Datenaustausch zwischen Arbeitgebern und Krankenkassen

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1 I Ausgabe 3 / 2003 Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH Datenaustausch zwischen Arbeitgebern und Krankenkassen Qualitätsgesichert in die Zukunft

2 2 ITSG Qualitätssicherung im Datenaustausch Datenqualität entscheidet Das Internet ist aus der modernen Kommunikation nicht mehr wegzudenken. Deshalb hat sich auch der Datenaustausch zwischen Arbeitgebern und deren Dienstleistern (zum Beispiel Rechenzentren, Steuerberatern) auf der einen sowie den gesetzlichen Krankenkassen auf der anderen Seite in den letzten Jahren grundlegend verändert. Immer mehr Daten können immer sicherer in immer kürzerer Zeit den Besitzer wechseln. Standards, Normen und verbindlich geregelte Verfahren helfen dabei, die Prozesse bei allen Beteiligten zu vereinfachen und zu sichern. So bildet zum Beispiel das Krankenkassen-Kommunikations-Verfahren (KKS) die Grundlage für den Datenaustausch in der Sozialversicherung und im Gesundheitswesen. Die technischen Richtlinien für dieses Verfahren werden von der ITSG Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH redaktionell betreut und unter veröffentlicht. Gerade wenn es um den Transfer personenbezogener Daten geht dazu gehören vor allen Dingen Entgelt- und Sozialversicherungsdaten spielen die Themen Sicherheit und Zuverlässigkeit eine wichtige Rolle. Schließlich bilden die Beitragsnachweise und Sozialversicherungsmeldungen der Arbeitgeber die Basis für die Rentenberechnung und Rentenzahlung für den Arbeitnehmer. Die Ansprüche an die Qualität der Daten sind also enorm hoch, damit diese fehlerfrei angenommen und zuverlässig weiter verarbeitet werden können. Systemuntersuchung schafft Sicherheit Arbeitgeber dürfen im Rahmen des elektronischen Beitrags- und Meldeverfahrens nur Entgeltabrechnungsprogramme einsetzen, die einer umfassenden Systemprüfung standgehalten haben und ein so genanntes GKV- Zertifikat besitzen. Die ITSG führt die erforderliche Systemuntersuchung im Auftrag der Spitzenverbände der gesetzlichen Krankenversicherung seit 1999 durch. Die ITSG sorgt auch dafür, dass die Qualität der entsprechenden Programme kontinuierlich gesteigert werden kann. Ein eigens entwickeltes Qualitätsmanagementverfahren liefert werthaltige Informationen für die Software-Ersteller, die so Fehler in der Anwendung frühzeitig erkennen und zeitnah beheben können. Auf den folgenden Seiten erfahren Sie, welche Werkzeuge die ITSG im Auftrag der gesetzlichen Krankenkassen entwickelt hat und welchen Beitrag diese zu einer Verbesserung des Beitrags- und Meldeverfahrens leisten.

