Dienstanweisung Steuer Nr. 5 A

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1 Abteilung D Dienstleistungszentrum D 2.2 Bonn, 25. Juni O /10 - Tel / Dienstanweisung Steuer Nr. 5 A Elektronische Lohnsteuerbescheinigung Stand: 1. Juni 2010 Verfasser: W. Arnold DA Steuer Nr. 5 A Seite 1 von 27 BAD007 Stand: 06/2010

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 1. Vorbemerkung Rechtliche Grundlagen Fundstellen Allgemeines Angaben des zu übermittelnden Datensatzes Feld 1 - Dauer des Dienstverhältnisses Feld 2 - Zeiträume ohne Anspruch auf Arbeitslohn/ Großbuchstaben (S, F) Feld 3 - Bruttoarbeitslohn einschl. Sachbezüge Feld 4 - Lohnsteuer Feld 5 Solidaritätszuschlag (SolZ) Feld 6 Kirchensteuer Feld 7 - Kirchensteuer des Ehegatten Feld 8 - Versorgungsbezüge Feld 9 - Versorgungsbezüge für mehrere Kalenderjahre Feld 10 - Ermäßigt besteuerter Arbeitslohn für mehrere Kalenderjahre (ohne 9) und ermäßigt besteuerte Entschädigungen Felder Einbehaltene Steuern der vorherigen Felder Feld 15 - Kurzarbeitergeld, Zuschuss zum Mutterschaftsgeld,Verdienstausfallentschädigung (Infektionsschutzgesetz), Aufstockungsbetrag und Altersteilzeitzuschlag 3.13 Feld 16 - Steuerfreier Arbeitslohn nach Doppelbesteuerungsabkommen bzw. Auslandstätigkeitserlass Feld 17 - Steuerfreie Arbeitgeberleistungen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte 3.15 Feld 18 - Pauschalbesteuerte Arbeitgeberleistungen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte Feld 19 - Steuerpflichtige Entschädigungen und Arbeitslohn für mehrere Kalenderjahre, die nicht ermäßigt besteuert wurden Feld 20 - Steuerfreie Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeit Feld 21 - Steuerfreie Arbeitgeberleistungen bei doppelter Haushaltsführung Feld 22 Arbeitgeberanteil zur gesetzlichen Rentenversicherung und an...13 berufsständische Versorgungseinrichtungen Feld 23 Arbeitnehmeranteil zur gesetzlichen Rentenversicherung und an...13 berufsständische Versorgungseinrichtungen...13 DA Steuer Nr. 5 A Seite 2 von 27 BAD Stand: 06/2010

3 Inhaltsverzeichnis 3.21 Feld 24 - Steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse zur freiwilligen Krankenversicherung...14 und zur Pflegeversicherung Feld 25 Arbeitnehmerbeiträge zur gesetzlichen Krankenversicherung Feld 26 Arbeitnehmerbeiträge zur sozialen Pflegeversicherung Feld 27 Arbeitnehmerbeiträge zur Arbeitslosenversicherung Feld 28 Nachgewiesene Beiträge zur privaten Krankenversicherung und Pflege- Pflichtversicherung Feld 29 Bemessungsgrundlage für den Versorgungsfreibetrag zu Feld 30 Maßgebendes Kalenderjahr des Versorgungsbeginns zu 8. und/oder Feld 31 Zu 8. bei unterjähriger Zahlung: Erster und letzter Monat, für den Versorgungsbezüge gezahlt wurden Feld 32 Sterbegeld; Kapitalauszahlungen/Abfindungen und Nachzahlungen von...16 Versorgungsbezügen in 3. und 8. enthalten Feld 33 Ausgezahltes Kindergeld Angabe der personenbezogenen Daten und der Steuermerkmale Anschrift des lohnsteuerrechtlichen Arbeitgebers und Angabe des Finanzamtes, an das die Lohnsteuer abgeführt wurde Erteilung einer besonderen elektronischen Lohnsteuerbescheinigung Lohnsteuerbescheinigungen von öffentlichen Kassen Sonstiges Bescheinigung von Sterbegeld Nachzahlungen im Zahlungsmonat (ZM) 01 eines jeden Kalenderjahres Besonderheiten im Zusammenhang mit maschinell erstellten (besonderen) Lohnsteuerbescheinigungen Manuelle elektronische Lohnsteuerbescheinigung Keine elektronische Lohnsteuerbescheinigung für das Vorvorjahr Manuelle Lohnsteuerbescheinigung in Papierform Anlagen DA Steuer Nr. 5 A Seite 3 von 27 BAD Stand: 06/2010

4 Vorbemerkung 1. Vorbemerkung Diese Dienstanweisung (DA) gilt für die Erstellung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung für das Kalenderjahr Auf Abweichungen in der Lohnsteuerbescheinigung 2009 wird an entsprechender Stelle eingegangen. Sie wird ausschließlich in elektronischer Form im DZ-Portal bereitgestellt. Die DA aktualisiert die Dienstanweisung Steuer Nr. 5 A Stand: Änderungen/Ergänzungen/Weglassungen gegenüber der ursprünglichen Fassung sind durch seitlichen Randstrich gekennzeichnet. Die DA berücksichtigt die KIDICAP-Version Elektronische Lohnsteuerbescheinigungen für 2008 und früher können in KIDICAP nicht mehr erzeugt werden. Hier ist eine besondere Lohnsteuerbescheinigung in Papierform (Vordruck DZ 7.28) zu fertigen. DA Steuer Nr. 5 A Seite 4 von 27 BAD Stand: 06/2010

5 Rechtliche Grundlagen 2. Rechtliche Grundlagen 2.1 Fundstellen Die Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung ist in 41b EStG (Anlage 1) i.v.m. der Richtlinie (R) 41b der Lohnsteuerrichtlinien (LStR) 2008 und den Hinweisen (H) 41b der Lohnsteuerhinweise (LStH) 2010 geregelt (Anlage 2). Ergänzende Erlasse hierzu: BMF IV C 5 - S 2378/08/ vom (Anlage 3) BMF IV C 5 - S 2378/09/ vom (Anlage 4) 2.2 Allgemeines Nach 41b Abs. 1 EStG hat der (lohnsteuerrechtliche) Arbeitgeber bei Beendigung des Dienstverhältnisses oder am Ende des Kalenderjahres das Lohnkonto des Arbeitnehmers abzuschließen und aufgrund der Eintragungen im Lohnkonto einen amtlich vorgeschriebenen Datensatz durch Datenfernübertragung an die amtlich bestimmte Übermittlungsstelle die nach 41b Abs. 1 Nr EStG geforderten Angaben bis zum 28. Februar des Folgejahres zu übermitteln (elektronische Lohnsteuerbescheinigung). Dem Arbeitnehmer wird ein nach amtlich vorgeschriebenem Muster gefertigter Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung mit Angaben des lohnsteuerrechtlichen Ordnungsmerkmals ausgehändigt. Eine elektronische Bereitstellung dieses Ausdruckes ist alternativ möglich. DA Steuer Nr. 5 A Seite 5 von 27 BAD Stand: 06/2010

