KIVBF Kundenmagazin. Nah am Kunden. Nah am Bedarf. Ausgabe

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1 KIVBF Kundenmagazin Nah am Kunden. Nah am Bedarf. Ausgabe

2 Inhaltsverzeichnis Forum Vernetzte Daten 2 Cisco, Citrix, NetApp, COMPAREX: TrustedCloud Der Weg in die sichere und vertrauenswürdige Wolke 6 virtual7: Dem Wandel angepasst von der Kameralistik bis zur Doppik 7 KIVBF: Ausschreibung Middleware-Suite 8 Softplan: Grafi sches Anregungs- und Ereignismanagement (AEM) 9 KIVBF: Bürgerbeteiligung mit offenen Verwaltungsdaten (Open-Government) 10 cogon AG: SEPA von der Theorie zur Praxis Forum Verwaltungsservice 11 Optimal Systems: Auf Erfolgskurs mit ECM-Technologie 12 KIVBF: Dokumentenmanagement, aktuelle Themen und Entwicklungen in DOKUMEA 13 KIVBF: Einführung von DOKUMEA in Bühlertann 15 xevit, Cisco: Gestaltung eines modernen Arbeitsplatzes: Virtual Desktop 16 KIVBF: Die neue Lösung im Einwohnerwesen moderne und effi ziente Melderegisterbearbeitung Forum Kommunale Finanzverwaltung 18 KIVBF: Aktuelles aus dem kommunalen Finanzwesen 19 KIVBF: Nicht nur clever, sondern SMART Erfolgreiche Pilotierung des Kommunalmaster SMART 21 KIVBF: Stadt Mühlacker wechselt auf Finanzwesenlösung der KIVBF 22 KIVBF: Anwendertreffen Kommunales Finanzwesen Kameralistik 23 KIVBF: Gesplittete Abwassergebühr Thema Nr. 1 in den Steuerämtern 25 KIVBF: Einführung Facility-Management bei der Stadt Offenburg Sicherheit und Ordnung 26 TRADAS: Stadt Mühlacker wechselt mit TRADAS auf die Lösung Ordnungswidrigkeiten der KIVBF 27 ERA: Neue erfolgreiche Projekte im Bereich Geschwindigkeitsüberwachung Forum E-Government 28 cit GmbH: Zusätzlicher Nutzen ohne extra Gebühren 29 KIVBF: Social Media in Kommunalverwaltungen kurzfristiger Hype oder struktureller Wandel? 30 Little Bird: Kita-Plätze online fi nden Nachhaltigkeit bei KIVBF 31 im Betrieb SVA: IT-Know-how für den RZ-Betrieb 32 im Prozess Cofely Deutschland GmbH: (Energie-)effi ziente Technik im Rechenzentrum 33 im Umweltmanagement KIVBF: Freiburger Standort ist ECOfi t KIVBF: Mitgliedschaft, Mitwirkung und Mitbestimmung 34 KIVBF: Unsere Gremien: Plattformen für den Dialog mit unseren Mitgliedern 36 KIVBF: Direktmitgliedschaft kreisangehöriger Süd-Gemeinden

3 Sehr geehrte Damen und Herren, Mobilität hat eine bestimmende Rolle in unserem Leben eingenommen. War früher das Handy das Endgerät, welches uns immer erreichbar machte, so hat heute das Smartphone bereits bei einem Drittel der Bevölkerung Einzug gehalten. Dadurch sind wir nicht nur telefonisch erreichbar, sondern auch jederzeit online; Dienste wie , Twitter und Facebook sowie der Zugriff auf zentral gespeicherte Informationen sind quasi jederzeit und von jedem Ort aus möglich. Was im privaten Umfeld für viele von uns längst selbstverständlich ist, sollte auch im berufl ichen Umfeld möglich sein: Durch fl exible Arbeitsformen und variable bzw. mobile Zugriffsmöglichkeiten auf geschäftliche Informationen lassen sich Familie und Beruf besser miteinander vereinbaren. Die KIVBF hat bereits 2010 damit begonnen, die dafür notwendigen technologischen Elemente zu konzipieren. In 2011 erfolgten die Ausschreibung und der Zuschlag für eine Virtualisierungs- und Cloud-Computing-Technologie. Derzeit wird diese Technik in unserem Rechenzentrum aufgebaut und pilotiert. Damit prägt die KIVBF Standards in Sachen kommunaler IT und sorgt dafür, dass die landeseinheitlichen Lösungen quasi über Nacht mobil werden und von jedem Endgerät aus immer und überall genutzt werden können. Gemeinsam mit Ihnen wollen wir dafür sorgen, dass unsere Lösungen nicht nur mobil, sondern auch funktional ausgereift und benutzerfreundlich bedienbar sind. Ich lade Sie ein, sich in unsere Arbeitskreise und Fachbeiräte einzubringen, um bei dieser großen Aufgabe mitzuwirken. Unser Ziel muss sein, dass wir gemeinsam kommunale Standards für Baden-Württemberg prägen, denn wir sind Kommune! Passend dazu lautet auch das Motto unserer Hausmesse 2012: Nah am Kunden. Nah am Bedarf! Ich lade Sie herzlich zum Besuch unserer Hausmesse 2012 ein und wünsche Ihnen nun eine gute Lektüre. William Schmitt, Hauptgeschäftsführer 1

4 Cisco Systems GmbH TrustedCloud Der Weg in die sichere und vertrauenswürdige Wolke Netzwerke sind heute ein wichtiger technologischer Bestandteil des Geschäfts- und Alltagslebens. Von Cisco Systems, Inc. entwickelte Produkte auf Basis des Internet- Protokolls sind die Grundlage dieser Netzwerke und machen das Unternehmen zum weltweit führenden Anbieter von Netzwerk- Lösungen für das Internet. Im Geschäftsjahr 2011 erzielte Cisco einen Umsatz von 43,2 Milliarden US-Dollar. Das Unternehmen hat derzeit weltweit Mitarbeiter und agiert mit den Technologiebereichen Routing, Switching, Collaboration, Video, Virtualisierung und IT Lösungsarchitekturen in den Marktsegmenten Enterprise (Großunternehmen, kleine und mittelständische Kunden und öffentlicher Dienst) und Service Provider. Noch ausführlicher zu fi nden unter: DE/uinfo/uinfo_home.html Alexander C. Mayer, Vertrieb kommunale Rechenzentren, Cisco Systems GmbH Cloud-Computing ist derzeit eines der am meisten diskutierten Themen in der Informationstechnologie. Das Prinzip besteht darin, Ressourcen wie Rechenleistung, Speicherplatz oder Software einfach über das Internet zu buchen und zu nutzen. Bezahlt wird nur für die wirkliche Nutzung die Ressourcen müssen also nicht vollumfänglich eingekauft oder installiert werden. Aspekte wie Sicherheit, Datenschutz und Rechtskonformität liefern allerdings gute Gründe, im öffentlichen Dienst konsequent auf die sog. Private Cloud zu setzen, denn die Qualität der Angebote aus der Cloud ( Wolke ) steht und fällt mit der Qualität und Sicherheit des Cloud-Betreibers. Eine mit herkömmlichen Mitteln betriebene RZ-Infrastruktur ist teuer und muss zudem aufwändig administriert werden. Um zu gewährleisten, dass alle IT-Lösungen und Dienste, die eine Kommunalverwaltung zur Erledigung ihrer täglichen Aufgaben benötigt, auch in Zukunft kostengünstig und möglichst standardisiert, automatisiert und integriert zur Verfügung stehen, hat KIVBF beschlossen, mit einer Virtualisierungs-Plattform Trusted Cloud eine leistungsfähige technologische Infrastruktur zu schaffen, die konsequent die verfügbaren Virtualisierungstechnologien nutzt. Zudem soll das Buchen von Funktionen über ein Portal durchgängig automatisiert unterstützt werden. Diese Form der Bereitstellung und Nutzung von IT-Dienstleistungen verspricht in erster Linie mehr Flexibilität, mehr Mobilität und mehr Dynamik. Die Vernetzung von Bürgern, Unternehmen und Verwaltung kommt voran, da unterschiedliche Zugangstechnologien wie PC, Laptop, Tablet und Smartphone unterstützt werden. Als öffentlich-rechtlicher Anbieter für kommunale IT-Dienstleistungen in Baden- Württemberg steht KIVBF dafür ein, dass alle Anforderungen an Sicherheit, Datenschutz und Rechtskonformität wie bisher erfüllt werden. EU-weite Ausschreibung Für die EU-weite Ausschreibung Rahmenvereinbarung zur Lieferung und Implementierung einer Virtualisierungs-Plattform für das Kommunale Rechenzentrum Baden-Franken (AZ: ) hat die KIVBF die technologische Infrastruktur beschrieben. Die Ausschreibung wurde am bekannt gemacht. Nach öffentlichem Teilnahmewettbewerb und zwei Verhandlungsrunden erhielt COMPAREX am den Zuschlag. 2