3 3 ITSG Elektronische Meldeverfahren entlasten alle Weniger Bürokratie erhöht Effizienz Arbeitgeber leiden unter ihr, Verbände würden sie lieber heute als morgen abschaffen und die gesetzlichen Krankenkassen brauchen Sie auch nicht: die Bürokratie. Deshalb hat auch der Gesetzgeber ein starkes Interesse daran, die Kosten für erforderliche Verwaltungs- und Meldeprozesse durch sichere elektronische Verfahren zu reduzieren. So sollen die Wirtschaftskraft der Unternehmen gestärkt und die Leistungsfähigkeit der sozialen Sicherungssysteme verbessert werden. Aus diesem Grund gehört das Thema Bürokratieabbau auf die Tagesordnung vieler Parlamente, Organisationen und Gremien. Allein die Kommunikation von rund 2,8 Millionen Arbeitgebern mit den etwa 240 Krankenkassen bietet dabei konkretes Optimierungspotenzial. Deshalb haben die Spitzenverbände der gesetzlichen Krankenversicherungen bereits 1996 ein Konzept für den sicheren Datenaustausch zwischen Arbeitgebern und den Krankenkassen entwickelt und realisiert. Papier war gestern Bis Ende 2005 wurden jährlich rund 120 Millionen Beitragsnachweise und 113 Millionen Meldungen zur Sozialversicherung abgegeben - viele davon auf dem Papierweg. Seit 1. Januar 2006 schreibt der Gesetzgeber vor, dass die erforderlichen Meldungen der Arbeitgeber nur noch auf elektronischem Wege übermittelt werden dürfen. Da es sich um sensible und personenbezogene Daten handelt, müssen diese vor der Übertragung verschlüsselt werden. Von den Datenannahmestellen der Krankenkassen werden außerdem nur noch Datenlieferungen akzeptiert, die mit einem systemgeprüften Entgeltabrechungsprogramm erstellt wurden. Ziel ist es, die Kommunikation zwischen den beteiligten Parteien zu beschleunigen, Fehlerquellen zu reduzieren und die Qualität der übermittelten Daten kontinuierlich zu verbessern. Grundlage für das vorgeschriebene elektronische Meldeverfahren bilden das Zweite Gesetz für moderne Dienstleistungen am Arbeitsmarkt vom 23. Dezember 2002 sowie das Gesetz zur Vereinfachung der Verwaltungsverfahren im Sozialrecht. Seit gesetzliche Neuregelung = ausschließlich mittels Datenfernübertragungen Arbeitgeber 2,8 Mio. STOP Krankenkassen ca. 240 Die ITSG an der Schnittstelle Die ITSG agiert seit 1996 im Auftrag der Spitzenverbände der gesetzlichen Krankenversicherung. Sie entwickelt seither mit rund 50 Beschäftigten Produkte und Dienstleistungen, die den sicheren Datenaustausch zwischen Arbeitgebern, Leistungserbringern und den Krankenkassen nachweislich vereinfachen und beschleunigen. Eine zentrale Aufgabe der ITSG ist seit 1999 die Prüfung und Zertifizierung von Entgeltabrechnungsprogrammen (GKV-Zertifikat). In einem zweistufigen Verfahren der Systemuntersuchung beraten die ITSG-Experten die Software-Ersteller bei der programmtechnischen Realisierung und prüfen danach die korrekte Umsetzung der gesetzlichen Vorschriften auf der Basis eines umfangreichen Pflichtenheftes. Nach Erteilung des GKV- Zertifikats werden die Programme regelmäßig, mindestens einmal im Jahr, untersucht. Eine umfassende Qualitätsmanagement-Datenbank hilft den Software-Erstellern bei der Verbesserung ihrer Produkte. Mit diesen Dienstleistungen trägt die ITSG maßgeblich dazu bei, dass die Qualität der Datenlieferungen kontinuierlich verbessert wird und die Prozesse bei Sender und Empfänger ohne Medienbrüche vonstatten gehen.

4 4 ITSG Die Systemuntersuchung der Krankenkassen Seit 1999 führt die ITSG im Auftrag der Gesetzlichen Krankenkassen die so genannte Systemuntersuchung durch. Ersteller von Standard- und Individualsoftware für die Entgeltabrechnung mit integrierten Modulen zum Beitragsund Meldewesen können nach einer Systemuntersuchung durch die ITSG ihren Anwendern maßgeschneiderte Programme mit gesicherten Prüfergebnissen anbieten. Ziel der Systemuntersuchung ist die Optimierung und Qualitätssicherung der in Deutschland eingesetzten Entgeltabrechnungsprogramme. Fachliche Grundlage für die Systemuntersuchung bilden das Pflichtenheft zum DV-gestützten Entgeltabrechnungs- und Meldeverfahren für die Sozialversicherung sowie verschiedene Testaufgaben. Die jeweils aktuelle Fassung des Pflichtenheftes sowie alle relevanten Informationen rund um das GKV- Zertifikat können unter abgerufen werden. Bausteine der Systemprüfung: Umsetzung des Pflichtenheftes Lohnunterlagen Fehler- und Hinweislisten Datensätze Dialoganwendung Phase I: Eintritt in die Systemuntersuchung Entgeltabrechnungsprogramme auf dem Prüfstand In Phase I des modular aufgebauten Verfahrens werden neu gemeldete Entgeltabrechnungsprogramme einer eingehenden Systemprüfung unterzogen. Nach der Kontaktaufnahme durch das Softwarehaus beurteilt die ITSG zunächst die Inhalte des aktuellen Programmstands, um anschließend die weiteren Schritte bis zur erfolgreichen Abnahme des Programms festzulegen. In entwicklungsbegleitenden Beratungsgesprächen sowie in Workshops zu speziellen Themen erhält das Softwarehaus Unterstützung bei der Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben. Die individuelle Systemberatung sorgt dafür, dass die Entgeltabrechungsprogramme alle Vorgaben erfüllen und einwandfrei funktionieren. Die Datenannahmestellen der Krankenkassen nehmen seit 1. Januar 2006 nur noch Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweise in elektronischer Form an, die von einem Programm mit dem Zusatz systemgeprüft erstellt worden sind. Auf diese Weise sollen die Qualität der Verfahren verbessert und die Prozesse vereinfacht werden. Wenn alle Funktionalitäten umgesetzt und die gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind, wird das Entgeltabrechnungsprogramm mit dem GKV-Zertifikat ausgezeichnet. Antrag stellen Systemberatung Systemprüfung Pilotprüfung Abschluss GKV-Zertifikat Entgeltabrechnungs- bzw. Ausfüllhilfe-Software geprüft Phase I: Eintritt in die Systemuntersuchung Kontrollen Permanente Testfälle Kriterienkatalog Ergebnisprüfung Qualitätssicherung Beratung Qualitätskontrolle