6 Angaben des zu übermittelnden Datensatzes 3. Angaben des zu übermittelnden Datensatzes Die elektronische Lohnsteuerbescheinigung richtet sich nach der vom Bundesministerium der Finanzen für das jeweilige Kalenderjahr bekannt gemachten Datensatzbeschreibung für die elektronische Übermittlung sowie dem entsprechenden Vordruckmuster. Für das Jahr 2009 enthält der Ausdruck 30 nummerierte Felder, für das Jahr 2010 sind es 33 nummerierte Felder. Den folgenden Ausführungen liegen grundsätzlich die Vorschriften für das Kalenderjahr 2010 zu Grunde. Auf Abweichungen in der Lohnsteuerbescheinigung 2009 wird an entsprechender Stelle eingegangen. Muster der Ausdrucke aus KIDICAP sind als Anlagen 5 und 6 beigefügt. 3.1 Feld 1 - Dauer des Dienstverhältnisses - Hier ist die Dauer des Dienstverhältnisses beim jeweiligen Arbeitgeber während des Kalenderjahres einzutragen. Zeiträume, in denen kein Lohn gezahlt wurde - z.b. beim Bezug von Krankengeld - unterbrechen die Dauer des Dienstverhältnisses nicht. Die verschiedenen in KIDICAP - Fenster 24a - vorhandenen Unterbrechungsgründe, ausgenommen Grund 90, sind keine Beendigung des Dienstverhältnisses. 3.2 Feld 2 - Zeiträume ohne Anspruch auf Arbeitslohn/ Großbuchstaben (S, F) - Dieses Feld ist zweigeteilt. Im oberen Teil des Feldes ist die Zahl der im Lohnkonto vermerkten Großbuchstaben U zu übermitteln. Die Dauer ist nicht relevant. Hinweis: Bei Elternzeit (Unterbrechungsgrund 04) und gleichzeitiger (unschädlicher) Teilzeitbeschäftigung ist eine programmgesteuerte Eintragung des Großbuch- stabens U in das Lohnkonto nicht möglich (siehe KIDICAP News alle 02/99). Im unteren Teil sind bei Vorliegen der Voraussetzungen die Großbuchstaben S und/oder F zu übermitteln. Der Großbuchstabe V ist seit 2009 und der Großbuchstabe B seit 2010 nicht mehr zu bescheinigen, S ist einzutragen, wenn die Lohnsteuer von einem sonstigen Bezug im ersten Dienstverhältnis berechnet wurde und dabei der Arbeitslohn aus früheren Dienstverhältnissen des Kalenderjahres außer Betracht geblieben ist (Fenster 08, Feld Monate ). F ist einzutragen, wenn eine steuerfreie Sammelbeförderung nach 3 Nr. 32 EStG erfolgt DA Steuer Nr. 5 A Seite 6 von 27 BAD Stand: 06/2010

7 Angaben des zu übermittelnden Datensatzes 3.3 Feld 3 - Bruttoarbeitslohn einschl. Sachbezüge Es ist der Gesamtbetrag des Bruttoarbeitslohns einschließlich des Wertes der Sachbezüge zu bescheinigen, den der Arbeitnehmer aus dem Dienstverhältnis im Kalenderjahr bezogen hat. Dies ist die Summe aus dem laufenden Arbeitslohn, der für Lohnzahlungszeiträume gezahlt wurde, die im Kalenderjahr geendet haben, und den sonstigen Bezügen, die im Kalenderjahr zugeflossen sind. Der Bruttoarbeitslohn darf nicht um Freibeträge (Freibeträge auf der Lohnsteuerkarte Versorgungsfreibetrag, Altersentlastungsbetrag etc.) gekürzt bzw. um Hinzurechnungsbeträge erhöht werden. Beim Bruttoarbeitslohn sind nicht anzugeben: ermäßigt besteuerte Entschädigungen ( 34 Abs. 2 Nr. 2 EStG) und Vergütungen für mehrjährige Tätigkeit ( 34 Abs. 2 Nr. 4 EStG), es sei denn, die vorgeschriebene (programmgesteuert) durchgeführte Günstigerprüfung hat ergeben, dass die Fünftelungsregelung ( 39b Abs. 3 S. 9 EStG) zu einer höheren Steuer führt als die Besteuerung als nicht begünstigter sonstiger Bezug (siehe Ausführungen zu Feld 19). Bezüge, die nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn gehören, z.b. steuerfreier Reisekostenersatz, steuerfreie Umzugskostenvergütungen und steuerfreie Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit, Bezüge, die aufgrund eines Doppelbesteuerungsabkommens oder aufgrund des Auslandstätigkeitserlasses (BStBl 1983 I S. 470) von der Lohnsteuer freigestellt sind, Bezüge, für die die Lohnsteuer nach den 40 bis 40b EStG pauschal erhoben wurde. Hinweis: Derzeit erstellt KIDICAP auch elektronische Lohnsteuerbescheinigungen mit Negativbeträgen (Überzahlungen) beim Bruttoarbeitslohn. Dies ist seitens der Finanzverwaltung zulässig. Im Rahmen der Bezügezahlung über das BADV - Dienstleistungszentrum - sind Überzahlungen (Rückzahlung von Arbeitslohn) gem. BMF-Erlass v Z C 3 O /01 - abzuwickeln. Danach sind zurückgezahlte Bruttobeträge, soweit sie nicht mit den laufenden Bruttobezügen verrechnet wurden, durch eine so genannte Negativbescheinigung (Formular FFW ), die dem Wohnsitzfinanzamt vorzulegen ist, steuerlich auszugleichen. Die Übermittlung von Negativbeträgen ist deshalb zu unterdrücken bzw. mit einer Null-Meldung zu korrigieren. DA Steuer Nr. 5 A Seite 7 von 27 BAD Stand: 06/2010

8 Angaben des zu übermittelnden Datensatzes 3.4 Feld 4 - Lohnsteuer - In dieser Zeile ist die Lohnsteuer zu bescheinigen, die der Arbeitgeber vom bescheinigten Bruttoarbeitslohn einbehalten hat. Dies ist der Betrag, der sich nach Verrechnung mit der vom Arbeitgeber für das Kalenderjahr beim Lohnsteuer-Jahresausgleich erstatteten Lohnsteuer ergibt. Übersteigt der erstattete Betrag die vom (letzten) Arbeitgeber einbehaltene Lohnsteuer, so ist als einbehaltene Lohnsteuer der übersteigende Betrag mit einem Minuszeichen zu versehen. Ist keine Lohnsteuer einbehalten worden, ist das Feld durch einen waagerechten Strich auszufüllen. In Feld 4 darf nicht eingetragen werden: die Lohnsteuer, die auf Vergütungen für eine mehrjährige Tätigkeit und auf ermäßigt besteuerte Entschädigungen entfällt (Bescheinigung in Feld 10). Ausnahme: Günstigerprüfung ergab Versteuerung als "normaler" sonstiger Bezug (siehe Ausführungen zu Feld 19). pauschale Lohnsteuer, die vom Arbeitgeber getragen wird Hinweis: Pauschalversteuerungen sind nur für Geld- und Sachprämien für Verbesserungsvorschläge nach 40 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 EStG und für Arbeitgeberleistungen zur Zusatzversorgung des Arbeitnehmers nach 40b EStG zulässig Feld 5 Solidaritätszuschlag (SolZ) Hier ist der SolZ zu bescheinigen, den der Arbeitgeber vom bescheinigten Bruttoarbeitslohn einbehalten hat. Hier gelten die gleichen Ausführungen wie zu Feld Feld 6 Kirchensteuer - In dieser Zeile ist die Kirchensteuer (Kirchenlohnsteuer) zu bescheinigen, die der Arbeitgeber vom bescheinigten Bruttoarbeitslohn einbehalten hat, wenn auf der Lohnsteuerkarte nur ein Kirchensteuermerkmal eingetragen ist, z.b. ev oder rk. Wird die Konfession im Laufe des Jahres gewechselt, so hat dies auf die Eintragung der Kirchensteuer in Zeile 6 keinen Einfluss. 1 BMF - Z C 3 - O /02 - v DA Steuer Nr. 5 A Seite 8 von 27 BAD Stand: 06/2010

