Kreisrechtssammlung des Landkreises Osterholz

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1 des Landkreises Osterholz zuständiges Amt Hauptamt - Amt 10 - KRS-Nr Kurzbezeichnung (BEM) Dienstvereinbarung zum betriebliches (BEM) zur Umsetzung des 84 Abs. 2 des Sozialgesetzbuches - Neuntes Buch - (SGB IX) in der jeweils geltenden Fassung zwischen dem Landrat und dem Personalrat des Landkreises Osterholz 1 Präambel (1) Der verfolgt das Ziel, die Gesundheit aller Beschäftigten zu erhalten und zu fördern. Dabei sind Gesundheits- und Arbeitsschutz unverzichtbare Bestandteile einer fördernden Personalpolitik. Die Anforderungen auf den Arbeitsplätzen erhöhen und wandeln sich stetig. Damit werden Konzepte und Maßnahmen erforderlich, die diese Veränderungserfordernisse an die Organisation und die einzelnen Beschäftigten gleichermaßen unterstützen. Auf der Basis dieser Zielsetzung ist die nachfolgende Vereinbarung zum Betrieblichen (kurz: BEM) zu verstehen. (2) Ein BEM wird denjenigen Beschäftigten angeboten, die innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig sind. Im BEM klären der als Arbeitergeber und die Beschäftige oder der Beschäftigte gemeinsam, wie die Arbeitsunfähigkeit möglichst überwunden werden und mit welchen Leistungen oder Hilfen erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt und der Arbeitsplatz erhalten werden kann ( 84 Abs. 2 SGB IX). Die Teilnahme daran ist freiwillig. (3) Das mit dieser Vereinbarung festgelegte Verfahren zur Umsetzung eines BEM in der Kreisverwaltung Osterholz setzt eine vertrauensvolle Zusammenarbeit auf Augenhöhe zwischen den Beteiligten voraus. Diese Vereinbarung baut deshalb auf Verlässlichkeit, Freiwilligkeit, Datenschutz und gemeinsame Abstimmung. Jedes Eingliederungsverfahren wird individuell und nur mit Zustimmung der oder des Beschäftigten Schritt für Schritt durchgeführt. (4) Landrat, Personalrat und Schwerbehindertenvertretung bekräftigen, dass erkrankte Beschäftigte nicht wegen ihrer Erkrankung sowie schwerbehinderte und behinderte Beschäftigte nicht wegen ihrer Behinderung benachteiligt werden. (5) Krankheitsbedingte Abwesenheitszeiten können vielfältige Ursachen haben. Die Partner dieser Vereinbarung haben das gemeinsame Interesse, geeignete Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen und des Gesundheitszustandes und der Leistungsmöglichkeiten der Beschäftigten zu treffen.

2 Seite 2 2 Geltungsbereich (1) Diese Vereinbarung gilt für alle Beschäftigten des Landkreises Osterholz, mit Ausnahme derjenigen, die in Eigenbetrieben oder auf Honorarbasis beschäftigt sind. (2) Beschäftigte im Sinne dieser Vereinbarung sind alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, Beamtinnen und Beamte sowie Auszubildende, die in einem unbefristeten oder befristeten Dienst-, Arbeits- oder Ausbildungsverhältnis beim stehen. (3) Ein BEM wird denjenigen Beschäftigten angeboten, die innerhalb der vergangenen zwölf Monate mehr als 42 Kalendertage zusammenhängend oder 30 Arbeitstage verteilt arbeitsunfähig gewesen sind ( 84 Abs. 2 SGB IX). Wenn eine Beschäftigte oder ein Beschäftigter es wünscht, kann ein BEM-Verfahren auch durchgeführt werden, wenn die Fehlzeiten nach Satz 1 nicht vorliegen. 