Information für Arbeitgeber

Transkript

1 Information für Arbeitgeber zur maschinellen Datenübermittlung von Meldungen und Beitragsnachweisen Stand: 01. Dezember 2009 BKK Bundesverband Abteilung Beiträge und BKK Organisation Kronprinzenstr Essen

2 Vorwort Zentrale Datenannahmestelle der BKK Art der zu übermittelnden Daten Voraussetzungen für die Datenübermittlung Verschlüsselte Datenübermittlung Zusammenfassen von Meldungen/Beitragsnachweisen Entgeltabrechnung durch Dienstleister Übermittlungsarten Datenfernübertragung (DFÜ) Protokollierung Fehlerfreie Verarbeitung Reihenfolgefehler Fehlerhafte Datensätze Fehlerhafte Storno-Meldungen Änderung Ihrer Kommunikationsdaten Datensatz Kommunikation DSKO Krankenkassen-Betriebsnummer

3 11. Ablauf der Datenübermittlung von Meldungen und Beitragsnachweisen im elektronischen Verfahren Fehlerbereinigung von DEÜV-Meldungen Krankenkassen-Betriebsnummer ist unzulässig (Fehlernummer DSMED20) 14 Mögliche Ursachen Was Sie jetzt tun sollten Absender-Betriebsnummer ungleich Absender-Betriebsnummer im Vorlaufsatz (Fehlernummer DSMED15) Mögliche Ursachen Was Sie nun tun sollten Betriebsnummer-Verursacher ist unzulässig. Die Betriebsnummer des Verursachers muss in der Betriebsdatei der BA enthalten sein (Fehlernummer DSMED58) Mögliche Ursachen Was Sie jetzt tun sollten Betriebsnummer (BBNR)-Verursacher ist fehlerhaft (Fehlernummer DSME142) Mögliche Ursachen Was Sie jetzt tun sollten Fehlerbereinigung von Beitragsnachweisen Krankenkassen-Betriebsnummer ist unzulässig (Fehlernummer BW02019). 18 Mögliche Ursachen Was Sie jetzt tun sollten

4 13.2 Absender-Betriebsnummer ungleich Absender-Betriebsnummer im Vorlaufsatz (Fehlernummer BW02018) Mögliche Ursachen Was Sie nun tun sollten Arbeitgeber-Betriebsnummer nicht in der Betriebsdatei der BA vorhanden (Fehlernummer BW02067) Mögliche Ursachen Was Sie jetzt tun sollten Arbeitgeber-Betriebsnummer ist fehlerhaft (Fehlernummer BW02006) Mögliche Ursachen Was Sie jetzt tun sollten Zeitraumbeginn ist fehlerhaft (Fehlernummer BW02007) Mögliche Ursachen Was sie jetzt tun sollten Weiterleitung von korrekten Meldungen/Beitragsnachweisen sv.net Sozialversicherung im Internet sv.net/classic sv.net/online Zuständigkeiten BITMARCK

5 Vorwort Arbeitgeber dürfen die Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweise für ihre Beschäftigten nur noch als gesicherte und verschlüsselte elektronische Daten übermitteln. Seit 2009 hat der Arbeitgeber bei allen Entgeltmeldungen, die einen Zeitraum ab dem 01.Januar 2009 beinhalten, die Daten zur Unfallversicherung anzugeben. Wir möchten Sie mit dieser Arbeitshilfe bei der maschinellen Datenübermittlung unterstützen und Ihnen konkrete Lösungen anbieten. Die häufigsten Fragen, die bei der Datenübermittlung aufgetreten sind, stellen wir Ihnen dar und zeigen Ihnen Möglichkeiten der Bereinigung auf. 5

6 1. Zentrale Datenannahmestelle der BKK Für alle Betriebskrankenkassen ist die BITMARCK SERVICE GMBH die zentrale Datenannahmestelle. Hier werden alle eingehenden Daten formal geprüft und zur weiteren Verarbeitung per Datenfernübertragung an die BKK weitergeleitet. Die Betriebsnummer für die Datenübermittlung lautet Diese Betriebsnummer dient bei der Datenübermittlung als Empfänger-Betriebsnummer. Bitte verwenden Sie diese Betriebsnummer nicht als Krankenkassen-Betriebsnummer. Für die Datenübermittlung per benutzen Sie bitte die -Adresse Die ISDN-Nummer für die Datenfernübertragung lautet 0201 / Art der zu übermittelnden Daten Die BITMARCK SERVICE GMBH nimmt sowohl DEÜV-Meldungen als auch Beitragsnachweise in maschineller Form (DFÜ und ) entgegen. 3. Voraussetzungen für die Datenübermittlung Einzige Voraussetzung für die Teilnahme am maschinellen Meldeverfahren ist, dass die Meldungen/Beitragsnachweise mit Hilfe eines systemuntersuchten Entgeltabrechnungsprogramms erstellt und übermittelt werden. Ebenfalls zulässig ist die Erfassung der Meldungen/Beitragsnachweise mittels einer sog. Ausfüllhilfe, die jedoch ebenfalls systemuntersucht sein muss (z. B. sv.net). Die Übermittlung muss aus Gründen des Datenschutzes verschlüsselt erfolgen. Eine Aufstellung der systemuntersuchten Entgeltabrechnungsprogramme und Ausfüllhilfen erhalten Sie im Internet auf der Homepage des BKK Bundesverbandes ( unter der Rubrik Arbeitgeber / Maschinelles Melde- und Beitragsnachweisverfahren/ Entgeltabrechnungsprogramme. 6