9 Angaben des zu übermittelnden Datensatzes 3.7 Feld 7 - Kirchensteuer des Ehegatten - Dieses Feld ist nur auszufüllen, wenn bei verheirateten Arbeitnehmern zwei Kirchensteuermerkmale eingetragen sind, weil es sich um eine konfessionsverschiedene Ehe handelt, z.b. "ev/rk". In diesem Fall ist der auf den Ehegatten entfallende Anteil einzutragen. Der Anteil beträgt immer 50 % der insgesamt abgeführten Kirchenlohnsteuer und ist Folge des Halbteilungsgrundsatzes. Hinweis: In den Bundesländern Bayern, Bremen und Niedersachsen gilt der Halbteilungsgrundsatz nicht. Hier ist die Kirchenlohnsteuer - auch bei konfessionsverschiedenen Ehegatten - immer insgesamt in Zeile 6 zu bescheinigen. Diese Regelung gilt allerdings nicht für die Zahlungsempfänger des Bundesamtes für zentrale Dienste und offene Vermögensfragen (BADV) Dienstleistungszentrum -, die ihren Wohnsitz in den o.a. Ländern haben, weil für die Kirchenlohnsteuer nach 51a Abs. 1 EStG in Verbindung mit 41 Abs. 2 EStG und den Kirchensteuergesetzen aller Bundesländer das so genannte Betriebsstättenprinzip gilt. Dies bedeutet, dass der Arbeitgeber die Kirchenlohnsteuer nach den für die jeweilige Betriebsstätte geltenden Vorschriften einzubehalten hat. Maßgeblich für die Berechnung und Abführung der Kirchenlohnsteuer sind deshalb die für das Land Nordrhein-Westfalen (NW) geltenden Vorschriften. Ausnahme: Die Höhe der Kirchenlohnsteuer kann nach dem am Ort des Wohnsitzes oder gewöhnlichen Aufenthaltes geltenden Steuersatz (unter Berücksichtigung der Mindestkirchenlohnsteuer) einbehalten werden. 2 Der vom Land NW (9 %) abweichende Steuersatz von 8 % gilt in den Ländern Baden-Württemberg und Bayern. 3.8 Feld 8 - Versorgungsbezüge - In dieser Zeile sind die im Bruttoarbeitslohn (Feld 3) enthaltenen Versorgungsbezüge zu übermitteln. In Zeile 8 sind die Bruttoversorgungsbezüge einzutragen. Der Versorgungsfreibetrag darf nicht vorher abgezogen werden Abs.3 Kirchensteuergesetz NW DA Steuer Nr. 5 A Seite 9 von 27 BAD Stand: 06/2010

10 Angaben des zu übermittelnden Datensatzes Die auf die Versorgungsbezüge entfallenden Steuern sind in den in den Feldern 4-7 bescheinigten Beträgen enthalten. Eine gesonderte Bescheinigung erfolgt hier nicht. 3.9 Feld 9 - Versorgungsbezüge für mehrere Kalenderjahre - Hier sind die Versorgungsbezüge zu übermitteln, die für mehrere Kalenderjahre gezahlt werden. Diese Versorgungsbezüge werden tarifermäßigt versteuert (Fünftelungsregelung). Der Betrag darf nicht in dem in Feld 3 bescheinigten Betrag enthalten sein. Hier sind Nachzahlungen zu bescheinigen, die sich auf einen Zeitraum von mehr als zwölf Monaten beziehen. Hinweis: Eine Nachzahlung für einen Zeitraum von weniger als 13 Monaten, die sich über den Jahreswechsel erstreckt, ist in diesem Sinne keine Nachzahlung für mehrere Kalenderjahre Feld 10 Ermäßigt besteuerter Arbeitslohn für mehrere Kalenderjahre (ohne 9) und ermäßigt besteuerte Entschädigungen - Hier sind folgende Beträge zu übermitteln: Arbeitslohn, der für mehrere Kalenderjahre gezahlt wird. Nachzahlungen, die sich auf einen Zeitraum von mehr als zwölf Monaten beziehen (z.b.jubiläumszuwendungen) Entschädigungen (z.b. Abfindungen) Voraussetzung hier ist eine tarifermäßigte Versteuerung Fünftelungsregelung (siehe hierzu BMF vom BStBl I S.1512 und Hinweis dazu in Bs I 41 - O /99 - v S.4). Der Betrag darf nicht in dem in Feld 3 bescheinigten Betrag enthalten sein. Der Arbeitslohn für mehrere Kalenderjahre und die Entschädigungen, die nicht ermäßigt besteuert wurden, sind in Feld 19 zu bescheinigen. In diesen Fällen ist der Betrag in dem in Feld 3 bescheinigten Betrag enthalten. Versorgungsbezüge für mehrere Kalenderjahre sind hier nicht zu bescheinigen (s. Feld 9) DA Steuer Nr. 5 A Seite 10 von 27 BAD Stand: 06/2010

11 3.11 Felder Einbehaltene Steuern der vorherigen Felder - Angaben des zu übermittelnden Datensatzes In den Feldern sind die auf den Arbeitslohn sowie die Versorgungsbezüge für mehrere Kalenderjahre bzw. auf Entschädigungen entfallenden Steuerabzugsbeträge zu übermitteln. Hier gelten die o.g. Ausführungen sinngemäß Feld 15 - Kurzarbeitergeld, Zuschuss zum Mutterschaftsgeld, Verdienstausfallentschädigung (Infektionsschutzgesetz), Aufstockungsbetrag und Altersteilzeitzuschlag Zuschuss zum Mutterschaftsgeld bzw. Zuschuss nach 3 der Mutterschutz- und Elternzeitverordnung ( Fenster 17, Schlz. 5502) Aufstockungsbeträge nach dem Altersteilzeitgesetz (Fenster 29 D bzw. Fenster 17 Schlz. 5565, 5566) Altersteilzeitzuschlag (Fenster 29 B bzw. Fenster 17 Schlz. 5560). Bei der Verrechnung von ausgezahlten und zurückgeforderten Leistungen ist der saldierte Betrag (auch ggf. negativ) zu übermitteln. Die hier ausgewiesenen Leistungen unterliegen dem Progressionsvorbehalt nach 32b EStG Feld 16 - Steuerfreier Arbeitslohn nach Doppelbesteuerungsabkommen bzw. Auslandstätigkeitserlass Hier ist der Arbeitslohn zu übermitteln, der nach einem Abkommen zur Vermeidung der Doppelbesteuerung oder dem Auslandstätigkeitserlass von der Lohnsteuer freigestellt ist. Diese Leistungen unterliegen dem Progressionsvorbehalt nach 32b EStG. Aufgrund der Eingabe 0 im Feld steuerl. Beh des Fensters 7 wird keine maschinelle Lohnsteuerbescheinigung erzeugt. Hier ist eine Bescheinigung über das Verfahren ElsterlohnManuell zu erzeugen Feld 17 - Steuerfreie Arbeitgeberleistungen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte - Leistungen des Arbeitgebers für Fahrten des Arbeitnehmers zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sind grundsätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn ( 19 Abs. 1 Nr. 1 und 8 Abs. 1 u. 2 EStG). DA Steuer Nr. 5 A Seite 11 von 27 BAD Stand: 06/2010

