Dienstvereinbarung über ein betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) nach 167 II SGB IX an der Justus-Liebig-Universität Gießen

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1 Dienstvereinbarung über ein betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) nach 167 II SGB IX an der Justus-Liebig-Universität Gießen zwischen dem Präsidenten der Justus-Liebig-Universität Gießen und dem Personalrat der Justus-Liebig-Universität Gießen Präambel Es ist das gemeinsame Ziel von Dienststelle, Personalrat, Schwerbehindertenvertretung und der zentralen Frauen- und Gleichstellungsbeauftragten, die Gesundheit der Beschäftigten zu erhalten und zu fördern. Auf der Basis dieser gemeinsamen Zielsetzung wird durch die Dienststelle gemäß 167 Abs. 2 Sozialgesetzbuch IX (SGB IX) ein Betriebliches Eingliederungsmanagement angeboten, um die Gesundheit, Arbeitszufriedenheit und die Motivation der Beschäftigten zu fördern, die Arbeitsfähigkeit der Beschäftigten zu schützen, zu erhalten und wiederherzustellen, die Teilhabe der Beschäftigten am Arbeitsleben und ihren Arbeitsplatz dauerhaft zu sichern, sowie die betrieblich beeinflussbaren Fehlzeiten und Krankheitskosten zu reduzieren. Zur Erreichung dieser Ziele arbeiten alle Beteiligten vertrauensvoll zusammen, wobei sie von der Selbstverantwortung der Beschäftigten für die eigene Gesundheitsvorsorge ausgehen. Die Teilnahme der Beschäftigten am BEM ist freiwillig. Eine Zustimmung kann vom Beschäftigten in jedem Verfahrensschritt zurückgenommen werden. 1 Geltungsbereich Diese Dienstvereinbarung gilt für alle Beschäftigten an der JLU, soweit das HPVG auf diese Anwendung findet. Voraussetzung zur Teilnahme am BEM- Verfahren ist gem. 167 Abs. 2 SGB IX, dass die/der BEM- Berechtigte innerhalb der zurückliegenden 12 Monate insgesamt mehr als 6 Wochen arbeits- oder dienstunfähig erkrankt war. Dabei ist es unerheblich, ob die Summe mehrere jeweils kürzerer Erkrankungen eine Arbeits- oder Dienstunfähigkeit von mehr als 6 Wochen ergibt oder die Erkrankung zusammenhängend 6 Wochen überschreitet. Auch der Grund der Erkrankung ist unerheblich. 2 Mitverantwortung der Führungskräfte, Qualifizierung, Prävention (1) Führungskräfte haben eine besondere Verantwortung und Fürsorge für die Gesunderhaltung ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie für die Qualität der Arbeit. Haben Beschäftigte hohe krankheitsbedingte Fehlzeiten, so sollen Führungskräfte unbeschadet der weiteren Regelungen dieser Dienstvereinbarung zum BEM-Verfahren ein Gespräch mit der/dem

2 2 Mitarbeiterin/Mitarbeiter führen und die Beschäftigten über die Möglichkeiten des betrieblichen Eingliederungsmanagements informieren und darauf hinweisen, dass sie dieses unterstützen. Sie sollen dafür Sorge tragen, dass dem genannten Personenkreis möglichst frühzeitig präventive Maßnahmen zuteilwerden. (2) Um Vorgesetzte für diese Aufgabenstellungen zu sensibilisieren und zu befähigen, wird die Dienststelle zur Vermittlung der Inhalte des BEM sowie zur Führung von Fürsorgegesprächen entsprechende Weiterbildungs- und Informationsveranstaltungen in das Fort- und Weiterbildungsprogramm integrieren. Das BEM beinhaltet folgende Ziele: 3 Zielsetzung des BEM Überwindung der Arbeitsunfähigkeit bzw. Vorbeugung einer erneuten Arbeitsunfähigkeit Erhalt und Förderung der Gesundheit der Beschäftigten Vermeidung chronischer Erkrankungen und Behinderungen Erhalt des Arbeitsplatzes der/des BEM-Berechtigten 4 Beteiligte Akteure im BEM-Verfahren (1) Die Dienststelle bestellt eine/n BEM-Beauftragte/n sowie zwei Vertreter/innen. Letztere übernehmen die Aufgaben der/des BEM-Beauftragten, sofern diese/r abwesend ist (Urlaub, Krankheit). Ferner übernehmen diese die Aufgaben der/des BEM-Beauftragten, sofern besondere Gründe vorliegen, die eine Vertretung erforderlich machen. (2) Neben der/dem BEM-Berechtigten sind folgende Akteure fester Bestandteil im BEM-Verfahren die/der BEM-Beauftragte der Dienststelle der Personalrat (sofern die/der BEM-Berechtigte das wünscht) die Schwerbehindertenvertretung (soweit Menschen mit Behinderung mit einem GdB von wenigstens 50 oder ihnen gleichgestellte Beschäftigte betroffen sind und die/der BEM- Berechtigte das wünscht) (3) Bei Bedarf und in Absprache zwischen der/dem BEM-Beauftragen und der/dem BEM- Berechtigten können weitere interne und externe Akteure beteiligt werden, z.b. der Betriebsarzt/die Betriebsärztin Fachkraft für Arbeitssicherheit Vorgesetze/r der/des BEM-Berechtigten Abteilung Personalmanagement Integrationsamt (soweit Menschen mit Behinderung mit einem GdB von wenigstens 50 oder ihnen gleichgestellte Beschäftigte betroffen sind) Zentrale Frauen- und Gleichstellungsbeauftragte Rentenversicherungsträger Unfallkasse Hessen Krankenkassen