3 Ziele des Betrieblichen s (BEM) (1) Die gesetzlich formulierten Ziele von BEM sind: die Arbeitsunfähigkeit möglichst zu überwinden, den individuellen Anspruch auf Eingliederung nach einer mehr als sechswöchigen Arbeitsunfähigkeit zu gewährleisten, erneuter Arbeitsunfähigkeit vorzubeugen und den Arbeitsplatz der oder des Betroffenen zu erhalten. (2) Darüber hinaus möchte der durch die Einführung von BEM: arbeitsplatzbezogene Gesundheitsgefahren möglichst früh erkennen, ihnen vorbeugen bzw. entgegenwirken, damit auch chronischen Krankheiten und Behinderungen vorbeugen, krankheitsbedingtes vorzeitiges Ausscheiden aus dem Erwerbsleben oder die vorzeitige Versetzung in den Ruhestand möglichst verhindern, Arbeitszufriedenheit, Motivation und Leistungsbereitschaft der Beschäftigten bewahren, die Gleichbehandlung der zum Personenkreis von BEM zählenden Beschäftigten in allen Organisationseinheiten der Kreisverwaltung sicherstellen und betrieblich beeinflussbare Fehlzeiten und Krankheitskosten reduzieren. (3) Um diese Ziele zu erreichen, arbeiten die unter Ziffer 5 genannten Beteiligten vertrauensvoll zusammen. 4 Grundlagen und Rahmenbedingungen des BEM 4.1 Freiwilligkeit (1) Die wichtigste Person in einem BEM-Verfahren ist die bzw. der Beschäftigte. (2) Die Teilnahme am BEM ist freiwillig. Die oder der Beschäftigte muss deshalb sowohl der Teilnahme am BEM als auch der Einleitung einzelner Schritte während des BEM zustimmen. Im eigenen BEM-Verfahren gilt zu jedem Zeitpunkt: Nichts über mich ohne mich! D. h., die Beschäftigten entscheiden, worüber mit wem kommuniziert wird und welche Maßnahmen vereinbart werden. Die Zustimmung kann jederzeit entzogen und damit das BEM ohne Angabe von Gründen beendet werden.

3 Seite 3 (3) Eine Ablehnung oder ein Abbruch des BEM wird nicht zu Lasten der oder des Beschäftigten gewertet, sondern ist eine legitime Entscheidung. Auf Wunsch der oder des Beschäftigten wird das BEM zu einem späteren Zeitpunkt erneut aufgenommen. 4.2 Datenschutz (1) Alle Mitglieder des BEM-Teams (Ziffer 5.1) und des individuellen Eingliederungsteams (Ziffer 5.2) haben über ihnen bekannt werdende Sachverhalte besondere Verschwiegenheit zu wahren und die Vorschriften des Datenschutzes besonders sorgfältig zu berücksichtigen. Die Mitglieder des BEM-Teams unterzeichnen deshalb gegenüber der Dienststelle eine Verpflichtungserklärung zur Verschwiegenheit über die ihnen im Rahmen des BEM zur Kenntnis gelangten personenbezogenen Daten der Beschäftigten; hinzugezogene Personen im Eingliederungsteam (Ziffer 5.2) unterzeichnen diese Erklärung gegenüber der BEM- Vertrauensperson. Die Dienststelle darf von niemanden verlangen, diese Daten weiterzugeben. (2) Daten, die im Rahmen des BEM gewonnen werden, dürfen grundsätzlich nur mit schriftlicher Einwilligung der bzw. des Beschäftigten weiter gegeben werden. Dies gilt auch für die Weitergabe an im Einzelfall hinzugezogene Personen im BEM- Verfahren. Die oder der Beschäftigte wird jeweils zuvor über Art und Umfang sowie Sinn und Zweck der geplanten Datenweitergabe informiert. Daten, die unter Verletzung dieser Beschränkungen anderen als den für die Kenntnisnahme vorgesehenen Personen zur Kenntnis gelangen, dürfen von diesen nicht verwendet werden. 4.3 Dokumentation (1) Über jedes BEM-Verfahren wird eine eigenständige Eingliederungs-Akte angelegt. Die Aktenführung erfolgt in keinem Fall elektronisch, sondern immer als Papierakte. (2) In der Eingliederungs-Akte werden Gesprächsverläufe, Vereinbarungen von Maßnahmen, Umsetzungsschritte, Fristen und Zuständigkeiten u.ä. handschriftlich dokumentiert (ggf. anhand von Leitfäden oder auf Vordrucken). Es können auch weitere Unterlagen, z.b. ärztliche Bescheinigungen, in die Eingliederungs-Akte aufgenommen werden. Die Aktenführung erfolgt unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen und obliegt der von der oder dem Beschäftigten gewählten und damit für das Verfahren zuständigen BEM-Vertrauensperson (Ziffer 5.2). (3) Die oder der Beschäftigte erhält jeweils eine Kopie der Unterlagen nach Absatz 2. (4) Die Eingliederungs-Akten werden räumlich getrennt von den Personalakten in einem verschlossenen Schrank aufbewahrt. Das Einsichtsrecht in die Eingliederungs-Akte ist beschränkt auf die Mitglieder des Eingliederungsteams (Ziffer 5.2). (5) Die jeweilige Eingliederungs-Akte wird nach Abschluss des BEM-Prozesses vollständig an die oder den Beschäftigten ausgehändigt. Sofern dies nicht