12 Angaben des zu übermittelnden Datensatzes In Feld 17 sind die steuerfreien Arbeitgeberleistungen (Sachbezüge) zu übermitteln, die auf die Entfernungspauschale ( 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4 S. 2 EStG) anzurechnen sind. Alle Leistungen sind betragsmäßig zu bescheinigen. Hier einzutragen sind: Steuerfreie Sachbezüge in Form von unentgeltlichen oder verbilligten Job-Tickets ( 3 Nr. 34 S. 2 EStG). Hinweis: Gem. BMF Rundschreiben zuletzt - Z B 2 - O 1959/06/ vom ist die Tarifermäßigung durch den Verkehrsträger bei Überlas- sung eines Behördentickets nicht als geldwerter Vorteil zu behandeln. Die für den betrieblichen Einsatz des Arbeitnehmers notwendige Sammelbeförderung mit einem vom Arbeitgeber gestellten Beförderungsmittel nach 3 Nr. 32 EStG ist durch die Eintragung des Großbuchstabens F im Feld 2 nachzuweisen (Erfassung Schlz. 0327) 3.15 Feld 18 - Pauschalbesteuerte Arbeitgeberleistungen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte - Eine Pauschalversteuerung von steuerpflichtigen Fahrtkostenzuschüssen nach 40 Abs. 2 S. 2 i.v.m. Abs. 3 EStG ist im Bereich des BADV nicht zulässig Feld 19 - Steuerpflichtige Entschädigungen und Arbeitslohn für mehrere Kalenderjahre, die nicht ermäßigt besteuert wurden Der Arbeitslohn für mehrere Kalenderjahre und die Entschädigungen, die auf Grund der vorgeschriebenen (programmgesteuert durchgeführten) Vergleichsberechnung (BMF - IV C 5 - S /99 - vom BStBl I S ) nicht ermäßigt versteuert wurden, sind hier zu übermitteln. Der Betrag ist in dem in Zeile 3 bescheinigten Betrag enthalten Feld 20 - Steuerfreie Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeit In diesem Feld soll der Arbeitgeber die steuerfreien Verpflegungszuschüsse bei beruflich veranlasster Auswärtstätigkeit übermitteln. 3 zuletzt BMF - Z B 2 - O 1959/06/ vom DA Steuer Nr. 5 A Seite 12 von 27 BAD Stand: 06/2010

13 Angaben des zu übermittelnden Datensatzes Das Betriebsstättenfinanzamt hat jedoch eine Aufzeichnung der steuerfreien Verpflegungszuschüsse (Tagegelder) außerhalb des Lohnkontos zugelassen. Auf die Regelungen in BMF Z C 3 O /04 vom weise ich hin Feld 21 - Steuerfreie Arbeitgeberleistungen bei doppelter Haushaltsführung - In diesem Feld soll der Arbeitgeber die steuerfreien Arbeitgeberleistungen bei doppelter Haushaltsführung übermitteln. Das Betriebsstättenfinanzamt hat jedoch eine Aufzeichnung der steuerfreien Arbeitgeberleistungen bei doppelter Haushaltsführung außerhalb des Lohnkontos zugelassen. Auf die Regelungen in BMF Z C 3 O /04 vom weise ich hin Feld 22 Arbeitgeberanteil zur gesetzlichen Rentenversicherung und an berufsständische Versorgungseinrichtungen Hier wird der Arbeitgeberanteil der Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung und an berufsständische Versorgungseinrichtungen übermittelt. Hinweis: Die steuerfreien zusätzlichen Arbeitgeberbeiträge zur gesetzlichen Renten versicherung bei Tarifbeschäftigten in Altersteilzeit sind nicht zu bescheinigen (Punkt 13a Abs. 4 der anliegenden BMF-Schreiben) Feld 23 Arbeitnehmeranteil zur gesetzlichen Rentenversicherung und an berufsständische Versorgungseinrichtungen Hier wird der Arbeitnehmeranteil der Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung und an berufsständische Versorgungseinrichtungen übermittelt. In Fällen, in denen der Arbeitgeber die Beiträge nicht unmittelbar an eine berufsständische Versorgungseinrichtung, sondern dem Arbeitnehmer einen zweckgebundenen steuerfreien Zuschuss zahlt, dürfen keine Einträge in den Feldern 22 und 23 erfolgen. Um den den Arbeitnehmern den Nachweis des Arbeitgeberzuschusses im Rahmen der Einkommensteuererklärung zu erleichtern, kann der Zuschuss in einem freien Feld der Lohnsteuerbescheinigung nachgewiesen werden (Punkt 13a Abs. 5 der anliegenden BMF- Schreiben). Dieser Eintrag kann derzeit nur über die KIDICAP-Funktion Lohnsteuerbescheinigung manuell erfolgen. Eine programmgesteuerte Lösung ist vorgesehen. DA Steuer Nr. 5 A Seite 13 von 27 BAD Stand: 06/2010

14 Angaben des zu übermittelnden Datensatzes 3.21 Feld 24 - Steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse zur freiwilligen Krankenversicherung und zur Pflegeversicherung In diesem Feld soll der Arbeitgeber die steuerfreien Arbeitgeberzuschüsse zur freiwilligen Krankenversicherung und zur Pflegeversicherung übermitteln. Gleiches gilt für die Zuschüsse an einen nicht krankenversicherungspflichtigen Arbeitnehmer, der eine private Kranken- und Pflegeversicherung abgeschlossen hat. Im Bereich des BADV - Abt. D - werden die Zuschüsse programmgesteuert berücksichtigt. Ausnahme: KV-Zuschuss in besonderen Fällen (Schlz. 5915). In diesen Fällen muss die Lohnsteuerbescheinigung manuell erstellt werden (Schreiben Bs I 22 vom ) Feld 25 Arbeitnehmerbeiträge zur gesetzlichen Krankenversicherung Hinweis: Das Feld 25 beinhaltete bis 2009 den Arbeitnehmeranteil am Gesamtsozialversicherungsbeitrag. Die Arbeitnehmeranteile der einzelnen Sozialversicherungszweige wurden ab 2010 auf die Felder 25 bis 27 aufgeteilt. In diesem Feld hat der Arbeitgeber den Arbeitnehmerbeitrag zur gesetzlichen Krankenversicherung zu übermitteln. Dies gilt auch für die Beiträge von Arbeitnehmern, die freiwillig in der gesetzlichen Krankenversicherung versichert sind. Diese sind in voller Höhe zu bescheinigen Feld 26 Arbeitnehmerbeiträge zur sozialen Pflegeversicherung Beiträge des Arbeitnehmers zur sozialen Pflegeversicherung Bis 2009: Ausgezahltes Kindergeld (ab 2010 Feld 33) 3.24 Feld 27 Arbeitnehmerbeiträge zur Arbeitslosenversicherung Beiträge des Arbeitnehmers zur Arbeitslosenversicherung Bis 2009: Bemessungsgrundlage für den Versorgungsfreibetrag (ab 2010 Feld 29) DA Steuer Nr. 5 A Seite 14 von 27 BAD Stand: 06/2010

