungen für Ingenieurbauwerke (ZTV-ING)" des Bundesministeriums für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung Für die Lieferscheine notwendigen Mindestangaben können jederzeit im jeweiligen XSD definiert werden. Genaue Spezifikationen zum verwendeten XML-Format finden Sie unter 14

15 Benutzeroberfläche Im Folgenden soll ein Überblick über die Benutzeroberfläche des Portals gegeben werden. Die folgende Abbildung zeigt die Benutzeroberfläche nach der Anmeldung am Portal. Abb. 4: Benutzeroberfläche firmapp Beton-ELSE Nummer Bezeichnung Beschreibung 1;4 Menüleiste Über die Menüleiste rufen Sie die verschieden Funktionalitäten des Portals auf, z.b. auch andere Module. - Hier öffnen Sie die Infobox mit den allgemeinen technischen Infos zum Portal. Weiterhin erhalten Sie hier den Link für die Unterstützung per PcVisit. - Mit dieser Schaltfläche können Sie sich vom Portal abmelden. 15

16 firmapp Beton-ELSE Nummer Bezeichnung Beschreibung 2 Navigationsleiste Über die Navigationsleiste haben Sie Zugriff auf die Funktionen des firmapps Beton-ELSE. Hier sehen Sie erstellte und empfangene Lieferscheine und verwalten Ihren firmapp-account administrativ. Lieferscheine: Erstellte: Über diesen Menüpunkt haben Sie die Möglichkeit, die von Ihnen erstellten Lieferscheine abzurufen. Empfangene: Über diesen Menüpunkt haben Sie die Möglichkeit, die im firmapp empfangenen Lieferscheine abzurufen. Ohne Zuordnung: Über diesen Menüpunkt haben Sie die Möglichkeit, die fehlerhalten Lieferscheine, bei denen z.b. eine Adresse fehlt einzusehen und zu korrigieren. Verwaltung. Firma: Hier können Sie die Kontaktdaten der verschiedenen Firmen einsehen. Weiterhin hinterlegen Sie hier für eine Firma, Firmenlogo, Überwachungssymbole und Überwachungstext. Werke/Baustellen: Hier können Sie die verschiedenen Werke und zugehörigen Standortdaten einsehen und ggf. bearbeiten. Anwender: Hier können Sie die verschiedenen Anwender und zugehörigen Anwenderdaten einsehen und ggf. bearbeiten. 3 Arbeitsbereich mit Hauptansicht Im Arbeitsbereich werden Ihnen die verschiedenen Dialogfenster zur Eingabe und Bearbeitung der Datensätze und Lieferscheine angezeigt. Über die Felder, die oben in diesem Bereich angezeigt werden, können Sie die im Arbeitsbereich angezeigten Daten oder Lieferscheinen gezielt filtern. Nach Angabe eines Filterkriteriums müssen Sie die Anzeige des Arbeitsbereichs aktualisieren. 16

17 Nummer Bezeichnung Beschreibung 5 Symbolleiste Über die Schaltfläche können Sie die Symbolleiste ausblenden. - Über die Schaltfläche Aktuelle Meldungen wird die Übersicht zu den letzten Ereignissen, wie die letzten Updates des Portals aufgerufen. - Über die Schaltfläche Horizontal anordnen haben Sie die Möglichkeit, die aktuell geöffneten Fenster so anzuordnen, dass diese nebeneinander angezeigt werden. - Über die Schaltfläche Vertikal anordnen haben Sie die Möglichkeit, die aktuell geöffneten Fenster so anzuordnen, dass diese übereinander angezeigt werden. 6 Geöffnete Fenster 7 Register zur Modulauswahl Hier sehen Sie alle Fenster gelistet, welche Sie im firmapp aktuell geöffnet haben. Über diese Register haben Sie die Möglichkeit zwischen den verschiedenen firmapps zu navigieren, welche Sie aktuell geöffnet haben. Voraussetzung ist, Sie haben mehr als ein firmapp eingebunden. Schaltflächen und Symbole Schaltflächen Schaltfläche Bezeichnung Beschreibung Matchcode Datum wählen Aktualisieren Ende Anzeigen Zuordnen Öffnet den Matchcode zur Stammdatensuche, Suche eines Datensatzes oder eines Pfades. Der Matchcode kann auch über die Taste F9 Ihrer Tastatur aufgerufen werden. Öffnet das Fenster zur Wahl eines Datums. Aktualisiert eine Ansicht, z.b. nachdem eine Suchanfrage erfolgt ist. Schließt ein Dokument oder ein Fenster. Zeigt ein selektiertes Dokument bzw. einen Lieferschein in einem separaten Fenster an. Mit dieser Schaltfläche können Sie einen Lieferschein, welcher nicht automatisch zugeordnet werden konnte, einem Kunden zuordnen. 17