4 Seite 4 möglich ist, wird die Akte vier Wochen nach Abschluss des Verfahrens vernichtet. (6) Ausschließlich folgende Unterlagen kommen in die Personalakte: Nachweis, dass ein BEM angeboten wurde Einverständnis- oder Ablehnungserklärung Datenschutzvereinbarung Feststellung des Verfahrensabschlusses 5 Verantwortung für das BEM-Verfahren 5.1 Das BEM-Team (1) Zur Durchführung dieser Vereinbarung wird beim ein BEM-Team aus vier ständigen Mitgliedern gebildet. Dies setzt sich wie folgt zusammen: zwei Mitglieder, die durch die Dienststelle benannt werden (davon 1 Leitung Betriebliches Gesundheitsmanagement der Kreisverwaltung) zwei Mitglieder, die durch die den Personalrat benannt werden (2) Innerhalb des BEM-Teams wird die Geschäftsführung von der Leitung des Betrieblichen Gesundheitsmanagements wahrgenommen. (3) Alle Mitglieder des BEM-Teams erhalten qualifizierte Fortbildungen zum Umgang mit dem BEM. Für die Wahrnehmung der Aufgaben im BEM-Team sind die Mitglieder von ihrer übrigen dienstlichen Tätigkeit freigestellt. (4) Das BEM-Team sorgt als zentrale Stelle dafür, dass die BEM-Verfahren im Sinne des 84 Abs. 2 SGB IX und dieser Vereinbarung durchgeführt werden. So entwickelt das BEM-Team einen Gesprächsleitfaden für Erst- und Folgegespräche als Hilfestellung und zur Verfahrenssicherung. Der Leitfaden wird für alle Beschäftigten veröffentlicht. Außerdem entwickelt das BEM-Team einheitliche Vordrucke und Muster, z.b. für einen Maßnahmenkatalog. Es übernimmt weiter eine anonymisierte Erfolgskontrolle des BEM mit Auswertung zum Zweck der Prävention. 5.2 BEM-Vertrauensperson und Eingliederungsteam (1) Für die Durchführung ihres oder seines eigenen BEM-Verfahrens wählt sich die oder der Beschäftigte aus dem BEM-Team (Ziffer 5.1 Abs. 1) eine BEM- Vertrauensperson aus. Die BEM-Vertrauensperson führt dann das weitere Verfahren. Die BEM-Vertrauensperson und die oder der Beschäftigte bilden gemeinsam das Eingliederungsteam. Es kann fallweise sinnvoll sein, auf Wunsch der oder des Beschäftigten weitere Personen in das Eingliederungsteam einzubeziehen. Es kommen insbesondere in Frage (alphabetische Aufzählung): Ausbildungsleitung Betriebsärztin bzw. Betriebsarzt Datenschutzbeauftragte(r) Externe Stellen (bspw. Krankenkassen, Renten- oder Unfallversicherungsträger, Integrationsfachdienst, andere Personen) Gleichstellungsbeauftragte

5 Seite 5 Jugend- und Auszubildendenvertretung (JAV) Personalrat Sicherheitsfachkraft Schwerbehindertenvertretung Vorgesetzte und eine Person des Vertrauens für die bzw. den Beschäftigten (2) Das Eingliederungsteam erarbeitet unter sachgerechter Abwägung der persönlichen und dienstlichen Belange sowie ggf. unter Einbeziehung von Fachstellen individuelle Maßnahmen der betrieblichen Eingliederung. Des Weiteren stellt das Eingliederungsteam den abschließenden Erfolg oder Nicht- Erfolg der betrieblichen Eingliederung fest. Der Nicht-Erfolg eines Eingliederungsverfahrens kann erst festgestellt werden, wenn keiner der am Verfahren Beteiligten einen weiteren möglichen umsetzbaren Vorschlag zur Eingliederung mehr unterbreiten kann. 6 Verfahren 6.1. Übersicht über die Verfahrensschritte Das BEM gliedert sich grundsätzlich in folgende Schritte: 1. Ermittlung der Arbeitsunfähigkeitszeiten (Ziffer 6.1) 2. Kontaktaufnahme (Ziffer 6.2) 3. Auswahl der BEM-Vertrauensperson durch die oder den Beschäftigten (Ziffer 5.2 Abs. 1) 4. Vereinbarung von Erstgespräch und weiteren BEM-Gesprächen (Ziffer 6.3) 5. Gemeinsame Entscheidung über Einbeziehung weiterer Personen (Ziffer 5.2 Abs.2) 6. Gemeinsame Vereinbarung und Umsetzung von Maßnahmen (Ziffer 6.5) 