15 Angaben des zu übermittelnden Datensatzes Unter Nr. 22 bis 27 dürfen keine Beiträge oder Zuschüsse übermittelt werden, die auf steuerfreien Arbeitslohn entfallen, z.b. auf Arbeitslohn, der nach dem Auslandstätigkeitserlass oder auf Grund eines Doppelbesteuerungsabkommens steuerfrei ist. Dies gilt auch für Beiträge, die auf den nach 3 Nr. 63 Satz 3 EStG steuerfreien Arbeitslohn (zusätzlicher Höchstbetrag von EUR) entfallen. Bei steuerfreien und steuerpflichtigen Arbeitslohnteilen ist nur der Anteil der Sozialversicherungsbeiträge zu bescheinigen, der sich nach dem Verhältnis des steuerpflichtigen Arbeitslohns zum gesamten Arbeitslohn des Lohnzahlungszeitraums (höchstens bis zur jeweiligen Beitragsbemessungsgrenze) ergibt. Erreicht der steuerpflichtige Arbeitslohn im Lohnzahlungszeitraum die jeweilige Beitragsbemessungsgrenze, sind die Sozialversicherungsbeiträge in vollem Umfang zu bescheinigen. Werden Beiträge aus pauschal versteuertem Arbeitslohn (z.b. nach 37b Abs. 2, 40b EStG) erhoben, sind diese in den Feldern 22 bis 27 zu bescheinigen Feld 28 Nachgewiesene Beiträge zur privaten Krankenversicherung und Pflege- Pflichtversicherung Hier werden nur die vom Versicherungsunternehmen bescheinigten Beiträge über die so genannte Basisabsicherung eingetragen (Gesamtbetrag des in Fenster 07, Feld Basisabsicherung private KV/PV erfassten Monatsbetrages). Bis 2009: Maßgebendes Jahr des Versorgungsbeginns ( ab 2010 Feld 30) 3.26 Feld 29 Bemessungsgrundlage für den Versorgungsfreibetrag zu 8 - Für die Ermittlung des bei Versorgungsbezügen zu berücksichtigenden Versorgungsfreibetrages sind seit dem Kalenderjahr 2005 bestimmte in 19 Abs. 2 S. 4 EStG genannte Versorgungsbezüge Bemessungsgrundlage für den zu gewährenden Versorgungsfreibetrag. Bemessungsgrundlage ist das Zwölffache des Versorgungsbezugs für den ersten vollen Monat zzgl. voraussichtlicher Sonderzahlungen. Bis 2009: Erster und letzter Monat bei unterjähriger Zahlung (ab 2010 Feld 31) DA Steuer Nr. 5 A Seite 15 von 27 BAD Stand: 06/2010

16 Angaben des zu übermittelnden Datensatzes 3.27 Feld 30 Maßgebendes Kalenderjahr des Versorgungsbeginns zu 8. und/oder 9. - Da sich die Höhe der Freibeträge für Versorgungsbezüge (Versorgungsfreibetrag und Zuschlag zum Versorgungsfreibetrag) seit dem Jahr 2006 an für jeweils neu hinzugekommene Versorgungsempfänger bis zum Jahr 2040 jährlich reduziert, ist das Kalenderjahr des Versorgungsbeginns (vierstellig) einzutragen. Die berechneten Freibeträge für Versorgungsbezüge gelten grundsätzlich für die gesamte Laufzeit des Versorgungsbezugs. Dies gilt nicht, wenn sich der Versorgungsbezug aufgrund von Anrechnungs-, Ruhens-, Erhöhungs- oder Kürzungsregelungen erhöht oder vermindert. Hinweis: Bei mehreren laufenden Versorgungsbezügen und als sonstige Bezüge gezahlte Versorgungsbezüge mit unterschiedlichen Versorgungsbeginnen ist eine Bescheinigung nur über die Funktion Lohnsteuerbescheinigung manuell möglich. Bis 2009: Sterbegeld/Kapitalauszahlungen etc. (ab 2010 Feld 32) 3.28 Feld 31 Zu 8. bei unterjähriger Zahlung: Erster und letzter Monat, für den Versorgungsbezüge gezahlt wurden - Nur bei unterjähriger Zahlung von laufenden Versorgungsbezügen ist der erste und letzte Monat (zweistellig mit Bindestrich, z.b ), für den Versorgungsbezüge gezahlt wurden, einzutragen Feld 32 Sterbegeld; Kapitalauszahlungen/Abfindungen und Nachzahlungen von Versorgungsbezügen in 3. und 8. enthalten - Sterbegelder, Kapitalauszahlungen/Abfindungen von Versorgungsbezügen und die als sonstige Bezüge zu behandelnden Nachzahlungen von Versorgungsbezügen, die in den Feldern 3 und 8 enthalten sind, müssen hier gesondert bescheinigt werden. Nachzahlungen von Versorgungsbezügen für mehrere Jahre sind nach wie vor nur in Feld 9 zu bescheinigen. Eine programmgesteuerte Bescheinigung des Sterbegeldes (Zulage 6506) wird durchgeführt. Alle anderen Zahlungen müssen über das Verfahren ElsterlohnManuell bescheinigt werden. Hinweis auf Punkt 6.1 der DA. DA Steuer Nr. 5 A Seite 16 von 27 BAD Stand: 06/2010

