Protokoll. 6. Mitgliederversammlung des Fachverbandes Informationstechnologie in Sozialwirtschaft und Sozialverwaltung (FINSOZ) e.v.

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1 Protokoll 6. Mitgliederversammlung des Fachverbandes Informationstechnologie in Sozialwirtschaft und Sozialverwaltung (FINSOZ) e.v. Am 20. Oktober 2015 versammeln sich um 14:00 Uhr im CVJM-Haus in Nürnberg zur 6. Mitgliederversammlung des Verbandes 32 Mitglieder, 5 Vorstände, die Geschäftsstellen- Verantwortliche sowie die wissenschaftliche Mitarbeiterin der Geschäftsstelle. Tagesordnungspunkte der Mitgliederversammlung: Top 1 Begrüßung und Tagesordnung Top 2 - Bestimmung von Versammlungsleiter und Protokollführer Top 3 - Jahresbericht des Vorstandes Top 4 - Jahresrechnung des Kassenführers und Bericht der Kassenprüfer Top 5 - Entlastung des Vorstandes Top 6 - Antrag auf Änderung der Satzung Top 7 - Wahl des Vorstandes und der Kassenprüfer Top 8 - Anträge aus dem Kreis der Verbandsmitglieder Top 9 - Akademie: Rück- und Ausblick Top 10 - Arbeitsgruppen: Sachstand, Austausch und Initiativen Top 11 - Strukturmodell TOP 1 Begrüßung und Tagesordnung Stellvertretender Vorstand Prof Dr. Dietmar Wolff begrüßt die Anwesenden und entschuldigt den Vorstandsvorsitzenden Jens Maitra, der wegen eines wichtigen beruflichen Termins erst um Uhr zur Mitgliederversammlung kommen wird. Anschließend stellt er die Tagesordnungspunkte vor. TOP 2 Bestimmung von Versammlungsleiter und Protokollführer Auf Vorschlag von Herrn Prof. Dr. Wolff werden von der Versammlung Herr Prof. Helmut Kreidenweis als Versammlungsleiter und Frau Wiebke Meurers sowie Frau Britta Gräfe als Protokollführerinnen einstimmig bestimmt. TOP 3 Jahresbericht des Vorstandes a) Personal b) Mitglieder-Entwicklung c) Zusammenarbeit mit anderen Verbänden d) Marketing, Pressearbeit und Eventteilnahmen/ Newsletter e) UCARE/ Forschung/ Projekte a) Personal Prof. Dr. Dietmar Wolff erläutert die derzeitige Personalsituation in der Geschäftsstelle: Die Geschäftsführerin Bettina von Plotho befindet sich bis Oktober 2016 in Elternzeit. Frau Wiebke Meurers ist für die Geschäftsstelle zuständig. Frau Britta Gräfe deckt als wissenschaftliche Mitarbeiterin die Forschungsaktivitäten des Verbandes und die Planung von Veranstaltungen ab. Frau Gräfe wird zurzeit zu ca. 70% über das Forschungsprojekt UCARE und zu ca. 30% über FINSOZ finanziert. 1

2 b) Mitglieder-Stand Anhand von Folien zeigt Herr Prof. Dr. Dietmar Wolff die positive Mitgliederentwicklung auf. Im Oktober 2015 hat FINSOZ eine Mitgliederzahl von 164 Mitgliedern, davon 111 juristische Personen, 49 natürliche Personen und 4 Studenten. Von den Mitgliedern gehören 69 einer sozialen Organisation, 72 einem Software-Unternehmen und 23 dem Bereich Bildung, Forschung und Beratung an. Durch seine Lobbyarbeit im Bereich Strukturmodell in der Altenpflege konnte der Verband seine Bedeutung in der Branche unterstreichen und auch neue Mitglieder gewinnen. c) Zusammenarbeit mit anderen Verbänden DTA/Pflegedokumentation Herr Prof. Dr. Dietmar Wolff berichtet von der Erstellung des FINSOZ-Positionspapiers in 2012 und den weiteren Aktivitäten des Verbandes. In 2014 fanden Gespräche mit dem GKV- Spitzenverband, der Kassenärztlichen Vereinigung Westfalen-Lippe und der DAK Hamburg statt. Am wurde das Thema erneut aufgegriffen. Auf Initiative der AWV (Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung) und des