7 4. Verschlüsselte Datenübermittlung Sowohl DEÜV-Meldungen als auch Beitragsnachweise müssen vor der Übermittlung verschlüsselt werden. Das Verschlüsselungszertifikat muss rechtzeitig vor der ersten Datenübermittlung bei einem Trust-Center (z.b. Trust-Center der ITSG) beantragt werden. Die Zertifizierung erfolgt für einen Zeitraum von 3 Jahren und muss nach Ablauf erneut beantragt werden. Die Verschlüsselungszertifizierung erfolgt generell für eine Absender- Betriebsnummer. Sollten Sie aus organisatorischen oder anderen Gründen mehrere Absender-Betriebsnummern nutzen, ist die Zertifizierung für jede dieser Betriebsnummern erforderlich. Wird für einen Betrieb seitens des Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit eine neue Betriebsnummer vergeben, beantragen Sie bitte ebenfalls rechtzeitig eine neue Zertifizierung. Informationen zum ITSG Trust-Center, insbesondere über Antragstellung und Vergabe einer Zertifizierung finden Sie im Internet unter der Adresse 5. Zusammenfassen von Meldungen/Beitragsnachweisen Falls Sie die Entgeltabrechnung und Erstellung von DEÜV-Meldungen für weitere Firmen (Mandanten, Tochterfirmen, Betriebsstätten usw.) durchführen, erstellen Sie bitte nicht für jede dieser Firmen eine DEÜV- bzw. Beitragsnachweis-Datei, sondern nur für eine Absenderfirma. Diese Absenderfirma können Sie in Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm als solche definieren und dient dann als Absender für alle weiteren Firmen, unabhängig davon, ob es sich um Tochterfirmen, Fremdfirmen oder rechtlich und/oder wirtschaftlich selbständige Firmen handelt. Die Zuordnung erfolgt innerhalb der DEÜV über die Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebes. Ein klassisches Beispiel soll dies verdeutlichen: Ein Steuerberater führt für seine Mandanten die Entgeltabrechnung durch und erstellt auch die Meldungen/Beitragsnachweise. Im Entgeltabrechnungsprogramm wird der Steuerberater als Absender definiert. Alle Meldungen werden unter einer Absender- 7

8 Betriebsnummer je Annahmestelle in einer Datei ausgegeben und an die Annahmestelle gesandt. Innerhalb der Datensätze identifiziert die Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebes den tatsächlichen Arbeitgeber (Mandant). Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Nur eine Verschlüsselungszertifizierung Nur eine Datei je Annahmestelle Diese für alle Beteiligten effektive Vorgehensweise wird von jedem systemuntersuchten Entgeltabrechnungsprogramm unterstützt. Eventuelle Fragen zum Handling beantwortet Ihnen Ihr Software-Ersteller. 6. Entgeltabrechnung durch Dienstleister Sollte Ihre Entgeltabrechnung und die Erstellung der Meldungen/Beitragsnachweise nicht von Ihnen, sondern von einer anderen Stelle (z.b. DATEV, Steuerberater, Rechenzentrum oder einem anderen Dienstleister) durchgeführt werden, übernimmt dieser Dienstleister in der Regel alle in diesem Zusammenhang anfallenden Arbeiten. Sie benötigen in diesem Fall keine Verschlüsselungszertifizierung. 7. Übermittlungsarten Seit 2006 sind für das maschinelle Melde- und Beitragsnachweisverfahren nur noch die Übermittlungsarten Datenfernübertragung (DFÜ) und zulässig. Vor dem Hintergrund einer standardisierten Datenübermittlung zwischen Krankenkassen und Arbeitgebern wurde der Krankenkassen-Kommunikations-Standard (KKS) festgelegt. Detaillierte Informationen hierzu finden Sie im Internet unter der Adresse Im Zweifel kann Ihr Software-Ersteller Sie darüber informieren, welche Übermittlungsart mit Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm möglich ist. 8

9 Generelle Informationen zu den beiden Übermittlungsarten finden Sie ebenfalls im Internet unter der Adresse Datenfernübertragung (DFÜ) Bei der Datenfernübertragung (DFÜ) handelt es sich um eine Übermittlung von einem Absender zu einem bestimmten Empfänger. Um Daten zu empfangen, muss der Empfänger erreichbar sein. Andernfalls kommt eine Datenübermittlung nicht zustande. Die ISDN-Nummer für die DFÜ lautet 0201 / Im -Verfahren werden Daten an ein bestimmtes Postfach übermittelt. Der Empfänger muss zum Zeitpunkt der Übermittlung nicht erreichbar sein. Die Daten können zu einem beliebigen Zeitpunkt aus dem Postfach abgeholt werden. Bitte senden Sie Ihre Daten ausschließlich an die -Adresse ag@bkk-bv.de. 8. Protokollierung Nach Erfüllung der formalen Voraussetzungen können Sie mit der Übermittlung der Daten beginnen. Zu jeder per erhaltenen Datei wird automatisch ebenfalls per - eine Empfangsbestätigung versandt. Erst wenn Sie diese Empfangsbestätigung erhalten, können Sie sicher sein, dass wir Ihre Datei erhalten haben. Falls Sie keine Annahmebestätigung erhalten, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung. Aus der eigentlichen Fachverarbeitung erhalten Sie grundsätzlich zu jeder verarbeiteten Datei ein Verarbeitungsprotokoll. Nachstehend erhalten Sie einen Überblick über die einzelnen Arten. 9

