Berufliche Schulen Alle Schularten

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1 Berufliche Schulen Alle Schularten Nutzung der ERP-Software Microsoft Dynamics NAV 4.0 Navision portabel verwenden - ohne Installation - Landesinstitut für Schulentwicklung best@ls.kv.bwl.de Qualitätsentwicklung und Evaluation Autor: StR Gunnar Horn, WBS Konstanz Stand: Juni 2008 Schulentwicklung und empirische Bildungsforschung Bildungspläne Stuttgart 2008 Seite 0 von 11 gunnar.horn@web.de

2 IMPRESSUM HERAUSGEBER Landesinstitut für Schulentwicklung Stuttgart, Fachbereich 3 Rotebühlstraße 131, Stuttgart Tel.: (07 11) oder Fax: (07 11) Internet: handreichungen@abt3.leu.bw.schule.de poststelle@ls.kv.bwl.de Stand: Juni des Autors:

3 Inhaltsverzeichnis 1. Vorbereitungsarbeiten Seite 1 2. Entpacken des Programmpakets Seite 2 3. Programmstart Seite 4 4. Datenbankanmeldung Seite 4 Ergänzungen zum Arbeiten mit Navision 5. Arbeiten mit Datenständen (Mandanten) Seite 5 6. Datensicherung erstellen Seite 5 7. Mandant löschen Seite 6 Anhang A.1. Erneuerung der Programmlizenz Seite 7 A.2. Austausch der Datenbank Seite 7 Einführung Das Landesinstitut für Schulentwicklung Baden-Württemberg hat ein Programmpaket entwickelt, mit dem Sie Microsoft Dynamics NAV 4.0 (Navision 4.0) nutzen können, ohne die Software installieren zu müssen. Diese Lösung ist insbesondere in den folgenden Anwendungssituationen hilfreich: Sie möchten Navision auf Ihrem heimischen PC benutzen. Sie möchten Navision auf einem USB Stick mitnehmen um es auf verschiedenen Computern zu nutzen (z.b. Schule und heimischer PC). Sie wollen auf einem fremden Rechner Navision nutzen und es danach wieder löschen, ohne Spuren zu hinterlassen. Das Vorgehen ist sehr einfach: Sie laden ein Programmpaket von den Internetseiten des Landesinstituts herunter, entpacken es und fügen Ihre Schullizenz dazu. Anschließend starten Sie sofort Navision. Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung begleitet Sie durch diesen Prozess und gibt Ihnen Hinweise zur Handhabung von Navision.

4 1. Vorbereitungsarbeiten Fragen Sie Ihren Systembetreuer / Lehrer nach der aktuellen Navision-Lizenz Ihrer Schule. Wichtig ist, dass die Lizenzdatei entpackt ist, d.h. sie sollte nicht die Endung.zip, sondern die Endung. flf haben. Speichern Sie die Lizenzdatei auf den Desktop Ihres Computers. Gehen Sie auf die Internetseiten des Landesinstituts für Schulentwicklung. ( - Rubrik Installation). Suchen Sie den Link Navision Programmpaket Speichern Sie die Datei auf dem Desktop Ihres Computers. (rechte Maustaste/Ziel speichern unter ) Seite 1 von 11

5 2. Entpacken des Programmpakets Auf Ihrem Desktop finden Sie nun die Datei Navision_Programmpaket.exe Doppelklicken Sie diese um sie zu entpacken. Sie erhalten eventuell die nebenstehende Warnmeldung. Bestätigen Sie die Ausführung der.exe-datei. Klicken Sie auf Installieren. Hinweis: Der Entpackvorgang dauert mehrere Minuten. Bitte benutzen Sie den Computer in dieser Zeit nicht. Nach dem Entpacken finden Sie einen Ordner mit dem Namen Navision_Programmpaket. auf Ihrem Desktop. Öffnen Sie den Ordner Navision_Programmpaket. Er sollte wie in der Abbildung aussehen. Vor dem Download hatten Sie die Lizenzdatei Ihrer Schule auf dem Desktop bereitgelegt. Speichern Sie die Lizenzdatei nun in dem Unterordner Lizenz des Navision-Programmpakets ab. Seite 2 von 11