17 Angaben des zu übermittelnden Datensatzes 3.30 Feld 33 Ausgezahltes Kindergeld - Hier ist die Summe des von den öffentlichen Arbeitgebern ausgezahlten Kindergeldes zu bescheinigen, wenn es zusammen mit den Bezügen ausgezahlt wird (siehe Information zur Lohnsteuerbescheinigung D 2.2 vom ). Es ist das tatsächlich gezahlte Kindergeld des jeweiligen Kalenderjahres (unter Berücksichtigung von Nach- und Überzahlungen, die bis zur Ausschreibung der Lohnsteuerbescheinigung getätigt bzw. getilgt wurden) zu bescheinigen; dabei sind auch negative Beträge zu berücksichtigen Raum für weitere Daten Die Felder 34 bis 42 (der in KIDICAP erzeugten Lohnsteuerbescheinigung) sind auf dem amtlichen Vordruck nicht vorhanden. Die dort aufgeführten Leistungen kann der Arbeitgeber auf freiwilliger Basis übermitteln, um Rückfragen des Finanzamtes zu vermeiden. Die Felder 34 bis 38 (bis 2009 Felder 31 bis 35) sind standardmäßig in KIDICAP vorgegeben. Die Kidicap-Felder sind in einem Block auf der linken Seite des Ausdrucks platziert. Die noch freien Felder auf der rechten Seite bleiben für künftige amtliche Ergänzungen frei. Feld 34 Steuerpflichtiger Zuschuss des Arbeitgebers zur Zusatzversorgung Hier wird der individuell versteuerte Teil der Umlagen / Beiträge an die Zusatzversorgungseinrichtungen (gesondert) übermittelt. Der Betrag ist auch im Bruttoarbeitslohn (Feld 3) enthalten. Bis 2009: Feld 31 Feld 35 - Beitrag des Arbeitnehmers zur Zusatzversorgung Hier wird der Eigenanteil des Arbeitnehmers zur Zusatzversorgung übermittelt. Bis 2009: Feld 32 Feld 36 Freiwilliger Krankenversicherungsbeitrag Beitrag des Arbeitnehmers im Rahmen einer freiwilligen Mitgliedschaft in der gesetzlichen Krankenversicherung. Bis 2009: Feld 33 DA Steuer Nr. 5 A Seite 17 von 27 BAD Stand: 06/2010

18 Angaben des zu übermittelnden Datensatzes Feld 37 Freiwilliger Pflegeversicherungsbeitrag Beitrag des Arbeitnehmers im Rahmen einer freiwilligen Mitgliedschaft in der gesetzlichen Pflegeversicherung. Bis 2009: Feld 34 Feld 38 - Übungsleiterfreibetrag Wird im Bereich des BADV - Abt. D - nicht verwendet. Bis 2009: Feld 35 Feld 39 - Steuerfreie Auslandsdienstbezüge / Zuwendungen gem. Richtlinie II an Auslandsdienstlehrkräfte In den Fällen, in denen steuerfreie Auslandsdienstbezüge gem. 52 Abs. 1, 54 und 58a des Bundesbesoldungsgesetzes bzw. der steuerfreie Auslandsanteil der Bezüge der Aus- landsdienstlehrkräfte nach der Richtlinie II gezahlt werden, wird in diesem Feld der entsprechende Betrag mit dem Text "Ausl.-Bez. stfr. 3 Nr. 64 EStG" bzw. "Zuw. RL II stfr. 3 Nr. 64 EStG" ausgewiesen. Bis 2009: Feld 36 Feld 40 - Arbeitnehmerkammerbeitrag Bremen - Pflichtbeitrag eines im Land Bremen tätigen Arbeitnehmers zur Arbeitnehmerkammer. Bis 2009: Feld 37 Feld 41 - Arbeitskammerbeitrag Saarland Pflichtbeitrag eines im Saarland tätigen Arbeitnehmers zur Arbeitskammer. Bis 2009: Feld Angabe der personenbezogenen Daten und der Steuermerkmale Auf der linken Seite des Ausdrucks der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung befinden sich die folgenden nicht nummerierten Felder: DA Steuer Nr. 5 A Seite 18 von 27 BAD Stand: 06/2010

19 Angaben des zu übermittelnden Datensatzes Anschrift des Arbeitnehmers. Die Anschrift kann im Ausdruck abweichend von der im Datensatz elektronisch übermittelten Adresse den Gegebenheiten der jeweiligen Behörde angepasst werden (Hinweis auf DZ IV 41 O /04 v ) Name, Vorname, Geburtsdatum KIDICAP-interne Merkmale: Kunden-Nr., Nr. des Abrechnungskreises, Sachbearbeiter-Nr., Dienststellen-/Unterdienststellen-Nr., Personal-Nr. und Datum des Ausdrucks etin (elektronische Transfer-Identifikations-Nummer). Es handelt es sich um ein personenbezogenes Zuordnungskriterium, das aus dem Familiennamen, dem Vornamen und dem Geburtsdatum entwickelt wird. Die etin ist 14-stellig und besteht aus Ziffern und Großbuchstaben. Sie wird aufgrund eines vorgegebenen Programmcodes vom jeweiligen Arbeitgeber gebildet. Ändert sich der Familienname, so wird die etin neu berechnet. Wurden allerdings die Lohnsteuerbescheinigungsdaten bereits übermittelt, so bleibt die bisherige etin erhalten, sofern für das bereits übermittelte Kalenderjahr weitere Korrekturmeldungen erfolgen. Die neue etin wird dann erst im darauf folgenden Kalenderjahr wirksam. Identifikationsnummer: Dient der eindeutigen Identifizierung in Besteuerungsverfahren und wird zukünftig die o.a. etin ablösen. Der Zeitpunkt wird mit einem BMF- Schreiben im Bundessteuerblatt bekannt gegeben. Weitere Hinweise im DZ-Portal unter Bezüge zentral/steuern/hinweise/news. Transferticket: Quittungsnummer der Finanzverwaltung bei Annahme der übermittelten Datensätze (keine Pflichtangabe im Papierausdruck Hinweis auf Ziffer 16 der anliegenden BMF-Schreiben) Steuerklasse/Faktor (Angabe von zwei Zeiträumen bei Steuerklassenwechsel möglich) wird programmgesteuert bescheinigt. Beim Steuerkartenwechsel ist für jede Steuerklasse (Steuerkarte) eine separate Bescheinigung über Elsterlohn manuell erforderlich. Ggf. vorhandener Faktor bei Steuerklasse IV wird bescheinigt. Zahl der Kinderfreibeträge: Angabe von zwei Zeiträumen möglich. Steuerfreier Jahresbetrag: Angabe von zwei Zeiträumen möglich. Hinzurechnungsbetrag (Hinweis auf Bs I 41 O /00 v ) DA Steuer Nr. 5 A Seite 19 von 27 BAD Stand: 06/2010

20 Kirchensteuermerkmale: Angabe von zwei Zeiträumen möglich. Amtlicher Gemeindeschlüssel (AGS) Angaben des zu übermittelnden Datensatzes 3.33 Anschrift des lohnsteuerrechtlichen Arbeitgebers und Angabe des Finanzamtes, an das die Lohnsteuer abgeführt wurde Das Bundesamt für zentrale Dienste und offene Vermögensfragen (BADV) Abt. Dienstleistungszentrum (D) Dienstsitz Bonn - ist lohnsteuerrechtlicher Arbeitgeber für alle juristische Personen des öffentlichen Rechts, deren Bezügezahlung von der Abt. D (einschl. der LRSt`n und der AOSt`n mit Online-Bearbeitung) vorgenommen wird. In der letzten Zeile ist das Finanzamt und dessen vierstellige Finanzamtsnummer -FANR - (siehe Verzeichnis unter an das der lohnsteuerrechtliche Arbeitgeber die Steuern abgeführt hat (Betriebsstättenfinanzamt), anzugeben. Betriebsstättenfinanzamt für die Abt. D (einschl. der LRSt`n und der AOSt`n mit Online- Bearbeitung) ist seit das Finanzamt Bonn-Innenstadt, Postfach , Bonn, FANR: Bei juristischen Personen des privaten Rechts ist das BADV Abt. D für die Arbeitgeber, für die das Betriebsstättenfinanzamt der Übertragung der Arbeitgeberpflichten auf das BADV Abt. D zugestimmt hat (siehe Hinweise zur Umstellung der AG- Steuernummer Stand: 04/2009) ebenfalls lohnsteuerrechtlicher Arbeitgeber. Zurzeit liegt lediglich für einen Arbeitgeber diese Zustimmung noch nicht vor. In diesem Fall ist unter Anschrift des lohnsteuerrechtlichen Arbeitgebers weiterhin die Anschrift des jeweiligen Arbeitgebers und beim Finanzamt das jeweilige Betriebsstättenfinanzamt dieses Arbeitgebers anzugeben. DA Steuer Nr. 5 A Seite 20 von 27 BAD Stand: 06/2010