10 8.1 Fehlerfreie Verarbeitung Die häufigste Form des Verarbeitungsprotokolls ist die Mitteilung, dass die übermittelte Datei fehlerfrei verarbeitet wurde und die enthaltenen Meldungen/Beitragsnachweise an die entsprechenden Krankenkassen weitergeleitet wurden. Diese Protokolle erhalten Sie grundsätzlich per . Falls uns Ihre -Adresse nicht bekannt ist, erfolgt der Versand der Protokolle über fehlerfreie DEÜV-Meldungen per gelber Post. Ein Postversand von Beitragsnachweis-Protokollen erfolgt nicht. 8.2 Reihenfolgefehler Um den Datenfluss in der korrekten Reihenfolge verarbeiten zu können, müssen die in den Dateien enthaltenen Dateinummern lückenlos aufsteigend sein. Doppellieferungen sowie Dateilücken führen dazu, dass die entsprechende Datei und ggf. alle nachfolgenden Dateien nicht verarbeitet werden. In diesem Fall erhalten Sie von uns ein entsprechendes Schreiben mit der Bitte um Klärung und Rücksendung der beigefügten Rückantwort. Beginnen Sie mit Ihren Datenlieferungen nach Möglichkeit mit der Dateinummer Sollte dies nicht möglich sein, kann die erste Datenlieferung auch mit einer anderen Dateinummer versehen sein. Alle weiteren Dateien müssen jedoch eine lückenlos aufsteigende Dateinummer enthalten. 8.3 Fehlerhafte Datensätze Sollten eine oder mehrere Meldungen/Beitragsnachweise der verarbeiteten Datei fehlerhaft sein, teilen wir Ihnen dies ebenfalls mit. Zusammen mit dem Schreiben erhalten Sie zu jeder fehlerhaften Meldung/Beitragsnachweis eine zweiseitige Anlage mit der entsprechenden Fehlerbeschreibung. Bitte beheben Sie die Fehlerursache und übermitteln uns die korrigierten und neu erstellten Meldungen/Beitragsnachweise erneut. Sollte eine erneute Übermittlung mit Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm nicht mög- 10

11 lich sein, können Sie die entsprechenden Meldungen/Beitragsnachweise per sv.net erfassen. Bitte schicken Sie uns keinesfalls das korrigierte Fehlerprotokoll zu. Wir dürfen und können Ihre maschinellen Meldungen nicht verändern. Auch wenn sich in Ihrer Datei fehlerhafte Daten befinden, werden die fehlerfreien unmittelbar nach der Verarbeitung an die Krankenkassen weitergeleitet. Protokolle über fehlerhafte DEÜV-Meldungen werden, sofern Sie dies im Datensatz DSKO gekennzeichnet haben, entweder per gelber Post oder per Fehlerdatei versandt. Beitragsnachweisprotokolle erhalten Sie per , falls uns Ihre - Adresse bekannt ist, ansonsten ebenfalls per gelber Post. 8.4 Fehlerhafte Storno-Meldungen Abhängig von der Art des korrigierten Fehlers versucht Ihr Entgeltabrechnungssystem ggf. die fehlerhafte Meldung zu stornieren. Diese Storno-Meldung weist aber inhaltlich den selben Fehler auf wie die Ursprungsmeldung und wird daher ebenfalls abgewiesen und protokolliert. Achten Sie daher bitte auf das Storno-Kennzeichen (Name = KENNZST, Stelle ) in der Anlage des Fehlerprotokolls. Ist dieses mit J gekennzeichnet, ist von Ihnen keine Aktivität erforderlich. 9. Änderung Ihrer Kommunikationsdaten Datensatz Kommunikation DSKO Ihre korrekte und vollständige Anschrift und unser Ansprechpartner in Ihrem Hause, dessen Telefon- und Faxnummer sowie die -Adresse für den Versand der Verarbeitungsprotokolle sind für eine reibungslose und zeitsparende Kommunikation sehr wichtig. Mit jeder Datenlieferung von Meldungen und Beitragsnachweisen liefern Sie einen Datensatz Kommunikation DSKO. Dieser Datensatz wird bei der Verarbeitung von 11

12 Daten mitgezählt, sodass Ihnen immer ein Datensatz mehr bestätigt wird als Sie Meldungen oder Beitragsnachweise übermitteln. Dieser Datensatz enthält u. a. die Kommunikationsdaten des Arbeitgebers. Der Datensatz wird von Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm mit jeder Datenlieferung automatisch erstellt. Bitte beachten Sie, dass Sie die entsprechenden Informationen (Name und Anschrift des Absenders, Name des Ansprechpartners, Telefon- und Faxnummer, insbesondere die -Adresse für den Empfänger der Protokolle) in Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm hinterlegen und regelmäßig aktualisieren. Die Kommunikation mit Ihnen wird hierdurch wesentlich erleichtert. Informieren Sie auch den Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit über Anschriftenänderungen. Sie tragen damit zur Aktualisierung des Zentralverzeichnisses der Bundesagentur für Arbeit bei, auf das die Krankenkassen zugreifen können. 10. Krankenkassen-Betriebsnummer Wenn Sie Ihren Krankenkassenstamm um eine BKK erweitern möchten, geben Sie als Krankenkassen-Betriebsnummer die 8-stellige Betriebsnummer ein, die Ihnen die Krankenkasse mitteilt. Auf keinen Fall dürfen Sie hier die Betriebsnummer der BITMARCK SERVICE GMBH ( ) eingeben, da ansonsten jede Meldung sowie jeder Beitragsnachweis für diese Krankenkasse als fehlerhaft erkannt und abgewiesen wird. Sollte Ihnen die Krankenkassen-Betriebsnummer nicht bekannt sein, wenden Sie sich bitte an die entsprechende Krankenkasse. Ein Verzeichnis aller BKK finden Sie auch im Internet unter der Adresse Finder. 11. Ablauf der Datenübermittlung von Meldungen und Beitragsnachweisen im elektronischen Verfahren DEÜV-Meldungen und Beitragsnachweise werden in getrennten Dateien mit je einer Auftrags- und einer Nutzdatendatei übermittelt. Bitte beachten Sie, dass Sie unter- 12

