Beschaffungsstrategie von Verbrauchsmaterial am Kantonsspital St. Gallen (KSSG) Version: 04. November 2013

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1 Kantonsspital St.Gallen Betrieb & Infrastruktur Einkauf Reinhard Kuster Direkt Fax CH-9007 St.Gallen Tel Beschaffungsstrategie von Verbrauchsmaterial am Kantonsspital St. Gallen (KSSG) Version: 04. November 2013 Inhaltsverzeichnis: 1 Beschaffungsstrategie Verbrauchsmaterial Grundsätze Ziele Einkaufsstrategie Einkaufsprozesse Strategischer Einkauf Operativer Einkauf Sortimentsgestaltung Sortimentsentscheidungsgremien Medizinische Materialkommission (MMK) Materialkommission Strategische Einkaufsteams (SET) Dokumente... 7

2 2/7 1 Beschaffungsstrategie Verbrauchsmaterial 1.1 Grundsätze Kosten von Verbrauchs- und Gebrauchsmaterial bilden zusammen mit Personalkosten einen wesentlichen Anteil der Gesamtkosten unseres Spitals. Mit unserer Beschaffungsstrategie leisten wir einen dauerhaften Beitrag zum Unternehmenserfolg. Mit kompetenten und motivierten Mitarbeitern sichern wir die Beschaffung und den Einkauf von Verbrauchsmaterial. Die Beschaffung von Investitionsgütern ist in einem separaten Dokument behandelt. Der Einkauf als Teilfunktion der Beschaffung, steuert bzw. unterstützt Sortimentsentscheide, übernimmt alle Aufgaben der Bestellabwicklung und unterstützt wirtschaftliches Verhalten. Das für Supportprozesse aufgeführte Unternehmensziel verfolgen wir engagiert, konsequent und mit höchster Priorität: Die Supportprozesse im Kantonsspital St. Gallen sind geprägt von hoher Professionalität und Kundenorientierung und stellen den sorgfältigen und nachhaltigen Umgang mit Ressourcen sicher. Die Infrastruktur entspricht den Bedürfnissen der Patienten und Mitarbeitenden und wird laufend weiterverfolgt. 1.2 Ziele o Beschaffungsabläufe sind transparent und nachvollziehbar o Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeit der Beschaffung sowie Sortimentsgestaltung sind festgelegt und transparent o Materialentscheide werden einvernehmlich und in partnerschaftlichen Zusammenarbeit zwischen Anwendern und Einkaufsabteilung festgelegt o Materialentscheide werden auf Basis von wirtschaftlichen sowie auch innovativen Grundlagen gefällt o Budget für Beschaffung der benötigten Materialien sowie Beschaffungsprojekten wird durch Anwender sichergestellt o Lieferbereitschaft ist sichergestellt 1.3 Einkaufsstrategie o sichern von Kompetenz, Erfahrung und Profession bei Beschaffungsverantwortlichen und Mitarbeitern o fördern nachhaltiger und innovativer Sortimentsentscheide bzw. Projekte o ernstnehmen der Kundenwünsche (Finanzierung und Budget ist durch Kunde sichergestellt) o sicherstellen eines zentralen Einkaufes durch effiziente und effektive Abläufe o dienstleistungsorientiertes abwickeln und überwachen sämtlicher Bestell- und Rechnungsaufgaben in Zusammenarbeit mit leistungsfähigen Lieferanten sichern die notwendigen Lieferbereitschaft o sicherstellen einer nachhaltigen Versorgung mit geeigneten Lieferanten und angepasstem Risikomanagement durch geeignetes Lieferantenmanagement und Lieferantenförderung o konsequentes einsetzen und nutzen von elektronisch unterstützten, automatisierten Abläufen und konstantes optimieren der Beschaffungsprozesse o pflegen von Kontakten und Netzwerken zu Fachkollegen, Branchenorganisationen, Spitälern, Einkaufskooperation Medsupply, Standardisierungsorganisationen wie GS1, Lieferanten, Logistikunternehmen o nutzen von Best Practice Konzepten