21 Erteilung einer besonderen Lohnsteuerbescheinigung 4. Erteilung einer besonderen elektronischen Lohnsteuerbescheinigung Hat dem Arbeitgeber für einen Arbeitnehmer bei Abschluss des Lohnkontos keine Lohnsteuerkarte vorgelegen, so hat der Arbeitgeber ohne maschinelle Lohnabrechnung eine besondere Lohnsteuerbescheinigung in Papierform zu erteilen; bei maschineller Lohnabrechnung ist ein entsprechendes Kennzeichen bei der elektronischen Übermittlung zu setzen. für alle Arbeitnehmer, die es unterlassen haben, ihre Lohnsteuerkarte dem Arbeitgeber auszuhändigen, für die im Ausland wohnhaften Arbeitnehmer i.s.d. 1 Abs. 2 u. 3 EStG, bei beschränkt einkommensteuerpflichtigen Arbeitnehmern. Zusätzlich bei beurlaubten Arbeitnehmern, die lediglich Kindergeld erhalten und deshalb nicht verpflichtet sind, eine Lohnsteuerkarte vorzulegen. Eine besondere Lohnsteuerbescheinigung muss erstellt werden, wenn eines der folgenden Kennzeichen im Feld MKM-intern des Fensters 8 vorhanden ist: N B V A K E S Lohnsteuerkarte/Besch. 39 c/d EStG liegt noch nicht vor (Neuzg.) Beschränkte Steuerpflicht ( 1 Abs. 4 EStG) Vereinfachtes Bescheinigungsverfahren für Versorgungsempfänger im Aus land (Einverständniserklärung liegt vor) Auf Antrag unbeschränkte Steuerpflicht für Bedienstete mit Wohnsitz im Ausland ( 1 Abs. 3 EStG) Zahlung von Kindergeld an beurlaubte Bedienstete Erweiterte unbeschränkte Steuerpflicht für Bedienstete mit Wohnsitz im Ausland ( 1 Abs. 2 EStG) Schuldhafte Nichtvorlage d. Lohnsteuerkarte/Beschein. 39 c/d EStG Hier ist zusätzlich das Feld Besond. LSt-Bescheinigung bzw. Besond. LSt- Bescheinigung -VJ anzuklicken und der AGS einzugeben. Seit der Version erfolgt ein Plausi-Hinweis. DA Steuer Nr. 5 A Seite 21 von 27 BAD Stand: 06/2010

22 Lohnsteuerbescheinigung von öffentlichen Kassen 5. Lohnsteuerbescheinigungen von öffentlichen Kassen Wird ein Arbeitnehmer, der den Arbeitslohn im Voraus für einen Lohnzahlungszeitraum erhalten hat, während dieser Zeit einer anderen Dienststelle zugewiesen (Abordnung, Versetzung) und geht die Zahlung des Arbeitslohns auf die Kasse dieser Dienststelle über (Wechsel vom oder zum BADV Abt. D -), so hat die früher zuständige Kasse in der Lohnsteuerbescheinigung den vollen von ihr gezahlten Arbeitslohn und die davon einbehaltenen Steuern auch dann aufzunehmen, wenn ihr ein Teil des Arbeitslohns von der nunmehr zuständigen Kasse erstattet wird. Die jetzt zuständige Kasse hat den der früher zuständigen Kasse erstatteten Teil des Arbeitslohns nicht in die Lohnsteuerbescheinigung aufzunehmen (R 41b Abs. 4 LStR 2008). Die Dauer des Dienstverhältnisses ist jedoch den tatsächlichen Verhältnissen entsprechend zu bescheinigen. DA Steuer Nr. 5 A Seite 22 von 27 BAD Stand: 06/2010

23 Sonstiges 6. Sonstiges 6.1 Bescheinigung von Sterbegeld Beim Sterbegeld handelt es sich grundsätzlich um einen steuerpflichtigen Versorgungsbezug ( 19 EStG i.v.m. R 19.8 Abs. 1 Nr. 1 LStR 2008). Lediglich das so genannte Kostensterbegeld ( 18 Abs. 2 Nr. 2 BeamtVG) ist steuerfrei und nicht auf der Lohnsteuerbescheinigung einzutragen. Bei der Zahlung von (steuerpflichtigem) Sterbegeld ist deshalb immer eine -ggf. zweite - Lohnsteuerkarte anzufordern. Sofern keine Lohnsteuerkarte vorgelegt wird, ist die Lohnsteuerklasse VI anzuwenden und eine besondere Lohnsteuerbescheinigung zu übermitteln. Bei der Bescheinigung des Sterbegeldes sind die Felder 1, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 29, 30, und 32 zu füllen. Sofern nur Sterbegeld bescheinigt wird, ist in Feld 29 die Bemessungsgrundlage mit 0,00 EUR anzugeben. Sofern die Zahlung des Sterbegeldes über die Zulage 6506 erfolgt, wird die Lohnsteuerbescheinigung maschinell erstellt. Auf die Arbeitsanleitungen Sterbegeld der Statusgruppen B und T sowie auf die Erläuterungen zu Feld 33 weise ich zusätzlich hin. 6.2 Nachzahlungen im Zahlungsmonat (ZM) 01 eines jeden Kalenderjahres In KIDICAP wird programmgesteuert im ZM 01 eines jeden Kalenderjahres für die Statusgruppen B und V das Merkmal "Steuer aufrollen" des Fensters 7 berücksichtigt, wenn Rückrechnungen in das abgelaufene Kalenderjahr erfolgen. Damit werden alle laufenden Bezüge, die im ZM 01 für das abgelaufene Kalenderjahr nachgezahlt werden, noch in der Lohnsteuerbescheinigung des abgelaufenen Kalenderjahres berücksichtigt. Auch sonstige Bezüge der Statusgruppen B und V werden im ZM 01 wegen des Zuflusses im abgelaufenen Kalenderjahr ebenfalls noch in der Lohnsteuerbescheinigung des abgelaufenen Kalenderjahres berücksichtigt. DA Steuer Nr. 5 A Seite 23 von 27 BAD Stand: 06/2010