13 schiedliche Bestätigungen für die Verarbeitung der Meldedaten und der Beitragsnachweise erhalten. Arbeitgeber, Steuerberater und sonstige Dienstleister (z. B. Rechenzentren) erhalten nach jeder Datenübertragung von Meldungen und Beitragsnachweisen innerhalb von wenigen Minuten per eine Bestätigung über den Empfang der Daten. Bitte beachten Sie, dass nur diese Bestätigungen, nicht jedoch Sendeprotokolle o. ä. aus einem Entgeltabrechnungsprogramm bzw. aus dakota ( -Programm zur Verschlüsselung von Daten) verbindlich sind. Die Annahmebestätigungen werden automatisch der -Adresse zugesandt, von der die Daten elektronisch versandt wurden. Spätestens am Folgetag der Datenübertragung erhalten Sie ebenfalls per (bei Fehlern im DEÜV-Meldeverfahren aus datenschutzrechtlichen Gründen entweder per verschlüsselter Datei oder per Post entsprechend der Kennzeichnung im Datensatz DSKO Stelle 412) ein Verarbeitungsprotokoll. Diesem kann die Anzahl der Datensätze in der verarbeiteten Datei, sowie die Anzahl der fehlerfreien bzw. fehlerhaften Datensätze entnommen werden. Die Verarbeitungsbestätigung erhält im Regelfall der/die zuständige Mitarbeiter/in. Mit Hilfe dieser Bestätigungen und Verarbeitungsprotokolle kann jederzeit die Vollständigkeit der Übertragung von Meldungen und Beitragsnachweisen überprüft werden. Außerdem werden Sie sofort auf evtl. Fehler hingewiesen und können zeitnah reagieren, z. B. durch Erfassung und Übermittlung der Meldungen / Beitragsnachweise mittels einer systemuntersuchten Ausfüllhilfe (z. B. sv.net). 12. Fehlerbereinigung von DEÜV-Meldungen Die laut Fehlerprotokoll festgestellten Fehler bzw. deren Ursache sind sofort zu beheben, da unabhängig von den Meldefristen beispielsweise die Krankenkassen Leistungen vom ersten Tag der Mitgliedschaft zur Verfügung stellen und daher diese Daten schnellstmöglich benötigen. Die abgewiesene Meldung ist nochmals zu erstellen und der Annahmestelle zu übermitteln. Sollte eine nochmalige Übermittlung mit dem eingesetzten Entgeltabrechnungsprogramm nicht möglich sein, empfiehlt sich die Meldung per sv.net zu erfassen und weiterzuleiten. 13

14 Die häufigsten Fehler im DEÜV-Meldeverfahren stellen wir Ihnen nachfolgend dar: 12.1 Krankenkassen-Betriebsnummer ist unzulässig (Fehlernummer DSMED20) In jedem Meldedatensatz muss als Empfänger die Krankenkasse angegeben werden, für die die Meldung bestimmt ist. Er werden Datensätze abgelehnt, die keine gültige Betriebsnummer einer Krankenkasse enthalten. In der Praxis geschieht es häufig, dass die eigene Arbeitgeber- Betriebsnummer oder die eines Mandaten versehentlich einer Krankenkasse zugeordnet wird. TIPP: Sollte Ihnen einmal die Betriebsnummer einer Betriebskrankenkasse fehlen, können Sie sich auf der Homepage des BKK Bundesverbandes informieren. ( Kollektion: Arbeitgeber/BKK Finder) Mögliche Ursachen Meist sind Einstellungen in den Stammdaten nicht korrekt gepflegt. Wenn eine falsche Krankenkassen-Betriebsnummer hinterlegt wurde, ist die richtige Betriebsnummer zu erfassen. Ist jedoch in den Stammdaten eine richtige Betriebsnummer hinterlegt, ist die richtige Zuordnung der jeweiligen Krankenkassen zu den unterschiedlichen Annahmestellen zu prüfen. Dies geschieht im Regelfall über die Verschlüsselung der Kassenart (z. B. AOK, BKK, IKK). Was Sie jetzt tun sollten Korrigieren Sie in jedem Fall die in Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm hinterlegten Krankenkassen-Stammdaten. Ansonsten werden zukünftige Datenlieferungen erneut zu diesem Fehler führen. Der abgewiesene Datensatz muss in korrigierter Form ein weiteres Mal an die Datenannahmestelle der Betriebskrankenkassen (BITMARCK SERVICE GMBH) gesendet 14