7. Gemeinsame Überprüfung von Maßnahmen auf Erfolg 8. Abschluss 6.2 Ermittlung der Arbeitsunfähigkeitszeiten (1) Das Sachgebiet Personal wertet unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen aus, ob die Voraussetzungen nach 84 Abs. 2 SGB IX vorliegen. Erhoben werden dabei lediglich die Arbeitsunfähigkeitszeiten von Beschäftigten, die zum Prüfungszeitpunkt durchgehend mehr als 42 Kalendertage oder aufsummiert 30 Arbeitstage während der zurückliegenden zwölf Monate arbeitsunfähig waren. Zu den Zeiten der Arbeitsunfähigkeit zählen auch Kuren und Reha-Maßnahmen. (2) Die Erhebung der Fehlzeiten erfolgt monatlich, jeweils am ersten Werktag des Monats, durch das Sachgebiet Personal. (3) Wenn Arbeitsunfähigkeitszeiten im Sinne von Absatz 1 vorliegen, erhalten hierüber eine Mitteilung die Geschäftsführung des BEM-Teams, die Vorgesetzten auf dem Dienstweg sowie als Interessenvertretung der Personalrat und

6 Seite 6 bei Schwerbehinderten oder gleichgestellten Personen auch die Schwerbehindertenvertretung. 6.3 Kontaktaufnahme (1) Sobald eine maßgebliche Arbeitsunfähigkeitszeit festgestellt ist, lädt die Leitung des BEM-Teams die Beschäftigte bzw. den Beschäftigten zur Teilnahme am BEM schriftlich ein. Dieses Schreiben wird in jedem Fall an die Privatadresse der oder des Beschäftigten versandt. (2) Neben dem Anschreiben enthält die Einladung zum BEM einen Antwortbogen und einen Freiumschlag. Auf dem Antwortbogen soll die oder der Beschäftigte erklären, ob sie oder er an dem BEM teilnehmen möchte und welches Mitglied des BEM- Teams zur eigenen BEM-Vertrauensperson (Ziffer 5.2 Abs.1) gewählt wird oder ob sie oder er das Angebot ablehnt. (3) Erfolgt innerhalb von drei Wochen keine Antwort der oder des Beschäftigten auf das BEM-Angebot, wird eine erneute Einladung an die Privatadresse versandt, der alle Unterlagen nach Abs. 2 erneut beigefügt werden. Erfolgt nach weiteren zwei Wochen keine Antwort, wird davon ausgegangen, dass zurzeit kein Interesse an einem BEM- Verfahren besteht. 6.4 Das BEM-Gespräch (1) Ein BEM-Gespräch setzt voraus, dass zwischen den Beteiligten ein Vertrauensverhältnis besteht oder entstehen kann. Daher haben die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen und der respektvolle Umgang mit den Betroffenen und deren persönlichen Daten oberste Priorität. (2) Das Erstgespräch findet zwischen der oder dem Beschäftigten und der gewählten BEM-Vertrauensperson statt. In diesem Gespräch erläutert die Vertrauensperson der oder dem Beschäftigten die Ziele des Betrieblichen s, die Rahmenbedingungen und den möglichen Ablauf. Außerdem wird die Vereinbarung zum Umgang mit personenbezogenen Daten der oder des Beschäftigten erläutert und geschlossen. (3) Im Mittelpunkt eines jeden weiteren BEM-Gespräches stehen die gemeinsame Klärung zwischen der oder dem Beschäftigten und der gewählten BEM- Vertrauensperson, mit welchen Möglichkeiten eine bestehende Arbeitsunfähigkeit überwunden, mit welchen Hilfen, Anregungen oder Maßnahmen einer erneuten Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt und wie eine Arbeitszufriedenheit (wieder) hergestellt und erhalten werden kann. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Arbeitsunfähigkeit in einem ursächlichen Zusammenhang mit dem Arbeitsplatz steht. Falls es aber einen Zusammenhang gibt, müssen die Ursachen besonders berücksichtigt werden. (4) Als Gesprächsort wird bevorzugt ein neutraler, geschützter Raum gewählt; also nicht der Arbeitsplatz der oder des Beschäftigten und kein Büro einer vorgesetzten Stelle, des Personalbereiches oder des Personalrates. BEM-Gespräche können auch außerhalb der Dienstgebäude geführt werden. Den Gesprächsort vereinbaren BEM- Vertrauensperson und Beschäftigte bzw. Beschäftigter miteinander.