6 Prüfen Sie, ob der Ordner Lizenz tatsächlich die Lizenzdatei enthält. Der Name der Lizenzdatei kann von der Darstellung abweichen. Die Datei muss jedoch die Endung.flf haben. Das Programmpaket ist nun überall einsetzbar. Sie können den Ordner Navision_Programmpaket auf dem Desktop belassen oder an jeden beliebigen Ort auf Ihrer Festplatte verschieben. Schließen Sie dazu den Ordner Navision_Programmpaket und verschieben Sie dann den kompletten Ordner mit Hilfe von Ausschneiden und Einfügen. Es ist auch möglich, den Ordner auf einen USB-Stick zu verschieben, so dass Sie Navision an jedem PC vom USB-Stick aus benutzen können. Bevor Sie die Software benutzen, stellen Sie bitte sicher, dass Sie die Nutzungsbedingungen für Schüler ausgefüllt und unterschrieben haben. Wenn das noch nicht geschehen ist, drucken Sie die entsprechende.pdf- Datei aus und geben Sie unterschrieben bei Ihrem Fachlehrer ab. Seite 3 von 11

7 3. Programmstart Öffnen Sie den Ordner Navision_Programmpaket und doppelklicken Sie die Datei Navision_starten.exe. Es öffnet sich das Programm und Sie können Ihre BenutzerID eingeben. (siehe folgender Abschnitt) 4. Datenbankanmeldung Für verschiedene Schularten und Ausbildungsberufe gibt es unterschiedliche Benutzer-IDs. So passt sich Navision 4.0 automatisch an die Bedüfnisse der verschiedenen Benutzer an. Geben Sie die BenutzerID ohne Kennwort ein und bestätigen Sie mit OK. Folgende Benutzergruppen werden unterschieden: Seite 4 von 11

8 Ergänzungen zum Arbeiten mit Navision 5. Arbeiten mit Datenständen (Mandanten) Datensicherung (Mandant) importieren Soll zu Beginn einer Arbeitssitzung ein bestimmter Datenstand (Mandant) in die Datenbank importiert werden, so ist in der Menüleiste über Extras / Datensicherung importieren der Pfad zum Ordner, in dem die Datenstände hinterlegt sind, anzuwählen. Mit einem Doppelklick auf den entsprechenden Datenstand (oder Datenstand markieren und Schaltfläche Öffnen) wird der Mandant im Import-Fenster angezeigt. Mit Klick auf die Schaltfläche OK werden die Daten des ausgewählten Mandanten in die Datenbank eingelesen. In der Datenbank können gleichzeitig die Daten mehrerer Mandanten gehalten werden. Daher ist im nächsten Schritt der entsprechende Mandant zu öffnen. In der Menüleiste ist über Datei / Mandant / Öffnen aus der angezeigten Liste der jeweilige Mandant mit einem Doppelklick (oder Mandant markieren und Schaltfläche OK) zu aktivieren. Anschließend befindet man sich im Hauptmenü des Programms und in der Kopfleiste des Bildschirms wird der Mandantenname angezeigt. 6. Datensicherung erstellen Soll am Ende einer Arbeitssitzung ein Datenstand für eine spätere Arbeitsfortsetzung gesichert werden, so ist in der Menüleiste über Extras / Datensicherung erstellen vorzugehen. Es wird das Fenster mit den in der Datenbank befindlichen Mandanten angezeigt. Benutzerdefiniert ist der zu sichernde Mandant durch einen Klick mit einem Häkchen zu versehen (keine Häkchen setzen bei Daten gemeinsam für alle Mandanten und bei Applikationsobjekte). Im unteren Teil des Fensters kann im Feld Beschreibung eine Kurzbemerkung zum Datenstand angegeben werden. Im Feld Dateiname ist über den Assist-Button (Dreipunkte-Symbol) das Folgefenster Seite 5 von 11