18 firmapp Beton-ELSE Schaltfläche Bezeichnung Beschreibung Echt-PDF Druck Geschichte Zeigt, die einem Lieferschein zugeordnete Echt-PDF in einem separaten Fenster an. Druckt ein Dokument. Zeigt die komplette Historie eines Lieferscheins im firmapp Beton-ELSE an. Symbolerklärungen Beim Bearbeiten von elektronischen Lieferscheinen geben Symbole deren aktuellen Stand oder Status an. In folgender Tabelle werden die wesentlichen Symbole erläutert. Symbol Bezeichnung Beschreibung Ungelesen Gelesen Gespeichert PDF Fehler Korrekt Lieferschein wurde noch nicht gelesen. Lieferschein wurde bereits gelesen. Lieferschein wurde bearbeitet und gespeichert. Lieferschein enthält eine Echt-PDF. Dies ist z.b. von Bedeutung bei der Arbeit mit dem PxDigiStift. Zeigt an, wenn ein Lieferschein fehlerhaft ist oder nicht alle nötigen Daten angegeben sind. Auch für den Fall, dass ein Abnehmer o- der Werk nicht zugeordnet werden konnte wird diese Symbol angezeigt. Alle Daten sind korrekt. 18

19 Optikanpassung von Listen Sie haben im firmapp Beton-ELSE die Möglichkeit, Listen optisch an Ihre Bedürfnisse anzupassen. So besteht z.b. die Möglichkeit die Einträge der Liste für jede Spalte alphabetisch auf- oder absteigend zu sortieren oder Spalten ein- bzw. auszublenden. So passen Sie Listen optisch an: Klicken Sie in der gewünschten Spalte der Liste, die Sie anpassen möchten, auf das Symbol. (Das Symbol wird erst sichtbar wenn Sie die Spalte angeklickt haben) Es wird ein Kontextmenü angezeigt. Abb. 5: Optikanpassung von Listen Um Zeileneinträge der Liste alphabetisch zu sortieren, stehen die Punkte Aufsteigend sortieren und Absteigend sortieren zu Verfügung. Über den Eintrag Spalten können Sie ausgewählte Spalten, bzw. Felder in Listen ein- oder ausblenden. Um eine Spalte einzublenden, müssen Sie im angezeigten Kontextmenü den Haken vor dem gewünschten Eintrag setzen. Um eine Spalte auszublenden, müssen Sie den Haken vor dem zugehörigen Eintrag entfernen. Tipp In obiger Abbildung markiert sehen Sie die Sortierfunktion, welche bei allen in der Tabelle vorhandenen Spalten zur Verfügung steht. Durch Klick auf die Überschriftenzeile sortieren Sie die Reihenfolge der Dokumente wie gewünscht aufsteigend oder absteigend. 19

20 firmapp Beton-ELSE Arbeiten mit dem firmapp Beton-ELSE Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie die Zugangsdaten für Ihr firmapp Beton-ELSE bekommen haben. Anschließend können Sie mit der Arbeit beginnen. Hinweis Beachten Sie, dass für die Ausführung der im Folgenden beschriebenen Punkte, die benötigten Nutzer-Rechte vergeben sein müssen. Administration Allgemeines Wenn der Account unter dem Sie sich an das Lieferscheinportal angemeldet haben über die notwendigen Rechte verfügt, bzw. der hierfür notwendigen Rolle angehört, können Sie im Lieferscheinportal administrative Tätigkeiten ausführen, wie z.b. Nutzer und Werke bearbeiten. Einige Datensätze lassen sich jedoch nur durch Mitarbeiter der Deutschen Transportbetonindustrie e.v. (BTB) oder der Firma PRAXIS AG anlegen. Wer darf was anlegen? Anzulegender Datensatz Angelegt durch Firma Firma PRAXIS AG Deutschen Transportbetonindustrie e.v. (BTB) Werk Lieferant Anwender Lieferant 20