5 Citrix Systems Das Echo aus dem Markt auf diese Ausschreibung bestätigt der KIVBF, dass der eingeschlagene Weg der richtige ist. Mit der Ausschreibung und dem nachfolgenden, ambitionierten und innovativen Umsetzungsprojekt hat die KIVBF gezeigt, dass sie zur Spitze der kommunalen IT-Dienstleister in der Bundesrepublik Deutschland zählt. Die Partner im Projekt Das Angebot der COMPAREX AG überzeugte hinsichtlich Qualität, Preis und Konzeption sowie einer passgenauen Mischung von Hardware, Software und Dienstleistung. Der Rahmenvertrag regelt die Konzeptionierung und Implementierung einer Community Cloud und umfasst im Wesentlichen Technologien der Firmen Cisco Systems GmbH, Citrix Systems und NetApp Deutschland GmbH. Es freut mich außerordentlich, dass wir mit unserem einzigartigen und herstellerunabhängigen Leistungsportfolio die KIVBF von uns überzeugen konnten. Dieser Großauftrag unterstreicht erneut unser Fachwissen und die langjährige Erfahrung in komplexen Consulting-Projekten. Walter Denk, Vice President und General Manager COMPAREX Deutschland Cisco liefert neben Netzwerk- und Security-Komponenten wie Switches und Firewalls auch die Serversysteme. Hierbei kommt die Server-Produktlinie UCS zum Einsatz, die für den Einsatz in Rechenzentrums- und Cloud-Szenarien optimiert ist. Citrix steuert neben den bekannten Produkten XenApp, XenDesktop und Xen- Server zur Virtualisierung von Applikationen, Desktops und Servern, die Net- Scaler-Produkte zur optimierten Anbindung von Benutzern und Endgeräten bei. Weitere zentrale und wichtige Bestandteile sind die Produkte CloudPortal und CloudStack, die maßgeblich das Management der gesamten Plattform übernehmen. Citrix Systems, Inc. (NASDAQ:CTXS) verändert die Art und Weise, wie Menschen, Unternehmen und die IT im Cloud-Zeitalter zusammenarbeiten. Mit führenden Cloud-, Collaboration-, Netzwerk- und Virtualisierungstechnologien unterstützt Citrix mobile Arbeitsmodelle und neue Cloud-Angebote. Mehr als Unternehmen setzen weltweit auf Citrix und profi tieren von flexiblen und jederzeit zugänglichen IT-Angeboten. Insgesamt 75 Prozent aller Internetnutzer kommen täglich direkt oder indirekt mit Citrix- Lösungen in Kontakt. Citrix pfl egt Partnerschaften mit über Firmen in 100 Ländern. Der jährliche Umsatz betrug 2,21 Milliarden US- Dollar in Weiter Informationen fi nden Sie unter Thomas Scheidler, Key Account Manager Government, Citrix Systems GmbH NetApp bringt seine leistungsfähigen und bewährten Speichersysteme FAS32xx und FAS62xx ein, die der sicheren und fl exiblen Verwaltung von großen und sensiblen Datenvolumina dienen. 3

6 NetApp Deutschland GmbH TrustedCloud Der Weg in die sichere und vertrauenswürdige Wolke NetApp steht wie kein anderer Hersteller für Innovationen in Storage und Datenmanagement. Gemeinsam mit einem umfangreichen Netzwerk an Integrationspartnern bietet NetApp dedizierte Lösungskompetenz für effi ziente Rechenzentrumskonsolidierung, Virtualisierung und fl exible Cloud-Infrastrukturen. Der deutsche Storage-Marktführer blickt auf eine 15-jährige Erfolgsgeschichte in Deutschland und ist als Partner öffentlicher Auftraggeber bundesweit in acht Städten präsent. Weitere Informationen über NetApp fi nden Sie unter: Projektplanung und -ablauf Das ambitionierte und innovative Projekt wurde im Januar 2012 mit einer intensiven Architektur- und Feinplanungsphase begonnen. Das Engagement der beteiligten Partner lässt deutlich erkennen, dass sich alle Partner der Bedeutung des Projektes bewusst sind und alles tun, um den gewünschten Erfolg zu haben. Parallel hierzu werden mit den Piloten Stadt Karlsruhe und Stadt Freiburg Technologien aus dieser Plattform anhand eines Bürgerbüroarbeitsplatzes erprobt und vorbereitend auf den Weg gebracht, so dass kurzfristig konkrete Angebote dieser Art an interessierte Kunden folgen können. Der initiale Aufbau der Virtualisierungs-Plattform TrustedCloud soll bis Mitte des Jahres 2012 abgeschlossen sein. Auswirkungen auf die Kunden Die KIVBF wird ihre derzeit bestehenden Lösungen sukzessive in die TrustedCloud überführen und neue Lösungen bzw. Fachanwendungen auf dieser Plattform anbieten. Microsoft-Produktangebote wie Exchange und Sharepoint werden danach kurzfristig folgen. Sie können Microsoft-Lizenzen, die für die Nutzung der Trusted- Cloud für die Arbeitsgeräte in der Verwaltung benötigt werden, ab sofort über die KIVBF beziehen. Das erste Angebot, das KIVBF über die Virtualisierungs-Plattform TrustedCloud für ihre Kunden bereit stellt, ist ab Jahresende 2012 IaaS (Infrastructure as a Service). Hiermit können virtuelle Serversysteme und Plattenplatz bei der KIVBF automatisiert gebucht werden. Julia Lanzo, Account Managerin Öffentliche Auftraggeber & Gesundheitswesen, NetApp Deutschland GmbH KIVBF über uns: Mit einer wirtschaftlich-effizienten Arbeitsweise und innovativen Konzepten hat KIVBF sich eine führende Position am Markt erarbeitet. Das Portfolio ist auf nachhaltige Unterstützung der Geschäftsprozesse bei den Kunden ausgerichtet und deckt sämtliche Kernbereiche der öffentlichen Verwaltung ab. Gemeinsam mit 4 Konsortialpartnern gewann die KIVBF im Jahr 2011 die Ausschreibung Trusted Cloud des Bundesministeriums für Wirtschaft. Jürgen Heinrich, KIVBF 4