3 1.4 Einkaufsprozesse Die Einkaufsabteilung fungiert als Schlüssel- und Scharnierfunktion, koordiniert und steuert die die Materialbeschaffung des kunden- und patientenbedingten Materialbedarfs. Das zur Verfügung stehende Sortiment muss innovativen und modernen Ansprüchen genügen. Leistungsfähige Unternehmen mit breitem Sortimentsangebot stellen die Versorgung sicher. Die Fokussierung auf strategische sowie operative Aufgaben garantiert zukunftsorientiert und langfristig die Erfolgsfaktoren für eine optimale Sortimentsteuerung Strategischer Einkauf o steuern und bestimmen von Lieferanten o koordinieren und steuern verschiedener direkt oder indirekt abhängiger Verhandlungsgegenstände im Sortimentsmanagement (abstimmen von bestehende mit neu zu beschaffenden Produkten, nutzen von Synergien des Sortiments verschiedener Bereiche, etc.) o übernehmen von Lead Buyer Aufgaben o festlegen der internen Einkaufsorganisation o koordinieren, steuern und entscheiden langfristiger Verträge o sicherstellen der langfristigen Versorgungssicherheit 3/7 Anmerkung. Aus: Schifferer (2005), S Operativer Einkauf o sichern des Tagesgeschäft und der aktuellen Lieferbereitschaft o erster Ansprechpartner für Kunden im Tagesgeschäft Anmerkung. Aus: Schifferer (2005), S. 5

4 4/7 2 Sortimentsgestaltung 2.1 Sortimentsentscheidungsgremien Geschäftsleitung strategische Sortimentsentscheide medizinische Materialkommission (MMK) Anträge Sortimentsentscheide Unterkommissionen Materialkommission, strategische Einkaufteams (SET) Anträge Sortimentsentscheide Einkäufer Anwender Medizinische Materialkommission (MMK) Ist das übergeordnete Gremium für Sortimentsentscheide. Sie erlässt begründete und nachvollziehbare Entscheide und tagt regelmässig Aufgaben MMK o Sortimentspolitik vorgeben o Sortimentsgestaltung definieren o Innovationen bzgl. Material prüfen o Lieferantenmanagement ausüben o Projekte im Beschaffungsumfeld initiieren o Aufträge an die Unterkommissionen weitergeben o Entscheid fällen, insbesondere zu: Sortimentsentscheide mit unternehmensweiter Verbindlichkeit Sortimentsentscheide mit zu erwartenden Mehrkosten von mehr als 50'000 CHF pro Jahr o Erfolg der Sortimentsentscheide überwachen Zusammensetzung MMK o Leiter Betrieb und Infrastruktur (Leitung) o Leiter Einkauf (Protokoll) o Leiter Finanzen o Jeweiliger Vertreter Med. Departement I / II / III / IV o Leiterin Pflege o Leiter Medizintechnik o Qualitätsmanagement Diese Zusammensetzung der MMK gewährleistet das Mitspracherecht der Anwendergruppen, welche von den Produktentscheiden am stärksten betroffen sind.

5 Anwender Einkauf Unterkommissionen (Mako & SET) medizinische Materialkommission (MMK) Definition Sortimentsentscheide mit unternehmensweiter Verbindlichkeit Sortimentsentscheide mit unternehmensweiter Verbindlichkeit, sind Produktentscheide die strategische, spitalweite Wichtigkeit haben jedoch nicht zwingend Mehrkosten verursachen, sondern gar zu Kostensenkungen führen. Diese Entscheidungen können jedoch zu massiven Änderungen im Produktsortiment führen und Einfluss auf folgende Bereiche haben: o Patientensicherheit o Patientenzufriedenheit o Arbeitsprozesse o Arbeitssicherheit Definition Mehrkosten Die jährlichen Mehrkosten sind die Kosten, welche pro Jahr zusätzlich anfallen: Anzahl x Preis Anträge an die MMK Die Anträge an die MMK erfolgen schriftlich mit folgenden Informationen: o Sortimentserweiterung oder Ersatzartikel o Jahresverbrauchsmenge o Kostenvergleich o Anzahl der betroffenen interner Kunden, welche das neue Produkt einsetzen (Hitliste der Bezüger) o Testergebnisse, wenn bereits vorhanden o Nutzenbegründung des neuen Artikels inkl. allfälliger Chancen und Risikobeurteilung o Grund für die Einführung des Produktes Funktionenmatrix Sortimentsgestaltung MMK 5/7 Zuständigkeit Aufgaben Bedarf an neuem Artikel PEAK I Anforderungen definieren I PEAK Offerten einholen I PEAK Kostenvergleich durchführen I PEAK Entscheidung Mehrkosten > CHF pro Jahr I M MI PEAK Entscheidung mit unternehmensweiter Verbindlichkeit I M MI PEAK Entscheidung Mehrkosten < CHF pro Jahr MI PEAK Entscheidung Mehrkosten < CHF pro Jahr medizinisches Verbrauchsmaterial (mehrere Stationen betroffen) MI MI PEAK P=Planung E=Entscheidung A=Ausführung K=Kontrolle M=Mitarbeit I=Information