15 werden. Dabei ist zu beachten, dass Sie die aktuell nächste Dateinummer für die Datenanlieferung verwenden. Sofern Sie die Meldungen mit Ihrem Entgeltabrechnungssystem nicht mehr erzeugen können, erfassen Sie bitte die Meldungen mit sv.net und übermitteln diese elektronisch an die Krankenkasse Absender-Betriebsnummer ungleich Absender- Betriebsnummer im Vorlaufsatz (Fehlernummer DSMED15) In jedem Datensatz wird die Betriebsnummer des Absenders angegeben. Mit dieser Angabe wird geprüft, ob der Absender autorisiert ist, Daten zu senden. Neben der Absenderinformation in jedem einzelnen Datensatz wird auch im Vorlaufsatz die Betriebsnummer des Absenders angegeben. Der Vorlaufsatz ist als einleitende Information zu verstehen, die vor den eigentlichen Meldedaten steht und allgemeine Informationen enthält, die für alle dann folgenden Meldungen gültig sind. Daher wird ein Datensatz, dessen Absender nicht mit dem Absender im Vorlaufsatz übereinstimmt, abgewiesen. Mögliche Ursachen Diese Fallkonstellation entsteht häufig dann, wenn der Absender für verschiedene Betriebe Meldungen erstellt, z. B. wenn eine Firmenzentrale die Bearbeitung der Meldungen für rechtlich selbständige Tochterunternehmen übernimmt oder ein Steuerberater für mehrere Mandaten tätig ist. In diesen Fällen ist die Zuordnung der verschiedenen Mandaten zum als Absender tätigen Betrieb wichtig. In der Regel übernehmen Entgeltabrechnungsprogramme nur dann den tatsächlichen Absender in das dafür vorgesehene Datenfeld, wenn der Arbeitgeber auch als Mandant des Absenders definiert ist. Bei Fragen zur korrekten Stammdatenpflege kontaktieren Sie bitte den Ersteller Ihres Entgeltabrechnungsprogramms. 15

16 Was Sie nun tun sollten Korrigieren Sie Ihre Einstellungen und senden Sie der Annahmestelle den Datensatz einschließlich Vor- und Nachlaufsatz erneut in einer unabhängigen Lieferung. Sind die Daten nun korrekt, werden diese auch weitergeleitet. Sofern Sie die Meldungen mit Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm nicht mehr erzeugen können, erfassen Sie bitte die Meldungen mit sv.net und übermitteln sie elektronisch an die Krankenkasse Betriebsnummer-Verursacher ist unzulässig. Die Betriebsnummer des Verursachers muss in der Betriebsdatei der BA enthalten sein (Fehlernummer DSMED58) In jedem Datensatz ist auch die Betriebsnummer des Arbeitgebers (Verursacher) enthalten. Über die Betriebsnummer erfolgt die Kontenführung bei den Krankenkassen. Entsprechend ihrer Bedeutung wird die Betriebsnummer einigen Prüfungen unterzogen. So wird z. B. eine Arbeitgeber-Betriebsnummer nur akzeptiert, wenn sie in der Betriebsdatei der Bundesagentur für Arbeit (BA) enthalten ist. Mögliche Ursachen Betrifft die Fehlermeldung einen Arbeitgeber mit neuer Betriebsnummer, so ist es möglich, dass Ihre Meldungen bei der BITMARCK SERVICE GMBH eingegangen sind, bevor die Bundesagentur für Arbeit die Betriebsnummer in die Betriebsdatei eingepflegt hat. Dies geschieht insbesondere dann, wenn die Betriebsnummer vorab telefonisch erfragt und anschließend sofort eine Meldung erstellt wird. Bitte erstellen Sie Meldungen erst dann, wenn Ihnen der schriftliche Vergabebescheid des Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit vorliegt. Eventuell ist in Ihren Stammdaten auch eine falsche Betriebsnummer hinterlegt. Bei Fragen zur Pflege der Stammdaten in Ihrer Entgeltabrechnungssoftware wenden Sie sich an Ihren Software-Ersteller. 16

17 Was Sie jetzt tun sollten Korrigieren Sie eventuell in Ihren Stammdaten vorhandene Fehler. Danach erstellen Sie die Meldungen ein weiteres Mal und senden die Daten erneut an die BITMARCK SERVICE GMBH. Verwenden Sie eine passende Dateinummer. Ist der Datensatz jetzt korrekt, wird er an die entsprechende BKK weitergeleitet. Sofern Sie die Meldungen mit Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm nicht mehr erzeugen können, erfassen Sie bitte die Meldung mit sv.net und übermitteln sie elektronisch an die Krankenkasse. Handelt es sich bei der zurückgewiesenen Betriebsnummer um einen Arbeitgeber mit einer neuen Betriebsnummer, so setzen Sie sich bitte mit der BITMARCK SERVICE GMBH (Telefon 0201/ ) in Verbindung Betriebsnummer (BBNR)-Verursacher ist fehlerhaft (Fehlernummer DSME142) Der Datensatz, der diesen Fehler verursacht, enthält eine falsche oder gar keine Betriebsnummer für den Arbeitgeber. Betriebsnummern haben einen bestimmten Aufbau, der geprüft wird. Wenn dieser Aufbau nicht richtig ist, wird die Verarbeitung abgebrochen. Mögliche Ursachen Es handelt sich wahrscheinlich um einen Fehler in den Stammdaten Ihres Abrechnungsprogramms. Eventuell ist dort eine fehlerhafte oder gar keine Betriebsnummer hinterlegt. Viele systemuntersuchte Programme zur Erstellung von Meldungen und Beitragsnachweisen prüfen die korrekte Eingabe von Daten. Eventuell haben Sie Ihre Erfassung mit einer alten Programmversion vorgenommen, in denen eine entsprechende Prüfung noch nicht durchgeführt wurde. 17