7 Software COMPAREX AG Software Consulting Services Consulting Services Für Kunden und Endanwender bedeutet dies perspektivisch: Sie können endgeräteunabhängig auf alle Lösungen zugreifen. Sie müssen sich dafür nur einmal anmelden. Sie sind unabhängig vom Endgerät, Arbeitsort und von Tageszeit/Wochentag. Das System bietet einen mobilen Zugang für die Arbeit von zu Hause oder von unterwegs. Hohe Verfügbarkeit/ keine Störungen Schulungs- und Übungsmöglichkeiten mit realitätsnahen/ aktuellen Daten und Szenarien Testmöglichkeiten mit realitätsnahen, aktuellen Daten und Szenarien COMPAREX ist ein herstellerunabhängiges internationales IT-Dienstleistungsunternehmen. Mit über 30 Jahren Erfahrung in der Planung und Realisierung von effi zienten und automatisierten Server- und Client-Infrastrukturen ist COMPAREX bei Mittelstand, Öffentlichen Verwaltungen, Industrie und international agierenden Großunternehmen aus allen Branchen etabliert. Das Portfolio umfasst neben dem Lizenzmanagement und der Beschaffung von Hard- und Software umfangreiche herstellerübergreifende Consultingleistungen und Services aus einer Hand. Fokusthemen sind IT-Infrastruktur, Virtualisierung, Büroarbeit und Kommunikation, IT-Security, Systems Management und Cloud-Computing, die von der Beratung über die Konzipierung bis hin zur Implementierung bei den Kunden realisiert werden. Darüber hinaus verfügt das Unternehmen über einen eigenen MultiVendor Helpdesk und ein breites Schulungsangebot in der COMPAREX Akademie. COMPAREX ist Microsoft Large Account Reseller (LAR) Nummer 1 in Deutschland und führend in Europa und hält über Zertifi zierungen von 55 Herstellern, darunter Microsoft, Citrix, VMware, Adobe, Symantec, McAfee sowie NetApp, Hitachi, IBM und EMC. COMPAREX ist mit rund Mitarbeitern an mehr als 75 Standorten in 28 Ländern in Europa, Afrika und Asien aktiv. Der Umsatz im Geschäftsjahr 2010/11 betrug 971 Millionen Euro. Carina Straberger-Mack, Account Managerin, COMPAREX AG Zusätzliche Funktionen können Sie direkt bestellen bzw. hinzubuchen. Fazit In enger Abstimmung mit den Gremien der KIVBF und unterstützt durch starke Partner geht die KIVBF konsequent den Weg in die TrustedCloud zum Vorteil für ihre Mitglieder und Kunden. 5

8 virtual7 virtual7 gehört zu einer der führenden Oracle Platinum Partner. Zu den Kernkompetenzen zählen Software- und Beratungsprojekte im Oracle Middleware-Bereich und Projekte im kommunalen Berichtswesen. Für Letzteres wurde das Fachverfahren KomRep entwickelt. Seit der Gründung 1996 achtet virtual7 auf ein gesundes Wachstum. Dabei legt das Unternehmen großen Wert auf strategische Partnerschaften. Aktuell wurde die virtual7 GmbH zum deutschen Oracle Fusion Middleware-Partner des Jahres ausgezeichnet. Sebastian Faust, Account Manager, virtual7 GmbH Dem Wandel angepasst: von der Kameralistik bis zur Doppik Die Umstellung der Buchführung veranlasste viele Kommunen dazu, sich Gedanken über das Controlling und über eine hierfür geeignete Softwareunterstützung zu machen. Auch beim Landkreis Karlsruhe spielten 2010 Überlegungen zum Finanzwesen eine große Rolle. Zusätzlich zum Finanzwesen suchen Kommunen nach weiteren Lösungen, die das Ermitteln von leistungsorientierten Kennzahlen aus verschiedenen Fachbereichen und das Anfertigen einer unterjährigen Prognose ermöglichen. Dafür bestens geeignet ist die Lösung KomRep von virtual7, die das kommunale Controlling in folgenden Punkten strategisch unterstützt: Mehrwert aus der Umstellung auf die Doppik Unterjährige Steuerung der Produkte und Teilhaushalte Schnelle, automatisierte Kombination von Personaldaten, Fallzahlen und Finanzdaten Aufbereitung von vielen Zahlen in einem überschaubaren Bild Die Einführung des Produkts KomRep brachte dem Landratsamt Karlsruhe in der ersten Aufbaustufe eine wesentliche Erleichterung für die Kämmerei. Die Software ermöglichte einen zentralen Einblick auf dezentral erstellte Prognosen unterschiedlicher Fachbereiche. In der zweiten Aufbaustufe wurde die Datenbasis von KomRep um den Personalund Sozialbereich erweitert. Der Finanzdezernent aus dem Landkreis Karlsruhe, Ragnar Watteroth, äußerte sich zur Software: Die Lösung KomRep zeigt den Weg auf, unterjährig zu steuern und Fehlentwicklungen aufgrund der Kombination von Personal, Fallzahlen und Finanzdaten transparent zu machen. Im Jahr 2011 entstand eine strategische Partnerschaft mit der KIVBF. Diese Partnerschaft wurde durch die EU-weite Middleware-Ausschreibung mit der Entscheidung für virtual7 und Oracle untermauert. In dieser Partnerschaft zwischen virtual7 und KIVBF werden Daten und Informationen, z.b. aus den Fachverfahren für Finanzwesen, Personalwesen, Sozial- und Jugendhilfe, Kfz-Zulassung und Führerscheinwesen, sukzessive periodisch automatisiert und standardisiert für Auswertungen und grafi sche Aufbereitungen bereitgestellt, so dass die Kommunalverwaltungen in zunehmendem Maße die Möglichkeit erhalten, ihre Steuerungsaufgaben auf Basis valider Zahlen zeitnah und nachhaltig wahrzunehmen. Hierdurch können knappe Ressourcen zielgerichteter und wirkungsvoller eingesetzt werden. Das schafft Leistung durch Effizienz! 6 Standorte: Karlsruhe, Timisoara/Rumänien, Geschäftsführung: Marcus Weiß, Jochen Rieg, Mitarbeiter: 45 Leistungen: Software- und Beratungsprojekte im Oracle Middleware-Bereich und Projekte im kommunalen Berichtswesen auf Basis des eignenen Fachverfahrens KomRep Partner: Kommunale Informationsverarbeitung Baden-Franken, ORACLE Deutschland B.V. & Co. KG Kontakt: virtual7 GmbH, Sebastian Faust, Zeppelinstraße 2, Karlsruhe, Telefon / , faust@virtual7.de Für weitere Informationen: und