FINSOZ fand ein Treffen mit Vertretern der AWO-Bremerhaven, der DAK-Gesundheit, des Bundesverbandes Medizintechnologie, des AOK Bundesverbandes, des bpa, des VdEK (Verband der Ersatzkassen) sowie des Software-Unternehmens opta data in Berlin statt. Am ist ein Folgetreffen in Berlin geplant. Bei diesem hochsensiblen Thema ist ein langer Atem notwendig. Bundesteilhabegesetz Herr Prof. Kreidenweis berichtet, dass derzeit das neue Bundesteilhabegesetz vorbereitet wird. Dazu hat sich bislang eine Arbeitsgruppe Bundesteilhabegesetz insgesamt neun Mal getroffen. Bei den Treffen ohne FINSOZ-Beteiligung ging es jedoch nicht darum, bundesweite Standards für Klassifikationen aufzubauen, die Voraussetzung für eine einheitliche Abbildung von Prozessen zwischen Leistungsträgern und Leistungserbringern sowie künftig auch Betroffenen wären. Hier setzt nun die Arbeit vom FINSOZ an. Der Verband hat ein informelles Vorgespräch zum Teilhabegesetz mit dem Brüsseler Kreis sowie dem LWV Hessen geführt. Über den Brüsseler Kreis wird FINSOZ Kontakt zum Bundesministerium für Arbeit und Soziales aufnehmen und die Interessen seiner Mitglieder vorbringen. AWV Herr Prof. Dr. Wolff erläutert die Kooperation mit der AWV. FINSOZ hat an folgenden Arbeitskreisen teilgenommen: Lokale Governance am und 1.7 Personalmanagement im Zeitalter der Digitalisierung am Darüber hinaus hat FINSOZ an der Veranstaltung Der Weg zur E-Rechnung in der Verwaltungspraxis am und an der 2. ZUGFeRD-Konferenz am teilgenommen. bvitg e.v. Herr Prof. Dr. Wolff stellt den Austausch zwischen dem bvitg und FINSOZ zum Thema ehealth vor. Der bvitg veranstaltet jährlich in Berlin die conhit (Connecting Healthcare IT), bei der FINSOZ im Kongressbeirat vertreten ist. In 2016 wird FINSOZ die Session zum Thema Pflege und IT organisieren und dabei insbesondere das neue Strukturmodell aufgreifen. Dafür läuft derzeit eine Ausschreibung, an der sich Interessierte mit einem Beitrag bewerben können. bpa Herr Prof. Dr. Wolff berichtet von einem intensiveren Austausch seit den Aktivitäten zum Strukturmodell. Gespräche mit den anderen Verbänden der Leistungserbringer werden folgen. 2

3 d) Marketing, Pressearbeit und Eventteilnahmen/ Newsletter Herr Prof. Kreidenweis, für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit des Verbandes zuständig, berichtet. Im Jahr 2015 wurden Pressemitteilungen zu den Themen Strukturmodell / Neue Pflegedokumentation, Forschungsprojekt UCARE und Forum Medikationsmanagement in der Fachpresse veröffentlicht. Herr Prof. Kreidenweis benennt zudem zahlreiche Events, an denen der Vorstand und die Geschäftsstelle teilgenommen haben. Insgesamt vier FINSOZ-Newsletter werden jährlich an derzeit 394 Abonnenten versandt, die XING-Gruppe ist auf 202 Mitgliedern gewachsen. In 2015 hat FINSOZ drei Webinare bei Stifter-Helfen.de zu den Themen Agiles Projektmanagement ( ), Software- Auswahl ( ) und Datenschutz ( ) durchgeführt. Ein Dank dafür an die ehrenamtlich tätigen Referenten. e) UCARE/ Forschung/ Projekte Forschung Herr Prof. Dr. Wolff berichtet von den Forschungsaktivitäten. FINSOZ ist interessiert an der Beteiligung bereits bestehender Konsortien, sieht sich in Zukunft aber auch als Gesamtkoordinator von einzureichenden Forschungsanträgen. Der Verband kann hierbei den Bereich Verwertung optimal besetzen. Alle Mitglieder sind eingeladen, sich bei Interesse bei Frau Britta Gräfe zu melden. Herr Prof. Dr. Wolff erläutert den