3 3 Agentur für Arbeit Ärzte, Reha-Kliniken eine Person des Vertrauens Die/der BEM-Beauftragte unterstützt die/den BEM-Berechtigen bei der Suche nach möglichen Unterstützungsleistungen von externen Kostenträgern. 5 Verfahren, Handlungsschritte, Aufgaben (1) Die/der BEM-Beauftragte ermittelt monatlich die BEM-Berechtigten nach den Vorgaben des 167 Abs. 2 SGB IX und teilt die erforderlichen Daten dem Personalrat und bei schwerbehinderten Beschäftigten der Vertrauensperson der Menschen mit Behinderung mit. Die/der BEM-Beauftragte nimmt auf der Basis eines abgestimmten einheitlichen Schreibens schriftlich Kontakt mit allen BEM-Berechtigten auf (siehe Anlage), informiert über Ziele und Ablauf des Verfahrens und bietet die Teilnahme an einem BEM-Verfahren an. Wenn die/der BEM-Berechtigte ein BEM-Gespräch ablehnt, dann wird sie/er nach einem halben Jahr erneut angeschrieben, sofern sie/er die Voraussetzungen zu diesem späteren Zeitpunkt wieder bzw. immer noch erfüllt. (2) Die formale und organisatorische Verfahrenssteuerung des BEM obliegt der/dem BEM- Beauftragten der Dienststelle. (3) Entscheidet sich die/der BEM-Berechtigte für ein BEM, erarbeitet sie/er gemeinsam mit der/dem BEM-Beauftragten und ggf. mit dem BEM-Team, welches sich fallbezogen u.a. aus den in 4 genannten beteiligten Akteuren zusammensetzen kann, geeignete Maßnahmen zur Eingliederung. Hier kommen beispielsweise in Betracht: Änderungen bei der Arbeitsplatzgestaltung und Ausstattung (technische Aus- und Umrüstung des Arbeitsplatzes) Änderung von Arbeitsabläufen Veränderungen der Arbeitszeit nach Lage und Umfang Leistungen zur Teilhabe oder begleitende Hilfen im Arbeitsleben (insbesondere Hilfsmittel) stufenweise Wiedereingliederung/Prüfung, ob begleitende Rehabilitationsmaßnahmen anzustreben sind Umsetzung auf einen anderen Arbeitsplatz, sofern die Eignung des/der BEM-Berechtigten und die betrieblichen Bedingungen dies ermöglichen Schulungen zur Unterstützung von Personallenkungsmaßnahmen (4) Bei der Entwicklung von Vorschlägen und Maßnahmen sollen alle Personen eingebunden werden, die von der/den angestrebten Maßnahme/n betroffen sind. (5) Über die Realisierung der vorgeschlagenen Maßnahmen entscheidet die Dienststelle. Dabei werden neben der zu erwartenden Verbesserung der Arbeitssituation der/des BEM- Berechtigten z.b. auch die finanziellen Auswirkungen und der organisatorische Aufwand für die Dienststelle berücksichtigt und abgewogen. Sollten die vorgeschlagenen Maßnahmen nicht zum Erfolg führen oder aus anderen Gründen nicht umgesetzt werden können, wird erneut mit der/dem BEM-Berechtigen und dem BEM-Team überlegt, welche weiteren/anderen Maßnahmen noch ergriffen werden können.