9 Ausschreibung Middleware-Suite Die Hauptaufgabe einer Middleware-Suite besteht darin, das technologische Handwerkszeug bereitzustellen, um Informationen aus unterschiedlichen Fachanwendungen automatisiert und standardisiert zusammenzuführen, so dass die Geschäftsprozesse und Tätigkeiten in den Kommunalverwaltungen, nachhaltig beschleunigt werden können. Im Jahr 2011 hat die KIVBF eine umfassende Middleware-Suite unter der Vergabenummer EU-weit ausgeschrieben mit dem Ziel, eine entsprechende Rahmenvereinbarung zu schließen. Diese Middleware-Suite umfasst unter anderem folgende Module: Portal: Dieses schafft einen einheitlichen Einstieg/eine einheitliche Benutzeroberfl äche für die nachfolgenden Module. Business-Process-Management (BPM): Mit diesem Modul können Geschäftsprozesse, die sich über Fachverfahrensgrenzen hinweg erstrecken, dokumentiert, standardisiert und automatisiert werden: Damit kann eine durchgängige Vorgangsbearbeitung erreicht werden. Enterprise-Service-Bus (ESB): Der Enterprise-Service-Bus tauscht automatisiert und nach festen Regeln Daten zwischen Fachverfahren aus und ersetzt damit konsequent die Individualprogrammierung klassischer Schnittstellen. Master-Data-Management (MDM): Das Master-Data- Management ermöglicht unter anderem den Aufbau von zentralen Adress- und Stammdatendateien unter Wahrung von datenschutzrechtlichen Anforderungen. Business Intelligence (BI): BI ist die Plattform, über die Informationen aus verschiedenen Fachverfahren zusammengefasst werden, um dadurch neue Auswertungen und grafi sche Aufbereitungen regelmäßig aktualisiert erstellen zu können. Enterprise-Content-Management (ECM): Dies ermöglicht das Verwalten von Dokumenten wie Texten und Bildern über Verfahrensgrenzen hinweg bis zu deren Archivierung. Customer-Relationship-Management (CRM): Dies beinhaltet unter anderem die Möglichkeit, Kontakte mit Bürgern und Institutionen losgelöst oder ergänzend zu den Möglichkeiten in den jeweiligen Fachverfahren aktiv zu gestalten und zu dokumentieren. IDentity-Management (IDM): Hiermit können Benutzerkennungen und Berechtigungen fachanwendungsübergreifend verwaltet werden. ApplicationServer (AS): Der ApplicationServer ist die technische Plattform, auf der die beschriebenen Module ausgeführt werden können. Den Zuschlag erhielt die Firma virtual7 mit den entsprechenden ORACLE-Produkten. Zusätzlich beinhaltet der Rahmenvertrag vorgefertigte Auswerteinhalte im Bereich Business Intelligence (BI). Diese vorgefertigten Inhalte unterstützen die Kunden der KIVBF schwerpunktmäßig bei der Wahrnehmung ihrer Steuerungsverantwortung, z.b. in den Bereichen Finanzen, Personal, Sozial- und Jugendhilfe. Mit Hilfe der Middleware-Suite kann die KIVBF ihren Kunden auch im Rahmen einer Inhouse-Vergabe sukzessive neue Angebote aus einer Hand auf Basis der dargestellten Module offerieren. Jürgen Heinrich, Stabsstelle Innovation Ansprechparter der KIVBF (für Ausschreibung Middleware-Suite ) Jürgen Heinrich, Stabsstelle Innovation, Fon (juergen.heinrich@kivbf.de) 7

10 Softplan Informatik GmbH Grafisches Anregungsund Ereignismanagement (AEM) Ihr Ansprechpartner bei Softplan Informatik GmbH, Ingolf Weidl, Vertriebsleiter, Fon Ihr Ansprechpartner bei KIVBF: Michael Döring, Geoinformation und Umwelt, Fon Die Softplan Informatik GmbH ist eines der führenden Systemhäuser für kommunale geografische Informationssysteme (GIS) in Deutschland. Eingebunden in ein weites Partnernetz bietet Softplan Landkreisen, kommunalen Verwaltungen, Katasterämtern, Ingenieurbüros und Energieversorgern bundesweit Know-how zur Planung und Verwaltung von Geo-Informationen. Individuelle Lösungen mit offenen Standards, die auf moderner und zuverlässiger Software beruhen, bilden das Fundament des Unternehmens. Ingolf Weidl, Vertriebsleiter, Softplan Informatik GmbH Bringen Sie Ihre Kommune mit dem Wissen Ihrer Bürger voran! Beschwerden als Hinweise nutzen Ob defekte Straßenlaterne oder unbefahrbarer Radweg mit wenigen Mausklicks können jederzeit Beschwerden, Anregungen oder Verbesserungsvorschläge an die zuständige Stelle Ihrer Verwaltung gemeldet werden. So wird aus der Beschwerde ein nützlicher Hinweis. Ebenso können verwaltungsinterne Meldungen zu einem effizienteren Arbeitsablauf führen. AEM das grafi sche Anregungs- und Ereignismanagement von Softplan ist eine interaktive Beschwerde- und Ideenmanagement-Software für Kommunen und Landkreise. Die Bürger können sich hierbei aktiv an der Verbesserung der öffentlichen Infrastruktur beteiligen, indem sie auf Mängel wie zum Beispiel Straßenschäden oder auf eine illegale Müllablagerung hinweisen oder der Verwaltung eigene Ideen und Anregungen mitteilen. Ganz ohne aufwendige Registrierung wählt der Bürger auf der intuitiven Benutzeroberfl äche sein Anliegen aus einer vorgefertigten Liste von Kategorien (z. B. Straßenbeleuchtung ) aus und ergänzt es durch eine kurze Beschreibung (z. B. Lampe defekt ). Die Lokalisierung erfolgt entweder durch die Angabe einer Adresse oder das freie Platzieren eines Symbols in der Karte. AEM Demo Besuchen Sie unsere Internetseite Hier fi nden Sie auch den Zugang zum Demoprojekt. Gerne nehmen wir für weitere Informationen Kontakt mit Ihnen auf! Schreiben Sie uns eine oder verwenden Sie das Kontaktformular auf unserer Internetseite 8

11 Bürgerbeteiligung mit offenen Verwaltungsdaten (Open Government) Wir alle beobachten seit vielen Monaten eine Form von Bürgerbewegung, -erwartung oder gar -entrüstung, die eine bessere Beteiligung der Bürger am öffentlichen Verwaltungshandeln fordert. Die Ereignisse sind vielfältig und reichen von einfachen Wahlen über allgemeine Entscheidungstransparenz bei Verwaltungsprozessen bis hin zur Beteiligung an großen Infrastrukturprojekten wie Stuttgart 21. Diese Erwartungen zu erfüllen, stellt die Verwaltung in zweierlei Hinsicht vor große Aufgaben: Zum einen muss die Bereitschaft zu Transparenz und Bürgerbeteiligung überhaupt entwickelt werden, zum anderen ist neben den rechtlichen Fragen zu klären, wie die Beteiligung organisatorisch und technisch sinnvoll erfolgen kann. Bürgerbeteiligung Bürgerinformation Die freie Bereitstellung von Daten und Informationen aus der Verwaltung Open Data nimmt hierbei eine Schlüsselstellung ein, denn nur bei guter Bürgerinformation kann eine kompetente und damit zielführende Beteiligung erwartet werden. Die Daten sollen u. a. die Prinzipien Vollständigkeit, Aktualität, leichter Zugang, Maschineninterpretierbarkeit und offene Standards erfüllen. Die Rolle der Geodaten Geodaten, also Karten und kartographisch aufbereitete Sachdaten, eignen sich zur Umsetzung von Open Data aus verschiedenen Gründen ganz besonders. Das Wichtigste: Geodaten sind von Jung bis Alt für jeden verständlich und meistens einfach und damit richtig interpretierbar. Mit Geoinformationen können statistische Daten schön dargestellt und Anonymisierungen hervorragend durchgeführt werden. Geodaten sind in der Lage, räumliche Bezüge darzustellen, was wiederum für unsere Bürger ein sehr wichtiger Aspekt ist. Standardisierung Die europäische Richtlinie INSPIRE und deren nationale Umsetzung Geodateninfrastruktur Baden-Württemberg 1 (GDI-BW) befassen sich intensiv mit der Festlegung von Standards sowie deren gesetzlich vorgeschriebenen Umsetzung und erfüllen für den Bereich Geodaten die für Open Data geforderten Prinzipien 2. Die Umsetzung der GDI kommt auf alle Verwaltungen in Baden-Württemberg zu bzw. hat schon begonnen. Der Aufwand hierfür ist nicht unerheblich und soll deshalb gebündelt werden. Die Konzeption der KIVBF Die KIVBF richtet sich auf diese Aufgabe ein und entwickelt derzeit ein Konzept für den Aufbau eines Geo-Datawarehouse, welches in die KIVBF-Middleware-Konzeption eingebunden ist. Auf dieser Basis können einerseits bestimmte Anforderungen der GDI-BW bedient, aber auch ganz allgemein der Bedarf zur Veröffentlichung von Verwaltungsdaten gedeckt werden. Gemeinden, die in der Lage sind, ihre Bürger auf diese Weise mit Informationen ansprechend, schnell und transparent zu versorgen, sind im Vorteil: Sie stellen ihre Bürger zufrieden und können sie vielleicht sogar begeistern. Dr. Georg Dinter, Geschäftsbereichsleiter, Kommunale Dienstleistungen Autor: Dr. Georg Dinter Geschäftsbereichsleiter Kommunale Dienstleistungen, Fon (georg.dinter@kivbf.de) 1 Vgl