6 2.1.2 Materialkommission Die Materialkommission fällt Sortimentsentscheide für Güter, die von mehreren Kunden angewendet werden und tagt monatlich. Hauptaufgaben der Materialkommission sind Sortimentsgestaltung und straffung, Informationsaustausch sowie die Koordination der Materialfragen, unterstützen der Anwender bei Materialfragen Aufgaben und Abgrenzungen der Materialkommission Die Materialkommission nutzt Synergien und profitiert von den Erfahrungswerten der Anwender. Die einheitliche, koordinierte und professionelle Evaluation von Material sowie die Sortimentssteuerung sind laufend und nachhaltig sichergestellt Ziele der Materialkommission Die Ziele der Materialkommission sind: o Steuerung, Gestaltung, Informationsaustausch und Entscheid in Bezug auf Material und Sortiment unter Einbezug medizinischer Bedürfnisse / wirtschaftlicher Argumente o Koordination der Anliegen der Kunden bei Materialfragen o Entgegennehmen und Bearbeiten von Reklamationen bei Materialproblemen o Lieferantenbewertung o Gewährleisten des Informationsflusses zu Fragen und Themen der Sortimentssteuerung von medizinischem Verbrauchsmaterial Zusammensetzung der Materialkommission (Vertretung der Anwender) o Einkäufer (Leitung) o Pflege pro Departement sowie Spital Flawil und Spital Rorschach o OP Bereiche o IP Stationen o Spitalhygiene o Zentrallager o Versorgungsassistenz o Hauswirtschaft Die Sicherstellung der Bedürfnisse des Medizinischen Bereiches (Ärzte) ist in den Strategischen Einkaufteams (SET) gewährleistet. 6/7

7 2.1.3 Strategische Einkaufsteams (SET) Strategische Einkaufteams prüfen, koordinieren und fällen Sortimentsentscheide für spezifische Verbrauchsmaterialien und sind in bestimmten materialkostenintensiven Kliniken, wie Orthopädie, Neurochirurgie, Kardiologie, Chirurgie und Augenklinik etc. tätig. SET tagen 4x jährlich Aufgaben und Abgrenzungen der strategischen Einkaufteams Strategische Einkaufteams erarbeiten einheitliche Einkaufsstrategie um die kostenintensiven Sortimente der einzelnen Kliniken gezielt und nachhaltig zu steuern. Der regelmässige Austausch zwischen Anwendern, Einkauf und Controlling stärkt gegenseitiges Vertrauen und Akzeptanz. Durch den frühzeitigen Informationsaustausch können Steuerungsprozesse effizienter gestaltet werden. In den Quartalsmeetings der SET werden die kostenintensiven, spezifischen Verbrauchsmaterialien wie z. B. Implantate bearbeitet, jedoch keine Entscheide bzw. Informationen bzgl. Investitionsgüterbeschaffung getroffen Ziele der strategischen Einkaufteams Die Ziele der strategischen Einkaufteams sind: o Leistungscontrolling o Lieferantenbewertung o Finanzcontrolling / Budgetkontrolle (nur Verbrauchsmaterial) o Informationsaustausch (med. Bedürfnisse und wirtschaftliche Argumente) o Wissenstransfer Entwicklung Medizinische Techniken und Prozesse Zusammensetzung der strategischen Einkaufteams Die strategischen Einkaufsteams setzen sich wie in der Darstellung 13 ersichtlich zusammen. 7/7 Darstellung 13: Aufbauorganisation SET 3 Dokumente o OHB Organisationshandbuch Einkauf o Richtlinien MMK