4 4 (6) Das BEM wird beendet, wenn die/der BEM-Berechtigte das Verfahren ablehnt oder die Zustimmung im Laufe des Verfahrens zurückzieht, Maßnahmen zur Eingliederung erfolgreich umgesetzt wurden, keine geeigneten Maßnahmen ergriffen werden können. 6 Datenschutz (1) Das betriebliche Eingliederungsmanagement erfolgt unter Wahrung der jeweils gültigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen. (2) Personenbezogene Daten, die im Rahmen des BEM erhoben oder bekannt werden, dürfen ausschließlich für Zwecke des BEM verwendet werden. Die Verwendung dieser Daten zu anderen Zwecken ist untersagt. Die/Der BEM-Beauftragte und alle anderen Verfahrensbeteiligten unterliegen bezüglich dieser Daten der Schweigepflicht. Die erforderliche Weitergabe von Informationen (z.b. aus Anlass der Beantragung von Förderleistungen gem. 4 Abs. 3) bedarf der vorherigen Zustimmung (Einverständniserklärung) der/des BEM-Berechtigten. (3) Bestandteil der Personalteilakte Krankheit" werden ausschließlich die gemäß 167 Abs. 2 SGB IX ermittelten Zeiten einer auf Krankheit beruhenden Arbeitsunfähigkeit, das Schreiben, mit dem das BEM angeboten wird, die Erklärung der/des BEM-Berechtigten über die Teilnahme oder Ablehnung sowie Unterlagen über die Beendigung des Verfahrens. Diese Unterlagen sind drei Jahre nach Abschluss des BEM-Verfahrens aus der Personalteilakte Krankheit" zu entfernen. (4) Die BEM-Akte wird getrennt von der Personalakte aufgeführt, es findet sich lediglich ein Hinweis in der Personalakte, dass eine BEM-Akte existiert. In der BEM-Akte sollen u.a. folgende zusätzliche für das BEM-Verfahren relevante Informationen wie u.a. Gesprächsnotizen und - vereinbarungen, vorgeschlagene/umgesetzte Maßnahmen sowie das/die Ergebnis/se der umgesetzten Maßnahme/n. Die BEM-Akte wird 3 Jahre nach Beendigung des BEM-Verfahrens gelöscht. (5) Unterlagen, aus welchen die Art der Erkrankung hervorgehen, werden unmittelbar gelöscht, sobald diese nicht mehr benötigt werden. 7 Zielerreichung Informationsaustausch zum BEM Nach Ablauf von zwei Jahren erfolgt ein Erfahrungsaustausch zwischen der Dienststelle, der/dem BEM- Beauftragten und dem Personalrat und der Schwerbehindertenvertretung über die Dienstvereinbarung. Über die Anpassung bzw. Änderung der Dienstvereinbarung wird verhandelt, sofern sich im Rahmen des Erfahrungsaustauschs ein entsprechender Bedarf hierfür ergibt.

5 5 8 Bekanntgabe der Dienstvereinbarung Alle Beschäftigten der JLU werden unter Hinweis über die Ziele und das Verfahren des BEM durch Rundschreiben über den Abschluss der Dienstvereinbarung informiert. Die Informationen zum BEM werden auf der Homepage der Abteilung Personalentwicklung zur Verfügung gestellt. 9 Inkrafttreten, Schlussbestimmungen (1) Diese Dienstvereinbarung tritt mit ihrer Unterzeichnung in Kraft. (2) Diese Dienstvereinbarung kann unter Einhaltung einer Frist von sechs Monaten zum Ende eines Kalenderjahres gekündigt werden. Die Kündigung bedarf der Schriftform und muss begründet werden. Dienststelle und Personalrat verpflichten sich, nach einer Kündigung unverzüglich Verhandlungen über eine neue Dienstvereinbarung aufzunehmen. (3) Änderungen und Ergänzungen dieser Dienstvereinbarung bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. (4) Vor Inkrafttreten wurden die Schwerbehindertenvertretung und die Zentrale Frauen- und Gleichstellungsbeauftragte beteiligt. Gießen, Für den Personalrat: Der Präsident Petra Becker Vorsitzende Prof. Dr. Joybrato Mukherjee Anlagen Anschreiben Erstkontakt Antwortbogen