abgelehnten Projektantrag SOCIALLOOK. Frau Gräfe stellt die vom Projektträger abgelehnte Projektskizze P-HeP vor. Herr Prof. Kreidenweis berichtet über den aktuellen Antrag Gute digitalisierte Arbeit in personenbezogenen sozialen Dienstleistungen (GuDiA). Eine Rückmeldung vom Projektträger dazu wird frühestens Ende Oktober erwartet. Aktuell hat FINSOZ die Koordination für die Einreichung einer Projektskizze zu der BMBF- Ausschreibung Intensiv- und Palliativpflege übernommen. Der Antrag wird am eingereicht. UCARE Frau Gräfe als wissenschaftliche Mitarbeiterin in dem Projekt stellt den Status des aktuell laufenden Forschungsprojektes UCARE vor. Am fand das Jahres-Statustreffen statt. Insgesamt hat FINSOZ für das Jahr 2015 Fördergelder in Höhe von ,63 Euro eingereicht. Frau Gräfe skizziert die Messen, auf denen FINSOZ das Projekt UCARE der Öffentlichkeit präsentiert hat. Aktuell befasst sich FINSOZ mit der Geschäftsmodellentwicklung des Kompetenzzentrums. Hierfür wurde im Sommer eine Befragung der KMUs zu den Potentialen von Usability durchgeführt. Die Mehrheit ist laut Umfrage mit der Usability der eigenen Software zufrieden und sieht keinen Optimierungsbedarf. Als nächsten Schritt werden die Anwender zu ihrer Einschätzung der Benutzerfreundlichkeit der Software aber auch der papiergestützten Dokumentation befragt. Top 4 - Jahresrechnung des Kassenführers und Bericht der Kassenprüfer Herr Prof. Dr. Wolff berichtet anhand der Folien über die Finanzen. Im Jahr 2014 erreichte FINSOZ ein Ergebnis in Höhe von ,00 Euro. Herr Prof. Dr. Wolff erläutert, dass für die Überschüsse jetzt erstmals Rücklagen gebildet werden und für welche Verwendungszwecke diese vorgesehen sind. Im Zeitraum vom 18. bis fand in Berlin und Nürnberg die jährliche Kassenprüfung statt. Anwesend waren Herr Thomas Hegenauer, Herr Oliver Dirker und Frau Wiebke Meurers. 3

4 Die Prüfung erfolgte durch Übersendung der Unterlagen an Herrn Hegenauer sowie durch Vorlage gegenüber Herrn Dirker in Anwesenheit der Geschäftsstellen-Verantwortlichen Wiebke Meurers. Zusätzlich zu der bereits vereinfachten, kursorischen Prüfung für den Zeitraum bis am in den Räumen der Geschäftsstelle in Berlin wurden stichprobenartig die Buchungen gemäß Kontoauszügen und Belegen einer Prüfung unterzogen. Geprüft wurden insbesondere die Konten Mitgliedsbeiträge Seminarerlöse Messen und Veranstaltungen Vorstandssitzungen/Mitgliederversammlungen Bewirtungskosten Raumkosten für Veranstaltungen Honorare Dozenten Reisekosten sowie die Monate Februar und November. Verbesserungspotential sehen die Kassenprüfer bei den Reisekostenbelegen. Hier findet neben der Prüfung ab dem 1. Quartal 2014 häufig auch ein Vermerk des Reisezwecks statt. Dieser sollte zukünftig regelmäßig erfolgen. Ebenso ist die Zeitplanung der Prüfung künftig vorzunehmen. Hierzu werden verbindlich Anfang nächsten Jahres Termine vereinbart. Abschließend testieren die Kassenprüfer die Vollständigkeit der Belege und die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung. Sie empfehlen der Mitgliederversammlung uneingeschränkt die Entlastung des Vorstandes und der Geschäftsführung. Top 5 Entlastung des Vorstandes Der Antrag auf Entlastung des Vorstandes durch die Mitglieder (Abstimmung per Handzeichen) wird einstimmig angenommen. Top 6 Zwei Anträge zur Änderung der Beitragsordnung Der Vorstand schlägt der Mitgliederversammlung vor, die Amtsdauer der Vorstände und Kassenprüfer wie folgt zu ändern: 14 Wahl und Amtsdauer des Vorstandes (1) Der Vorstand wird von der Mitgliederversammlung in geheimer Wahl gewählt. Der Vorstand wird jeweils für die Dauer von drei Jahren vom Tag der Wahl an gerechnet gewählt. Er bleibt bis zur Neuwahl des Vorstands im Amt. Wiederwahl ist möglich. 