12 cogon AG SEPA von der Theorie zur Praxis Der kürzlich veröffentlichte Beschluss des Europäischen Parlaments schafft endlich Klarheit: Ab dem 1. Februar 2014 ist die Nutzung der neuen SEPA- Zahlungsverfahren verpflichtend. Unternehmen sollten dies zum Anlass nehmen, ihren Zahlungsverkehr einmal ganzheitlich zu überprüfen. Autor ist Matthias Löhle, Mitglied der Geschäftsleitung der cogon AG; Fon SEPA-Ansprechparter bei KIVBF: Jürgen Heinrich, Stabsstelle Innovation, Fon Seit über 10 Jahren sind wir als Spezialist für innovative Zahlungsverkehrslösungen auf dem Markt. Mit den Geschäftsbereichen Payments, Cash Management und Transaktion Services bieten wir einen umfassenden Service zur automatisierten Abwicklung und Optimierung von Zahlungsverkehrsprozessen für Firmenkunden. Die Schaffung des einheitlichen Zahlungsverkehrsraumes in Europa SEPA (Single Euro Payments Area) ist seit Jahren ein vieldiskutiertes Thema. Die Banken haben ihre Hausaufgaben weitestgehend erledigt, z.b. notwendige Systemanpassungen vorgenommen, Konditionen angepasst und zum Teil auch spezielle SEPA-Angebote aufgelegt. Darüber hinaus wurde viel Aufklärungsarbeit geleistet und dennoch: Die Adaption durch die Marktteilnehmer verlief bisher schleppend. Wie so oft ist eine Antwort hierauf vielschichtig, aber eines lässt sich mit Bestimmtheit sagen: Es fehlte an klaren Rahmenbedingungen und vor allem Terminen. Nun ist klar, dass ab dem 1. Februar 2014 in allen 32 Mitgliedsländern für die Abwicklung des Zahlungsverkehrs die Nutzung der neuen SEPA-Verfahren vorgeschrieben ist. Die nationalen Formate, wie das deutsche DTAUS-Format, sind dann durch die jeweiligen SEPA-Verfahren für Überweisungen und Lastschriften zu ersetzen. Dies bedeutet in der Praxis, dass die bisher im Zahlungsverkehr eingesetzten Systeme rechtzeitig angepasst werden müssen, um den Zahlungsverkehr zukunftssicher zu unterstützen. Darüber hinaus sind auch prozessuale Veränderungen zu beachten, die eine Änderung der Geschäftsabläufe erfordern, wie beispielsweise die notwendigen Vorlauf- und Benachrichtigungsfristen bei der SEPA-Lastschrift. Außerdem erfordern die neuen Formate die Nutzung der Kontodaten im neuen SEPA-Format, d.h. Bestandskunden müssen die bereits vorhandenen Daten (Kontonummer und Bankleitzahl) um IBAN (International Bank Account Number) und BIC (Bank Identifi cation Code) ergänzen. Hier kann zwar zum Teil auf Konvertierungsangebote von Banken zurückgegriffen werden, allerdings können die Daten nicht zu 100% gewandelt werden. An dieser Stelle wird eine Lösung benötigt, die statt der bisher häufi g verwendeten Lastschrifteinzugsermächtigungen künftig die entsprechenden Mandate verwaltet. Diese notwendigen Anpassungen bedürfen genügend Vorlauf und einer guten Planung. Vor diesem Hintergrund bietet es sich an, den Zahlungsverkehr einmal bewusst ganzheitlich unter die Lupe zu nehmen. Dabei gilt es zu prüfen, ob die Prozesse effizient und sicher gestaltet sind. Die eingesetzten Systeme sollen die Abläufe optimal unterstützen. Matthias Löhle, Mitglied Geschäftsleitung cogon AG Moderne Lösungen bieten enorme Potenziale, z.b. um wiederkehrende Prozesse zu optimieren oder durch Einbindung mobiler Endgeräte die notwendigen Kontroll- und Freigabeprozesse wesentlich fl exibler zu gestalten. Sie lassen sich einfach und intuitiv bedienen und schaffen durch ein zentrales Datenmanagement die notwendige Transparenz hinsichtlich der aktuell vorhandenen Liquidität. Sie sind somit ein hilfreiches Werkzeug für die tägliche Arbeit, aber gleichzeitig auch verlässliche Informationsbasis für anstehende Entscheidungen (z.b. Investitionen). Auf diese Weise lassen sich die Potenziale der SEPA-Anpassungen optimal erschließen weitere Informationen auf 10

13 Auf Erfolgskurs mit ECM-Technologie OPTIMAL SYSTEMS Unternehmensweite Verwaltung und Archivierung von Dokumenten mit Hilfe eines zentralen Enterprise Content Management-Systems. Die Grundanforderungen an öffentliche Verwaltungen wachsen beständig, die Ressourcen der Kommunen hingegen nicht: Die Zahl der Anträge steigt, Vorgänge werden immer komplexer, sollen aber in immer kürzerer Zeit bearbeitet werden. Durch den konsequenten Einsatz digitaler Technologien lassen sich zahlreiche Einsparpotenziale erschließen. Studien zufolge können computergestützte Dokumentenverwaltung, digitale Workfl ows und elektronische Archivierung basierend auf Enterprise-Content- Management-Technologien die Bearbeitungszeit von Dokumenten um bis zu 60 Prozent reduzieren und die Produktivität um bis zu 75 Prozent steigern. Wir geben den Mitarbeitenden der öffentlichen Verwaltung ein Mittel an die Hand, um die Datenfl ut zu beherrschen, so Jens Neuhaus, Account Manager der OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbh Konstanz, ein Unternehmen der OPTIMAL SYSTEMS Unternehmensgruppe, das seit Jahren sehr erfolgreich zusammen mit KIVBF arbeitet. Die Lösung der KIVBF zu Dokumentenmanagement und digitaler Archivierung ( dvv.dokumentenmanagement ) basiert auf der Software für Enterprise Content Management (ECM) von OPTIMAL SYSTEMS. Das ganzheitliche Konzept der ECM-Plattform umfasst Technologien, Werkzeuge und Methoden zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von elektronischen Inhalten im ganzen Unternehmen: digitales Dokumentenmanagement, Vorgangsbearbeitung, Workfl ow und Archivierung ebenso wie Portaltechnologien, welche die Zusammenarbeit innerhalb einer Verwaltung unterstützen. Egal ob elektronische Verwaltungsakte, Personalakte, Posteingangsworkfl ow, Rechnungsbearbeitung, Kassenbelegarchivierung, Bürgerbüro oder Ordnungsamt die Software-Lösung passt sich den Anforderungen der Anwender an, ist stets flexibel und erweiterbar und gewährleistet den Mitarbeitenden den Zugang zu den für sie relevanten Informationen. OPTIMAL SYSTEMS ist seit 20 Jahren mit über 200 Lösungen und Anbindungen an zahlreiche Fachverfahren für den öffentlichen Bereich am Markt. Mit der Software OS ECM bieten wir Ihnen eine zentrale Plattform, um unterschiedliche Daten und Dokumente zu verwalten, schnell wiederzufi nden und rechtskonform zu archivieren. Gern zeigen wir Ihnen unsere fachspezifischen Anwendungen in Live-Präsentationen und freuen uns auf Ihren Besuch bei einer KIVBF-Hausmesse Forum 2012 an den jeweiligen Standorten! Jens Neuhaus, Account Manager, Sales & Partner Management, OPTIMAL SYSTEMS Kontakt: Jens Neuhaus, Account Manager, Sales & Partner Management, OPTIMAL SYSTEMS, Vertriebsgesellschaft mbh Konstanz, Bleicherstr. 10, D Konstanz, Fon , neuhaus@optimal-systems.de, Die Erfolgsstory von OPTIMAL SYSTEMS in Baden-Württemberg geht weiter: In 2011 wurden 28 Neukunden-Installationen durchgeführt. 11