6 T Justus-Liebig-Universität Gießen - Postfach Gießen Dezernat C - Personal Frau/Herr Personalentwicklung C5.2 Goethestraße Gießen Tel.: 0641/ Fax.: 0641/ daniela.harnacke@admin.uni-giessen.de Datum Einladung zu einem Eingliederungsgespräch/betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) Sehr geehrte/r Frau/Herr die Justus-Liebig-Universität Gießen legt großen Wert auf die Gesundheit ihrer Beschäftigten. Deshalb bietet sie allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die in den vergangenen 12 Monaten insgesamt mehr als sechs Wochen arbeitsunfähig waren, die Möglichkeit mit ihrer Zustimmung zu prüfen, wie die Arbeitsunfähigkeit überwunden bzw. mit welchen Leistungen und Hilfen erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt werden kann. Dies geschieht im Sinne des Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM), nach 167 Absatz 2 Sozialgesetzbuch IX. An dieser Klärung werden soweit Sie dem zustimmen der Personalrat und ggf. die Schwerbehindertenvertretung beteiligt. Auch die/der Betriebsärztin/Betriebsarzt soll hinzugezogen werden, soweit es erforderlich erscheint. Vor dem oben geschilderten Hintergrund möchte ich Sie gerne hiermit zu einem ersten Gespräch einladen. Was sind die Ziele des BEM? Es geht darum, Ihnen Hilfestellung bei der Wiederherstellung der Arbeitsfähigkeit zu geben, die Arbeitsfähigkeit auf Dauer zu sichern und Ihnen dabei zu helfen, Ihren Arbeitsplatz zu erhalten. Ihre Teilnahme an dem Gespräch ist freiwillig. Dieses Gespräch soll als Chance gesehen werden, mit Ihrer aktiven Mitarbeit eventuelle Probleme zu erkennen und zu beheben. Was ist Gegenstand des Gesprächs? Ich möchte Sie in diesem Gespräch über die Ziele und den Verlauf des Verfahrens des Betrieblichen Eingliederungsmanagements informieren und möglicherweise bereits erste Schritte zu Ihrer Unterstützung besprechen. Wer kann an dem Gespräch teilnehmen? An dem ersten Gespräch können neben Ihnen und mir eine Person vom Personalrat und/oder die Schwerbehindertenvertretung teilnehmen. Was geschieht mit den Daten? Neben Daten zur Person werden beim Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) insbesondere die Daten Ihrer Fehlzeiten herangezogen. Verwendete Daten sowie Inhalt und Ergebnisse der Gespräche werden selbstverständlich vertraulich und unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Bestimmungen behandelt. Es werden nur solche Daten erhoben, deren Kenntnis erforderlich ist, um ein zielführendes BEM durchführen zu können. Sie werden nach Ablauf von 3 Jahren nach Beendigung des BEM-Verfahrens gelöscht. Ich würde mich freuen, wenn ich auch in Ihrem Interesse mit Ihrer aktiven Mithilfe rechnen könnte. Als spätesten Termin für Ihre Antwort habe ich mir 3 Wochen nach Eingang dieses Schreibens bei Ihnen vorgemerkt. Weitere Informationen finden Sie auf dem beigefügten Flyer sowie auf der Homepage ( Mit freundlichen Grüßen Im Auftrag Dr. Daniela Harnacke BEM-Beauftragte

7 Absender Name: Anschrift: Telefonnummer: VERTRAULICH Dezernat C - Personal Dr. Daniela Harnacke Goethestraße Gießen Tel.: 0641/ Fax.: 0641/ daniela.harnacke@admin.uni-giessen.de Internet: Antwort Einladung zu einem Gespräch zur Teilnahme am Betrieblichen Eingliederungsmanagement BEM (gemäß 167 Abs. 2 SGB IX) Ich möchte ein Gespräch zur Teilnahme am BEM wahrnehmen und dieses Gespräch in Anwesenheit eines Mitglieds des Personalrats führen. in Anwesenheit der Schwerbehindertenvertretung führen. ohne ein Mitglied des Personalrats führen. ohne Schwerbehindertenvertretung führen. Ich bin derzeit nicht in der Lage ein Gespräch zur Teilnahme am BEM wahrzunehmen, aber daran interessiert. Bitte schreiben Sie mich im (Monat) erneut an. Ich möchte kein Gespräch zur Teilnahme am BEM wahrnehmen und somit auch kein BEM-Verfahren in Anspruch nehmen. Vorschläge/Anmerkungen: Datum Unterschrift