18 Was Sie jetzt tun sollten Korrigieren Sie eine eventuell falsch hinterlegte Arbeitgeber-Betriebsnummer in Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm und senden Sie der Annahmestelle den korrekten Datensatz. Sofern Sie die Meldungen mit Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm nicht mehr erzeugen können, erfassen Sie bitte die Meldung mit sv.net und übermitteln sie elektronisch an die Krankenkasse. 13. Fehlerbereinigung von Beitragsnachweisen Die laut Fehlerprotokoll festgestellten Fehler bzw. deren Ursache sind zu beheben. Der abgewiesene Beitragsnachweis wird nochmals erstellt und schnellstens der entsprechenden Annahmestelle übermittelt. Sollte eine nochmalige Übermittlung mit dem Entgeltabrechnungsprogramm nicht möglich sein, kann der Beitragsnachweis per sv.net erfasst und übermittelt werden. Nachfolgend haben wir Ihnen die häufigsten Fehler bei der Verarbeitung von Beitragsnachweisen dargestellt: 13.1 Krankenkassen-Betriebsnummer ist unzulässig (Fehlernummer BW02019) In jedem Datensatz muss als Empfänger die Krankenkasse angegeben werden, für die der Beitragsnachweis bestimmt ist. Dabei ist zu beachten, dass Beitragsnachweise ausschließlich für Betriebskrankenkassen angenommen werden dürfen. Ein Beitragsnachweis wird daher abgewiesen, wenn dieser für eine andere Kassenart bestimmt ist. Er werden Datensätze abgelehnt, die keine gültige Betriebsnummer einer Krankenkasse enthalten. In der Praxis geschieht es häufig, dass die eigene Arbeitgeber- Betriebsnummer oder die eines Mandaten versehentlich einer Krankenkasse zugeordnet wird. 18

19 Mögliche Ursachen Meist sind Einstellungen in den Stammdaten nicht korrekt gepflegt. Daher ist die richtige Zuordnung der jeweiligen Krankenkassen zu den unterschiedlichen Annahmestellen zu prüfen. Dies geschieht über die Kassenart (z. B. AOK, BKK, IKK). Was Sie jetzt tun sollten Korrigieren Sie in jedem Fall die in Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm hinterlegten Stammdaten. Ansonsten werden zukünftige Datenlieferungen erneut zu diesem Fehler führen. Der abgewiesene Datensatz ist in korrigierter Form ein weiteres Mal an die BITMARCK SERVICE GMBH zu senden. Dabei ist zu beachten, dass Sie die aktuell nächste Dateinummer für die Datenanlieferung verwenden. Sofern Sie die Beitragsnachweise mit Ihrem Entgeltabrechnungssystem nicht mehr erzeugen können, erfassen Sie bitte den Beitragsnachweis mit sv.net und übermitteln ihn elektronisch an die Krankenkasse Absender-Betriebsnummer ungleich Absender- Betriebsnummer im Vorlaufsatz (Fehlernummer BW02018) In jedem Datensatz wird die Betriebsnummer des Absenders angegeben. Mit dieser Angabe wird geprüft, ob der Absender autorisiert ist, Daten zu senden. Neben der Absenderinformation in jeden einzelnen Datensatz wird auch im Vorlaufsatz die Betriebsnummer des Absenders angegeben. Der Vorlaufsatz ist als einleitende Information zu verstehen, die vor den eigentlichen Datensätzen mit den Beitragsnachweisen steht und allgemeine Informationen enthält, die für alle dann folgenden Beitragsnachweise gültig sind. Daher wird ein Datensatz, dessen Absender nicht mit dem Absender im Vorlaufsatz übereinstimmt, abgewiesen. 19

20 Mögliche Ursachen Diese Fallkonstellation entsteht häufig dann, wenn der Absender für verschiedene Betriebe Beitragsnachweise erstellt, z. B. wenn eine Firmenzentrale die Bearbeitung der Beitragsnachweise für rechtlich selbständige Tochterunternehmen übernimmt o- der ein Steuerberater für mehrere Mandaten tätig ist. In diesen Fällen ist die Zuordnung der verschiedenen Mandaten zum als Absender tätigen Betrieb wichtig. In der Regel übernehmen Entgeltabrechnungsprogramme nur dann den tatsächlichen Absender in das dafür vorgesehene Datenfeld, wenn der Arbeitgeber auch als Mandant des Absenders definiert ist. Bei Fragen zur korrekten Stammdatenpflege kontaktieren Sie bitte den Ersteller Ihres Entgeltabrechnungsprogramms. Was Sie nun tun sollten Korrigieren Sie Ihre Einstellungen und senden Sie der Annahmestelle den Datensatz einschließlich Vor- und Nachlaufsatz erneut in einer unabhängigen Lieferung. Sind die Daten nun korrekt, werden diese auch weitergeleitet. Sofern Sie die Beitragsnachweise mit Ihrem Entgeltabrechnungssystem nicht mehr erzeugen können, erfassen Sie bitte den Beitragsnachweis mit sv.net und übermitteln ihn elektronisch an die Krankenkasse Arbeitgeber-Betriebsnummer nicht in der Betriebsdatei der BA vorhanden (Fehlernummer BW02067) In jedem Datensatz ist auch die Betriebsnummer des Arbeitgebers enthalten. Über die Betriebsnummer erfolgt die Kontenführung bei den Krankenkassen. Entsprechend ihrer Bedeutung wird die Betriebsnummer einigen Prüfungen unterzogen. So wird z. B. eine Arbeitgeber-Betriebsnummer nur akzeptiert, wenn sie in der Betriebsdatei der Bundesagentur für Arbeit (BA) enthalten ist. 20