14 Dokumentenmanagement, aktuelle Themen und Entwicklungen in DOKUMEA Autor: Jochen Schach, Lösungen für Dokumentenmanagement & Archivierung, Fon In den vergangenen Jahren waren die Einführung von Basissoftware und Aufbau einer allgemeinen Dokumentenablage in Projekten der öffentlichen Verwaltung im Dokumentenmanagement vorherrschend. Doch mehr und mehr richten sich der Fokus und die Anforderungen der Kunden auf die Themen Integration mit Fachverfahren, Prozessunterstützung (Workflow) und mobiles Arbeiten. Entsprechend setzt die KIVBF den Schwerpunkt ihrer Weiterentwicklungen in diesen Bereichen. Integration in die Personalmanagement-Lösung In den kommenden Monaten wird die KIVBF eine mit dem Personalmanagement-System dvv.personal voll integrierte elektronische Personalakte auf Basis von DOKUMEA anbieten. Vollintegration heißt: dvv.personal ist führendes System. Wird ein Personalfall dort angelegt/geändert, erfolgt automatisch die Anlage/Änderung der Akte in DOKUMEA. Belege aus der Personalabrechnung, z.b. Entgeltabrechnungen, werden direkt in der Akte des Personalfalls abgelegt. Die Sachbearbeiter können aus dem Personalmanagement-System in ein spezifi sches Dokument in der DOKUMEA - Personalakte abspringen. Doch unsere Integration bietet noch mehr: Je nach Bedarf können viele Stammdaten für die Erstellung von Dokumenten verwendet werden. Die Gesamtlösung unterstützt damit nachhaltig die Prozessoptimierung in der Personalverwaltung: Die gesamte Steuerung der Personalangelegenheiten erfolgt über das Personalmanagement-System dvv.personal: DOKUMEA agiert im Hintergrund und verwaltet Personaldokumente sicher, so sind Sie mit einem Click vom Personalfall beim relevanten Vorgang. Benutzerfreundlichkeit Genauso wichtig wie die funktionalen Bausteine ist uns die Benutzerfreundlichkeit von DOKUMEA. Diesem Aspekt wird mit der neuen Version 7 besondere Bedeutung geschenkt. Sie bietet wesentliche Verbesserungen bei der Vorschau von Dokumenten, bei der Navigation und Suche, bei der Anzeige von Stammdaten und bei der Ablage eines Dokuments in DOKUMEA. Workflow Viele Kunden erkennen, dass eine frühe Erfassung der Dokumente die Abläufe in der Verwaltung beschleunigen und regelbasiert strukturieren kann. KIVBF arbeitet aktuell am Thema Posteingangsverarbeitung. Beim Posteingang wurde eine Standard-Vorgehensweise konzipiert, die leicht an die organisatorischen Bedürfnisse der Verwaltung angepasst werden kann. Weitere Potenziale liegen im Bereich der Rechnungseingangsverarbeitung, welche bereits über eine Integration in unsere Finanzwesenlösung verfügt. Integration eines Sitzungsmanagement-Systems Die Software Session eines Systempartners der KIVBF unterstützt alle Bereiche der Sitzungsorganisation zugeschnitten auf die Abläufe der jeweiligen Verwaltung mit Anwendungen für Sitzungsmanagement, Ratsinformation, Sitzungsgeld, Drucksteuerung, u.v.m. Auch hier agiert DOKUMEA im Hintergrund, verwahrt die Dokumente sicher und stellt sie dort bereit, wo sie benötigt werden. Selbstverständlich können sowohl Personalakten als auch Sitzungsdokumente direkt über DOKUMEA aufgerufen werden. Entsprechend einstellbare Zugriffsrechte sorgen dafür, dass die in beiden Anwendungsfällen hohen Anforderungen an den Zugriffschutz erfüllt werden. 12

15 Jochen Schach, Lösungen für Dokumentenmanagement & Archivierung DMS mobil Entscheidungsträger müssen heute mobil sein und trotzdem ihre operativen Prozesse managen: Workfl ows bearbeiten, Rechnungen freizeichnen und Akten sichten mit mobilen Endgeräten ist dies möglich. Was bei schon State of the Art ist, nämlich der weltweite Zugriff von nahezu jedem Endgerät, wollen wir auch hier schaffen: Unser DMS soll mobil werden. Für die Absicherung der Kommunikation werden bewährte Technologien eingesetzt. Die Kunden der KIVBF werden also app -solut mobil sein. Michael Dambacher, Bürgermeister v. Bühlertann Einführung von DOKUMEA in der Gemeinde Bühlertann Seit April 2011 nutzt die ca Einwohner zählende Gemeinde Bühlertann die Lösung DOKUMEA für Dokumentenmanagement und Archivierung (mit den Zusatzmodulen Texterkennung und Volltextsuche ). Wir sprachen mit Bürgermeister Michael Dambacher über seine in der Praxis gewonnenen Erfahrungen: Ausgangslage vor Einführung des DMS Herr Bürgermeister Dambacher, welches waren Ihre Motive für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems? Die Zahl der elektronischen Dokumente hat auch in unserer Verwaltung in den vergangenen Jahren stetig zugenommen: Ansteigender -Verkehr, die Zunahme von elektronischen Formularen, die Virtuelle Poststelle und die Erfordernisse der EU-Dienstleistungsrichtlinie haben zu dieser Entwicklung beigetragen. Viele Dokumente waren zuvor in allgemeinen oder in den persönlichen Verzeichnissen unserer Mitarbeiter abgelegt und häufi g schwer aufzufi nden. Welche Gründe sprachen für die Wahl von DOKUMEA? Vor der Einführung von DOKUMEA haben wir die DMS- Systeme verschiedener Anbieter miteinander verglichen. Ein wesentlicher Vorteil von DOKUMEA : Man ist nicht in ein Korsett gezwängt. Die Mitarbeiter-/innen können weiterhin in ihrer normalen Office-Umgebung arbeiten. Wichtig ist zudem die Anbindung an die RZ-Verfahren. Letztlich aber haben fi nanzielle Gründe den Ausschlag gegeben. Mit Blick auf die einmaligen Investitionskosten und den laufenden Betrieb erwies DOKUMEA sich als die günstigste Variante. Im Ergebnis hat sich der Gemeinderat einstimmig für DOKUMEA entschieden. 13