17 Kassenprüfung (1) Die Kassenprüfer werden von der Mitgliederversammlung für die Dauer von drei Jahren gewählt. Eine Wiederwahl ist zulässig. Die Kassenprüfer dürfen nicht dem Vorstand angehören Ein Mitglied schlägt der Versammlung vor, die Amtsdauer auf vier Jahre zu verlängern. Daraufhin folgt eine kurze Diskussion. In Anschluss wird über beide Vorschläge wie folgt abgestimmt: Die Mehrheit mit 31 Stimmen stimmt für eine Verlängerung auf drei Jahre, 4 Stimmen sind für eine Verlängerung auf vier Jahre, 1 Stimme ist für die bisherige Periode von 2 Jahren. Es gibt keine Enthaltungen. Die Wahl wurde öffentlich per Handzeichen (Auszählung der Stimmzettel) durchgeführt. Top 7 Wahl des Vorstandes und der Kassenprüfer Die Mehrheit (außer 1 Enthaltung) stimmt einer Wahl per Handzeichen zu. Insgesamt 32 Mitglieder stimmen einer Wiederwahl des Vorstandes zu, 4 Enthaltungen. 4

5 Bei der Wahl der Kassenprüfer stimmen alle Anwesenden einer Wahl per Handzeichen zu. Die Mitgliederversammlung stimmt einstimmig für die Wiederwahl der Kassenprüfer Herr Oliver Dirker und Herr Thomas Hegenauer. Als stellvertretenden Kassenprüfer wird Herr André Steen einstimmig gewählt. Top 8 Anträge aus dem Kreis der Mitglieder Es wird nach Anträgen aus dem Plenum gefragt. Anträge werden keine vorgebracht, jedoch folgende Anregungen von Seiten der Mitglieder: - Das Forum Regionalisierung / Dezentralisierung soll die folgende Frage aufnehmen: Welche Dienstleistungen muss die IT zukünftig für Kunden/Klienten sozialer Organisationen zur Verfügung stellen? Es soll mittelfristig eine Arbeitsgruppe gebildet werden, die die rechtliche Voraussetzung und technische Realisierung diskutiert. - Die FINSOZ-Website soll stärker als Austauschplattform genutzt werden, beispielsweise mit einem Tool, mit dem man gemeinsam an einem Dokument arbeiten kann. Top 9 - Akademie: Rück- und Ausblick Frau Degenhardt stellt den Bereich Akademie vor. In 2015 hat der Verband bisher 12 Veranstaltungen angeboten (14 bis Jahresende): 4 Seminare/Workshops mit 63 Teilnehmer/-innen, 3 Anbieterschulungen mit über 80 Teilnehmer/-innen (Strukturmodell), 3 (5) Foren mit 43 Teilnehmer/-innen, 1 Qualifizierungsmaßnahme mit 10 Teilnehmer/-innen. Die Ergebnisse der Mitgliederbefragung, die im Sommer 2014 stattgefunden hatte, waren die Grundlage für die Planung der Akademie-Veranstaltungen in Fasst man alle Jahre zusammen, so konnte der Verband über 40 Veranstaltungen mit über 500 Teilnehmern anbieten. Insgesamt verdeutlichen die Zahlen eine stabile Entwicklung der Teilnehmerzahlen. Im Anschluss erläutert Frau Degenhardt das Programm für 2016, das den Mitgliedern als Flyer ausgehändigt wird. Ein weiterer Vorschlag ist, ZUGFeRD als Forum in 2016 anzubieten. Frau Degenhardt ruft die Anwesenden auf, weitere Themen dem Vorstand bzw. der Geschäftsstelle mit dem ausgehändigten Formular einzureichen. Top 10 Berichte aus den Arbeitsgruppen Helmut Ristok stellt den Anwesenden die vier FINSOZ-Arbeitsgruppen vor. Anfang September konnten sich in einer Telefonkonferenz Frau Spoden und Herr Ristok über die Inhalte der AG DMS und den weiteren Verlauf austauschen. Weitere