21 Mögliche Ursachen Betrifft die Fehlermeldung einen Arbeitgeber mit neuer Betriebsnummer, so ist es möglich, dass Ihr Beitragsnachweis bei der BITMARCK SERVICE GMBH eingegangen ist, bevor der Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit die Betriebsnummer in die zentrale Betriebsdatei eingepflegt hat. Eventuell ist in Ihren Stammdaten auch eine falsche Betriebsnummer hinterlegt. Bei Fragen zur Pflege der Stammdaten in Ihrer Entgeltabrechnungssoftware wenden Sie sich an Ihren Software-Ersteller. Was Sie jetzt tun sollten Korrigieren Sie eventuell in Ihren Stammdaten vorhandene Fehler. Danach erstellen Sie den Beitragsnachweis ein weiteres Mal und senden die Daten erneut an die BITMARCK SERVICE GMBH. Verwenden Sie eine passende Dateinummer. Ist der Datensatz jetzt korrekt, wird er an die entsprechende BKK weitergeleitet. Sofern Sie die Beitragsnachweise mit Ihrem Entgeltabrechnungssystem nicht mehr erzeugen können, erfassen Sie bitte den Beitragsnachweis mit sv.net und übermitteln ihn elektronisch an die Krankenkasse. Handelt es sich bei der zurückgewiesenen Betriebsnummer um einen Arbeitgeber mit einer neuen Betriebsnummer, so setzen Sie sich bitte mit der BITMARCK SERVICE GMBH (Telefon 0201/ ) in Verbindung Arbeitgeber-Betriebsnummer ist fehlerhaft (Fehlernummer BW02006) Der Datensatz, der diesen Fehler verursacht, enthält eine falsche oder gar keine Betriebsnummer für den Arbeitgeber. Betriebsnummern haben einen bestimmten Aufbau, der geprüft wird. Wenn dieser Aufbau nicht richtig ist, wird die Verarbeitung abgebrochen. 21

22 Mögliche Ursachen Es handelt sich wahrscheinlich um einen Fehler in den Stammdaten Ihres Abrechnungsprogramms. Eventuell ist dort eine fehlerhafte oder gar keine Betriebsnummer hinterlegt. Viele systemuntersuchte Programme zur Erstellung von Meldungen und Beitragsnachweisen prüfen die korrekte Eingabe von Daten. Eventuell haben Sie Ihre Erfassung mit einer alten Programmversion vorgenommen, in denen eine entsprechende Prüfung noch nicht durchgeführt wurde. Was Sie jetzt tun sollten Korrigieren Sie eine eventuell falsch hinterlegte Arbeitgeber-Betriebsnummer in Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm und senden den korrekten Datensatz Zeitraumbeginn ist fehlerhaft (Fehlernummer BW02007) Beitragsnachweise sind stets zeitraumbezogen. Um dieses sicherzustellen, dürfen Beitragsnachweise maximal für den Folgemonat erstellt werden. Im April 2010 können demzufolge Beitragsnachweise für den laufenden Monat oder für den Zeitraum Mai 2010, nicht jedoch für Juni 2010 erstellt werden. Mögliche Ursachen Häufig ist der angegebene Zeitraum richtig, aber das Erstelldatum des jeweiligen Datensatzes nicht. Dieses Datum wird von Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm in der Regel automatisch in den Datensatz eingefügt, ohne dass Sie das Datum direkt vergeben. Vielleicht ist die auf Ihrem Rechner eingestellte Systemzeit nicht aktuell, womit ein zu altes Datum als Erstelldatum der Daten protokolliert wird. 22

23 Was sie jetzt tun sollten Überprüfen Sie bitte die Systemzeit auf dem zur Erstellung des Beitragsnachweises verwendeten Rechner. Ist diese Zeit verstellt, so stellen Sie die aktuelle Uhrzeit ein. Fragen Sie hierzu Ihren Systemadministrator. Sollte die Zeit richtig eingestellt sein, so versuchen Sie den Fehler in Absprache mit dem Software-Ersteller Ihres Entgeltabrechnungsprogrammes zu beheben. Erstellen Sie danach den Beitragsnachweis erneut und senden Sie diesen in einer neuen Lieferung an die BITMARCK SERVICE GMBH mit der nächsten neuen Dateinummer. Sollte Sie den Beitragsnachweis nicht erneut maschinell erzeugen können, können Sie den Beitragsnachweis mittels sv.net erfassen und an die Krankenkassen übermitteln. 14. Weiterleitung von korrekten Meldungen/Beitragsnachweisen Fehlerfreie Meldungen/Beitragsnachweise werden unverzüglich an die zuständigen Krankenkassen weitergeleitet. Die Weiterleitung von fehlerfreien Meldungen/ Beitragsnachweisen erfolgt in der Regel am selben, spätestens jedoch am folgenden Arbeitstag. 15. sv.net Sozialversicherung im Internet Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweise dürfen nur noch als verschlüsselte Dateien an die Krankenkassen übertragen werden. Als problematisch stellt sich in der Praxis dar, dass fehlerhaft abgewiesene Meldungen und Beitragsnachweise nicht mit Hilfe des eingesetzten Entgeltabrechnungsprogramms korrigiert und erneut übertragen werden können. Da manuelle Meldungen nicht mehr zulässig sind, bleibt nur die Nutzung eines Erfassungsprogramms. 23