21 Firma bearbeiten Sie können bestimmte Daten einer Firma bearbeiten, falls sich z.b. die Telefonnummer geändert hat. Außerdem können Sie ein Firmenlogo und Überwachungssymbole hinterlegen. Voraussetzung ist, dass Sie unter der Rolle im firmapp arbeiten, welche über die notwendigen Rechte dazu verfügt. Hinweis Es ist nicht möglich selbstständig Firmen anzulegen. Sollte dies notwendig sein, so melden Sie sich bitte beim Bundesverband der Deutschen Transportbetonindustrie e.v. (BTB) oder der Firma PRAXIS AG. Um Ihre Firma anzulegen benötigen wir in jedem Fall eine gültige - Adresse und die wichtigsten Adress- bzw. Kontaktdaten. So bearbeiten Sie eine Firma: 1. Wählen Sie links in der Navigationsleiste den Eintrag Verwaltung Firma. Es wird die Maske zum Festlegen der Firmendaten angezeigt. Abb. 6: Dialog Firmendaten 2. Legen Sie die gewünschten Daten für Ihre Firma fest. Sie können verschiedene Kontaktdaten angeben. Sie können außerdem ein Firmenlogo und einen Überwachungstext festlegen. Außerdem können Sie Überwachungszertifikate für die Institute angeben, welche die Betonqualität überwachen, wobei Sie neben dem Überwachungssymbol 1 noch ein zusätzliches Überwachungssymbol angeben können. Mit der Schaltfläche können Sie nach den gewünschten Logos suchen. Über die Schaltfläche können Sie Anwender verwalten, welche dieser Firma zugeordnet sind. Über die Schaltfläche können Sie die Werke bzw. Standorte aufrufen, welche dieser Firma zugeordnet sind. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um die Einstellungen zu sichern. Die Einstellungen werden gesichert. Sie haben die Firma bearbeitet. 21

22 firmapp Beton-ELSE Werke bearbeiten Sie können neue Werke anlegen oder Daten eines Werkes bearbeiten, falls sich z.b. die Telefonnummer geändert hat. Voraussetzung ist, dass Sie über die notwendigen Rechte dazu verfügen. So bearbeiten Sie ein Werk: 1. Wählen Sie links in der Navigationsleiste den Eintrag Verwaltung Werke/Baustellen. Es wird die Maske mit der Liste der vorhandenen Werke angezeigt. Abb. 7: Dialog Liste der Werke 2. Selektieren Sie das Werk in der Liste, welches Sie bearbeiten möchten und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten. Über die Schaltfläche können Sie ein neues Werk bzw. einen neuen Standort anlegen. Über die Schaltfläche können Sie ein vorhandenes Werk deaktivieren. 3. Legen Sie die gewünschten Daten für das Werk fest. Sie können unter Standort-Daten die verschiedenen Daten angeben. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um die Einstellungen zu sichern. Die Einstellungen werden gesichert. Sie haben das Werk bearbeitet. 22

23 Anwender bearbeiten Sie können neue Anwender anlegen oder Daten eines Anwenders bearbeiten, um z.b. das Passwort zu ändern. Voraussetzung ist, dass Sie über die notwendigen Rechte dazu verfügen. So bearbeiten Sie einen Anwender: 1. Wählen Sie links in der Navigationsleiste den Eintrag Verwaltung Anwender. Es wird die Maske mit der Liste den vorhandenen Anwendern angezeigt. Abb. 8: Dialog Liste der Anwender 2. Selektieren Sie den Anwender in der Liste, welchen Sie bearbeiten möchten und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten. Über die Schaltfläche können Sie einen neuen Anwender anlegen. Über die Schaltfläche können Sie dem Anwender ein neues Passwort zuweisen. 3. Legen Sie die gewünschten Daten für den Anwender fest. Sie können unter Anwenderdaten die verschiedenen Daten angeben. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um die Einstellungen zu sichern. Die Einstellungen werden gesichert. Sie haben den Anwender bearbeitet. 23