7 Seite Gesprächsinhalte und Maßnahmen (1) Auf Wunsch der oder des Beschäftigten können folgende Themen angesprochen werden: (a) Nachhaltige Belastungen der Arbeitsfähigkeit im Alltag, beispielsweise Gesundheitliche Belastungen (Auswirkungen auf Arbeitsplatzgestaltung oder Arbeitszeit) Belastungen durch Überforderung oder Unterforderung Belastungen durch lange Abwesenheit Arbeitsorganisatorische Belastungen Belastungen aufgrund mangelnder Vereinbarkeit von Beruf und Familie Belastungen durch Konflikte Psychische Belastungen und dauerhafter Stress (b) Unterstützungsmöglichkeiten, beispielsweise Arbeitszeitmodelle Veränderungen im Aufgabengebiet Umstrukturierung der Arbeitsprozesse Arbeitsplatzumgestaltung Eigene Beiträge zur Unterstützung der Gesundheit (2) Zur Überwindung und Vorbeugung erneuter Arbeitsunfähigkeit sowie zum Erhalt des Arbeitsplatzes können im Rahmen der bestehenden Möglichkeiten der Kreisverwaltung individuelle Leistungen und Hilfen als Maßnahmen vereinbart werden, wie beispielsweise Änderung der Arbeitsstrukturen (flexible Arbeitsgestaltung, Arbeitszeit, organisatorische Zuordnung) Persönliche Schutz-, Hilfs- oder Ausrüstungsmittel (z.b. spezielle Seh- und Hörhilfen) Anpassung der Arbeitsmittel sowie der Arbeitsanforderungen an die Einschränkungen des Leistungsvermögens Durchführung von Fortbildungsmaßnahmen zum Erhalt der Arbeitsfähigkeit Bei schwerbehinderten oder gleichgestellten behinderten Menschen Leistungen der begleitenden Hilfe durch das Integrationsamt Leistungen zur Teilhabe durch die Träger von Rehabilitationsmaßnahmen, Beteiligung von Beraterinnen oder Berater für Coaching, Supervision oder Mediation. 6.6 Dauer und Abschluss des BEM-Verfahrens (1) Die Dauer und Ausgestaltung der einzelnen BEM-Verfahren hängen von den individuellen Umständen ab und können deshalb stark unterschiedlich ausfallen. (2) Ein BEM ist abgeschlossen, wenn einvernehmlich im Eingliederungsteam festgestellt wird, dass die vorher definierten Ziele und Aufgaben erreicht wurden bzw. dass sich diese nicht erreichen lassen und sich auch keine weiteren Möglichkeiten zur Zielerreichung während des Verfahrens ergeben haben (Ziffer 5.2 Absatz 2 Satz 2).

8 Seite 8 7 Pflichten der Dienststelle - Kosten, Schulungen (1) Der unterstützt die Eingliederung von länger erkrankten Beschäftigten und übernimmt die Kosten der BEM-Verfahren. (2) Der übernimmt die Kosten für notwendige Aus- und Fortbildungsmaßnahmen für die Mitglieder des BEM-Teams. 8 Schlussbestimmungen; Inkrafttreten und Kündigung der Dienstvereinbarung (1) Diese Dienstvereinbarung tritt am 1. Mai.2016 in Kraft. (2) Soweit einzelne Regelungen dieser Dienstvereinbarung aufgrund anderer rechtlicher oder tarifvertraglicher Regelungen unwirksam sein sollten, wird die Wirksamkeit der Dienstvereinbarung im Übrigen hierdurch nicht berührt. Die Partner dieser Dienstvereinbarung werden sich in diesem Fall bemühen, eine rechtmäßige Anpassung der jeweiligen Vorschrift vorzunehmen. (3) Nach Ablauf von zwei Jahren wird die Dienstvereinbarung von Landrat und Personalrat durch die gegründete Projektgruppe Betriebliches unter Berücksichtigung der gewonnenen Erfahrungen und der Evaluation des BEM-Teams auf ihre Praktikabilität überprüft und ggf. überarbeitet. (4) Unabhängig davon kann diese Dienstvereinbarung von den Vertragsparteien mit einer Frist von drei Monaten jeweils zum Ende eines Kalenderjahres gekündigt werden. Osterholz-Scharmbeck, den Für den Osterholz Für den Personalrat des Landkreises (Bernd Lütjen) (Elke Frerks)