24 Gemeinsam mit der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG) haben die Krankenkassen ein Produkt entwickelt, das alle Arbeitgeber kostenfrei beziehen können: sv.net. Mittlerweile hat sich sv.net sowohl in der sv.net/online- als auch in der sv.net/classic- Version als leistungsstarkes und sicheres Erfassungsprogramm etabliert. Mit Hilfe des Programms sind Arbeitgeber und Steuerberater in der Lage, Meldungen und Beitragsnachweise schnell problemlos zu erfassen und sofort anschließend an die Krankenkassen zu übertragen. Die Anwendung steht in den Varianten sv.net/classic (Software für PC-Installation) und sv.net/online (internetbasierende Online-Anwendung) zur Verfügung sv.net/classic Das Programm sv.net/classic erfordert die lokale Installation auf einem PC. Es ist nur per Download im Internet unter erhältlich. Der wesentliche Vorteil von sv.net/classic liegt in der Möglichkeit, Stammdaten zu pflegen und darauf zuzugreifen. Die Erfassung von Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweisen wird hierdurch wesentlich erleichtert. Darüber hinaus bietet sv.net/classic einen integrierten Fristenrechner. Mit dessen Hilfe können individuelle Fristen zum Beispiel bei Ablauf von Entgeltfortzahlung und für den Mutterschutz problemlos berechnet werden. Außerdem steht als weitere Funktion eine sozialversicherungrechtliche Beurteilung zur Verfügung. Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweise werden nach der Erstellung via Internet an die Krankenkassen übermittelt. Daher ist ein eigener Internetanschluss erforderlich. Die Ausgabe von Papierbelegen ist auf Grund der Verpflichtung zur elektronischen Übertragung nicht möglich. Umfangreiche Informationen zu sv.net/classic sind im Internet unter erhältlich. Mit einem Klick auf das Symbol sv.net wird die entsprechende Seite aufgerufen. Auf der linken Bildschirmseite befinden sich einige Schlagwörter, hinter denen sich jeweils umfangreiche Informationen verbergen, die durch entsprechendes Anklicken angezeigt werden. 24

25 Besonders hilfreich ist für den Anwender der Bereich Unterstützung. Hier ist u. a. eine Liste mit Ansprechpartnern aller Krankenkassen enthalten. Diese Ansprechpartner sind speziell geschult und stehen für fachliche Fragen zu Verfügung sv.net/online Das Programm sv.net/online ist eine reine Internet-Anwendung, für die Sie nur einen Internet-Zugang und einen Standard-Browser benötigen, eine Installation auf dem Rechner ist nicht notwendig. Dieses Programm bietet die Möglichkeit, Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweise im Internet zu erfassen. Der Aufruf im Internet erfolgt u. a unter den Adressen sowie Rubrik Arbeitgeber. Im Gegensatz zu sv.net/classic bietet die sv.net/online-version nicht die Möglichkeit, Stammdaten zu verwalten und bei der Erfassung darauf zurückzugreifen. Auch die Zusatzfunktionen (Fristenrechner und sozialversicherungrechtliche Beurteilung) sind in sv.net/online nicht enthalten. Für die Nutzung von sv.net/online ist keine Installation auf dem PC erforderlich. Aus Sicherheitsgründen wird lediglich vor der ersten Nutzung eine Anmeldung verlangt. Erfolgt der Aufruf über die Internetseite wird sv.net/online durch einen Klick auf das entsprechende Symbol gestartet (bei einem Aufruf unter wird sv.net direkt aufgerufen). Auch in sv.net/online findet der Anwender umfangreiche Informationen und Unterstützung. Diese werden durch einen Klick auf den Reiter Informationen aktiviert. Unter dem Stichwort Kontakt findet der Anwender ebenfalls eine Liste mit fachlichen Ansprechpartnern aller Krankenkassen. Für die erstmalige Anmeldung ist unter dem Stichwort Kurzanleitung eine detaillierte Beschreibung hinterlegt. Nach der Anmeldung und Freischaltung ist der registrierte Benutzer berechtigt, Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweise zu erfassen. 25

26 Vor der Erfassung muss sich der Benutzer nach Anklicken des Reiters Login durch Eingabe der Betriebsnummer, seines Benutzernamens und seines Kennworts identifizieren. Anschließend stehen die Erfassungsmasken zur Verfügung. Sowohl sv.net/classic als auch sv.net/online enthalten umfangreiche Plausibilitätsprüfungen, die mit den in den Datenannahmestellen der Krankenkassen verwendeten identisch sind. Die Datenqualität der mit diesem Programm erfassten Meldungen und Beitragsnachweise ist daher überdurchschnittlich hoch. Zum Schutz der Daten werden diese vor der Übertragung verschlüsselt und sind somit für Unbefugt nicht lesbar. 16. Zuständigkeiten Wie vorstehend bereits ausgeführt, ist die BITMARCK SERVICE GMBH die zentrale Datenannahme aller BKK und steht Ihnen für alle Fragen des maschinellen Meldeund Beitragsnachweisverfahrens gerne zur Verfügung. Bitte beachten Sie jedoch, dass die BITMARCK SERVICE GMBH keine Auskunft über kassenspezifische Angelegenheiten geben kann. Hierzu gehören insbesondere Auskünfte über Versicherte, Versicherungsnummern, Beitragssätze usw. Senden Sie bitte auch alle eine BKK betreffenden Schreiben, Einzugsermächtigungen usw. direkt an die entsprechende BKK. 17. BITMARCK Auf der Internetseite erfahren Sie mehr über die BITMARCK HOLDING GMBH und deren Tochtergesellschaften als Dienstleister für Krankenkassen. 26