16 Kontakt: GEMEINDE BÜHLERTANN, Michael Dambacher, Bürgermeister, Hauptstraße 12, Bühlertann, Fon , 14 Einführung Wie viele Mitarbeiter arbeiten heute mit dem System? Zusammen mit mir sind es 10 Mitarbeiter-/innen. Wie lang war die Eingewöhnungsphase bei den Mitarbeiter-/innen? Ca. ¼ ½ Jahr. Ich habe darauf geachtet, dass alle geschäftsvorfallsrelevanten Dokumente nach DOKUMEA übernommen und alle benötigten Outlook-Kontakte in DOKUMEA erfasst und von dort aus bearbeitet werden. Wir benutzen die Standardlösung DOKUMEA E-Akte mit Ablage nach Boorberg-Aktenplan. Dies bedeutete eine Umstellung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, denn mit Aktenzeichen und -plänen hatten sie bisher wenig zu tun. Welche organisatorischen Maßnahmen haben Sie getroffen? Wir haben den Standard-Aktenplan konkret auf die Organisation der Gemeindeverwaltung abgestimmt. Wichtig ist, dass wir neben dem technischen Administrator auch einen fachlichen Administrator haben. Letztere Funktion wird bei uns durch die für die Registratur verantwortliche Mitarbeiterin wahrgenommen, damit die elektronische Ablage und die Registratur konzeptionell nicht auseinanderlaufen. Ganz wichtig war für mich, die Einführung des Dokumentenmanagement-Systems innerhalb unserer Verwaltung abzustimmen. So muss man z.b. ein Gefühl dafür bekommen, wann eine Hauptakte, eine Teilakte oder ein Vorgang angelegt wird oder wann ohne Register gearbeitet werden kann. Das muss jede Gemeinde für sich selbst defi nieren. In gleicher Weise unterliegt die Verschlagwortung einem Abstimmungsprozess: Z.B. müssen die Schlüsselwörter zur Kennzeichnung von Dokumenten vereinheitlicht werden, damit die Suchfunktion effektiv eingesetzt werden kann. Welche Strategie verfolgten Sie bei der Übernahme der Altakten? Wir haben einen klaren Schnitt gemacht: Es wurde festgelegt, dass ab einem bestimmten Zeitpunkt nur noch die elektronische Ablage geführt wird. (Abgeschlossene) Akten, die vor diesem Zeitpunkt bereits bestanden, bleiben in Papierform erhalten. Alle geschäftsvorfallsrelevanten, offenen Vorgänge wurden in das neue System übernommen. In gleicher Weise wurde mit den elektronischen Dokumenten verfahren. Wir befi nden uns in einem Entwicklungsprozess, in dessen Verlauf die funktionellen Möglichkeiten von DOKUMEA immer intensiver genutzt werden. Daneben müssen wir uns mit der Systempflege auseinandersetzen. Scannen Sie die gesamte eingehende Briefpost zur Ablage in DOKUMEA? Die gesamte geschäftsvorfallsrelevante Post (inkl. s) wird bei uns gescannt und in DOKUMEA abgelegt. Erfahrungen Wie war die Einführung: Was hat gut geklappt, was war weniger gut? Ich bin zufrieden mit dem Verlauf des Projektes. Gut gefallen hat mir die zügige Umsetzung das System war schnell in Betrieb. Am 15. Dezember 2010 hat der Gemeinderat den Beschluss zur Einführung von DOKUMEA gefasst. Danach blieben uns ca. 3 Monate für die Ausarbeitung des Aktenplans und die IT-Beschaffung. Die organisatorischen Regelungen führten wir in Eigenregie durch und waren im April 2011 bereits online. Von KIVBF erhielten wir eine Systemschulung für Anwender und eine Admin-Schulung. Nach einem Jahr ist eine zweite Schulung geplant. Welche Funktionen des DMS schätzen Sie und Ihre Mitarbeiter-/innen besonders an DOKUMEA bzw. welche fehlen Ihnen? Sehr gut ist die Suchfunktion des Systems: Wenn man etwas sucht, dann fi ndet man es und erhält schnell Ergebnisse. Bei Gemeinderatssitzungen ist DOKUMEA bei mir immer geöffnet; bei Bedarf suche ich an Ort und Stelle selbst nach evtl. noch benötigten Dokumenten wie z.b. Bebauungsplänen. Dies sind die Effekte, die belegen, dass DOKUMEA sinnvoll einsetzbar ist. Welche Empfehlungen würden Sie anderen Kommunen Ihrer Größenordnungen für die Einführung eines DMS geben? Unabhängig von der Art des einzuführenden Systems muss man sich überlegen, wie man die Dokumente künftig ablegen will, mit welcher Ordnungsstruktur, mit welcher Gliederungstiefe und mit welchen Berechtigungsstrukturen. Hierüber muss sich eine Gemeinde selbst Gedanken machen. Es genügt nicht, einfach nur ein System zu beziehen und laufen zu lassen. Die Einführung sollte in drei Schritten erfolgen: 1. Bereitstellung des Systems 2. Pflege des Systems 3. Klärung der organisatorischen Fragen. Welche Erweiterungen sind geplant? Im Zusammenhang mit dem Umstieg auf die Kommunale Doppik planen wir die Einführung der Belegarchivierung. Interviewfragen: Jochen Schach, Gabriele Kolodzeike, KIVBF

17 Gestaltung eines modernen Arbeitsplatzes: Virtual Desktop xevit net works Spezialist für Unified Communications und Netzwerktechnik Sprach-Daten-Integration (VoIP) Contact-Center Lösungen Wireless Communication Switching/Routing Netzwerkverkabelung Videoüberwachung Telepresence/Videokonferenz-Systeme Anhand eines modernen Verwaltungsarbeitsplatzes zeigt xevit mit der Technologie von Cisco die Integration der Kommunikationswelten für Daten, Sprache und Video in einem flexiblen, attraktiven Arbeitsplatzkonzept. Durch Virtual Desktop Technologie entfällt der teure und aufwändige Betrieb vollwertiger PCs am Arbeitsplatz. Gleichzeitig wird durch die Zentralisierung der Systemintelligenz die IT Sicherheit erhöht. Vom einfachen Arbeitsplatz mit Bildschirm, Tastatur, Maus und Telefon bis hin zum hochmodernen mobilen Arbeitsplatzendgerät mit Videounterstützung kann das Angebot an die Anforderungen angepasst werden. Eine gesamtheitliche und abgerundete Lösung zum live erleben und anfassen! xevit net works, einer der führenden Anbieter von IP-basierten, konvergenten Kommunikationslösungen mit Hauptsitz in Ettlingen, entwickelt und vertreibt Kommunikationslösungen für Kunden aus den Bereichen Öffentliche Hand, Mittelstand, Finanzdienstleister sowie Healthcare. Der Netzwerkspezialist für Voice-over-IP Systeme, Wireless Communication, Netzwerkmanagement und IT-Infrastruktur betreut seine Kunden dabei von der Planung über die Installation bis zum Service. Neben der Zentrale in Ettlingen hat das Unternehmen u.a. Standorte in Köln, Kamp-Lintfort, Stuttgart und München. Die Flexibilität eines mittelständischen Unternehmens in Verbindung mit dem Weltmarktführer für Netzwerktechnik bietet den Kunden größtmögliche Sicherheit im Kommunikationsbereich. Patrick Mangler, Leiter Vertrieb Behörden & Verwaltung, xevit net works Ansprechpartner xevit: Patrick Mangler, Leiter Vertrieb Behörden & Verwaltung, xevit net works, Otto-Hahn-Straße 18, D Ettlingen, Fon ,