24 firmapp Beton-ELSE Neuen Abnehmer anlegen Die Lieferscheine müssen einem Abnehmer zugeordnet werden. Dazu müssen die Abnehmer in der ELSE-Datenbank angelegt sein. Sollte ein Abnehmer noch nicht in der Datenbank sein, so können Sie diesen im firmapp Beton-ELSE anlegen. So legen Sie einen neuen Abnehmer an: 1. Wählen Sie in der Navigationsleiste links Verwaltung Neuer Abnehmer. Das Dialogfenster Legen Sie hier einen neuen Abnehmer an wird angezeigt. Sie können den Dialog auch aus der Lieferscheinzuordnung heraus aufrufen. Abb. 9: Dialogfenster Legen Sie hier einen neuen Abnehmer an 2. Geben Sie im Dialog die Adress- und Kontaktdaten des Abnehmers an. 3. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Anlegen. Der neue Abnehmer wurde angelegt und kann nun im firmapp Beton-ELSE verwendet werden 24

25 Lieferscheine Erstellte Lieferscheine Alle Lieferscheine, welche für den Account existieren, unter dem Sie angemeldet sind, werden Ihnen im firmapp Beton-ELSE in einer Übersicht dargestellt. So rufen Sie die Übersicht der erstellten Lieferscheine auf: 1. Wählen Sie in der Menüleiste den Punkt Erstellte Lieferscheine. Alternativ können Sie in der Navigationsleiste links Lieferscheine Erstellte wählen. Es werden alle von Ihnen erstellten Lieferscheine in einer Liste angezeigt. Abb. 10: Dialogfenster Erstelle Lieferscheine Inhaltsfilter Statusfilter Parameter Beschreibung Hier können Sie eine Volltextsuche über alle Spalten der im Dialog angezeigten Liste durchführen. Geben Sie den gewünschten Suchbegriff einfach im Feld Volltext-Suche ein Tragen Sie im Feld Datum Von das Datum des Tages ein, ab welchen Sie die Lieferscheine einsehen möchten. Hier wird automatisch das aktuelle Tagesdatum vorgeschlagen. Dieses kann jedoch geändert werden. Zur Auswahl können Sie die Schaltfläche Datumswahl verwenden. Wenn Sie alle innerhalb eines bestimmten Zeitraums erstellten Lieferscheine sehen möchten, 25

26 firmapp Beton-ELSE Liste (oben) Liste (unten) Parameter Beschreibung können Sie im Feld Datum bis den Tag angeben, bis zu dem die Lieferscheine angezeigt werden sollen. Die Filterung erfolgt in Bezug auf das Einstelldatum. In der Liste sehen Sie alle Lieferscheine für den Account unter dem Sie aktuell am Portal angemeldet sind, bzw. welche zu einer Suchanfrage gefunden wurden. Die Lieferscheine werden ggf. auf mehrere Seiten verteilt. Mit den Schaltflächen unterhalb der Liste können Sie sich durch die einzelnen Seiten navigieren. Wenn Sie doppelt auf die Zeile eines Lieferscheins klicken, wird der Lieferschein aufgerufen und in einem separaten Browserfenster angezeigt. Wenn Sie in der oberen Liste einen Lieferschein selektieren, so werden Ihnen hier etwaig zusätzlich zu diesem vorhandene Zusatzdokumente angezeigt. Schließt ein Dokument oder ein Fenster. Zeigt ein selektiertes Dokument bzw. einen Lieferschein in einem separaten Fenster an. Mit dieser Schaltfläche können Sie einen Lieferschein, welcher nicht automatisch zugeordnet werden konnte, einem Kunden zuordnen. Zeigt, die einem Lieferschein zugeordnete Echt-PDF in einem separaten Fenster an. Druckt ein Dokument. Zeigt die komplette Historie eines Lieferscheins im firmapp Beton-ELSE an. 26