5 5 ITSG Phase II: Qualitätssicherung für zuverlässige Anwendungen Regelmäßige Überprüfung optimiert Anwendungen In Phase II der Systemuntersuchung wird eine jährliche Qualitätskontrolle der aktuellen Version des Entgeltabrechnungsprogramms durchgeführt. Der positive Abschluss der Qualitätskontrolle sichert den Status systemuntersucht und das GKV-Zertifikat. Die Qualitätskontrolle bezieht sich auf das in Phase I registrierte Programmsystem und deren geprüfte Module. Die Qualitätskontrolle beinhaltet u. a. die Prüfung der Anpassung der Software an das aktualisierte Pflichtenheft und die ständige Qualitätssicherung durch die Verarbeitung permanenter Testfälle. Diese enthalten fiktive Fallkonstellationen, die von den Entgeltabrechnungsprogrammen verarbeitet werden müssen. Das Ergebnis gibt Aufschluss über die fehlerfreie und gesetzeskonforme Umsetzung durch die Anwendung. fordern Korrektur fehlender Daten liefern Daten GKV-Organisationen Kennung melden Fehler regt Anpassung der Grundlagen an machen Vorgaben Arbeitgeber Kennung Qualitätssicherung prüfen Fehler ITSG-Systemuntersuchung verkaufen Anwendungen reagieren auf Fehler prüft Programme melden Fehler geben Hinweise zur Anwendungspraxis Kennung Phase II: Qualitätssicherung Software-Ersteller erstellen Entgeltabrechnungssoftware Wissen, wo der Fehler liegt Damit die derzeit rund 380 systemuntersuchten Versionen der Entgeltabrechnungsprogramme von über 200 Softwarehäusern kontinuierlich verbessert werden können, hat die ITSG im Auftrag der gesetzlichen Krankenkassen ein Werkzeug zur Unterstützung des Qualitätssicherungsverfahrens entwickelt. Mit dem GKV-Zertifikat vergibt die ITSG zwei Ordnungsnummern. Alle erfolgreich geprüften Entgeltabrechnungsprogramme können durch dieses Identifikationssystem identifiziert und dem jeweiligen Softwarehaus zugeordnet werden. Dazu wird eine Produktnummer (PROD-ID) für das eigentliche Entgeltabrechnungsprogramm und eine eigenständige Modifikationsnummer je Programmversion (MOD-ID) vergeben. Beide Nummern werden in einer zentralen Datenbank der ITSG geführt, auf die auch die Datenannahmestellen der Krankenkassen zugreifen können. Mit jeder Datenlieferung, die ein Arbeitgeber an die Datenannahmestellen der Krankenkassen übermittelt, müssen PROD-ID und MOD-ID übergeben werden. Durch diese Vorgehensweise wird sichergestellt, dass nur Meldungen und Beitragsnachweise aus geprüften Programmen verarbeitet und gegebenenfalls auftretende Software-Fehler schnell zugeordnet und behoben werden können.

6 6 ITSG Gemeinsam aus Fehlern lernen Eingehende Datenlieferungen werden von den Annahmestellen der Krankenkassen geprüft. Ein eigens durch die Sozialversicherungsträger entwickeltes Kernprüfprogramm erzeugt Fehlercodes, die einen eindeutigen Hinweis auf die jeweilige Fehlerursache liefern. Durch die mitgesendeten Produkt- und Versionsnummern (PROD-ID / MOD-ID) kann der Software- Ersteller identifiziert und informiert werden. Dafür laufen alle Fehlercodes in einer Qualitätsmanagement-Datenbank der ITSG auf. Ergänzt werden die automatisch erstellten Fehlereinträge durch Hinweise von Anwendern und Krankenkassen. Dazu werden die Erkenntnisse aus den Betriebsprüfungen der Rentenversicherung aufgenommen. Die Qualitätskontrolle der ITSG: Anpassung der Software an das aktualisierte Pflichtenheft Ständige Überwachung durch Verarbeitung permanenter Testfälle Programmtechnische Umsetzung der Fehlermeldungen aus dem Qualitätsmanagement Rückmeldungen aus Betriebsprüfungen der Rentenversicherung Hinweise von Anwendern und Krankenkassen Know-how aus erster Hand Damit die Software-Ersteller neue Regelungen im Bereich der Entgeltabrechnung sowie des nachgelagerten Meldeverfahrens schnell umsetzen können, bietet die ITSG neben der individuellen Beratung zusätzlich Workshops zu Schwerpunktthemen an. Hier erhalten die Mitarbeiter(innen) der Software-Ersteller von Experten die neuesten Informationen zur Gesetzgebung und Tipps zur praktischen Umsetzung in den Programmen. Zudem können die Software-Ersteller an Arbeitskreisen zur Gestaltung des Verfahrens teilnehmen. Schwerpunktthemen sind z. B. das Verfahren zur Systemuntersuchung, das Pflichtenheft, die Testaufgaben und der elektronische Datenaustausch. Einmal im Jahr treffen sich auf Einladung der ITSG im Rahmen des GKV- Infoshops die Vertreter der Softwarehäuser mit den Ansprechpartnern der Spitzenverbände der Krankenkassen und der Bundesministerien. In zahlreichen Vorträgen und Fachdiskussionen werden gesetzliche Neuerungen praxisnah vermittelt und Fragen geklärt. In persönlichen Gesprächen werden Meinungen ausgetauscht und Erfahrungen weiter gegeben. Die Entwicklungsabteilungen der Softwarehäuser greifen auf die anwenderfreundliche und internetbasierte Qualitätsmanagement-Datenbank zu. So können die gemeldeten Fehler schnell erkannt und zeitnah behoben werden. Die Qualität der Anwendung wird schnell und deutlich verbessert. Auch die Berater der ITSG können auf die Fehlerstatistiken zugreifen und so die von ihnen betreuten Softwarehäuser bei der Behebung der Programmfehler unterstützen. Die Softwarehäuser müssen durch das Qualitätssicherungsverfahren der ITSG permanent an der Verbesserung ihrer Programme arbeiten.