9 Datensicherung erstellen zu öffnen. Nun ist der Ordner anzuwählen, in dem der Datenstand gespeichert werden soll. Weiterhin ist der Datenstand mit einem Dateinamen zu versehen. Über Schaltfläche Speichern gelangt man zurück ins obige Fenster. Im Feld Dateiname ist nun der Pfad des Ordners zu sehen, in dem sich der Datenstand nach der Speicherung befindet. Mit OK wird der Speicherungsvorgang gestartet. 7. Mandant löschen Möchte man den gleichnamigen Mandanten erneut in die Datenbank importieren, um z.b. wieder den Ausgangsdatenstand zu laden, so bringt das System folgende Meldung: In diesem Fall muss der bereits in der Datenbank befindliche Mandant zuerst gelöscht werden, damit sich der gleichnamige Mandant importieren lässt. Das Löschen des Mandanten geschieht in der Menüleiste über Datei / Mandant / Löschen. Anschließend ist die Datenrücksicherung (Import der Datensicherung), wie zuvor beschrieben, möglich. Alternativ bestünde auch die Möglichkeit, den Mandanten in der Datenbank zuvor umzubenennen, um die Gleichnamigkeit mit dem zu importierenden Mandanten zu beseitigen. Da die Datenbank auf ein begrenztes Speicherungsvolumen ausgelegt ist, sollten nicht benötigte Mandanten in der Datenbank vorsorglich gelöscht werden. Seite 6 von 11

10 Anhang A.1. Erneuerung der Programmlizenz Die Programmlizenz Ihrer Schule läuft nach einem Jahr aus. Sie erhalten von Ihrem Systembetreuer bzw. Lehrer dann eine neue Lizenzdatei. Sie können die alte Programmlizenz nach der folgenden Anleitung ersetzen. Doppelklicken Sie den Unterordner Lizenz des Navision-Programmpakets. Kopieren Sie die neue Lizenzdatei in den Unterordner Lizenz des Navision-Programmpakets. Die alte Lizenzdatei hat der Computer automatisch in f in.flf umbenannt. Löschen Sie die alte Datei f in.flf. A.2. Austausch der Datenbank Standardmäßig finden Sie im Navision-Programmpaket die Datenbank für den Fachunterricht, nicht die Datenbank für Übungsfirmen. Sie können die Datenbank jederzeit austauschen. Es wird empfohlen, immer mit der jeweils aktuellen Navision-Datenbank zu arbeiten. Auch deshalb ist es sinnvoll, die Datenbank von Zeit zu Zeit auszutauschen. Sie finden die aktuelle Datenbank auf der Internetseite: Speichern Sie die Datenbankdatei auf dem Desktop Ihres Computers. (rechte Maustaste/Ziel speichern unter ) Sie finden nun die Datei db_unterricht.exe auf Ihrem Desktop. Doppelklicken Sie diese um sie zu entpacken. Seite 7 von 11

11 Klicken Sie auf Installieren. Hinweis: Der Entpackvorgang dauert mehrere Minuten. Bitte benutzen Sie den Computer in dieser Zeit nicht. Nach dem Entpacken finden Sie auf Ihrem Desktop einen Ordner mit dem Namen db_unterricht. Darin liegt die Datei db_unterricht.fdb Speichern Sie die Datei db_unterricht.fdb in den Unterordner Datenbank des Navision-Programmpakets. Prüfen Sie, ob der Ordner Datenbank tatsächlich die Datenbankdatei enthält. Zum Programmstart doppelklicken Sie wieder die Datei Navision_starten.exe. Seite 8 von 11