24 Sonstiges 6.3 Besonderheiten im Zusammenhang mit maschinell erstellten (besonderen) Lohnsteuerbescheinigungen 1. Im Feld "Wohnsitzfinanzamt Vj" des Fensters 7 wird die Finanzamtsnummer (FANR) für das Vorjahr programmgesteuert festgehalten (Stand 12/JJJJ), wenn der Personalfall im Abrechnungsmonat 12/JJJJ im Bestand und das Feld "Wohnsitzfinanzamt" gefüllt war. Damit ist eine korrekte Erstellung der (Besonderen) Lohnsteuerbescheinigung im ZM 01 für das Vorjahr gewährleistet. Bei Neuzugängen in den Monaten 01/JJJJ bis 03/JJJJ mit "Gilt ab Vorjahr" geschieht dies nicht. Hier muss die FANR des Vorjahres manuell eingegeben werden, um eine korrekte Lohnsteuerbescheinigung zu erhalten. 2. Mit den Feldern ("Besond. LSt-Bescheinigung" und "Besond. LSt-Bescheinigung Vj bietet KIDICAP die Möglichkeit, eine besondere Lohnsteuerbescheinigung erstellen zu lassen (Hinweis auf Punkt 4). 3. Über das Feld "Lohnst.-Bescheinigung" des Fensters 8 kann erneut eine maschinell erstellte Lohnsteuerbescheinigung (und eine erneute elektronische Meldung) erzeugt werden. Dies kann erforderlich sein, wenn die Lohnsteuerbescheinigung in Verlust geraten ist. Außerdem kann über dieses Feld auch die Erzeugung einer maschinellen Bescheinigung verhindert werden. Zu den erforderlichen Eingaben verweise ich auf den hinterlegten Hilfetext in KIDICAP. Sofern das Merkmal "Steuer aufrollen" des Fensters 7 gesetzt wird, erzeugt KIDICAP automatisch eine Lohnsteuerbescheinigung für das abgelaufene Kalenderjahr unter Berücksichtigung der Rückrechnungsergebnisse. Sofern nur ein Papierausdruck erforderlich ist, kann über das Archivierungsverfahren Beta 93 ein erneuter Ausdruck erstellt werden. Außerdem ist unter der GUI- Oberfläche ein PC-Ausdruck möglich. DA Steuer Nr. 5 A Seite 24 von 27 BAD Stand: 06/2010

25 Sonstiges 4. In Austrittsfällen wird für folgende Sachverhalte eine programmgesteuerte Lohnsteuerbescheinigung erzeugt: Sachverhalt Austritt im laufenden Kalenderjahr. Austritt im laufenden Kalenderjahr. Nachzahlung von laufenden Bezügen Austritt im Vorjahr. (Nach-) Zahlung von Bezügen. Austritt im laufenden Kalenderjahr. Zahlung von sonstigen Bezügen Austritt im laufenden Kalenderjahr. Lohnsteuerbescheinigung Erstellung einer Lohnsteuerbescheinigung für das laufende Kalenderjahr für den Zeitraum bis Austritt. Erstellung einer neuen (korrigierten) Lohnsteuerbescheinigung für den Zeitraum bis Austritt. Erstellung einer Lohnsteuerbescheinigung für das laufende Kalenderjahr mit Angabe des Zeitraums = Abrechnungsmonat Erstellung einer Lohnsteuerbescheinigung für das laufende Kalenderjahr mit Angabe des Zeitraums = Abrechnungsmonat Nachzahlung von laufenden sonstigen Bezügen. und Es werden zwei Lohnsteuerbescheinigungen erzeugt. Eine (korrigierte) Lohnsteuerbescheinigung für den Zeitraum bis Austritt. Eine weitere Lohnsteuerbescheinigung mit Angabe des Zeitraums = Abrechnungsmonat 6.4 Manuelle elektronische Lohnsteuerbescheinigung Hat ein Zahlungsfall im Kalenderjahr, für das die Lohnsteuerbescheinigung erstellt wird, eine Unterbrechung mit Grund 90, oder nicht ganzjährig die Steuerklasse VI, oder unterliegt er nicht der Steuerpflicht (steuerliche Behandlung "0"), oder ein Wechsel der steuerlichen Behandlung (Wechsel der Schlüsselzahlen 0 bis 3 im Feld Steuerliche Behandlung des Fensters 07) oder AGS und kein Kennzeichen Besond. LSt-Bescheinigung vorhanden bzw. umgekehrt DA Steuer Nr. 5 A Seite 25 von 27 BAD Stand: 06/2010

26 Sonstiges wird keine programmgesteuerte elektronische Lohnsteuerbescheinigung erzeugt. Diese Fälle werden in der Liste 1440 dokumentiert. In Fällen mit U-Grund 90 wird zur Unterstützung zusätzlich die Liste 5301 erstellt. Außerdem gibt es weitere Sachverhalte, bei denen eine maschinelle Erzeugung verhindert und eine manuelle Bescheinigung erzeugt werden muss. Bei bestimmten Fällen der Mitversteuerung (siehe Hinweise zur Versteuerung von mehreren Bezügen nach den Merkmalen einer Lohnsteuerkarte) Minusbeträgen beim Steuerbrutto (siehe Hinweis zu Punkt 3.3) einem Status- bzw. Kundenwechsel im Laufe des Jahres ( siehe u.a. Hinweis) Diese Fälle sind zu prüfen. Ggf. ist eine manuelle elektronische Lohnsteuerbescheinigung über die Funktion Lohnsteuerbescheinigung manuell zu erzeugen (Hinweis auf DA Steuer Nr. 5 B). Hinweis zum Status- und Kundenwechsel: Bei einem untermonatigen Statuswechsel ist beim Zahlungsfall die Erfassung eines Austrittsdatums (bei der einen Statusgruppe) und die Vergabe einer neuen Personalnummer (bei der anderen Statusgruppe) erforderlich. Dadurch werden programmgesteuert zwei Lohnsteuerbescheinigungen erzeugt. Das Gleiche gilt bei einem Wechsel der KIDICAP-Kunden von Kunde 0001 (Inland) nach Kunde 0007 (Ausland) bzw. umgekehrt. Die Erstellung von zwei Bescheinigungen in diesen Fällen wird von der Finanzverwaltung nicht beanstandet. Eine manuelle Korrektur (Zusammenfassung zu einer Lohnsteuerbescheinigung) ist in diesen Fällen nicht erforderlich. 6.5 Keine elektronische Lohnsteuerbescheinigung für das Vorvorjahr Elektronische Lohnsteuerbescheinigungen für das Vorvorjahr werden - bezogen auf das Jahr des aktuellen Erfassungsmonats weder maschinell noch über die Funktion Lohnsteuerbescheinigung manuell erzeugt. Grund hierfür ist, dass die Daten von der Finanzverwaltung nicht mehr angenommen werden. DA Steuer Nr. 5 A Seite 26 von 27 BAD Stand: 06/2010

27 Sonstiges 6.6 Manuelle Lohnsteuerbescheinigung in Papierform Sofern die Erstellung einer elektronischen Lohnsteuerbescheinigung nicht mehr möglich ist, muss eine besondere Lohnsteuerbescheinigung in Papierform (Vordruck 7.28) ausgestellt werden. DA Steuer Nr. 5 A Seite 27 von 27 BAD Stand: 06/2010

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