7 7 ITSG Ein etabliertes Verfahren, das allen nutzt Topaktuelle Entgeltabrechnungsprogramme Durch die Systemuntersuchung der ITSG und das ausgeklügelte Qualitätsmanagement können die Ersteller von Entgeltabrechnungsprogrammen alle gesetzlichen Vorgaben problemlos realisieren. Das GKV- Zertifikat schafft Vertrauen bei Arbeitgebern und fördert das Image der Anbieter. Neben einer individuellen Beratung durch die Experten der ITSG sorgen wiederkehrende Prüfungen für eine kontinuierliche Verbesserung der Anwendungen. Der kostenlose Zugriff auf die Qualitätsmanagement- Datenbank sowie Hinweise von Anwendern und Krankenkassen helfen dabei, Programmfehler rasch zu erkennen und schnell zu beheben. Arbeitgeber investieren sicher Für Arbeitgeber und deren Dienstleister (Steuerberater, Rechenzentren etc.) bietet das modifizierte Arbeitgeberverfahren ebenfalls viele Pluspunkte: Die verschlüsselte elektronische Übertragung schützt Entgelt- und Sozialversicherungsdaten vor unberechtigtem Zugriff. Fehlerhafte Meldungen werden von den Datenannahmestellen der Krankenkassen sofort erkannt und in eine zentrale Qualitätsmanagement-Datenbank überführt. Die ITSG informiert die Software-Ersteller darüber zeitnah und fordert die Fehlerbehebung ein. Arbeitgeber können auf das GKV-Zertifikat vertrauen. Das senkt Kosten und schafft Freiräume für die Personalentwicklung. Datenbasis für die Zukunft Und auch die Versicherten profitieren vom Qualitätssicherungsverfahren der ITSG. Durch die systematische Prüfung der Entgeltabrechnungsprogramme werden Fehler bei der Erstellung und Übertragung von Meldungen zur Sozialversicherung frühzeitig erkannt. Die gemeldeten Daten sind von hoher Güte und bilden damit eine zuverlässige Basis für die Berechnung des Rentenanspruchs. Denn auch Jahrzehnte später steht ein lückenloses Zahlenwerk zur Verfügung. Weniger Bürokratie für alle Durch weniger Bürokratie entstehen insgesamt Effizienzgewinne. Weniger Papier im Beitrags- und Meldeverfahren senkt die Kosten und bringt einen messbaren Zeitgewinn. Das gilt für Arbeitgeber, Softwarehäuser, Krankenkassen und Versicherte gleichermaßen.

8 Impressum Herausgeber: ITSG Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH Daimlerstraße Rodgau Telefon / Telefax / V.i.S.d.P.: Harald Flex Geschäftsführer Konzept & Redaktion: Uwe Berndt, Mainblick Marketing Frankfurt am Main Konzept, Gestaltung, Bildredaktion & Lektorat: K2 Werbeagentur GmbH Frankfurt am Main Copyright: 2006 ITSG Alle Rechte vorbehalten. Insbesondere das Recht auf Verbreitung, Nachdruck von Text und Bild, Übersetzung in Fremdsprachen sowie Vervielfältigung jeder Art durch Fotokopien, Mikrofilm, Funk- und Fernsehsendung für alle veröffentlichen Beiträge einschließlich aller Abbildungen. Änderungen und Irrtümer vorbehalten.

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