18 Die neue Lösung im Einwohnerwesen moderne und effiziente Melderegisterbearbeitung Das Meldewesen dient als informationelles Rückgrat für Verwaltung, Bevölkerung und Wirtschaft. Deshalb erwarten die LEWIS-Kunden hochwertige Dienstleistungen und eine benutzerfreundliche Softwarebedienung. Da sich im Verlauf der letzten Jahre die Geschäftsprozesse bei der Melderegisterbearbeitung wesentlich gewandelt haben, stellen die laufenden Anpassungen eine große Herausforderung dar. Insbesondere bei den Mitteilungsdiensten herrscht inzwischen eine nachrichtenorientierte Vorgangsbearbeitung vor, oder es entstanden ganz neue Aufgabenthemen z.b. im Zusammenhang mit dem Scheckkarten-Personalausweis und seiner Online-Ausweisfunktion. Um auch künftig eine wettbewerbsfähige und moderne Software anzubieten, wird das landeseinheitliche Einwohner- Informations-System LEWIS gemeinsam mit Endkunden als nachrichtenorientiertes Verfahren weiterentwickelt. Hierbei wird auch die Benutzeroberfl äche verändert und eine intuitive Melde-/Ausweisregisterbearbeitung eingeführt. Ein hohes Einsparpotenzial ergibt sich bei der Einarbeitung der elektronischen Mitteilungsdienste. Da die bundesweit empfangenen Nachrichten nach dem Standard von OSCI- XMeld qualitätsgesichert vorliegen, können diese direkt für eine automatisierte Einarbeitung genutzt werden. Ein Beispiel für die neue Oberfl äche ist die Suchmaske (Hardcopy). In der sogenannten Behördenwiedervorlage erkennt man den aktuellen Umfang der elektronischen Nachrichten, deren Anzahl nach OSCI-XMeld auch noch zunehmen wird. 16

19 Auch in der Raumordnung werden grafi sche Elemente (Hardcopy) für mehr Transparenz sorgen. Die mit den Objekten verbundenen Aktionen können über Klicks direkt ausgewählt werden. Infobox Die Neuentwicklung der Lösung für das Einwohnerwesen in Baden-Württemberg dient der Abbildung der sich rasch verändernden Geschäftsprozesse im Meldewesen. Die Software ist nachrichtengetrieben, d.h., durch die qualitätsgesicherte Integration von Nachrichten in das System werden Erfassungsdialoge künftig immer mehr in den Hintergrund treten. Prozessoptimierungen werden auch von der automatisierten Einarbeitung von Personenstandsdaten (XPersonenstand) erwartet. Eine bedienerfreundliche Benutzeroberfl äche ermöglicht dem Sachbearbeiter eine rasche Einarbeitung. Natürlich werden E-Government-Funktionen sowie die eid-funktion des neuen Personalausweises unterstützt. Damit wird der Anforderung der Nationalen E-Government-Strategie, den papiergebundenen Antrag dem elektronischen gleichzustellen, Rechnung getragen. Autor: Matthias Vogt, Einwohnerwesen, Fon Weitere Gründe für die Überarbeitung sind: Anpassung an aktuelle Standards des Cloud-Computing Einführung des Bundesmeldegesetzes (voraussichtlich Ende 2013), das bundesweit zu Vereinheitlichungen führen wird. Reiner Balduf, Bereichsleiter Einwohnerwesen Als voraussichtlichen Termin für den Rollout möchten wir das Osterwochenende 2013, also voraussichtlich nennen. Über weitere Details werden wir unsere Kunden frühzeitig und ausführlich informieren. 17

20 Aktuelles aus dem kommunalen Finanzwesen Programm 2012 Überblick Nachdem die neue Landesregierung 2011 das Wahlrecht zwischen kommunaler Doppik und Kameralistik in Aussicht stellte, hat die KIVBF der Lösungsoptimierung in der Kameralistik hohe Priorität gegeben. In welche Richtung sich die Landesregierung auch bewegen wird, die KIVBF ist vorbereit. Wir verfolgen weiterhin die Strategie einer Produktlinie für die Kommunen in Baden-Württemberg. Im Sinne der Landeseinheitlichkeit ist Baden-Württemberg in den Bereichen Einwohner Finanzwesen Personalwesen Vorzeigebundesland. Als KIVBF prägen wir diesen Standard mit. Die Vorteile liegen auf der Hand: Gleichförmige Geschäftsprozesse, gesicherte Weiterentwicklung der Lösungen durch Beteiligung und Mitbestimmung VON den Kunden FÜR die Kunden. Die Fachleute der Verwaltungen und unsere Fachleute kennen sich und arbeiten Hand in Hand, die KIVBF sorgt für die technische und systemische Sicherheit. Unser Programm im Finanzwesen 1. Produktmanagement Den Fokus auf das Anforderungsmanagement und die Weiterentwicklung der Lösung hat der verantwortliche Produktmanager Wolfgang Fuchs mit seinem Team, das in diesem Jahr massiv verstärkt wird. 2. Kameralistik Der Fachbeirat Kommunale Finanzverwaltung hat Ende 2011 eine Arbeitsgruppe Kameralistik ins Leben gerufen, welche das Produktmanagement der KIVBF in der Optimierung der kameralen Finanzwesenslösung unterstützt. Die aktive Mitwirkung in der Arbeitsgruppe Kameralistik lohnt sich: Weitere vordringliche Neuerungen wurden von der Datenzentrale aufgenommen und gehen Anfang Mai produktiv: 1. Allgemeine Verfügbarkeitskontrolle (AVK) auf der Auszahlungsanordnung 2. Gesperrte Kreditoren (Auskunft) 3. Stundungsraten (Reporting) 4. Haushaltsübersicht (Pfl ege) 5. Kassenabschluss: Abgleich Kassen-Ist und Ist der Haushaltsrechnung 6. Haushaltsplan-Texte 3. Doppik Insgesamt nutzen derzeit 65 Kunden, davon 16 von 17 Landkreisen mit rd Usern die Lösung Kommunale Doppik. In 2012 werden 7 weitere Kunden auf die Kommunale Doppik umgestellt. 4. Kommunalmaster Doppik Smart Die regionalen Info-Veranstaltungen in 2011 zu dem Kommunalmaster Doppik Smart erhielten durchweg positives Feedback. Der Pilotkunde Oedheim ist seit Januar produktiv und gab dem Smart die Note: 1,5. Die Umstellung 3 weiterer Smart-Kunden mit Produktivsetzung zum ist geplant. 18 Harald Bauer, Bereichsleiter Kommunale Finanzverwaltung 5. Service Anwendertreffen 2012: Insgesamt 395 Teilnehmer in 11 Veranstaltungen, 97% der Besucher bewerteten die Veranstaltungen mit der Note sehr gut bis gut: das ist die positive Bilanz der Anwendertreffen im 1. Quartal Weitere Anwendertreffen für 2012 sind in der Planung. Als begleitende Maßnahme bieten wir persönliche Kundenbetreuung und Prozessunterstützung bei Ihnen vor Ort an. Wir stellen prozessorientierte FAQ s im Kundenextranet zur Verfügung und überarbeiten aktuell unsere Schulungsunterlagen mit dem Fokus Prozessorientierung. Um unsere Serviceleistung zu verbessern, hat seit November 2011 Frau Reimold die Gesamtverantwortung für den Finanzwesen-Service.