Gespräche mit den anderen AG-Leitern sind geplant. Sozialmanagement und IT Die Arbeitsgruppe beschäftigt sich derzeit mit den Megatrends in der Sozialwirtschaft und deren Einfluss auf IT-Management und IT-Technologien. Das nächste Treffen findet am in Frankfurt statt. IT Compliance Herr Thomas Althammer berichtet von dem Get-Together am Abend des Arbeitsgruppentreffens. Die Arbeitsgruppe erstellt derzeit eine IT-Notfallmanagement- Guideline. Folgende Themen werden nächstes Jahr besprochen: Internet für Bewohner / Mitarbeiter / Gäste (Technik und Rechtliches), Prüfungen nach IDW PS 330 (Anforderungen und Gelebtes der WP), Best Practices bei Dokumenten (z. B. Backup- und Berechtigungskonzepte). Die Gruppe trifft sich das nächste Mal am in Hamburg. 5

6 Interoperabilität 1. DTA SGB V/XI und Leistungsträger, Eingliederungshilfe Jugendhilfe: Herr Ristok berichtet, dass es hier derzeit keine AG-Aktivitäten gibt, sondern die Themen auf Vorstandsebene vorangetrieben werden. 2. Patientenstammdaten: Als Ziele der Arbeitsgruppe nennt Herr Ristok die Definition einer Standardschnittstelle für den Austausch von Patientenstammdaten innerhalb von Einrichtungen, die Erstellung eines Implementierungsleitfadens sowie die Zertifizierung der Interoperabilität verschiedener Implementierungen. Die Gruppe hat sich auf den HL7 Standard geeinigt. Das nächste Treffen ist Anfang Dezember in Kassel anberaumt. Ziel ist es, die Schnittstelle in 2016 zu veröffentlichen. Im nächsten Schritt soll eine FHIR-Schnittstelle erarbeitet werden. DMS Frau Mary Spoden hat die Arbeitsgruppenleitung übernommen. Im März 2014 wurde mit den Aktivitäten gestartet. Das Team hat zunächst ein Glossar erstellt und erarbeitet derzeit einen Best Practice Leitfaden. Die nächste Sitzung findet am 17. Dezember in Kassel statt. Neu geplant: AAL Herr Prof. Dr. Wolff berichtet, dass als Einstieg für die Arbeitsgruppe das Forum Regionalisierung / Dezentralisierung angedacht ist. Top 11 - Strukturmodell Die Aktivitäten basieren auf dem FINSOZ-Positionspapier, das Ende Dezember 2014 von Prof. Helmut Kreidenweis, Helmut Ristok und Prof. Dr. Dietmar Wolff erstellt wurde. Prof. Dr. Wolff skizziert den Anwesenden die Historie des Anforderungsprofils: Nach der Informationsveranstaltung am in Nürnberg wurde eine Arbeitsgruppe ins Leben gerufen, die das technische Anforderungsprofil erarbeitete. Auf Basis dieses technischen Anforderungsprofils wurden insgesamt drei Schulungen in Kassel für Dokumentationsanbieter durchgeführt. Das Projektbüro hatte hierfür zwei Multiplikatoren als Referenten zur Verfügung gestellt. Das nächste Gespräch mit dem Projektbüro wird im November/Dezember stattfinden. Am findet die nächste Informationsveranstaltung in Hannover statt, um den Status der Umsetzung des technischen Anforderungsprofils gemeinsam zu besprechen. FINSOZ hat auf der Website eine Arbeitsgruppe Strukturmodell eingerichtet. Über die Arbeitsgruppe sollen die Erfahrungen und Änderungswünsche der Dokumentationsanbieter gesammelt, diskutiert und dem Projektbüro Ein-STEP zur Verfügung gestellt werden. Außerdem werden dazu zwei Unterarbeitsgruppen, eine für ambulant und eine für stationär, ins Leben gerufen. Die Versammlung wird um Uhr durch Herrn Jens Maitra geschlossen. Die Folien der Präsentation werden auf der FINSOZ-Website im Mitgliederbereich zur Verfügung gestellt. Nürnberg, den 20. Oktober 2015 Vorstandsvorsitzender Protokollführerinnen 6